A. Las normas y bases contenidas en el presente documento son de observancia obligatoria para todas las áreas administrativas de ESSA.

Transcripción

1 ANEXO 1 NORMAS Y BASES PARA LA CANCELACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES I. Marco Normativo El Consejo de Administración de ESSA, con fundamento en lo señalado en el artículo 58 fracción XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, esta facultado para aprobar para su aplicación las presentes normas y bases para la cancelación de cuentas incobrables. II. Disposiciones Generales A. Las normas y bases contenidas en el presente documento son de observancia obligatoria para todas las áreas administrativas de ESSA. B. Será responsabilidad de la DAF, cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos para la cancelación de cuentas incobrables. C. Las disposiciones contenidas en este documento, deberán observarse a partir de su aprobación por el Consejo de Administración de ESSA, incluyendo su aplicación en aquellos asuntos o registros contables que se encuentren en proceso de dictamen, autorización, seguimiento o cancelación a esa fecha. D. Solo procederá la cancelación de adeudos a cargo de terceros y a favor del ESSA, cuando fuera notoria la imposibilidad práctica de cobro, en los términos del presente documento. 1 E. La DAF informará periódicamente al Consejo de Administración, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) a través de la Secretaria de Economía (SECON) en su calidad de coordinadora sectorial, al Comité de Control y Auditoria (COCOA) y al Director General de ESSA, sobre la cancelación de adeudos a favor de ESSA que hayan sido dictaminados como incobrables y que en consecuencia hayan sido cancelados.

2 III. Se consideran cuentas incobrables: A. Cuando el deudor haya fallecido, careciendo éste de bienes en la sucesión o se compruebe la no localización del mismo, habiendo agotado las instancias legales correspondientes. B. Cuando la autoridad competente declare el concurso del deudor mediante sentencia y/o constancia de insolvencia. C. Cuando se hayan concluido las instancias extrajudiciales y judiciales de mérito, agotándose los recursos aplicables. D. Cuando durante las gestiones extrajudiciales se llegue a la certeza de que el deudor no tiene bienes embargables o cuando sea incosteable, atendiendo al costo beneficio de ESSA, considerando el monto del adeudo, así como la erogación en gastos judiciales y extrajudiciales que se deban efectuar en cada caso en particular, debiéndose elaborar la justificación correspondiente. E. Por incapacidad física o mental permanente del deudor. F. Por declaración de presunción de muerte emitida por autoridad jurisdiccional. G. Por falta de documentación soporte que acredite el adeudo, y H. Por prescripción del adeudo. I. Cuando se compruebe la no localización del deudor, habiéndose agotado las instancias legales. Los casos no contemplados en los supuestos anteriores, deberán ser sometidos para su cancelación a la aprobación de la Dirección General. IV. Los requisitos para la cancelación contable de las cuentas incobrables: 2

3 A. Que los adeudos se encuentren contablemente registrados en cuentas de activo circulante, de documentos por cobrar que provenga de las operaciones derivadas de las ventas de mercancías a que se refiere el Manual. B. Que se encuentren registradas contablemente y que exista documentación soporte de la operación que generó dicho adeudo. C. Que se encuentre integrado el expediente de cuentas incobrables. D. Que ESSA haya registrado una provisión suficiente para absorber las pérdidas que se presenten por este concepto; dicha provisión se calculará conforme al presupuesto y deberá ser razonable o equivalente para la cancelación de cuentas incobrables. E. Que las acciones conducentes al cobro del adeudo estén debidamente soportadas documentalmente, así como que exista un dictamen de incobrabilidad, emitido por la DAF con el apoyo de la GJ y las autorizaciones correspondientes para su cancelación. F. Que se encuentre debidamente integrado el expediente de cuentas incobrables. V. El expediente de cuentas incobrables deberá contener: A. Originales o copias certificadas por autoridad facultada, del documento o documentos que dieron origen al registro del adeudo, tales como: (cheque, pagaré, letra de cambio, factura, recibo, contra recibo, contrato, fianza, estado de cuenta, etc.). B. Documentación relativa al deudor C. Contrato o pedido (en su caso) D. Documentación que demuestre las acciones tomadas para recuperar el adeudo (oficios, memorandos internos, gestiones judiciales y extrajudiciales, actas, notificaciones, citatorios, entre otros), que demuestren que se agotaron las instancias correspondientes y que sirvieron de base para el dictamen de incobrabilidad. 3

4 4 Manual de Políticas y Procedimientos para la Comercialización, E. Dictamen de incobrabilidad, según corresponda al asunto, materia y origen del adeudo, suscrito por la GJ. F. Acta de depuración y cancelación de saldos, requisitada de conformidad con el formato e instructivo de llenado contenidos en los anexos de este documento. G. Documentación diversa que compruebe encontrarse en alguno de los casos detallados en el numeral III de este documento. H. De no contar con los soportes documentales que acrediten el adeudo, la GCP en coordinación con la GJ, levantarán acta administrativa en la que se haga constar que no se cuenta con la información y/o documentación en los archivos de ESSA, informando oportunamente al OIC, sin perjuicio de las sanciones que procedan. I. Informe y opinión del Órgano Interno de Control de ESSA, respecto a la debida integración del expediente conforme a estas normas, VI. Autorización de Incobrabilidad: Cuando la instancia responsable de autorizar la incobrabilidad requiera de información complementaria, ésta debe recabarse y entregarse en un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir de la fecha de su solicitud. VII. Guarda y Custodia de la Documentación: La GPyC, será la responsable de la guarda y custodia del expediente, una vez efectuada la cancelación de la cuenta incobrable. VIII. Dictamen de Incobrabilidad: El dictamen de incobrabilidad será invariablemente el documento que sustente junto con la documentación soporte, el dictamen de autorización para la cancelación de cuentas incobrables. La DAF con el apoyo de la GJ, deberá elaborar el dictamen de incobrabilidad, especificando los argumentos que cataloguen a una cuenta como incobrable. IX. Autorización de cancelación de cuentas incobrables:

5 La cancelación de adeudos deberá ser por evento. En la parte correspondiente al dictamen de incobrabilidad invariablemente aparecerá la firma autógrafa de autorización del titular del área habilitada para ello, de acuerdo a los siguientes montos: El DAF, Hasta 35 veces el salario mínimo mensual vigente para al Distrito Federal (por cada cuenta) DG De 35.1 hasta 70 veces el salario mínimo mensual vigente para el Distrito Federal (por cada cuenta) Consejo de Administración de mas de 70.1 veces el salario mínimo mensual vigente para el Distrito Federal (por cada cuenta). X. Seguimiento de proceso de cancelación: El DAF, deberá dar seguimiento a las acciones orientadas a la agilización del proceso de cancelación de las cuentas incobrables ante las instancias que correspondan. Cuando se autorice la cancelación de las cuentas incobrables, dentro de los niveles de competencia establecidos en el punto anterior, la DAF deberá remitir al OIC, copia del expediente de incobrabilidad respectivo. Una vez cancelada una cuenta incobrable, la DAF notificará a las áreas correspondientes de ESSA de los deudores involucrados a fin de que se evite tener cualquier trato comercial con los mismos, independientemente de los procedimientos legales que se estén llevando a cabo por parte de la GJ. XI. Registro Contable y cancelación de cuentas y subcuentas: Corresponderá a la GPyC, registrar todos los dictámenes de incobrabilidad que le hayan sido remitidos, para efecto de control o bien para su atención, según sea el caso. Deberá efectuar, por única vez, los registros contables y cancelación de las cuentas y las subcuentas que procedan, inmediatamente después de que le turnen la documentación comprobatoria. Una vez efectuado el movimiento contable de cancelación de cuenta incobrable, se deberá reflejar dicho movimiento en los estados financieros 5

6 de ESSA y se comentará en las notas de explicación a los estados financieros. El OIC, dentro de su ámbito de atribuciones, podrá efectuar las revisiones que considere pertinentes. XII. Bases de Operación A. Será responsabilidad de la DAF, a través de la GPyC, el mantener actualizado y depurados los registros contables así como las provisiones correspondientes. B. La DAF, a través de la GPC, la GPyC, la GJ y demás áreas involucradas en cada caso, serán responsables de obtener e integrar los expedientes de cuentas incobrables sujetas a cancelación, de conformidad con los requisitos contenidos en el presente documento. C. La GPC deberán llevar a cabo las acciones administrativas y extrajudiciales tendientes a recuperar los adeudos a favor de ESSA. D. Previa solicitud de la GPC y en caso de ser procedente la recuperación legal del cobro, la GJ apoyará en la realización de las acciones legales encaminadas a la recuperación de adeudos, conforme a los términos y naturaleza del adeudo. Para tal efecto la GPC deberá proveer a la GJ de el expediente del asunto en cuestión que deberá contener todos los elementos necesarios para que la GJ pueda realizar la reclamación legal del cobro por la vía judicial. E. En caso de no ser viable su recuperación, apoyará a la DAF a elaborar el dictamen de incobrabilidad para proceder a tramitar la cancelación correspondiente. F. Los titulares de las áreas facultadas para autorizar la cancelación de adeudos, deberán verificar que los expedientes se encuentren debidamente integrados y signar en el documento de cancelación del adeudo que corresponda de acuerdo a sus facultades. 6

7 G. La DAF, entregará a la GPyC, la autorización de la cancelación del adeudo, para tramitar la baja de los registros contables e informar al OIC. H. La GPyC, efectuarán los registros contables y cancelación de cuentas que hayan sido dictaminadas favorablemente como incobrables, inmediatamente después de haber recibido el expediente a que se hace referencia en el punto V de este documento. I. La GPyC, será responsable de la guarda y custodia de los expedientes de cuentas incobrables, una vez efectuada la cancelación del adeudo. J. Será responsabilidad de la GPyC, mantener actualizados los registros contables, ajustándose en todos sus términos a las normas y bases de este documento. K. La DAF deberá llevar un control estadístico de los adeudos cancelados, para informar anualmente en los términos del inciso F del punto XII de las presentes normas y bases. TRANSITORIOS Primero. Las Normas y Bases Generales para la Cancelación de Adeudos Incobrables, entrarán en vigor el día de su aprobación por el Órgano de Gobierno de ESSA. Segundo. Se derogan todas las disposiciones reglamentarias y administrativas que se opongan a lo establecido por estos lineamientos y que se encuentren contenidas en manuales de operación, políticas y procedimientos de ESSA. Tercero. Este documento formará parte del Manual de Políticas y Procedimientos para la Comercialización, Crédito y Cobranza de Sal de Mesa y Sal Industrial empacada en diferentes presentaciones de Exportadora de Sal, S.A. de, por lo que en lo conducente, le son aplicables su marco normativo, glosario y las disposiciones contenidas en él. 7