COMO UTILIZAR GMAIL MÓDULO 3. EL CORREO ELECTRÓNICO EN GMAIL. QUÉ ES GMAIL?

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1 MÓDULO 3. EL CORREO ELECTRÓNICO EN GMAIL. QUÉ ES GMAIL? Gmail es un servicio gratuito de correo web basado en búsquedas que incluye más de megabytes (2,6 gigabytes) de espacio de almacenamiento. El eje principal de Gmail es un potente motor de búsqueda de Google que recupera rápidamente todos los mensajes que el propietario de la cuenta haya enviado o recibido en cualquier momento. Esto significa que no es necesario archivar los mensajes para encontrarlos de nuevo. Cuando Gmail muestra un mensaje de correo electrónico, también ofrece automáticamente todas las respuestas a él, de modo que los usuarios puedan verlo en el contexto de una conversación. Gmail no contiene ventanas emergentes ni anuncios de banner no orientados, sino que muestra los anuncios de texto relevantes y los vínculos a páginas web relacionadas junto a los mensajes de correo electrónico. Coste: gratuito Almacenamiento: megabytes Acceso: reenvío automático y acceso POP3 gratuitos (existe un programa de configuración automático para Outlook) Navegadores admitidos: - Microsoft IE 5.5 o superior (descarga: Windows) - Netscape 7.1 o superior - Mozilla 1.4 o superior - Mozilla Firefox 0.8 o superior - Safari o superior El navegador debe tener habilitado JavaScript y las cookies. Web de entrada a Gmail: gmail.google.com Lucía Penas 1

2 RECIBIDOS En la administración de Gmail, la carpeta Recibidos es el punto de partida. Los mensajes se agrupan en conversaciones. De este modo, los mensajes relacionados entre sí aparecen en una única línea en la bandeja de entrada. A continuación se indica cómo se deben interpretar las columnas de la bandeja de entrada: La casilla de verificación permite seleccionar y resaltar una o varias conversaciones. Al resaltar una conversación, se podrá archivar, añadir una etiqueta o cambiar el estado (leído, no leído ). Siempre que se realice alguna acción en una conversación, aparecerá un cuadro naranja en la parte superior de la bandeja de entrada, justo debajo del cuadro de búsqueda, en el que se indicará la acción que acaba de llevarse a cabo (mensaje enviado, mensaje eliminado ). Mediante las estrellas se podrá asignar un estado especial a un mensaje o conversación. Algunos usuarios las utilizan para identificar las tareas pendientes, mientras que a otros les sirven como recordatorio para referirse a un mensaje más tarde. Para activar las opciones de estrella, clic en la estrella blanca ( ). Al marcar el mensaje o la conversación, ésta se mostrará en amarillo ( ).Al hacer clic en Mensajes destacados se ven todos los mensajes que se han marcado, independientemente de su etiqueta. El nombre del remitente de cada mensaje aparece a la izquierda Los mensajes no leídos se muestran en negrita. El total de mensajes de la conversación se especifica entre paréntesis. Las etiquetas de conversación, que aparecen en verde, hacen las veces de carpeta, aunque aportan mayor flexibilidad. Un usuario puede añadir tantas etiquetas como desee a una conversación. De este modo, si una conversación contiene más de un tema, podrá recuperarlo mediante cualquiera de las etiquetas que haya aplicado. Se pueden crear etiquetas para clasificar y agrupar mensajes relacionados con un tema determinado. Gmail ofrece fragmentos de texto o una línea de texto junto a cada mensaje con una pequeña parte del contenido del último mensaje recibido en la conversación. Si se desea, se puede inhabilitar esta característica. Para cambiar dichas preferencias, clic en 'Configuración', en la parte superior de la bandeja de entrada. La fecha u hora del último mensaje recibido en la conversación aparece al final de la línea. La fecha se muestra en todas las conversaciones que se han iniciado más de 24 horas antes del momento de la consulta. Lucía Penas 2

3 CÓMO SE IMPRIME UN MENSAJE Para imprimir un mensaje, clic en Imprimir, situado debajo de la cabecera del mensaje. LISTA DE CONTACTOS La lista de Contactos funciona de un modo parecido a una libreta de direcciones en línea. Permite guardar y editar miles de nombres y direcciones. Cada vez que se envía un mensaje a una dirección nueva, Gmail la añade a esta lista. También existe la posibilidad de buscar contactos específicos. Añadir contactos 1. Clic en Contactos, situado en el lateral izquierdo de cualquier página de Gmail. 2. Clic en Añadir un contacto. 3. Escribir el nombre del contacto, la dirección de correo electrónico principal y cualquier otra información que desee incluir. 4. Clic en Guardar para añadir su contacto. Si se desea añadir información adicional, clic en Añadir más información de contacto. Asimismo, es posible añadir la dirección de correo electrónico de un remitente a la lista Contactos desde cualquier mensaje: 1. Abrir el mensaje del remitente cuya información desea añadir a la lista Contactos. 2. Clic en Más opciones, situado en la parte superior del mensaje. 3. Clic en Añadir remitente a la lista de contactos. Lucía Penas 3

4 ENVIAR UN MENSAJE Para crear un mensaje, clic en Redactar. Existe la posibilidad de seleccionar las direcciones que se desea incluir en el mensaje en la lista Contactos o bien escribirlas en los campos Para:, Cc: o CCO:. Cuando empiece a escribir una dirección en alguno de estos campos, Gmail le sugerirá direcciones completas a partir de su lista Contactos. Para: Destinatario al que le vamos a enviar el mensaje CC: Con copia para enviar a más destinatarios CCO: Con copia oculta. El destinatario del mensaje no recibe en su mensaje el nombre de los demás destinatarios a los que le hemos enviado el mensaje. REENVIAR UN MENSAJE Para reenviar un mensaje se abre la conversación correspondiente y se muestra el mensaje que desea reenviar. Clic en Reenviar. RESPONDER A UN MENSAJE Lo mismo que en el caso anterior, pero haciendo clic en Responder. ARCHIVOS ADJUNTOS AL MENSAJE En Gmail se pueden enviar y recibir mensajes de hasta 10 megabytes (MB) de tamaño. Sin embargo, el tamaño de mensaje permitido dependerá del archivo adjunto. Cuando se adjunte un archivo, el tamaño de éste puede aumentar debido a que automáticamente se añaden las codificaciones de transferencia, es decir, la información que permite enviar y recibir mensajes de forma segura. Esto significa que en algunos casos los archivos adjuntos cuyo tamaño sea de 6 MB a 10 MB pueden hacer aumentar el tamaño total del mensaje a más de 10 MB. Si esto ocurre, Gmail Lucía Penas 4

5 muestra un mensaje de advertencia en el que se indica que su mensaje supera el límite establecido de 10 MB. Para añadir un archivo adjunto al mensaje que se esté redactando hay que seguir estos pasos: 1. Clic en Adjuntar un archivo. 2. En el explorador hay que buscar el archivo que se desea adjuntar. 3. Clic en Abrir. Si desea eliminar un archivo que se ha adjuntado a un mensaje, clic en Eliminar. Para adjuntar otro archivo, clic en Adjuntar otro archivo. Como medida preventiva ante el ataque de posibles virus, Gmail no permite a los usuarios recibir archivos ejecutables (por ejemplo, los que presentan la extensión.exe) que pudieran contener código ejecutable nocivo. Gmail no admite este tipo de archivos aunque se reciban en formato comprimido (.zip,.tar,.tgz,.taz,.z o.gz). Cualquier mensaje de este tipo que reciba en la cuenta de Gmail se devolverá al remitente. En caso de necesitar enviar un archivo con extensión será necesario cambiarla por.doc o.txt (por ejemplo) y advertir del cambio al destinatario para que, una vez descargado en su ordenador, renombre la extensión a.exe DESCARGA DE LOS ARCHIVOS ADJUNTOS Gmail permite descargar fácilmente varios archivos adjuntos de un mensaje. Cuando se reciba un mensaje con más de un archivo adjunto, se puede optar por descargarlos todos a la vez en un archivo zip. Para ello, tan sólo se deberá hacer clic en Descargar todos los archivos adjuntos, situado al final del mensaje y seguir las indicaciones que aparecen en pantalla. CORREO BASURA (SPAM) Para eliminar el spam de la bandeja de entrada, se marca la casilla junto a los mensajes de este tipo y, seguidamente, clic en Marcar como spam. Gmail mejorará el sistema de detección de spam en la medida en que los usuarios marquen este tipo de correo. Si se marca un mensaje como spam (directamente o desde Gmail) y no lo es, clic en No es un spam en la parte superior del mensaje. Lucía Penas 5

6 BORRAR MENSAJES Cuando se suprime un mensaje, éste ya es irrecuperable. Para suprimir un mensaje: 1. Enviar el mensaje a 'Papelera', ubicación en la que también es posible buscar y recuperar mensajes. o Abrir una conversación. o Clic en Mas opciones o en la lista desplegable Mas acciones o Haga clic en Enviar este mensaje a la papelera. 2. Seleccionar Suprimir definitivamente. Tras completar este paso, ya no se podrá recuperar el mensaje. o Clic en Papelera, en el lateral izquierdo. o Seleccionar el mensaje que se desea suprimir. o Clic en Suprimir definitivamente. BÚSQUEDA DE MENSAJES Gmail permite la búsqueda de mensajes dentro de la propia cuenta de correo. Lucía Penas 6

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