REGLAMENTO DE EVALUACION Y CALIFICACION DE CARTERA DE CREDITO

Transcripción

1 REGLAMENTO DE EVALUACION Y CALIFICACION DE CARTERA DE CREDITO ACUERDO Nº JULIO 23 de 2011 Por el cual se establece el Reglamento de Evaluación y Calificación de Cartera de Créditos El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de Empleados del Sector Financiero, COOEBAN, en ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley y las estatutarias, en especial las que otorga el artículo 69 de los estatutos, literal f). CONSIDERANDO Que mediante Circular Externa N 01 del 23 de enero de 2009, la Superintendencia de Economía Solidaria efectuó varias modificaciones a la Circular Contable y Financiera, las que a su vez conllevan a que sea necesario realizar los ajustes que se derivan de la misma, estableciendo el Reglamento de Evaluación y Calificación de Cartera de Créditos Que en mérito de lo expuesto, ACUERDA Establecer el Reglamento de Evaluación y Calificación de Cartera de Créditos, de conformidad con las disposiciones proferidas por la Superintendencia de Economía Solidaria, cuyo texto es el siguiente: REGLAMENTO DE EVALUACIÓN Y CALIFICACION DE CARTERA DE CRÉDITOS CAPITULO I RIESGO CREDITICIO OBJETIVO Y OBLIGACIÓN DE EVALUAR LA CARTERA DE CRÉDITO - CRITERIOS DE EVALUACIÓN RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN ARTÍCULO 1. RIESGO CREDITICIO: El riesgo crediticio es la probabilidad de que la Cooperativa incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos como consecuencia del incumplimiento de los deudores con el pago de sus obligaciones, en los términos pactados. ARTÍCULO 2. OBJETIVO Y OBLIGACIÓN DE EVALUAR LA CARTERA DE CRÉDITO EVALUACIÓN OBJETIVA: Con esta evaluación se pretende mantener actualizada de manera permanente la calificación por nivel de riesgo de la totalidad de los créditos, a partir de su edad de vencimiento y aplicación de la norma de arrastre a que hace referencia el numeral 5 del Capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera, proferida por la Superintendencia de la Economía Solidaria. En ese orden de ideas, la calificación por nivel de riesgo en función de su morosidad es la siguiente: CATEGORÍA COMERCIAL CONSUMO A 0-30 días 0-30 días B días días C días días D días días E > 360 días > 180 días A fin de darle operatividad al referido proceso, el software de la Cooperativa está habilitado para su generación automática y aplicación respectiva de la norma de arrastre. De igual manera, la generación automática de las provisiones a que hubiere lugar, de acuerdo con las políticas que sobre el particular establezca la Cooperativa, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 6 de la Circular Básica Contable y Financiera, proferida por la Superintendencia de la Economía Solidaria EVALUACIÓN SUBJETIVA: El propósito es identificar el riesgo de los créditos que presentan desmejora en su capacidad de pago, en su solvencia o en la calidad de las garantías que los respaldan como resultado de cambios en las condiciones que se tenían al momento del otorgamiento del crédito. En este orden se determinará la

2 suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones. Igualmente, detectados los créditos con falencias originadas en el proceso de su aprobación, se debe determinar su riesgo crediticio y adoptar los correctivos a que hubiere lugar. A continuación se detalla los créditos que están sujetos a evaluación y calificación de cartera: Créditos que incurran en mora de más de 30 días después de ser reestructurados. Créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los préstamos otorgados a un mismo asociado, sea persona natural o jurídica, exceda los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. La evaluación de estos créditos deberá efectuarse como mínimo en los meses de mayo y noviembre y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses de junio y diciembre, respectivamente. Si la Cooperativa llegase a ser sometida a cualquier medida cautelar, la evaluación deberá efectuarse en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, respectivamente. PARÁGRAFO 1. Si los resultados del cambio en la calificación de las evaluaciones señaladas dieran lugar a provisiones adicionales, éstas deberán hacerse de manera inmediata. ARTÍCULO 3. DIRECTRICES DE EVALUACIÓN: El proceso de evaluación de la cartera de créditos se realizara con base en los siguientes criterios: 3.1. Carpeta del Asociado: Se consignara si se lleva una carpeta, sea en medio escrito o en medio electrónico, en la que se guarde copia del historial de los créditos vigentes del asociado, confirmando la existencia de la documentación requerida al crédito o los créditos. Así mismo se verificarán las garantías respectivas. De esta forma el ente evaluador podrá determinar si se omitió la entrega de alguno de ellos. Para la evaluación en lo posible se debe de actualizar la información del deudor y sus deudores solidarios, especialmente las colillas de pago, así como la información más relevante que permita establecer la relación entre el deudor y sus deudores solidarios, para determinar el nivel individual de endeudamiento, de manera directa e indirecta. El Gerente de la Cooperativa designará el funcionario que se encargue de hacer entrega de las carpetas de los asociados objeto de evaluación, con el lleno de todas las exigencias antes expuestas Capacidad de pago: Para efectos de determinar la capacidad de pago, se deberá tener en cuenta el procedimiento previsto en el Reglamento de Crédito y Ahorro, verificándose que el deudor mantenga, como mínimo, las condiciones inicialmente pactadas, la vigencia de los documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito y se estima necesaria información comercial y financiera proveniente de otras fuentes Solvencia del deudor: Se actualizará y verificará estableciendo el nivel de endeudamiento de su nómina y si se considera necesario se pueden establecer y verificar, mediante medios idóneos, otras contingencias del deudor como la calidad y composición de sus activos, sus pasivos y patrimonio Garantías: Se evaluará su liquidez, idoneidad, valor y cobertura teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico para hacerlas exigibles. Si la garantía es real se actualizaran anualmente con base en estudios técnicos realizados por personas o entidades idóneas y reconocidas en el medio Servicio de la deuda: Se evaluará si los términos de la obligación u obligaciones acordadas se han cumplido oportunamente, en las fechas establecidas Reestructuraciones: Se deberá establecer el número de veces que un crédito ha sido reestructurado teniendo de presente que entre más operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación.

3 3.7. Centrales de Riesgo: Por norma general se deberá consultar la cartera de crédito a evaluar en la Central de Riesgos. No obstante, a criterio del Comité de Evaluación y Calificación de Cartera, podrán exceptuar de la consulta las operaciones activas de crédito cuyo monto sea igual o inferior a los aportes sociales y ahorros permanentes del titular de la obligación u obligaciones, siempre y cuando la cooperativa no registre pérdidas acumuladas ni pérdidas en el ejercicio en curso Análisis del entorno laboral y económico: Verificada y evaluada la información registrada en la solicitud crédito y sus respectivos soportes, es importante que el Comité de Evaluación y Calificación de Cartera tenga presente en su análisis el tiempo laboral, el cargo que desempeña y su permanencia en el mismo con el fin de determinar los riesgos en el caso de no darse el descuento por nomina y por lo tanto de no pago de las cuotas pactadas Pronunciamiento del Comité: Los resultados de la evaluación se plasmarán en un formato diseñado por la Cooperativa, en el que se consignará la información más relevante del asociado deudor, así como de sus deudores solidarios, y sobre cada uno de los aspectos tratados proferirán las conclusiones respectivas, así como una conclusión final que los articule, donde se evidencie sí hay o no riesgo crediticio, y en ese último evento las acciones que se implementarán orientadas a contrarrestar su efecto, así como la reclasificación a una categoría de mayor riesgo, en el caso que sea conveniente o necesario proceder a ello Otros aspectos: La evaluación involucrará no sólo al deudor, sino también al deudor o deudores solidarios; para realizar la labor de la evaluación de la cartera de crédito, la Cooperativa podrá contratar con cualquier empresa experta en la materia el apoyo técnico y de información en dicha labor. ARTÍCULO 4. EVALUACIÓN DE CARTERA. En la evaluación de cartera el Comité de Evaluación de Cartera de Créditos tendrá en cuenta los criterios contenidos en el siguiente cuadro: DETALLE Evaluación de créditos que incurran en mora de más de 30 días después de ser reestructurados. Evaluación de créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los préstamos otorgados a una misma persona natural o jurídica exceda los 50 SMMLV. TAMAÑO MUESTRA PERIODICIDAD Mensual mientras permanezca en mora Semestral, como mínimo en mayo y noviembre de cada año Evaluación de algunos créditos, en forma aleatoria, con más de un año de haber sido desembolsados, no incluidos en los anteriores ítems Lo determina el Comité de Evaluación y Calificación de Cartera Según lo determine el Comité de Evaluación de Cartera de Créditos. Evaluación de créditos de que trata el Artículo 61 de la Ley 454 de 1998, no incluidos en los ítems anteriores Según programación que se apruebe cada año. * Arqueo y Estudio de títulos (Pagarés, Hipotecas, Contratos de Prenda, Certificados de Tradición y Libertad y Registro Único Nacional de Transito RUNT. *Actualización de avalúos, seguros, certificados de tradición y libertad, Registro Único Nacional de Transito RUNT. Según lo determine el Comité de Evaluación de Cartera de Créditos Según lo determine el Comité de Evaluación de Cartera de Créditos * El Gerente de la Cooperativa coordinará la ejecución de estos procesos y será responsable de su correcta realización. La verificación de los mismos, estará a cargo del Comité de Evaluación del Riesgo Crediticio, sin perjuicio de las pruebas que sobre el particular realice la Revisoría Fiscal o cualquier otra instancia de la Cooperativa.

4 ARTÍCULO 5. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO Y LAS EVALUACIONES - DECISIONES A ADOPTAR: El Consejo de Administración evaluará y analizará los resultados del seguimiento y evaluación que se realice, a fin de disponer las acciones que cada caso amerite. El resultado del seguimiento y evaluación hecho a cada deudor, las anotaciones correspondientes y las decisiones que se adopten, deben constar explícitamente en el formato diseñado para el efecto, dejándose en la carpeta del deudor los documentos soportes. Debe dejarse constancia de la fecha del trabajo realizado y el nombre de las personas que lo aprueban, todo ello en el formato de evaluación antes indicado. En los casos en que la evaluación subjetiva de lugar a calificación de cartera en categorías de riesgo superior a aquella que corresponda por morosidad y norma de arrastre, deben ser informados de ello los deudores y codeudores respectivos, antes de ser reportados con la nueva calificación a centrales de riesgo o a cualquier otro medio de consulta en la que se pueda ver afectada su moralidad comercial. CAPÍTULO II COMITÉ DE EVALUACIÓN DE CARTERA DE CREDITOS ARTÍCULO 6. NATURALEZA Y CONFORMACIÓN: El Comité de Evaluación de Cartera de Crédito actuará como órgano permanente de carácter técnico, especializado y auxiliar del Consejo de Administración. Estará conformado por cuatro (4) miembros nombrados por este organismo para períodos de tres (3) años, pudiendo ser removidos en cualquier momento o reelegidos, según criterio del Consejo de Administración. ARTÍCULO 7. REQUISITOS: Para ser integrante de este Comité, se debe tener conocimientos en temas financieros y económicos, así como en el manejo de la normativa que regula la evaluación de cartera de créditos y gozar de buena moralidad comercial y financiera. ARTÍCULO 8. DIGNATARIOS DEL COMITÉ: El Comité de Evaluación de Cartera de Créditos designará de entre sus miembros y por acuerdo unánime entre ellos, a quienes han de actuar en calidad de Coordinador, Secretario y Vocal, pudiendo efectuar cambios en cualquier momento por circunstancias o hechos que lo hagan necesario o conveniente. ARTÍCULO 9. FUNCIONES DEL COMITÉ: El Comité de Evaluación de Cartera de Crédito ejercerá las siguientes funciones: A. Evaluar la cartera de crédito y proponer las recomendaciones pertinentes o las reclasificaciones a que haya lugar, de acuerdo con la morosidad y niveles de riesgo que se observen. B. Realizar el seguimiento a los créditos reestructurados y recalificados. C. Proponer las provisiones de cartera, de conformidad con lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera y acorde con los resultados de la evaluación y seguimiento que se realice. D. Proponer el castigo de cartera de acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluación de los diferentes créditos. E. Presentar informe al Consejo de Administración sobre la actividad cumplida en cada período evaluado, los resultados obtenidos y las recomendaciones o conceptos que estime convenientes. F. Promover la capacitación del personal de la Cooperativa, incluyendo sus entes de administración y control, en todos los aspectos atinentes a la gestión y administración del riesgo de cartera de crédito. G. Velar porque la Cooperativa cuente con un soporte tecnológico que permita generar los procesos de revelación de información necesarios para la evaluación, medición y control del riesgo de cartera de crédito H. Estar informado del índice de morosidad de la Cooperativa y proponer estrategias que tiendan a disminuirla.

5 I. Las demás que guarden relación con el objetivo del Comité y con las normas sobre la administración y evaluación de cartera, que no estén asignadas a otros órganos y aquellas que emanen de organismo competente y que sean de cumplimiento obligatorio. ARTÍCULO 10. REUNIONES: El Comité celebrará reuniones ordinarias por lo menos una vez cada seis (6) meses. También podrá celebrar reuniones extraordinarias las veces que sea necesario. Tanto las reuniones ordinarias como las extraordinarias serán convocadas por el Coordinador del Comité o el Gerente de la Cooperativa. A las reuniones del Comité podrán asistir como invitados uno o varios miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y/o Revisor Fiscal, bien sea por invitación cursada en forma directa por el Comité o a solicitud de miembros de dichos organismos. En todo caso, quienes asistan como invitados no podrán tomar parte en las decisiones del Comité. Las reuniones del Comité serán presididas por su Coordinador. En caso de ausencia de éste, será presidida por un Vocal. ARTÍCULO 11. QUÓRUM Y DECISIONES: Para sesionar y tomar decisiones o emitir pronunciamientos con plena validez, será necesaria la asistencia de por lo menos tres (3) de los miembros del Comité. Por norma general, todas las decisiones o acuerdos se adoptarán por consenso de sus miembros. No obstante, si en algún caso no fuere posible lograrlo, los votos a favor deberán ser mínimo de dos (2). En caso de efectuarse la reunión con asistencia de solamente dos (2) de sus miembros, se requerirá unanimidad. ARTÍCULO 12. CONSTANCIA DE ACTUACIONES Y DECISIONES: De toda reunión del Comité, ordinaria o extraordinaria, deberá dejarse constancia escrita en acta de los créditos evaluados, o de cualquier otra decisión tomada. El acta deberá estar acompañada de los formatos de evaluación y calificación de cartera de créditos y permanecerán dentro de las instalaciones de la Cooperativa, bajo medidas adecuadas de seguridad y conservación. Todo cuanto aparezca en las actas tendrá el carácter de información privilegiada de la Cooperativa. Las Actas deberán ser firmadas por los miembros del Comité que hayan participado en la reunión, lo cual les dará el valor de documento probatorio de lo que conste en ellas. ARTÍCULO 13. FUNCIONES DE LOS DIGNATARIOS DEL COMITÉ: Los dignatarios del Comité tendrán las siguientes funciones: COORDINADOR. Efectuar la convocatoria de reuniones ordinarias y de las extraordinarias a que hubiere lugar a los miembros del Comité y extender las invitaciones a miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Revisor Fiscal, cuando se estime conveniente. Presidir las reuniones del Comité. Dirigir y orientar las actividades del Comité y servir de medio de comunicación con el Consejo de Administración, la Gerencia y los organismos de vigilancia y control. Rendir al Consejo de Administración cuando este lo considere pertinente sobre las actividades del Comité, los resultados y las recomendaciones o conceptos que estime conveniente. Firmar en asocio del secretario las actas y en general los documentos emanados del Comité y cuidar que se entreguen a sus destinatarios en la forma adecuada y dentro de los términos de tiempo que correspondan. SECRETARIO Preparar el acta de cada reunión y presentarla para su discusión y aprobación. Preparar los documentos relacionados con las actividades del Comité. Conservar en forma ordenada, segura y bajo condiciones adecuadas de protección y seguridad todos los documentos relacionados con el Comité. Recibir la correspondencia del Comité.

6 Las demás que correspondan a la naturaleza del cargo de Secretario del Comité. VOCALES Concurrir a las reuniones del Comité. Realizar las labores que le sean asignadas para el cumplimiento de las funciones. Reemplazar al Presidente, o al Secretario, en caso de ausencia temporal de uno de ellos. Participar en todos los procesos de actividad del Comité de acuerdo con las funciones que estén asignadas a este organismo. Las demás que sean concordantes con su calidad de miembro del Comité. CAPÍTULO III DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2.4., del Capítulo II de la Circular Externa Contable y Financiera, proferida por la Superintendencia de Economía Solidaria, los miembros del Consejo de Administración y el Gerente de la Cooperativa, deberán supervisar los procesos de evaluación y calificación, asumiendo responsabilidad personal por los mismos. En desarrollo de dicho propósito, el Consejo y la Gerencia, verificarán el cumplimiento de la evaluación y calificación de cartera de créditos exigiendo la presentación de informes sobre los resultados obtenidos, los cuales deben contener las recomendaciones y/o las medidas que se deberán adoptar a fin de minimizar el riesgo de la cartera de créditos, con el propósito de que el Consejo de Administración adopte las medidas a que hubiere lugar. ARTÍCULO 15. CONFLICTOS DE INTERÉS: Se entiende por conflicto de interés toda situación en la cual una persona puede sacar provecho para sí o para un tercero, valiéndose de las decisiones que el mismo tome frente a distintas alternativas de conducta, en razón de la actividad que desarrolla y cuya realización implicaría la omisión de sus deberes legales, contractuales o morales a los que se encuentra sujeta. Cuando cualquier miembro del Consejo de Administración o del Comité de Evaluación y Calificación de Cartera de Créditos, así como el Gerente, se encuentre en una situación que de acuerdo con los parámetros establecidos en el Estatuto y/o presente reglamento, constituya un conflicto de interés para efectos de la evaluación y calificación de cartera de créditos y las decisiones que se deriven de ella, deberá hacerlo saber inmediatamente a la instancia competente, sea el Consejo de Administración o el Comité, y declararse impedido para opinar y/o participar en la toma de la decisión que corresponda. ARTICULO 16. CONFIDENCIALIDAD Y MANEJO DE INFORMACIÓN: Las actuaciones del Comité como órgano colegiado, como las de cada uno de sus integrantes, la información a que tengan acceso y de la cual tenga conocimiento por razón de su funciones, serán de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no podrá ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla y siempre utilizando los medios y canales propios de la institución. ARTÍCULO 17. PERSONAL EXTERNO: De ser conveniente y necesario, la cooperativa podrá contratar personal externo que apoye el diseño y proceso de montaje del sistema de evaluación y control del riesgo crediticio. ARTICULO 18. VIGENCIA Y DIVULGACIÓN DEL REGLAMENTO: El presente reglamento fue aprobado por el Consejo de Administración en su sesión ordinaria del 23 de julio de 2011, según consta en el acta número 274 y entra en vigencia a partir de la fecha. RODRIGO ALONSO PANIAGUA GRISALES Presidente (Firmado) ADRIANA JANETH TORO TANGARIFE Secretaria (Firmado)