ÍNDICE PRÓLOGO... XVII CAPÍTULO 1: EL MUNDO DE LA EMPRESA... 1

Transcripción

1 ÍNDICE PRÓLOGO... XVII CAPÍTULO 1: EL MUNDO DE LA EMPRESA... 1 Concepto de empresa... 1 Elementos integrantes... 2 El ciclo de producción y económico de las empresas... 3 Clasificación de las empresas... 5 Actividad resuelta Los modelos organizativos... 8 La organización empresarial... 9 Estructuras... 9 Jerárquica... 9 Funcional Mixta Los departamentos y sus funciones El departamento Comercial El departamento Financiero El departamento Administrativo El departamento de Recursos Humanos El departamento de Producción La financiación de las empresas La financiación propia... 18

2 VI MANUAL PRÁCTICO DE SECRETARIADO RA-MA La financiación ajena Actividad resuelta Créditos bancarios Actividad resuelta Leasing Renting Los empréstitos Actividad resuelta Los costes de las empresas Actividad resuelta Actividades propuestas CAPÍTULO 2: EL PATRIMONIO Y LA CONTABILIDAD El patrimonio Las masas patrimoniales El balance Actividad resuelta 2.1: Creación de un balance Finalidad del balance Análisis del balance de situación Equilibrios y desequilibrios patrimoniales Interpretación del fondo de maniobra Los ratios Actividad resuelta Definición de contabilidad Clases de contabilidad La cuenta de pérdidas y ganancias Actividad resuelta Análisis de la cuenta de pérdidas y ganancias Actividades propuestas CAPÍTULO 3: PRINCIPIOS BÁSICOS DE ECONOMÍA Concepto de economía La microeconomía La macroeconomía El mercado Clases de mercado El mercado de competencia perfecta El mercado de competencia imperfecta... 51

3 RA-MA ÍNDICE VII La demanda La oferta El equilibrio del mercado. La oferta y la demanda Análisis de las distintas situaciones del mercado Variables macroeconómicas e indicadores socioeconómicos El Producto Interior Bruto (PIB) Tasa de crecimiento Producto Interior Neto (PIN) Índice de Precios al Consumo (IPC) La inflación Actividades propuestas CAPÍTULO 4: FUNCIONES DEL SERVICIO DEL PROFESIONAL DEL SECRETARIADO Introducción Áreas de actuación y sus funciones Conocimientos que deberá aportar el profesional del secretariado Actitudes del profesional del secretariado Deontología profesional Principios generales Obligaciones con la empresa Obligaciones profesionales Actividades propuestas CAPÍTULO 5: LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO Introducción Criterios de organización Medidas a tomar Organización de la agenda de trabajo Tipos de agenda Elementos mínimos que deberá contener una agenda Gestión de la agenda Consejos sobre la organización del trabajo Actividades propuestas... 89

4 VIII MANUAL PRÁCTICO DE SECRETARIADO RA-MA CAPÍTULO 6: LA COMUNICACIÓN Concepto de comunicación Los signos La comunicación en la empresa Tipos de comunicación Elementos que intervienen en el proceso comunicativo Los canales comunicativos Decálogo del buen comunicador Obstáculos que se producen en la comunicación Actividades propuestas CAPÍTULO 7: LA COMUNICACIÓN ESCRITA Introducción La comunicación interna El acta Características que debe reunir un acta Modelo de acta usado por las empresas Ejemplo 1: Confección de un acta La circular Características que debe reunir una circular Ejemplo 2: Circular interna El informe Tipos de informes Elementos a considerar para elaborar un buen informe Partes en las que se divide un informe Normas para una correcta redacción El memorando Tipos de memorandos Partes en las que se divide un memorando Ejemplo 3: Memorando Ejemplo 4: Memorando La comunicación externa Los medios de comunicación Los servicios telegráficos Actividades propuestas

5 RA-MA ÍNDICE IX CAPÍTULO 8: LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL Introducción La carta Normas para escribir una carta Partes en las que se divide una carta Diseño de cartas y sobres Tipos de cartas Ejemplo 1: Carta comercial Ejemplo 2: Carta de solicitud Ejemplo 3: Carta de pedido Ejemplo 4: Carta de acuse de pedido Ejemplo 5: Carta de carácter administrativo Ejemplo 6: Carta de agradecimiento Ejemplo 7: Carta de reclamación Ejemplo 8: Carta de respuesta a una reclamación Ejemplo 9: Carta de envío de extracto de cuenta Ejemplo 10: Carta de impagos Abreviaturas más usuales utilizadas en cartas Conclusiones finales para la correcta elaboración de cartas Gestión de la correspondencia Correspondencia de entrada Correspondencia de salida Impresos normalizados Series empleadas en la normalización Actividades propuestas CAPÍTULO 9: DOCUMENTOS OFICIALES Definición La instancia El oficio El certificado Actividades propuestas CAPÍTULO 10: DOCUMENTOS MERCANTILES Introducción Documentos de compraventa Pedido

6 X MANUAL PRÁCTICO DE SECRETARIADO RA-MA Albarán o nota de entrega Facturas Facturas rectificativas Registro de las facturas Factura electrónica Requisito de toda factura Qué es la firma o el certificado digital? Documentos de cobro y pago El recibo El cheque Personas que intervienen en un cheque Tipos de cheques Plazos de cobro Ejemplo 1: Cumplimentación de una factura Ejemplo 2: Cobro de la factura anterior Ejemplo 3: Emisión del recibo correspondiente al cheque anterior La letra de cambio Partes en las que se divide una letra de cambio El protesto de letra Ejemplo 4: Cumplimentación de una letra de cambio Actividades propuestas CAPÍTULO 11: DOCUMENTOS LABORALES Introducción El contrato de trabajo Elementos de un contrato Qué no se considera un contrato de trabajo? Formas de un contrato de trabajo Contenido de un contrato de trabajo Pasos para formalizar los contratos Modificación de las condiciones del contrato de trabajo Suspensión del contrato de trabajo Extinción del contrato de trabajo El salario La nómina o el recibo salarial Encabezamientos Devengos Deducciones La cotización Boletines de cotización a la Seguridad Social Actividades propuestas

7 RA-MA ÍNDICE XI CAPÍTULO 12: ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Introducción El archivo Conservación de documentos Destrucción de documentos Tipos de archivos Características que debe reunir un archivo Elementos que se usan habitualmente en un archivo Mantenimiento del archivo Métodos de clasificación Sistema alfabético Normas a tener en cuenta Ventajas e inconvenientes Sistema geográfico Ventajas e inconvenientes Sistema de materias Ventajas e inconvenientes Sistema numérico Ventajas e inconvenientes Sistema cronológico Ventajas e inconvenientes Sistema decimal Ventajas e inconvenientes Sugerencias para una buena clasificación Actividades propuestas CAPÍTULO 13: EVENTOS CORPORATIVOS Y SU ORGANIZACIÓN Introducción Eventos de carácter externo Asamblea Conferencia Jornadas Congreso Coloquio Simposio Seminarios Taller (workshop)

8 XII MANUAL PRÁCTICO DE SECRETARIADO RA-MA Exhibición itinerante (road show) Videoconferencia Eventos de carácter interno Reuniones Organización de eventos corporativos Recursos necesarios para la planificación de eventos corporativos Documentos asociados a los eventos corporativos El saluda Ejemplo 1: Saluda Ejemplo 2: Saluda Las invitaciones Ejemplo 3: Invitación Ejemplo 4: Invitación La carta de convocatoria y el orden del día Ejemplo 5: Carta de convocatoria Ejemplo 6: Orden del día Actividades propuestas CAPÍTULO 14: PROTOCOLO PÚBLICO Y EMPRESARIAL Introducción Concepto de protocolo Tipos de protocolos Elementos básicos de las relaciones sociales El saludo Las presentaciones Cómo realizar presentaciones? Los tratamientos El uso del teléfono Actividades propuestas CAPÍTULO 15: EQUIPOS DE TRABAJO Y GESTIÓN DEL CONFLICTO Definición del equipo de trabajo Actividad resuelta Ventajas e inconvenientes La participación en el trabajo en equipo Conflicto: características y fuentes Características

9 RA-MA ÍNDICE XIII Fuentes Actividad resuelta Métodos de resolución o supresión del conflicto Fases del proceso de resolución Variables que influyen en el proceso de resolución Actividad resuelta Medios de solución pacífica Actividades propuestas CAPÍTULO 16: LA ATENCIÓN AL CLIENTE Introducción Conceptos generales La importancia del buen servicio Estrategias a seguir por parte de la empresa Acciones a llevar a cabo La cadena de valor Elementos que intervienen en el correcto servicio de atención al cliente Empresa Trabajadores Producto o servicio Las reclamaciones Tratamientos de las reclamaciones Tipos de reclamaciones Actividades propuestas CAPÍTULO 17: LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS Introducción Fax Normas a tener en cuenta para escribir correctamente un fax Redes Red LAN (Local Area Network) Red WAN (Wide Area Network) Wi-Fi Componentes de una red Wi-Fi Elementos necesarios para disponer de una red Wi-Fi Ejemplo de conexión a Wi-Fi Seguridad en redes Wi-Fi Algo de historia sobre Internet

10 XIV MANUAL PRÁCTICO DE SECRETARIADO RA-MA Qué es Internet? Servicios que ofrece Internet Elementos necesarios para conectarse a Internet Intranet Qué es una página web? Qué es una URL? Cómo navegar en Internet? Realizar búsquedas más efectivas El correo electrónico La netetiqueta Glosario de términos usados en Internet Actividades propuestas CAPÍTULO 18: ORGANIZACIÓN DE VIAJES Introducción Clases de viajes Los viajes nacionales Los viajes internacionales Las agencias de viajes Elección de la agencia Servicios que ofrece una agencia de viajes Qué información se deberá solicitar a una agencia de viajes? Petición de fondos para el viaje Planificación del viaje Seguros de viajes Seguridad en los datos Regreso del viaje Actividades propuestas CAPÍTULO 19: PRÁCTICAS INFORMÁTICAS Introducción Práctica 1: La seguridad en los documentos Proteger un documento de Word Proteger celdas en Excel Ocultar una carpeta o un archivo Práctica 2: Protección del correo mediante PGP Cómo instalar un programa PGP Enviar mensajes codificados Descodificación de mensajes recibidos

11 RA-MA ÍNDICE XV Práctica 3: Trabajo con documentos en red Crear una carpeta compartida Acceso desde la red a documentos compartidos Práctica 4: Plantillas con Microsoft Word Práctica 5: Las cartas con Microsoft Word Configuración de una plantilla Insertar marcas de pliegue Configuración de un cajetín para albergar los datos del destinatario Añadir los datos de la empresa Añadir el texto a la carta Combinar correspondencia Añadir los campos al documento principal Imprimir la carta para varios destinatarios Práctica 6: Control del PC mediante NETMEETING Instalación de la aplicación Llamada entre dos terminales Práctica 7: Uso de la función BUSCARV y filtros con Microsoft Excel ÍNDICE ALFABÉTICO...391