El objeto fundamental en una presentación PowerPoint es la

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1 1. CREAR DIAPOSITIVAS El objeto fundamental en una presentación PowerPoint es la diapositiva. En cada una de las diapositivas insertaremos el texto y el resto de elementos que formarán el mensaje que queremos transmitir a la audiencia de la presentación. Por lo tanto, las presentaciones estarán divididas en varias diapositivas. Al mostrar la presentación, mostraremos, una tras otra, las diapositivas de la misma. Todas las presentaciones nuevas que crees con PowerPoint comenzarán con una diapositiva al menos, y luego podrás añadir más, eliminarlas, etc., conforme vayas diseñando la presentación. Vamos a ver cómo trabajar con diapositivas: crearlas, eliminarlas y moverlas, aplicarles un diseño que facilite la inserción de los distintos elementos que habrá en la diapositiva, etc. Un diseño de diapositiva no es más que un conjunto de marcadores, donde puedes introducir los elementos que configuran la diapositiva, por ejemplo, texto, imágenes, gráficos, etc. Es decir, que el diseño hace referencia a la forma en la que están colocados y organizados los distintos elementos de la diapositiva. Un marcador es un cuadro con bordes punteados o sombreados que sirven para añadir texto, imágenes, gráficos, tablas, etc., en las diapositivas. Por defecto, al crear una nueva presentación, el diseño de la diapositiva dispone de un marcador para introducir el título de la diapositiva y otro marcador para introducir el subtítulo. 1

2 Al pulsar el botón Diseño en la ficha Inicio, puedes ver los distintos diseños que puedes aplicar a la diapositiva que tienes actualmente seleccionada. El diseño seleccionado actualmente es el que tiene asignado la diapositiva, en este caso es el diseño Diapositiva de título. Las diapositivas que siguen el diseño Diapositiva de título suelen ser las portadas de la presentación o las que se insertan para dividir secciones de la misma. Para aplicar el diseño que quieras a la diapositiva, simplemente selecciona el que mejor se adapte a los elementos que quieras incluir en la misma. También puedes crear una diapositiva en blanco e ir añadiendo elementos libremente. Hay diseños que permiten incluir determinados objetos (imágenes, gráficos, etc.) y texto. Sin embargo, el hecho de elegir un determinado diseño facilita la inclusión de los elementos que aparecen en él, pero no impide que puedas añadir otros elementos utilizando las herramientas que posee PowerPoint. 2

3 Por ejemplo, en la imagen anterior te muestro algunos posibles diseños para las diapositivas. Al elegir un diseño, aparecerán en la diapositiva los marcadores, para que puedas introducir los distintos elementos del diseño. Para introducir texto en la diapositiva, haz clic en la zona o marcador de texto; entonces aparecerá un cursor que te permitirá escribir el título o el contenido de la diapositiva. Si quieres introducir objetos como imágenes, gráficos, organigramas, etc., tendrás que pulsar sobre el icono del objeto que quieras añadir. En cualquier momento puedes introducir nuevas diapositivas en la presentación. Para ello, pulsa la parte superior del botón Nueva diapositiva y se crea una diapositiva con el último diseño seleccionado. Si pulsas la parte inferior del botón Nueva diapositiva, se despliega para que elijas el diseño que quieres aplicarle al crearla. La nueva diapositiva se añadirá después de la diapositiva que se encuentre activa. Al incluir una imagen en la diapositiva actual, PowerPoint muestra la ficha Formato dentro de las Herramientas de imagen. Más adelante ya veremos cómo trabajar con las imágenes. 3

4 2. ORGANIZAR LAS DIAPOSITIVAS medida que vayas creando una presentación, es posible que A quieras cambiar el diseño de una diapositiva. PowerPoint te permite hacerlo, sin perder el texto u objetos gráficos que hayas incluido en la misma. También podrás eliminar diapositivas o cambiar el orden en el que aparecen dentro de la presentación. Para cambiar el diseño de una diapositiva existente, pulsa el botón Diseño en la ficha Inicio, y, tras desplegarse, puedes ver los distintos diseños y elegir el que quieras aplicar a la diapositiva que tengas seleccionada. El botón Rehacer hace lo contrario que Deshacer : vuelve a hacer lo que habías deshecho. Si no aparece el botón Rehacer, se muestra en su lugar el botón Repetir. Si lo pulsas, se ejecuta la ultima acción que has realizado en la presentación. Por ejemplo, si creas una diapositiva con el diseño de la izquierda y, posteriormente, cambias el diseño, se mantendrá el texto que hayas escrito y la imagen, incluyéndose los marcadores del nuevo diseño elegido. Para eliminar diapositivas de la presentación, la seleccionas en la ficha Diapositivas o Esquema y pulsas Eliminar diapositiva o la tecla. En la vista Clasificador de diapositivas también puedes eliminar diapositivas de la misma manera. Si te has equivocado en alguna cosa, puedes volver a como estabas antes con el botón Deshacer. Si pulsas la flecha del botón Deshacer, tienes acceso a una lista con las acciones realizadas. Al elegir una determinada acción, se desharán esa acción y todas las acciones que estén encima de ella. Ten en cuenta que hay acciones que no se pueden deshacer, cómo la eliminación de un determinado fichero, la impresión de una presentación, etc. 4

5 El número de acciones que PowerPoint recuerda para poder deshacerlas al pulsar el botón Deshacer, puedes indicarlo pulsando el Botón de Office, mostrando las Opciones de PowerPoint y seleccionando la opción Avanzadas. Ajusta el parámetro Número máximo de acciones de deshacer para que guarde el número de acciones que necesites. En la ficha Diapositivas de la vista Normal, la diapositiva seleccionada aparece rodeada de un marco o cuadro, mientras que, en la ficha Esquema, se indica con su icono resaltado. En esta ficha, para seleccionar una diapositiva tienes que pulsar en el icono de la misma, que aparece a su izquierda. En cualquiera de estos casos también puedes seleccionar varias diapositivas pulsando en las que quieras seleccionar mientras mantienes pulsada la tecla. Para regresar al modo de vista Normal, además de pulsar el botón correspondiente en la barra de estado o en la ficha Vista, también puedes hacer doble clic en cualquiera de las diapositivas. También puedes seleccionar varias diapositivas consecutivas, seleccionando la primera de ellas y, a continuación, haciendo clic en la última diapositiva de la serie, manteniendo pulsada la tecla. Si quieres cambiar el orden de las diapositivas, ponte en la ficha Esquema, Diapositivas o en la vista Clasificador de diapositivas, selecciona la diapositiva o diapositivas a cambiar y arrástralas hasta su nueva posición. También puedes copiar, cortar y pegar diapositivas desde las fichas Esquema o Diapositivas o desde la vista Clasificador de diapositivas, seleccionando la diapositiva o diapositivas y pulsando los botones Cortar, Copiar y Pegar. 5

6 De esta forma, incluso podrías copiar o cortar diapositivas de una presentación a otra. Simplemente corta o copia las diapositivas, ponte en la segunda presentación y pégalas allí. Una forma de trasladar elementos o toda una diapositiva de una presentación a otra o hacer una copia de ellos es utilizando las funciones de Cortar, Copiar y Pegar : Cortar: mueve el elemento seleccionado al portapapeles. Copiar: hace una copia del elemento seleccionado en el portapapeles. Pegar: copia el contenido del portapapeles en la presentación. Para crear una copia de una diapositiva, selecciónala y pulsa el botón Copiar para pasar una copia al portapapeles. Después, para crear un duplicado de la diapositiva, pulsa el botón Pegar. 3. EL PATRÓN DE DIAPOSITIVAS La apariencia o el aspecto de las diapositivas de una presentación se establece en una diapositiva especial llamada Patrón de diapositivas. Cuando estamos en el modo Patrón de diapositivas, en la parte izquierda de la barra de estado se indicará si estamos modificando el Patrón de diapositivas, el Patrón de documentos o el Patrón de notas. Un patrón de diapositivas es un conjunto de diseños que podemos aplicar a las diapositivas de la presentación. Para poder realizar cambios en el patrón de diapositivas, muestra la ficha Vista y pulsa el botón Patrón de diapositivas. Entonces se muestra el modo de vista Patrón con la ficha Patrón de diapositivas, que contiene las herramientas necesarias para trabajar con este tipo de patrones. En el panel de la izquierda se muestra primero el patrón de diapositivas y debajo de él tiene asociados varios diseños de diapositiva unidos por una línea discontinua. 6

7 Puedes eliminar del patrón los diseños que no te sirven y crear otros para esta presentación. Para eliminar los diseños que no quieras, pulsa en ellos mientras mantienes pulsada la tecla para seleccionarlos. Después pulsa el botón Eliminar diapositiva o la tecla. Para crear un diseño para el patrón de diapositivas, pulsa el botón Insertar diseño. Otra forma de crear un nuevo diseño a partir de otro es crear un duplicado. Para crear un duplicado de uno de los diseños, haz clic con el botón derecho sobre el diseño a duplicar y, en el menú contextual que aparece, selecciona la opción Duplicar el diseño. Si colocas el puntero del ratón en los distintos diseños del patrón, se muestra una etiqueta con su nombre. Puedes asignarle un nombre a cualquiera de los diseños. Para ello, selecciónalo haciendo clic en él y pulsa el botón Cambiar nombre. Puedes seleccionar cualquier diseño del patrón haciendo clic en él, tras lo que puedes hacer los cambios que quieras. Para establecer el formato de un diseño, lo seleccionas y aplicas marcadores para poder incluir texto, imágenes, gráficos, etc. 7

8 Para incluir un marcador en un diseño, pulsa la parte inferior del botón Insertar marcador. Entonces se despliega el botón y se muestran todos los tipos de marcadores que puedes incluir en el diseño. Cada uno de ellos, puede contener un elemento distinto: texto, imagen, gráfico, etc. Tras desplegarse, selecciona el tipo de marcador que necesites. Después, pulsa y arrastra en la diapositiva del diseño que se muestra en la parte central para establecer el tamaño y posición del marcador. Arrastrando los puntos de ajuste del marcador, que se muestran en sus lados y esquinas cuando está seleccionado, podrás cambiar sus dimensiones. De esta forma, incluiremos marcadores para el texto, para las imágenes, etc. Si quieres que el diseño tenga un marcador de título, activa la opción Título en la ficha Patrón de diapositivas. Una vez has incluido en el diseño un marcador, puedes seleccionarlo pulsando dentro de él para modificar su contenido. Si pulsas en la línea que delimita un marcador, se selecciona y puedes arrastrarlo para cambiar su posición dentro de la diapositiva de diseño. El tamaño del marcador puedes cambiarlo con sus puntos de ajuste. También puedes establecer el formato de los textos, como el tamaño y el tipo de letra, si los textos estarán en negrita, cursiva o subrayado, el color de los textos y del fondo, etc. Ya veremos más adelante cómo dar formato al texto. De esta forma iremos modificando el aspecto de los diseños que tenga el patrón de diapositivas. 8

9 El patrón de diapositivas es el lugar adecuado para incluir el logotipo de la empresa, la fecha o cualquier otro tipo de información secundaria que debe mostrarse en todas o en muchas diapositivas de la presentación. Para ello utilizaremos los Pies de página. Para que se muestren los pies de página, es necesario que esté activada la opción Pies de página en la ficha Patrón de diapositivas. Para establecer las características del pie de página, muestra la ficha Insertar y pulsa Encabezado y pie de página. En este cuadro de diálogo puedes incluir el texto y otros elementos que aparecerán en el pie de página de las diapositivas a las que apliques este diseño. 9

10 Puedes poner tres campos en el pie de página de cualquier diseño del patrón de diapositivas: Fecha y hora: permite la inclusión de estos detalles en las diapositivas. Puedes hacer que aparezca la fecha o la hora actualizadas automáticamente o agregar una fecha u hora fijas. Número de diapositiva: actívala si quieres numerar las diapositivas. Pie de página: permite añadir un texto que aparecerá en las diapositivas. Éste es el campo ideal para incluir el nombre de la empresa en cada diapositiva, por ejemplo. En la Vista previa que aparece en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo puedes ver qué campos aparecerán en las diapositivas, señalados con un rectángulo relleno. Puedes activar o desactivar cada uno de los tres campos que pueden mostrarse en el pie de página para mostrarlos u ocultarlos: Fecha y hora, Pie de página y Número de diapositiva. Si activas la casilla No mostrar en diapositiva de título, lo que hayas indicado en los campos del pie de página no aparecerá en las diapositivas con el diseño de Diapositiva de título, pero sí en el resto de las diapositivas a la que se aplique ese diseño. El cuadro de diálogo puede ser aceptado de dos formas distintas: Aplicar a todas: los cambios realizados tendrán efecto sobre todos los diseños del patrón. Aplicar: las modificaciones sólo afectarán al diseño actual. Como podrás ver en las miniaturas de los diseños en el panel izquierdo, puedes hacer que unos diseños tengan pie de página y otros no. Incluso entre los diseños que tengan pie de página, puedes indicar que cada uno muestre unos elementos determinados (fecha y hora, pie de página o número de diapositiva). Como ya sabes, el diseño Diapositiva de título se suele aplicar a la primera diapositiva de la presentación que actúa como portada de la misma. Por eso, puedes desactivar el pie de página en este diseño para que no se muestre al aplicarlo a la primera diapositiva de la presentación. 10

11 Cuando hayas terminado de establecer el formato de los distintos diseños del patrón, pulsa el botón Cerrar vista Patrón para salir de este modo de vista. Una vez en el entorno del modo de vista Normal, puedes pulsar el botón Diseño. Entonces se muestra el patrón de diapositivas con todos sus diseños para aplicar el que quieras a la diapositiva de la presentación que tengas seleccionada. Si haces cambios en los marcadores de una diapositiva que provienen del diseño que se le ha aplicado, puedes volver a mostrarlos como estaban inicialmente pulsando Restablecer. También se mostrarán los mismos diseños si pulsas la parte inferior del botón Nueva diapositiva para asignarle un diseño al crear una nueva diapositiva. Puedes hacer que una determinada diapositiva difiera del diseño que se le haya asignado. Para ello, muestra en pantalla la diapositiva que quieres modificar y realiza los cambios oportunos. Estos cambios no afectarán al resto de diapositivas ni al diseño del patrón de diapositivas en el que se basa. Recuerda: para aplicar un determinado efecto a todas o a una serie de diapositivas de la presentación, utiliza los diseños del patrón de diapositivas. Si quieres que el efecto sólo se produzca en una determinada diapositiva, aplica un determinado diseño del patrón sólo en esa diapositiva. El patrón de diapositivas te será muy útil para insertar un objeto (por ejemplo, un texto o un logotipo), de forma que aparezca en una o en varias diapositivas de la presentación, sin necesidad de tener que insertarlo en cada una de ellas. 4. PATRONES MÚLTIPLES PowerPoint puede crear varios patrones de diapositivas en una misma presentación. De esta manera, podrás combinar varias presentaciones con distintas apariencias en un único archivo de PowerPoint o crear distintas secciones separadas en una presentación, cada una con un patrón distinto. Para crear un nuevo patrón de diapositivas, estando en el modo de vista Patrón, pulsa el botón Insertar patrón de diapositivas en la ficha Patrón de diapositivas. 11

12 Al crear un nuevo patrón, tendrás dos patrones de diapositivas señalados con los números 1 y 2 en el panel izquierdo, con una serie de diseños asociados a cada uno. Por defecto, al crear un nuevo patrón, se le asignan todos los diseños que tiene el patrón de una nueva presentación. El siguiente paso sería establecer, uno por uno, el formato de los distintos diseños de este nuevo patrón de diapositivas. Al situar el puntero del ratón en una de las miniaturas de un patrón de diapositivas, se muestra una etiqueta con el nombre del patrón y si alguno de sus diseños está siendo utilizado por alguna diapositiva de la presentación. De la misma forma que puedes cambiar el nombre de un diseño, también puedes hacerlo para el patrón. Para cambiar el nombre de un patrón de diapositivas, selecciona su miniatura en el panel izquierdo y pulsa el botón Cambiar nombre. Puede ocurrir que PowerPoint elimine automáticamente un patrón de diapositivas. Esto puede suceder al eliminar diapositivas de la presentación o si les aplicas diseños de otro patrón, de forma que se dé el caso de que ninguna diapositiva de la presentación tenga asignado ninguno de los diseños de dicho patrón. Para evitar esta eliminación del patrón, asegúrate de que esté activado el botón Conservar. Los patrones que se conservan se indican con un icono a su izquierda. Si no quieres conservar el patrón cuando ninguna diapositiva deje de utilizar sus diseños, pulsa el botón Conservar para desactivarlo y confirma que se elimine el patrón. También puedes eliminar un diseño del patrón o el patrón de diapositivas seleccionándolo y pulsando Eliminar diapositiva o la tecla. 12

13 El botón Diseño del patrón alguno de los marcadores del patrón. te puede ser útil si eliminas Si eliminas un marcador del patrón, podrás seleccionarlo en el cuadro que aparece al pulsar este botón para que vuelva a aparecer. Puedes copiar diseños o patrones de diapositivas de una presentación a otra mediante los comandos Copiar y Pegar. Para copiar diseños o patrones abre las dos presentaciones y muestra la vista Patrón de diapositivas en las dos presentaciones. Pulsa el botón derecho del ratón en el diseño o patrón a copiar y, en el menú que aparece, selecciona Copiar para pasarlo al portapapeles. Muestra la otra presentación y pulsa el botón derecho del ratón en el panel izquierdo donde están los patrones de la presentación. En el menú que aparece, selecciona Pegar para incluir en la presentación el diseño o el patrón que está en el portapapeles. 13