EL DIRECTORIO DE TRANSESPOL E.P.

Transcripción

1 EL DIRECTORIO DE TRANSESPOL E.P. Considerando Que la administración de la Empresa requiere de procedimientos ágiles, oportunos y eficientes para mejorar la situación financiera; Que el saneamiento de bodegas y la venta de activos improductivos u obsoletos constituye una fuente alternativa de financiamiento para programas de reducción de pérdidas y recuperación de cartera; Que se hace necesario que exista un buen control administrativo de bienes en general, con el propósito fundamental de regular y normar los procedimientos administrativos; Que en razón de que Transespol E.P. es una empresa pública y se debe sujetar al Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de Bienes del Sector Público expedido por la Contraloría General del Estado el 3 de octubre del 2006 y publicado en el Registro Oficial No. 378 del 17 de octubre del En uso de las atribuciones como Directorio de la Empresa expide el siguiente: REGLAMENTO PARA LA BAJA, VENTA, PERMUTA DE BIENES Y MATERIALES DE BODEGAS DE TRANSESPOL E.P. CAPITULO I DE LA BAJA, VENTA O PERMUTA DE BIENES Y MATERIALES DE BODEGA ART. 1.- ACCIONES PREVIAS.- Los Jefes o encargados de área o quien haga sus veces anualmente o cuando se les informe de la existencia de un bien, que corresponda a la custodia del área bajo su responsabilidad, que no pueda ser reparado o que el costo de su reparación es inconveniente para la empresa, dispondrá el reingreso del bien a la bodega. En el caso de bienes que por su condición no puedan ser removidos de su lugar de instalación y requieran seguir el trámite para la baja, éste se lo realizará en sitio. ART. 2.- CONSTATACION FÍSICA ANUAL.- El Jefe o encargado del Departamento Contable o quien haga sus veces obligatoriamente antes del cierre de cada ejercicio económico, o de acuerdo a las necesidades de la Empresa, dispondrá la conformación de una comisión del área contable y de operaciones y designarán un observador, a fin de que procedan a la inspección física de las existencias de bodegas, en la misma que se establecerá, la cantidad, el estado de conservación y el valor de todos los materiales y equipos existentes en la bodega a la fecha de la constatación, así como, un análisis de antigüedad del movimiento de cada ítem. En casos específicos y de ser necesario un informe técnico respecto al uso y el estado de conservación de los bienes, se requerirá la asistencia en la contratación de servicios externos especializados, quienes emitirán conjuntamente con el personal del área contable el informe respectivo.

2 ART. 3.- INFORME TECNICO CONTABLE - FINANCIERO.- El resultado de la constatación física de las existencias de bodegas será parte integrante de los anexos de los estados financieros a los que adicionalmente el jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces agregará un informe dirigido al Gerente General en el que se adjunte un detalle de los bienes susceptibles de baja; un cuadro de antigüedad del movimiento de cada ítem que conforma el inventario de bodega; y, un detalle de materiales usados devueltos a bodega. En este informe se recomendará el trámite que debe realizarse en concordancia con este reglamento. ART. 4.- CONTENIDO DEL INFORME TECNICO CONTABLE - FINANCIERO.- El informe técnico financiero contendrá la recomendación de vender, permutar o destruir. También deberá contener el avalúo respectivo de los Bienes u otros Activos en cuestión, para lo cual se tomará como criterios de referencia, los siguientes: a) El valor comercial actual del Bien o Activo de similares características. b) Su precio de adquisición c) Su estado actual d) El saldo contable o valor residual e) Todos los demás elementos que se consideren necesarios Para el caso de materiales devueltos a bodega y cuya cantidad no sea posible determinarla o se requiere de muchos recursos para establecerla, se utilizará como medio alternativo el peso y su valor será establecido en consideración a los precios que estén vigentes en el mercado, lo cual se determinará a través del concurso respectivo. ART. 5.- CONOCIMIENTO DEL INFORME.- El Gerente General en conocimiento del informe técnico financiero descrito en el artículo anterior procederá de la forma siguiente: a) Si la cuantía de los bienes o materiales en desuso, obsoletos o dañados está dentro de la capacidad de autorización del Gerente General, éste tomará directamente la decisión más favorable para la empresa. Para el efecto aplicará lo contenido en el artículo 6 de este reglamento. b) Si la cuantía de los bienes o materiales supera la capacidad de autorización del Gerente General, se pondrá en conocimiento al Directorio el informe técnico contable - financiero para que autorice al Gerente General la acción más conveniente para la empresa. ART. 6.- DE LOS PERITOS.- Si se trata de bienes y materiales en general que tengan algún valor económico y que deban ser sometidos a remate, el Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces designará un perito de entre los profesionales o técnicos de la Empresa o de entes colegiados del ramo, quien después de inspeccionar físicamente así como de realizar pruebas a los bienes y materiales hará su descripción y avalúo para el remate. En caso de tratarse de un bien inmueble el avalúo lo realizará la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros. ART. 7.- INFORME DE LOS PERITOS.- Los informes de los peritos; así como su avalúo, serán presentados por escrito, circunstanciados y razonados en forma individual. El o los informes presentados por los peritos serán conocidos por el Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces y los integrantes de la Junta de Remates.

3 ART. 8.- DIFERENCIA NOTABLE.- De darse el caso de diferencia notable en los avalúos periciales de los bienes y materiales, intervendrá un perito dirimente para fijar el precio justo. Se considerará como diferencia notable si el valor que señale cada perito es mayor en el 50% entre sí. Caso contrario se tomará el valor más alto. ART. 9.- FORMAS PARA DAR DE BAJA A BIENES O MATERIALES EN DESUSO O DAÑADOS.- Los bienes o materiales contenidos en el informe técnico contable - financiero mencionado en los artículos 4 y 5 de este reglamento pueden darse de baja de los registros contables y de la custodia del bodeguero de las formas siguientes: a) Venta Directa b) Remate en sobre cerrado c) Permuta d) Baja mediante destrucción e) Donación En todos los casos se respetarán las normas de protección ambientales vigentes. ART VENTA DIRECTA.- Podrá efectuarse la venta directa de bienes muebles cuando se hubiere llamado por dos veces a remate y no hubiere postores o las posturas presentadas no fueren admitidas por contravenir las disposiciones de este reglamento o los bienes fueren de tan poco valor que el remate no satisfaga los gastos del mismo. La venta directa será dispuesta por el Gerente General, a base del informe del Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces, que indique haber ocurrido el supuesto señalado en el inciso anterior. En todo lo demás, para la venta directa de bienes muebles se sujetará a las normas generales contenidas en los Artículos del 46 al 50 del Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector público. ART REMATE EN SOBRE CERRADO.- Establecido el bien como inservible u obsoletos o que hubieren dejado de usarse, y si dicho bien es susceptible de venta, el Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces, solicitará al Gerente General o su delegado la autorización para el remate y la conformación de la Junta de Remates. El remate en sobre cerrado será aplicado en el caso que el valor estimado del avalúo de los bienes en mal estado u obsoletos supere los diez mil dólares US$10, Para el remate de bienes muebles, se conformará una Junta de Remates que estará integrada por El Gerente General o su delegado quien lo presidirá, Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces y el Asesor Jurídico o Procurador de la Empresa, en caso de haberlo; a falta del Asesor Jurídico o Procurador de la Empresa integrará la Junta el Jefe de Operaciones o quien haga sus veces. Actuará como Secretario de la Junta el Asesor Jurídico o Procurador de la Empresa, según los casos. La Junta de Remates, señalará el lugar, día y hora en que deba realizarse la diligencia de remate. La fecha del remate será ocho días después del último aviso.

4 El señalamiento del lugar, día y hora para el remate se realizará mediante tres avisos que se publicarán en uno de los periódicos de mayor circulación en la provincia en que fuere a efectuarse el remate y, además, en carteles que se ubicarán en los lugares más frecuentados que señale la Junta de Remates. La publicación de los avisos por la prensa podrán ser a día seguido o mediando entre una y otra el número de días que señale la Junta. Los avisos y carteles contendrán: a) El lugar, día y hora del remate; b) La descripción completa de los bienes; c) El valor base del remate; d) El lugar, días y horas en que puedan ser conocidos; y, e) La indicación de que el remate se lo realizará en sobre cerrado, de acuerdo a las disposiciones de este reglamento. En el primer señalamiento, la base del remate será el valor del avalúo; y en el segundo, el setenta y cinco por ciento de dicho avalúo. La Junta en el segundo señalamiento, procederá de acuerdo con los incisos 3, 4 y 5 del Art. 11 de este reglamento. Podrán intervenir en el remate las personas capaces para contratar, personalmente o en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta persona, quienes fueren trabajadores, servidores públicos de la institución, ni su cónyuge o conviviente en unión libre, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; equiparándose inclusive, como primero y segundo grado de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión libre. El Secretario de la Junta recibirá y pondrá en cada sobre la fe de presentación con la indicación del día y la hora en que los hubiere recibido. El sobre cerrado contendrá la oferta y, además, el diez por ciento del valor de cada una de ellas, en dinero efectivo o cheque certificado; toda propuesta será incondicional y no podrá ofrecer el pago a plazos, salvo en los casos de remate de instalaciones industriales. Cumplida la hora de presentación de ofertas se reunirá la Junta para abrir los sobres en presencia de los interesados, leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor postor. La adjudicación será notificada a todos los oferentes y el adjudicatario pagará el saldo del precio, dentro del día hábil siguiente al de la notificación. De todo se dejará constancia en una acta que será suscrita por los miembros de la Junta y el adjudicatario. Consignado el saldo del precio ofrecido, se entregarán los bienes al adjudicatario con una copia del acta que servirá como título traslativo de dominio de conformidad con lo estipulado en los incisos precedentes. El Secretario de la Junta levantará el acta de la diligencia, en la que hará constar los siguientes datos: lugar, fecha y hora de la iniciación del remate, enunciación de las posturas presentadas, su calificación y preferencia, adjudicación de los bienes al mejor postor, señalamiento de cada uno de dichos bienes, descripción suficiente de ellos, cita del número con el que constan en los registros y valor por el que se hace la adjudicación.

5 El original del acta firmada por los miembros de la Junta, y el adjudicatario se archivará en el respectivo organismo o entidad y el Secretario otorgará las copias que soliciten los interesados. A cada adjudicatario aún sin solicitud previa, se le entregará una copia certificada de la parte pertinente del acta, esto es, de la que se refiere a los bienes adjudicados a cada uno de ellos. Las copias otorgadas de conformidad con el inciso anterior serán documentos suficientes para la transferencia de dominio a favor de los adjudicatarios y, tratándose de bienes registrados o inscritos, como los vehículos, servirán también para el registro, inscripción y matriculación en nombre del adjudicatario. Los valores consignados para intervenir en el remate, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después que el adjudicatario hubiere hecho el pago de la totalidad del precio ofrecido, en dinero efectivo o en cheque certificado a la orden del recaudador respectivo. Realizado el pago se entregará al adjudicatario los bienes rematados. El funcionario recaudador contabilizará y depositará los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. Si dentro del día hábil siguiente al de la adjudicación, no se hiciere el pago del precio ofrecido, se declarará la quiebra del remate y en el mismo acto de declaratoria se adjudicará los bienes al postor que siguiere en el orden de preferencia y se procederá en la misma forma que se señala en los incisos precedentes. La diferencia entre la primera postura y la segunda, o entre ésta y la tercera, si fuere del caso, y así sucesivamente, pagarán el postor o postores que hubieren provocado la quiebra. El valor de dicha diferencia, se cobrará reteniéndolo, sin más trámite, de las sumas entregadas de contado. Si hubiere saldo a cargo de alguno de los postores, el Gerente General dispondrá que se cobre y se emita un título de crédito contra dicho postor. ART PERMUTA.- Si el informe establecido en el artículo 4 de este reglamento determina la obsolescencia o desuso de un material o equipo, que encontrándose en buen estado no se lo utilizará en las actividades futuras de la empresa, se podrá proceder a la permuta. Podrán permutarse bienes obsoletos o en desuso que sean requeridos bajo esa modalidad por otras empresas de transporte, proveedores, casas comerciales y otros requirentes, que reconozcan como precio mínimo de recepción el señalado en el informe técnico contable - financiero elaborado para el efecto. El Gerente General podrá poner en conocimiento de las empresas de transporte y proveedores el listado de materiales en desuso u obsoletos existentes en la bodega, disponibles para establecer el interés de utilizar esta modalidad; la misma que se ejecutará teniendo en cuenta los niveles de autorización que trata el Artículo 5 del presente Reglamento. La permuta se perfeccionará con la celebración del acta entre los representantes legales de las respectivas empresas, así como del Director del área correspondiente o quien haga sus veces de acuerdo a las características de los materiales o equipos, además del bodeguero quién lo hará para dejar constancia de la entrega recepción de los bienes.

6 ART BAJA MEDIANTE DESTRUCCION.- La baja mediante destrucción, o entierro, se ejecutará únicamente sobre bienes o materiales que por su estado de conservación no son susceptibles de venta o permuta, en este caso se conformará una comisión integrada por personal del área contable - financiera, inventarios y avalúos y auditoría interna en calidad de observador (de existir tal departamento); quienes darán fe de que estos materiales y equipos fueron destruidos o enterrados en el lugar que para el efecto se determine con anticipación, de lo que dejarán constancia en el acta respectiva, con la intervención de un Notario Público que de fe del acto. Para tal efecto se considerarán las normas ambientales vigentes y recomendadas. ART VENTA DIRECTA DE BIENES BAJO POTESTAD DE LA GERENCIA GENERAL.- Como excepción a lo estipulado en el artículo 10 del presente Reglamento, el Gerente General podrá realizar la venta directa de los bienes siguientes: a. Retazos de cabes, de conductor de aluminio y otros metales. b. Tanques vacíos, llantas usadas que no sean aceptadas para reencauche y repuestos dañados de vehículos. c. Suministros de oficinas y enseres menores que no presten el servicio para el que fueron adquiridos. d. Aceites quemados (caja-corona y motor, filtros usados de aceite y diesel). Para proceder de la manera indicada se requerirá un informe previo del jefe del área correspondiente o quien haga sus veces y del Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces respecto al precio de venta. CAPITULO II DE LA BAJA DE BIENES O ACTIVOS DE LA EMPRESA POR HURTO, ROBO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR ART TRAMITE POR LA DESAPARICION DE BIENES O ACTIVOS.- Cuando alguno de los bienes de la Empresa, cualquiera que sea su naturaleza, hubiere desaparecido por hurto, robo, caso fortuito o fuerza mayor, el trabajador directamente encargado de la custodia de éstos, comunicará de inmediato y por escrito, de este hecho al Bodeguero o quien haga sus veces, el mismo que a su vez informará a la Gerencia General y/o Gerencia Regional según corresponda, con todos los pormenores que fueren del caso, incluyendo el costo de reposición del bien a precio de mercado. ART TRAMITE LEGAL.- Si la desaparición del bien se produjera por hurto o robo, y por su valor se encuentra registrado por Inventarios y Avalúos como activo fijo, el Gerente General y/o Gerente Regional a través del Bodeguero, formulará de inmediato la denuncia penal correspondiente ante el Fiscal de la jurisdicción donde ocurrió el hecho, debiendo además, dirigir las acciones tendientes a comprobar la existencia de la infracción y si existió negligencia del custodio del bien, a efectos de establecer la restitución del mismo y de ser el caso establecer la sanción que determine al respecto el Reglamento Interno de Trabajo.

7 El Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces, con toda la documentación que le envíe el Bodeguero respecto al robo, hurto, realizará el correspondiente reclamo a la compañía de seguros, y tiene la obligación de vigilar el cumplimiento de los trámites hasta la cancelación del valor asegurado. En caso de que el bien o material no se encuentre registrado como activo fijo y por su valor no amerite el inicio de una acción legal se procederá de conformidad a la recomendación que para el efecto determinará la gerencia general a través del informe respectivo. ART PROCEDENCIA DE LA BAJA.- Los bienes desaparecidos por hurto o robo sólo podrán ser dados de baja cuando llegare a comprobarse, al menos, la infracción a través del proceso penal si el monto supera dos salarios básicos unificados. Caso contrario, el Jefe del Departamento Contable o quien haga sus veces en su informe incluirá elementos que arrojen igual o similar fuerza probatoria de la existencia de la infracción. La procedencia a la baja se dará siempre y cuando la desaparición no fuere imputable por acción u omisión al trabajador inmediatamente encargado de la custodia de los bienes o del control de ellos, en cuyo caso actuará en base a lo determinado en el Reglamento Interno de Trabajo. ART PERDIDA POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR.- Para dar de baja a los bienes o materiales desaparecidos por caso fortuito o fuerza mayor, que por su valor se encuentren registrados como bienes por el área de Inventarios y Avalúos, en concordancia con lo establecido en el Código Civil, se deberá comprobar el hecho mediante la realización de una inspección por parte de la Asistente Contable y la información que sustente la ocurrencia del hecho debe ser certificada por un Notario Público del lugar en que hubiere ocurrido la pérdida, además de la firma de dos testigos hábiles distintos de los trabajadores a cuyo cargo se hallaba el uso, custodia o tenencia de los Bienes desaparecidos. En el caso de bienes o materiales que no se encuentren registrados como bienes o su valor no supere los dos salarios básicos unificados, la resolución del Gerente General se basará exclusivamente en el análisis presentado por la Asistente Contable. ART DEL INFORME DEL/A ASISTENTE CONTABLE.- El informe de la inspección del/la Asistente Contable, dirigido al Gerente General y/o Gerente Regional establecerá las responsabilidades que correspondan, el mismo que contendrá: 1) En caso de que exista responsabilidad por parte del trabajador que tenía a su cargo o bajo su custodia el bien desaparecido: a) Análisis previo de la documentación del caso que se analiza. b) Recomendación de la baja y eliminación de los registros contables de los bienes desaparecidos. c) Recomendación de cargar a la cuenta personal del trabajador responsable el costo del bien desaparecido y su inmediato descuento o la restitución por uno de similares características al desaparecido. El valor del bien será el que esté vigente en el mercado a la fecha de reposición.

8 2) En caso de que en el informe del examen especial se establezca que no existe responsabilidad por parte del trabajador que tenía a su cargo o custodia el bien desaparecido. a) Análisis previo de la documentación del caso que se analiza. b) Recomendación de la baja y eliminación de los registros contables del bien desaparecido. CAPITULO III REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES ART CONTABILIZACION.- Para efectuar los registros contables de las transacciones que generen ingresos y que se refieren a bienes o activos obsoletos, fuera de uso, o en mal estado y que se utilice cualquiera de los procedimientos establecidos en este Reglamento, se requerirá de un Acta que se levantará en cada ocasión y con la participación y firma de las personas indicadas en cada caso. CAPITULO IV DISPOSICIONES GENERALES ART ACLARACION EN CASO DE DUDAS.- El Directorio resolverá sobre las dudas que se presenten en la aplicación de este Reglamento en base a los informes que para el efecto presente el Gerente General. ART DEROGATORIA.- Se derogan (en caso de existir) reglamentos anteriores en relación a la baja, remate y venta directa de los bienes o activos y otros documentos de Transespol E.P., así como las disposiciones de igual o menor jerarquía que de alguna manera se opongan o contravengan a la aplicación del presente Reglamento y que estaban vigentes a la fecha. ART VIGENCIA.- El presente Reglamento entrará en vigencia desde la fecha de aprobación por parte del Directorio de la Empresa. ESTE REGLAMENTO FUE APROBADO MEDIANTE RESOLUCION DEL DIRECTORIO No. EN SESION DEL DIA LO CERTIFICO.- Secretario del Directorio