UNIDAD II HOJA ELECTRÓNICA

Transcripción

1 UNIDAD II HOJA ELECTRÓNICA 2.- Tablas, filtros y objetos de diálogo Lic. Maricela Hernández Hermosillo Lic. Silvia Mireya Hernández Hermosillo.

2 8.1 Qué es una tabla? En Excel se utilizan las tablas para manejar un conjunto de información. Este conjunto de información se organiza en filas y columnas, cada fila y columna contienen datos relacionados Las listas sirven para: 1. Ordenar la los registros. 2. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. 3. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. 4. Crear un resumen de los datos. 5. Aplicar formatos a todos los datos. Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Posiblemente encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como listas Partes de una tabla Campos: Es la primera fila que contiene los títulos de una columna de datos, los nombres describen los datos de cada columna. Nombre del estado Población Municipios AGUASCALIENTES 719, Baja California 1,660, Baja California sur 317, Campeche 535, COAHUILA DE ZARAGOZA 1,972, Registros Son las filas que contienen los datos relacionados y referentes a las columnas. 2

3 8.1.2 Recomendaciones para crear una tabla Cualquier hoja de trabajo en Excel puede ser una lista si sigue las recomendaciones. Introduce una sola lista en una hoja de cálculo. Deja en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo, que no serán parte de la lista. Evita la colocación de filas y columnas en blanco dentro de una lista. Crea títulos de columna en la primera fila de la lista. En los títulos de columna coloca un formato diferente del formato que se asigna a los datos de la lista. Cuando desees separar los títulos de los datos, utiliza bordes de celda. No dejes espacios en blanco al comienzo de una celda ya que afectarán a las clasificaciones y a las búsquedas Pasos para crear una tabla 1. Introduce los datos de tu tabla, recuerda poner un título o encabezado a cada columna 2. Selecciona el rango de datos que quieres convertir en tabla 3. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, da clic en Tabla. 4. Activa la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. 5. Presiona el botón Aceptar 3

4 6. Observa la lista de datos, como en los encabezados aparece una flecha. Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la pestaña Diseño. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla. 8.2 FILTROS Filtrar una tabla en mostrar aquella información que correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel ofrece dos formas de filtrar una tabla. a. Utilizando el Filtro (autofiltro). b. Utilizando filtros avanzados Pasos para utilizar Autofiltros Los filtros sirven para seleccionar datos de una lista de acuerdo con un determinado criterio y mostrar solo los registros que quieras. Según el tipo de información son los criterios que te marca en la lista despegable. 1. Coloca el indicador del Mouse sobre cualquier encabezado de la lista. 2. Abre el menú Datos. 3. Haz clic sobre el botón flecha y se presentará una lista 4. Selecciona el filtro de búsquea 5. Por ejemplo, si queremos que nos presente a todos los que se apellido sea Martínez 4

5 6. Presiona el botón Aceptar 7. En la hoja de cálculo aparecerán todas las personas que cumplan con el criterio establecido. 8. Excel sólo muestra los registros que contienen los datos escogidos los demás permanecen ocultos temporalmente; las flechas de la tabla filtradas se muestran con el siguiente icono Pasos para utilizar Autofiltros con criterios 1. Coloca el indicador del Mouse sobre cualquier encabezado de la lista. 2. Abre el menú Datos. 3. Haz clic sobre el botón flecha y se presentará una lista 4. Selecciona Filtro de texto o Filtro de número 5. Selecciona el criterio de búsqueda. Por ejemplo: vamos a buscar a los empleados que vendieron más o igual que 50 piezas y menos o igual que En el cuadro de texto de Autofiltro personalizado, escribe los criterios. 7. Presiona el botón Aceptar 5

6 8.2.3 Pasos para quitar filtros. 1. Da un clic en la flecha de la columna filtrada 2. En la lista que aparece da clic sobre el comando de Borrar filtro de zona 3. Presiona el botón Aceptar Pasos para convertir una tabla a rango de datos 1. Haz clic en cualquier punto de la tabla. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, da clic en Convertir en rango. 8.3 OBJETOS DE DIALOGO Una hoja de diálogo en Excel se utiliza para crear, dibujar o relacionar varias hojas de Excel por medio de menús propios (personalizados) como son: 1. Control de números 2. Cuadros de lista 3. Cuadro de grupo 4. Casillas de verificación 5. Botones de opción 6. Cuadro combinados 7. Botones. 6

7 Lo que hace que tu hoja se maneje con la características de un programa de office Controles que maneja una hoja de diálogo: Botón, Botón de opción, casilla de verificación, control de número Cuadro combinado Cuadro combinado despegable, cuadro de lista, etiqueta Qué requiere una hoja de diálogo para que funcionen adecuadamente sus menús? 1. Las casillas de verificación y botones de opción deben evaluarse con la función Sí 2. Los cuadros de lista y combinados deben evaluarse con la función Buscar V. y Si 3. Para los controles de giro (número) basta indicar la referencia con la que se vincula el cuadro control (referencia 3d) Pasos para crear objetos de dialogo en una hoja de Excel. 1. Ir al botón de personalizar barra de herramientas de acceso ràpido 2. Elegir la opción Màs comandos 7

8 3. Dar clic en la lista despegable de comandos disponibles en 4. Elegir la opción comandos que no están en la cinta de opciones 5. Y en la lista de menú, seleccionar el objeto que se requiere e ir agregando cada uno de los elementos arriba mencionados. Es importante que únicamente elijas el que diga para CONTROL DE FORMULARIO Todos tus objetos se añadirán en la barra de accesos rápidos Pasos para vincular objetos a una referencia de celda 1. Selecciona el objeto de diálogo 2. Presiona el botón derecho del mouse 3. Del menú contextual que aparece elegir el comando Formato de control. 8

9 4. En la ventana que aparece elegir el comando Control 5. En la opción vincular con la celda, indicar la referencia de celda con la cual se va a vincular el objeto. 6. Presiona el botón Aceptar. Este procedimiento debe seguirse para todos los objetos de diálogo que se manejen dentro de una hoja de Excel Opciones de vinculación Para control de números Valor actual: Valor numérico a partir del cual se empieza el control (1,2,3) 2. Valor mínimo: Valor numérico inferior que contiene la columna de datos elegida 3. Valor máximo: Valor numérico de mayor rango que contiene la columna de datos elegida 4. Incremento: De cuanto en cuanto será creada la serie numérico (en 1,2,3, o , etc.) 5. Vincular con la celda: Indica que debe seleccionarse una referencia de celda a la cual se le debe asignar un numero que será manipulado de acuerdo al incremento desde el valor mínimo hasta llegar al valor máximo. 9

10 Cuadros de lista y combinados Donde: Rango de entrada: A la columna de datos de donde se extrae la información. ($b$3:$b$7) y hoja de datos Vincular con la celda: Se toma una referencia de celda, en la cual se basa el objeto para poder manipular la información de la hoja de Excel ($a$9) 10

11 Para botones de opción Vincular con la celda: Indica que debe seleccionarse una referencia de celda, en este comando, Excel te asigna un valor numérico por cada botón que se trace. No es necesario vincular uno por uno, con que vincules uno solo, automáticamente los demás se vinculan ($A$16) Valor activado: Indica que el control se encuentra disponible para la selección de opción elegida en el objeto. Vincular con la celda: Indica que debe seleccionarse una referencia de celda, en este comando, para este comando deberás vincular independientemente cada objeto a una celda. Excel indica la opción verdadero sí está activado ($E$10) 11

12 REFERENCIAS Bibliografía 1. Hernández, H. M. (2007). Excel para Financieros. Universidad Panamerícana. Guadalajara, Jalisco, México. 2. Microsoft, C. (2007). Recuperado el 19 de mayo de Ulibarri, M. J., & Hernández, H. S. (2003). Aprendiendo Excel. México, D.F.: Maep. 4. Franco, Gabriela, & Hernández, H. Maricela (2008) Manual de prácticas. Universidad Panamericana. Guadalajara, Jalisco. Web grafía 1. Valencia, a. S. (Noviembre de 1999). AulaClic.com. Recuperado el 1 de abril de 2009, de 12