Ajuste de la programación

Transcripción

1 1. REVISAR LA PROGRAMACIÓN T eniendo a mano el programa del proyecto, podemos decidir llevarlo a cabo o comprobar que la programación obtenida no cumple el ámbito que hemos definido para el proyecto. En otras palabras, lo que vamos a analizar es si realmente el coste programado es admisible y si los plazos previstos se ajustan a los establecidos en el presupuesto. Lo primero que debemos hacer es revisar el programa fijándonos en la duración de las tareas y en su coste. Tal vez podamos descubrir algún error introducido durante la programación. Para ello, utilizaremos las distintas vistas de Project. En cada una de estas vistas podremos mostrar varios detalles: entrada, trabajo, costo, etc. Acceda al menú contextual de la tabla de datos y elija el aspecto del proyecto que quiera revisar. Por ejemplo, en la vista Uso de tareas obtenemos las tareas del proyecto y, debajo de ellas, los recursos que tienen asignados. Podríamos revisar las duraciones y el trabajo que tiene que realizar cada uno de los recursos y ver si hay algún valor calculado por Project que nos parezca extraño. Por otra parte, eligiendo la tabla Costo, podemos ver la misma información, pero desde el punto de vista del coste efectivo de las tareas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Acceda al cuadro de las estadísticas del proyecto a través del botón Información del proyecto de la vista Proyecto (pulse después en Estadísticas). En dicho cuadro de diálogo obtendrá la información de fechas concretas de inicio y fin del proyecto, su duración en días laborables, el trabajo que representa (calculado a partir de todos los recursos de trabajo que intervienen) y el coste programado. Si volvemos a recordar el objetivo y el ámbito del proyecto: Objetivo: Crear el manual de usuario de una aplicación de software desarrollada. Ámbito: El manual se imprimirá en blanco y negro, excepto las tapas que serán a color. Se presupone que el usuario tiene conocimientos de Windows y es importante destacar las diferencias de la nueva versión con las versiones anteriores. La duración del proyecto no debe exceder de dos meses y medio ni costar más de euros. Tenga en cuenta que el ajuste de la programación tiene que respetar el objetivo del proyecto, aunque tal vez represente modificar su ámbito. Comprobamos que en cuanto a la duración del proyecto no se cumple la restricción temporal, sobrepasándose un número significativo de días. Y en cuanto al coste del proyecto, la limitación de euros también se sobrepasa en más de euros. Está claro que hay que ajustar la programación para ver si podemos llegar a una programación viable. En esta lección verá cómo hacerlo. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 2. AJUSTAR EL TIEMPO U sted ya puede imaginarse lo que podemos hacer para reducir la duración del proyecto. Podemos: Reducir la estimación de la duración de algunas tareas o incluso eliminarlas, cambiar las dependencias para que puedan realizarse más tareas simultáneamente, disminuir la cantidad de trabajo a realizar en las tareas, asignar más recursos a las tareas para que finalicen antes, utilizar horas extra, etc. La técnica más efectiva es la de estudiar la ruta crítica del proyecto y aplicar alguna de estas decisiones a esas tareas. Al disminuir la ruta crítica, estaremos disminuyendo la duración del proyecto. Para comprobar la ruta crítica, lo mejor es trabajar con la vista Gantt detallado (no se trata de una vista predeterminada, por lo que tendrá que aplicarla a través de la opción Más vistas). Además, es conveniente aplicar el filtro Tareas críticas, de forma que solo se muestran dichas tareas y en color rojo. Por ejemplo, podríamos cambiar una dependencia Fin a Comienzo entre tareas a una del tipo Comienzo a Comienzo. De esta forma, ambas tareas se podrían realizar simultáneamente. Lógicamente esto solo es posible cuando tenga sentido hacerlo así. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Asignar recursos adicionales a las tareas también puede acortar la duración de estas. Cuando lo haga, aparecerá una etiqueta inteligente en la que se le solicite que indique cómo se debe interpretar el hecho de haber asignado nuevos recursos. Así, podrá: Reducir la duración de la tarea manteniendo el trabajo constante: en este caso, la tarea dura menos porque parte del trabajo necesario para realizarla lo hará el recurso que ha añadido. Aumentar el trabajo y mantener la duración constante: aquí ocurre lo contrario, indicando que se ha añadido el recurso porque hay más trabajo que realizar, pero deseamos que no varíe la duración de la tarea. Reducir la capacidad máxima de los recursos: indicando que se ha añadido el nuevo recurso porque los que ya estaban asignados no están disponibles en las unidades que se habían indicado. Para entender lo que ocurre cuando asignamos nuevos recursos a una tarea que ya tiene algunos recursos, es muy importante recordar los tipos de tareas y el concepto de programación condicionada por el esfuerzo. Si la tarea está condicionada por el esfuerzo, entonces, al añadir nuevos recursos, el trabajo permanece constante y se redistribuye entre todos los recursos, lo que puede hacer que, dependiendo del tipo de tarea, varíe su duración: Unidades fijas: la tarea tiene una duración menor porque se mantiene constante el trabajo a realizar, pero ahora hay más recursos que lo hacen a la vez. Trabajo fijo: ocurre lo mismo que en el caso anterior, ya que el trabajo no varía. Duración fija: la duración no cambia, pero sí la distribución del trabajo entre todos los recursos asignados. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 La programación condicionada por el esfuerzo solo se aplica cuando añadimos o eliminamos recursos, no cuando cambiamos los detalles de asignación de los recursos en una tarea. En este último caso, la tabla adjunta indica lo que ocurre. Tipo de tarea UNIDADES FIJAS TRABAJO FIJO DURACIÓN FIJA Al cambiar las unidades La duración se vuelve La duración se vuelve El trabajo se vuelve Al cambiar la duración El trabajo se vuelve Las unidades se vuelven El trabajo se vuelve DURACIÓN = TRABAJO / UNIDADES Al cambiar el trabajo La duración se vuelve La duración se vuelve Las unidades se vuelven Por ejemplo, si se trata de una tarea de unidades fijas y modificamos las unidades de asignación de un recurso (por ejemplo, podríamos asignar jornada completa a un recurso que estaba asignado a media jornada para esa tarea), entonces se vuelve a calcular la duración de la tarea, ya que la cantidad de trabajo no cambia, pero sí la disponibilidad de los recursos para realizarla. Sin embargo, si la tarea es de duración fija, la duración no puede cambiar por lo que el trabajo es lo que se vuelve a calcular para adaptarse a la nueva disponibilidad de los recursos. Debe tener en cuenta esta tabla cuando modifique los detalles de duración, unidades o trabajo en la asignación de recursos de una tarea. También podemos verificar la existencia de las restricciones aplicadas a alguna tarea. Por ejemplo, una restricción del tipo "No empezar antes del" puede provocar que el proyecto se retrase significativamente. Si comprueba que no es necesario mantener la restricción, elimínela en esta fase de ajuste de la programación. En general, las acciones que permiten reducir la duración del proyecto tienden a encarecerlo o a reducir su ámbito, como ocurre cuando se eliminan tareas inicialmente planificadas. 3. AJUSTAR EL COSTE U n documento fundamental que se elabora durante la planificación es el presupuesto. En el presupuesto se detallan los recursos monetarios disponibles para la realización del proyecto. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Al crear la programación, Project nos facilita los costes de las tareas y, en definitiva, del proyecto en su totalidad. Utilizaremos esta información para comprobar si cumplimos el presupuesto. Qué podemos hacer para reducir costes? Podemos: Eliminar tareas opcionales, reducir la duración de las tareas que utilicen recursos caros, reemplazar recursos por otros más baratos, eliminar recursos de las tareas, reducir las tasas de costos, evitar la utilización de horas extra, que suelen tener una tasa de costo más alta, etc. Como se imaginará, las acciones que se aplican para reducir el coste del proyecto tienden a hacer que aumente su duración o que disminuya el ámbito del mismo. Podemos comprobar cómo se están utilizando los recursos, es decir, en qué tareas están asignados y en qué unidades, a través de la vista Uso de recursos. Si le interesa también el coste de esas asignaciones, elija la tabla Costo. Las tareas que aparecen bajo el título Sin asignar se corresponden con los hitos establecidos en la programación. En este caso estas tareas no tienen ningún recurso asignado. A través de esta vista es más sencillo detectar alguna inconsistencia en el proyecto. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 Por ejemplo, podríamos comprobar que el coste del recurso PC diseño es elevado. Con los euros que representa alquilar un ordenador de este tipo podríamos plantearnos el comprarlo. En este caso, podríamos añadir un coste fijo al proyecto, representando la amortización de ese equipo (y su software), y modificar el coste de este recurso. También podríamos fijarnos en que se está utilizando el recurso genérico Imprenta externa. Podríamos sustituirlo por un recurso concreto, por ejemplo, por la imprenta que mejor oferta ha proporcionado en los últimos encargos. Para sustituir o reemplazar un recurso por otro, siga estos pasos: 1. Trabaje en la vista Diagrama de Gantt con la tabla Costo. 2. Seleccione la tarea en la que está asignado el recurso a reemplazar. 3. Pulse en el botón Asignar recursos de la ficha Recurso en la Cinta de opciones de Project. 4. Seleccione el recurso que desea sustuituir y pulse en el botón Reemplazar. 5. Seleccione el recurso que reemplazará al anterior y acepte. Una vez realizado el ajuste de la programación que hemos llevado a cabo en esta lección, deberá volver a comprobar la duración y coste del proyecto. Puede hacerlo a través del cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto, como ha visto anteriormente. A la vista de esa información, es usted (o las personas responsables de ello), el que debe decidir si el proyecto sigue adelante. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 4. EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO U n concepto que suele aparecer mucho en la literatura de administración de proyectos es el llamado "triángulo del proyecto". Usted ha podido intuirlo a lo largo de esta lección. Así, hemos visto que los tres factores que condicionan la ejecución de un proyecto son el tiempo, el coste y su ámbito. Normalmente al modificar alguno de ellos, los otros dos también se ven afectados. Aunque los tres elementos son importantes, siempre hay uno que tiene más influencia sobre el proyecto. En el centro de este hipotético triángulo podemos encontrar otro factor, que no es menos importante. Se trata de la calidad del proyecto. Los cambios realizados en cualquiera de los tres componentes del triángulo pueden afectar a la calidad del proyecto. Por ejemplo, si dispone de más tiempo en la programación, puede aumentar el ámbito agregando tareas y duración. Con este tiempo y ámbito adicionales, puede generar un alto nivel de calidad en el proyecto. Sin embargo, si necesita reducir los costos para alcanzar el presupuesto, quizá tenga que reducir el ámbito acortando las tareas. Con el ámbito reducido, el resultado puede ser de menor calidad. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO