Sobreasignación de recursos

Transcripción

1 1. INTRODUCCIÓN P roject establece la programación de las tareas teniendo en cuenta el calendario del proyecto y, en su caso, el de las tareas y de los recursos implicados. Sin embargo, Project no se preocupa de comprobar si se programa la utilización de un recurso en un nivel mayor del que representa su disponibilidad, permitiendo que se produzca el fenómeno de la sobreasignación. Un recurso está sobreasignado cuando tiene asignado más trabajo del que puede realizar en el tiempo de que dispone. Por ejemplo, esto puede ocurrir si asignamos dos tareas a tiempo completo a un recurso en una misma fecha. Por otra parte, también puede ocurrir el fenómeno contrario, es decir, cuando utilizamos recursos en un nivel inferior al que pueden trabajar. Esto se conoce como infraasignación de recursos. Project proporciona herramientas para detectar y solucionar ambos fenómenos, modificando la programación. En esta lección las conoceremos. 2. DETECTAR LA SOBREASIGNACIÓN D esde luego, lo primero que tenemos que hacer es localizar los conflictos en la programación de recursos, es decir, cuáles están siendo sobreasignados. Para ello utilizaremos algunas de las siguientes vistas de Project: Uso de recursos, Hoja de recursos, Gráfico de recursos o la nueva vista Organizador de equipo. En todas estas vistas, los recursos sobreasignados aparecen en rojo, mientras que los que están siendo utilizados al máximo de su capacidad o por debajo de ella aparecen sin resaltar. En la página siguiente puede ver la vista Gráfico de recursos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 La barra de color azul representa que el recurso está asignado en una cantidad que puede asumir, mientras que la barra de color rojo representa sobreasignación. Observe que el recurso está sobreasignado los días 10, 11 y 14 de noviembre. Por su parte, con la nueva vista Organizador de equipo podemos obtener la misma información, ya que los recursos sobreasignados aparecen también en rojo. Además, es fácil resolver estas situaciones simplemente arrastrando las barras de las tareas en la escala temporal. Sin embargo, es importante entender que, al hacerlo en el Organizador de equipo, estará creando restricciones en las tareas. Por eso esta herramienta suele funcionar mejor cuando tenemos tareas programadas manualmente. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Además de utilizar las vistas de Project más adecuadas para descubrir los recursos sobreasignados, puede utilizar filtros. Así, con el filtro Recursos sobreasignados Project mostrará únicamente esos recursos en la vista que esté utilizando. 3. MODIFICAR LAS ASIGNACIONES P odemos realizar una serie de acciones de sentido común para evitar las sobreasignaciones. Por ejemplo, podríamos sustituir en alguna asignación el recurso sobreasignado por otro que esté libre. Lógicamente esto solo puede hacerse cuando existe un recurso capacitado para realizar la tarea en la que cambiaremos la asignación. En la figura anterior se comprueba que el recurso Carlos López tiene asignadas las tareas Obtener texto de desarrollo y Obtener glosario durante los días en conflicto. Una solución sería programar el trabajo a media jornada de este recurso para las dos tareas, pero eso implicaría que aumentase la duración de ambas. En lugar de ello podemos sustituir este recurso por otro libre en esas fechas para la tarea Obtener glosario. Por lo tanto, lo primero es comprobar la disponibilidad para esos días de otro recurso equivalente. Esto puede hacerlo en la misma vista Gráfico de recursos. Después reemplazará un recurso por otro en dicha tarea. Recuerde que esto lo puede hacer en el mismo cuadro de diálogo Asignar recursos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Otras opciones que tenemos para resolver sobreasignaciones son: Añadir recursos a una asignación para que el trabajo se reparta entre todos y corregir la sobreasignación de alguno de ellos. Controlar el momento en que los recursos empiezan a trabajar en una tarea, retrasando ese momento para que no coincida con la realización de otra tarea. Programar horas extra (esto lo veremos más adelante en la lección). El problema que presentan todas estas acciones es el riesgo de que cambie la duración de la tarea, su coste o incluso la calidad de realización, efectos nada deseables. No se puede redistribuir recursos materiales ni recursos de costo, solo recursos de trabajo (incluso genéricos). 4. REDISTRIBUCIÓN MANUAL P roject permite redistribuir los recursos como método para eliminar las sobreasignaciones. Durante la redistribución no cambian las personas encargadas de las tareas, ni las unidades de asignación con que lo hacen, por lo que no afecta al coste ni a la calidad del proyecto. La técnica de redistribución consiste únicamente en retrasar y/o dividir las tareas para evitar conflictos en la programación: Se retrasan aquellas tareas que tienen holgura para que empiecen más tarde y eviten la sobreasignación de algún recurso. Se dividen las tareas para paralizar su ejecución durante un determinado período de tiempo y reanudarlas posteriormente, evitando la sobreasignación de recursos. Podemos ser nosotros mismos los que realicemos la redistribución de recursos, aunque esto solo tendrá sentido cuando el proyecto no tiene muchas tareas y hay pocos conflictos que resolver. Para ello, trabajaremos en la vista Asignación de recursos (disponible a través de la opción Más vistas). Esta vista es muy útil, ya que en la parte inferior aparecen gráficamente las tareas asignadas al recurso seleccionado en la tabla de la parte superior. De esta forma, es fácil ver cuándo se superponen las tareas de los recursos sobreasignados. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 Además, podemos aplicar el filtro Recursos sobreasignados, disponible en la ficha Vista. Vamos a resolver la sobreasignación del recurso Silvia Flores. Vemos que está asignada a cuatro tareas distintas. Tenemos un trabajo total del recurso de 8,33 horas para el jueves 22 de diciembre. Este trabajo proviene de la asignación de las tareas Corregir borrador, Imprimir ejemplar y Crear medio de distribución. Por otra parte, vemos en la parte inferior que la tarea Imprimir ejemplar tiene bastante holgura o margen de demora. Esto viene representado por la línea situada tras la barra de la tarea. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Esta línea indica todo el tiempo que podemos retrasar la tarea sin que afecte a la duración del proyecto. La solución parece sencilla: retrasaremos un poco la tarea Imprimir ejemplar para que no coincida con las otras dos y evitar así la sobreasignación. Para ello, se utiliza el campo Retraso por redistribución en la tabla de la parte inferior izquierda. De esta forma evitaríamos la sobreasignación del recurso Silvia Flores. Finalmente, veamos los pasos que debería seguir para dividir una tarea. Por ejemplo, podríamos dividir la tarea Corregir borrador, de forma que se interrumpiera durante el día que ocurre la sobreasignación. Para ello, seleccionaría la tarea, pulsaría en el botón Dividir tarea, disponible en la ficha Tarea, y arrastraría la barra de la tarea desde donde quiere que se interrumpa hasta el momento en que se reanudará. Tenga en cuenta que esto puede producir que se retrasen tareas dependientes, como sería nuestro caso, por lo que no resolveríamos la sobreasignación. 5. REDISTRIBUCIÓN AUTOMÁTICA C uando el proyecto consta de muchas tareas y asignaciones, se hace muy difícil realizar la redistribución manual para resolver los problemas de sobreasignación. Puede utilizar la función de redistribución automática para que sea Project el que decida cómo realizar este proceso. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 Para ello, es importante conocer en qué se basará Project para retrasar o dividir las tareas que entren en conflicto: Identificador de las tareas, Margen de demora (holgura) disponible, Prioridad de las tareas, Dependencias entre tareas, Delimitaciones de las tareas, Fechas de programación. Podemos utilizar la prioridad de una tarea para evitar que se modifique su programación durante la redistribución automática. Al aumentar la prioridad, estaremos indicando a Project que retrase la programación de las tareas con menor prioridad antes de hacerlo con las de mayor prioridad. La prioridad de una tarea puede tomar valores entre 1 y 1000, siendo el valor 1000 el que representa la mayor prioridad posible. Si establecemos el valor 1000, entonces la tarea no será candidata para sufrir retraso o ser dividida durante la redistribución. En la ficha Recurso tenemos dos botones que realizan la redistribución automática: Con el botón Redistribuir recurso la acción afecta únicamente a los recursos que tiene seleccionados. Con el botón Redistribuir todo, se realiza la redistribución del proyecto completo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Además, si desea tener más control en el proceso, utilice el botón Opciones de redistribución. Por ejemplo, utilice este último botón para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben redistribuir los recursos o para iniciar este proceso. Si activa la casilla Automática, Project redistribuirá automáticamente (en cuanto detecte una sobreasignación). Si selecciona Manual, tendrá que ser usted quien inicie el proceso pulsando los botones Redistribuir recurso o Redistribuir todo. En la lista Buscar sobreasignaciones con el criterio, indicaremos el tiempo que aplicaremos para reconocer una sobreasignación. Por defecto el valor de esta opción es Por días, lo que representa que solo se entenderá por sobreasignación cuando haya más de una tarea que coincidan en un día y tengan el mismo recurso asignado en un nivel global superior a su disponibilidad. También podemos indicar redistribuir todo el proyecto o solo durante unas determinadas fechas. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 La casilla Borrar valores de redistribución antes de redistribuir establece si debe borrarse cualquier retraso registrado con anterioridad como resultado de la redistribución, antes de realizar la siguiente operación de redistribución. En la sección inferior se indica cuál es el comportamiento que seguirá Project al realizar la distribución. En la lista Orden de redistribución podemos establecer los siguientes valores: Estándar: Project toma en cuenta dependencias, margen de demora (primero se retrasan las tareas que tengan más margen de demora total), fechas (primero se retrasan las tareas con fecha de comienzo posterior), prioridades y delimitaciones. Sólo identificador: Project retrasa las tareas según sea necesario, con los números de identificación más altos, antes de tener en cuenta otros criterios. Prioridad, estándar: Project comprueba las prioridades de las tareas en primer lugar y solo después examina los criterios Estándar. Tras permitir que sea Project el que calcule la mejor forma de redistribuir los recursos, deberá estudiar detenida mente el Diagrama de redis tribución y comprobar cómo lo ha hecho. Activando la casilla Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible evitará retrasar la fecha de finalización del proyecto, ya que las tareas críticas no se tendrán en cuenta durante la redistribución. Esto puede provocar que la redistribución no sea muy efectiva. Una vez establecidas estas opciones, pulse en el botón para realizar la redistribución. Project representa la programación anterior a la redistribución con barras grises, de forma que pueda ver el efecto de este proceso. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Si tiene seleccionado algún recurso antes de utilizar esta opción, podrá borrar la redistribución únicamente del recurso o recursos seleccionados, manteniendo el resto de la redistribución. Podemos volver al estado anterior a la redistribución. Para ello, puede pulsar en el botón Borrar redistribución o acceder de nuevo al cuadro de diálogo de las opciones y pulsar en ese mismo botón. 6. UTILIZACIÓN DE HORAS EXTRA F inalizamos la lección con una de las estrategias más habituales que se utiliza para resolver la sobreasignación: realizar horas extra, es decir, fuera de la jornada laboral. Es muy importante entender que al reflejar horas extra en una determinada asignación, no está indicando que se añadan horas de trabajo adicional para realizar la tarea, simplemente se indica qué parte de las horas programadas corresponden a horas extra y, por lo tanto, deben contabilizarse con la tasa de costo correspondiente. La idea que se persigue al introducir horas extra es la de acortar la duración de la tarea, ya que parte de su trabajo se realiza fuera del horario normal, y con ello resolver alguna sobreasignación. En la figura anterior tenemos un proyecto muy sencillo. Consta únicamente de dos tareas que se superponen a partir de un determinado día y que tienen asignadas el mismo recurso a jornada completa. En la vista Uso de recursos podemos elegir la tabla de datos Sobreasignación (esto lo puede hacer desde la ficha Formato de la Cinta de opciones). Observe la figura siguiente. Fíjese que para el martes 17 de enero hay 8 horas de sobreasignación del recurso. Vamos a utilizar horas extra para evitarlo. Para añadir horas extra: 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

11 1. Divida la ventana de Project de forma que en la parte superior se muestre la vista Uso de recursos y en la parte inferior el Formulario de recursos. Para ello, active la casilla Detalles. 2. Aplique la tabla Trabajo en la vista inferior, la de Formulario de recursos. Esto puede hacerlo rápidamente a través del menú contextual de dicha vista. 3. Establezca las horas extra para la tarea a través del campo Trab h extra. En la figura siguiente puede verlo para la Tarea A. Fíjese que se ha resuelto la sobreasignación. El trabajo sigue siendo el mismo: 10,67 h + 10,67 h + 10,67 h = 32 horas, pero parte del mismo se realiza en horas extra, por lo que se ha conseguido acortar la duración de la tarea en un día. Esto evita que las tareas coincidan en el tiempo y, en definitiva, la sobreasignación del recurso. Lógicamente, se consigue a costa de contabilizar 8 horas con la tasa de las horas extra. Normalmente conseguirá reducir la duración de la tarea al incorporar horas extra. Recuerde: La incorporación de horas extra no implica que aumente el número de horas de trabajo, solo indica qué parte del trabajo total de la tarea se realiza fuera del horario laboral y, por lo tanto, debe contabilizarse con la tasa de horas extra. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

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