PROGRAMA FORMATIVO DE POSTGRADO COMPETENCIAS PARA LA INCORPORACIÓN LABORAL Y PROFESIONAL

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1 PROGRAMA FORMATIVO DE POSTGRADO COMPETENCIAS PARA LA INCORPORACIÓN LABORAL Y PROFESIONAL Metodología de Trabajo Ágil y Eficiente: El método Scrum aplicado a la TEMA 4. SCRUM: CONTROL Y VISIBILIDAD SÉ ÁGIL EN TU TRABAJO: USA SCRUM Y DESTACA Prof. Manuel G. Fraga Castro manuelfragacastro@gmail.com 1

2 Índice de contenido 4 Scrum: control y visibilidad Gráfico Burndown: definición y creación El tablón Scrum...5 2

3 4 Scrum: control y visibilidad 4.1 Gráfico Burndown: definición y creación El gráfico Burdown es una de las herramientas visuales más potentes con las que cuenta el método Scrum. Con él podremos ver rápidamente si se están cumpliendo los plazos del sprint o si por el contrario nos estamos retrasando. Es muy fácil de construir y de mantener. Para empezar a hacer un gráfico Burndown solo tenemos que saber el número de días del sprint y el número de horas que suman todas las tareas que entran en el sprint. Colocamos en la vertical las horas y en la horizontal los días. Ahora unimos los extremos, es decir desde el valor más alto de las horas implicadas en el sprint hasta el último día del sprint. Nos resultará algo parecido a esto: En la figura superior vemos la línea antes mencionada, esa línea es en realidad la pendiente de Scrum. Qué es la pendiente? Sencillamente el número de horas mínimas de trabajo que debemos de quemar al día (de ahí lo de Burndown) para terminar el sprint en el tiempo proyectado. Se calcula dividiendo el número de horas entre el número de días. En este caso: 800/18 = 44'44 horas/día entre todo el equipo. 3

4 A partir de ahí lo que debemos de hacer es actualizar ese gráfico todos los días, bien al terminar la jornada, o bien al día siguiente, antes del Scrum diario. Para actualizarlo cada miembro del equipo nos debe de informar (al ScrumMaster) cuanto tiempo de tareas ha realizado, ese número de horas las restaremos del trabajo pendiente y situaremos el punto que corresponda en la intersección de las horas restantes con el día del sprint. El trabajo restante el primer día será igual al trabajo total del sprint (no se ha realizado nada), pero los días sucesivos tendremos que tomar como referencia el trabajo restante del día anterior para hacer la operación antes descrita. Así, en la parte inferior del gráfico de la página anterior vemos dos situación claras: En rojo: el gráfico que resulta de ir uniendo los puntos está por encima de la recta estimada. Eso implica que vamos retrasados (nos ha llevado más tiempo realizar las tareas de lo que habíamos previsto, esto hay que tenerlo en cuenta par al próxima planificación de sprint para que no vuelva a ocurrir; nos podemos equivocar pero las equivocaciones deben de servir para mejorar) y habrá que tomar medidas. Recuerda que sólo el equipo puede tocar la pila de sprint y puede quitar tareas si ve que no es posible realizarlas en el sprint, quizás por una estimación previa incorrecta; aunque esto se debe de evitar en la medida de lo posible, ya que también demos de recordar que el equipo es responsable de su trabajo y de entregar todas las tareas definidas para el sprint a tiempo. En verde: el gráfico resultante de la unión de puntos se encuentra por debajo de la línea prevista. El sprint va por buen camino e incluso hemos ido más rápido de lo que habíamos previsto. Podríamos hacer incluso alguna tarea extra. Os imaginación que impresión se llevaría el dueño del producto cuando entreguemos más de lo esperado? Con el tiempo aprenderemos a estimar mejor el tiempo que nos lleva realizar cada una de las tareas y es deseable y lógico que tendamos a seguir la línea recta que nos habíamos propuesto al principio, aunque lo bueno de Scrum es que si surgen inconvenientes o imprevisto tendremos la capacidad de reacción suficiente. Un de los aspectos importantísimos del gráfico Burndown es que se centra en el trabajo que restante, siempre miramos hacia adelante. 4

5 Nos podemos ayudar de una hoja de cálculo para llevar la gestión de Scrum en nuestro proyecto. Si es así nos resultará más fácil llevar la cuenta de las horas previstas y las horas reales. Esto es, cuando comenzamos el sprint estimamos cuantas horas tardaremos en realizar una tarea y realizamos nuestros cálculos de cuantas tareas haremos durante el sprint en base a esa estimación. Sin embargo muchas veces, y sobre todo al principio nuestras estimaciones no serán todo lo acertadas que debieran; para ello habilitamos la posibilidad de registrar al lado del tiempo estimado el tiempo real, de modo que nos sirva de ayuda y aprendizaje para futuros sprints y mejorar nuestras estimaciones. 4.2 El tablón Scrum El tablón Scrum es la herramienta de la que dispone el equipo para gestionar las tareas, comprobar el estado del proyecto, tener un histórico de lo que ha ido pasando y aportar sencillez a todo este necesario proceso. Todo lo descrito anteriormente se realiza y cabe en una cartulina grande que se cuelgue en la pared o en un tablero. Como lo hacemos? Como todo en Scrum es sencillo, que no fácil (hay que usarlo todos los días y actualizarlo constantemente). Usaremos una cartulina o papel de tamaño aproximado 1m x 0'5m en forma apaisada. En conveniente pegarlo en la pared o ponerlo en un tablero ya que tendremos que trabajar con él. Con un rotulador tenemos que hacer lo siguiente: Separar el tercio derecho del tablero con una línea vertical, esa zona es la reservada al gráfico Burndown, a las tareas imprevistas y a las tareas de reserva. 5

6 Los otros dos tercios del tablero los dividiremos en tres franjas verticales iguales usando dos rectas verticales. Esta será la zona de gestión de tareas, en la cual utilizaremos los post its que ya comenzamos a ver en el tema anterior. En la parte superior del tablero podemos dibujar un línea recta de modo que se nos forme una zona de títulos. Ahí podremos poner Pendientes, En Curso y Finalizadas, refiriéndonos al estado de las tareas que se realizarán en el sprint. Scrum&XP from the trenches Ahora debes de colocar los post its con las tareas de las que hemos hablado en el tema anterior en la columna de pendientes. Recuerda que si una tarea dura más de 2 días debes de subdividirla en tareas más pequeñas (como los post its amarillos que se ven en el dibujo, que realmente son subtareas de los blancos). Los post its los debes de colocar por orden de importancia decreciente, los más importantes arriba, y ser estricto a la hora de seguir el orden, NO SE DEBE realizarlos de manera desordenada. Cuando empieces a hacer una tarea debes de mover el post it correspondiente a la columna En Curso y cuando se haya completado totalmente la tarea moverla a la columna de Finalizada; y comenzar con la siguiente. Recuerda comprobar los tiempos estimados y escribir los reales para que te sirvan de referencia en el futuro. Un ejemplo típico de algo que no deberíamos de hacer es el siguiente: 6

7 Se ve claramente que el equipo no ha seguido el orden de prioridad establecido por ellos mismos. Eso lleva a la desorganización y a ser menos productivos. Hablábamos antes que en el tercio derecho del panel se reserva al gráfico BurnDown así como a las tareas imprevistas y a las tareas de reserva. Las tareas imprevistas son aquellas que por desconocimiento, error de previsión o interferencias exteriores es necesario realizarlas y que no estaban previstas. Se realizarán y se pondrán en una zona identificada como tareas imprevistas. Si las tareas imprevistas supusieran demasiadas horas como para reconsiderar todo el sprint () se debe convocar al equipo y sólo el equipo tiene la potestad para terminar el sprint y configurar uno nuevo. Este es un ejemplo típico en el que las tareas imprevistas impiden la marcha del sprint. 7

8 Las tareas de reserva son aquellas que se escogen y que deben de ser realizadas en caso de que el equipo termine precipitadamente las tareas del sprint. Esto es típico cuando la duración real de las tareas es menor que la estimada. El sprint NUNCA termina antes de tiempo, se siguen realizando más tareas hasta que se cumple la fecha de final de sprint. Lo mismo sucede al contrario, si vamos retrasados en la realización de las tareas nunca modificaremos la fecha de fin de sprint, tendremos que montar un producto potencialmente comercializable con lo que tengamos en ese momento. 8

9 En este ejemplo vemos un tablero de scrum sencillo para realizar tareas personales y académicas. Existen dos gráficos y dos zonas pues se trata de dos proyectos distintos. 9

10 REFERENCIAS Plantilla de hoja de cáculo para Scrum Este documento tiene licencia Creative Commons. Puede usarlo y distribuirlo libremente siempre y cuando: Cite la fuente y al autor, y si es posible contacte con él. Si realiza modificaciones de la obra deberá de aplicarle el mismo tipo de licencia No puede cobrar en concepto de derechos de autor, ya que la presente obra y sus derivadas han sido donadas al dominio público para su difusión y divulgación. La elaboración del presente documento se ha basado en la obra de Ángel Medinilla de la empresa Proyectalis al cual se ha solicitado y ha concedido su consentimiento expreso. 10