Trabajando con diapositivas

Transcripción

1 1. CREAR DIAPOSITIVAS E l objeto fundamental en una presentación PowerPoint es la diapositiva. En cada una de las diapositivas insertaremos el texto y el resto de elementos que formarán el mensaje que queremos transmitir a la audiencia de la presentación. Por lo tanto, las presentaciones estarán divididas en varias diapositivas. Al mostrar la presentación, mostraremos, una tras otra, las diapositivas de la misma. Todas las presentaciones nuevas que crees con PowerPoint comenzarán con una diapositiva al menos, y luego podrás añadir más, eliminarlas, etc., conforme vayas diseñando la presentación. Vamos a ver cómo trabajar con diapositivas: crearlas, eliminarlas y moverlas, aplicarles un diseño que facilite la inserción de los distintos elementos que habrá en la diapositiva, etc. Un diseño de diapositiva no es más que un conjunto de marcadores, donde puedes introducir los elementos que configuran la diapositiva, por ejemplo, texto, imágenes, gráficos, etc. Es decir, que el diseño hace referencia a la forma en la que están colocados y organizados los distintos elementos de la diapositiva. Un marcador es un cuadro con bordes punteados que forma parte de todos los diseños de diapositivas y que sirve para añadir texto, imágenes, gráficos, tablas, etc., en las diapositivas. Por ejemplo, al crear una nueva presentación, el diseño de la diapositiva dispone de un marcador para introducir el título de la diapositiva y otro marcador para introducir el subtítulo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Al pulsa el botón del grupo de comandos Diapositivas de la ficha Inicio, puedes ver los distintos diseños que puedes aplicar a la diapositiva que tienes actualmente seleccionada. El diseño seleccionado por defecto para la diapositiva inicial de una presentación se llama diseño de Diapositiva de título. Las diapositivas que siguen el diseño Diapositiva de título suelen ser las portadas de la presentación o las que se insertan para dividir secciones de la misma. Para aplicar el diseño que quieras a la diapositiva, simplemente selecciona el que mejor se adapte a los elementos que quieras incluir en la misma. También puedes crear una diapositiva en blanco e ir añadiendo elementos libremente. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Ten en cuenta que el hecho de elegir un determinado diseño facilita la inclusión de los elementos que aparecen en el mismo, pero no impide que puedas añadir elementos no incluidos en el mismo, utilizando las herramientas que posee PowerPoint. Hay diseños que permiten incluir determinados objetos (imágenes, gráficos, etc.) y texto. En cada diseño, aparecerán en la diapositiva los marcadores correspondientes, para que puedas introducir los distintos elementos del diseño. Para introducir texto en la diapositiva, haz clic en la zona o marcador de texto; entonces aparecerá un cursor que te permitirá escribir el título o el contenido de la diapositiva. Si quieres introducir objetos gráficos, como imágenes, organigramas o gráficos, tendrás que pulsar sobre el icono del objeto que quieras añadir. En cualquier momento puedes introducir nuevas diapositivas en la presentación. Para ello, pulsa la parte superior del botón Nueva diapositiva seleccionado. y se creará una diapositiva con el último diseño Si pulsas en la parte inferior del botón, se despliega el menú del botón para que elijas el diseño que quieres aplicarle al crearla. La nueva diapositiva se añadirá después de la diapositiva que se encuentre activa. Al incluir una imagen en una diapositiva, PowerPoint muestra la ficha contextual Formato, con herramientas y comandos para aplicar sobre la imagen. Más adelante ya veremos cómo trabajar con las imágenes. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 2. ORGANIZAR LAS DIAPOSITIVAS A medida que vayas creando una presentación, es posible que quieras cambiar el diseño de una diapositiva. PowerPoint te permite hacerlo, sin perder el texto u objetos gráficos que hayas incluido en la misma. También podrás eliminar diapositivas o cambiar el orden en el que aparecen dentro de la presentación. Para cambiar el diseño de una diapositiva existente, pulsa el botón en la ficha Inicio y, tras desplegarse el menú con los distintos diseños, elige el que quieras aplicar a la diapositiva que tengas seleccionada. El botón Rehacer hace lo contrario que Deshacer : vuelve a hacer lo que habías deshecho. Si no aparece el botón Rehacer, puede mostrarse en su lugar el botón Repetir ; si lo pulsas, se vuelve a ejecutar la última acción que has realizado en la presentación. Por ejemplo, si creas una diapositiva con el diseño de la izquierda y, posteriormente, cambias el diseño, se mantendrá el texto que hayas escrito y la imagen, incluyéndose los marcadores del nuevo diseño elegido. Si quieres borrar una diapositiva de la presentación, selecciónala en la ficha Diapositivas o Esquema y pulsa la tecla o utiliza la opción equivalente del menú contextual de la diapositiva. Si te has equivocado en alguna cosa, puedes volver a como estabas antes con el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. Si pulsas en la flecha del botón Deshacer tendrás acceso a una lista con las acciones realizadas. Al elegir una determinada acción, se desharán esa acción y todas las acciones que estén encima de ella. Ten en cuenta que hay acciones que no se pueden deshacer, como la eliminación de un determinado fichero, la impresión de una presentación, etc. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 Puedes indicar el número de acciones que PowerPoint recuerda para poder deshacerlas al pulsar el botón Deshacer desde el cuadro de Opciones de PowerPoint, al que puedes acceder desde la vista Backstage. En la sección Avanzadas de este cuadro de diálogo, ajusta el parámetro Número máximo de acciones de deshacer para establecerlo al número de acciones que necesites. En la ficha Diapositivas de la vista Normal, la diapositiva seleccionada aparece rodeada de una especie de marco o cuadro, mientras que, en la ficha Esquema, se indica con su icono resaltado. En esta ficha Esquema, para seleccionar una diapositiva tienes que pulsar en el icono de la misma, que aparece a su izquierda. En cualquiera de estos casos también puedes seleccionar varias diapositivas pulsando en las que quieras seleccionar mientras mantienes pulsada la tecla. Para seleccionar varias diapositivas seguidas o consecutivas, selecciona la primera de ellas, y a continuación, haz clic en la última diapositiva de la serie, manteniendo pulsada la tecla. Para cambiar el orden de las diapositivas desde la ficha Esquema de la vista Normal, arrastra el icono de la diapositiva hasta su nueva posición. En la ficha Diapositivas también puedes cambiar este orden, moviendo las miniaturas de las diapositivas. Para regresar al modo de vista Normal, además de pulsar el botón correspondiente en la barra de estado o en la ficha Vista, también puedes hacer doble clic en cualquiera de las diapositivas. También puedes cambiar el orden de las diapositivas desde la vista Clasificador de diapositivas: selecciona la diapositiva o diapositivas a cambiar y arrástralas hasta su nueva posición. En esta vista, la diapositiva seleccionada aparece resaltada, rodeada de una especie de marco, de manera similar a la ficha Diapositivas. En esta vista también puedes eliminar diapositivas y seleccionar varias diapositivas, haciendo clic en ellas mientras mantienes pulsada la tecla o seleccionar varias diapositivas contiguas con la tecla. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Otra posibilidad relacionada con la organización de diapositivas es la creación de secciones: se trata de una especie de grupos o carpetas de diapositivas, que pueden servir para organizar o agrupar las diapositivas. De esta forma, al organizar las diapositivas en distintas secciones, te puede resultar más sencillo el localizarlas o saber dónde te encuentras. Esto puede ser de utilidad en presentaciones grandes, con un gran número de diapositivas. Puedes crear secciones desde la vista Clasificador de diapositivas y desde la ficha Diapositivas de la vista Normal, aunque lo normal es trabajar con las secciones desde el Clasificador de diapositivas. Para crear una sección, haz clic con el botón derecho del ratón entre las diapositivas donde quieras insertar dicha sección y, en el menú contextual que aparece, selecciona la opción Agregar sección. También puedes expandir o contraer una sección haciendo doble clic en ella. Desde el menú contextual de una sección puedes cambiar su nombre, contraerla o expandirla (para mostrar o no las diapositivas que contiene) o eliminarla. Estos comandos también están disponibles desde el botón, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. El menú contextual de una sección también permite subirla o bajarla, con lo que se moverán todas las diapositivas que se encuentren en dicha sección. El uso de secciones te ofrece una manera más eficiente y ordenada de organizar las distintas diapositivas de una presentación. Si necesitas agrupar las diapositivas en categorías lógicas, utiliza esta característica. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 También puedes copiar, cortar y pegar diapositivas desde las fichas Esquema o Diapositivas o desde la vista Clasificador de diapositivas, seleccionando la diapositiva o diapositivas y pulsando los botones Cortar, Copiar y Pegar. Una forma de trasladar elementos o toda una diapositiva de una presentación a otra o hacer una copia de ellos es utilizando las funciones de Cortar, Copiar y Pegar : Cortar: mueve el elemento seleccionado al portapapeles. Copiar: hace una copia del elemento seleccionado en el portapapeles. Pegar: copia el contenido del portapapeles en la presentación. Para crear una copia de una diapositiva, selecciónala y pulsa el botón Copiar para pasar una copia al portapapeles. Después, para crear un duplicado de la diapositiva, pulsa el botón Pegar. 3. EL PATRŁN DE DIAPOSITIVAS L a apariencia o el aspecto de las diapositivas de una presentación se establece en una diapositiva especial llamada Patrón de diapositivas. Un patrón de diapositivas es un conjunto de diseños que podemos aplicar a las diapositivas de la presentación. Para realizar cambios en el patrón de diapositivas, muestra la ficha Vista en la Cinta de opciones y pulsa el botón. Entonces se muestra el modo de vista Patrón con la ficha Patrón de diapositivas en la Cinta de opciones, que contiene las herramientas necesarias para trabajar con este tipo de patrones. En el panel de la izquierda se muestra primero el patrón de diapositivas y debajo de él tiene asociados varios diseños de diapositiva unidos por una línea discontinua. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Cuando estamos en el modo Patrón de diapositivas, en la parte izquierda de la barra de estado se indicará si estamos modificando el Patrón de diapositivas, el Patrón de documentos o el Patrón de notas. Puedes eliminar del patrón los diseños que no te sirven y crear otros para la presentación. Para eliminar los diseños que no quieras, primero selecciónalos; recuerda que puedes seleccionar varios diseños pulsando en ellos mientras mantienes pulsada o seleccionar varios diseños seguidos utilizando la tecla. A continuación, elimina los diseños seleccionados pulsando la tecla o el botón de la Cinta de opciones. Para crear un nuevo diseño para el patrón de diapositivas, pulsa el botón. Otra forma de crear un nuevo diseño a partir de otro es crear un duplicado. Para crear un duplicado de uno de los diseños, haz clic con el botón derecho sobre el diseño a duplicar y, en el menú contextual que aparece, selecciona la opción Duplicar el diseño. Si colocas el puntero del ratón en los distintos diseños del panel, se muestra una etiqueta con su nombre. Puedes asignar el nombre que quieras a cualquiera de los diseños; para ello, selecciónalo haciendo clic en él y pulsa el botón. Puedes seleccionar en el panel izquierdo cualquier diseño haciendo clic en él y hacerle los cambios que quieras. Para establecer el formato de un diseño, selecciónalo y utiliza marcadores para poder incluir texto, imágenes, gráficos, etc. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 Para incluir un marcador en un diseño, pulsa en la parte inferior del botón. Entonces se desplegará el botón y se mostrarán todos los tipos de marcadores que puedes incluir en el diseño. Cada uno de ellos, puede contener un elemento distinto: texto, imagen, gráfico, etc. En este menú, selecciona el tipo de marcador que necesites y pulsa y arrastra en la diapositiva del diseño que se muestra en la parte central para establecer el tamaño y posición del marcador. De esta forma podemos incluir marcadores para el texto, para las imágenes, etc. Si quieres que el diseño tenga un marcador de título, activa la opción Título en la ficha Patrón de diapositivas. Una vez has incluido en el diseño un marcador, puedes seleccionarlo pulsando dentro de él para modificar su contenido. Arrastrando los puntos de ajuste o controladores de tamaño del marcador, que se muestran en sus lados y esquinas cuando está seleccionado, podrás cambiar sus dimensiones. Si pulsas en la línea que delimita el borde de un marcador, se seleccionará dicho marcador y podrás arrastrarlo para cambiar su posición dentro de la diapositiva de diseño o cambiar su tamaño con sus puntos de ajuste o controladores de tamaño. Puedes establecer el formato de los textos, como el tipo de letra, el tamaño, si los textos estarán en negrita, cursiva o subrayado, el color de los textos y del fondo, etc. Ya veremos más adelante cómo dar formato al texto. De esta forma iremos modificando el aspecto de los diseños que tenga el patrón de diapositivas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 El patrón de diapositivas es el lugar adecuado para incluir el logotipo de la empresa, la fecha o cualquier otro tipo de información secundaria que debe mostrarse en todas o en muchas diapositivas de la presentación. Para ello podemos utilizar los Pies de página. Para que se muestren los pies de página, es necesario que esté activada la opción Pies de página en la ficha Patrón de diapositivas. Para establecer las características del pie de página, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

11 En el cuadro de diálogo que aparecerá puedes incluir el texto y otros elementos que aparecerán en el pie de página de las diapositivas a las que apliques este diseño. Puedes poner tres campos en el pie de página de cualquier diseño del patrón de diapositivas: Fecha y hora: permite la inclusión de estos detalles en las diapositivas. Puedes hacer que aparezca la fecha o la hora actualizadas automáticamente o agregar una fecha u hora fijas. Número de diapositiva: actívala si quieres numerar las diapositivas. Pie de página: permite añadir un texto que aparecerá en las diapositivas. Este es el campo ideal para incluir el nombre de la empresa en cada diapositiva, por ejemplo. En la Vista previa que aparece en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo puedes ver qué campos aparecerán en las diapositivas, señalados con un rectángulo relleno. Puedes activar o desactivar cada uno de los tres campos que pueden mostrarse en el pie de página para mostrarlos u ocultarlos: Fecha y hora, Pie de página y Número de diapositiva. Si activas la casilla No mostrar en diapositiva de título, lo que hayas indicado en los campos del pie de página no aparecerá en las diapositivas con el diseño de Diapositiva de título, pero sí en el resto de las diapositivas a la que se aplique ese diseño. El cuadro de diálogo puede ser aceptado de dos formas distintas: Aplicar a todas: los cambios realizados tendrán efecto sobre todos los diseños del patrón. Aplicar: las modificaciones solo afectarán al diseño actual. Puedes hacer que unos diseños tengan pie de página y otros no. Incluso entre los diseños que tengan pie de página, puedes indicar que cada uno muestre unos elementos determinados (fecha y hora, pie de página o número de diapositiva). Como ya sabes, el diseño Diapositiva de título se suele aplicar a la primera diapositiva de la presentación que actúa como portada de la misma. Por eso, puedes desactivar el pie de página en este diseño para que no se muestre al aplicar este diseño a la primera diapositiva de la presentación. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 Cuando hayas terminado de establecer el formato de los distintos diseños del patrón, pulsando el botón saldremos de este modo de vista al que estabas antes de trabajar en el patrón. Una vez en el entorno del modo de vista Normal, puedes pulsar en el botón de la ficha Inicio. Entonces se muestra el patrón de diapositivas con todos sus diseños, para aplicar el que quieras a la diapositiva de la presentación que tengas seleccionada. También se mostrarán los mismos diseños si pulsas en la parte inferior del botón, para asignarle un diseño al crear una Si haces cambios en los marcadores de una diapositiva que provienen del diseño que se le ha aplicado, puedes volver a mostrarlos como estaban inicialmente pulsando el botón. nueva diapositiva Puedes hacer que una determinada diapositiva difiera del diseño que se le haya asignado. Para ello, muestra en pantalla la diapositiva que quieres modificar y realiza los cambios oportunos. Estos cambios no afectarán al resto de diapositivas ni al diseño del patrón de diapositivas en el que se basa. Recuerda: para aplicar un determinado efecto a todas o a una serie de diapositivas de la presentación, utiliza los diseños del patrón de diapositivas. Si quieres que el efecto solo se produzca en una determinada diapositiva, aplica un determinado diseño del patrón solo en esa diapositiva. El patrón de diapositivas te será muy útil para insertar un objeto (por ejemplo, un texto o un logotipo), de forma que aparezca en una o en varias diapositivas de la presentación, sin necesidad de tener que insertarlo en cada una de ellas. 4. PATRONES MÐLTIPLES P owerpoint puede crear varios patrones de diapositivas en una misma presentación. De esta manera, podrás combinar varias presentaciones con distintas apariencias en un único archivo de PowerPoint o crear distintas secciones separadas en una presentación, cada una con un patrón distinto. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

13 Para crear un nuevo patrón de diapositivas, estando en el modo de vista Patrón, pulsa en el botón de la ficha Patrón de diapositivas. Al crear un nuevo patrón, tendrás dos patrones de diapositivas, señalados con los números 1 y 2 en el panel izquierdo, con una serie de diseños asociados a cada uno. Por defecto, al crear un nuevo patrón, se le asignan todos los diseños que tiene el patrón de una nueva presentación. El siguiente paso sería establecer el formato de los distintos diseños de este nuevo patrón de diapositivas. Al situar el puntero del ratón en una de las miniaturas de un patrón de diapositivas, se muestra una etiqueta con el nombre del patrón y si alguno de sus diseños está siendo utilizado por alguna diapositiva de la presentación. De la misma forma que puedes cambiar el nombre de un diseño, también puedes hacerlo para el patrón. Para cambiar el nombre de un patrón de diapositivas, selecciona su miniatura en el panel izquierdo y pulsa el botón. Puede ocurrir que PowerPoint elimine automáticamente un patrón de diapositivas. Esto puede suceder al eliminar diapositivas o si les aplicas diseños de otro patrón, de forma que se dé el caso de que ninguna diapositiva de la presentación tenga asignado ninguno de los diseños de dicho patrón. Para evitar esta eliminación del patrón, asegúrate de que esté activado el botón. Los patrones que se conservan se indican con un icono a su izquierda. Si no quieres conservar el patrón cuando ninguna diapositiva deje de utilizar sus diseños, pulsa el botón para desactivarlo y confirma que se elimine el patrón. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

14 También puedes eliminar un diseño del patrón o el patrón de diapositivas seleccionándolo y pulsando el botón o pulsando la tecla. El botón te puede ser útil si eliminas alguno de los marcadores del patrón. Si eliminas un marcador del patrón, podrás seleccionarlo en el cuadro que aparece al pulsar este botón para que vuelva a aparecer. Puedes copiar diseños o patrones de diapositivas de una presentación a otra mediante los comandos Copiar y Pegar, disponibles desde la ficha Inicio de la Cinta de opciones o desde el menú contextual del diseño o patrón. Para copiar diseños o patrones abre las dos presentaciones y muestra la vista Patrón de diapositivas en las dos presentaciones. Selecciona y copia el diseño o patrón al portapapeles, utilizando el botón Copiar o su menú contextual. A continuación, muestra la otra presentación y selecciona la opción de Pegar para incluir en la presentación el diseño o el patrón que está en el portapapeles, desde el botón adecuado de la ficha Inicio o desde el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón en el panel izquierdo donde están los patrones de la presentación. 14 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO