Correo electrónico 1. REDACTAR MENSAJES

Transcripción

1 1. REDACTAR MENSAJES D urante esta lección vamos a profundizar en el uso de la app Correo, viendo las tareas más habituales que realizamos cuando trabajamos con el correo electrónico. Veremos que estas tareas son sencillas de realizar con esta app de Windows 8. Empezaremos con la redacción de los mensajes que enviamos. Para redactar un mensaje de correo electrónico, solo tienes que pulsar en el botón + de la esquina superior derecha. Después simplemente rellenarás los detalles necesarios para redactar y enviar el mensaje de correo electrónico. Así pues, en el campo Para debes incluir la dirección electrónica del destinatario o destinatarios del mensaje. En el caso de que el mensaje se envíe a más de un destinatario, es mejor pulsar en el botón + situado a la derecha de este campo, ya que te permite seleccionar todos los destinatarios desde la app Contactos. También puedes separar las distintas direcciones con comas. A medida que escribes la dirección, se te proporcionan coincidencias para que puedas elegir una de ellas y no tengas que escribirla completamente. Puedes escribir una dirección de correo electrónico o el nombre de un contacto. Si quieres enviarlo a más personas, en lugar de incluirlas en el campo Para, también puedes utilizar los campos CC y CCO. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Para ello, utilizarás el enlace Mostrar más, con lo que también aparece un campo para establecer la prioridad del mensaje. En el campo CC incluirás la dirección electrónica del destinatario o destinatarios a los que deseas enviar una copia del mensaje. Es como si dijeras: "Envío este mensaje a los destinatarios del campo Para, pero también quiero que sepan que lo hago los destinatarios del campo CC". Por ejemplo, si tu jefe te ha indicado que envíes un presupuesto a un cliente, podrías incluir la dirección de este cliente en el campo Para y la de tu jefe en el campo CC. El campo CCO se utiliza menos y sirve para enviar una copia oculta. Esto quiere decir que los destinatarios principales del mensaje (los que están indicados en el campo Para) y los que aparecen en el campo CC no podrán saber que el mensaje también se ha enviado a los que aparecen en el campo CCO. En el ejemplo anterior, si no quieres que el cliente conozca la dirección de tu jefe, podrías incluir esta última dirección en el campo CCO en lugar de en el campo CC. Adicionalmente, podemos establecer una prioridad para el mensaje. Esto no es otra cosa que una indicación para que el destinatario sepa que nosotros hemos asignado esa prioridad, pero nada más. El asunto del mensaje es muy importante, ya que será lo primero que vea el destinatario y seguramente lo que hará que lo lea o no. Debe darle una idea del contenido del mensaje en pocas palabras. Finalmente, en el campo de texto que ocupa la mayor parte de la pantalla incluiremos el texto del mensaje y otro tipo de contenido. A medida que escribes aquí, la app Correo corregirá los errores ortográficos que pudieras cometer. Si no deseas que se aplique alguna de las correcciones ortográficas que se realizan automáticamente, pulsa en la palabra corregida con el botón derecho del ratón y tendrás la opción de volver a la palabra que realmente has escrito. 2

3 Con estos sencillos pasos hemos completado un mensaje de correo electrónico. Ahora simplemente tenemos que pulsar en el botón Enviar y el mensaje será recibido casi de inmediato. Sin embargo, es posible aplicar formato al texto principal del mensaje. Para ello, en la parte inferior de la pantalla aparece una serie de opciones al pulsar con el botón derecho del ratón. También aparecen al seleccionar alguna parte del texto. Así pues, puedes elegir el tipo de fuente y su tamaño; aplicar los realces típicos de negrita, cursiva o subrayado; cambiar el color del texto o insertar un emoticono para representar un sentimiento con una pequeña imagen. Finalmente, a través del botón Más tienes la opción de crear una lista con viñetas o numeradas, además de las opciones típicas de deshacer o rehacer una acción. Es decir, que encontramos las opciones típicas de un editor de textos sencillo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Además, vemos que desde el principio ya teníamos una línea en el cuerpo del mensaje con el texto "Enviado por Correo de Windows". Se trata de la firma que podemos añadir y que normalmente aparece al final de los mensajes. Seguramente desearás personalizarla... Para ello, accede a la configuración de la app (recuerda que esta opción está disponible a través de la Charms Bar de la parte derecha de la pantalla), elige la opción Cuentas y después la cuenta de correo que deseas modificar. Aquí encontrarás algunas opciones de configuración acerca de esta cuenta en particular. Por ejemplo, podemos indicar la frecuencia con la que se comprobará si existe correo nuevo, qué correo descargar, si deben descargarse las imágenes, etc. Vemos que, por defecto, solo se descargarán los mensajes de las dos últimas semanas y que se descargan las imágenes que aparecen en ellos, aunque puedes cambiar cualquiera de estos detalles aquí. Además, encontramos la posibilidad de añadir una firma a nuestros mensajes. Fíjate que aquí es donde encontramos el texto que se ha añadido en el cuerpo del mensaje al crearlo. Si no quieres añadir una firma al final de los mensajes, cambia la opción Usar una firma de correo electrónico. En el campo de texto podrás añadir el texto que deseas que sea tu firma. Podrías incluir tu nombre junto a la URL del sitio de la empresa o el teléfono, etc. 4

5 2. ADJUNTAR ARCHIVOS E n ocasiones desearemos incluir un archivo con el mensaje. Por ejemplo, una fotografía digital, un documento de texto, una hoja de cálculo, etc. son archivos que se suelen enviar por correo electrónico. Para adjuntar más de un archivo, selecciónalos todos antes de pulsar en el botón Adjuntar. Para ello, pulsa en el botón Datos adjuntos en la barra de la parte inferior de la pantalla. Deberás indicar qué archivo o archivos deseas incluir en el mensaje. Ten cuidado a la hora de enviar archivos grandes, ya que esto puede hacer que el mensaje tarde mucho en ser enviado. Además, muchos buzones de correo gratuito tienen limitado el tamaño de los archivos enviados. Si se trata de un archivo grande, podrías enviarle un enlace a tu espacio SkyDrive, como te sugiere la app Correo. Para ello, primero se sube el archivo y después se genera el enlace para que el destinatario pueda descargarlo. Si te has equivocado y no quieres enviar un archivo que has adjuntado en un mensaje, no tienes más que seleccionarlo y elegir la opción Quitar. Finalmente, podremos enviar el mensaje o guardarlo como borrador. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Utilizando el botón Enviar, el mensaje pasará a la Bandeja de salida y se enviará en ese momento. Esto es lo más habitual. Si pulsas en el botón Cerrar, tendrás la opción de descartar el mensaje o guardarlo. En este último caso, pasará a la carpeta Borradores. 3. RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES M uchas veces queremos contestar un mensaje recibido. En estos casos, es una costumbre incluir el mensaje original para que la persona que nos lo ha enviado sepa a qué nos estamos refiriendo. Los mensajes de respuesta tienen como característica que su asunto empieza con Re: y después se incluye el asunto del mensaje inicial. En la imagen siguiente entendemos que la respuesta de Elena Fernández hace referencia al mensaje Presupuesto Forrado de armarios que le enviamos previamente. La app Correo proporciona un botón para responder rápidamente un mensaje dirección del destinatario.. Al pulsarlo, ya incluye el mensaje original y la Por otra parte, cuando un mensaje está seleccionado un determinado período de tiempo, se marca como leído. 6

7 Un mensaje no leído aparece en negrita; mientras que un mensaje leído aparece con la letra normal. De esta forma puedes saber qué mensajes has leído y cuáles no. Si quieres que un mensaje leído aparezca como si no lo hubieses leído, selecciónalo y pulsa en el botón Marcar como no leído que aparece en la barra de opciones de la parte inferior al utilizar el botón derecho del ratón. Esto puede servir, por ejemplo, para saber que tienes que volver a revisarlo. En cuanto al botón Responder tenemos la opción de Responder o Responder a todos., veremos que al utilizarlo Si el mensaje recibido fue enviado a más de un destinatario, podrías elegir Responder a todos para que todos ellos reciban tu respuesta, mientras que con la opción Responder, solo recibirá tu respuesta la persona que lo envió. Ahora puedes ver otro mensaje de respuesta. Fíjate que en el mensaje que se ha creado ya aparece la dirección de destino y el asunto con el formato que hemos visto. Además, el contenido del mensaje original aparece también, indicando incluso en qué día fue recibido. Sin embargo, no se incluyen los posibles archivos adjuntos en el mensaje de respuesta. Finalmente, podemos escribir nuestra respuesta, que ya incluye la firma que creamos anteriormente. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Por otra parte, también es una costumbre reenviar mensajes. Esto puede ser útil cuando no sabemos si han llegado correctamente (porque no nos responden) o simplemente queremos enviar un mensaje recibido a una persona distinta de la que lo originó. Para ello, existe una tercera opción al pulsar en el botón Responder, que es justamente la de Reenviar. Fíjate en el siguiente mensaje. El nuevo mensaje tiene como asunto Fw: seguido del asunto del mensaje original. Además, incluye cualquier archivo adjunto (recuerda que estos archivos no se incluyen al responder un mensaje). Lo único que falta es indicar el destinatario o destinatarios y si deseas incluir algún comentario adicional. Tanto responder como reenviar un mensaje es una costumbre muy utilizada, aunque siempre podremos crear un nuevo mensaje personalizado para lo mismo. Finalizaremos la lección comentándote que puedes mostrar los mensajes como los está viendo en las imágenes anteriores, es decir, como si formaran parte de una conversación; o independientes los unos de los otros. Para ello, elige Opciones en el menú de Configuración de la app Correo. Allí encontrarás la opción Lista de mensajes. Activándola o desactivándola, mostrarás la lista de una determinada forma. La app Correo permite un uso básico del correo electrónico. Si estás habituado a disponer de más opciones, seguramente preferirás seguir haciéndolo con otras aplicaciones o directamente accediendo a través del correo web de los distintos proveedores. 8