Manual de Project Autor: Luz Marina Palacio Quintero

Transcripción

1 Manual de Project Autor: Luz Marina Palacio Quintero 1

2 Presentación del curso Desde las generalidades hasta las prácticas más habituales, pasando por todas las características del proyecto y de los recursos. De este modo se mejora en el análisis, ajuste y optimización del plan de proyecto que, a su vez, ayudará en los filtros y, sobretodo, en el desarrollo final. 2

3 1. Generalidades PROGRAMACION El sentido general de la programación es una técnica para planear el desarrollo de un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su ejecución. QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Es la planificación, organización y administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo, con delimitación de tiempo y costos. MODELOS TRADICIONALES DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS Método de ruta crítica - MRC Método de administración de proyectos utilizado para calcular la duración total de un proyecto en función de la duración de cada una de las tareas y sus dependencias y que identifica que tarea es critica. PERT (Técnica de Revisión de evaluación del programa) Este sistema utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. (También se conoce como diagrama de red) y hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas. DIAGRAMA DE GANTT Es un sistema que representa gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. INGRESAR A LA APLICACIÓN INICIO PROGRAMAS MICROSOFT PROJECT PARTES DE LA VENTANA CREACIÓN DE UNA PROGRAMACIÓN 3

4 Definir el proyecto: Para crear una programación es necesario tener claro las fechas de inicio del proyecto, la lista de tareas a realizar, su duración, los recursos a utilizar. Después de introducir la información del proyecto, Project calculará las fechas de programación del mismo. 4

5 2. Creación y organización de la programación La programación de un proyecto consiste en una lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duración que precisará cada tarea. Crear una nueva programación 1. Menú archivo - Nuevo 2. Introducir fecha de comienzo del proyecto Introducir tareas y su duración Tarea: Es cada una de las actividades a realizar para lograr el desarrollo de la programación. Tipos de Tareas Tarea de duración fija Tarea en la que la duración es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas. Duración = Trabajo Unidades Tarea de unidad fija Tarea en la que las unidades (o recursos) asignadas son un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la cantidad de trabajo o en la duración de la tarea. Unidades = Trabajo Duración Tarea de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la duración de la tarea ni por el número de unidades (o recursos) asignadas. Trabajo = Duración Unidades Tarea repetitiva 5

6 Tarea que se realiza de manera repetitiva durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, puede definir las reuniones semanales como una tarea repetitiva. Tarea crítica Tarea que se debe completar según la programación para que un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crítica, también podría retrasarse la fecha de finalización del proyecto. La ruta crítica de un proyecto se compone de una serie de tareas críticas. Tarea de resumen Una tarea que se compone de subtareas y que resume a esas subtareas. Subtarea Una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información acerca de la subtarea está incluida en la tarea de resumen.. Introducción de tareas Para ingresar las tareas y su duración ubíquese en la vista diagrama gantt, escriba el nombre de la tarea y su duración. Duración de las tareas La cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea. La duración transcurrida incluye el horario de trabajo y el tiempo no laborable. Un valor de duración va seguido de una unidad de tiempo: Horario de trabajo Tiempo transcurrido m = minuto mt = minutos transcurridos h = hora ht = horas transcurridas d = día dt = días transcurridos s = semana st = semanas transcurridas Introducción de tareas repetitivas Una tarea repetitiva puede establecerse como diaria, semanal, mensual o anualmente. Ubíquese en una fila en blanco En el menú de Insertar, elija Insertar tarea repetitiva Escriba el nombre de la tarea repetitiva y la duración de la tarea, elija los periodos en los que sucederá la tarea, los plazos y limites de fecha si es necesario. 6

7 Esquematización de las tareas Es dividir en tareas y subtareas la programación. Seleccione las tareas que harán parte de la tarea de resumen Haga click en el icono aplicar sangría de la barra de herramientas formato La tarea de resumen totaliza información de duración de todos sus componentes Eliminación de tareas Seleccione la tarea que quiere eliminar Menú Edición seleccione Eliminar Tarea 7

8 3. Dependencia entre tareas En un proyecto, establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Fin a comienzo tarea (A. (FC)La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la Comienzo a comienzo comience (A) Fin a fin (FF) (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que no La tarea (B) no puede finalizar hasta que Finalice la tarea (A. Comienzo a fin (CF) hasta que comience la tarea (A. La tarea (B) no puede finalizar Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora. Vincular tareas 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular. 3 Haga clic en Vincular tareas. Quitar un vínculo de tarea 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee desvincular. 3 Haga clic en Desvincular tareas. Cambiar un vínculo de tarea Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee cambiar. En el cuadro Tipo, haga clic en el vínculo entre tareas que desee. Superposición o retraso entre tareas 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en 8

9 Información de la tarea 2. Haga clic en la ficha Predecesoras. 3. En el campo Pos (posposición), escriba el tiempo de adelanto (Por ejemplo, sí una tarea puede comenzar cuando su predecesora está finalizada a medias, puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se escribe como un valor de posposición negativo.) o el tiempo de posposición (valor positivo) que desee, en forma de duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora. Trabajo con delimitaciones de tareas Restricción o limitación que establece el usuario o Microsoft Project en la fecha de comienzo o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o que no debe finalizar más tarde de una fecha determinada. Lo más tarde posible (LMTP) Programa la tarea lo más tarde posible sin retrasar las tareas posteriores. No escriba ninguna fecha con esta delimitación. Lo antes posible (LAP) Programa la tarea para que empiece lo antes posible. Este es la delimitación predeterminada de las tareas. No escriba ninguna fecha con esta delimitación. No finalizar antes del (NFAD) Programa la tarea para que finalice en o después de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no finalizará antes de una fecha concreta. No finalizar después del (NFDD) Programa la tarea para que finalice en o antes de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no finalizará después de una fecha concreta. Debe finalizar el (DFE) Programa la tarea para que finalice en la fecha especificada. Establece las fechas de fin anticipado, programado y límite de finalización en la fecha que indique y fija la tarea en la programación. Debe comenzar el (DCE) Programa la tarea para que comience en la fecha especificada. Establece las fechas de comienzo anticipado, programado y límite de comienzo en la fecha que indique y fija la tarea en la programación. No comenzar antes del (NCAD) Programa la tarea para que comience en o después de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comenzará antes de la fecha indicada. No comenzar después del (NCDD) Programa la tarea para que comience en o antes de la fecha especificada. Utilice esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comenzará después de la fecha indicada. 1.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Información de la tarea. 2. Haga clic en la ficha Avanzado. 3. En el cuadro Tipo, haga clic en un tipo de delimitación. 9

10 4. Adición de personal y equipamiento al proyecto Las tareas del proyecto necesitarán recursos para realizarlas. Un recurso puede ser una sola persona, como el recurso Juan Gómez, una unidad de equipamiento o representar a un grupo, como Fontaneros. Las unidades de ese recurso aparecerán como 100%; no obstante, puede especificar que las unidades se muestren mediante un número decimal. Si cambia a formato decimal, las unidades del recurso aparecerán como 1,00. 1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Programación. En el cuadro Mostrar las unidades de asignación como, haga clic en Valores decimales o en Porcentajes. Asignar recursos a las tareas 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y haga clic en Asignar recursos. 2. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades Para asignar varios recursos diferentes, selecciónelos. Para asignar más de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades. 3. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. 4. Haga clic en Asignar. Quitar un recurso de una tarea 1. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y haga clic en Asignar recursos 2. Seleccione el recurso que desea quitar. 1. Haga clic en Quitar. 10

11 Crear Una Lista De Recursos Del Sistema 1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos 2. En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, haga clic en Entrada. El campo Id contiene el número de identificación que Microsoft Project asigna automáticamente a cada tarea que agregue al proyecto. El campo Nombre contiene el nombre de un recurso. El campo Iniciales muestra la abreviatura del nombre de un recurso. El campo Grupo contiene el nombre del grupo al que pertenece el recurso. El campo Capacidad máxima contiene el porcentaje máximo o el número de unidades que representan la capacidad máxima de que dispone un recurso para realizar cualquier tarea. El campo Tasa estándar muestra la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso. El campo Tasa de horas extra muestra la tasa de pago para el trabajo de horas extra realizado por un recurso. El campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. (Si éste cobra una tarifa fija en vez de (o además de) una tarifa variable o una tarifa por horas.) El campo Acumular ofrece opciones para cómo y cuándo se deben cargar, o acumular, los costos estándar y de horas extra de un recurso al costo total de una tarea. Las opciones son: Comienzo Fin Prorrateo (el predeterminado) El campo Calendario base indica el calendario base de un calendario de recursos. Los calendarios integrados son: 24 horas Turno de noche Estándar (el predeterminado) El campo Código contiene cualquier código, abreviatura o número que desee escribir como parte de una información de recurso. Una vez creados los recursos, cámbiese a la vista Gantt, ubíquese sobre la tarea a la cual quiere signar recursos y haga click en el icono asignar recursos 11

12 5. Modificaciones y controles al proyecto Controlar cuando un recurso empieza a trabajar en una tarea Puede especificar el momento en el que un recurso asignado trabajará en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando la hora de comienzo de uno o varios recursos. Cuando retrase la hora de comienzo de la asignación de un recurso, Microsoft Project vuelve a calcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee cambiar. 3 Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, haga clic en la ficha General. 3 En los cuadros Comienzo o Fin, escriba la fecha en la que desee que el recurso comience o finalice. LINEA BASE DEL PROYECTO Puede utilizar la línea de base para comparar el plan original con el curso real del proyecto. Podrá ver qué tareas comenzaron antes o después de lo planeado, las que rebasaron el presupuesto original, las que llevaron más tiempo del planeado, etcétera. 1 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Guardar línea de base. 2 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee. VISTAS 1. El Diagrama de Gantt es la vista que utilizará con más frecuencia para ver, escribir y modificar información básica de tareas y dependencias entre tareas. También podrá ver cómo suceden tareas a lo largo del tiempo. 2. Utilice la vista Calendario para controlar cuándo suceden las tareas. 12

13 En la vista Calendario puede: Aplicar filtros para mostrar la categoría de tareas que desee. Cambiar la escala temporal para que muestre semanas o meses. Utilizar numerosas opciones de formato para cambiar barras, texto y títulos.. Aplicar sombreado a los días que define como período no laborable. 3. Hoja de recursos: La vista Hoja de recursos muestra información acerca de cada uno de los recursos (como las tasas de pago, el número de horas de trabajo asignadas y los costos previstos y reales) en un formato semejante al de una hoja de cálculo. 4. Utilice la vista Diagrama PERT para ver un diagrama de flujo del proyecto. Cada cuadro (o nodo) representa una tarea del proyecto. Las flechas que conectan los cuadros muestran las dependencias entre tareas. 5. Utilice la vista Gráfico de recursos para ver si los recursos están sobre asignados, a qué nivel de capacidad están trabajando y cuánto cuestan. La vista Gráfico de recursos muestra, mediante un gráfico de escala temporal fácil de interpretar, información de los recursos del proyecto en función de la categoría que seleccione. 6. Utilice la vista Uso de recursos para trabajar con información de recursos y tareas conjuntamente. Puede mostrar la cantidad de trabajo de cada recurso, realizar cambios y ver el efecto inmediatamente. 7. Utilice la vista Uso de tareas para trabajar con información de tareas y recursos conjuntamente. Por ejemplo, una tarea con una duración programada de 1 semana tiene un trabajo estimado de 20 horas. Esta vista muestra cuándo se realizarán esas 20 horas de trabajo a lo largo de la semana. 13

14 6. Asignar un calendario a un recurso Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un período no laborable (como los días festivos de la organización), establecer los calendarios base para indicar la información compartida entre los recursos y modificar los calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. 2 En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un calendario. 3 Haga clic en Información del recurso y, a continuación, haga clic en la ficha Horario de trabajo. 4 En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee utilizar para el recurso. Crear un Calendario Base También puede crear un calendario base para un grupo de recursos que tenga el mismo horario laborable y los mismos días no laborables. 1 En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2 Haga clic en Nuevo. 3 En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario base. 4 Haga clic en Aceptar. 5 En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Establecer las horas y los días no laborables de un recurso 1 En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2 En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3 En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece en la parte superior del calendario. 14

15 4 Haga clic en Predeterminado, Período no laborable o Período laborable. 6 Si en el cuarto paso hizo clic en Período laborable, escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta. Calendarios de turno nocturno o turno cambiado Puede crear un calendario base con turno nocturno o cambiado y asignarlo a un grupo de recursos, o bien establecer las horas laborables de cada recurso de forma individual. Si dispone de recursos que trabajen en turnos de noche que abarquen dos días (por ejemplo de 11:00 de la noche a 7:00 de la mañana), deberá escribir las horas anteriores a la medianoche en un día y las posteriores en el día siguiente. Por ejemplo, para las horas anteriores a la medianoche, escriba 11pm a 12am ; para las horas posteriores, escriba 12am a 7am del día siguiente. El primer día de la semana laboral sólo tiene las horas de la tarde y el último sólo las de la mañana. 15

16 7. Asiganación de costos a las tareas y a los recursos Asignar tasas de pago a los recursos Se asignan tasas a los recursos para poder administrar los costos del proyecto con precisión. Se puede asignar varias tasas estándar, tasas de horas extra o tasas por uso a los recursos, así como las fechas de entrada en vigor de cada tasa. Mediante esta asignación se puede seguir la evolución de flujo de caja del proyecto. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos. 2 En los campos Tasa estándar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba las tasas que desee. 3 Presione la tecla ENTRAR. Establecer un costo fijo Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no esté asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea. 2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Costo. 3 En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo. 4 Presione la tecla ENTRAR. Comprobar el costo de tareas o recursos Una vez asignadas las tasas a las tareas o los recursos, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendrá que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dónde pueden reducirse costos. 1 Para ver los costos de las tareas, haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra de vistas. Para ver los costos de los recursos, haga clic en Hoja de recursos en la Barra de vistas. 2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Costo. 16

17 3 En el Diagrama de Gantt, arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Costo total. Comprobar el costo del proyecto completo Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto. 1 En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto. 2 Haga clic en Estadísticas. 3 En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo total planeado para el proyecto. Ver los costos previstos y reales diariamente En algunas ocasiones puede resultar más fácil encontrar en qué se diferencian los costos reales del plan previsto observando los datos de fase temporal que muestran la información detallada y diaria del proyecto. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. 2 En el menú Ver, señale Tabla y elija Costo. 3 En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle y, a continuación, en la ficha Detalles de uso. 4 En la lista Campos disponibles, presione la tecla CTRL y elija Costo real, Costo previsto y Costo. 5 Haga clic en Mostrar. 17

18 8. Análisi y el ajuste Los elementos a evaluar son: La ubicación de la ruta crítica La fecha de fin del proyecto El modo en que las tareas están vinculadas utilizando dependencias de tareas Las tareas que no tienen dependencias y que, por tanto, comienzan al principio de la programación Las tareas que no siguen un orden lógico Los recursos que podrían estar asignados a tareas que no les corresponden Las tareas que no tienen recursos asignados El costo del proyecto El nivel de trabajo de los recursos Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a cumplir las previsiones tal como está programado. 2 En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la ficha Personalizar. Se muestran las fechas de comienzo y fin del proyecto, los totales de trabajo y costo del mismo y los porcentajes completados de las tareas y del trabajo. Identificar la ruta crítica La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programación. La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentan alguna demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. 2 Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt. 3 Siga las instrucciones del Asistente para dar formato a las tareas de ruta crítica. Buscar márgenes de demora en la programación Al analizar las tareas de la programación, puede buscar el margen de demora; es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin que se demoren otras. También puede buscar márgenes de demora total, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar a la fecha de fin del proyecto. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Más vistas. 2 En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado y luego elija Aplicar. La demora de una tarea aparece gráficamente en forma de barras de demora finas, 18

19 contigua a las barras de Gantt normales. 3 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Demora permisible y Margen de demora total. Comprobar las delimitaciones en las tareas Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programación más exacta, modificando el momento en el que las tareas han de realizarse con relación a las fechas. 2 En el menú Ver, señale Tabla y elija Más tablas. 3 En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitación y, a continuación, elija Aplicar. 4 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Tipo de delimitación y Fecha de delimitación. 5 En cada tarea cuya delimitación no sea la predeterminada, Lo antes posible, observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para determinar si la delimitación es necesaria. Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario que se asegúrese que todos los recursos completan las tareas en el tiempo programado. 2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo. 3 Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Línea de base. 4 Compare los valores de los campos Trabajo y Línea de base. Para ver la variación entre el trabajo previsto y el real, consulte el valor del campo Variación. Utilizar un análisis hipotético para analizar la programación 1 En el menú Ver, señale Herramientas y elija Análisis PERT. 2 Haga clic en Hoja de entradas PERT en la barra de herramientas Análisis PERT. 3 Para cada tarea, escriba las duraciones optimistas, pesimistas y esperadas en los campos Dur. optimista, Dur. esperada y Dur. pesimista. Si no desea que se calcule una de las duraciones de tarea, escriba la misma duración en los tres campos. 4 Haga clic en Calcular PERT para calcular las duraciones estimadas. Project calculará una duración estimada única en función de la media de los tres valores de duración. 19

20 Analizar costos con la tabla valor acumulado Cuando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha para las tareas que tengan recursos asignados, utilice la tabla Valor acumulado. 2 En el menú Ver, señale Tabla y, a continuación, elija Más tablas. 3 En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y, a continuación, elija Aplicar. 4 Arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar todos los campos de la tabla Valor acumulado Mostrar líneas de progreso en un proyecto Si desea crear una representación visual del progreso del proyecto, podrá mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Los picos( o extremos) dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo programado. Los picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la programación. La distancia entre el pico y la línea vertical representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programación en la fecha de progreso. 2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Líneas de progreso. 3 Haga clic en la ficha Fechas e intervalos. 4 Active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual. 5 Para mostrar la fecha de estado del proyecto, haga clic en la fecha de estado del proyecto. Para mostrar el progreso en la fecha actual, haga clic en la fecha actual. Mostrar líneas de progreso en intervalos regulares en un diagrama de Gantt 2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Líneas de progreso. 3 Haga clic en la ficha Fechas e intervalos. 4 Active la casilla de verificación Mostrar líneas de progreso a intervalos repetitivos. 20

21 5 Haga clic en Diariamente, Semanalmente o Mensualmente para especificar el intervalo de tiempo del que desea mostrar líneas de progreso. La opción que elija determinará si se muestran las opciones Diariamente, Semanalmente o Mensualmente. 21

22 9. Optimizar el plan Métodos para reducir la programación A continuación se citan algunas formas de reducir la programación: Dividir las tareas de la ruta crítica en tareas más pequeñas que se puedan realizar simultáneamente. 2 Identifique la ruta crítica. 3 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea situada debajo de la que desea cambiar y haga clic en Nueva tarea en el menú Insertar. 4 En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y aplique sangría para convertirlas en subtareas de la tarea original. Estas nuevas tareas se crean desvinculadas para que empiecen en la fecha de comienzo de la tarea de resumen. 5 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea predecesora y las subtareas que deben completarse secuencialmente para que el trabajo progrese. Estas subtareas se encontrarán en la ruta crítica. 6. Haga clic en Vincular tareas Reducir las duraciones de las tareas que se encuentran en la ruta crítica. 2 En el campo Duración, escriba una nueva duración para la tarea. Nota Si hay recursos asignados a la tarea, la reducción de la duración puede ocasionar sobre asignaciones de recursos en las tareas de trabajo fijo. En este caso, reduzca la cantidad de trabajo de la tarea y no la duración. Superponer tareas que se encuentran en la ruta crítica de modo que se puedan realizar al mismo tiempo. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Información de la tarea. 3 Haga clic en la ficha Predecesoras. 4 En el campo Pos (posposición), escriba el tiempo de adelanto o el tiempo de posposición que desee, en forma de duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora. Asignar recursos extra a las tareas de la ruta crítica. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y, a continuación, haga clic en Asignar recursos. 3 En el campo Nombre, escriba el nombre del recurso o seleccione un recurso existente. Reducir la cantidad de trabajo asignado a las tareas de la ruta crítica 22

23 1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. 2 En el campo Trabajo, reduzca la cantidad total de trabajo de la tarea que desea reducir. Asignar horas extra a recursos específicos que estén asignados a las tareas de la ruta crítica 2 En el menú Ventana, haga clic en Dividir. 3 Haga clic en la vista Formulario de tareas de la sección inferior. 4 En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, haga clic en Trabajo del recurso. 5 En la sección superior, seleccione la tarea de la ruta crítica a la que desee asignar horas extra. 6 En la sección inferior, escriba el número de horas extra para cada recurso en el campo Trab h extra (trabajo de horas extra. Cambiar las prioridades de tarea para la redistribución La definición de la prioridad de tarea controla la redistribución, que permite controlar el orden en el que Microsoft Project retrasa las tareas con recursos sobre asignados. Para ello, asigne una prioridad mayor a aquellas tareas que no desea redistribuir antes que otras tareas que comparten el recurso sobre asignado. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuya prioridad desea cambiar y, a continuación, haga clic en Información de la tarea. 3 Haga clic en la ficha General y, a continuación, elija una prioridad en el cuadro Prioridad. Si no desea que Microsoft Project retrase esta tarea al realizar la redistribución, haga clic en No redistribuir en el cuadro Prioridad. Resolver sobreasignaciones de recursos automáticamente Microsoft Project permite resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos mediante la redistribución. La redistribución consiste simplemente en retrasar o dividir determinadas tareas o asignaciones de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados. 1 En el menú Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos. 2 Haga clic en Manual para redistribuir los recursos sólo cuando elija el botón Redistribuir ahora. 3 En el cuadro Buscar sobre asignaciones con el criterio, haga clic en el período de tiempo que desee utilizar para reconocer las sobre asignaciones. La redistribución sólo se producirá si un recurso está programado para realizar más trabajo del que realmente puede realizar en el período especificado. 4 En Ámbito de la redistribución de, seleccione si desea redistribuir todo el 23

24 proyecto o solamente las tareas comprendidas en un período de tiempo específico. 5 En el cuadro Orden, haga clic en uno de los siguientes tipos de ordenación: Escribir la duración real de una tarea Si sabe el número de días que se ha estado trabajando en una tarea y si está progresando según lo planeado, puede controlar el progreso escribiendo la duración del trabajo que ha realizado en la tarea. 1 Seleccione la tarea para la que desea indicar la duración real. 2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas. 3 En el cuadro Duración real, escriba la duración real de la tarea. Sugerencia Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duración restante. Actualizar el trabajo real diariamente Puede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. Este método puede resultar útil para mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente, puesto que podrá escribir información de un día concreto en la programación. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. 2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo. 3 Arrastre la barra de división para ver el campo Real. 4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado. Escribir el trabajo total real realizado por un recurso Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este tipo de actualización, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. 2 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Trabajo. 3 Arrastre la barra de división para ver el campo Real. 4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado. Actualizar las fechas de comienzo y de fin reales de las tareas Al administrar un proyecto, es importante controlar si las tareas comienzan o finalizan a tiempo. Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas 1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea actualizar. 2 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas. 3 En Estado real, escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin. Actualizar el trabajo completado en una tarea 24

25 Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este tipo de actualización, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. 2 En el menú Ver, señale Tabla y, después, elija Seguimiento. 3 Arrastre la barra de división para ver el campo Trabajo real. 4 En el campo Trabajo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del recurso asignado bajo la tarea para la que desea actualizar el valor del trabajo real. Actualizar los costos reales de una asignación de recurso Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, según el método de acumulación que haya configurado. Primero debe desactivar la actualización automática de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignación de recurso, podrá hacerlo cuando el tiempo restante de trabajo sea cero. 1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Cálculo. 2 Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos reales. 3 Haga clic en Aceptar. 4 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas. 5 En el menú Ver, señale Tabla y, después, elija Seguimiento. 6 Arrastre la barra de división para ver el campo Costo real. 7 En el campo Costo real, escriba los costos reales de las asignaciones cuyos costos desea actualizar. Reprogramar el trabajo sin completar para que comience en la fecha actual Si desea asegurarse de que ningún trabajo está programado para fechas pasadas, puede reprogramar el trabajo no completado para que comience en la fecha actual en las tareas seleccionadas o en todo el proyecto. Esto puede ser útil si el proyecto va retrasado con respecto a lo programado y desea que refleje con precisión la cantidad de trabajo que aún es necesario realizar para completarlo. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee reprogramar. Si desea reprogramar todo el trabajo restante del proyecto, no seleccione ninguna tarea. 2 En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto. 3 Haga clic en Reprogramar trabajo restante desde y, a continuación, escriba la fecha a partir de la cual desea reprogramar todo el trabajo restante. 5 Para reprogramar todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo. Para reprogramar solamente las tareas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas. Insertar una división entre el trabajo real y el trabajo restante 25

26 Microsoft Project inserta una división automática entre el trabajo real y el trabajo restante de una tarea. De forma predeterminada, la división es invisible en el Diagrama de Gantt puesto que no hay ninguna interrupción entre el trabajo real y el trabajo restante. 2 En la parte del diagrama de la vista, coloque el puntero sobre la parte incompleta de la tarea que desea dividir. 3 Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para dividir la tarea de forma que una parte de la misma comience más tarde. 26

27 10. Filtros Aplicar un filtro a una vista de hoja Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios. 1 En el menú Proyecto, señale Filtro para y después haga clic en el filtro que desee aplicar. Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submenú Filtro para o un filtro para resaltar, haga clic en Más filtros. 2 Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar. 3 Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar. Sugerencia Para desactivar un filtro, señale Filtro para en el menú Proyecto y haga clic en Todas las tareas o en Todos los recursos. Filtro calculado Filtro que compara los valores de dos campos de una tarea o un recurso. Por ejemplo, el filtro Costo mayor que el presupuestado compara los costos previstos con los costos programados actualmente y muestra o resalta sólo las tareas cuyos costos sean superiores a los costos previstos. Filtro interactivo Filtro que muestra un cuadro de diálogo para especificar los criterios del filtro cada vez que éste se aplica. Por ejemplo, el filtro Que utilizan el recurso muestra un cuadro de diálogo en el que se escribe el nombre de un recurso. A continuación, Microsoft Project muestra todas las tareas que estén utilizando ese recurso. Crear un filtro que solicite valores de criterio cada vez que se aplique Los filtros interactivos permiten especificar diferentes criterios cada vez que se aplica el filtro. 1 En el menú Proyecto, señale Filtro para y haga clic en Más filtros. 2 Haga clic en Nuevo. 3 En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo filtro. 4 En Nombre de campo, haga clic en el nombre de campo. 5 En el campo Criterio, haga clic en un criterio. 6 En el campo Valores, escriba un mensaje entre comillas seguido de un signo de interrogación de cierre (?). Por ejemplo, escriba "Escribir fecha":? Para crear un filtro interactivo que solicite una fecha para realizar la evaluación de criterios. 7 Para crear un filtro interactivo que solicite un intervalo de datos, como un intervalo de fechas, haga clic en Está comprendido en o en No está comprendido en el campo Criterio. 8 En el campo Valores, escriba mensajes entre comillas seguidos de signos de interrogación de cierre. Por ejemplo, escriba "De?","A"? Para crear un filtro 27

28 interactivo que solicite un intervalo de fechas para la evaluación de criterios. 28

29 11. Informes Crear un informe de calendario mensual personalizado Al crear un informe de calendario mensual personalizado, la plantilla Calendario mensual le permite combinar filtros de tareas y calendarios de recursos con opciones de formato para crear un calendario personalizado. Aplicar formato al texto del informe Puede dar formato al texto de un informe para resaltar información importante, como imprimir los hitos o los recursos sobre asignados en negrita. 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar. 3 Haga clic en el informe al que desee dar formato y después haga clic en Modificar. 4 Haga clic en Texto. 5 En el cuadro Cambiar, seleccione el elemento (categoría de texto) al que desee dar formato. 6 Seleccione la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y el color que desee. 7 Para subrayar el elemento, active la casilla de verificación Subrayado. 7 Para sombrear el elemento, active la casilla de verificación Sombreado. Cambiar el nombre de un informe 1. En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar. 3 Haga clic en el informe al que desee cambiar el nombre y después haga clic en Modificar. 4 Haga clic en la ficha Definición. 5 En el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre del informe. Nota No puede cambiar los nombres de los informes Resumen del proyecto, Días laborables o Calendario base. Cambiar el filtro aplicado a un informe de calendario mensual 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en Personalizados y después haga clic en Seleccionar. 3 En la lista Informes, haga clic en el nombre de un informe de calendario mensual y, a continuación, haga clic en Modificar. 4 En el cuadro Filtro, haga clic en el filtro que desee aplicar. Para resaltar la información filtrada, active la casilla de verificación Resaltar. Imprimir bandas grises en un informe de tareas, recursos o calendario mensual 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en Personalizados y después haga clic en Seleccionar. 3 En la lista Informes, haga clic en el nombre de un informe de tareas, recursos o de calendario mensual y, a continuación, haga clic en Modificar. 4 Haga clic en la ficha Definición. 5 Active la casilla de verificación Bandas de grises. 29

30 Imprimir un informe de calendario mensual para un recurso específico 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en Personalizados y después haga clic en Seleccionar. 3 En la lista Informes, haga clic en el nombre del informe de calendario mensual que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Modificar. 4 Si va a crear un nuevo informe, escriba un nombre para el informe en el cuadro Nombre. 5 En el cuadro Filtro, haga clic en Que utilizan el recurso. 6 En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desee utilizar para el recurso. 7 Haga clic en Aceptar. 8 Haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en Aceptar. 8 En el cuadro Mostrar tareas que utilicen, haga clic en el nombre del recurso para el que desea imprimir un calendario. Aplicar formato al modo en que se muestran las tareas en un informe de calendario mensual 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en Personalizados y, a continuación, haga clic en Seleccionar. 3 En la lista Informes, haga clic en el nombre del informe de calendario mensual que desee cambiar y después haga clic en Modificar. 2 Haga clic en Barras, Líneas, o Fechas de comienzo y fin. Imprimir las cuadrículas entre los detalles en un informe de tareas o recursos 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar. 3 Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar. 4 Haga clic en la ficha Detalles. 3 Active la casilla de verificación Cuadrícula entre detalles. Imprimir los totales de columna en un informe de tareas o recursos 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar. 3 Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar. 4 Haga clic en la ficha Detalles. 5 Active la casilla de verificación Mostrar totales. Cambiar el filtro en un informe 1 En el menú Ver, haga clic en Informes. 2 Haga clic en Personalizados y, a continuación, haga clic en Seleccionar. 3 En la lista Informes, haga clic en el nombre de un informe general y después haga clic en Modificar. 4 Haga clic en la ficha Definición. 2 En el cuadro Filtro, haga clic en el filtro que desee aplicar. 30