AVISO DE PRIVACIDAD 1. DATOS DEL RESPONSABLE.

Transcripción

1 AVISO DE PRIVACIDAD ALIANSALUD EPS es una Empresa Promotora de Salud que realiza su actividad bajo el marco establecido por el Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia, y cuyo compromiso es garantizar el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC. Su actividad es objeto de supervisión por parte de la Superintendencia Nacional de Salud. ALIANSALUD EPS tiene una sociedad matriz de nacionalidad chilena que es BANMÉDICA S.A., la que a su vez es matriz de COLMÉDICA MEDICINA PREPAGADA S.A, ambas entidades dedicadas al aseguramiento en servicios de salud en Colombia. En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 por los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, ponemos a su disposición el presente Aviso de Privacidad que busca informar al afiliado de la Compañía, titular de datos personales, acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que han sido adoptadas por ALIANSALUD EPS, la forma de acceder a éstas y las características del tratamiento que se le pretende dar a los datos. 1. DATOS DEL RESPONSABLE. Nombre: Aliansalud Entidad Promotora de Salud S.A. Nit: Dirección notificación judicial: Calle 63 # Correo habeas data: oficinavirtual@aliansalud.com.co Correo corporativo: notificacionesjudiciales@aliansalud.com.co Los canales de comunicación en materia de protección de datos personales se detallan en el numeral 4 del presente Aviso de Privacidad. 2. DATOS ADMINISTRADOS POR LA COMPAÑÍA. ALIANSALUD EPS en desarrollo de su objeto social y para la correcta validación del estado del riesgo de los afiliados recolecta y administra información sobre el estado de salud, la cual de conformidad con lo previsto en el artículo 5 de la citada Ley 1581 se considera de naturaleza sensible. Entre esta información se encuentran datos 1

2 personales de menores de edad que hacen parte del grupo familiar del afiliado. La prestación de los servicios de salud, que incluye los propios de la afiliación y la gestión de su calidad de afiliado en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC, es una actividad íntegramente regulada por el Estado y en consecuencia la información personal que se solicita para el desarrollo de la misma cumple con las disposiciones legales particulares sobre la materia. Por tal razón y de acuerdo con lo previsto en el literal a) del artículo 6 de la citada Ley la Compañía ha tratado los datos personales de sus afiliados y los seguirá tratando para el desarrollo de tales fines. Así mismo, ha recolectado información personal de sus empleados; de aquellos que fueron sus empleados; y de sus proveedores personas naturales. 3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS. Los datos personales recolectados por ALIANSALUD EPS se usarán para las siguientes finalidades Indispensables: Los datos recogidos por ALIANSALUD EPS serán utilizados para los fines propios de garantizar a sus afiliados el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC, que incluye la prestación de los servicios médicos que estos requieran, realizar estudios epidemiológicos, actividades de promoción y prevención, efectuar el cobro de los pagos moderadores, así como realizar la gestión del riesgo en salud. Lo anterior supone que los datos se utilicen para los siguientes fines: la evaluación del estado de salud de sus afiliados, el trámite de las peticiones y reclamaciones, la actualización de la información recogida, las actividades de auditoría médica, los cálculos actuariales y estadísticos y el desarrollo de herramientas que prevengan el fraude en esta actividad, entre otros. Cabe mencionar que por tratarse de una Entidad Promotora de Salud vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud, podría compartir datos personales de sus afiliados a solicitud de entidades públicas competentes en ejercicio de sus funciones, para lo cual no será necesario contar con el consentimiento del Titular. 2

3 Los datos personales tales como teléfono, dirección, correo electrónico y celular, han sido utilizados para efectuar el cobro de los pagos moderadores, el desarrollo de herramientas que prevengan el fraude en esta actividad, y los propios de la actividad administrativa de la Compañía. En desarrollo de esa relación contractual, ALIANSALUD EPS buscará informarlos acerca de las innovaciones efectuadas en su servicio; de las mejoras o cambios en sus canales de atención. La base de datos de afiliados antiguos sin relación de servicio vigente, tiene como finalidad principal mantener un repositorio de información que permita atender las peticiones de información de personas que estuvieron con ALIANSALUD EPS, así como requerimientos de órganos de vigilancia y control y de autoridades administrativas y judiciales No indispensables: Así mismo, los datos personales suministrados que no tengan el carácter de sensibles, en particular los de contacto, podrían eventualmente ser utilizados para el desarrollo de actividades de conocimiento del perfil, el desarrollo de campañas comerciales, y publicitarias, relacionadas con los servicios que presta ALIANSALUD EPS y para que puedan recibir ofertas de productos y servicios que puedan agregar beneficios a los afiliados, ya sea directamente o en conjunto con sus vinculados. Lo anterior, siempre y cuando la Compañía cuente con autorización de tratamiento para estas finalidades adicionales Procedimiento para revocar el consentimiento respecto de las finalidades no indispensables: En el evento en que usted no desee que su información sea utilizada para los fines descritos en el Núm. 3.2., podrá manifestarlo de manera gratuita mediante comunicación escrita presentada en las oficinas de ALIANSALUD EPS como se señalará en el numeral 4, acreditando su identidad, e indicando la información de contacto (dirección física o correo electrónico) en la que desea recibir la confirmación del retiro correspondiente. 3

4 3.4. Los datos de sus empleados, proveedores y prestadores de servicios, tienen como propósito contar con información suficiente acerca de las personas que tienen dichas calidades y serán utilizados con el propósito de establecer y desarrollar adecuadamente las respectivas relaciones de trabajo o de prestación de servicios. Así mismo, podrán ser utilizados para informarlos sobre novedades de la Compañía o de beneficios que puedan ser de su interés. Los datos personales de los candidatos a empleados, serán usados para adelantar los procesos de selección respectivos y los datos de ex empleados buscan tener a disposición de las autoridades y del mismo Titular su información durante el término establecido en la Ley laboral. Estos datos podrán ser conocidos y tratados por empleados de COLMÉDICA MEDICINA PREPAGADA S.A., toda vez que las áreas de soporte de ALIANSALUD EPS (jurídica, administrativa, tecnología, control interno, servicio al cliente, entre otras) están estructuradas a partir de los esfuerzos conjuntos y organizados con su matriz. 4. CANALES DE COMUNICACIÓN PROTECCIÓN DATOS PERSONALES ALIANSALUD EPS establece como canales de comunicación con los titulares: Página web: /opción CONTÁCTENOS. Correo electrónico: oficinavirtual@aliansalud.com.co Dirección Física: Cr Oficina Parque Nacional. Teléfono: PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA Y RECLAMO EN MATERIA DE HÁBEAS DATA. Le informamos que tanto para consultas como reclamos deberá acreditar que usted es el titular de los datos, adjuntando copia de su documento de identidad y su dirección física o electrónica en la cual desea recibir la respuesta. Cuando se trate de la formulación de reclamos deberá describir los hechos que dan lugar al mismo y los documentos que quiera hacer valer. En el evento en que usted actué como causahabiente del titular, 4

5 representante o apoderado del mismo, deberá adjuntar el documento que acredite que tiene tal calidad. En el caso en que falte alguno de los requisitos aquí establecidos, se le informará dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de las solicitudes para que los complete, si no los subsana no se podrá dar trámite a su solicitud. En el caso de los reclamos, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que sean subsanados se entenderá que ha desistido del mismo. Los plazos para obtener sus respuestas en el caso de consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, que podrá ser prorrogado por cinco (5) días hábiles más y en el caso de reclamos es de quince (15) días hábiles, que podrá ser prorrogado por ocho (8) días hábiles más, de conformidad con lo que dispone la Ley. 6. MEDIDAS DE SEGURIDAD. Toda la información que reposa en las bases de datos administradas por ALIANSALUD EPS está protegida, tanto en su acceso, conservación y uso. ALIANSALUD EPS cuenta con altos estándares de seguridad informática y ha implementado los procedimientos requeridos para garantizar la confidencialidad y uso apropiado de la información. 7. CIRCULACIÓNN TRANSFRONTERIZA DE DATOS ALIANSALUD EPS eventualmente puede tratar la información enviándola a través de medio seguro a la República de Chile, país de origen de la sociedad Matriz. También lo hará con el fin de dar cumplimiento a las políticas corporativas que así lo indiquen, entre ellas, las referidas a la prevención de delitos y actos de corrupción. Igualmente, cuando haya lugar a obtener dictámenes médicos por parte de otros prestadores de servicios de salud radicados fuera de Colombia, previa autorización expresa del Titular o cuando medie solicitud de autoridad competente. En estos eventos, ALIANSALUD EPS podrá suscribir los Convenios de Transmisión que considere necesarios para tales efectos, y en su 5

6 defecto, acudirá al procedimiento establecido para el caso en la normatividad vigente. En caso de que se requieran Transferencias de datos personales ALIANSALUD EPS cumplirá con la normatividad vigente en la materia, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás decretos reglamentarios. 8. CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD. El Manual de Políticas y Procedimientos estará a su disposición en la oficina del Oficial de Protección de Datos Personales y está publicado en la página web Cualquier cambio sustancial en el Manual será informado a través del mismo medio, y posteriormente, en cualquier otro que se considere pertinente. Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de Privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo medio virtual. Fechas de actualización del Aviso: Julio del GEG-SSV Mayo de NL-SSV- DMV 6