Configuración de Contactos para administradores

Transcripción

1 Configuración de Contactos para administradores En esta guía nuevos a G Suite. 2. Importe la libreta de direcciones anterior. 3. Proporcione a su equipo direcciones de correo electrónico adicionales. 4. Configure listas de grupos. 5. Capacite a su equipo. Qué necesitará Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

2 Le presentamos Contactos Para encontrar sus contactos de G Suite desde Gmail, puede hacer clic en Correo y, luego, seleccionar Contactos. De esta forma, se lo dirigirá a la página de contactos. También puede ingresar a contacts.google.com, donde se le solicitará que acceda a su cuenta de G Suite, si es que aún no accedió. Contactos permite que su equipo se conecte fácilmente. Su equipo obtiene un directorio global que permite encontrar fácilmente las direcciones a la hora de enviar correos electrónicos, invitar personas a reuniones o compartir documentos. Puede crear listas de grupos para enviar correos electrónicos o invitar a varias personas a la vez. Asimismo, cada persona puede administrar sus propios contactos personales.

3 Active la Vista previa de Contactos Haga clic en un paso para navegar. Como administrador, puede activar la Vista previa de la nueva versión de Contactos (Administrador de contactos) para sus usuarios. De esta manera, los usuarios podrán ver todos sus contactos en un solo lugar y las personas con las que hablan con mayor frecuencia se ubicarán en la parte superior. También podrán encontrar los duplicados de forma más fácil y permitir que esta herramienta actualice automáticamente los contactos nuevos. Para activar la Vista previa de los Contactos para sus usuarios, siga estos pasos: 1. Acceda a la Consola de administración con su dirección de G Suite y su contraseña. 2. Haga clic en Aplicaciones > G Suite > Contactos. 3. En la página de Contactos, haga clic en Configuración avanzada. 4. Marque la casilla que aparece junto a Vista previa de Contactos y haga clic en Guardar. Más información sobre la Vista previa de Contactos

4 Vea sus contactos actuales Cuando una persona nueva se una a su organización, agréguela como usuario a su cuenta de G Suite. De esta forma, le dará una dirección principal para enviar invitaciones y correos. En la Consola de administración, haga clic en Usuarios. Aparecerá una lista de todos los usuarios de su organización. Estos usuarios son los mismos que aparecen en el Directorio de su empresa en Contactos. Haga clic en un paso para navegar.

5 Agregue un nuevo usuario La página Usuarios muestra a todos los miembros de su equipo. También es el lugar desde el que puede agregar a nuevos usuarios: 1. En la parte inferior de la página, haga clic en. 2. Seleccione Añadir a un usuario. 3. En Crear un usuario nuevo, ingrese el nombre y apellido de la persona, y asígnele un nombre de usuario (la primera parte de la dirección de G Suite) y una contraseña para que pueda acceder a su correo electrónico y demás servicios de G Suite. Nota: El nombre de usuario que elija se convertirá en la nueva dirección de correo electrónico del usuario. 4. Haga clic en Crear para guardar al usuario nuevo.

6 Envíe las instrucciones de acceso a su usuario nuevo Luego de que haga clic en Crear, aparecerá un mensaje de confirmación: 1. Haga clic en Enviar correo electrónico. 2. Ingrese una dirección de correo electrónico en la que el usuario pueda comenzar a recibir correo al instante (no su dirección de G Suite nueva). Recibirá un correo electrónico con su nombre de usuario de G Suite y su contraseña, junto con un vínculo para acceder a su nueva cuenta de G Suite. Nota: Si actualmente el usuario no tiene una dirección de correo electrónico personal en la que pueda recibir las instrucciones de acceso, puede imprimirlas y entregárselas. Más información: Consulte otros modos de agregar usuarios

7 Importe sus contactos personales a G Suite Su cuenta de G Suite incluye a todos los usuarios de su organización y los contactos externos compartidos, que se pueden encontrar en el Directorio de Contactos. Sin embargo, cada miembro del equipo también puede importar sus propios contactos personales desde su programa de correo electrónico anterior. Haga clic en uno de los vínculos que aparecen debajo para aprender a importar los datos de su programa de correo electrónico anterior. Se lo dirigirá a una página ajena a esta guía en la que podrá aprender a importar sus contactos. Cuando haya terminado, vuelva para finalizar esta guía. Dónde están sus contactos ahora? Microsoft Outlook Apple Mail, Thunderbird, Eudora o un host de correo electrónico web como Yahoo, Hotmail o AOL. Otra cuenta de Gmail. Más información: Consulte todas las opciones de importación

8 Bríndele al personal direcciones de correo electrónico adicionales Si usted o algún miembro de su organización necesitan más de una identidad de correo electrónico, puede agregar un alias de correo electrónico para suministrar otra dirección. Por ejemplo, puede recibir el correo habitual en usted@su-dominio.com, pero es probable que desee que las consultas de los clientes se envíen a ventas@su-dominio.com. Cuando agregue un alias de correo electrónico, el correo que se envíe a cualquiera de las dos direcciones se dirigirá a la misma bandeja de entrada.

9 Agregue un alias de correo electrónico Para agregar otra dirección para usted o algún otro miembro de su equipo, siga estos pasos: 1. En la Consola de administración, haga clic en Usuarios. 2. Haga clic en el usuario que necesita la dirección. 3. Haga clic en Cuenta para abrir más parámetros de configuración y desplácese hacia abajo hasta la sección Alias. 4. Haga clic en Añadir un alias y, luego, ingrese la dirección de correo electrónico secundaria. 5. Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. Los mensajes enviados a esta nueva dirección se dirigirán a la misma bandeja de entrada de la dirección principal de esa persona. Más información sobre los alias de correo electrónico

10 Cree listas de distribución de grupo Si trabaja o se comunica regularmente con un grupo específico de personas, cree una lista de grupo. Las listas de grupo son excelentes para los departamentos, las oficinas o los grupos de trabajo. Cuando le envía un correo electrónico al grupo, el mensaje llega a todos los integrantes. Si invita a un grupo a un evento de calendario, todos los miembros reciben la invitación. Además, puede compartir documentos con los grupos. Veamos cómo se configura esta opción

11 Cree grupos para su organización Para que las comunicaciones sean más efectivas, puede crear grupos dentro de su organización para unidades o equipos de proyectos. Un modo de crear una lista de grupo es mediante la página Grupos de la Consola de administración: 1. Acceda a la Consola de administración con su dirección de correo electrónico de G Suite completa y su contraseña. 2. Haga clic en Grupos.

12 Cree el grupo Puede crear una única dirección para enviarles invitaciones y correos electrónicos a todos los miembros de un grupo desde la página Grupos. Solo las personas que tienen acceso a la Consola de administración pueden crear grupos aquí: 1. Haga clic en Crear un grupo. 2. Llene el formulario para ponerle un nombre al grupo y proporcionarle una dirección de correo electrónico. 3. Establezca el acceso para este grupo, lo que determinará quiénes pueden administrarlo.puede cambiar esta configuración cuando lo desee. 4. Haga clic en Crear. (Una vez que haya creado su primer grupo, haga clic en para agregar su próximo grupo). Más información sobre los niveles de acceso del grupo

13 Agregue miembros al grupo Ahora, agreguemos algunos miembros al grupo. Después de crear el grupo, se lo dirigirá a una página donde puede agregar a los miembros. 1. En la página del grupo, haga clic en Administrar usuarios. 2. Para agregar nuevos miembros, ingrese la dirección de cada persona en una línea diferente. 3. Haga clic en Añadir. 4. También puede seleccionar otras opciones, como convertir a un miembro en el propietario de un grupo. Para volver a su grupo, puede hacer clic en Grupos desde la Consola de administración. Obtenga más información sobre cómo agregar grupos

14 Envíe correos electrónicos a sus contactos Una vez que haya creado las direcciones de contacto de los usuarios y grupos de su equipo, no es necesario que las conozca de memoria. Todos los usuarios para los que cree una cuenta se agregan automáticamente a su directorio global, al que toda la organización tiene acceso. Cuando redacte un mensaje en Gmail, comience a ingresar el nombre o la dirección de la persona en el campo Para. A medida que lo ingresa, se abre una lista de nombres que coinciden y puede seleccionar a la persona a la que desea enviarle el mensaje.

15 Invite contactos a una reunión Esta opción también funciona en el Calendario de Google y Hangouts. A medida que ingresa un nombre o una dirección, aparece una lista de nombres que coinciden para que pueda elegir al destinatario correcto. Supongamos que está por crear un evento. Cuando comience a ingresar el nombre de un invitado, aparecerá la lista del directorio global. Puede elegir un nombre incluso antes de terminar de ingresarlo. Recuerde que puede ingresar una dirección de grupo para invitar a todos los miembros del grupo a un evento en lugar de agregarlos de forma individual.

16 Comparta documentos con sus contactos Desea compartir un documento o una hoja de cálculo con otras personas? Exacto! Haga clic en Compartir en la parte superior de su documento y comience a ingresar los nombres de las personas o los grupos con los que desea compartirlo. De esta forma, se abre el directorio global para que pueda elegir a los usuarios correctos desde sus contactos.

17 Listas de actividades pendientes de los Contactos para su equipo Ahora que creó los grupos y las direcciones de su equipo, es hora de que ayude al personal a que comience a administrar sus contactos. Estas son las acciones que sugerimos que cada miembro de su equipo realice primero. Haga que cada persona: 1. Importe sus contactos anteriores a G Suite. 2. Aprenda los aspectos básicos de cómo enviar correos electrónicos a sus contactos. 3. Cree listas de distribución personales.

18 Obtenga más capacitación para su equipo Cuáles son los próximos pasos? Usted y su equipo deben visitar el Centro de aprendizaje de G Suite, que se encuentra en gsuite.google.es/learning-center, para obtener aún más información y capacitación. Visitar el Centro de aprendizaje Guías del usuario de G Suite Sugerencias para el uso empresarial Configuración para dispositivos móviles

19 Felicitaciones. Configuró Contactos para su equipo. Ahora ya sabe cómo realizar estas acciones: Agregar personas a su cuenta de G Suite. Importar su libreta de direcciones a G Suite. Otorgar a las personas direcciones adicionales. Crear listas de grupo. Ingresar fácilmente direcciones de contactos. Capacitar a su equipo en el uso de Contactos.