BOTON DE OPCION Controles de Formulario

Transcripción

1 BOTON DE OPCION Controles de Formulario *

2 BOTON DE OPCION Controles de Formulario Botones de Opción Ya vimos uno de los controles de formularios en el tutorial de Listas desplegables. Si no lo viste, te recomiendo que lo hagas ya que el funcionamiento es bastante similar. Es muy común en distintos tipos de formularios donde hay un número de alternativas fijas, pero solo se debe optar por una única opción. El ejemplo más claro: las respuestas de una encuesta o examen. En este tutorial veremos un ejemplo muy sencillo para entender el funcionamiento. Tendremos dos botones: uno que diga SI, otro NO y en otra celda nos dirá Usted eligió y la opción que hayamos elegido. PASO 1: Insertar el control de Botón de Opción En la pestaña Programador, vamos a Insertar. Hacemos clic en la flecha y nos desplegará las opciones. Elegimos el Botón de Opción que se encuentra dentro de Controles de Formulario (No el de Controles ActiveX que se utilizan para trabajar con macros). En este ejemplo, dibujaremos el control donde se encuentra la celda A2. Borramos en contenido y escribimos SI. También podemos modificar el tamaño del control. Si en algún momento llegamos a perder el control del mismo (es decir, si hacemos clic y solamente nos marca el botón), con botón derecho del mouse podemos elegirlo nuevamente. De la misma forma (o simplemente copiando y pegando el primero), armamos el botón para la Ana María Beirão 1

3 opción NO. Debemos tener dos botones ahora tal como figuran en el primer gráfico de este tutorial. PASO 2: Vincular la opción elegida con una celda Una vez que la elección está hecha (en este caso entre SÍ y NO), necesitamos que nos muestre la elección para poder operar sobre ella (elegir un dato a mostrar de una lista, indicar el número de fila o columna donde se encontrará el dato, etc). El resultado de los botones es un número que nos indica cuál de todos los botones está seleccionado. En nuestro caso, será 1 si está elegido el botón SI y 2 si está seleccionado el botón NO. Para ver este resultado, debemos vincular los botones con alguna celda donde nos mostrará el resultado. Para esto, hacemos clic derecho sobre uno de los botones, vamos a Formato de control. En este menú, vamos a la pestaña Control y dentro de Vincular con la celda, introducimos la celda donde queremos nos muestre el valor. En nuestro caso: B2. Ver gráfico a continuación. Listo! Ahora, cada vez que seleccionemos alguno de los botones, irá cambiando la celda B2 por los valores 1 o 2 según la opción elegida. Para terminar este ejemplo introductorio, haremos algo con ese valor. Solamente que muestre el texto Usted eligió y la opción seleccionada. Podría hacerlo usando la función SI: =SI(B2=1; Usted eligió SI ; Usted eligió NO ), pero prefiero usar ELEGIR. En la celda A5 introducimos la fórmula: = Usted eligió &ELEGIR(B2; SI ; NO ) Esto es, estamos uniendo dos cadenas de texto (a través del operador &, que es equivalente a Ana María Beirão 2

4 usar CONCATENAR). La primera cadena es Usted eligió. La segunda es el resultado de la función ELEGIR. Si B2 contiene el valor 1, el resultado será el primero de los valores que se encuentran en esta función después del ; ( SI ) mientras que si el valor es 2, traerá el segundo valor ( NO ). TRUCO!! Tal como estamos trabajando, todos los botones que se inserten en la hoja estarán encadenados entre sí y solo podremos elegir entre uno de ellos. Si necesitamos tener varios conjuntos de botones que sean independientes entre sí, debemos agruparlos dentro de Cuadros de grupo. Boton de Opción parte 2 Varios conjuntos de botones Cuadros de Grupo Ver archivo de trabajo. Figura 1 En el tutorial de Botón de Opción vimos cómo poner en funcionamiento botones en Excel. También mencioné la restricción que todos los botones estarán ligados entre sí. Es decir, solo puede haber un botón activo. Si queremos armar varios conjuntos de botones, debemos crear Cuadros de Grupo. Figura 2 Si estamos interesados en crear un conjunto de botones como se muestra en la imagen superior, deberemos crear dos Cuadros de Grupo. De esta forma, podremos manejar dos conjuntos de botones excluyentes entre sí: por un lado se manejarán los países y por otro los Ana María Beirão 3

5 años. Figura 3 Supongamos tenemos las siguiente tabla de datos y necesitamos obtener el dato de ventas tras seleccionar a través de botones el país y año. Figura 4 PASO 1: Insertar los Cuadros de Grupo Esto debemos hacerlo antes de insertar los botones. Para resto, vamos al menú Programador, Insertar, Cuadro de Grupo. Es el cuadrado con las letras XYZ en la parte superior. Dibujaremos dos cuadrados uno al lado del otro. TRUCO!!! Si tenemos apretado Alt mientras dibujamos el cuadrado, los bordes coincidirán exactamente con las filas y columnas de Excel. Por ejemplo, lo hice con el Cuadro de grupo 1 y en la Figura 5 pueden ver que los bordes coinciden con las líneas de las filas 2 a 8 y columnas A y B. Tendremos algo así: Ana María Beirão 4

6 Figura 5 Para cambiarle el nombre a los Cuadros, solo debemos seleccionarlos y hacer clic nuevamente en la zona del nombre (donde dice Cuadro de Grupo 1 ) Figura 6 PASO 2: Insertar los Botones Ahora ya podemos insertar los botones tal como hicimos en el tutorial de Botón de Opción tendiendo cuidado de dibujaros dentro de los Cuadros a los cuales pertenecen. Si no recuerdas/sabes cómo hacerlo, haz clic en el link y te llevará a ese tutorial en una nueva ventana. PASO 3: Vincular botones Por ahora tenemos una serie de botones que no hacen nada más que rellenarse cuando se los seleccionan. Si recuerdas el tutorial de Botón de Opción debemos vincular los botones con una celda donde tendremos un resultado numérico de la selección. Esto es, si vemos los cuadros de la Figura 2, Argentina tiene el resultado numérico 1, Brasil 2 y así sucesivamente. Igualmente con los años: 2007 es 1, 2008 es 2, etc. Para este ejercicio, selccioné como celda vinculada a H9 para el resultado del país (que de paso nos indica la fila dentro de la matriz de ventas de la Figura 3) y H10 para el resultado del año (columna de la matriz de ventas). Ana María Beirão 5

7 Si recordamos, para generar el vínculo debemos hacer clic derecho sobre Recordemos que para esto, debemos hacer clic derecho sobre uno de los botones, ir a Formato de control. En la pestaña Control introducimos la celda dentro de Vincular con la celda. Figura 7 PASO 4: Obtener el resultado de la selección de los botones Como los resultados numéricos de los botones nos indican a su vez la fila y columna dentro de la matriz de ventas, el resultado de Ventas para la selección lo podemos obtener usando la función INDICE. =INDICE(H4:J7;H9;H10) Dónde: H4:J7 es la matriz con los resultados H9: es la celda vinculada con la elección de país (y por lo tanto la fila de la matriz de ventas) H10: celda vinculada con el año (columna de la matriz de ventas). De esta forma, ya tenemos en funcionamiento una planilla de Excel con dos conjuntos de botones independientes entre sí. Podemos por supuesto tener muchos más conjuntos de botones simplemente agregando Cuadros de Grupo Ana María Beirão 6

8 Figura 8 Ana María Beirão 7