LA FIRMA ELECTRÓNICA ASPECTOS LEGALES

Transcripción

1 LA FIRMA ELECTRÓNICA ASPECTOS LEGALES

2 INTRODUCCIÓN Situación reciente de nuestro entorno: Grandes empresas con gran uso de las TIC s en su día a día. Autónomos y pequeñas empresas que usan en la medida de lo posible las TIC s.

3 INTRODUCCIÓN La importancia de un marco jurídico capaz de aportar seguridad en las relaciones en diferentes ámbitos: B2C. B2B. Empresas -administración pública.

4 INTRODUCCIÓN Hasta hace poco, el retraso que ha hecho que no se desarrollara un marco jurídico necesario, ha venido dado por diversos factores. Fallida regulación legal. Retraso despliegue tecnológico.

5 QUÉ NORMATIVA DEBEMOS TENER EN CUENTA?

6 NORMATIVA DE REFERENCIA Directiva 1999/93/CE del Parlamento europeo y del Consejo de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica. Real Decreto-Ley 14/99, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica (derogado)

7 NORMATIVA DE REFERENCIA Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico.

8 NORMATIVA DE REFERENCIA Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica.

9 NORMATIVA DE REFERENCIA Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido. Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

10 NORMATIVA DE REFERENCIA Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

11 NORMATIVA DE REFERENCIA Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

12 LEY 59/2003, DE 19 DE DICIEMBRE, DE FIRMA ELECTRÓNICA

13 OBJETIVO DE LA LEY Objetivo principal: lograr transmitir confianza y seguridad en las comunicaciones telemáticas. Destinatarios: Empresas. Instituciones públicas. Ciudadanos.

14 OBJETIVO DE LA LEY Fomentar rápida incorporación nuevas tecnologías de seguridad en las comunicaciones electrónicas de las empresas, ciudadanos y administraciones públicas. Potenciar crecimiento y competitividad de la economía. La ley de firma electrónica nace como elemento que va a posibilitar el pleno desarrollo tecnológico y legal. Elemento dinamizador de la Sociedad de la Información.

15 OBJETO DE LA LEY La norma regula (art. 1) Firma electrónica. Eficacia jurídica de la firma electrónica. Prestación de servicios de certificación. No se alteran las normas relativas a la celebración, formalización y eficacia de los contratos y cualesquiera otros actos jurídicos.

16 TIPOS DE FIRMA ELECTRÓNICA

17 DEFINICIÓN FIRMA ELECTRÓNICA Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

18 DEFINICIÓN FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA La firma electrónica que: Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados. Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere. Ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

19 DEFINICIÓN FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDA La firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

20 EFECTOS JURÍDICOS FIRMA ELECTRÓNICA No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida. Posibilidad de que una firma electrónica se utilice conforme a las condiciones acordadas por las partes para relacionarse entre sí.

21 CASOS PRÁCTICOS: USO DE FIRMA EN LA EMPRESA

22 USO FIRMA EN LA EMPRESA. Relación con trabajadores entrega de nóminas. El recibo de salarios será firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado del mismo y abonarle, en moneda de curso legal o mediante cheque o talón bancario, las cantidades resultantes de la liquidación. La firma del recibo dará fe de la percepción por el trabajador de dichas cantidades, sin que suponga su conformidad con las mismas. Cuando el abono se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria.

23 USO FIRMA EN LA EMPRESA. Relación con trabajadores entrega de nóminas. Los recibos de salarios expedidos se archivarán y conservarán por las empresas, junto con los Boletines de cotización a la Seguridad Social, durante un período mínimo de cuatro años, a fin de permitir las comprobaciones oportunas.

24 USO FIRMA EN LA EMPRESA. Extender el sistema de firma electrónica a otro tipo de documentos en la empresa: firma de pedidos, firma de documentación relacionada con procesos de calidad en la empresa, prevención de riesgos laborales o protección de datos de carácter personal (la firma por parte del trabajador de la recepción del documento de información relativo a obligaciones).

25 DEFINICIÓN DOCUMENTO ELECTRÓNICO

26 DEFINICIÓN DOCUMENTO ELECTRÓNICO (Nueva redacción por Ley 56/2007, de 28 de diciembre). Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los documentos electrónicos tendrá el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable.

27 DEFINICIÓN DOCUMENTO ELECTRÓNICO El soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente será admisible como prueba documental en juicio. Posibilidad de impugnar el documento electrónico.

28 CERTIFICADO ELECTRÓNICO

29 CERTIFICADO ELECTRÓNICO Es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación, que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. El firmante es la persona que posee un dispositivo de creación de firma. Puede actuar en nombre propio, o en nombre de una persona física o jurídica a la que representa.

30 CERTIFICADO ELECTRÓNICO Certificado electrónico de persona jurídica. Podrán solicitarlos los administradores, representantes legales y voluntarios con poder bastante. Los certificados no podrán afectar al régimen de representación orgánica o voluntaria regulado por la legislación civil o mercantil aplicable a cada persona jurídica.

31 CERTIFICADO ELECTRÓNICO La custodia de los datos de creación de firma de personas jurídicas, será responsabilidad de la persona física solicitante. La persona jurídica podrá imponer límites en base a la cuantía o a la materia, al uso de los datos de creación de firma, y deberán figurar en el certificado electrónico.

32 CERTIFICADO ELECTRÓNICO Se entenderán hechos por la persona jurídica los actos o contratos en los que su firma se hubiera empleado. Si la firma se utiliza transgrediendo los límites, la persona jurídica quedará vinculada a terceros sólo si asume como propio el acto o si se hubiese celebrado en su interés.

33 CERTIFICADO ELECTRÓNICO Si no, los efectos de dichos actos, recaerán sobre la persona física responsable de la custodia de los datos de creación de firma, y ésta podrá repetir su responsabilidad contra quien los hubiera utilizado. Los certificados de Administraciones públicas no se ven afectados por lo anterior. Límite máximo de validez de certificados reconocidos: 4 años.

34 FACTURA ELECTRÓNICA

35 FACTURA ELECTRÓNICA Introducción: La emisión de la factura tiene un significado peculiar y trascendente en el caso del IVA. Sólo la posesión de una factura en regla va a permitir al destinatario de la operación practicar la deducción de las cuotas soportadas.

36 NORMATIVA DE REFERENCIA EN LA FACTURA ELECTRÓNICA

37 FACTURA ELECTRÓNICA Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA. La Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.

38 QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?

39 La factura electrónica es un documento con el mismo contenido que la factura tradicional pero representada en formato digital en lugar de en papel.

40 ES LO MISMO LA FACTURA ELECTRÓNICA, FACTURA DIGITAL O FACTURA TELEMÁTICA?

41 SI. La normativa usa los términos de forma indistinta.

42 QUIÉN PUEDE USAR LA FACTURA ELECTRÓNICA?

43 Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica.

44 REQUISITOS / PRINCIPIOS BÁSICOS EXIGIBLES DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

45 La facturación electrónica se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: La autenticidad del origen. La integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor.

46 QUÉ OCURRE SI NOS ARREPENTIMOS TRAS ACEPTAR LA FACTURA ELECTRÓNICA?

47 En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente.

48 OBLIGACIONES DEL EMISOR

49 OBLIGACIONES DEL EMISOR Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas. El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. Respetar contenido mínimo de toda factura. Uso de firma electrónica reconocida. Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas.

50 REQUISITOS EMISOR Envío de la factura electrónica. Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma. Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas. Conservar copia o matriz de la factura...

51 REQUISITOS EMISOR... con la condición de que pongan a disposición del órgano de la Administración tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservada. Acceso completo al sistema informático de almacenamiento remoto y sin demora injustificada.

52 OBLIGACIONES DEL RECEPTOR

53 OBLIGACIONES DEL RECEPTOR Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor. Validación de la firma; esta verificación debe hacerse al recibirse la factura. Comprobar que el certificado no ha sido ni revocado ni está caducado (la vigencia del certificado) Almacenar las facturas recibidas digitalmente - factura y firma.

54 OBLIGACIONES DEL RECEPTOR Conservación durante período correspondiente. Facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos. Visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión

55 PUEDE EL RECEPTOR MODIFICAR LA FACTURA?

56 No. El receptor debe conservar la factura electrónica en su integridad y sin modificaciones.

57 DEBE APLICARSE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA A TODOS LOS CLIENTES O SÓLO A UNOS DETERMINADOS?

58 Puede utilizarse la factura electrónica con parte de clientes; no hace falta que sea con todos. Además en un mismo ejercicio pueden usarse facturas electrónicas y en papel con el mismo cliente.

59 CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS O DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

60 La conservación por medios electrónicos de los documentos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

61 Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada. Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

62 Gracias por su atención Calle Egia 19, local Donostia (Gipuzkoa) Teléfono: andonigarcia@seinale.com