ACTA Nº 94 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS

Transcripción

1 ÁREA DE ALUMNOS ACTA Nº 94 DE LA REUNIÓN DEL GRUPO DE MEJORA DEL ÁREA DE ALUMNOS ASISTEN JUSTIFICAN SU AUSENCIA Dª Mª Teresa Luanco Gracia Dª Luisa Zamora Jiménez Dª María Trillo Rodríguez Dª Belén Rosado Domínguez Dª Esperanza Cruz Villalón Dª Pilar Macarena Marciano Almansa Dª Ruth Casado Laso Dª Raquel González Rodríguez Dª Graciela Fernández de Bobadilla Coloma D. Gregorio Parrilla Barrera D. Juan Antonio Sánchez Pérez D. José Luís Jiménez Gordillo Siendo las 9:07 horas del día 2 de junio de 2009, se reúnen las personas arriba indicadas en sesión del Grupo de Mejora del Área de Alumnos, previa la oportuna convocatoria, para tratar el siguiente Orden del día: 1) Revisión y Aprobación del Acta nº 93 de 26 de mayo de Asuntos Tratados: 1. Propuesta al Grupo de Mejora. 2. Paneles informativos. 3. Procesos que se presentan: Acceso 1.3 (Archivo General del Servicio de Acceso). Becas (Archivo) 4. Encuesta de Satisfacción Área de Alumnos de la Universidad de Sevilla. Acuerdos Adoptados: 1. Propuesta al Grupo de Mejora. La Sra. Directora Técnica del Área propone al Grupo de Mejora la suspensión de las reuniones debido a las diversas vertientes que los Sres. Jefes del Servicio y la propia Sra. Directora tienen que atender por motivo del estudio de la carga de trabajo. Todo ello, unido al aumento considerable del 1

2 volumen habitual de trabajo en los Servicios de nuestra Área por la proximidad del periodo de preinscipción, matrículas y becas; se acuerda la suspensión de las citadas reuniones hasta nueva convocatoria de la misma. 2. Paneles informativos. Se acuerda designar a un funcionario por cada Servicio para que se encargue de la buena marcha y mantenimiento de los paneles informativos, de manera que, llegado el caso de producirse alguna incidencia, puedan trasladárselo a los compañeros Dª Pilar Macarena Marciano Almansa y D. Enrique Vázquez Gómez, ambos interlocutores entre la empresa instaladora de los paneles y la propia Área. 3. Procesos que se presentan: El Servicio de Becas ha planteado el tema del Archivo subdividido en 3 subprocesos: Acceder a expedientes/documentos Archivar expedientes/ documentos Gestión de archivo Surgió la duda en el Grupo de por qué en el subproceso Archivar expediente/documentos se iniciaba con una petición de archivo de expediente por parte del funcionario del Servicio. En la práctica la casuística es bastante amplia y puede darse con toda normalidad, por tanto el enfoque del Servicio de Becas hace especial hincapié al movimiento del archivo, siendo aceptado el esquema del proceso. En el subproceso Gestión de Archivo se acuerda para unificar criterios que los términos dependencia 1 pase a denominarse Archivo Gestión Servicio y dependencia 2 pase a ser Archivo Gestión Área. Este cambio será igualmente reflejado en las instrucciones del procedimiento. El Servicio de Acceso presenta en el diagrama de flujo del proceso Archivo nueva simbología para el concepto Archivo, consistente en la figura de un triángulo invertido, así como para la Petición telemática, que quedan aprobadas para cualquier otro proceso donde correspondan: Archivo Manual Pantalla 4. Encuesta de Satisfacción Área de Alumnos de la Universidad de Sevilla. El próximo Viernes 5 de Junio finaliza el plazo de realización de las encuestas de satisfacción por los distintos Servicios del Área. Se deberá presentar el conjunto de todas las encuestas el próximo lunes 8 de junio ante la Sra. Directora Técnica del Área, para su envío a la unidad competente encargada del estudio de las mismas. Se acuerda presentar para la próxima reunión: Dirección Técnica del Área Proceso 5.1 (Gestión de Recursos Humanos). 2

3 Sin más asuntos que tratar siendo las 09:51 horas, se levanta la sesión, de todo lo cual, como Secretaria doy fe. LA DIRECTORA TÉCNICA DEL ÁREA LA SECRETARIA Fdo.: Mª Teresa Luanco Gracía Fdo.: Belén Rosado Domínguez 3

4 ÁREA DE ALUMNOS Servicio de Becas Proceso de Archivo P Versión: 01 Mayo 2009

5 ÁREA DE ALUMNOS PROCESO ARCHIVO FICHA :P VERSIÓN:01 SERVICIO BECAS SUBPROCESO (ACCEDER EXP/DOC). FECHA: MAYO 209 PROCESO: ARCHIVO SUBPROCESO: ACCEDER A EXPEDIENTES/DOCUMENTOS. MISIÓN: Facilitar el acceso a los expedientes y documentación relacionados con becas y ayudas convocadas por el ME y la Universidad. PROPIETARIO: JEFE DE SERVICIO DE BECAS. DOCUMENTACIÓN: Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla Ley de protección de datos. Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. ALCANCE: EMPIEZA: Petición de expediente o documento. INCLUYE: Consulta base de datos. Petición al Archivo Central. Sacar expediente/documento del Archivo de Gestión. Recepción expediente/documento y recibí. Firma del recibí. Copia del recibí firmado. Archivo de la copia del recibí firmado. TERMINA: Entrega del expediente o documento.- ENTRADAS: Expediente/documentos Recibí. PROVEEDOR: Archivo Central. SALIDAS: Expediente/documento. Recibí firmado. Copia de recibí firmado. CLIENTES: Personal Servicio de Becas. Archivo Central. REGISTRO:. Expediente. Documentos. Base de datos. Recibí firmado. Copia de recibí firmado. VARIABLES DE CONTROL: -Aplicaciones Informáticas. -Redistribución de Archivo de Gestión. --Tiempo de entrega desde el Archivo Central. INDICADORES PRINCIPALES: - FICHAS:

6 ÁREA DE ALUMNOS Servicio de Becas Proceso de Archivo P Versión: 01 Mayo 2009

7 ÁREA DE ALUMNOS PROCESO :ARCHIVO FICHA :P VERSIÓN:01 SERVICIO BECAS SUBPROCESO (ARCHIVAR EXPEDIENTES/DOCUMENTOS) FECHA:MAYO 09 PROCESO: ARCHIVO SUBPROCESO: ARCHIVAR EXPEDIENTES/DOCUMENTOS MISIÓN: Archivar los expedientes y documentación relacionados con becas y ayudas convocadas por el ME y la Universidad. PROPIETARIO: JEFE DE SERVICIO DE BECAS. DOCUMENTACIÓN: Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla Ley de protección de datos. Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. ALCANCE: EMPIEZA: Petición de archivo de expediente o documento. INCLUYE: Consulta base de datos. Envío al Archivo Universitario. Recepción expediente/documento y recibí. Firma recibí. Recepción del recibí. TERMINA: Archivo del expediente o documento y recibí. ENTRADAS: Expediente/documento. Recibí. PROVEEDOR: Personal funcionario del Servicio de Becas. Archivo Central. SALIDAS: Expediente/documento. Recibí CLIENTES: Personal Funcionario. Archivo Central. REGISTRO:. Expediente. Documentos. Base de datos. Recibí. INDICADORES PRINCIPALES: FICHAS: VARIABLES DE CONTROL: -Aplicaciones Informáticas. -Redistribución de Archivo de Gestión. -

8 ÁREA DE ALUMNOS Servicio de Becas Proceso de Archivo P Versión: 01 Mayo 2009

9 ÁREA DE ALUMNOS PROCESO :ARCHIVO FICHA :P VERSIÓN:01 SERVICIO BECAS SUBPROCESO (GESTIÓN DE ARCHIVO) FECHA: MAYO 09 PROCESO: ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DE ARCHIVO MISIÓN: Organización del Expedientes/documentos en Archivo de Gestión y Central. PROPIETARIO: JEFE DE SERVICIO DE BECAS. DOCUMENTACIÓN: Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla Ley de protección de datos. Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. ENTRADAS: Notificación espacio. Acuse de recibo. ALCANCE: EMPIEZA:. Expedientes/documentos. INCLUYE: Agrupación en archivadores y/o cajas. Colocación cajas Dependencia 1. Agrupación de los archivadores en cajas. Traslado de cajas a Dependencia 2. Solicitud espacio Archivo Central. Recepción notificación de espacio concedido. Solicitud traslado envío. Traslado. Recepción envío. TERMINA: Recepción y archivo del acuse del envío. PROVEEDOR: Archivo Central. SALIDAS: Solicitud traslado. Solicitud espacio. CLIENTES: Archivo Central. REGISTRO:. Expediente. Documentos. Documento solicitud de espacio. Impreso cumplimentado por Archivo Central. Recibí. VARIABLES DE CONTROL: Redistribución de Archivo de Gestión. Notificación de espacio concedido. Tiempo realización traslado. Disponibilidad de espacio en Archivo Central. INDICADORES PRINCIPALES: FICHAS:

10 Área de Alumnos Servicio de Becas INSTRUCCIONES PROCESO: ARCHIVO SUBPROCESO: ACCEDER A EXPEDIENTES/DOCUMENTOS TIPO DE PROCESO: Proceso no clave y de apoyo, para la tramitación y resolución de las Becas y Ayudas convocadas por el Ministerio de Educación y por la Universidad de Sevilla. RESPONSABLES: Jefe de Servicio de Becas, bajo la supervisión de la Directora Técnica del Área. REFERENCIA NORMATIVA: - Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999 (B.O.E. de 27 de Noviembre). - Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal. - Acuerdo 13.1/CG del Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla. PROCEDIMIENTO GENERAL: El Subproceso de acceso a expedientes/documentos para la tramitación y resolución de las becas y ayudas convocadas por el Ministerio de Educación y la Universidad, tramitadas por el Servicio de Becas, se inicia con la petición de expedientes/documentos por los funcionarios del Servicio de Becas. Si se piden expedientes: - Se consulta la base de datos del Servicio de Becas, y así se obtiene el nº de registro del expediente. Se localiza su ubicación física: Si está en el Archivo de Gestión: Se accede al expediente por su número en la convocatoria y se le entrega al funcionario que lo solicitó. Si está en el Archivo Central: Se solicita por escrito al Archivo Central, indicándole el tipo y año de la convocatoria a que pertenece, así como, el nombre del solicitante y el número de la caja en la cual está incluido. A continuación el Archivo Central envía al Servicio de becas el expediente y el formulario de préstamo de documentos, 1

11 Área de Alumnos Servicio de Becas cumplimentando la signatura archivo receptor. El Jefe de Servicio de Becas firma el formulario de préstamo, enviando al Archivo Central el original de ese documento.la copia del formulario queda guardada en el Archivo de Gestión del Servicio de Becas. Por último, se hace entrega del expediente al funcionario que lo solicitó. Si se piden documentos: Si está en el Archivo de Gestión: Se accede al él. Se entrega al funcionario que lo solicitó. Si está en el Archivo Central: Se solicita por escrito y por correo electrónico al Archivo Central, indicándole el año de la convocatoria a que pertenece, así como el título de la caja y su número. A continuación el Archivo Central envía al Servicio de Becas el documento y el formulario de préstamo de documentos, cumplimentando la signatura archivo receptor. El Jefe de Servicio de Becas firma el formulario de préstamo, enviando al Archivo Central el original de ese documento. La copia queda guardada en el Archivo de Gestión del Servicio de Becas. Por último, se hace entrega del documento al funcionario que lo solicitó. 2

12 Área de Alumnos Servicio de Becas INSTRUCCIONES PROCESO: ARCHIVO SUBPROCESO: ARCHIVAR EXPEDIENTES/DOCUMENTOS TIPO DE PROCESO: Proceso no clave y de apoyo, para la tramitación y resolución de las Becas y Ayudas convocadas por el Ministerio de Educación y por la Universidad de Sevilla. RESPONSABLES: Jefe de Servicio de Becas, bajo la supervisión de la Directora Técnica del Área. REFERENCIA NORMATIVA: - Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999 (B.O.E. de 27 de Noviembre). - Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal. - Acuerdo 13.1/CG del Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla. PROCEDIMIENTO GENERAL: 1.- Archivo de expedientes: Si la convocatoria está en el Archivo de Gestión: Se localiza la convocatoria y se introduce el expediente en el lugar que le corresponda. Si la convocatoria está en el Archivo Central: Se envía al Archivo Central el expediente junto con la copia del formulario de préstamo de documento. El Archivo Central procede a emplazarlo en su lugar correspondiente y remite al Servicio de Becas el formulario, cumplimentando previamente el apartado del recibí. El Servicio de Becas lo guarda en su Archivo de Gestión. 2.- Archiva de documentos: Si no ha de ser archivado dentro de un expediente de beca o ayuda se localiza su lugar en el Archivo de Gestión, y se introduce en él. Si la convocatoria no está en el Archivo de Gestión: Se envía al Archivo Central el expediente junto con la copia del formulario de préstamo de documento. El Archivo 1

13 Área de Alumnos Servicio de Becas Central procede a emplazarlo en su lugar correspondiente y remite al Servicio de Becas el formulario, cumplimentando previamente el apartado del recibí. El Servicio de Becas lo guarda en su Archivo de Gestión. Si ha de ser archivado dentro de un expediente de beca o ayuda, se consulta la base de datos UNIVERSITAS XXI para obtener el nº del expediente. Se localiza la convocatoria, y se archiva en su lugar correspondiente. 2

14 Área de Alumnos Servicio de Becas INSTRUCCIONES PROCESO: ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DE ARCHIVO TIPO DE PROCESO: Proceso no clave y de apoyo, para la tramitación y resolución de las Becas y Ayudas convocadas por el Ministerio de Educación y por la Universidad de Sevilla. RESPONSABLES: Jefe de Servicio de Becas, bajo la supervisión de la Directora Técnica del Área. REFERENCIA NORMATIVA: - Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999 (B.O.E. de 27 de Noviembre). - Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal. - Acuerdo 13.1/CG del Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Sevilla. PROCEDIMIENTO GENERAL: El subproceso de gestión de archivo de expedientes/documentos comienza: Los expedientes/documentos de las convocatorias de becas y ayudas al estudio tramitadas por el Servicio de Becas, se agrupan en Archivadores y en Cajas por tipo de convocatoria y año o por tema. - En los Archivadores los expedientes de las Becas y Ayudas del año en curso, en cantidades de 20 en 20 se archivan en carpetas colgantes, conteniendo cada archivador 9 carpetas colgantes En el visor del Archivador, se indica el intervalo de números de expedientes que contiene y la convocatoria. Los documentos se archivan en las carpetas colgantes, indicando en el visor de cada una de ellas el tema de que se trata. - En las Cajas los expedientes de las Becas y Ayudas del año en curso, se agrupan en número de 30 expedientes, indicando en los dos laterales la convocatoria, año e intervalo de números de expedientes que contiene. - Tanto los Archivadores como las Cajas se encuentran en la Dependencia 1 del Archivo degestión. Una vez finalizado el año en curso, los expedientes/documentos que contienen los archivadores, se guardan en cajas, indicando en los dos laterales el tipo de 1

15 Área de Alumnos Servicio de Becas convocatoria, año e intervalo de números de expedientes que contiene. Posteriormente las casas se enumeran, indicando el número individual de cajas en relación con el total. - Las cajas que se encuentran en la Dependencia 1 que contienen expedientes/documentos que pertenecen a la convocatoria finalizada del Curso actual, son trasladadas a la Dependencia 2 del Archivo de Gestión, donde se encuentran los expedientes/documentos de Cursos de convocatorias anteriores. - En la Dependencia 2 las cajas de expedientes/documentos, quedan depositadas durante los dos Cursos siguientes a la convocatoria a la que pertenecen. - Una vez transcurrido este periodo de tiempo, se solicita al Archivo Central, espacio para su traslado. Se envía una relación del número de cajas, indicando el tema, convocatoria y Curso a que pertenecen. - Cuando se recibe la notificación del espacio concedido, se solicita al Servicio de Equipamiento su traslado al Archivo Central. - Equipamiento realiza el traslado. - El Servicio de Becas recibe el acuse del envío y archiva. 2

16 1 ÁREA DE ALUMNOS SERVICIO DE BECAS PROCESO: ARCHIVO D.P.:2.3.6 / Versión 01 FECHA: ABRIL 09 ARCHIVO ACCEDER A EXPEDIENTES/ DOCUMENTOS ARCHIVAR EXPEDIENTES/ DOCUMENTOS GESTIÓN DE ARCHIVO Subp Subp Subp

17 1 ÁREA DE ALUMNOS SERVICIO DE BECAS PROCESO: ARCHIVO Subproceso (ACCEDER A EXPEDIENTES/DOCUMENTOS) D.P.:2.3.6 / Versión 01 FECHA: ABRIL 09 PETICIÓN DE DOCUMENTO PETICIÓN EXPEDIENTE CONSULTA BASE DE DATOS EN ARCHIVO DE GESTIÓN? SI SACAR EXPEDIENTE/ DOCUMENTO NO PETICIÓN RECEPCIÓN RECIBÍ FIRMADO RECEPCIÓN PETICIÓN RECEPCIÓN EXP./DOC. Y RECIBÍ ENTREGA EXPEDIENTE/ DOCUMENTO ENVÍO FIRMA RECIBÍ COPIA RECIBÍ FIRMADO ARCHIVO

18 1 ÁREA DE ALUMNOS SERVICIO DE BECAS PROCESO: ARCHIVO Subproceso (ARCHIVAR EXPEDIENTES/DOCUMENTOS) D.P.:2.3.6 / Versión 01 FECHA: ABRIL 09 PETICIÓN ARCHIVO DE EXPEDIENTE PETICIÓN ARCHIVO DE DOCUMENTO NO ARCHIVAR EN EXPEDIENTE? SI CONSULTA BASE DE DATOS EN ARCHIVO DE GESTIÓN? SI NO ENVÍO RECEPCIÓN EXPEDIENTE/ DOCUMENTO Y RECIBÍ FIRMA RECIBÍ RECEPCIÓN RECIBÍ ARCHIVO

19 1 ÁREA DE ALUMNOS SERVICIO DE BECAS PROCESO: ARCHIVO Subproceso (GESTIÓN DE ARCHIVO) D.P.:2.3.6 / Versión 01 FECHA: ABRIL 09 EXPEDIENTES/ DOCUMENTOS AGRUPACIÓN ARCHIVADORES DEPENDENCIA 1 AGRUPACIÓN CAJAS SOLICITUD ESPACIO PARA SU TRASLADO SOLICITUD DE ESPACIO RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE ACUSE DEL ENVÍO AGRUPACIÓN CAJAS COLOCACIÓN DEPENDENCIA 1 RECEPCIÓN NOTIFICACIÓN TRASLADO DEPENDENCIA 2 NOTIFICACIÓN ESPACIO CONCEDIDO RECIBE ENVÍO TRASLADO