Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings en la Universidad de Zaragoza

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1 Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings en la Universidad de Zaragoza Servicio de Informática y Comunicaciones Universidad de Zaragoza Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 1

2 Índice: Acceso al servidor 3 Página principal 4 Tipos de salas 5 Programar eventos 6 Acceder a una videoconferencia 7 Acciones dentro de una videoconferencia 8 Gestión de grabaciones 9 Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 2

3 Acceso al servidor Para poder usar openmeetings para establecer una videoconferencia con una o más personas, tanto de la universidad como externas a la universidad, lo primero que hay que hacer es conectarse al servidor: Accederemos a la pantalla de autenticación: Podemos utilizar como cuenta de acceso cualquier identificador de cuenta de correo electrónico (P.A.S. o P.D.I.) de la universidad. El identificador de cuenta de usuario no debe llevar incluido el La contraseña de acceso será la asociada a la cuenta de correo. Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 3

4 Página principal Una vez autenticados accederemos a la siguiente página: En esta página podemos identificar tres menús principales: Inicio que nos permite acceder a: La página en la que estamos La página del calendario con las reuniones programadas. También podemos acceder al calendario de reuniones haciendo click en el botón Reuniones programadas. Grabaciones Acceso a la gestión de sesiones que hayamos grabado Salas Acceso a las diferentes salas de videoconferencia que tengamos definidas en el servidor. También podemos acceder a las diferentes salas a través del botón Iniciar En la parte inferior izquierda de la página tenemos el listado de las salas definidas por el usuario. Por defecto openmeetings crea dos salas para cada usuario: My conference room (for 1-16 users) My webinar room (for users) Podemos acceder a estas salas haciendo click sobre el botón Entrar de la sala correspondiente. Si pulsamos sobre una de las salas veremos en la parte inferior derecha de la página los usuarios que hay en ese momento en la sala. Por último en esta página tenemos la pestaña Chat que nos abre una sesión de Chat con la que podremos intercambiar mensajes instantáneos con los usuarios que estén conectados al servidor en este momento. Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 4

5 Tipos de salas En openmeetings hay varios parámetros para configurar las salas de videoconferencia, según como se combinen estos parámetros tendremos un tipo de sala u otro. Conference room: En este tipo de sala todos los participantes tienen la posibilidad de emitir vídeo y audio. Webinar Room: Sólo el moderador tiene la posibilidad de emitir vídeo y audio Restricted Room: Sólo tienen acceso a esta sla los miembros de una misma organización. Además las salas pueden ser: Públicas: todos los usuarios autenticados pueden acceder a la sala privadas: solamente los usuarios invitados podrán acceder a estas salas. Dentro del menú Salas encontramos tres pestañas (públicas, privadas, mis salas) que nos darán acceso, respectivamente, al listado de salas públicas que hay en el servidor, las salas privadas a las que tengo acceso y el listado de salas que he creado. Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 5

6 Programar eventos A través del botón (o opción del menú Inicio) Reuniones programadas, podemos programar videoconferencias e invitar a usuarios a que participen en ella. Los usuarios pueden ser tanto internos a la Universidad de Zaragoza como externos. Cuando entramos en esta opción vemos un calendario donde aparecerán los diferentes eventos que vayamos creando. Estos eventos aparecerán en la lista de nuestras salas como se muestra en la imagen: Si pulsamos sobre cualquiera de los eventos podremos acceder a la sala, borrar el evento o editarlo. Si pulsamos sobre una fecha vacía crearemos un nuevo evento a través de la pantalla de edición: Los datos importantes para crear un evento son: El título La fecha y duración del evento El tipo de sala Contraseña opcional Asistentes que se incluirán a través de los iconos: uno para usuarios internos y otro para los externos a la universidad. Los usuarios internos los tenemos que elegir entre la lista de los posibles y para los externos tendremos que indicar la dirección de correo para que reciban la invitación. Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 6

7 Acceder a una videoconferencia Para participar en una videoconferencia que se está desarrollando en openmeetings tenemos que acceder al servidor, autenticarnos si somos usuarios de la universidad (si somos invitados externos accederemos a través de un enlace que habremos recibido por correo y sin autenticarnos) y hacer click en la sala en la que deseemos entrar (los invitados externos acceden directamente a la sala). Para completar el acceso a la sala es necesario pasar unas ventanas de comprobación de dispositivos de vídeo y audio: Indicaremos qué tipos de dispositivos vamos a usar y los seleccionaremos entre los que nos muestra la pantalla. El botón Iniciar grabación sirve para hacer una prueba de funcionamiento de los dispositivos seleccionados, si el funcionamiento no es adecuado podemos elegir otros en los menús desplegables. Cuando hayamos hacho las comprobaciones pertinentes podemos entrar en la videoconferencia pulsando el botón Iniciar. Para poder emitir vídeo tendremos que autorizar a Adobe Flash Player para que tenga control de nuestra cámara. Dentro de la videoconferencia tenemos tres bloques principales: La pizarra: donde pueden escribir o dibujar todos los participantes de la reunión. El Chat: también pueden escribir en el chat todos los miembros de la videoconferencia. Listado de usuarios: donde aparecen todos los participantes de la videoconferencia y donde podemos ver las opciones (micrófono, cámara, escritorio, control remoto, pizarra...) que tiene activas. El moderador de la sala puede activar/desactivar estas opciones a cada usuario. Superpuesta a la pantalla aparecen (en pequeño según la resolución indicada al principio) pequeñas ventanas con la imagen de vídeo que está emitiendo cada usuario. Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 7

8 Acciones dentro de una videoconferencia Una vez dentro de una sala en la que se está celebrando una videoconferencia podemos ejecutar varias acciones: invitar a otras personas, grabar la videoconferencia, subir archivos o crear encuestas. El menú Acciones nos permite el acceso a varias de estas opciones. Enviar una invitación nos permite añadir nuevos miembros a una videoconferencia que ya está activa, tendremos que indicar la dirección de coreo del invitado y si queremos le podemos asignar una contraseña. La opción Compartir/grabar escritorio nos da acceso a las dos posibilidades en la misma opción. En la parte superior podemos comenzar y detener la compartición del escritorio, también podemos delimitar la parte del escritorio compartida moviendo los cursores verticales y horizontales. En la parte inferior de la pantalla podemos comenzar y detener la grabación de la videoconferencia. Las dos opciones se pueden ejecutar juntas o por separado. Podemos subir un archivo para compartirlo con los miembros de la videoconferencia con la opción Enviar un archivo del menú Archivos. Una vez subido el archivo al servidor se convierte para poder ser mostrado, dependiendo de la aplicación con la que se haya generado el documento el sistema podrá mostrarlo o no, por ejemplo si es un documento Word escrito con una versión nueva de Office quizás el sistema no pueda convertirlo. Lo que da mejores resultados son los documentos en PDF. Si al subir el archivo está marcada la casilla de mostrarlo en la pizarra el documento será visible por los participantes al terminar el proceso de conversión. La pestaña Archivos nos da acceso a la gestión de los documentos que hemos subido al servidor: podemos borrarlos (arrastrándolo a la papelera), cambiar el nombre (doble click sobre el nombre) o clasificarlos en carpetas previamente creadas. Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 8

9 Gestión de grabaciones El menú Grabaciones nos da acceso a la gestión de las sesiones de videoconferencia que hayamos grabado: La diferentes grabaciones aparecen clasificadas en dos grandes grupos: Mis grabaciones: sólo el usuario tiene acceso a estos vídeos Grabaciones públicas: todos los usuarios de la plataforma pueden acceder a aquellas grabaciones que se hayan declarado públicas. Al seleccionar una grabación podemos ver en la parte inferior izquierda los datos relativos al vídeo: Nombre, duración, fecha, tamaño de la ventana... También podemos reproducir el vídeo en la parte superior derecha y podemos ver el punto de reproducción en la línea temporal. La forma de borrar una grabación es arrastrarla a la papelera. Por último podemos descargar las grabaciones en dos formatos: AVI y FLV. Una vez seleccionado el vídeo pulsamos sobre el botón del formato deseado y nos descargaremos el vídeo. Nota importante: Las grabaciones permanecen en el servidor 7 días, pasado este tiempo se borran y no se pueden recuperar. Manual de uso de la herramienta de videoconferencia Openmeetings SICUZ 9

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