POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES TRANSPORTES Y SERVICIOS TRANSER S.A.

Transcripción

1 POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES TRANSPORTES Y SERVICIOS TRANSER S.A. Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, TRANSPORTES Y SERVICIOS TRANSER S.A. informa a sus funcionarios y demás partes interesadas, la política aplicable a la organización para el tratamiento protección de datos personales. En esta política de tratamiento de datos personales se describe en los lineamientos empresariales y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos. OBJETIVO Cumplir el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, según se establece en el Art.15 de la Constitución Política de Colombia. Definir al interior de TRANSER S.A, los lineamientos, prácticas y procedimientos que den cumplimiento efectivo a las exigencias y disposiciones legales establecidas en el sistema jurídico colombiano en relación con la protección de datos de carácter personal. ALCANCE Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de TRANSER S.A. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante LA EMPRESA). Todos los funcionarios de TRANSER S.A, deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política. Las áreas que tienen mayor interacción con la administración y/o manejo de datos personales, deben observar con mayor rigor el cumplimiento y aplicación

2 a la Ley, asegurar el cumplimiento de la misma y de cualquier norma o disposición que la complemente adicione o modifique. De igual manera, la presente política tendrá plena aplicación frente a las personas naturales o jurídicas (incluidos proveedores y contratistas) con las que TRANSER S.A, tenga un vínculo contractual y que tengan o pudieran tener acceso a datos personales de los cuales TRANSER S.A. es responsable, siempre que la divulgación de datos personales sea necesaria para el cumplimiento de dichas obligaciones contractuales. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES TRANSPORTES Y SERVICIOS TRANSER S.A. con sede principal en la ciudad de Bogotá, Avenida 9 # Piso 7. link Comentarios, Sugerencias y Reportes Correo electrónico Transer@transer.com.co, teléfono (+571) DEFINICIONES Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

3 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos; Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia; Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional; Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, las Compañía; Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía; Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral. Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales; Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales; Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna. TRATAMIENTO LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido

4 relación, tales como: funcionarios y familiares de éstos, accionistas, clientes y proveedores. FINALIDAD Los siguientes Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA y tienen las siguientes finalidades: De los Candidatos en proceso de Selección: Para validar su experiencia y confiabilidad: Nombre, identificación, dirección, teléfono, Fecha de nacimiento Hoja de vida, Educación, experiencia, Vínculos con entidades, Vínculos con empresas, Información de estudios, Participación en actividades de recreación, Certificaciones laborales y personales. De los Empleados: Para el control interno de sus novedades y el cumplimiento de los requisitos legales que lo asisten y que regulan a la empresa en materia laboral y para el desarrollo de planes de capacitación y desarrollo. Hoja de vida, Contrato de trabajo, Vinculaciones a la seguridad social (EPS, FONDO DE PENSIONES y CESANTIAS, ARL, CAJA DE COMPENSACION), Pruebas de ingreso, Copia de documento de identidad y documentos que habilitan la conducción, Autorizaciones de descuento, Soportes de las acciones disciplinarias aplicadas, Solicitud y aprobación de vacaciones, Vinculación a servicios especiales (seguro de vida, seguro exequias, vinculaciones medicina pre pagada, vinculaciones plan odontológico), Reportes de accidentalidad, Registros de Capacitación, Evaluaciones de Desempeño, Soporte de entrega de dotaciones, Recomendaciones médicas ocupacionales,

5 Trabajo de horas extras, Registro fotográfico Del Grupo Familiar de los empleados: Para el envío de información, la consolidación de datos demográficos y el desarrollo de planes de capacitación y desarrollo. Nombre identificación dirección Teléfono, correo electrónico del esposo(a) o compañero(a) permanente Fecha de nacimiento y domicilio de los hijos. Nombre identificación teléfono y domicilio de los beneficiarios De los Clientes: Para el seguimiento de las relaciones comerciales y el afianzamiento de las mismas, así como para el envío de información relevante, la recepción de solicitudes de servicio y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos y para la realización de encuestas de satisfacción en relación a la calidad del servicio prestado. Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, Dirección, teléfonos, fax, correo electrónico, Nombre e identificación del Representante Legal, Estados financieros, RUT, Cámara de comercio De los accionistas de la Empresa: Para el reconocimiento, protección y ejercicio de sus derechos Nombre, cédula, correo electrónico, dirección domiciliaria. De los Proveedores: Para dar seguimiento al suministro oportuno y de calidad de sus Productos o Servicios Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, Información del tipo de contribuyente, actividad económica, Nombre e identificación del gerente general o representante legal. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco, Copia de RUT, Cámara de comercio, certificación bancaria.

6 De los Proveedores de Transporte (Terceros): Para dar seguimiento al servicio prestado y garantizar su confiabilidad. Nombre del Propietario, Poseedor y Conductor con número de identificación, teléfono, dirección. Licencia de Conducción, Documentos que acreditan el cumplimiento de la regulación propia del transporte. Referencias Laborales y Personales. Registro fotográfico del conductor y del vehículo Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, TRANSER S.A. informará a quien corresponda la finalidad de su tratamiento y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Todos los datos Personales suministrados a la Empresa serán utilizados sólo para los propósitos aquí señalados. LA EMPRESA no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que se nos autorice expresamente a hacerlo, A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda. DERECHOS DEL TITULAR De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TRANSER S.A. como los Responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. c. Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

7 d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS COMO TITULAR Ante cualquier inquietud, queja, reclamo, rectificación, actualización o consulta, en relación a esta política o frente al Tratamiento de sus datos Personales, TRANSER ha dispuesto los siguientes medios de comunicación: Comunicación escrita dirigida a la empresa con dirección Avda. Cra 9 # (piso 7) Telefónicamente al: (57 1) Contacto electrónico: transer@transer.com.co Página Web: eligiendo el link Comentarios, Sugerencias y Reportes, donde se desplegará un formato para que se gestione, de acuerdo con las observaciones o solicitudes que cualquier funcionario, cliente, proveedor y demás partes interesadas quieran expresar. Se puede consultar a TRANSER S.A respecto de los datos personales que tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, TRANSER S.A. informará los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. De cualquier manera, TRANSER S.A. atenderá las solicitudes a la mayor brevedad posible.

8 Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES LA EMPRESA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA o de sus eventuales Encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que llegar a contratar, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados. VIGENCIA Esta Política de Protección de Datos Personales tiene vigencia a partir del 8 de Noviembre de (Firma en el documento original) ORLANDO VELEZ NAAR Representante Legal