ACTA Nº 105 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS

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1 ACTA Nº 105 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS ASISTEN JUSTIFICAN SU AUSENCIA Dª Mª Teresa Luanco Gracia Dª Belén Rosado Domínguez Dª Esperanza Cruz Villalón Dª Ruth Casado Laso D. Gregorio Parrilla Barrera D. Juan Antonio Sánchez Pérez Dª Graciela Fernández de Bobadilla Coloma Dª María Trillo Rodríguez Dª Luisa Zamora Jiménez Dª Pilar Macarena Marciano Almansa Dª Raquel González Rodríguez D. José Luís Jiménez Gordillo Siendo las 9:05 horas del día 17 de noviembre de 2009, se reúnen las personas arriba indicadas en sesión del Grupo de Mejora del Área de Alumnos, previa la oportuna convocatoria, para tratar el siguiente Orden del día: 1) Revisión y Aprobación del Acta nº 104 de 10 de noviembre de Asuntos Tratados: 1. Servicio de Becas Proceso (Becas Gobierno Vasco). 2. Servicio de Acceso Proceso (Máster Oficial) 3. Paleta de colores para la diagramación. Acuerdos Adoptados: 1. Servicio de Becas Proceso (Becas Gobierno Vasco) En el diagrama se acuerda añadir tras la Formulación Propuesta Archivo de Expediente, a su vez, en la Propuesta Selección, se elimina Selección y se añade nuevamente Archivo de Expediente. En la ficha e instrucciones incorporar la ejecutora material del proceso Dª Adela Sánchez Monge y por último indicar en las últimas la referencia al mapa del proceso. 1

2 2. Paleta de colores para la diagramación. Unificando criterio acerca tanto de los colores utilizados hasta el momento como de la proporción de cada uno, a partir de ahora los porcentajes empleados en los colores deben ser de diez en diez o de cinco en cinco, en su caso. Se acuerda presentar para la próxima reunión: La Dirección Técnica del Área de Alumnos Proceso 3.1 (Coordinación Matrícula/Automatrícula). Repasar objetivos del nivel III del Complemento de Productividad y Mejora. Adoptar acuerdo de normalización del formato de la documentación de los procesos. Sin más asuntos que tratar siendo las 10:00 horas, se levanta la sesión, de todo lo cual, como Secretaria doy fe. LA DIRECTORA TÉCNICA DEL ÁREA LA SECRETARIA Fdo.: Mª Teresa Luanco Gracía Fdo.: Belén Rosado Domínguez 2

3 Servicio de Becas PROCESO BECAS DEL GOBIERNO VASCO Versión:00 Noviembre 2009

4 Servicio de Becas PROCESO: BECAS DEL GOBIERNO VASCO FICHA: P Versión:00 Fecha: Noviembre 2009 PROCESO: Becas del Gobierno Vasco MISIÓN: Resolución de la convocatoria de becas de carácter general del Gobierno Vasco PROPIETARIO: JEFE DE SERVICIO DE BECAS DIRECTORA TÉCNICA DEL ÁREA DE ALUMNOS EJECUTORA MATERIAL: GESTORA CONVOCATORIA GENERAL DOCUMENTACIÓN: Convocatoria anual de becas de carácter general del Gobierno Vasco. Instrucciones. Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley de Protección de Datos ALCANCE: EMPIEZA: Publicación de la convocatoria INCLUYE: Recepción Instrucciones Gobierno Vasco. Presentación solicitud. Recogida solicitud por Centro. Entrada de solicitudes. Recepción solicitudes. Precodificación. Codificación. Formulación propuesta. Grabación base de datos. Envío propuesta al Gobierno Vasco. Resolución provisional. Recepción resolución provisional. Envío a los Centros de la Resolución Provisional. Publicación Resolución. Presentación alegaciones. Entrada alegaciones. Recepción alegaciones. Estudio alegaciones. Codificación. Resolución definitiva. Recepción Resolución definitiva. Envío a los Centros de la Resolución definitiva. TERMINA: Publicación Resolución definitiva ENTRADAS: - Convocatoria e instrucciones -Solicitudes -Resolución provisional -Alegaciones -Resolución definitiva PROVEEDOR: - Gobierno Vasco - Estudiantes SALIDAS: -Propuestas de Resolución -Resolución provisional -Resolución definitiva CLIENTES: -Gobierno Vasco -Centros REGISTRO: Convocatorias Anuales de Becas del Gobierno Vasco. Instrucciones anuales del Gobierno Vasco. Expediente de solicitud de becas. Alegaciones. Resolución provisional. Resolución definitiva. Oficios de remisión a Centros y al Gobierno Vasco. Bases de datos. VARIABLES DE CONTROL: -Número de solicitudes presentadas -Acumulación de tareas INDICADORES PRINCIPALES: FICHAS:

5 SERVICIO DE BECAS PROCESO DE BECAS DEL GOBIERNO VASCO (ESQUEMA GENERAL) D.P.:2.3.1 / Versiòn 00 FECHA: NOVIEMBRE 2009 PUBLICACIÓN CONVOCATORIA INSTRUCCIONES GOBIERNO VASCO PRESENTA SOLICITUD ACEPTA RESOLUCIÓN? SI RECOGIDA DE SOLICITUDES PUBLICACIÓN RESOLUCIÓN NO PUBLICACIÓN RESOLUCIÓN DEFINITIVA ENTRADA DE SOLICITUDES ENTRADA ALEGACIÓN RECEPCIÓN DE SOLICITUDES PRECODIFICACIÓN ENVÍO A LOS CENTROS RECEPCIÓN ALEGACIÓN ENVÍO A LOS CENTROS CODIFICACIÓN FORMULACIÓN PROPUESTA ARCHIVO EXPEDIENTE RECEPCIÓN RESOLUCIÓN ESTUDIO ALEGACIÓN PROPUESTA ARCHIVO EXPEDIENTE GRABACIÓN BASE DE DATOS RECEPCIÓN RESOLUCIÓN DEFINITIVA GRABACIÓN BASE DE DATOS ENVÍO PROPUESTA AL GOB. VASCO GRABACIÓN BASE DE DATOS ENVÍO PROPUESTA AL GOB. VASCO RESOLUCIÓN PROVISIONAL RESOLUCIÓN DEFINITIVA

6 Área de Alumnos Servicio de Becas INSTRUCCIONES DE PROCEDIMIENTO PROCESO: BECAS DEL GOBIERNO VASCO TIPO DE PROCESO: Proceso operativo, no clave. Es un proceso que incluye desde la publicación de la Convocatoria en el Boletín Oficial del País Vasco hasta la Resolución definitiva por parte del Director de Universidades del Gobierno Vasco y la publicación de la misma. REFERENCIA EN EL MAPA DE PROCESO: RESPONSABLES: Jefe del Servicio de Becas, bajo la supervisión de la Directora Técnica del Área de Alumnos. EJECUTORA MATERIAL: Gestora de Convocatoria General del Servicio de Becas VERSIÓN: 00 FECHA: Noviembre de REFERENCIA NORMATIVA: -Orden del Consejero de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco por la que se convocan becas de carácter general, para realizar estudios universitarios. (Convocatoria anual). -Instrucciones del Departamento Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco -Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administracciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999 (B.O.E. de 27 de niviembre) -Ley de Protección de datos 15/99 de 13 de Diciembre ÓRGANOS QUE INTERVIENEN -Departamento de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco -Centros Universitarios -Registro -Servicio de Becas 1

7 Área de Alumnos Servicio de Becas PROCEDIMIENTO GENERAL: -El procedimento se inicia con la publicación anual de la Orden del Consejero de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco por la que se convocan becas de carácter general para realizar estudios universitarios. -Recepción por el Servicio de Becas de la Convocatoria anual, de las Instrucciones y de los impresos de solicitudes. -Presentación de solicitudes por parte de estudiantes de la Universidad de Sevilla con vecindad administrativa en el País Vasco en sus respectivos Centros de Estudios. Estos estudiantes no pueden concurrir a la Convocatoria de becas de carácter general y de movilidad del Ministerio de Educación. -Entrada de solicitudes en Registro General/Auxiliar de la Universidad de Sevilla. -El Servicio de Becas recepciona las solicitudes. -Se realiza la precodificación de la solicitud, que consiste en: -cumplimentar la carpetilla con los datos del estudiante -ordenar la documentación -Codificación de las solicitudes por parte de la Gestora de becas de carácter general y de movilidad, que consiste en: -Comprobación que no falte ningún documento básico para la resolución de la solicitud. En caso de que falte, se le requerirá al solicitante para que la aporte en un plazo de 10 días. En caso de no hacerlo, se propondrá al Gobierno Vasco la denegación de la solicitud por no presentar la documentación requerida. -Verificación del cumplimiento de los requisitos académicos establecidos en la Orden -Se calcula la renta de la unidad familiar -Se calculan las deducciones de la renta familiar que, en su caso, puedan corresponderle al solicitante -Se calcula el patrimonio de la unidad familiar -Se cumplimenta con los códigos que aparecen determinados en las Instrucciones, el apartado reservado a la Administración de la página 3 de la solicitud, y se indican los valores de renta y patrimonio -Se formula la propuesta de concesión o denegación, así como las ayudas que pudieran corresponder al estudiante, en su caso. -La Gestora de becas de carácter general y de movilidad, bajo la supervisión del Jefe del Servicio de Becas, envía la propuesta al Departamento de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco, mediante oficio de remisión con relación de solicitantes y propuesta de cada uno de ellos, al que se adjunta la hoja 3 de cada solicitud, debidamente codificada. -Grabación en la base de datos Universitas XXI Becas. 2

8 Área de Alumnos Servicio de Becas -Archivo del expediente. -Resolución provisional por parte del Gobierno Vasco concediendo o denegando la solicitud: El Depatamento de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco comunica al estudiante la concesión o denegación de su solicitud dándole un plazo de 15 días naturales para presentar alegaciones y envía al Servicio de Becas copia de dichas notificaciones, así como listados por Centros de solicitantes con becas concedidas o denegadas. -Recepción por parte del Servicio de Becas de la Resolución provisional y de los listados provisionales de alumnos con becas concedidas y denegadas. -La Gestora de Becas de carácter general y de movilidad, bajo la supervisión del Jefe del Servicio de Becas y de la Directora Técnica del Área de alumnos remite los listados provisionales de alumnos con becas concedidas y con becas denegadas a los Centros afectados para su publicación. Se envían con oficio de Remisión firmado por la Vicerrectora de Estudiantes. -El Centro publica la Resolución provisional en los tablones de anuncio. -El estudiante puede presentar alegaciones contra la Resolución provisional en el plazo de 15 días, por no estar conforme con la denegación de la beca o con la cuantía de la beca concedida. -El estudiante, en su caso, presenta alegaciones en el Registro General o en el Registro General Auxiliar de la Universidad. -Se recepcionan las alegaciones presentadas en el Servicio de Becas. -La Gestora de becas de carácter general y de movilidad estudia las alegaciones y la nueva documentación aportada, en su caso, y revisa todo el expediente, volviendo a codificarlo. -Se formula la propuesta de estimación o desestimación de las alegaciones presentadas, que la Gestora de Becas de carácter general y de movilidad, bajo la supervisión del Jefe de Servicio, remite al Departamento de Educación, Universidades e Investigación del Gobierno Vasco. -Se graban las alegaciones y la propuesta formulada en la base de datos Universitas XXI Becas. -Archivo del expediente. -El Director de Universidades del Gobierno Vasco emite la Resolución definitiva, mediante la que se elevan a definitivas las resoluciones provisionales y ordena la publicación de dicha Resolución y de los listados definitivos en las Universidades, dando pie de recurso de alzada ante la Viceconsejera de Educación e Investigación del Gobierno Vasco. Al mismo tiempo se notifica a los interesados que hayan presentado alegaciones la resolución a las mismas. -Recepción de la Resolución definitiva y de los listados definitivos de solicitantes con becas concedidas y con becas denegadas en el Servicio de Becas. 3

9 Área de Alumnos Servicio de Becas -Publicación de la Resolución definitiva y de los listados definitivos en el tablón de anuncio del Servicio de Becas. -Se envía a los Centros con estudiantes que hayan participado en esta convocatoria la Resolución definitiva y los listados, para su publicación. 4

10 Servicio de Acceso INSTRUCCIONES DE PROCEDIMIENTO, PROCESO ESTUDIOS DE MÁSTER UNIVERSITARIO OFICIAL DE INGRESO EN LOS CORRESPONDE AL PROCESO: PREINSCRIPCIÓN MÁSTER UNIVERSITARIO OFICIAL. TIPO DE PROCESO: Proceso clave para el ingreso en los estudios universitarios oficiales de Máster. REFERENCIA EN EL MAPA DE PROCESOS: P RESPONSABLE: Jefe de Servicio de Acceso, bajo la supervisión de la Directora Técnica del Área. VERSIÓN: 00 FECHA: Febrero 2009 REFERENCIA NORMATIVA: - Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (BOE de 24 de diciembre), modificada por la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril (BOE de 13 de abril). - Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades (BOJA de 31 de diciembre). - Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales (BOE de 30 de octubre). - Acuerdos anuales de la Comisión de Distrito Único Universitario de Andalucía por los que se regulan los procedimientos de ingreso en los estudios universitarios oficiales de Máster. - Estatuto de la Universidad de Sevilla, aprobado por Dto. 324/2003, de 25 de noviembre (BOJA de 5 de diciembre, BOE de 16 de enero). - Instrucciones Generales de Matrícula Títulos Universitarios Oficiales de Máster. - Decreto anual de la CICE, por la que se autoriza la implantación de estudios de Máster Universitario Oficiales. - Decreto anual de la CICE, por la que se fijan los precios públicos para las enseñanzas universitarias. 1

11 Servicio de Acceso ÓRGANOS Y UNIDADES IMPLICADAS: UNIVERSIDAD DE SEVILLA: VICERRECTORADO DE ESTUDIANTES o ÁREA DE ALUMNOS Dirección Técnica Jefe de Servicio de Acceso Unidad de Acceso VICERRECTORADO DE ORDENACIÓN ACADÉMICA - Dtor. del Secretariado de Máster Universitario - Oficina de Posgrado - Área de Ordenación Académica CENTROS UNIVERSITARIOS. - Secretarías - Coordinadores Académicos Máster SIC UNIDAD ÁGORA GABINETE DE COMUNICACIÓN. JUNTA DE ANDALUCÍA: COMISIÓN DE DISTRITO ÚNICO UNIVERSITARIO DE ANDALUCÍA. 2

12 Servicio de Acceso PROCEDIMIENTO GENERAL: 1) El proceso se inicia con el envío del borrador del Acuerdo anual del procedimiento de admisión de alumnos de nuevo ingreso en Máster Universitario Oficial, remitido por la Comisión del Distrito Único Universitario de Andalucía, una vez estudiado por parte de la Dirección Técnica del Área y del Servicio de Acceso, se remite con las oportunas sugerencias a la citada Comisión que procederá a su posterior aprobación y publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía. 2) Una vez publicado el Acuerdo anual, se remite a los Centros, oficio con instrucciones generales del proceso, incluyendo copia del mismo para general conocimiento. También se remite copia del Acuerdo a otros órganos interesados (Vicerrectorado de Estudiantes, Gerencia, Ordenación Académica, SACU, ÁGORA, SIC...) 3) Antes del inicio del plazo de preinscripción, se solicita a los coordinadores académicos la cumplimentación de una ficha con los datos de oferta (previamente aprobada por el Consejo de Gobierno), y las plazas que se podrán adjudicar en las distintas fases y colectivos de solicitantes. Además se debe incluir en la misma, las preferencias de titulaciones para la admisión y los demás criterios específicos para la baremación. 4) Llegado en plazo de presentación de solicitudes, los interesados realizan la solicitud vía telemática adjuntando por este medio los documentos preceptivos. En la aplicación de presentación de solicitudes está habilitada una plataforma de comunicación con el estudiante para poder hacerle cualquier indicación respecto al estado de su solicitud o, indicarle la falta de algún documento, en su caso. 5) En caso de que el estudiante no disponga de ordenador para realizar la preinscripción vía telemática o tenga problemas para adjuntar los documentos (por falta de escáner o de generador de documentos en PDF), está prevista la puesta a disposición de los mismos, de ordenadores y atención personalizada por parte del personal de la Unidad de Acceso. 6) También está habilitada una dirección de correo electrónico desde la que los interesados se pueden comunicar con el Servicio Acceso para aportar documentación o requerir información. 7) Una vez realizadas las solicitudes se procede a la validación de los datos administrativos incorporados por los alumnos. Dicha validación consiste en la comprobación de que los datos facilitados por los interesados en formato electrónico se correspondan con la situación y requisitos señalados en la solicitud, procediendo a la aceptación o exclusión, en su caso, de la solicitud formulada. 8) Se procede simultáneamente a la validación académica que es efectuada por los Coordinadores de los Másteres Universitarios Oficiales. 9) Tras la validación administrativa y académica, se procede a la adjudicación, por la Comisión del Distrito Único Universitario de Andalucía, mediante la publicación de los listados de la primera adjudicación, comunicando su situación a los interesados, por SMS o correo electrónico. 10) Los estudiantes admitidos, dispondrán del plazo establecido en cada adjudicación por el Acuerdo regulador del procedimiento para realizar la automatrícula. Para ello, deberán acceder a y, dentro del apartado de automatrícula, formalizar la misma, previa identificación del interesado mediante su documento nacional de identidad y una clave que le genera el sistema en el momento de realizar la solicitud de preinscripción. 3

13 Servicio de Acceso 11) Una vez publicados los listados, se abre un plazo de tres días hábiles para la presentación de alegaciones. Se procederá a tramitar las alegaciones en el plazo correspondiente, establecido en el Acuerdo regulador del procedimiento. 12) En las alegaciones se comprueba los extremos alegados en las mismas y se procede, en su caso, a su subsanación que se verán reflejados en los listados de la segunda adjudicación. 13) Dependiendo de las adjudicaciones establecidas en el Acuerdo regulador para cada Fase del proceso, el ciclo de publicación de listados y alegaciones se repite. 4

14 Servicio de Acceso PROCESO PREINSCRIPCIÓN MÁSTER UNIVERSITARIO OFICIAL P VERSIÓN: 00 FECHA: Febrero 09

15 PREINSCRIPCIÓN MÁSTER UNIVERSITARIO OFICIAL Versión: 00 Servicio de Acceso D.P Fecha: febrero 09 RESPONSABLE: JEFE DEL SERVICIO DE ACCESO ALUMNOS DUA DIRECCIÓN TÉCNICA ÁREA SERVICIO ACCESO ENVÍAR BORRADOR ACUERDO DUA HACER SUGERENCIAS AL ACUERDO HACER SUGERENCIAS AL ACUERDO PUBLICAR ACUERDO (BOJA) SOLICITAR MÁSTER (vía telemática) VALIDAR DATOS ADTVOS CAPTURAR DATOS ALEGA? ADJUDICAR PLAZAS (1ª Adjudicación) COMPROBAR DATOS Y/O DOCUMENTOS, RECTIFICAR SI PROCEDE si HA OBTENIDO PLAZA ADJUDICAR PLAZAS (2ª y sucesivas adjudicaciones) no HA OBTENIDO PLAZA? sí no LISTA DE ESPERA MATRÍCULA no sí COORD. VALIDAR DATOS ACADÉMICOS

16 Servicio de Acceso PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN MÁSTER UNIVERSITARIO OFICIAL P VERSIÓN: 00 FECHA: Feb. 09 PROCESO: PREINSCRIPCION MÁSTER UNIVERSITARIO PROPIETARIO: JEFE DE SERVICIO DE ACCESO MISIÓN: El proceso tiene como misión la elaboración del acuerdo regulador del procedimiento y en proceso de admisión del alumnado en los estudios de Máster Universitario Oficial DOCUMENTACIÓN: L. O 6/2001 de Universidades. - Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades. - Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. - Acuerdos anuales de la Comisión de Distrito Único Universitario de Andalucía. ALCANCE: EMPIEZA: INCLUYE: TERMINA: Con el envío del borrado del acuerdo anual por parte de la C.D.U.A. Sugerencias al borrador, publicación, presentación de solicitudes, gestión y validación, adjudicación y resolución de solicitudes de revisión (alegaciones). Con la matrícula del estudiantes o gestión de lista de espera.. ENTRADAS: Borrador Acuerdo D.U.A.; Solicitudes, Alegaciones. PROVEEDORES: CDUA, Estudiantes; Coordinadores; Centros; Oficina de Posgrado. SALIDAS: Matrícula; Lista de espera. CLIENTES: CDUA, Estudiantes; Coordinadores; Centros; Oficina de Posgrado. REGISTRO: Acuerdo de la C.D.U.A.; Documentación aportada; Solicitudes de revisión; Comunicaciiones con Coordinadores; Instrucciones a los Centros; Comunicaciones con la C.D.U.A VARIABLES DE CONTROL: - Preparación del personal. - Coordinación con los Centros. - Planificación con la CDUA. INDICADORES PRINCIPALES: Este proceso se ha implantado recientemente y está sufriendo modificaciones constantes, por lo que se ha podido aplicar ningún indicador. FICHAS: