ESPECIFICACIONES TECNICAS ROPA DE TRABAJO INVIERNO

Transcripción

1 ESPECIFICACIONES TECNICAS ROPA DE TRABAJO INVIERNO CONFECCIÓN DE ROPA DE TRABAJO El proceso de adquisición de ropa de trabajo para la temporada invierno , comprende a lo menos las siguientes actividades que los PROPONENTES y el PROVEEDOR ADJUDICADO deben considerar: 1.1 Proponentes Entrega de prototipos de las prendas ofertadas junto con las ofertas técnica y económica, para validación de las especificaciones técnicas. Estos prototipos serán de carácter destructivo, para realizar un análisis técnico. Entrega de una muestra de tela de carácter destructivo (1 cuadrado de 1mt. x 1mt. de la misma tela a utilizarse en la confección), por cada prenda ofertada. La tela debe venir debidamente identificada y etiquetada (nombre proveedor, tipo de tela y prenda en la que será utilizada), y debe ser presentada con la oferta técnica y económica. Sólo se podrá presentar una muestra de tela por prenda. 1.2 Proveedor adjudicado Entrega de prototipos de las prendas ofertadas junto con las ofertas técnica y económica, para validación de las especificaciones técnicas. Estos prototipos serán de carácter destructivo, para realizar un análisis técnico. Entrega de una muestra de tela de carácter destructivo (1 cuadrado de 1mt. x 1mt. de la misma tela a utilizarse en la confección), por cada prenda ofertada. La tela debe venir debidamente identificada y etiquetada (nombre proveedor, tipo de tela y prenda en la que será utilizada), y debe ser presentada con la oferta técnica y económica. Sólo se podrá presentar una muestra de tela por prenda. Entrega de muestras de prendas y telas de carácter destructivo, para realizar un análisis técnico. Confección de 4 set de tallaje, de a lo menos 3 prendas por talla, en base al diseño y EE.TT. adjudicadas para dama y varón. Cada prenda debe venir debidamente marcada al exterior de la prenda, indicando talla, género (masculino o femenino), de la prenda y proveedor. Estos set de tallaje quedarán en poder de Metro, para referencia en futuras reposiciones de ropa. Estos set serán de cargo del PROVEEDOR. Confección de ropa de trabajo temporada invierno Visita de personal de METRO a las instalaciones de los proveedores durante el proceso de confección (al menos 2 veces). Entrega personalizada de las prendas en las instalaciones de METRO. 1

2 Lo anterior deberá recoger las especificaciones técnicas de cada prenda entregadas por METRO. 2 ANÁLISIS TÉCNICO DE CALIDAD Los análisis de la materia prima se realizarán en 2 instancias. La primera, es cuando el PROVEEDOR presenta las telas en su propuesta técnica durante el proceso de licitación, y la segunda instancia es cuando el PROVEEDOR se adjudica la licitación y presenta la tela con la cual confeccionará las prendas. 2.1 Análisis técnico de calidad durante el proceso de licitación METRO S.A. realizará a su cuenta y cargo, un análisis técnico de las materias primas presentadas por los proveedores para esta licitación. Dónde se analizará sólo una muestra de tela por prenda. En el caso de la presentación de más de una tela por prenda por parte de los proveedores, el análisis técnico de la segunda tela en adelante, será por cuenta y cargo del PROVEEDOR. Estos procesos serán llevados a cabo por organismos especialistas en el rubro. Si las telas y accesorios durante el proceso de análisis de materia primas resultan rechazadas por el organismo especializado, el PROVEEDOR quedará automáticamente fuera del proceso, por no cumplir técnicamente. 2.2 Análisis técnico de calidad en el proceso adjudicación METRO S.A realizará a su cuenta y cargo, un análisis técnico de las materias primas (telas y accesorios), a utilizar o de cualquier material que a juicio de METRO lo requiera, realizando además un análisis del producto terminado. Estos procesos serán llevados a cabo por organismos especialistas en el rubro y será comunicado por METRO al PROVEEDOR, quien debe contar con este visto bueno para iniciar el proceso de confección. Si las telas durante el proceso de análisis de materias primas resultan rechazadas por el organismo especializado, el PROVEEDOR deberá presentar nuevas muestras para su revisión y análisis, debiendo asumir el costo y cargo de este nuevo proceso de análisis, siempre y cuando los plazos de entrega no sean afectados según lo estipulado en el cronograma de entrega aceptado por el PROVEEDOR. Estos nuevos procesos de análisis técnico deberán ser realizados por el organismo especializado que METRO indique al PROVEEDOR. Análisis realizados con organismos no autorizados por METRO podrán ser desestimados. Si el segundo análisis sale rechazado, METRO se reserva el derecho de anular la compra correspondiente a la prenda en donde no cumplió con las especificaciones técnicas adjudicadas, haciendo efectiva la boleta de garantía por fiel cumplimiento de contrato, si así lo estima conveniente, subsanando así el incumplimiento del PROVEEDOR. El proveedor tendrá un plazo de 3 días hábiles, para presentar la nueva muestra de materia prima, contados a partir de la fecha de notificación del rechazo del análisis técnico. De no cumplirse este plazo, METRO se reserva el derecho de anular la compra correspondiente a la prenda en donde 2

3 no cumplió con las especificaciones técnicas y/o diseño, y hacer efectiva la boleta de garantía por fiel cumplimiento de contrato. 3 ANÁLISIS PRODUCTO TERMINADO Para el análisis de producto terminado, los PROVEEDORES deberán indicar el nivel de avance semanal de la producción, al administrador de contrato de METRO, constatando en terreno METRO dicho avance informado, con la finalidad de coordinar oportunamente dicho análisis y poder cumplir así con la fecha de entrega programada. Si el PROVEEDOR informa un cierto nivel de avance y en terreno se comprueba que no es tal, METRO estará facultado para aplicar una multa correspondiente al 1% del valor total de la prenda adjudicada (IVA incluido). El PROVEEDOR deberá dar todas las facilidades a METRO para realizar las visitas a sus instalaciones. Si durante el proceso de análisis de producto terminado, resultan rechazadas por el organismo especializado, METRO se reserva el derecho de anular la compra correspondiente a la prenda en donde no cumplió con las especificaciones técnicas y diseño adjudicadas, haciendo efectiva la boleta de garantía por fiel cumplimiento de contrato si así lo estima conveniente, subsanando así el incumplimiento del PROVEEDOR. Para que el análisis técnico de las prendas sea consistente, las prendas de un mismo tipo deben ser confeccionadas en el mismo lugar, es decir, no pueden ser confeccionada en talleres diferentes, puesto que esto podría variar la calidad entre lote y lote y así invalidar el análisis técnico que se haga, dado que podría no ser representativo del total de ese tipo de prendas. 4 CERTIFICADO DE LAS MATERIAS PRIMAS Los oferentes deberán entregar junto con su oferta técnica, un certificado de la empresa distribuidora de telas que señale que se ocuparán los insumos detallados en las especificaciones técnicas de METRO. Dicho certificado debe estar firmado por el PROVEEDOR y por la empresa de telas. METRO si lo requiere, podrá solicitar una muestra de las telas para su análisis por un organismo especializado en el rubro. Dado que METRO podrá solicitar nuevas prendas, posterior a la adjudicación (nuevos ingresos, cambios de puestos de trabajo), el PROVEEDOR deberá indicar si tiene la capacidad de utilizar las mismas telas ya certificadas para la confección de prendas antes eventuales aumentos de cantidad en la OC. 5 MUESTRAS PARA EVALUACIÓN Los PROVEEDORES deberán presentar una muestra por cada prenda (según diseño establecido en las fichas técnicas), de la cual están presentando oferta, junto con entrega de la oferta técnica y la oferta económica, con la finalidad de evaluar la confección de la prenda y bordado cuando corresponda. Estas muestras solicitadas serán susceptibles de destrucción y análisis por parte de un organismo técnico, las cuales no tendrán costo para METRO. 3

4 6 PROTOTIPO Los PROVEEDORES adjudicados, deben presentar un prototipo por prenda adjudicada, talla 40, la cual deberá ser confeccionada en base a lo estipulado en las fichas técnicas (tela y accesorios). El prototipo deberá estar disponible en las dependencias de METRO, dentro de los siguientes 10 días corridos, contados desde la fecha de envío de la Carta de Adjudicación. El PROVEEDOR tendrá sólo 2 instancias de validación del prototipo, por lo que si sale rechazado en el último proceso de validación, METRO se reserva el derecho de anular la OC, sin que esto amerite indemnización alguna al PROVEEDOR y sin derecho a reembolso de gastos a los cuales haya incurrido el PROVEEDOR. La cantidad prendas y medidas a confeccionar, deberán realizarse acorde a lo indicado en la Orden de Compra. Desde el rechazo del primer prototipo, el PROVEEDOR tendrá un plazo de 7 días corridos para presentar la nueva muestra, contados a partir de la notificación realizada en reunión de revisión y validación de la prenda en conjunto entre METRO y el PROVEEDOR. Si el plazo indicado no es cumplido, METRO se reserva el derecho de anular la prenda de la Orden de Compra, sin que esto amerite indemnización alguna al PROVEEDOR y sin derecho a reembolso de gastos a los cuales haya incurrido el PROVEEDOR. Los prototipos deberán ser confeccionados en base a las tablas de medida estándar de mercado, donde se revisarán los largos de mangas, piernas, tiro y talle. Para lo anterior, los proveedores deberán presentar junto al prototipo las tablas de medidas de las prendas a confección por talla y género. 7 CONFECCIÓN El PROVEEDOR podrá comenzar con el proceso de corte y confección de la ropa de trabajo siempre y cuando la materia prima (tela y accesorios), sea aprobada a través del análisis técnico y el prototipo visado por METRO. METRO informará la curva de tallaje requerida para la confección de las prendas adjudicadas, en base a las cantidades informada en la Orden de Compra. Se adjuntan las fichas técnicas con el diseño, tela, insumos y accesorios a utilizar, incluyendo los requisitos básicos para la confección de las prendas, a los cuales el PROVEEDOR deberá ajustarse completamente. El no cumplimiento de este requerimiento, facultará a METRO a anular la Orden de Compra y a hacer efectiva la Boleta de Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato. 8 STOCK DE PRENDAS El PROVEEDOR deberá mantener un stock de prendas equivalente a lo menos al 2% del total de la orden de compra y/o contrato, sobre la base de la curva de tallaje de METRO, para efectos de posteriores requerimientos. 4

5 METRO coordinará con el PROVEEDOR la entrega de dichas prendas en los lugares y horarios que ésta determine según requerimiento. El plazo para la entrega de estos requerimientos no deberá superar los 3 días hábiles. 9 SET DE TALLAJE El PROVEEDOR deberá confeccionar 4 sets de tallaje, en base al diseño y especificaciones técnicas adjudicadas, tanto para la ropa de dama como de varón. Cada prenda debe venir debidamente marcada al exterior de la prenda, indicando talla y proveedor. El set debe disponer desde la talla XS a la XXXL, inclusive, y confeccionado en base al diseño, ficha técnica y prototipo validado. De los 4 sets de tallaje, 3 de dama y 3 de varón, deben ser enviados a las dependencias de METRO, dentro de los primeros 15 días hábiles contados a partir de la validación de los prototipos. Estos sets quedarán en poder de METRO. El cuarto set restante (1 de dama y 1 de varón), deberá estar disponible al momento de la entrega de las prendas. 10 EMBALAJE Las prendas deberán ser despachadas a las dependencias de METRO, durante la entrega y posterior envío a los almacenes de METRO, en cajas en buen estado, debidamente rotuladas (nombre proveedor, prenda, talla y género). Toda prenda debe venir embolsada individualmente, identificando su talla y género, con sus respectivos zíper y colgadores cuando corresponda. Adicional a lo anterior, el PROVEEDOR deberá considerar bolsas de polietileno (no de camiseta o supermercado), para la entrega final de todas las prendas a cada colaborador de METRO. 11 ENTREGA DE ROPA DE TRABAJO El PROVEEDOR realizará el proceso de entrega en las dependencias que METRO determine, pudiendo ser en talleres, estaciones y/o edificio corporativo. Durante el proceso de entrega, el PROVEEDOR deberá tener disponible 1 set de tallaje de dama y 1 de varón, el cual deberá estar en los lugares de entrega para que los colaboradores de METRO puedan probarse las prendas si así lo estiman necesario. Para esto, el PROVEEDOR deberá habilitar al menos 2 probadores, con una altura mínima de 1,90 metros, espejo, silla, ganchos y percheros al interior de éstos. En cada prenda el proveedor considerará una etiqueta que señale: ROPA DE TRABAJO METRO S.A. Personal Mantenimiento Invierno Código de barra de METRO por tipo de prenda 5

6 11.1 Habilitación del lugar para entrega de las prendas El PROVEEDOR deberá disponer de sus propios implementos: escritorios, sillas, probadores, espejos, colgadores, ganchos, percheros, etc. a fin de funcionar en perfectas condiciones Plazos y horario de atención El horario de atención durante los procesos de entrega, debe ser entre las 09:30 y las 20:00 horas, en forma continuada. Los días de atención serán de lunes a viernes. El plazo total para estos procesos será de 11 días hábiles, los cuales se distribuirán de la siguiente manera: Taller Neptuno: 3 días hábiles Taller Puente Alto: 2 días hábiles Taller San Eugenio: 2 días hábiles Taller Lo Ovalle: 2 días hábiles Taller Lord Cochrane o CCA: 2 días hábiles El PROVEEDOR deberá tener disponible todas las tallas de las prendas adjudicadas en los lugares de entrega, debiendo sumar un día hábil de entrega por cada día de incumplimiento, sin costo adicional para METRO. Al término de la entrega de las prendas, es responsabilidad del PROVEEDOR retirar los implementos utilizados. El PROVEEDOR debe tener presente que METRO podrá solicitar la entrega nocturna de las prendas en 4 talleres (entre las 20:01 y las 24:00 horas), debiendo considerar este escenario en su propuesta. Estos horarios podrán ser utilizados 1 día en cada instalación señalada. Las fechas de entrega serán definidas por METRO, tomándose la facultad de reasignar los días establecidos para cada periodo, con la finalidad de ajustar las entregas a las necesidades de nuestros colaboradores Personal disponible El PROVEDEOR deberá garantizar la atención de 2 personas como mínimo para la entrega de ropa de dama y 3 personas como mínimo para la entrega de ropa de varón, que estén dedicadas exclusivamente a la entrega de la ropa de trabajo invierno y que se encuentren disponibles durante el horario de atención señalado. 12 COORDINACIÓN Para efectos de llevar todos los procesos en forma coordinada y expedita, el PROVEEDOR deberá designar un coordinador y comunicar en forma escrita a METRO, el nombre, Rut, cargo e información de contacto ( , teléfono fijo y móvil), quien deberá tener la autonomía suficiente para la toma de decisiones y resolución de problemas. 6

7 A su vez METRO nombrará un coordinador quien tendrá la responsabilidad de coordinar lugares, horarios para los distintos procesos involucrados, problemas relacionados con los trabajadores (tipos de ropa, autorizaciones especiales), y lo que se requiera. 13 REGISTRO DE LAS ENTREGAS En los procesos de entrega de las prendas, el PROVEEDOR deberá diariamente entregar a METRO un registro de estos procesos en forma detallada escrita y digital, debiendo solicitar al colaborador de METRO que formalice el retiro a través de su firma en señal de recepción conforme de las prendas. El PROVEEDOR deberá registrar manualmente, la talla, tipo y fecha de entrega de las prendas, en el formato que METRO le proporcionará, individualizando a todo colaborador con las prendas que le corresponde retirar a cada uno. Entrega que no esté registrada con firma del trabajador, será considerada por METRO como no entregada, debiendo el PROVEEDOR proporcionar dicha prenda para stock de METRO. Posterior al cierre del proceso de entrega, así como en todos los procesos no masivos, el PROVEEDOR deberá entregar a METRO una base de datos en Excel, en el formato que METRO indique, para cargar en el sistema informático de METRO y que deberá contemplar, a lo menos: Rut y nombre trabajador, Rut del PROVEEDOR, fecha de entrega, tipo de prendas por trabajador, cantidad de prendas, monto unitario de la prenda y talla asociada al trabajador por prenda. La entrega de dicha información no deberá exceder de 10 días hábiles luego de realizado cada uno de los procesos de entrega mencionados 14 CAMBIOS Si las prendas presentan problemas de confección, estas deberán ser cambiadas por el PROVEEDOR sin costo adicional para METRO, por una prenda nueva, teniendo el PROVEEDOR un plazo de 3 días hábiles para entregar las prendas nuevas. Los procesos de cambio de estas prendas, deberán realizarse en dependencias de METRO, debiendo el PROVEEDOR asumir los costos asociados al retiro, entrega y traslado de las prendas. 15 PRENDAS NO RETIRADAS Las prendas que no hayan sido retiradas por los colaboradores de METRO en los lugares y fechas estipuladas, el PROVEEDOR deberá entregarlas debidamente embaladas (cajas nuevas o en buen estado), con las prendas debidamente embolsadas y rotuladas individualmente (talla, género, etc.) a METRO. Los saldos a devolver a METRO, corresponderá al total de las prendas que no fueron retiradas (sin registro de entrega y firma de nuestro colaborador), tomando como referencia las cantidades estipuladas en las respectivas Órdenes de Compra. 7

8 El PROVEEDOR no podrá despachar los saldos sin la previa validación de las cantidades por parte de METRO (tallas, prendas género, etc.). 16 CANTIDADES REFERENCIALES Las prendas requeridas para la confección son: Prendas Cantidad Buzo térmico 160 Jardinera térmica 440 Chaqueta acolchada 450 Conjunto interior Camisa unisex Pantalón unisex Las cantidades de prendas indicadas en el presente artículo es de carácter referencial, no constituyendo de manera alguna una obligación ni piso exigible por la empresa adjudicada a METRO. Las cantidades reales a confeccionar, serán indicadas en la respectiva Orden de Compra que se le envíe al PROVEEDOR que se adjudicó la confección de la prenda en cuestión. 17 EXCLUSIVIDAD Dado que la ropa de trabajo, objeto de la presente licitación, será utilizada por un periodo de dos años, el PROVEEDOR tendrá la exclusividad de la confección de las prendas durante ese período, para lo cual deberá mantener el stock de prendas y plazos de entrega establecidos en las presentes especificaciones técnicas. Además, METRO se compromete a emitir nuevas órdenes de compra y/o contratos por las cantidades faltantes, manteniendo los precios ofertados por el PROVEEDOR. 8