EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD

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1 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD María Pérez Marqués

2 Excel 2013 en profundidad María Pérez Marqués ISBN: EAN: IBIC: UFCE Copyright 2013 RC Libros RC Libros es un sello y marca comercial registrados Excel 2013 en profundidad Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este libro incluida la cubierta puede ser reproducida, su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica, o su transformación, interpretación o ejecución en cualquier tipo de soporte existente o de próxima invención, sin autorización previa y por escrito de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual. La infracción de los derechos citados puede constituir delito contra la propiedad intelectual. (Art. 270 y siguientes del Código Penal). Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra a través de la web o por teléfono a: / RC Libros, el Autor, y cualquier persona o empresa participante en la redacción, edición o producción de este libro, en ningún caso serán responsables de los resultados del uso de su contenido, ni de cualquier violación de patentes o derechos de terceras partes. El objetivo de la obra es proporcionar al lector conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado pero su venta no supone ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo, si se precisase ayuda adicional o experta deberán buscarse los servicios de profesionales competentes. Productos y marcas citados en su contenido estén o no registrados, pertenecen a sus respectivos propietarios. RC Libros Calle Mar Mediterráneo, 2. Nave SAN FERNANDO DE HENARES, Madrid Teléfono: Fax: Correo electrónico: info@rclibros.es Internet: Diseño de colección, cubierta y pre-impresión: Grupo RC Impresión y encuadernación: Service Point Depósito Legal: M Impreso en España ( )

3 INTRODUCCIÓN Office 2013 es la nueva suite de Microsoft que sustituye y amplía a Office Lo primero que se observa al abrir Microsoft Office 2013 es una apariencia nueva y ordenada que contiene las características que ya conocemos de versiones anteriores, junto con algunas nuevas que ahorran mucho tiempo. Excel 2013 es un programa de Office 2013 presente en todas sus modalidades de distribución. Se trata de una hoja de cálculo que ofrece la capacidad de crear y compartir libros que contienen hojas de cálculo mediante la combinación de un conjunto completo de herramientas de cálculo científico con la nueva interfaz de usuario de Microsoft Office. En Excel 2013 se combina la potencialidad de cálculo de sus herramientas con la capacidad de crear contenido de aspecto profesional. Es posible construir rápidamente hojas de cálculo avanzadas con aplicaciones en el mundo del Cálculo, las Finanzas, la Estadística, las Matemáticas, la Economía y en general en cualquier materia con contenido cuantitativo. Guardar y compartir archivos en la nube es una de las características más importantes de Excel Es posible guardar los archivos de Excel en SkyDrive o en el sitio de la organización para poder compartirlos. De esta forma será posible mantener la configuración personal dondequiera que nos encontremos. Se facilita así la portabilidad y la movilidad. Es fundamental utilizar una cuenta de Microsoft para instalar Office De esta forma se podrá iniciar sesión en Office donde se necesite, se podrán transmitir los programas de Office a otro equipo y será posible guardar archivos en SkyDrive para tener acceso a ellos y compartirlos fácilmente.

4 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD También es posible trabajar junto a otros usuarios en el mismo archivo, al mismo tiempo. En Excel 2013 existe la opción Archivo Compar r, que permite compartir los archivos con otras personas e incluso participar en reuniones en línea y compartir las hojas de Excel. Los asistentes a las reuniones podrán ver los archivos, incluso si no tienen Office instalado. El nuevo Office, y por lo tanto Excel 2013, también trabaja con smartphones y tabletas. XIV RC Libros

5 CAPÍTULO INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 REQUISITOS PREVIOS Office 2013 se distribuye en diferentes modalidades (que incluyen todas ellas Excel 2013), siendo las más habituales las siguientes: Office Hogar y Estudiantes 2013 Office Professional 2013 Office Hogar y Pequeña Empresa 2013 Office 365 Office 365 ProPlus Office 365 Hogar Premium Office 365 Universitarios Cuando elija un conjunto de productos de una modalidad o un programa individual para implementar (por ejemplo, Excel 2013), evalúe los equipos antes de instalar cualquier software para asegurarse de que cumplen los requisitos mínimos del sistema operativo.

6 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Requisitos estándar para Office 2013 La tabla siguiente muestra los requisitos estándar para cualquier modalidad de Office 2013, incluido Excel 2013, según los componentes del computador. Componente Requisitos de Office 2013 Equipo y procesador Memoria (RAM) Disco duro Procesador de x86- o de x64 bits de 1 gigahercio (Ghz) o más rápido con conjunto de instrucciones SSE2 RAM (32 bits) de 1 gigabyte (GB); RAM (64 bits) de 2 gigabytes (GB) 3,0 gigabytes (GB) de espacio disponible en disco Pantalla La aceleración de hardware de gráficos requiere una tarjeta gráfica DirectX 10 y una resolución de 1024 x 576 Sistema operativo Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012 Explorador Microsoft Internet Explorer 8, 9 o 10; Mozilla Firefox 10.x o una versión posterior; Apple Safari 5; o Google Chrome 17.x. Versión.NET 3.5, 4.0 o 4.5 Multitoque Requisitos adicionales Los dispositivos táctiles deben utilizar alguna función multitoque. Pero todas las características y funciones están siempre disponibles para su uso con un teclado, ratón u otro dispositivo de entrada estándar o accesible. Tenga en cuenta que las características táctiles nuevas están optimizadas para su uso con Windows 8. Hay funciones y gráficos que pueden variar, según la configuración de su sistema. Puede que algunas características necesiten hardware o conectividad de servidor adicionales o avanzados. Un procesador de gráficos le ayuda a aumentar el rendimiento de algunas características, como el trazado de tablas en Excel 2013 o la integración de transiciones, animaciones y vídeo en PowerPoint El uso de un procesador de gráficos con Office 2013 hace necesario un procesador de gráficos compatible con Microsoft DirectX 10 con 64 MB de memoria de vídeo. Estos procesadores estaban disponibles en La mayoría de los equipos hoy en día incluyen un procesador de gráficos que cumple o supera este estándar, pero, si no se dispone de un procesador de gráficos, puede seguir utilizando Office 2013 y en particular Excel RC Libros

7 Requisitos específicos para Excel 2013 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 A continuación se presenta información sobre los requisitos adicionales para componentes concretos de Excel Componente Internet PowerPivot Complemento de PowerView Requisito Las funciones de Internet de Excel 2013 necesitan una conexión a Internet además de Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 o Internet Explorer 10. Las funciones de Búsqueda instantánea necesitan Windows Search 4.0. Para utilizar PowerPivot, debe tener.net 3.5 o.net 4.0, y al menos 2 gigabytes (GB) de RAM. Para utilizar el complemento de PowerView, debe tener instalado Silverlight 5.0 y al menos 2 gigabytes (GB) de RAM. PROCESO DE INSTALACIÓN Excel 2013 se instala al realizar la instalación de cualquier versión de Office Normalmente, el primer paso de una instalación corporativa de Office es crear un punto de instalación de red. Esta sencilla tarea consiste en copiar todos los archivos y carpetas del CD del producto de Office en una ubicación de red compartida. El punto de instalación de red contiene, como mínimo, el paquete principal independiente del idioma y las carpetas específicas de un idioma. Este punto de instalación es el origen para todos los usuarios que instalen Office. En el escenario más sencillo, se implementa un producto de Office desde el punto de instalación de red con una versión de idioma y un único conjunto de personalizaciones para todos los usuarios. El programa de instalación controla este escenario automáticamente. Si se implementan varios productos o idiomas, podrá agregarlos al mismo punto de instalación de red y especificar exactamente qué productos e idiomas quiere incluir en la instalación. En todos estos escenarios, el programa de instalación lleva a cabo las mismas tareas para ensamblar el conjunto correcto de archivos MSI y completar la instalación. De igual forma, cuando se instala Office 2013 en un PC local se introduce el CD ROM en la respectiva unidad del PC. Si el programa es autoejecutable, comienza automáticamente el proceso de instalación. RC Libros 3

8 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD En caso contrario, al hacer clic sobre Ejecutar SETUP.EXE, el programa de instalación comienza la preparación de los archivos necesarios. A continuación se siguen los pasos que indica el programa hasta finalizar el proceso. Alternativamente, se puede instalar Office 2013 como una aplicación de Office 365 Hogar Premium, Office 365 Universitarios u otra versión de Office 365. Para ello se parte de la cuenta habilitada para ello en Microsoft, previa suscripción (Figura 1-1). Figura 1-1 Al hacer clic en Instalar se obtiene la pantalla de logo de Office 2013 (Figura 1-2), la pantalla de bienvenida a Office 2013 (Figura 1-3) y la pantalla para aceptar el contrato de licencia de Microsoft Office (Figura 1-4). Figura RC Libros

9 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 Figura 1-3 Figura 1-4 Al pulsar Aceptar en la Figura 1-4, se obtienen pantallas informativas que nos indican las posibilidades de trabajo con Office en la nube (Figuras 1-5 y 1-6), así como la opción de almacenamiento en la nube de los ficheros a través de SkyDrive (Figura 1-7). Figura 1-5 RC Libros 5

10 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Figura 1-6 Figura 1-7 Al pulsar Aceptar en la Figura 1-7, podemos elegir el aspecto de Office en las opciones de la Figura 1-8. Al pulsar en Siguiente, ya tenemos Office 2013 instalado (Figura 1-9). En la Figura 1-10 se observan sus aplicaciones en Windows. Figura RC Libros

11 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 Figura 1-9 Figura 1-10 INICIO DE EXCEL 2013 Para empezar a trabajar con el programa, se ejecuta Excel 2013 desde Inicio Todos los programas Microsoft Office 2013, haciendo clic con el ratón sobre Excel 2013 según se indica en la Figura También puede hacerse doble clic en el icono de acceso directo del escritorio previa creación del mismo. Se obtiene la pantalla temporal de la Figura 1-12 y a continuación la pantalla inicial del programa de la Figura 1-13 que permite abrir archivos Recientes, dar un Paseo por Excel 2013 o Abrir otros libros (Figura 1-14). Esta última opción permite abrir libros ya existentes (Figura 1-15). Figura 1-11 RC Libros 7

12 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Figura 1-12 Figura 1-13 Figura RC Libros

13 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 Si en el panel izquierdo de la Figura 1-14 elegimos Nuevo, Excel muestra un grupo de plantillas a elegir para basar en ellas el nuevo libro a crear (Figura 1-16). Al hacer clic sobre Libro en blanco, Excel muestra la hoja de trabajo en blanco, de nombre Libro1 por defecto, que presenta una cuadrícula en cuyas celdas se introducirá la información (Figura 1-17). Figura 1-15 Figura 1-16 Figura 1-17 RC Libros 9

14 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL 2013 Una vez iniciado Excel 2013, se obtiene la pantalla de la Figura 1-17, que constituye el marco de trabajo general del programa. En la Figura 1-18 se presentan los elementos más importantes de esta pantalla de inicio de Excel. Destacan la cinta de opciones de Excel, el botón Archivo, los botones de acceso rápido (o barra de herramientas de acceso rápido), la barra de nombres, la barra de fórmulas, la barra de estado, los botones de modo de visualización (vista normal, vista diseño de página y vista de salto de página) y la ventana de libro de trabajo vacía. Figura 1-18 LA CINTA DE OPCIONES DE EXCEL La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características y que se hallan situados en la cinta de opciones de Excel (Figura 1-19). Figura RC Libros

15 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 La cinta de opciones se ha diseñado para ayudar a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como diseñar una página o gráficos). Para simplificar la interfaz, algunas fichas solo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de gráficos solo se muestra cuando se selecciona un gráfico (Figura 1-20). Al seleccionar un gráfico en la hoja de Excel, el nombre de las herramientas contextuales aplicables aparece en un color destacado y las fichas contextuales aparecen junto al conjunto de fichas estándar. Figura 1-20 Es posible minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el menú de la cinta de opciones y en el menú resultante, haga clic en Contraer la cinta de opciones (Figura 1-21). Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados. Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones. También es posible minimizar o restaurar la cinta de opciones presionando CTRL+F1. Mediante las opciones del menú emergente de la Figura 1-18 también es posible Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido (incluir más opciones en ella, quitarlas, según las opciones de la Figura 1-22), Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones y Personalizar la cinta de opciones (según las opciones de la Figura 1-23). RC Libros 11

16 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Figura 1-21 Figura 1-22 Figura RC Libros

17 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 En determinados grupos de las fichas de la cinta de opciones aparecen iniciadores de cuadros de diálogo, que son pequeños iconos que aparecen situados en la parte inferior izquierda del grupo. Al hacer clic en uno de estos iniciadores se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado que contiene más opciones relacionadas con dicho grupo. Por ejemplo, en la Figura 1-24 el iniciador situado a la derecha del grupo Fuente abre la pantalla Fuente que contiene diferentes opciones para trabajar con fuentes en la hoja de cálculo. Ficha Inicio Figura 1-24 La ficha Inicio de Excel 2013 (Figura 1-25) contiene la mayoría de las opciones de edición de las hojas. Figura 1-25 El grupo Portapapeles contiene las opciones relativas a cortar, copiar y pegar. El grupo Fuente contiene las opciones relativas a tipo de fuente, tamaño, borde, color, relleno, subrayado y otras propiedades relativas al formato de fuente de las celdas. La flecha situada a la derecha de Fuente (iniciador de cuadro de diálogo) nos lleva a la pantalla de la Figura 1-26, que permite administrar el formato de las celdas. RC Libros 13

18 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Figura 1-26 El grupo Alineación contiene opciones relativas a alineación, sangrado, ajuste, orientación y combinación del contenido de las celdas. La flecha situada a la derecha de Alineación nos lleva a la pantalla de la Figura 1-27, que permite administrar la alineación de las celdas. Figura 1-27 El grupo Número contiene opciones relativas al formato y estilo de los números. La flecha situada a la derecha de Número nos lleva a la pantalla de la Figura 1-28, que permite administrar el formato y el estilo de los números en las celdas. 14 RC Libros

19 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 Figura 1-28 El grupo Estilos (Figura 1-29) permite dar estilos a las celdas, resaltes, formatos condicionales y formatos como tablas. Figura 1-29 El grupo Celdas permite insertar, eliminar y dar formato a las celdas (Figura 1-30). El grupo Modificar permite la búsqueda, selección, filtrado, relleno automático, cálculos sencillos y ordenación de datos (Figura 1-31). RC Libros 15

20 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Ficha Insertar Figura 1-30 Figura 1-31 La ficha Insertar de Excel 2013 (Figura 1-32) tiene como finalidad incluir elementos en las hojas de Excel que aporten funcionalidades adicionales importantes, como gráficos, tablas, ilustraciones, aplicaciones, filtros, vínculos y símbolos. Figura 1-32 El grupo Tablas (Figura 1-33) permite trabajar con tablas de datos, tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Figura 1-33 El grupo Ilustraciones (Figura 1-34) permite trabajar con imágenes prediseñadas y formas gráficas. El grupo Gráficos (Figura 1-35) permite trabajar con los diferentes tipos de gráficos. 16 RC Libros

21 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 Ficha Diseño de página Figura 1-34 Figura 1-35 Los diferentes grupos de la ficha Diseño de página de Excel 2013 (Figura 1-36) permiten trabajar con temas, configuración de páginas, ajuste de impresión (Figura 1-37), opciones de hoja (Figura 1-38) y organización. Figura 1-36 Figura 1-37 Figura 1-38 RC Libros 17

22 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Ficha Fórmulas Los diferentes grupos de la ficha Fórmulas de Excel 2013 (Figura 1-39) permiten trabajar con una extensa biblioteca de funciones predefinidas, utilizar nombres predefinidos para las columnas, auditar fórmulas y fijar opciones de cálculo. Ficha Datos Figura 1-39 Los diferentes grupos de la ficha Datos de Excel 2013 (Figura 1-40) permiten trabajar con datos externos, conexiones, filtrado y ordenación, herramientas de datos (validación, consolidación, escenarios, búsqueda de objetivos y tablas de datos) esquemas y herramientas para análisis. Ficha Revisar Figura 1-40 La ficha Revisar de Excel 2013 (Figura 1-41) pretende introducir Herramientas que incluyen algunas funcionalidades adicionales importantes. Figura 1-41 Las opciones de los grupos Revisión e Idioma permiten revisar la ortografía del texto, buscar referencias, sinónimos y traducir el texto a otros idiomas. Las opciones del grupo Comentarios permiten trabajar con comentarios (crear, eliminar, mostrar, etc.) sobre la selección realizada previamente. Las opciones del grupo Cambios permiten proteger y compartir hojas y libros y controlar todos los cambios del documento. 18 RC Libros

23 Ficha Vista CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 La ficha Vista de Excel 2013 (Figura 1-42) presenta distintos grupos que permiten trabajar con diferentes vistas del libro, opciones de zoom y opciones de ventana. El grupo Macros permite el trabajo con macros de Excel. Botón Archivo Figura 1-42 El Botón Archivo se encuentra situado en la parte superior izquierda de la pantalla de Excel Las opciones del Botón Archivo (Figura 1-43) permiten acceder a funciones que afectan al archivo en general, como información sobre el libro (opción Información según la Figura 1-43), creación de nuevos libros (opción Nuevo según la Figura 1-46), apertura de documentos ya existentes (opción Abrir según la Figura 1-47), guardar el documento actual (opciones Guardar y Guardar como según la Figura 1-48 cuyo botón Examinar permite elegir el destino del archivo), imprimirlo (opción Imprimir según la Figura 1-49), compartirlo (opción Compartir según la Figura 1-50), exportarlo (opción Exportar según la Figura 1-51), cerrarlo (opción Cerrar), establecer las opciones de cuenta (opción Cuenta según la Figura 1-52) y administrar las opciones de trabajo con el programa (Opciones según la Figura 1-53). Figura 1-43 RC Libros 19

24 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD La opción Información permite Convertir el documento para que haya compatibilidad con otras versiones del programa, Proteger el documento para controlar el tipo de cambios que los demás pueden hacer en él (marcarlo como final para que los demás solo puedan abrirlo en modo lectura, cifrarlo con contraseña, restringir la edición y el acceso al documento y agregar firma digital). Ver Figura También es posible inspeccionar el documento y comprobar si hay problemas de accesibilidad y compatibilidad (Figura 1-45). Figura 1-44 Figura 1-45 Figura RC Libros

25 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 Figura 1-47 Figura 1-48 Figura 1-49 RC Libros 21

26 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Figura 1-50 El botón Guardar en la nube de la Figura 1-50 permite alojar el archivo en la nube de Microsoft (Skydrive). Figura 1-51 El botón Crear documento PDF/XPS de la Figura 1-51 permite guardar libros de Excel a formatos PDF y XPS, respectivamente. Figura RC Libros

27 CAPÍTULO 1: INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE EXCEL 2013 Figura 1-53 La pantalla Opciones de Excel de la Figura 1-53 presenta varias categorías de opciones en el panel de la derecha que permiten administrar las opciones generales, las opciones para fórmulas (Figura 1-54), de revisión (Figura 1-55), guardar (Figura 1-56), de idioma (Figura 1-57), avanzadas (Figura 1-58), personalizar la cinta de opciones, barra de herramientas de acceso rápido, complementos (Figura 1-59) y centro de confianza. Figura 1-54 Figura 1-55 RC Libros 23

28 EXCEL 2013 EN PROFUNDIDAD Figura 1-56 Figura 1-57 Figura 1-58 Figura RC Libros