C O N S I D E R A N D O

Transcripción

1 Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en el ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 13, fracción II, 17, primer párrafo, 18, primer párrafo, 24 fracción I, incisos c), d), e), i), y fracción IX, de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 1, 4 y 5, fracción IV, del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y en observancia a lo dispuesto por los artículos 10 y 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y C O N S I D E R A N D O El Programa de Gobierno plantea una estrategia clara de desarrollo para Guanajuato, enfocada en el individuo y que se enmarca en cuatro ejes esenciales siendo estos: «Calidad de Vida», «Economía para las Personas», «Guanajuato Educado», así como un «Guanajuato Seguro», todos ellos soportados por el eje transversal de Buen Gobierno, en el cual están inmersas las finanzas públicas sanas y transparentes como palanca de los ejes descritos, desde la asignación, el ejercicio y hasta la evaluación de los recursos públicos. Bajo dicha premisa, la actual Administración Pública Estatal está enfocada en garantizar a la ciudadanía las oportunidades de desarrollo en lo individual y en lo colectivo, a fin de construir el Guanajuato que queremos, con rostro humano y sentido social, que sea orgullo y compromiso de todos; ello bajo el amparo del nuevo modelo de gestión, el cual tiene como objetivo principal el incrementar la capacidad de operatividad del gobierno, mediante la definición de estrategias transversales y priorización de proyectos estratégicos, bajo dos premisas básicas: «Administrar el presente» y «Construir el Futuro». Dentro de las estrategias transversales, destaca la contemplada como punto VI., denominada «Impulso al Buen Gobierno», cuyo objetivo es transformar radicalmente la orientación, capacidad y velocidad de respuesta de la Administración Pública; desprendiéndose el proyecto PE-VI.5, denominado «Gobierno eficiente y austero», el cual prevé incrementar la disponibilidad de recursos para la atención de las prioridades y demandas ciudadanas, eliminando el gasto que no agrega valor, explorando nuevas fuentes de recursos y manteniendo las finanzas públicas sanas. Es así que para lograr lo anterior, es necesario contar con un marco jurídico integral, en el cual se regulen las acciones específicas a desarrollar en el control, seguimiento y optimización de los recursos públicos, a fin de cumplir con el compromiso de optimizar y transparentar la administración del erario público, en beneficio de la población en general, en razón de ello se expiden los presentes Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2014, con el afán de dotar a las Dependencias y Entidades paraestatales de las disposiciones normativas necesarias para realizar sus actividades y funciones de forma eficiente, acorde en todo momento al marco jurídico y a los sistemas de registro y control del gasto. Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales y administrativas previamente invocadas, he tenido a bien expedir los siguientes: 1

2 LINEAMIENTOS GENERALES DE RACIONALIDAD, AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL PARA EL EJERCICIO FISCAL DE 2014 Texto definitivo Título I Disposiciones Generales Capítulo Único De las Disposiciones Generales Objeto de los Lineamientos Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular la optimización de los recursos del gasto corriente, de conformidad con lo establecido por el artículo 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Sujetos de aplicación Artículo 2. Son sujetos de los presentes Lineamientos las Dependencias y las Entidades de la Administración Pública Estatal. Las y los titulares de las Dependencias y Entidades podrán adicionalmente expedir en el ámbito de su competencia, otras disposiciones administrativas de racionalidad y austeridad, las cuales deberán ser acordes con los presentes Lineamientos y tener como finalidad eficientar el ejercicio de su gasto corriente, remitiendo copia de las mismas a la Secretaría, para su conocimiento respectivo. Glosario de términos Artículo 3. Para efectos de los presentes Lineamientos, resultarán aplicables los glosarios contenidos tanto en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014, como en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y adicionalmente los siguientes conceptos: I. Adecuaciones Presupuestales: Cualquier modificación que se realice a la estructura programática autorizada; II. III. Clasificador por Objeto del Gasto: Documento que ordena e identifica en forma genérica, homogénea y coherente los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros, así como los bienes, servicios y obras públicas que las Dependencias y Entidades demandan para el desarrollo de sus actividades, para el cumplimiento de los objetivos y metas programadas en la Ley; Comisionado: La o el servidor público de las Dependencias o Entidades que ha sido designado para realizar una comisión oficial; 2

3 IV. Comisión Oficial: Es la tarea o función conferida a la o el servidor público de las Dependencias o Entidades para que realice o desarrolle actividades en un sitio distinto al de su lugar de adscripción; V. DGRMySG: Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; VI. Enlaces: Intercomunicación entre sitios remotos mediante cable, sistema inalámbrico, fibra óptica o satelital, a través de esquemas punto a punto o punto multipunto y a la red de internet, mediante equipos especializados que permiten traducir información entre protocolos diferentes, manteniendo una conexión permanente; VII. Fondo Revolvente: Mecanismo presupuestal que la Secretaría autoriza expresamente a cada una de las Dependencias y Entidades para que cubran compromisos de carácter urgente o de poca cuantía, derivado del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados; VIII. Gastos a Reserva de Comprobar: Recursos que se otorgan a las Dependencias y Entidades para la realización de eventos y comisiones relacionadas con el cumplimiento de sus funciones, cuya comprobación no debe de exceder los plazos preestablecidos; IX. Ley: Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014; X. Ley para el Ejercicio: Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; XI. Lineamientos: Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal, para el Ejercicio Fiscal de 2014; XII. Lugar de Adscripción: Es aquél en el que se encuentra ubicado el centro de trabajo de la o el comisionado; XIII. Pasajes: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos de transporte de las o los servidores públicos de las Dependencias y Entidades en comisiones oficiales temporales, por cualquiera de los medios usuales y en cumplimiento de la función pública. Excluyendo la renta de medios de transporte; XIV. PEI: Plataforma Estatal de Información; y XV. Tarifa: Monto diario que por concepto de viáticos será asignado al comisionado, atendiendo a su nivel tabular, zona económica a la que se traslade y tiempo de comisión. Clasificador por Objeto del Gasto Artículo 4. Las Dependencias y Entidades deberán observar que el ejercicio del gasto público se sujete a los capítulos, conceptos y partidas del Clasificador por Objeto del Gasto vigente que difunda la Secretaría en su página electrónica. 3

4 Legislación aplicable Artículo 5. Toda erogación de recursos públicos estatales asignados a las Dependencias y Entidades, deberá sujetarse a la Ley, a la Ley para el Ejercicio, a las disposiciones normativas aplicables, a lo previsto en estos Lineamientos y demás previsiones o circulares administrativas que al efecto emita la Secretaría en el ámbito de su competencia. El incumplimiento de estos Lineamientos, originará las responsabilidades y sanciones administrativas legalmente procedentes, sin perjuicio de las consecuencias civiles y penales que deriven en su caso. Título II Disposiciones de Racionalidad y Austeridad Capítulo Único Del Ejercicio del Gasto Público Sección I De los Servicios Personales Asignación de chóferes y secretarios particulares Artículo 6. La asignación de chóferes y secretarias o secretarios particulares se realizará a partir del nivel de Subsecretario. Para el caso de niveles equivalentes, la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría, previo acuerdo del Subsecretario de Administración de la misma, evaluará la asignación correspondiente. Actividades extraordinarias Artículo 7. Las retribuciones por actividades extraordinarias deberán obedecer a trabajos específicos de carácter transitorio o temporal, plenamente justificados como una carga laboral adicional, eventual y/o por tiempo y obra determinada. Apoyo económico para estudios Artículo 8. La profesionalización de las y los servidores públicos tendente a la capacitación, educación y desarrollo, estará sujeta a los lineamientos que al efecto expida la Secretaría. El apoyo económico que se otorgue para estudios de nivel medio, medio superior y superior se otorgarán siempre y cuando exista la suficiencia presupuestal respectiva y deberá limitarse como tope máximo a los siguientes montos anuales: I. Secundaria: $4, (Cuatro mil pesos 00/100 M.N.); II. III. Preparatoria: $8, (Ocho mil pesos 00/100 M.N.); Carrera técnica o profesional: $15, (Quince mil pesos 00/100 M.N.); 4

5 IV. Maestrías y postgrados: $30, (Treinta mil pesos 00/100 M.N.); y V. Estudios de idiomas: $8, (Ocho mil quinientos pesos 00/100 M.N.). En caso de que el costo de los estudios exceda los montos referidos en las fracciones anteriores, la diferencia correrá a cargo de la o el servidor público interesado. Los montos referidos en este artículo, no resultarán aplicables a los apoyos económicos que se otorguen en su caso a las y los servidores públicos para cursar estudios en el extranjero. Los casos no previstos serán evaluados y autorizados por la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría. Apoyos para becas Artículo 9. Los apoyos que se otorguen para becas a los hijos de los servidores públicos, se sujetarán a los siguientes montos máximos mensuales: I. Primaria: $ (Cuatrocientos setenta pesos 00/100 M.N.); II. III. Secundaria: $ (Setecientos pesos M.N.); y Niveles medio y superior: $1, (Mil doscientos nueve pesos 00/100 M.N.). Retabulación de plazas y Revisión de estructuras Artículo 10. Con la finalidad de simplificar puestos y adelgazar el tamaño de las estructuras, se podrán retabular plazas mediante movimientos compensados. La fecha de autorización no podrá ser anterior a la fecha de la solicitud que se formule a la Secretaría. Las Dependencias y Entidades deberán realizar una revisión de la estructura orgánica con la que cuentan, a efecto de realizar la reducción de plazas mediante el análisis estructural y operativo de las mismas, eliminando aquellas cuya función no sea sustantiva. Para tal efecto, las adecuaciones a las estructuras orgánicas, así como a las plantillas de plazas que se deriven de la conversión u otras modificaciones tabulares, se deberán realizar mediante movimientos compensados y no deberán incrementar el presupuesto regularizable de servicios personales. Contratos profesionales por honorarios asimilados a salarios Artículo 11. La contratación de servicios profesionales por honorarios asimilados a salarios será de carácter temporal y en el objeto de los contratos se señalará de manera clara y específica el servicio a realizar por la persona contratada, que no deberá ser de aquellas actividades que se puedan realizar por el personal adscrito a las Dependencias y Entidades, salvo los casos debidamente justificados ante la Subsecretaría de Administración de la Secretaría. 5

6 Sección II De los Suministros y Servicios Compra de uniformes Artículo 12. Sólo se autorizará la compra de uniformes para el desempeño de las funciones públicas sustantivas de salud, seguridad, tránsito, deportivas y para aquellos que por la naturaleza de la operación requieran equipos y prendas de protección para seguridad laboral; y de aquel personal que presta atención al público. La autorización a que se refiere el presente artículo, será emitida por la Secretaría, por conducto de la Subsecretaría de Administración. Adquisición y arrendamiento de inmuebles Artículo 13. La adquisición de bienes inmuebles para la prestación de servicios públicos deberá sujetarse a la autorización que al efecto emita el Secretario de Finanzas, Inversión y Administración o el servidor público que éste designe. En el caso de nuevos arrendamientos de bienes inmuebles, se deberá contar con la autorización de la Secretaría por conducto del Subsecretario de Administración o por el servidor público que éste designe. Adquisición o arrendamiento de vehículos Artículo 14. Sólo procederá la adquisición o el arrendamiento de vehículos por sustitución de parque vehicular o por causa justificada, debiendo contar con la autorización de la Secretaría por conducto del Subsecretario de Administración o de la o el servidor público que éste designe, con excepción de la reposición de vehículos en los términos de la Ley. En los casos de adquisición por sustitución, los vehículos sustituidos deberán ser entregados a la DGRMySG conforme a los criterios que ésta determine. Adquisición de mobiliario y equipo Artículo 15. La adquisición de mobiliario y equipo deberá contar con la autorización de la Secretaría, por conducto del Subsecretario de Administración o por la o el servidor público que éste designe, conforme a lo dispuesto por la Ley. Autorización para adquirir o contratar líneas o accesorios Artículo 16. Las solicitudes para la contratación de «telefonía convencional», «internet», «enlaces», ó «telefonía móvil», serán autorizadas por el Subsecretario de Administración de la Secretaría o por la o el servidor público que éste designe, previa justificación. 6

7 Asignación de teléfonos celulares y equipos de radiocomunicación Artículo 17. La asignación de líneas de telefonía móvil, se sujetará a la tabla de planes y modelos por nivel que al efecto emita la Dirección de Servicios Generales de la DGRMySG y sólo procederá con la autorización del Subsecretario de Administración de la Secretaría, o de la o el servidor público que éste haya designado, cuando las funciones propias del puesto lo requieran y se justifique por las o los titulares de las Dependencias, órganos de gobierno y directores generales o sus equivalentes de las Entidades. Cualquier consumo adicional a los establecidos en la referida tabla, será cubierto por los usuarios. Llamadas de larga distancia nacional o internacional Artículo 18. Las llamadas en telefonía fija de larga distancia de carácter nacional o internacional, se realizarán con la autorización de las o los titulares de las áreas administrativas de las Dependencias y Entidades o por la persona que éstos designen, mediante la asignación de la clave correspondiente. En ambos casos, los consumos por llamadas de larga distancia no oficiales, serán cubiertos por el usuario. Para la comunicación entre servidores públicos de las Dependencias y Entidades se deberá privilegiar el uso de los medios electrónicos de comunicación sobre la telefonía de larga distancia y/o celular. Llamadas de pago por servicio Artículo 19. Las llamadas de pago por servicios al «01 900» o a otros números telefónicos onerosos de diversión o esparcimiento están estrictamente prohibidas. Evaluación de Servicios Artículo 20. Las Dependencias y Entidades serán responsables de realizar evaluaciones periódicas sobre los contratos de servicios «digitales», «troncales», «enlaces», «conexiones a internet», entre otros, a efecto de verificar que éstos se ajustan a sus necesidades de servicio. Control de llamadas Artículo 21. Las Dependencias y Entidades deberán llevar un control de las llamadas de larga distancia, utilizando procedimientos o sistemas de registro que permitan la consulta y monitoreo de la usuaria o el usuario, así como el lugar, fecha y hora de realización de las mismas; siendo la o el titular del área de administración correspondiente, el responsable de implementarlos y darles el seguimiento respectivo. Pago de tarjetas telefónicas Artículo 22. Se encuentra prohibido el pago de tarjetas de servicio telefónico, salvo las estrictamente necesarias, siendo la o el titular del área de administración correspondiente quién lo evaluará y en su caso lo autorizará. Actualización de padrones de telefonía Artículo 23. Las Dependencias y Entidades serán responsables de actualizar mensualmente los padrones de telefonía móvil contratados, informando a la DGRMySG únicamente las modificaciones, durante los primeros diez días naturales de cada mes, en el formato y atendiendo a los requerimientos que al efecto determine la Dirección de Servicios Generales de la DGRMySG. 7

8 Renovación de contratos de telefonía móvil Artículo 24. En la renovación de contratos de telefonía móvil, las Dependencias y Entidades deberán enviar a la Dirección de Servicios Generales de la DGRMySG el equipo originalmente contratado por ésta. Partidas presupuestales liberadas Artículo 25. Las Dependencias y Entidades podrán ejercer su presupuesto directamente y bajo su responsabilidad, sin la necesidad de solicitar autorización a la DGRMySG, en los casos y bajo los supuestos siguientes: I. Combustibles, lubricantes y aditivos (partida 2610 y 3120 del Clasificador por Objeto del Gasto), por medio de nota o factura de carga de combustible, siempre y cuando no se cuente con tarjeta de telecarga; II. III. IV. Servicio de energía eléctrica (partida 3110 del Clasificador por Objeto del Gasto), lo correspondiente a la contratación del servicio foráneo, enviando posteriormente la información de dicho servicio a la Dirección de Servicios Generales de la DGRMySG, para su alta en el convenio centralizado ante la Comisión Federal de Electricidad Servicio de agua potable (partida 3130 del Clasificador por Objeto del Gasto), lo correspondiente a la contratación, así como el pago mensual del consumo del servicio de agua potable foráneo; Servicio de telecomunicaciones y satélites (partida 3160 del Clasificador por Objeto del Gasto), respecto a la contratación y el pago mensual de televisión satelital; V. Mantenimiento a bienes muebles e inmuebles, arrendamiento de muebles y servicios (partidas 3230, 3240, 3260, 3290, 3360, 3380, 3510, 3520, 3530, 3540, 3560, 3580 y 3590 del Clasificador por Objeto del Gasto), hasta por un monto de $120, (ciento veinte mil pesos 00/100 M.N.), en cada evento de servicio, sin incluir el Impuesto al Valor Agregado; y VI. Mantenimiento y conservación de vehículos y maquinaria pesada (partidas 3550 y 3570 del Clasificador por Objeto del Gasto). Respecto a las fracciones I, III, V y VI del presente numeral, las Dependencias y Entidades deberán informar mensualmente a la DGRMySG las operaciones relativas que no hayan sido contratadas por esta Dirección, en el formato que al efecto la misma determine. En todos los casos señalados en las fracciones anteriores, se aplicará el procedimiento de adjudicación directa respectivo previsto por la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato y su Reglamento para el Poder Ejecutivo. 8

9 Salvo lo señalado en los párrafos anteriores, las Dependencias y Entidades realizarán los pagos correspondientes a los servicios de telefonía móvil, combustible y lubricantes, energía eléctrica, telefonía convencional, enlaces, vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado, previa contratación de los mismos realizada por la DGRMySG. En el caso de Arrendamiento de vehículos, edificios, locales y terrenos (partidas 3250, 3220 y 3210 del Clasificador por Objeto del Gasto), las Dependencias y Entidades realizarán los pagos correspondientes, previamente autorizado y firmado el contrato respectivo, así como la creación del compromiso dentro de la PEI. Ejercicio de la partida de combustible Artículo 26. Las Dependencias y Entidades, en el ejercicio de la partida de combustibles deberán observar lo dispuesto en este numeral, siendo de la estricta responsabilidad de la o el titular administrativo de la Dependencia o Entidad llevar el control respectivo y vigilar que el consumo se efectúe de manera racional y óptima, a efecto de disminuir en lo posible el mismo; sujetándose además a lo siguiente: I. La dotación de combustible deberá usarse exclusivamente en el vehículo oficial para el cual fue autorizada y para cumplir las funciones asignadas; II. III. IV. No se autorizarán pagos de combustibles a vehículos de particulares, salvo en el caso de los convenios o contratos que para tales efectos se celebren entre las y los servidores públicos y las Dependencias o Entidades respectivas y exclusivamente para la realización de comisiones oficiales; La telecarga en la tarjeta de combustible deberá realizarse dentro de los diez primeros días naturales del mes, independientemente del saldo en la misma; Los días 10 de cada mes se anularán los créditos otorgados para la dotación normal y los días 25 se cierra la dotación extra de combustible; V. Están prohibidas las cargas de combustible los fines de semana y días festivos a todos los vehículos oficiales, a excepción de aquellos que por sus funciones y operatividad así lo requieran y cuenten con la autorización previa de la o el titular del área administrativa correspondiente, quien deberá informar al respecto a la DGRMySG, para la habilitación respectiva en el sistema; VI. Las solicitudes de dotación extra para combustible, sólo se realizará cuando esté justificado, se cuente con recursos en la partida correspondiente y se solicite a la DGRMySG por la o el titular del área de administración correspondiente, con la validación de la o el titular de la unidad responsable solicitante; VII. El incremento de dotaciones normales de combustible de manera permanente, sólo se realizará cuando esté justificado, se cuente con recursos en la partida correspondiente y se solicite a la DGRMySG por la o el titular del área de administración correspondiente, con la validación del titular de la unidad responsable solicitante. Las solicitudes se recibirán hasta el día 20 de cada mes; y 9

10 VIII. No se autorizarán créditos para combustible, si no se cuenta con recursos en la partida presupuestal correspondiente. Se podrán realizar pagos de combustible mediante nota o factura, no obstante que se cuente con tarjeta de telecarga, siempre y cuando se justifique y documente debidamente ante la DGRMySG, quien en su caso, emitirá la autorización correspondiente. En todo caso, para el suministro de combustible y lubricantes a los vehículos oficiales, se estará a lo dispuesto en los Lineamientos de Servicios Generales de la Administración Pública Estatal. Reparaciones y pago de deducibles de bienes muebles Artículo 27. El costo de reparaciones o pago de deducibles de bienes muebles derivadas de la negligencia, mal uso o dolo por parte de la usuaria o el usuario, correrá por cuenta de éste. Será responsabilidad de la o el titular del área de administración de las Dependencias y Entidades, el autorizar el pago de deducibles por siniestros de vehículos. La Dirección de Control Patrimonial de la Secretaría, se encargará de verificar que el importe del deducible sea el correcto. Al efecto, se aplicará en lo conducente lo dispuesto en los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal. Impresiones y publicaciones oficiales Artículo 28. Las Dependencias y Entidades ejercerán la partida 3360 «Servicios de Apoyo Administrativo, traducción, fotocopiado e impresión» del Clasificador por Objeto del Gasto, quedando prohibido el gasto en impresión de libros y publicaciones que no tengan relación con su función sustantiva, promoviendo el uso de medios digitales para la difusión de publicaciones electrónicas. Papelería de escritorio Artículo 29. La impresión de papelería de escritorio podrá adquirirse por las Dependencias y Entidades, de acuerdo a la tabla siguiente: 10

11 TIPO DE IMPRESIÓN Titular del Ejecutivo y Secretarios Niveles Jerárquicos de Aplicación Subsecretarios, Directores Generales y niveles equivalentes Subprocuradores y Directores de Área Hojas membretadas personalizadas tamaño carta Si aplica Hojas de escritorio personalizadas tamaño esquela Si aplica Sobres personalizados Tarjetas de escritorio Tarjetas de atentos saludos Tarjetas de bolsillo Tarjetas de presentación Si aplica Si aplica Si aplica Si aplica Si aplica Si aplica Si aplica Si aplica Si aplica Si aplica Hojas oficiales membretadas Artículo 30. Las hojas oficiales membretadas, exclusivamente se autorizarán con la denominación de cada una de las Dependencias y Entidades respectivas. Se impulsará dentro de las Dependencias y Entidades una política gradual de cero papel, lo que implica una sustitución progresiva de los flujos documentales impresos por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de plataformas de digitalización de documentos, observando en todo caso las prevenciones de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato y demás disposiciones aplicables. Medidas de ahorro en servicios Artículo 31. Las áreas de administración vigilarán que únicamente se fotocopien documentos de carácter oficial y se disminuya al mínimo indispensable su volumen, para ello se llevará un control para el otorgamiento del servicio. De igual forma, analizarán la conveniencia de sustituir el uso de impresoras a través del desarrollo de centros de impresión y fotocopiado. Las Dependencias y Entidades deberán efectuar una reducción en la partida de servicios de apoyo administrativo, fotocopiado e impresión, en relación con la erogación de este rubro efectuada en el ejercicio fiscal anterior, en base a lo siguiente: 11

12 I. Se privilegiará el uso obligatorio y extensivo de la plataforma de firma electrónica certificada para la realización de aquellos trámites que de acuerdo a la normatividad aplicable se puedan realizar por este medio, así como para las comunicaciones internas entre las áreas; II. III. Se preferirá el uso del correo electrónico en sustitución de las comunicaciones impresas; y Se fomentará la reducción de uso de papel, a través de la utilización de formatos electrónicos y su gestión a través de sistemas informáticos. Viáticos Artículo 32. Los viáticos se otorgarán para que los comisionados lleven a cabo el desempeño de una comisión oficial, debiendo ésta efectuarse siempre fuera de su lugar de adscripción. Límites para la autorización de viáticos Artículo 33. Los montos establecidos en los presentes Lineamientos para las tarifas de viáticos, constituyen el límite máximo para su autorización. Las y los titulares de las Dependencias o Entidades podrán establecer montos inferiores a los señalados, cuando las circunstancias específicas de la comisión así lo permitan, cuidando que la reducción en el pago de viáticos no afecte el desarrollo de la comisión oficial encomendada. Autorización para comisiones oficiales Artículo 34. La comisión oficial dentro del territorio nacional será autorizada por la o el titular de la unidad responsable a la que esté adscrito la o el servidor público de la Dependencia o Entidad respectiva. La comisión oficial en el extranjero requerirá del formato respectivo (OMVE-1) autorizado por el Gobernador del Estado o por quien éste designe. Los gastos derivados de una comisión al extranjero deberán estar debidamente comprobados. Comprobación de viáticos Artículo 35. La comprobación de la erogación de los viáticos se realizará de conformidad a lo previsto por el artículo 67 de los presentes Lineamientos; excepto en cualquiera de los siguientes supuestos: a) En los niveles tabulares del 01 al 04; b) Los que tengan a su cargo la seguridad y resguardo de las y los servidores públicos; y c) Los que asuman funciones de seguridad estratégica y de asistencia en casos de contingencias o desastres naturales. En dichos casos, la comprobación de los viáticos se sujetará únicamente a la presentación del formato (OMVN-1). 12

13 Para los supuestos previstos en los incisos b) y c), las o los titulares del área de administración de las Dependencias o Entidades, serán los responsables de justificar las condiciones y circunstancias extraordinarias de la comisión oficial que dificultan la comprobación fiscal. Artículo 36. Las tarifas para el otorgamiento de viáticos serán: Tabla de tarifas de viáticos Niveles Jerárquicos de Aplicación Menos de 24 horas Con Pernocta Dentro del Estado Fuera del Estado I. 12 al 15 $ $ $1, II. 06 al 11 $ $ $1, III. 01 al 05 $ $ $1, Viáticos para comisionados Artículo 37. Cuando para una misma comisión oficial se designen a comisionados de niveles jerárquicos comprendidos en las fracciones I y II del artículo anterior, la tarifa a aplicar será la correspondiente al nivel referido en la fracción I. Cuando por circunstancias extraordinarias de la comisión oficial o por razones de seguridad y resguardo de las y los servidores públicos, a juicio y responsabilidad de la o el titular del área de administración de las Dependencias y Entidades, se podrá autorizar por las mismas la erogación y comprobación de viáticos en montos superiores a los previstos en la tarifa anterior. Destino de los viáticos Artículo 38. Los viáticos comprenden las asignaciones destinadas a cubrir los gastos previstos en las partidas 3750 «Viáticos en el País» y 3760 «Viáticos en el Extranjero» del Clasificador por Objeto del Gasto. Comisión dentro y fuera del Estado Artículo 39. Cuando la comisión oficial se realice en ciudades dentro y fuera del Estado, en un mismo día, se aplicará la tarifa correspondiente a las segundas. 13

14 Gastos para personal de honorarios asimilados a salarios Artículo 40. Sólo se autorizará el pago de gastos de transporte, hospedaje y alimentación a personas contratadas por las Dependencias o Entidades bajo el régimen de honorarios asimilados a salarios, cuando en su respectivo contrato se plasme dicha obligación y éstos se sujeten a las tarifas establecidas en los Lineamientos para el nivel equivalente. Para cualquier otro caso debidamente justificado, la o el titular del área administrativa será el responsable de autorizar su asignación. Supuestos de no autorización de viáticos Artículo 41. La o el titular de la unidad responsable a la que esté adscrito la o el servidor público de las Dependencias o Entidades, no deberá autorizar viáticos nacionales, cuando se presenten los siguientes casos: I. El traslado sea del domicilio particular al del lugar de adscripción o viceversa; II. III. IV. Para cubrir cualquier otro pago distinto a los conceptos comprendidos en la definición para las partidas de viáticos en el Clasificador por Objeto de Gasto vigente; Cuando el lugar de adscripción y el de la comisión oficial se encuentre en el mismo municipio; Para sufragar gastos de terceras personas o de actividades ajenas a la comisión; y V. Otorgar viáticos a la o el servidor público de las Dependencias o Entidades que adeuden comprobantes y/o reembolsos por concepto de viáticos no devengados o de comisiones anteriores. Las Dependencias y Entidades podrán adicionalmente establecer, al interior de las mismas, supuestos en los cuales no sea procedente el otorgamiento de viáticos, teniendo como finalidad racionalizar el ejercicio de su gasto corriente. Mecanismos de verificación de la comisión Artículo 42. Las Dependencias y Entidades deberán establecer los mecanismos necesarios para verificar los días efectivos de la comisión y su cumplimiento, quedando bajo la responsabilidad de la o el titular de la unidad responsable la veracidad de la información reportada. Pasajes Artículo 43. Los pasajes comprenden las asignaciones destinadas a cubrir los gastos previstos en las partidas 3710 «Pasajes Aéreos», 3720 «Pasajes Terrestres» y 3730 «Pasajes Marítimos, Lacustre y Fluviales» del Clasificador por Objeto del Gasto vigente. 14

15 Boletos de avión Artículo 44. La compra de boletos de avión en primera clase, de negocios o su equivalente, con cargo a recursos públicos, se encuentra estrictamente prohibida. Excepcionalmente, por cuestiones de seguridad pública, debidamente justificadas por la o el titular de la Dependencia y mediante escrito emitido por la agencia de viajes en donde se manifieste que no existe otra opción de vuelo, serán autorizadas las compras de boletos de primera clase. Tarjeta AVAG Artículo 45. El uso de tarjeta (AVAG) para el cruce de caseta de autopista, así como el pago de pasajes y peajes, será autorizado exclusivamente para el desempeño de una comisión oficial y las o los titulares del área de administración deberán de vigilar su correcta aplicación. Quedan exceptuados de la disposición anterior, las o los titulares de las Dependencias y Subsecretarías, así como de las direcciones generales o sus equivalentes en las Entidades. Gastos de Oficina Artículo 46. Los recursos presupuestados en la partida 3850 «Gastos de Representación» del Clasificador por Objeto del Gasto, para efectos de este artículo serán destinados, a cubrir las erogaciones que se requieran exclusivamente para apoyo del funcionamiento de las oficinas de las y los servidores públicos superiores y mandos medios de las Dependencias y Entidades, tales como: fruta, agua, café, té, azúcar, servilletas, vasos desechables, refrescos, entre otros consumibles. La comprobación del ejercicio de tales erogaciones, se ajustará a lo previsto por el artículo 67 de los presentes Lineamientos. Este artículo normará lo referente a los gastos de oficina de las o los servidores públicos superiores y mandos medios. Los otros conceptos que puedan ir cargados a la partida 3850 estarán señalados en el Clasificador por Objeto del Gasto, sin que este artículo limite su ejercicio. Otorgamiento de gastos de oficina Artículo 47. Para el otorgamiento de gastos de oficina, las y los titulares de las unidades responsables deberán presentar la solicitud ante la o el titular del área de administración de la Dependencia o Entidad respectiva de su adscripción, indicando el nombre de la beneficiaria o el beneficiario, su Registro Federal de Contribuyentes y la clave presupuestal, con los requisitos siguientes: I. Organigrama del área y número de plazas adscritas y/o que las coordine; y II. Copia del alta, promoción u oficio de encargo de la eventual beneficiaria o beneficiario. No se autorizarán gastos de oficina a las áreas que tengan menos de cinco plazas adscritas y/o que coordinen. Las solicitudes respectivas deberán presentarse a más tardar el día 15 de cada mes y requerirán de la previa autorización del Subsecretario de Finanzas e Inversión de la Secretaría o de la o el servidor público que éste designe. 15

16 Los gastos de oficina autorizados a las Dependencias y Entidades hasta el cierre del ejercicio fiscal de 2013, no requerirán de nueva solicitud para el año En ningún caso se autorizarán pagos retroactivos por este concepto de gasto. Por la naturaleza de las funciones, de las y los titulares de las Dependencias o de las Entidades, así como Subsecretarios o equivalentes, la autorización de los gastos de oficina que les corresponda, se realizará sin considerar lo dispuesto en los párrafos precedentes del presente numeral. Montos autorizados para gastos de oficina Artículo 48. Los montos mensuales autorizados para la asignación de gastos de oficina son los siguientes: I. Titulares de Dependencias y de direcciones generales o sus equivalentes en las Entidades: $ (novecientos setenta y seis pesos 00/100 M.N); II. III. IV. Titulares de Subsecretarías: $ (setecientos treinta y dos pesos 00/100 M.N.); Titulares de direcciones generales o sus equivalentes: $ (cuatrocientos ochenta y nueve pesos 00/100 M.N.); y Titulares de Subprocuradurías fiscales, direcciones de área y equivalentes: $ (doscientos cuarenta y cuatro pesos 00/100 M.N.). Sección III De las Adquisiciones Asignación de vehículos Artículo 49. La asignación de vehículos oficiales se podrá otorgar a partir del nivel de direcciones de área y equivalentes o en aquellas actividades cuya función esté supeditada a su uso como herramienta ordinaria de trabajo y el parque vehicular existente lo permita. En todos los casos, la adquisición y posterior asignación de unidades, se sujetará a la tabla de montos y modelos de vehículos por nivel que al efecto emita la Dirección de Adquisiciones y Suministros de la DGRMySG, a través de los medios ordinales respectivos. 16

17 Sección IV De la Política Informática Autorización para la adquisición de equipo de cómputo Artículo 50. La adquisición de equipo de cómputo, «software» y telecomunicaciones, se autorizará cuando se encuentre justificada a juicio de la Secretaría, por conducto de la Subsecretaría de Administración, aplicando en lo conducente lo previsto por la Ley, y por la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato y su Reglamento para el Poder Ejecutivo. En los casos de adquisición de bienes informáticos por sustitución, deberá procederse a la baja de los equipos sustituidos, poniéndolos a disposición de la DGRMySG, a través de la Dirección de Control Patrimonial. Autorización de enlaces de comunicación Artículo 51. La contratación o arrendamiento de enlaces de comunicación, se autorizará por la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría, la que en su caso gestionará el trámite correspondiente ante la DGRMySG. Sujeción a las políticas informáticas Artículo 52. Las Dependencias y Entidades deberán sujetarse a la Política Informática de la Administración Pública Estatal, para el Ejercicio Fiscal respectivo. Sección V De los Complementarios Gastos de convivios de fin de año Artículo 53. Las Dependencias y Entidades de la administración pública deberán reducir el monto asignado para eventos y festejos del Gobierno del Estado, en relación al gasto erogado en el ejercicio fiscal anterior. Los gastos que las Dependencias y Entidades realicen con motivo de convivios para fin de año se sujetarán a la circular que para tal efecto emita la Secretaría, por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión. Obsequios para rifas Artículo 54. Cuando se adquieran obsequios para ser rifados y entregados a las y los trabajadores de las Dependencias y Entidades, deberá anexarse en la documentación comprobatoria respectiva, la lista que contenga los nombres y las firmas de las personas que fueron premiadas. 17

18 Otorgamiento de Premio Estatal de Administración Pública Artículo 55. Las y los participantes del Premio Estatal de Administración Pública, cuyos trabajos se ubiquen en los tres primeros lugares, de conformidad a lo que determine el jurado calificador en base a la calidad del trabajo. Primer Lugar Segundo Lugar Tercer Lugar Reconocimiento de participación, y estímulo en especie y/o económico hasta por $20, (Veinte mil pesos 00/100 M.N.) Reconocimiento de participación, y estímulo en especie y/o económico hasta por $15, (Quince mil pesos 00/100 M.N.) Reconocimiento de participación, y estímulo en especie y/o económico hasta por $10, (Diez mil pesos 00/100 M.N.) Los montos señalados, estarán sujetos a la suficiencia presupuestal y serán gravados con los impuestos correspondientes. En el supuesto de que un trabajo ganador haya sido realizado por dos o más personas, el monto del premio será dividido a prorrata entre dichos participantes. Alimentación para personal Artículo 56. Las y los titulares de las áreas de administración de las Dependencias y Entidades, sólo podrán autorizar la alimentación al personal de su adscripción, cuando las necesidades del trabajo así lo requieran, indicando el evento y las personas que participan. Se exceptúan de dicha autorización, las y los titulares de las Dependencias y Entidades, así como los Subsecretarios. Pago de propinas y desglose del IVA Artículo 57. El pago de propinas por consumo de alimentos dentro del territorio nacional, será de hasta un máximo del 15% del importe total del respectivo consumo. Cuando la factura no incluya la propina, procederá su pago por el monto del 15% del importe total de la misma, previa justificación de la o el titular de la unidad responsable y autorización del área administrativa correspondiente. El IVA trasladado sólo se reconocerá sobre el monto exclusivo del servicio prestado, sin incluir conceptos como propinas u otros no relacionados. 18

19 Título III Disposiciones de Disciplina Presupuestal Capítulo I De las Adecuaciones Presupuestales Registro de traspasos y adecuaciones al calendario de gasto Artículo 58. El registro de las adecuaciones presupuestales, en lo que respecta a traspasos y adecuaciones al calendario de gasto se efectuará únicamente en los siguientes períodos: Período I II III IV V VI VII VIII IX X Traspasos y Adecuaciones al calendario de gasto Del 24 al 28 de febrero Del 25 al 31 de marzo Del 24 al 30 de abril Del 26 al 30 de mayo Del 24 al 30 de junio Del 25 al 31 de julio Del 25 al 29 de agosto Del 24 al 30 de septiembre Del 27 al 31 de octubre Del 24 al 28 de noviembre Sólo se podrán efectuar registros de las adecuaciones presupuestales aludidas en el párrafo precedente fuera de los periodos anteriormente establecidos, previa solicitud y justificación de las Dependencias o Entidades respectivas, con la autorización de la Secretaría por conducto de la Dirección General de Presupuesto o de la o el servidor público que ésta designe. Adecuaciones a recursos de proyectos «Q» Artículo 59. Las reasignaciones que pretendan realizar las Dependencias o Entidades por concepto de adecuaciones presupuestales en lo que respecta a proyectos identificados con la letra «Q», dentro de los anexos de la Ley, deberán ser tramitadas ante la Secretaría antes del 15 quince de septiembre de Sólo en casos extraordinarios y debidamente justificados ante la Secretaría, podrá ser prorrogada tal fecha. Traspaso de asignaciones del capítulo 1000 Artículo 60. Las asignaciones del presupuesto aprobado de las Dependencias y Entidades en las partidas del capítulo 1000 denominado «Servicios Personales» del Clasificador por Objeto del Gasto, sólo podrán traspasarse entre el mismo capítulo; no obstante ello, deberá tomarse en cuenta lo siguiente: 19

20 I. Tratándose de las partidas 1210 «Honorarios Asimilados a Salarios» y 1220 «Sueldos Base al Personal Eventual», ambas del Clasificador por Objeto del Gasto, la solicitud de traspaso deberá ser presentada en la Dirección General de Presupuesto de la Secretaría, la que posteriormente la remitirá a la Subsecretaría de Administración de la misma, a efecto de recabar su validación. Una vez validado el traspaso, la Dirección General de Presupuesto de la Secretaría continuará con el trámite respectivo, siendo el Subsecretario de Finanzas e Inversión o la o el servidor público que éste designe, el que autorizará el registro correspondiente; y II. Tratándose de traspasos de la partida 7930 «Erogaciones Complementarias» al capítulo 1000 «Servicios Personales», ambos del Clasificador por Objeto del Gasto, la solicitud de traspaso deberá ser presentada en la Dirección General de Presupuesto de la Secretaría, la que posteriormente la remitirá a la Subsecretaría de Administración de la misma, a efecto de recabar su validación. Una vez validado el traspaso, la Dirección General de Presupuesto de la Secretaría, continuará con el trámite respectivo, siendo el Subsecretario de Finanzas e Inversión o la o el servidor público que éste designe, el que autorizará el registro correspondiente. No se podrán registrar adecuaciones al calendario de recursos comprendidos en las partidas del capítulo 1000 «Servicios Personales» del Clasificador por Objeto del Gasto, salvo autorización de la Secretaría, por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión o de la o el servidor público que éste designe. Registro de partidas exceptuadas Artículo 61. Sólo con la autorización de la Secretaría, por conducto de la Dirección General de Presupuesto, previa justificación y validación de las o los titulares de las Dependencias o Entidades respectivas, se podrán registrar dentro de los períodos establecidos en el artículo 58 de los presentes Lineamientos las reducciones o ampliaciones por concepto de traspaso de recursos que se indican a continuación: I. Cuando se pretenda reducir o ampliar las asignaciones de las partidas presupuestales siguientes: a) 3330 «Servicios de Consultoría Administrativa, Procesos, Técnica y en Tecnologías de la Información»; b) 3350 «Servicios de Investigación Científica y Desarrollo»; c) En el caso de eventuales traspasos de las partidas 3611 «Difusión por Radio, Televisión y Prensa, sobre programas y actividades gubernamentales», 3612 «Difusión por medios alternativos sobre programas y actividades gubernamentales», 3630 «Servicios de creatividad, preproducción y producción de publicidad, excepto Internet», 3650 «Servicios de la industria fílmica, del sonido y del video», 3660 «Servicio de creación y difusión de contenido exclusivamente a través de Internet» y 3690 «Otros servicios de información» del Clasificador por Objeto del Gasto, se deberá contar además con previa validación de la Coordinación General de Comunicación Social del Gobierno del Estado; y 20

21 d) 7930 «Erogaciones Complementarias». II. Cuando se pretenda reducir las asignaciones de las partidas siguientes, siempre y cuando se tenga como finalidad la ampliación del presupuesto asignado a partidas diferentes de las mismas: a) 2610 «Combustibles, lubricantes y aditivos»; b) 3110 «Energía Eléctrica»; c) 3130 «Agua»; d) 3140 «Telefonía Tradicional»; e) 3150 «Telefonía Celular»; f) 3440 «Seguros de Responsabilidad Patrimonial y Fianzas»; g) 3450 «Seguros de Bienes Patrimoniales»; y h) 3920 «Impuestos y Derechos». Traspaso de asignaciones del capítulo 5000 Artículo 62. No se podrán registrar traspasos de otros capítulos de gasto al capítulo 5000 «Bienes Muebles e Inmuebles», ni viceversa, del Clasificador por Objeto del Gasto, salvo autorización de la Secretaría, por conducto del Director General de Presupuesto o por la o el servidor público que éste designe. Plazo de recepción de solicitudes Artículo 63. La recepción de las solicitudes de registro de adecuaciones presupuestales, a las que se hace referencia en los artículos 46, 60, 61 y 62 de los presentes Lineamientos, será dentro de los cinco días hábiles anteriores al inicio de los períodos señalados en el artículo 58 de este ordenamiento. Sujeción a normatividad en traspasos Artículo 64. Una vez autorizado cualquier traspaso de recursos, el solicitante deberá cumplir con los términos, condiciones y requisitos que para cada trámite o procedimiento se establezca en la normatividad estatal aplicable; sin que dicha autorización excepcione el cumplimiento de tales previsiones. Sistema de control presupuestal Artículo 65. Las Dependencias y Entidades efectuarán los registros de traspasos y adecuaciones al calendario directamente en la PEI, o en su defecto, en el sistema de control presupuestal que manejen cuando no se encuentren dadas de alta en dicha plataforma. 21

22 Cierres presupuestales mensuales Artículo 66. Los cierres presupuestales mensuales, físicos y financieros, de las Dependencias y Entidades durante el ejercicio fiscal de 2014, se efectuarán dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores al mes que concluye. Los avances físicos corresponden a los indicadores y metas contenidos en el Sistema de Evaluación al Desempeño; dicho sistema estará disponible para el registro correspondiente durante los primeros cinco días hábiles posteriores al mes que concluye. Capítulo II De los Pagos y Comprobación del Gasto Público Comprobación del gasto público Artículo 67. Toda documentación que se presente para trámite de pago deberá ajustarse en lo conducente, a la normatividad fiscal aplicable, excepto en aquellos casos en que por circunstancias extraordinarias, ajenas a los ejecutores del gasto, no se pueda contar con la documentación comprobatoria fiscalmente requisitada, en este supuesto, será responsabilidad exclusiva del ejecutor del gasto, justificar y documentar fehacientemente el pago respectivo ante la o el titular del área administrativa de la Dependencia o Entidad a la que pertenezca, siendo facultad de ésta autorizar que la comprobación del gasto se efectúe por este medio. En las compras que se realicen en tiendas de autoservicio el comprobante correspondiente deberá especificar los artículos adquiridos; en caso contrario, se deberá adjuntar el ticket de compra respectivo. La comprobación de los gastos efectuados con cargo a las partidas 3710 «Pasajes Aéreos», 3720 «Pasajes Terrestres» y 3730 «Pasajes Marítimos, Lacustre y Fluviales» del Clasificador por Objeto del Gasto, se realizará mediante la documentación que expidan las empresas de servicios de transporte. En todos los casos, la documentación para trámite de pago no deberá exceder de sesenta días naturales transcurridos con respecto a su fecha de expedición o de la prestación del servicio. En los supuestos en que se exceda el término establecido en el párrafo anterior, será la o el titular del área administrativa de las Dependencias y Entidades, según corresponda, el facultado para emitir la autorización referente a la continuación del trámite de pago respectivo, previa justificación por parte de los ejecutores del gasto. Reporte y entero de rendimientos financieros Artículo 68. Las Dependencias y Entidades deberán reportar y enterar trimestralmente a la Secretaría, a más tardar el último día hábil de los meses de abril, julio y octubre de 2014 y enero de 2015, el importe total de los rendimientos financieros que generen las cuentas bancarias en las que se depositen recursos públicos, salvo aquellas Entidades que por ley o decreto no estén sujetas a devolver dichos montos. 22

23 Sección I Del Fondo Revolvente Autorización del fondo revolvente Artículo 69. El fondo revolvente de las Dependencias será autorizado por la Secretaría, por conducto del Subsecretario de Finanzas e Inversión o por la o el servidor público que éste designe. En el caso de la Secretaría de Educación, el fondo revolvente de sus unidades responsables será autorizado por la o el titular del área de administración de dicha Dependencia. Las y los titulares del área de administración de las Dependencias o Entidades, según corresponda, podrán establecer los fondos revolventes de sus unidades responsables. Obligaciones de las y los responsables de los fondos revolventes Artículo 70. Las y los responsables de los fondos revolventes, deberán: I. Administrar los recursos del fondo revolvente, a través de una cuenta de cheques; II. Verificar que las erogaciones se ajusten al presupuesto autorizado y que no impliquen ampliaciones o adecuaciones presupuestales; III. Destinar los recursos del fondo revolvente sólo a los conceptos de las partidas de los capítulos 2000 «Materiales y Suministros» y 3000 «Servicios Generales», del Clasificador por Objeto del Gasto, excepto a las siguientes partidas: a) 3210 «Arrendamiento de terrenos»; b) 3220 «Arrendamiento de edificios»; c) 3310 «Servicios legales, de contabilidad, auditoria y relacionados»; d) 3320«Servicios de Diseño, Arquitectura, Ingeniería y Actividades Relacionadas»; e) 3330 «Servicios de Consultoría Administrativa, Procesos, Técnica y en Tecnologías de la información»; f) 3390 «Servicios Profesionales, Científicos y Técnicos Integrales»; g) 3340 «Servicios de Capacitación»; h) 3350 «Servicios de Investigación Científica y Desarrollo»; i) 3611 «Difusión por Radio, Televisión y Prensa sobre Programas y Actividades Gubernamentales»; y 23

24 j) 3612 «Difusión por medios Alternativos sobre Programas y Actividades Gubernamentales». Excepcionalmente, y hasta por un monto máximo de $12, (doce mil pesos 00/100 M.N) por evento, la Coordinación General de Comunicación Social del Gobierno del Estado, podrá destinar los recursos del fondo revolvente para cubrir los gastos de difusión e información con cargo a las partidas 3611 «Difusión por Radio, Televisión y Prensa, sobre Programas y Actividades Gubernamentales» y 3612 «Difusión por medios Alternativos, sobre Programas y Actividades Gubernamentales», del Clasificador por Objeto del Gasto, dando cuenta de su ejercicio mediante la documentación comprobatoria del gasto en los términos de los presentes Lineamientos; Se podrán destinar recursos del fondo revolvente a conceptos de la partida 3390 «Servicios Profesionales, Científicos y Técnicos Integrales», siempre y cuando la disposición inmediata de efectivo para la atención de funciones de Seguridad Pública del Estado, sea justificable. IV. Verificar que los recursos del fondo se utilicen exclusivamente en aquellos gastos respecto de los cuales no sea posible su trámite a través de pago a terceros; V. Realizar, en su caso, los pagos con cargo al mismo, mediante cheque nominativo a favor del responsable de su manejo, para que éste realice pagos en efectivo o bien, mediante cheque a nombre de la persona física o moral con quien se haya contratado los bienes o servicios adquiridos; VI. Verificar que todos los comprobantes se encuentren rubricados por la persona que realizó la erogación; y VII. Efectuar su reintegro en efectivo a más tardar el día 15 quince de diciembre del presente ejercicio presupuestal. Sección II De los Gastos a Reserva de Comprobar Trámite para los gastos a reserva de comprobar Artículo 71. Para el otorgamiento y comprobación de los gastos a reserva de comprobar, el trámite administrativo es el siguiente: I. Deberán de solicitarse a través del formato de solicitud respectivo (GRC-1) a la o el titular del área de administración de la Dependencia o Entidad respectiva en un término de cuatro días hábiles de anticipación a celebrarse el evento o comisión correspondiente. Con excepción de aquellas comisiones y eventos urgentes, siempre y cuando estén plenamente justificados; 24

25 II. III. IV. La o el responsable de la comprobación deberá entregar la documentación comprobatoria al área de administración, en un término de hasta cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de terminación del evento o comisión realizada en el interior del país o en el extranjero; El área de administración deberá realizar el registro de los gastos en un término de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la documentación comprobatoria; y La Subsecretaría de Finanzas e Inversión de la Secretaría, previa solicitud de las Dependencias debidamente justificada, autorizará, en su caso, las prórrogas respetivas para la comprobación del gasto, a través de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Lo previsto en la fracción IV no será aplicable para la Secretaría de Educación y para las Entidades. Cancelación del evento o comisión Artículo 72. En el caso de cancelación del evento o comisión, la o el responsable de la comprobación deberá reintegrar el monto total a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes al de la cancelación correspondiente. El área administrativa de la Dependencia o Entidad respectiva, será responsable del cumplimiento de lo anterior. Comprobantes de los gastos a reserva de comprobar Artículo 73. Todos los comprobantes de los gastos a reserva de comprobar deberán ser rubricados por la o el responsable de la comprobación. El área administrativa de la Dependencia o Entidad respectiva, será responsable del cumplimiento de lo anterior. Sección III De los Gastos Devengados Creación y registro de gastos devengados Artículo 74. La creación y registro de los Gastos Devengados deberán realizarse a más tardar al 31 de diciembre de Monto de gasto devengado Artículo 75. Las Dependencias y Entidades remitirán a la Secretaría el monto y concepto de sus gastos devengados del ejercicio 2014, en el mes de enero del ejercicio inmediato siguiente, en la fecha específica que determine la Secretaría, sin que exceda de aquélla establecida por la Ley. 25

26 Vigencia del pago de gastos devengados Artículo 76. La vigencia para el pago de los gastos devengados 2014, concluirá a más tardar el 31 de enero del ejercicio inmediato siguiente, sin que exceda de aquélla establecida por la Ley, transcurrido dicho período serán cancelados los gastos devengados respectivos. 26

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28 Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las atribuciones que me confieren los artículos 80 y 100, de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 1, 3, 13, fracción II, 17 primer párrafo, 18, y 24, fracción I, inciso c), e i), así como las fracciones VII, VIII y IX, de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 10 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; así como por los artículos 19, y 43 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 4 y 5 fracción IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y C O N S I D E R A N D O Que esta Administración Pública Estatal dentro del Programa de Gobierno , ha constituido el marco estratégico que establece las prioridades de atención y el camino de acción de todas las áreas de Gobierno, en el que se prevé dentro de su nuevo modelo de gestión diversas estrategias transversales, siendo una de ellas el proyecto de «Impulso al Buen Gobierno», del cual se desprende el punto «PE-VI.5», denominado «Gobierno eficiente y austero», mismo que busca incrementar la disponibilidad de recursos para la atención de las prioridades y demandas ciudadanas, eliminando el gasto que no agrega valor, explorando nuevas fuentes de recursos y manteniendo las finanzas públicas sanas. Por lo que, este nuevo modelo de gestión busca promover la transversalidad de las políticas públicas, fomentando la colaboración y el trabajo en equipo, así como potencializar los recursos, con el fin de avanzar hacia la visión construida con una perspectiva de mediano y largo plazo. Es por ello que en atención al fin primordial de la actual Administración Pública Estatal que busca la satisfacción del interés colectivo, bajo la premisa de ejecutar políticas públicas eficaces y eficientes, que se traduzcan en la prestación de mejores servicios públicos que impulsen y fortalezcan el desarrollo social y humano de la ciudadanía, es que se emiten los presentes Lineamientos Generales para la Aplicación de Recursos en Materia de Proyectos de Inversión para el Ejercicio Fiscal de 2014, pues se considera que el gasto de inversión es una de las prioridades que forjan el pilar del desarrollo social, económico y productivo en la Entidad. Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales previamente invocadas, he tenido a bien expedir los siguientes: 1

29 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA APLICACIÓN DE RECURSOS EN MATERIA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PARA EL EJERCICIO FISCAL DE 2014 Capítulo I Disposiciones Generales Objeto de los Lineamientos Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto establecer criterios operativos para la aplicación de los recursos en proyectos de inversión estatal autorizados para el presente ejercicio fiscal, de conformidad con lo establecido por la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de Lo anterior, con independencia del origen o fuente de los recursos estatales por aplicar, incluyendo aquellos que deriven de empréstitos, de la emisión de valores o de cualquier modalidad o tipo de financiamiento que constituya deuda pública estatal en términos de las disposiciones normativas aplicables. Proyectos de inversión Artículo 2. Se entenderá como proyectos de inversión para los efectos de los presentes Lineamientos a aquellos esfuerzos temporales que se llevan a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, el cual está dirigido al cumplimiento de un objetivo específico, dentro de los límites de un presupuesto y tiempo determinado, surgiendo para resolver un problema, satisfacer una necesidad o aprovechar una oportunidad. Los proyectos de inversión se clasifican en obra, subprograma e investigación. Sujetos de los Lineamientos Artículo 3. Son sujetos de los presentes Lineamientos, las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, que tengan asignado recursos de inversión estatal en los términos del artículo 1 de los presentes Lineamientos. Glosario de términos Artículo 4. Para efectos de los presentes Lineamientos, resultarán aplicables los glosarios contenidos tanto en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014, como en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y adicionalmente los siguientes conceptos: I. Acciones: Toda aplicación de recursos destinada a la capacitación y adiestramiento de personal, suministro de insumos, adquisición de materiales y equipo, apertura de fuentes de empleo, apoyo a la implementación de proyectos productivos y en general toda actividad de beneficio social directo a la población cuyo objetivo sea el de mejorar sus condiciones de vida; 2

30 II. III. IV. CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet; DGCySIP: Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública de la Secretaría; DGF: Dirección General Financiera de la Secretaría; V. DGP: Dirección General de Presupuesto de la Secretaría; VI. ID: Identificador de documento digital CFDI; VII. Investigación: Análisis o estudios que generan nuevos conocimientos sobre soluciones de cierta problemática o temas de desarrollo, o bien que contemple como resultado la creación de nuevos proyectos; VIII. Ley: Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014; IX. Ley para el Ejercicio: Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; X. Ley de Obra: Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato; XI. Ley de Proyectos: Ley de Proyectos de Prestación de Servicios para el Estado y los Municipios de Guanajuato; XII. Obra Pública: La que con tal carácter se precisa por los artículos 8 y 9 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato; XIII. Subprograma: Conjunto de acciones, obras o estudios, interrelacionados entre sí, que se realizan de manera coordinada y tienen objetivos comunes y características similares, que por sí solas no justifican un proyecto de inversión. Éstos se dividen en «Subprograma obra», «Subprograma acción» y «Subprograma estudio»; y XIV. XML (Extended Markup Language): Lenguaje para representar estructuras de información digital, y para efecto de los presentes Lineamientos deberá ser entendido como el formato del archivo que contiene el comprobante fiscal digital por internet (CFDI), acorde a los lineamientos establecidos en el Código Fiscal de la Federación y la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. 3

31 Destino de los recursos Artículo 5. Los recursos autorizados por la Ley a las Dependencias y Entidades dentro del rubro de gasto de inversión pública, deberán orientarse a programas de obra pública y acciones que contribuyan a lograr los objetivos y metas que se establecen en los planes y programas de desarrollo del Estado y que hayan cumplido en su caso con el proceso instrumentado por la Secretaría. Los recursos que deriven de empréstitos, de la emisión de valores o de cualquier modalidad o tipo de financiamiento que constituya deuda pública estatal, así como sus respectivos productos financieros, serán aplicados exclusivamente a la ejecución de los proyectos de inversión pública productiva debidamente autorizados por el Congreso del Estado. Observancia del gasto Artículo 6. Los proyectos de inversión a los que se refiere el artículo anterior, serán identificados en los Anexos de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014, con la letra «Q». Los recursos asignados en los proyectos «Q» y para los destinos ahí consignados, en ningún caso se transferirán a cubrir erogaciones de gasto corriente contemplado en los procesos designados con las letras «P», «G» e «I». Los recursos provenientes de deuda pública estatal sólo podrán transferirse a capítulos de gasto que traigan consigo inversión pública productiva, no siendo procedente su traspaso a partidas del gasto corriente. Previa autorización expresa de la Secretaría a través de la DGCySIP y la DGP, sólo se podrán transferir recursos del capítulo 6000 a los capítulos 3000, 4000, 5000 y 7000 mediante la justificación correspondiente, de igual forma, deberán contar con dicha autorización los traspasos que se pretendan efectuar a las partidas señaladas por el artículo 59 de los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de Cuando los recursos sean producto de la celebración de un convenio federal que se celebre entre el Estado de Guanajuato y la Federación, o bien por transferencia de las entidades federativas, los traspasos entre capítulos de gasto cualquiera que este sea, serán factibles de acuerdo al convenio o normatividad aplicable; por lo cual no se requerirá autorización de la Secretaría, siempre y cuando se observe los destinos consignados en dichos instrumentos. Desagregación de Proyectos «Q» Artículo 7. Los proyectos de inversión clasificados como Subprograma-obra, que se autoricen en el presupuesto estatal, los que se den de alta durante el ejercicio presupuestal, así como los proyectos que reciban ampliaciones, serán sometidos al análisis y revisión del cumplimiento de alguno de los siguientes criterios, y deberán desagregarse y administrarse en un «Q». I. Obras que requieran especial atención por su impacto social, económico o político, lo que será indicado al inicio del ejercicio fiscal al asignarse el recurso; 4

32 II. III. IV. Obras cuyo costo total, preparación y ejecución, supere los tres millones de pesos; Obras que involucren en su ejecución a más de una Dependencia o Entidad; Obras cuyo financiamiento no sea únicamente estatal y supere el monto antes mencionado; V. Obra que necesite más de un ejercicio presupuestal para su ejecución, considerando la etapa de preinversión y supere el monto antes mencionado; y VI. Las demás que considere el Ejecutivo del Estado. Derivada de dicha validación, la Secretaría a través de la DGCySIP, ratificará a la Dependencia o Entidad si las obras se ejecutarán al interior de un «Q» como programa, o si deben administrarse a través de un «Q» específico de la obra, para su trámite correspondiente. No se podrá ejercer el recurso hasta que cuente con la validación correspondiente. Reglas de operación Artículo 8. Las Dependencias y Entidades responsables del ejercicio de recursos asignados a proyectos de inversión, deberán emitir conforme a lo dispuesto por la Ley y la Ley para el Ejercicio, las reglas de operación, cuya clasificación sea «Subprograma obra» y «Subprograma acción», de acuerdo a la clasificación del artículo 2 de estos Lineamientos. Las reglas de operación deben contar con al menos los siguientes elementos: objetivo del programa, contexto del programa, beneficiarios directos a quienes va dirigido el programa, la forma de acceder al mismo, así como los requisitos, tipos de apoyo y mecánica de operación. Asimismo, las referidas reglas de operación deberán contar, con los métodos de comprobación del gasto, los cuales serán incorporados en los convenios; así como los procesos administrativos necesarios cuando los municipios reintegren recursos derivados de economías, saldos de contrato, sanciones, productos financieros o cualquier otro concepto que amerite. Las Dependencias y Entidades normativas deberán establecer en sus reglas de operación y en los convenios respectivos, al responsable de resguardar la documentación original comprobatoria que justifique las erogaciones con cargo a recursos estatales, remitiendo copia simple a la Dependencia o Entidad respectiva. Convenios con los municipios Artículo 9. Las Dependencias y Entidades podrán celebrar convenios de ejecución entre sí o con los municipios, cuando por las circunstancias imperantes a los proyectos de inversión a convenir o por su propia naturaleza, puedan ser llevadas a cabo por éstas o aquellos conforme a lo dispuesto por los artículos 60 y 61 de la Ley para el Ejercicio. 5

33 Por lo que respecta a la documentación comprobatoria con cargo al capítulo 6000 del Clasificador por Objeto del Gasto, deberá remitirse en original y copia los documentos señalados en los artículos 22, 23 y 24 de los presentes Lineamientos a la Secretaría. Las Dependencias y Entidades que suscriban convenios con los municipios para ejecutar obra pública y acciones serán responsables, en el ámbito de sus respectivas competencias, de la observancia de los presentes Lineamientos, de la administración y aplicación de los recursos públicos, así como de la calidad de la obra que se ejecute, debiendo pactarse en los convenios respectivos las cláusulas relativas a las obligaciones y responsabilidades de las partes, asimismo deberá identificarse la fuente de financiamiento correspondiente. En caso de contar con concurrencia de recursos federales, deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo 18 de estos Lineamientos. La Dependencia o Entidad que pretenda convenir con algún municipio la ejecución de obra pública y acciones, y no encuentre condiciones propicias para tal fin, podrá hacerlo con otra Dependencia o Entidad ejecutora que cuente con la capacidad e infraestructura instalada o bien, solicitar a la Secretaría a través de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, autorización para la reasignación de los respectivos recursos a otra obra o municipio. La fecha límite para tener los convenios celebrados con otras Dependencias, Entidades o municipios, será el 13 de mayo de Convenios de asociación público-privada Artículo 10. Las Dependencias y Entidades podrán acordar la ejecución de proyectos de inversión pública bajo las modalidades de asociación público-privada, con la concurrencia de recursos estatales derivados de cualquier fuente de financiamiento, mediante la celebración de convenios de asociación público-privada. Para la celebración de los convenios mencionados en el párrafo anterior, las Dependencias y Entidades se sujetarán al proceso y lineamientos señalados en la Ley de Proyectos, la Ley para el Ejercicio y demás normatividad aplicable a la materia. Las Dependencias y Entidades que celebren convenios de este tipo, serán responsables de la observancia de la normatividad aplicable en la ejecución y comprobación de los recursos públicos ministrados, debiendo pactarse en los instrumentos respectivos, entre otras, las cláusulas relativas a las obligaciones, garantías, plazos y entregables. 6

34 Requisitos para la ejecución de obra pública y servicios relacionados con la misma Artículo 11. Toda la obra pública o servicio relacionado con la misma que se realice con recursos autorizados, previo a su adjudicación y ejecución, deberán contar con estudios básicos, proyectos ejecutivos y términos de referencia, además de contar con la documentación determinada por las Dependencias y Entidades normativas en sus reglas de operación y cumplir con los requisitos de planeación, programación y presupuesto establecidos por la Ley de Obra, así como con lo dispuesto por la Ley, y demás disposiciones normativas aplicables. En el caso de proyectos nuevos de obra deberá contarse con el título de propiedad o el instrumento que acredite la posesión del inmueble donde se construirá. Autorización para prórroga de plazos Artículo 12. La Secretaría, a través de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, previa solicitud y justificación de la Dependencia o Entidad solicitante, podrá autorizar prórrogas en el cumplimiento de las fechas establecidas en los presentes Lineamientos. Las Dependencias y Entidades deberán hacer del conocimiento de la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas las solicitudes referidas en el párrafo anterior. La Dependencia y Entidad responsable de la aplicación de los recursos federales, serán los obligados a tramitar las prórrogas correspondientes ante las instancias federales competentes. En cuanto a los recursos de la federación, estarán sujetos a los lineamientos específicos de cada programa y fondo mediante los cuales se convengan, y de acuerdo a lo establecido en las disposiciones administrativas para el seguimiento de convenios federales. Capítulo II De la Autorización, Procesos de Licitación y Liberación de Recursos Autorización de recursos Artículo 13. La Secretaría emitirá los respectivos oficios de autorización de recursos en proyectos de inversión a favor de las Dependencias y Entidades en los primeros 20 días naturales del mes de enero de Una vez que la Dependencia o Entidad respectiva cuente con el oficio de autorización emitido por la Secretaría, estará habilitada para iniciar el proceso de licitación correspondiente o bien, realizar el convenio de ejecución con el municipio u otro ejecutor, según sea el caso, y definir las características de la obra pública y acciones a ejecutar, conforme a los términos, condiciones y requisitos que establezca la Dependencia o Entidad normativa en sus reglas de operación. Las Dependencias o Entidades ejecutoras y los municipios con los que se convenga la realización de los proyectos de inversión, deberán observar la normatividad estatal o federal aplicable sobre la materia. 7

35 Apertura de cuenta específica productiva Artículo 14. Para la ministración de recursos convenidos con municipios, la Dependencia o Entidad que opere el programa correspondiente, solicitará a éstos realicen la apertura de cuenta específica productiva en una institución bancaria a nombre del municipio, de la que únicamente se podrán retirar fondos para el pago directo de las obras y acciones convenidas. En caso de que se convenga con municipios o asociaciones público - privadas la aplicación de recursos provenientes de cualquier modalidad o tipo de financiamiento que constituya deuda pública estatal, en su caso, tales montos deberán ser ejercidos a través de una cuenta específica productiva que permita su plena identificación. Reintegro de recursos Artículo 15. Las Dependencias y Entidades que convengan con municipios, los cuales a su vez deban efectuar algún reintegro derivado de cualquier concepto, deberán especificar las fuentes de financiamiento y la obra o acciones respectivas, así como el proyecto de inversión correspondiente, notificándolo de manera oficial a la Secretaría a través de la DGCySIP. Los productos financieros que se generen en la cuenta específica productiva deberán reintegrarse a la Secretaría, señalando el origen de los recursos, y de manera trimestral durante los 20 días posteriores al cierre de cada trimestre, para tal efecto, las Dependencias y Entidades con las que se convino el recurso, serán las responsables de dar seguimiento para el cumplimiento de lo antes señalado. Término de proceso Artículo 16. La fecha límite para la realización de los procedimientos de licitación de obra pública será el 14 de julio de La fecha límite para la formalización de contratos será el 19 de septiembre de Los procesos de licitación que cuenten con recursos federales se sujetarán a las normas, procedimientos y montos de adjudicación señalados en la legislación federal correspondiente cuando así proceda, sin perjuicio de lo establecido en los convenios o fondos respectivos, sujetándose a los criterios de interpretación emitidos por la federación. Remisión de bases a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas Artículo 17. Las Dependencias o Entidades ejecutoras, previo a los procesos de licitación que se pretendan realizar, remitirán a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas las bases correspondientes, a efecto de que en un plazo de cinco días hábiles, dicha Secretaría emita su opinión técnica y administrativa correspondiente. La Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas deberá ser informada previamente por las Dependencias o Entidades ejecutoras, sobre cualquiera de los procedimientos de contratación. El informe deberá ser remitido oficialmente por lo menos con cinco días hábiles de anticipación. 8

36 Normativa aplicable en programas federales Artículo 18. La obra pública y los servicios relacionados con la misma, cuya fuente de financiamiento derive de transferencias de recursos de programas y fondos federales, deberán apegarse a la normatividad que al efecto se establezca en los mismos. De igual manera, se sujetarán aquellas obras convenidas con Dependencias o Entidades federales con recursos concurrentes del Estado, municipios y otros, en las cuales se aplicará la normatividad federal. Las obras referidas deberán contar con el análisis costo-beneficio respectivo o el que se señale en los Lineamientos para la elaboración y presentación de los análisis costo y beneficio de los programas y proyectos de inversión, emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Lo anterior atendiendo las disposiciones señaladas por el artículo 34, fracciones II y III de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, así como de los artículos 45 y 46 de su propio Reglamento, y en su caso, la normativa que al efecto emita la Secretaría en el ámbito estatal. En caso de que la parte concurrente estatal, por motivo de disposición de recursos, sea modificada en cuanto a la fuente original de financiamiento, los municipios, las Dependencias y Entidades involucradas en la celebración del convenio respectivo, estarán obligadas a informarle al ejecutor la nueva fuente de financiamiento del recurso estatal. Ejercicio de recursos federales y aportaciones Artículo 19. Cuando los recursos provenientes de la federación sean sujetos a un calendario de ministración definido, las Dependencias y Entidades ejecutoras deberán de ajustarse a los montos disponibles conforme la Federación los radique al Estado. Reportes trimestrales Artículo 20. Las Dependencias y Entidades que ejerzan recursos federales, conforme al artículo 18 y 19 de estos Lineamientos, tendrán que reportar trimestralmente los avances físicos y financieros de las obras y acciones que estén ejecutando, dentro del Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 48 de la Ley de Coordinación Fiscal, así como por el artículo 85, fracción II de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Proyectos que rebasan un ejercicio fiscal Artículo 21. Las obras públicas y sus servicios relacionados con la misma que rebasen un ejercicio fiscal, deberán programarse de acuerdo a las etapas que la naturaleza de las mismas requiera, correspondiendo cada una de ellas a un ejercicio fiscal, las metas a lograr deberán ser identificadas de la misma forma. Las Dependencias y Entidades se ajustarán a lo establecido en el artículo 26 bis de la Ley para el Ejercicio, con relación a la programación de obras plurianuales, en el cual se establece la obligación de las Dependencias y Entidades de elaborar estudios de costo- beneficio. 9

37 Requisitos de solicitud de pago a Dependencias Artículo 22. Para los efectos de trámite de solicitudes de pago que las Dependencias realicen ante la DGCySIP o a la DGF por concepto de obra pública y servicios relacionados con la misma, propias o convenidas, según se trate, deberán contar con el convenio de coordinación o ejecución que se tenga instrumentado entre Dependencias; y acompañarse con la documentación siguiente: I. Para el pago de anticipos: a) Copia del contrato celebrado por la Dependencia ejecutora, acompañado del original de las garantías o su representación impresa cuando sean digitales, para el debido cumplimiento de las obligaciones; b) Los CFDI y formato XML, así como su representación impresa en PDF, por el monto del anticipo otorgado, que cumpla los requisitos fiscales aplicables; y c) Formato original de solicitud de pago emitida por la Dependencia ejecutora, indicando el ID del CFDI. II. Para el pago de estimaciones: a) Formato original de solicitud de pago emitida por la Dependencia ejecutora, indicando el ID del CFDI; b) El CFDI, formato XML, así como su representación impresa en PDF, por el monto de la estimación que cumpla los requisitos fiscales aplicables; c) Original de carátula de la estimación emitida por el contratista, signado por las partes correspondientes que intervengan en la integración de la misma; d) En el caso de estimaciones para pago de finiquitos, además del acta de cierre financiero, se deberá anexar oficio de solicitud de cancelación de saldos de contrato en caso de que existan; y e) En el caso de que las estimaciones contemplen sanción y/o retención producto de penalización, se deberá de especificar si éstas son temporales o definitivas. En todos los casos, para el formato de solicitud de pago se deberá señalar la fuente de financiamiento de la obra o servicio relacionado con la misma; en caso de que se tenga más de una, se deberán solicitar por separado cada una de ellas en formatos independientes. En aquellos casos en que se tramiten recursos para su liberación de pago con recibo provisional, deberá ser elaborado en hoja membretada de la Dependencia solicitante y se remitirá en original y copia anexa al formato de solicitud de pago. 10

38 Toda la documentación señalada en el presente artículo deberá ser legible y no presentar tachadura o enmendadura alguna. En caso de que la documentación comprobatoria del gasto señalada en el presente artículo sea a través de firma electrónica, se anexarán los archivos correspondientes. Requisitos para liberar recursos a municipios Artículo 23. Los municipios podrán disponer de los recursos liberados a su favor por las Dependencias, una vez definidos los convenios y las obras contenidas en los anexos a los mismos, debiendo integrar la siguiente documentación: I. Para el pago de primera ministración: a) Formato original de solicitud de pago, emitida y signada por el municipio, debidamente validada por la Dependencia correspondiente; b) Copia de los documentos que demuestren el inicio del procedimiento de licitación, tales como: convocatoria, oficios de invitación restringida u oficio de adjudicación directa en su caso, o de conformidad a lo que se establezca en el convenio respectivo; c) Copia del convenio de coordinación o ejecución que en su caso se tenga instrumentado entre la Dependencia y municipio correspondiente; y d) Recibo provisional u oficial en su caso, por el monto ministrado, que cumpla con los requisitos fiscales aplicables (en el caso de ser recibo provisional, deberá ser en hoja membretada y con sello oficial de la Tesorería Municipal) y remitir recibo oficial a la Secretaría a través de la DGCySIP. Cuando el recibo oficial sea a través de CFDI, deberá remitir los archivos electrónicos correspondientes de acuerdo a los Lineamientos para la Emisión y Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales de la Administración Pública Estatal. II. Para el pago de las ministraciones subsecuentes: a) Formato original de solicitud de pago, emitida y signada por el municipio, debidamente validada por la Dependencia correspondiente; b) Copia del contrato de obra celebrado por el municipio acompañado de copia de las garantías para el debido cumplimiento de las obligaciones. Este requisito solo aplica para el caso de la segunda ministración. 11

39 c) Recibo provisional u oficial en su caso, por el monto ministrado, que cumpla con los requisitos fiscales aplicables (en el caso de ser recibo provisional, deberá ser en hoja membretada y con sello oficial de la Tesorería Municipal) y remitir recibo oficial a la Secretaría a través de la DGCySIP, en un plazo no mayor de quince días hábiles a partir de la recepción de los recursos por los municipios. Cuando el recibo oficial sea a través de CFDI, deberá remitir los archivos electrónicos correspondientes de acuerdo a los Lineamientos para la Emisión y Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales de la Administración Pública Estatal. d) Copia de carátula de la estimación emitida por el contratista, suscrita por las partes que intervengan en la integración de la misma. En todos los casos, en el formato de solicitud de pago se deberá señalar la fuente de financiamiento de la obra pública y/o acción, y en caso de que se tenga más de una, se deberán solicitar por separado cada una de ellas en formatos independientes. Toda la documentación requerida en el presente artículo deberá ser legible y no presentar tachadura o enmendadura alguna. Para la comprobación total de los recursos ministrados a municipios, éstos deberán ser presentados una vez que la obra se encuentre físicamente al 100% y que cuente con acta de recepción total. En caso de que la documentación comprobatoria del gasto señalada en el presente artículo sea a través de firma electrónica, se anexarán los archivos correspondientes. Ministración de recursos tratándose de Entidades Artículo 24. Las Entidades, a efecto de disponer la ministración de los recursos de inversión respectivos, deberán cumplir con los requisitos siguientes: I. Para el pago de la primera ministración: a) Formato original de solicitud de pago correspondiente y validado por la Entidad; b) Copia de los documentos que demuestren el inicio del procedimiento de licitación, tales como: convocatoria, oficios de invitación restringida u oficio de adjudicación directa en su caso; y c) Recibo oficial a través de CFDI, por el monto que se pretenda como pago de anticipo, debiendo remitir los archivos electrónicos correspondientes de acuerdo a los Lineamientos para la Emisión y Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales de la Administración Pública Estatal. II. Para el pago de las ministraciones subsecuentes: a) Formato de solicitud de pago correspondiente y validada por la Entidad; y 12

40 b) Recibo oficial a través de CFDI, por el monto que se pretenda como pago subsecuente; y deberán ajustarse al calendario de ejecución de los contratos correspondientes, debiendo remitir los archivos respectivos, de acuerdo a los Lineamientos para la Emisión y Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales de la Administración Pública Estatal. En todos los casos en el formato de solicitud de pago se deberá señalar la fuente de financiamiento de la obra pública y servicios relacionados con la misma, en caso de que se tenga más de una, se deberán solicitar por separado cada una de ellas en formatos independientes. Toda la documentación requerida en el presente artículo deberá ser legible y no presentar tachadura o enmendadura alguna. En virtud de que las ministraciones de recursos serán liberadas únicamente a las Entidades con cargo a su presupuesto autorizado, en el caso de que éstas convengan con Dependencias, Entidades y municipios la ejecución de obra pública y servicios relacionados con la misma, para que dispongan de los recursos deberán contemplar en sus Reglas de Operación el procedimiento respectivo, ya que éstas serán los entes pagadores. En caso de que la documentación comprobatoria del gasto señalada en el presente artículo sea a través de firma electrónica, se anexarán los archivos correspondientes. Ministración anticipada de recursos Artículo 25. En casos extraordinarios y debidamente justificados, previo análisis por parte de la Secretaría, se podrá autorizar la ministración de recursos en forma anticipada con respecto a lo señalado en los artículos 22 y 24 del presente ordenamiento. Capítulo III De la Ejecución Inicio y terminación de obras públicas y acciones Artículo 26. Las obras públicas y acciones aprobadas, deberán iniciar en los términos que se establezcan en los convenios o contratos, garantizando la terminación de la etapa programada hasta el 31 de diciembre del Registro de patrimonio Artículo 27. Toda obra pública ejecutada por el municipio cuya propiedad y operación le corresponda al Gobierno del Estado, al término de su construcción y finiquito deberá notificarse por la Dependencia o Entidad con quien convino la ejecución de la obra a la Secretaría a través de la DGCySIP y ésta informará el monto de inversión para sus registros contables correspondiente. 13

41 Reasignaciones presupuestales Artículo 28. Las reasignaciones que pretendan realizar las Dependencias o Entidades por concepto de suplementos y/o devoluciones, deberán ser tramitadas ante la Secretaría antes del 19 de septiembre de Reasignación por cancelación de obras públicas y acciones Artículo 29. En caso de que alguna obra pública y acción sea cancelada por causa justificada y los recursos autorizados requieran ser reasignados, las Dependencias y Entidades solicitarán a la Secretaría su reasignación a más tardar del 19 de septiembre de 2014, previa notificación respectiva ante la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, de conformidad con lo establecido por la Ley y la Ley para el Ejercicio, garantizando el gasto comprometido y devengado al 31 de diciembre de Autorización de traspasos y reasignación de recursos Artículo 30. Se podrán autorizar traspasos de recursos de obra pública y acciones dentro de un mismo proyecto de inversión, así como el ajuste de las metas, si se garantiza la conclusión de la etapa programada a la cual fue asignada originalmente el recurso presupuestal, se cuente con la validación y la respectiva autorización de la Secretaría a través de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, previa justificación y fundamento por parte de la Dependencia o Entidad solicitante. De igual manera procederá la reasignación de recursos cuando existan remanentes y éstos sean para dar suficiencia a otra obra pública y acciones preferentemente en proceso, siempre y cuando se cuente con la autorización de la Secretaría a través de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, y se efectúe la notificación respectiva ante la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, asegurando el gasto comprometido y devengado al término del ejercicio fiscal Los recursos de remanentes provenientes de cualquier modalidad o tipo de financiamiento que constituya deuda pública estatal en su caso, así como sus respectivos productos financieros, solamente podrán traspasarse o ser reasignados para obra pública y acciones contempladas en el mismo rubro de autorización correspondiente emitido por el Congreso del Estado. Autorización y validación para reasignar Artículo 31. Conforme a lo previsto por el artículo 68 de la Ley para el Ejercicio, los montos presupuestales no comprometidos al 30 de septiembre de 2014, o que a dicha fecha no se haya iniciado proceso de licitación alguno, podrán ser objeto de reasignación a otros programas prioritarios o gastos de inversión que requieran de la suficiencia de recursos. Obras y acciones derivadas de suplementos y devoluciones Artículo 32. Las obras públicas y acciones nuevas, derivadas de un suplemento y/o devolución de recursos, requerirán para su inicio formalizar los procesos relativos a la celebración de convenios con municipios y Dependencias, y contratación de obra pública y acciones, debiendo establecer las fechas límites de cada uno de los procesos y contar con la autorización de la Secretaría a través de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión. 14

42 Cancelación de los saldos remanentes Artículo 33. Cuando una obra pública y acción se encuentre finiquitada financieramente y se cuente con la respectiva acta de entrega-recepción y cierre financiero, la Dependencia o Entidad ejecutora procederá a anexar el oficio de cancelación de los remanentes, en la última solicitud de pago que corresponda al finiquito, mismos que serán registrados en el saldo de la partida presupuestal correspondiente, y en su caso la Secretaría podrá disponer de los mismos, debiéndose realizar los registros correspondientes. Capítulo IV Del Seguimiento y Evaluación del Ejercicio Seguimiento a la inversión pública y su evaluación financiera Artículo 34. La Secretaría realizará periódicamente el seguimiento financiero del ejercicio del presupuesto en función de su calendarización, así como el seguimiento al avance integral de los proyectos de inversión. Para el seguimiento y control de los proyectos de inversión, la Secretaría llevará a cabo reuniones ordinarias y mesas de trabajo con personal de las Dependencias y Entidades, cuando la Secretaría así lo determine. En las mesas de trabajo se tendrá la participación de la Dependencia ejecutora estatal de acuerdo a los convenios celebrados. Emisión de informes Artículo 35. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 72 de la Ley para el Ejercicio, las Dependencias y Entidades deberán emitir informes del avance integral de los proyectos de inversión, en los medios que para tal efecto les señale la Secretaría. Estos informes deberán estar a disposición de la Secretaría y de la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuenta, los cuales contendrán los avances físicos y financieros programados y reales que estén ejecutando, así como una descripción breve de la problemática en caso de presentar retraso en su ejecución, y señalar las acciones y gestiones que se están emprendiendo para su solución. Ponderación de los avances físicos Artículo 36. Para la ponderación de los avances físicos de las obras públicas y acciones por proyecto, las Dependencias y Entidades se ajustarán al procedimiento establecido en el Anexo 1 de los presentes Lineamientos. Corresponde a la Secretaría de Transparencia y Rendición de Cuentas el análisis y evaluación de los objetivos y metas de los programas aprobados, y sus resultados, así como a la Secretaría de Obra Pública, cuando sea necesario en su carácter de Dependencia normativa. 15

43 Responsabilidad en los procesos de ejecución Artículo 37. Las Dependencias o Entidades que convengan la ejecución de obra pública y acciones con otras similares o con municipios, serán responsables en la recepción, seguimiento y aplicación de los recursos conforme al destino especificado en el instrumento jurídico suscrito y a las disposiciones normativas aplicables; asimismo en la presentación de la documentación requerida en los procesos de revisión que efectúen los órganos de fiscalización federal o estatal así como la solventación de posibles observaciones recibidas. Saldos y remanentes Artículo 38. En el caso de obras en proceso, que al término del ejercicio fiscal no hayan aplicado la totalidad de los recursos programados, el saldo se podrá disponer de acuerdo a lo establecido en el artículo 68 de la Ley para el Ejercicio. Capítulo V De la Terminación, Pre-Cierre y Cierre del Ejercicio Cierre preliminar Artículo 39. Las Dependencias o Entidades, con base en sus avances físico-financieros reportados ante la Secretaría y la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, procederán a integrar el cierre preliminar del ejercicio con cifras al 30 de septiembre de 2014 de acuerdo al formato establecido como Anexo 2 de los presentes Lineamientos. Para efectos de lo anterior, las Dependencias y Entidades conciliarán cifras con la DGCySIP y la DGP durante los primeros 10 diez días hábiles del mes de octubre de Fecha de cierre Artículo 40. El cierre del ejercicio fiscal para las obras y servicios relacionados con la misma será el 31 de diciembre de La fecha límite para tramitar solicitudes de pago para obra pública y servicios relacionados con la misma será el 11 de diciembre de Los recursos que no se alcancen a tramitar ante la Secretaría en la fecha señalada y que se encuentren debidamente comprometidos, contabilizados y devengados, le serán informados para su registro y el pago estará sujeto a los términos y condiciones que establezca la Secretaría para tales efectos. Seguimiento final Artículo 41. Con el fin de cerrar los proyectos de inversión de forma integral, y dando continuidad al seguimiento, se pedirá el 16 de febrero de 2015 el seguimiento final del ejercicio inmediato anterior, en donde se requerirá el reporte final de los alcances y metas logrados, así como de la concurrencia realmente recibida y ejercida. 16

44 Entrega-recepción Artículo 42. Las Dependencias y Entidades ejecutoras, de conformidad con las disposiciones aplicables, procederán a la entrega-recepción total de los contratos de obra pública y acciones concluidas. Para el acto de entrega-recepción se deberá invitar con cinco días hábiles de anticipación a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, así como a la Dependencia o Entidad con la que se convino la obra. El acta de entrega-recepción total que se elabore, formará parte de la documentación de cierre y finiquito de la obra pública y acciones de que se trate. Informe de cierre de ejercicio financiero Artículo 43. Las Dependencias y Entidades responsables del ejercicio de los recursos deberán remitir, a más tardar el 26 de enero de 2015, a la Secretaría y a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, el cierre financiero de ejercicio con corte al 31 de diciembre de 2014, a nivel obra o acción, particularizando su distribución y ubicación geográfica, señalando cuántas y cuáles han sido entregadas a las instituciones correspondientes para su operación, utilizando para tal efecto el formato preestablecido en el Anexo 2 de estos Lineamientos. 17

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46 ANEXO 1 GUIA PARA LA PONDERACIÓN DE AVANCES FISICOS PROPÓSITO La presente guía tiene el propósito de homologar la forma de obtener el avance físico ponderado que representa un grupo de obras y/o acciones, considerando que el avance físico de una obra o acción es directamente proporcional a su monto autorizado. Lo anterior representa las siguientes ventajas: Todas las Dependencias y Organismos Descentralizados, obtendrían su avance físico siguiendo el mismo procedimiento y criterio. Por tanto, el avance físico global de la Inversión Pública tendría un alto grado de veracidad. La comparativa de avances físicos por Programa o Proyecto sería equitativa. ANÁLISIS PARA DETERMINAR LA ECUACIÓN QUE PERMITA OBTENER AVANCES FÍSICOS PONDERADOS PARA FINES ESTADÍSTICOS, VAMOS A CONSIDERAR QUE EL AVANCE FÍSICO DE UNA OBRA DE MAYOR MONTO, REPRESENTA MÁS, QUE AQUEL AVANCE FÍSICO DE UNA OBRA DE MONTO MENOR SIMBOLOGÍA Σm= Suma de todos los montos mo= Monto de la obra afo= Avance Físico por obra (0-100) Y= Proporción del monto de una obra que representa su avance físico. Z= Avance físico global. Debemos considerar entonces que la Suma de montos (Σm), representa un avance global del 100%: Σm 100 También debemos hacer que el monto de una obra (mo) sea directamente proporcional a su avance físico (afo). 100 mo (Si el 100% de Av. Fís. es representado por el mo) afo Y (El afo que monto representaría?) Y=(afo * mo) / 100

47 Concluyendo: Si la suma de montos (Σm) representa el 100% de avance físico global, entonces (Y) que avance físico representa? Σm 100 Y Z Z= (Y*100)/ Σm sustituyendo Y : Z= (((afo * mo) / 100)*100)/Σm Z=(afo*mo)/Σm Z=(mo/Σm)*afo EJEMPLOS PARA OBTENER AVANCES FÍSICOS PONDERADOS Con la aplicación de la fórmula, se obtiene el avance físico ponderado que representa una obra respecto de un grupo de ellas, donde el avance físico particular de una obra de mayor monto es un valor mayor que el avance físico particular que representa una obra de monto menor. OBRA MONTO AVANCE FÍSICO AVANCE FÍSICO PONDERADO OBRA OBRA OBRA Figura 1.- El avance físico ponderado de la obra de mayor monto, es el valor TOTALES En este ejemplo, hemos integrado 3 obras con un monto distinto y un avance físico particular igual a 80, aplicando la fórmula para la primer obra, se obtiene: (700/920)*80=60.87, para la segunda obra se obtiene: (200/920)*80=17.39 y para el tercer caso se obtiene: (20/920)*80=1.74. En el ejemplo se puede observar que no obstante que las tres obras que conforman el grupo tienen un avance físico particular de 80, su avance físico ponderado es diferente puesto que la obtención de este último, es proporcional al monto de cada una de las obras. Al final, la suma de los montos ponderados de este grupo de obras, representa su avance físico total. Normalmente, se asigna a las Dependencias de Gobierno recursos para ejecutar obras y/o acciones las cuales están agrupadas en Programas o Proyectos. A fin de obtener, el avance físico de dichos Programas o Proyectos y el avance físico global que representan, se procede como sigue:

48 Vamos a considerar que a una Dependencia le fueron asignados recursos por 2,650 para la ejecución de 5 obras y una acción, las cuales se agrupan en dos Programas (1 y 2), el Programa 1 agrupa las obras 1,2 y 3 y el Programa 2 agrupa las obras 4, 5 y la acción 1, en este Programa 2, también vamos a considerar un rubro denominado recurso no asignado el cual se compone de los recursos que aún no son destinados para obras y/o acciones. Programa 1 OBRA MONTO AVANCE FÍSICO AVANCE FÍSICO PONDERADO OBRA OBRA OBRA Figura 2.- El Programa 1, agrupa las obras 1,2 y 3. TOTALES Para obtener el avance físico total del Programa 1, se agrupan las obras o acciones que lo componen (Obra 1,2 y 3), se aplica la fórmula Z=(mo/Σm)*afo para cada una de las obras del Programa 1 obteniéndose el avance físico ponderado de cada una de ellas (Obra1=15.22, Obra2=16.30 y Obra3=2.17), luego para obtener el avance físico total del Programa 1, simplemente se suman los avances físicos ponderados de cada una de las obras que lo componen ( =33.70). Para obtener el avance físico total del Programa 2, se procede en la misma forma que se hizo para el Programa 1: Programa 2 OBRA MONTO AVANCE FÍSICO AVANCE FÍSICO PONDERADO OBRA ACCIÓN OBRA $ NO ASIGNADO Figura 3.- Las obras con avance físico de cero y los recursos no asignados, también forman parte del análisis. TOTALES Finalmente, para obtener el avance físico total que representan los Programas 1 y 2, se procede como sigue:

49 General OBRA MONTO AVANCE FÍSICO AVANCE FÍSICO PONDERADO PROGRAMA PROGRAMA Figura 4.- Para obtener el avance físico total, los totales por Programa o Proyecto toman el lugar de las obras. TOTALES El procedimiento para obtener el avance físico de cada uno de los Programas es igual al que se usa para obtener el avance físico ponderado de cada una de las obras, así pues, el avance físico total del Programa 1 se obtiene de la fórmula (monto del Programa / Σ de todos los Programas) * avance físico ponderado del Programa, sustituyendo valores (920/2650)*33.7=11.70, para el Programa 2 se obtiene de (1730/2650)*21.36= Ahora estamos en posibilidad de obtener el avance físico total de los Programas, el cual es igual a la suma de ellos ( =25.64) El monto al que se refiere la fórmula y los ejemplos, puede ser el autorizado o el contratado de cada una de las obras, pero resulta más conveniente aplicar el monto autorizado, considerando que: A).- La variación de dicho monto repercute directamente sobre el avance físico ponderado. B).- No todas las obras o acciones son objeto de contrato. C).- El monto que más variabilidad tiene durante la ejecución de las obras o acciones es el contratado, en virtud de: C.1).- Volúmenes excedentes. C.2).- Conceptos fuera de catálogo. C.3).- Escalatorias. C.4).- Convenios adicionales, etc. D).- En las obras por contrato no adjudicadas, no se conoce el monto contratado.

50 AUTORIZADO (9) ANEXO 2 SECRETARIA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA INVERSION PUBLICA CIERRE Y PREECIERRE DE LA INVERSION PUBLICA 2014 AL DE DEL 2014 MONTO DE INVERSIÓN 2014 (pesos) FUENTE DE FINANCIAMIENTO (2) CLAVE PRESUPUESTAL (3) DEPENDENCIA (4) PROGRAMA (5) DESCRIPCIÓN DE LA OBRA O ACCIÓN (6) MUNICIPIO (7) LOCALIDAD (8) CONTRATADO (10) IMPORTE DE EJERCIDO PASIVOS (Pesos) EJERCIDO EN EL ACUMULADA AL 31 DE PERIODO AL 31 DE (13) DIC. (PROYECTADO) OCTUBRE (11) (12) SALDOS O ECONOMIAS (pesos) (14) OBSERVACIONES (15)

51 Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las atribuciones que me confieren los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 1, 3, 13, fracción II, 18 y 24, fracciones I y IX, de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; artículo 77 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 4 y 5, fracción IV, del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y C O N S I D E R A N D O Dentro del Programa de Gobierno se ha constituido el marco estratégico que establece las prioridades de atención y el camino de acción a seguir por todas las áreas de gobierno, es por ello que mediante un nuevo modelo de gestión gubernamental se instrumenta la transversalidad de las políticas públicas, para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, así como potencializar los recursos con el fin de avanzar hacia una visión construida con una perspectiva de mediano y largo plazo. Por lo que, inmersos en la dinámica de la actual Administración Pública Estatal, ésta se ve en la imperante necesidad de realizar las actividades propias de dicha función con eficiencia, haciendo más con menos al tratar de aprovechar los recursos al máximo, así como dotando de transparencia a los procesos que se llevan a cabo dentro de la Administración, lo que conlleva a una adecuada rendición de cuentas. En virtud de lo anterior, se tiene a bien emitir los presentes lineamientos para el otorgamiento y recepción de garantías a favor del Gobierno Estatal, con los cuales se pretende dotar de certeza y seguridad jurídica al cumplimiento de las obligaciones a cargo de los particulares y a favor de la Secretaría, así como para lograr su adecuada constitución y cobro, estableciendo en ellos las formalidades que se deben seguir para su conservación. Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales previamente invocadas, he tenido a bien expedir los siguientes: 1

52 LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL OTORGAMIENTO Y RECEPCIÓN DE GARANTÍAS A FAVOR DEL GOBIERNO ESTATAL Capítulo I Disposiciones Generales Objeto de los Lineamientos Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular el otorgamiento, recepción y ejecución de las garantías constituidas a favor del Poder Ejecutivo, de conformidad con lo previsto por el artículo 77 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Sujetos de los Lineamientos Artículo 2. Son sujetos de los presentes Lineamientos las Dependencias y Entidades que integran la Administración Pública Estatal. Los Poderes Legislativo, Judicial y Organismos Autónomos, aplicarán en lo conducente los presentes Lineamientos. Artículo 3. Para los efectos de los presentes Lineamientos, se entenderá por: Glosario de términos I. Dependencias: Las Secretarías de Estado, la Procuraduría General de Justicia y las unidades administrativas adscritas directamente al Despacho del Gobernador en los términos de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; II. III. IV. Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria, fideicomisos, comisiones, patronatos y comités que de conformidad con las disposiciones legales aplicables integran la Administración Pública Paraestatal; Garantía: Instrumento establecido por la Ley, a través del cual los sujetos obligados aseguran el cumplimiento de las obligaciones contraídas con el Estado; Secretaría: La Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y V. Unidad Administrativa: Área adscrita a los sujetos obligados, encargada de calificar, aceptar, registrar, controlar, sustituir, ampliar en su caso, guardar y devolver en el ámbito de su competencia, las garantías materia de los presentes Lineamientos. 2

53 Artículo 4. Son beneficiarios de garantías: Beneficiarios de Garantías I. La Secretaría respecto de las garantías que se otorguen a favor de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, con excepción de las Entidades; II. III. IV. Los Organismos Autónomos; Las Entidades; y Aquéllos que por disposición de ley sean considerados como beneficiarios de garantías. Atribuciones de los beneficiarios de las garantías Artículo 5. Corresponde a los beneficiarios de las garantías, la constitución y conservación de las garantías otorgadas, de conformidad con los presentes Lineamientos; para ello podrán ejercer las siguientes atribuciones: I. Calificación; II. III. IV. Aceptación; Registro; Control; V. Guarda de la documentación; VI. VII. Ampliación; Sustitución; VIII. Cancelación; y IX. Devolución. La Secretaría se encargará de llevar a cabo el trámite correspondiente para lograr el cobro de las garantías que se encuentren constituidas a su favor. Interpretación de los Lineamientos Artículo 6. La Secretaría está facultada para interpretar, para efectos administrativos, los presentes Lineamientos. 3

54 Formas para constituir garantías Artículo 7. Las garantías a que se refieren los presentes Lineamientos, se podrán constituir a través de cualquiera de las formas que se señalan a continuación: I. Fianza; II. III. IV. Depósito en dinero; Prenda; Hipoteca; V. Fideicomiso; VI. VII. Título de Crédito; y Obligación solidaria asumida por un tercero, instrumentada bajo alguna de las formas anteriores. Alternativa de garantías Artículo 8. Una misma obligación podrá cubrirse combinando los diferentes tipos de garantías previstas en los ordenamientos correspondientes o, en su defecto, de conformidad con los presentes Lineamientos. Las garantías otorgadas podrán sustituirse de conformidad con la normatividad aplicable, siempre y cuando se reúnan los requisitos que en los presentes Lineamientos se establecen para cada una de ellas. Asimismo, una garantía podrá amparar más de una obligación, siempre y cuando éstas queden debidamente cubiertas. Capítulo II De los Lineamientos de las Garantías Requisitos generales de las garantías Artículo 9. Los sujetos obligados deberán verificar en las garantías que ante ellos se otorguen, siempre y cuando resulte aplicable, al menos lo siguiente: I. La denominación del beneficiario de la misma; II. III. IV. La obligación que se garantiza; El número de contrato o requisición, cuya obligación se pretende garantizar; El nombre o razón social del obligado; 4

55 V. El domicilio y, en su caso, el Registro Federal y Estatal de Contribuyentes del otorgante; VI. VII. VIII. La fecha de otorgamiento; La fecha o el plazo de vencimiento; y Las demás que conforme a la naturaleza de la garantía y su obligación garantizada, sean necesarias para su correcta y oportuna identificación en atención a su legislación aplicable. Cuando la obligación corresponda constituirla a la Secretaría por disposición legal o reglamentaria, y el acto o contrato sea competencia de diversa dependencia, ésta deberá otorgar la información y documentación necesaria y oportuna para determinar las obligaciones, plazos y demás elementos, a fin de que la Secretaría esté en condiciones de calificar y formalizar debidamente la garantía de que se trate. Fianzas fiscales federales Artículo 10. Las fianzas otorgadas por contribuyentes para garantizar créditos fiscales federales coordinados que reciban las Oficinas Recaudadoras del Estado, además de los requisitos señalados en el artículo que antecede deberán contar con lo siguiente: I. La referencia del oficio con el cual la autoridad fiscal determinó el crédito fiscal; II. III. IV. La fecha de emisión de la resolución determinante del crédito fiscal; El importe exacto del crédito fiscal determinado en correlación con las contribuciones que lo motivaron; y La inserción expresa que su ejecución se sujetará a lo establecido en el artículo 143 del Código Fiscal de la Federación. Fianzas penales Artículo 11. Las fianzas que contemplen el Código de Procedimientos Penales para el Estado de Guanajuato, la Ley del Proceso Penal para el Estado de Guanajuato, así como la Ley de Ejecución de Medidas Judiciales y Sanciones Penales del Estado de Guanajuato, deberán constituirse por tiempo indeterminado y en el texto de la póliza deberá insertarse en forma expresa que su ejecución se sujetará a lo establecido en el artículo 95 de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas. Depósito en efectivo Artículo 12. Cuando la garantía consista en depósito en dinero, ésta deberá efectuarse ante los beneficiarios de la misma o institución de crédito autorizada, según se trate; incluso aquellos que se presenten ante autoridades que realicen funciones materialmente jurisdiccionales, para garantizar obligaciones derivadas del proceso a favor de alguna de las partes, con excepción de lo dispuesto por el artículo 207 de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato. 5

56 Hipoteca Artículo 13. En el caso de hipoteca el contrato respectivo deberá suscribirse ante los beneficiarios de la garantía, cumpliendo con los requisitos siguientes: I. El título de propiedad del inmueble que se otorgue en garantía deberá constar en escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad y no reportar gravamen alguno, salvo autorización expresa del beneficiario; II. III. IV. Que con las dos terceras partes del valor comercial del inmueble otorgado en garantía, se cubra el importe del crédito o de la obligación que se pretende garantizar, incluyendo los accesorios legales que se causen al momento de hacer exigible la obligación; Si el propietario del inmueble es una persona moral, deberá acreditarse su legal constitución; y El contrato de hipoteca suscrito deberá inscribirse en el Registro Público de la Propiedad ubicado en el Municipio que corresponda al inmueble hipotecado. Prenda Artículo 14. Si la garantía consiste en prenda, para su otorgamiento se deberán satisfacer en lo aplicable, los mismos requisitos que para la hipoteca. Título de crédito Artículo 15. Cuando la garantía se otorgue a través de título de crédito, deberá observarse además lo previsto en la legislación aplicable. Capítulo III De la Calificación, Aceptación, Registro y Guarda de las Garantías De la calificación de las garantías Artículo 16. La calificación de las garantías consiste en la evaluación de los requisitos legales y administrativos previstos para cada una de ellas, dicha facultad corresponderá a la Unidad Administrativa. De la aceptación de las garantías Artículo 17. La aceptación de las garantías consiste en formalización y recepción de la misma, una vez que se hubieren colmado los supuestos del artículo anterior. Del registro, control y custodia de las garantías Artículo 18. Aceptadas las garantías, los sujetos obligados procederán a enviar a los beneficiarios las garantías para su guarda y custodia, estos podrán convenir con los primeros dicha custodia. Los sujetos obligados serán responsables de llevar un registro y control de las garantías que ante ellos se constituyan. 6

57 De la vigilancia del cumplimiento Artículo 19. Los sujetos obligados deberán vigilar que las obligaciones contraídas se cumplan en las condiciones pactadas o previstas en el documento por el cual se constituyen; en caso contrario, serán responsables por la imposibilidad en la ejecución de la garantía que no haya sido solicitada oportunamente a la autoridad administrativa competente. Capítulo IV De la Sustitución o Ampliación de las Garantías De la sustitución o ampliación de garantías Artículo 20. Las garantías aceptadas se podrán sustituir o ampliar, bajo los siguientes supuestos: I. A solicitud de las Unidades Administrativas, cuando con posterioridad a su aceptación se advierta que resulte insuficiente para cubrir la obligación de que se trate; y II. A petición del otorgante. De la autorización para sustituir o ampliar garantías Artículo 21. Para la sustitución o ampliación de las garantías, se deberá contar con la autorización previa de las Unidades Administrativas. Capítulo V Cancelación y Devolución de las Garantías De la cancelación o liberación de las garantías Artículo 22. Una vez cumplidas las obligaciones garantizadas, se procederá a la cancelación o liberación de la garantía respectiva. Requisitos para cancelar o liberar garantías Artículo 23. Los sujetos obligados, a petición de los otorgantes de las garantías o terceros que tengan interés jurídico, podrán solicitar a los beneficiarios de las mismas, la cancelación o liberación de éstas, para lo cual deberán acreditar el cumplimiento de la obligación garantizada o la sustitución de la garantía, según se trate. Consecuencia de la cancelación de garantías Artículo 24. Cuando se cancelen las garantías y deban devolverse bienes o títulos de crédito, éstos serán reintegrados a los otorgantes, tramitándose las cancelaciones en los registros respectivos según corresponda. 7

58 Capítulo VI De la Ejecución y Aplicación de las Garantías Ejecución de las garantías Artículo 25. En caso de incumplimiento de las obligaciones contraídas con los sujetos obligados por los actos jurídicos con ellos celebrados, los beneficiarios de las garantías procederán a la ejecución de las mismas mediante solicitud que se formule a la Unidad Administrativa competente, acompañada de la documentación que acredite su exigibilidad para la integración del expediente respectivo. Los beneficiarios de las garantías deberán notificar a los sujetos de los Lineamientos el resultado del procedimiento de ejecución iniciado. En caso de que no se encuentre debidamente integrado el expediente, los beneficiarios de las garantías procederán en su caso a su devolución para la debida integración del mismo. Cuando los beneficiarios adviertan que resulta jurídicamente inviable iniciar el procedimiento de ejecución solicitado, deberán notificarlo oportunamente a los sujetos de los Lineamientos. Requerimiento al otorgante de la garantía Artículo 26. Previo al procedimiento de ejecución, los sujetos obligados deberán formular un requerimiento al otorgante para que formalice, en su caso, la transmisión de la propiedad de los bienes sobre los cuales se constituyó garantía. Fianza en caso de libertad caucional Artículo 27. En el caso de las garantías que amparen la libertad caucional, previo a su ejecución, la autoridad judicial deberá requerir a la institución afianzadora en forma personal o bien, por medio de correo certificado con acuse de recibo en sus oficinas principales, sucursales, oficinas de servicio o en el domicilio del apoderado o persona designada para ello en la propia póliza, la presentación de su fiado, dejando constancia de dicho requerimiento en autos, así como en el caso de que no se haya presentado dentro del plazo concedido. Del procedimiento para hacer efectiva una garantía Artículo 28. En caso de que los sujetos obligados hayan iniciado un procedimiento a efecto de hacer efectiva una garantía, éstos se encuentran obligados a continuar con el mismo, informando a esta Secretaría el resultado obtenido. Aplicación de la garantía y saldos Artículo 29. Con el importe de las garantías que se hayan hecho efectivas, se cubrirán las cantidades que deriven de la obligación principal y sus accesorios, de conformidad con la normatividad aplicable. En caso de existir saldo a favor del ejecutado, éste le será devuelto conforme a los procedimientos legales y administrativos aplicables. 8

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60 Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 13 fracción II, 17, primer párrafo, 18, 24 fracciones I, inciso m) y IX de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 10 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y Municipios de Guanajuato; 11, segundo párrafo, de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 4 y 5 fracción IV, del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y C O N S I D E R A N D O Dentro del Programa de Gobierno se ha constituido el marco estratégico que establece las prioridades de atención y el camino de acción a seguir por todas las áreas de gobierno, es por ello que mediante un nuevo modelo de gestión gubernamental se instrumenta la transversalidad de las políticas públicas, para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, así como potencializar los recursos con el fin de avanzar hacia una visión construida con una perspectiva de mediano y largo plazo. Dentro de las estrategias transversales se cuenta con el proyecto contemplado como punto «VI.», denominado «Impulso al Buen Gobierno», del que se desprende el proyecto contenido en el numeral «PE- VI.5», denominado «Gobierno eficiente y austero», el cual prevé incrementar la disponibilidad de recursos para la atención de las prioridades y demandas ciudadanas, eliminando el gasto que no agrega valor, explorando nuevas fuentes de recursos y manteniendo las finanzas públicas sanas, insertándose en sus apartados «VI.5.3», la denominada «Plataforma de armonización contable integral del Estado»; así como el proyecto «PE-VI.8», nombrado «Gobierno honesto y transparente», el cual busca asegurar la integridad y transparencia en el desempeño del servicio público, eliminando la opacidad, reduciendo los espacios para la corrupción e instrumentando mecanismos de rendición de cuentas y supervisión por parte de la sociedad, encontrándose en el apartado «VI.8.1.», referenciado como «Acceso a la información pública gubernamental». En atención a lo anterior y derivado del ejercicio de los recursos provenientes del Ramo 33, que anualmente se destina a las entidades federativas y a los municipios con el fin de coadyuvar a su fortalecimiento para atender diversas necesidades, es que esta Administración Pública Estatal busca contar con políticas públicas eficientes y eficaces a fin de lograr el citado objetivo, emitiendo para ello los presentes Lineamientos para la Administración y Ejercicio de los Recursos Provenientes del Ramo General 33 para el Ejercicio Fiscal de Los presentes lineamientos se alinean con las disposiciones federales y locales aplicables en la materia, ya que observan el destino que se regula en la Ley de Coordinación Fiscal y atienden a los momentos contables y de información financiera que prevé la Ley General de Contabilidad Gubernamental, además de encontrarse en estricto apego al Programa de Gobierno En mérito a lo expuesto y conforme a las disposiciones normativas invocadas he tenido a bien emitir los siguientes: 1

61 LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y EJERCICIO DE LOS RECURSOS PROVENIENTES DEL RAMO GENERAL 33, PARA EL EJERCICIO FISCAL DE 2014 Po Capítulo I Disposiciones Generales Objeto de los Lineamientos Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular el proceso de administración y ejercicio de las aportaciones federales del Ramo General 33 transferidas al Estado de Guanajuato, salvo aquéllas provenientes del Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social y del Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios y de las Demarcaciones Territoriales del Distrito Federal. Glosario de términos Artículo 2. Para efectos de los presentes Lineamientos, resultan aplicables en lo conducente, los glosarios contenidos en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014, así como en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y adicionalmente los siguientes conceptos: I. DGCG: La Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría; II. III. IV. DGCySIP: La Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública de la Secretaría; DGF: La Dirección General Financiera de la Secretaría; DGI: La Dirección General de Ingresos de la Secretaría; V. DGP: La Dirección General de Presupuesto de la Secretaría; VI. VII. VIII. IX. DGRMySG: La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría; LCF: Ley de Coordinación Fiscal; Lineamientos: Lineamientos para la Administración y Ejercicio de los Recursos Provenientes del Ramo General 33 para el Ejercicio Fiscal 2014; PEI: Plataforma Estatal de Información; X. POA: Programa Operativo Anual; XI. XII. Secretaría: La Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; SEG: La Secretaría de Educación de Guanajuato; 2

62 XIII. XIV. XV. SHCP: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público; SIAFF: Sistema Integral de Administración Financiera Federal; y TESOFE: Tesorería de la Federación. Interpretación de los Lineamientos Artículo 3. La Secretaría es la facultada para interpretar los presentes Lineamientos para efectos administrativos y establecer las medidas necesarias para la correcta aplicación por parte de los administradores y/o ejecutores de las aportaciones federales. Capítulo II Del Destino de los Fondos Destino de los fondos Artículo 4. Los fondos provenientes de las aportaciones federales del Ramo General 33 tienen como destino exclusivo los establecidos en la LCF, mismos que deben ser administrados con eficiencia, eficacia, economía, trasparencia y honradez. Capítulo III De las Adecuaciones Presupuestarias Financiación del POA Artículo 5. La Secretaría notificará a las Dependencias y Entidades, al inicio del ejercicio, la financiación del POA para el ejercicio de sus presupuestos. Verificación de los fines del Fondo Artículo 6. Las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos deberán de verificar que sus programas, proyectos y otros actos jurídicos de carácter contractual, atiendan a los fines de los fondos del Ramo General 33, cuando así corresponda. Las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos con base al conocimiento del destino específico, así como del cumplimiento de objetivos y metas de los programas presupuestarios que tengan como fuente de financiamiento alguno de los fondos del Ramo General 33, tendrán 10 días hábiles para validar y notificar a la Secretaría la correcta asignación de la fuente de financiamiento. Adecuaciones presupuestarias Artículo 7. La Secretaría efectuará las adecuaciones presupuestarias en los ingresos y egresos derivados de las modificaciones a los presupuestos y calendarios de los recursos publicados por la SHCP. La Secretaría notificará a las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos para que realicen las adecuaciones presupuestarias en sus sistemas de contabilidad. 3

63 Rendimientos y remanentes Artículo 8. La Secretaría realizará las ampliaciones al presupuesto de egresos previa solicitud de las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos, derivadas de los rendimientos financieros de las cuentas bancarias. Para la aplicación de remanentes de ejercicios anteriores de los fondos del Ramo General 33, las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos solicitarán autorización a la Secretaría. Las ampliaciones a los presupuestos de ingresos y egresos se realizarán previa autorización de la Secretaría para la aplicación de remanentes. Las Entidades y Organismos Autónomos que ejerzan recursos del Ramo General 33, realizarán las adecuaciones presupuestales en su presupuesto de ingreso y egresos una vez notificadas por la Secretaría. Capítulo IV De la Apertura de Cuentas Bancarias Apertura de cuenta bancaria origen Artículo 9. La administración de los recursos federales que se radiquen al Estado por el Gobierno Federal en arreglo a cada uno de los fondos del Ramo General 33, se llevará a cabo a través de una cuenta bancaria productiva, específica y exclusiva por fondo que permita la plena identificación, registro y control de los importes transferidos, así como de sus rendimientos financieros generados. La DGI previa solicitud de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión o de quien ésta designe, solicitará a cada una de las instituciones financieras previamente asignadas e indicadas en el oficio de instrucción, la apertura de las cuentas bancarias específicas por cada uno de los fondos federales que integran el Ramo General 33, informando el número de cuenta bancaria asignado. En su carácter de órgano hacendario estatal, corresponderá a la Secretaría llevar a cabo la contratación de cada cuenta bancaria, conforme al sistema de asignación de cuentas que determine la Secretaría, a través de la DGI, y su alta en el SIAFF para su debido registro ante la instancia federal correspondiente, por parte de la DGF. Cuentas bancarias ejecutoras Artículo 10. Las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos para llevar a cabo la administración y control de los recursos del Ramo General 33 transferidos por la Secretaría, deberán contratar cuentas bancarias que reúnan los atributos de productividad, especificidad y exclusividad que permitan la plena identificación, registro y control de los importes transferidos, así como de sus rendimientos financieros generados por cada fondo. Lo anterior, con la finalidad de que una vez que los recursos federales sean radicados en la cuenta bancaria origen contratada por la Secretaría, ésta realice la transferencia a la cuenta bancaria ejecutora, conforme al procedimiento establecido en la normativa estatal aplicable. 4

64 En todo caso la Secretaría podrá determinar la institución con la que se contraten dichas cuentas. Alta de cuentas bancarias en SIAFF Artículo 11. La DGI solicitará el alta de la cuenta bancaria origen respectiva en el SIAFF a la DGF, proporcionando a esta última la documentación necesaria para su registro. La DGF solicitará el alta de la cuenta bancaria origen conforme a las disposiciones establecidas por la TESOFE. Cuenta contable y fuente de financiamiento Artículo 12. Una vez aperturada la cuenta bancaria origen, la DGI solicitará mediante oficio a la DGCG una cuenta contable de banco conforme a los procesos y normativa interna aplicable para tales efectos. La DGCG asignará una cuenta contable de banco y fuente de financiamiento para el registro del ingreso y del gasto, estableciendo los criterios para el registro contable. Para el caso de la SEG y de la administración descentralizada, y en relación a la cuenta bancaria ejecutora, la solicitud de cuenta contable de banco y orden de trabajo a la DGCG, será responsabilidad de quien la trámite. Notificación a los órganos de control y fiscalización. Artículo 13. La DGF informará, conforme a las disposiciones normativas aplicables, a los órganos de control y fiscalización locales y federales, sobre la cuenta bancaria origen, en la que recibirán y administrarán los recursos del respectivo fondo de aportaciones federales del Ramo General 33. Capítulo V De la Recepción de los Recursos Expedición del recibo oficial Artículo 14. Una vez que la TESOFE ministre los recursos al Estado, la DGI emitirá el recibo oficial derivado del depósito federal y registrará contablemente el ingreso con orden de trabajo y cuenta origen específica atendiendo a los momentos contables. Del envío de los recibos oficiales Artículo 15. La DGI remitirá el recibo oficial a la Federación de los recursos depositados por concepto de aportaciones federales del Ramo General 33, a más tardar dentro de los 15 días naturales posteriores al último día hábil del mes en que se reciban. Registro de los recursos Artículo 16. El registro de los recursos del Ramo General 33 se realizará conforme al clasificador por rubros de ingreso y se deberá atender a los momentos contables de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. 5

65 La DGI deberá registrar los ingresos devengados de las aportaciones federales conforme al calendario y cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables; así como registrar el ingreso de los recursos recaudados derivados de los depósitos efectuados por la TESOFE. Las Entidades y Organismos Autónomos que reciban recursos del Ramo General 33, deberán registrar los ingresos de acuerdo al clasificador por rubros de ingresos y momentos contables correspondientes. Capítulo VI Del Ejercicio de los Recursos Dependencias ejecutoras del gasto Artículo 17. Cuando el ejecutor del gasto sean las Dependencias, éstas deberán registrar en la PEI el gasto que se efectuará, señalando las fuentes de financiamiento que le corresponda, indicando la cuenta contable de banco del cual debe tomarse el recurso para su pago y señalar el proyecto y/o programa correspondiente. Cuando se tramite la liberación de recursos a través de la DGCySIP, correspondiente a programas de obras y servicios relacionados con las mismas, deberá ser mediante la solicitud de pago respectiva, indicando el fondo del cual debe tomarse el recurso y señalando la partida presupuestal a afectar. A solicitud de las Dependencias ejecutoras, la DGCySIP y la DGRMySG deberán registrar en la PEI el gasto que se efectuará, en términos de lo establecido en el primer párrafo del presente artículo. El registro del gasto se realizará conforme a los momentos contables del egreso establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones aplicables. Entidades y Organismos Autónomos ejecutores del gasto Artículo 18. En el supuesto de que los ejecutores del gasto sean Entidades y Organismos Autónomos, la DGP o la DGCySIP de la Secretaría entregarán, previa solicitud, el recurso vía subsidio o transferencia y realizarán los registros contables correspondientes. La ministración de recursos a las Entidades y Organismos Autónomos se efectuará de manera oportuna, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos. Las Entidades deberán apegarse a los procesos similares establecidos en el artículo anterior. El registro del gasto se realizará conforme a los momentos contables del egreso establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones aplicables. 6

66 Emisión de pagos electrónicos Artículo 19. La DGF será la responsable de emitir la transferencia bancaria que corresponda, previo registro en la PEI por las áreas ejecutoras del gasto y notificará a estas últimas los movimientos bancarios el día 20 de cada mes. Para el caso de las Entidades, éstas serán las responsables de emitir la transferencia bancaria que corresponda, previo registro contable. Aplicación de remanentes de ejercicios anteriores Artículo 20. La Secretaría registrará en la PEI, las adecuaciones presupuestales en los presupuestos de ingresos y egresos, derivada de la autorización de la aplicación de remanentes. Las ampliaciones presupuestales se llevarán a cabo previa solicitud de los entes ejecutores. La DGCG determinará e informará la orden de trabajo, misma que los administradores y/o ejecutores del gasto deberán de atender para el registro del ejercicio de los recursos del Ramo General 33 con fuente de remanentes de ejercicios anteriores. Capítulo VII Del Control y Seguimiento Reportes contables Artículo 21. La DGCG y la DGP verificarán los registros contables del ingreso y gasto, así como los productos financieros derivados de los mismos. La DGCG y la DGP elaborarán reportes mensuales del ingreso contable y del presupuesto ejercido de los recursos. Las Entidades serán las responsables de verificar los registros contables del ingreso y gasto, así como elaborar los reportes mensuales correspondientes. Conciliación ingreso-gasto-bancos Artículo 22. Las áreas de la Secretaría coordinarán los trabajos de la conciliación ingreso-gasto-bancos y los ejecutores de gasto. La conciliación ingreso-gasto-bancos se refiere a la verificación de los movimientos contables que derivan en afectaciones presupuestales y movimientos bancarios; en el formato establecido para tal fin. Los entes ejecutores deberán realizar, verificar y enviar sus conciliaciones respectivas en el ámbito de su competencia, a la DGF, DGCySIP y DGP, con la finalidad de dar apoyo al seguimiento y validación de la información para el formato único establecido por la SHCP. 7

67 Llenado del formato único de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público Artículo 23. La DGF será el vínculo de la Secretaría con la SHCP en materia de llenado del formato único y será la responsable de asignar claves de usuario y contraseñas a los ejecutores de gasto. Corresponderá a la DGF gestionar ante la instancia federal, la capacitación a los usuarios para el llenado del formato único de la SHCP. La realización del llenado del formato único de la SHCP es responsabilidad de los ejecutores de gasto, los cuales deberán verificar que los montos e información del formato único coincidan con los registros de la PEI, así como de la conciliación ingreso-gasto-banco, en los plazos establecidos en las leyes aplicables. Además deberán conservar evidencia de los folios gestionados. Para el llenado del formato único la base de datos de información será la PEI. Transparencia y difusión de la información financiera Artículo 24. La Secretaría, a través de la DGCG, publicará en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, lo relativo a la información del formato único de la SHCP, previa solicitud de las Dependencias o Entidades ejecutoras de gasto, la cual deberá ser remitida a más tardar 3 días hábiles posteriores a la fecha de llenado del formato único y estar a disposición de la población en general a través de la página de internet de la Secretaría. El contenido de la información publicada será responsabilidad de los ejecutores de gasto. La obligación de las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto en relación a la remisión de información para publicar en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, no suple la obligación de proporcionar la información para la integración de la cuenta pública del Poder Ejecutivo. La Secretaría, establecerá el proceso de integración y difusión de información financiera, conforme a las normas, formatos y estructuras de información. Gestión general de la información Artículo 25. La Secretaría, a través de sus áreas competentes, gestionará de manera general la información registrada por los administradores y/o ejecutores de gasto y requerirá la información respectiva. Cuenta pública Artículo 26. Las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto deberán de remitir, en los plazos y formatos establecidos por la DGCG, la información referente al resultado del ejercicio de los recursos federales transferidos, para su incorporación en la cuenta pública del Poder Ejecutivo. La información remitida deberá coincidir con la conciliación ingreso-gasto-bancos y el llenado del formato único de la SHCP. 8

68 Resguardo Artículo 27. Los administradores y/o ejecutores de gasto deberán resguardar la documentación que acredite la adecuada aplicación de los recursos de los fondos del Ramo General 33. Una vez entregados los recursos contemplados en cada fondo del Ramo General 33, a los administradores y/o ejecutores, la DGF cancelará la cuenta de origen respectiva. Asimismo, los administradores y/o ejecutores de gasto, una vez ejercidos los recursos y/o devueltos los remanentes, deberán cancelar las cuentas ejecutoras correspondientes, debiendo informarlo a la Secretaría. Capítulo VIII De las Obligaciones ante los Órganos Fiscalizadores Obligaciones de la Secretaría Artículo 28. La Secretaría, a través de la Coordinación de Seguimiento a la Fiscalización, será la responsable del seguimiento de las auditorías que se realizarán por parte de los entes fiscalizadores y de control. Para ello, designará un responsable de coordinar el seguimiento y atención de los procesos de auditoría, desde su planeación hasta su culminación, así como a los entes ejecutores de gasto, respetando los plazos establecidos por los órganos de control y fiscalizadores. Obligaciones de los ejecutores del gasto Artículo 29. Las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos, en su carácter de ejecutores del gasto, durante el desarrollo de auditorías practicadas por los órganos competentes tendrán, entre otras, las siguientes obligaciones: I. Designar mediante oficio a la o el servidor público responsable de coordinar los trabajos de auditorías, desde su planeación hasta su culminación, coadyuvando de manera directa con el responsable de coordinarla; II. III. IV. La o el responsable deberá asistir a la instrumentación del acta de inicio y de cierre de las auditorías practicadas por cada uno de los entes de control y fiscalización; Proporcionar al enlace designado por la Secretaría de manera oportuna y veraz, los informes, documentación, registros, explicaciones verbales y escritas, que soliciten los entes de control y fiscalización; Vigilar que la información y documentación proporcionada a los entes de control y fiscalización corresponda al objetivo de la revisión; 9

69 V. Solventar, atender y/o justificar en tiempo y forma los resultados, las observaciones, recomendaciones y acciones realizadas por las o los auditores; así como establecer y mantener un proceso de seguimiento del estado de tales acciones para su debida solventación; y VI. Acudir a las reuniones convocadas por los entes revisores para la presentación y revisión de los resultados de la auditoría, debiendo guardar reserva sobre la información y documentación proporcionada en las mismas. Adecuado ejercicio de los recursos Artículo 30. Los ejecutores del gasto serán responsables ante las autoridades fiscalizadoras federales o locales, del ejercicio adecuado de los recursos transferidos regulados en los presentes Lineamientos, pudiendo incurrir en alguna responsabilidad prevista en la ley de la materia. Reintegro de recursos a la cuenta origen derivados de auditorías Artículo 31. En el caso de que las Dependencias, Entidades y Organismos Autónomos, en el proceso de fiscalización se les determine el reintegro de recursos, estos deberán realizarse con cargo a sus propias asignaciones presupuestales o a sus ingresos propios, incluyendo sus cargas financieras, previa validación con la DGF, la DGP, y la DGCG. 10

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71 Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 13, fracción II, 17, 18, 24, fracciones I, inciso m), y IX, de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 10, primer párrafo, 58, 61, primer párrafo, y 72 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; 30, segundo párrafo, de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2014; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 2, fracción I, 4 y 5, fracción IV, del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y C O N S I D E R A N D O El Gobierno del Estado de Guanajuato, se encuentra encaminado a incrementar la eficiencia, eficacia y equidad de los ingresos públicos para optimizar su aprovechamiento, mediante la estandarización de los procesos de recaudación y fiscalización. Es por ello, que se debe contar con la normativa que fomente una mayor coordinación entre los tres órdenes de gobierno, así como la convergencia en sistemas de contabilidad gubernamental, que garantice la eficacia del gasto público bajo criterios de legalidad y transparencia. Dado lo anterior, el Estado de Guanajuato recibe recursos económicos federales a través de transferencias, para promover el desarrollo social de la ciudadanía, con el propósito de mejorar el bienestar de las familias y de sus comunidades. Con los presentes Lineamientos se alinea la planeación estratégica y la programación del presupuesto, para garantizar una mayor transparencia y rendición de cuentas del gasto público mediante la sistematización de procedimientos y el fortalecimiento de los procesos de vigilancia, a efecto de contar con mecanismos efectivos que evalúen el impacto, desempeño y resultados de los planes y programas. Esta Dependencia hacendaria, con el fin de regular el proceso de transferencias de recursos federales, emite el presente ordenamiento, con el cual se pretende otorgar una normativa clara para la gestión, suscripción, ejecución, control y seguimiento de los recursos federales transferidos a la entidad, en aras de la transparencia y rendición de cuentas. Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales previamente señaladas, he tenido a bien expedir los siguientes: 1

72 LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN, SUSCRIPCIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS CONVENIOS FEDERALES PARA EL EJERCICIO FISCAL DE 2014 Capítulo I Disposiciones Generales Objeto de los Lineamientos Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular la gestión, suscripción, ejecución, control y seguimiento de los convenios o actos consensuales que celebre el Estado de Guanajuato con los órdenes de gobierno federal, municipal, o de otras entidades federativas, cuyo propósito consista en formalizar la transferencia de recursos con destino de gasto específico a favor del Estado. No son materia de regulación de los presentes Lineamientos los convenios relativos a las siguientes fuentes de gasto federalizado: I. Aportaciones federales; II. III. IV. Participaciones federales; Incentivos derivados del convenio de colaboración administrativa en materia fiscal federal; y Recursos irreductibles o regularizables. Sujetos de los Lineamientos Artículo 2. Son sujetos de los presentes Lineamientos, las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal que gestionen, suscriban o ejerzan los recursos previstos en los convenios u otros actos consensuales materia de los presentes Lineamientos. Glosario de términos Artículo 3. Para efectos de los presentes Lineamientos, resulta aplicable en lo conducente, los glosarios contenidos en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio Fiscal de 2014, así como en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; y adicionalmente los siguientes conceptos: I. Convenio: Cualquier instrumento o acto consensual, independientemente de cómo se le consigne, que celebre el Estado de Guanajuato con los órdenes de gobierno federal, municipal, o de otras entidades federativas, y cuyo objeto corresponda al previsto en el artículo 1 de los presentes Lineamientos; II. Cuenta Bancaria Ejecutora: Aquella contratada por la Dependencia o Entidad, para la ejecución de los recursos federales transferidos en virtud de los convenios, cuando éstos así lo dispongan; 2

73 III. IV. Cuenta Bancaria Origen: Aquella contratada por la Secretaría para la recepción, administración y control de los recursos federales transferidos en virtud de los convenios; DGCG: La Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría; V. DGCySIP: La Dirección General de Coordinación y Seguimiento de la Inversión Pública de la Secretaría; VI. VII. VIII. IX. DGF: La Dirección General Financiera de la Secretaría; DGI: La Dirección General de Ingresos de la Secretaría; DGP: La Dirección General de Presupuesto de la Secretaría; DGRMySG: La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría; X. Lineamientos: Lineamientos para la Gestión, Suscripción, Ejecución, Control y Seguimiento de Convenios Federales para el Ejercicio Fiscal de 2014; XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. PEI: Plataforma Estatal de Información; Recurso Irreductible: Se refiere a los gastos presupuestarios mínimos que requiere una Dependencia o Entidad, para operar en forma similar al periodo de ejecución del ejercicio presupuestal inmediato anterior; Recurso Regularizable: Es aquél que resulta de sumar la asignación otorgada en el presupuesto original del año en curso, más las modificaciones presupuestarias indispensables para mantener el mismo nivel de actividades alcanzado por la Dependencia o Entidad durante el año inmediato anterior; Secretaría: La Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público; SIAFF: Sistema Integral de Administración Financiera Federal; y XVII. TESOFE: Tesorería de la Federación. Interpretación de los Lineamientos Artículo 4. La Secretaría estará facultada para interpretar los presentes Lineamientos para efectos administrativos, así como para establecer las medidas necesarias para su correcta aplicación. 3

74 Capítulo II De la Gestión de Recursos Federales Gestión de recursos federales Artículo 5. La Secretaría, así como las Dependencias y Entidades en el ámbito de sus respectivas atribuciones, así como dentro de sus propios ejes y sectores gubernamentales, realizarán las gestiones correspondientes ante las instancias federales competentes para la obtención de recursos federales. Tratándose de recursos irreductibles o regularizables, los sujetos de los presentes Lineamientos deberán justificar ante la Secretaría por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, la naturaleza de los mismos. Integración de documentación Artículo 6. Las Dependencias y Entidades que gestionen recursos federales tendrán a su cargo la integración de la documentación requerida para la formalización de los convenios objeto de los presentes Lineamientos. Para tal efecto, deberán establecer la debida coordinación, en su caso, con la Secretaría y las instancias ejecutoras tratándose de la gestión de gasto de inversión. Capacidad financiera Artículo 7. Las Dependencias y Entidades, deberán abstenerse de gestionar recursos ante la Federación, cuando se comprometan recursos estatales y carezcan de recursos presupuestales o se rebase su asignación presupuestal, según se trate. Concurrencia de recursos estatales Artículo 8. En el caso de que la Federación, en el proceso de gestión de los recursos, requiera de alguna aportación o concurrencia de recursos estatales para concretar la formalización del Convenio respectivo, las Dependencias y Entidades deberán contar previamente con la validación financiera de la Secretaría por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, con la finalidad de identificar la fuente de financiamiento estatal que se aportará en su oportunidad para tales efectos. En caso contrario, la disponibilidad de recursos para la aportación o concurrencia respectiva a ministrarse por el Estado, será responsabilidad exclusiva de las Dependencias y Entidades gestoras de los recursos federales. Previsiones en la gestión de recursos federales Artículo 9. La Secretaría, así como las Dependencias y Entidades que gestionen recursos federales o de otros órdenes de gobierno, procurarán pactar expresamente en los convenios respectivos, por lo menos, las siguientes condiciones: I. Que la vigencia para el ejercicio de dichos recursos se pacte hasta el cumplimiento del objeto o que se establezca la posibilidad de prorrogar el instrumento respectivo; 4

75 II. III. IV. Que se les faculte a ejercer los recursos con base en la normativa estatal aplicable; Que se autorice la factibilidad financiera y jurídica de reconocer gasto erogado con provisiones estatales; Que se establezca con precisión y de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias respectivas, las obligaciones de retención, deducción y aplicación de los recursos destinados a la fiscalización que corresponda; y V. En caso de concurrencia de recursos estatales, que se establezca en el Convenio los códigos programáticos y que se posibilite expresamente que primero se ejerzan los recursos federales. En todo caso, es responsabilidad de las Dependencias y Entidades gestionar ante las instancias federales competentes, las mejores condiciones para el Estado en cuanto a destino, montos, concurrencia, ministraciones, plazos, normativa aplicable y demás derechos y obligaciones de las partes en los convenios que al efecto pretendan suscribirse. Informe de gestión de recursos Artículo 10. Al inicio y al término de la gestión de los recursos federales, las Dependencias o Entidades gestoras deberán informar al respecto, mediante oficio y de forma inmediata a la Secretaría por conducto de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión, la formalización del Convenio respectivo, a fin de dar cumplimiento a los compromisos adquiridos en el mismo. Asimismo, deberán señalar con precisión el código programático presupuestal o la fuente de financiamiento a afectar, en la cual se encuentran previstos o considerados tales recursos o bien las causas debidamente justificadas por las cuales no es posible señalar tal información, en caso contrario, no se tramitará su firma. Capítulo III De la Suscripción de Convenios Partes estatales suscriptoras Artículo 11. En la suscripción de los convenios que el Estado de Guanajuato celebre con los órdenes de gobierno federal, municipal, o de otras entidades federativas, y cuyo objeto corresponda al previsto en el artículo 1 de los presentes Lineamientos, deberá comparecer la Secretaría, en su carácter de órgano hacendario estatal, así como las Dependencias o Entidades que tengan a su cargo la ejecución de los recursos federales correspondientes o asuman alguna obligación. De forma expresa no participa la Secretaría en aquellos Convenios donde se transfieran recursos directamente a una Entidad en su caso. 5

76 Trámite para la formalización de convenios Artículo 12. La Procuraduría Fiscal del Estado llevará a cabo la revisión y validación jurídica del Convenio respectivo a efecto de que sea suscrito en su oportunidad por el Titular de la Secretaría o por el servidor público competente de la misma, y solamente cuando concurran recursos estatales, se requerirá la validación financiera o presupuestal de la Subsecretaría de Finanzas e Inversión de dicha dependencia hacendaría en el ámbito de su competencia. Cuando el Convenio consigne la concurrencia o aportación de recursos estatales, las Dependencias o Entidades que gestionen o soliciten su formalización ante la Secretaría, deberán de señalar con precisión el código programático presupuestal o la fuente de financiamiento a afectar, así como la orden de trabajo, en la cual se encuentran previstos o considerados tales recursos, en caso contrario, no se tramitará su firma. No obstante haberse entregado oportunamente la información financiera o presupuestal en los términos señalados en el párrafo que precede, la Subsecretaría de Finanzas e Inversión de la Secretaría, a través de sus áreas competentes, revisará la suficiencia líquida indispensable para la asunción de compromisos económicos en el Convenio concerniente, emitiendo en su caso su respectiva validación, para que con ella se prosiga con el trámite de firma correspondiente; o en su caso, para que se proceda a la devolución del instrumento consensual al solicitante sin la firma respectiva. Lo dispuesto en este numeral, es con independencia de las revisiones o validaciones jurídicas y administrativas que se requieran en cada Dependencia o Entidad de acuerdo a sus procesos normativos internos, para la suscripción de los convenios de mérito, así como en el caso de la Coordinación General Jurídica, tratándose de la firma del Titular del Poder Ejecutivo del Estado en dichos actos consensuales. Registro y control de convenios Artículo 13. Cuando las Dependencias o Entidades cuenten con el Convenio debidamente firmado por todas las instancias participantes, deberán remitir por oficio una copia simple de tal instrumento a la Procuraduría Fiscal del Estado, la cual en su caso efectuará su registro. Lo anterior, sin perjuicio de los registros y controles que indefectiblemente se lleven en las Dependencias o Entidades signantes, según se trate. Capítulo IV De la Apertura de Cuenta Bancaria Cuenta Bancaria Origen Artículo 14. La administración de los recursos federales que se radiquen al Estado en arreglo a cada uno de los convenios que se suscriban en términos de los presentes Lineamientos, se llevará a cabo a través de una cuenta bancaria productiva específica y exclusiva, que permita la plena identificación, registro y control de los importes transferidos, así como de sus rendimientos financieros generados. 6

77 En su carácter de órgano hacendario estatal, corresponderá a la Secretaría llevar a cabo la apertura de cada cuenta bancaria específica y, en el caso de que la normativa federal así lo disponga, su alta en el SIAFF para su debido registro ante la instancia federal correspondiente. Apertura de la Cuenta Bancaria Origen Artículo 15. Las Dependencias y Entidades gestoras de los recursos federales, deberán solicitar a la Secretaría, con la oportunidad necesaria, la apertura de la Cuenta Bancaria Origen. Dicha solicitud deberá realizarse mediante oficio dirigido a la DGI, al que habrá de anexarse copia del Convenio respectivo, firmado por todos los servidores públicos estatales intervinientes. Para aquellos convenios, anexos o reglas de operación en las que se señale la obligatoriedad para el Estado de Guanajuato de contar con una cuenta bancaria específica aperturada previo a la suscripción del instrumento jurídico correspondiente; las Dependencias o Entidades gestoras de los recursos federales, deberán solicitar la apertura a la DGI, a través de oficio en el cual señalen el fundamento de dicha obligatoriedad, señalando además el compromiso de enviar a la brevedad posible, una copia del documento suscrito por las y los servidores públicos estatales intervinientes. Una vez realizada la contratación de la Cuenta Bancaria Origen, la DGI notificará a la Dependencia o Entidad gestora, los respectivos datos de identificación, a efecto de que este último proceda a informarlos a la instancia federal correspondiente. Cuenta Bancaria Ejecutora Artículo 16. En aquellos casos en que así se establezca en los convenios objeto de los presentes Lineamientos, las Dependencias y Entidades ejecutoras de los recursos federales, podrán administrar de forma directa los recursos federales, e incluso convenir su transferencia a favor de municipios, fideicomisos y demás instancias públicas, a través de cuentas bancarias que reúnan los mismos atributos de productividad, especificidad y exclusividad que permitan la plena identificación, registro y control de los importes transferidos, así como de sus rendimientos financieros generados. Las instancias gestoras de los recursos deberán informar esa circunstancia en la solicitud referida en el artículo precedente, indicando en su caso los datos de la cuenta bancaria del ejecutor. En aquellos casos en que no se cuente con el Convenio firmado al menos por la parte estatal, las Dependencias y Entidades podrán solicitar mediante oficio, la apertura de la Cuenta Bancaria, aún y cuando no se haya formalizado el Convenio respectivo, siempre y cuando la normativa Federal lo permita. La Dependencia o Entidad solicitante, deberá señalar mediante oficio dirigido a la DGI, que una vez que dicho instrumento sea formalizado al menos por la parte estatal, remitirá a la brevedad copia simple del mismo. Lo anterior, con la finalidad de que una vez que los recursos federales sean radicados en la Cuenta Bancaria Origen contratada por la Secretaría, ésta realice la transferencia a la Cuenta Bancaria Ejecutora, conforme al procedimiento establecido en la normativa aplicable. 7

78 En todo caso, la Secretaría podrá determinar la institución con la que se aperturará por la Dependencia o Entidad la Cuenta Bancaria Ejecutora; informando lo conducente al ejecutor. Alta de cuentas bancarias en SIAFF Artículo 17. La DGI o las Dependencias y Entidades deberán solicitar a la DGF, el alta de la Cuenta Bancaria Origen respectiva en el SIAFF, proporcionando a ésta última la documentación necesaria para su registro. La DGF solicitará el alta de la Cuenta Bancaria Origen, conforme a las disposiciones establecidas por la TESOFE. Cuenta contable y fuente de financiamiento Artículo 18. Una vez contratada la Cuenta Bancaria Origen, la DGI solicitará mediante oficio a la DGCG una cuenta contable de banco conforme a los procesos y normativa interna aplicable para tales efectos. La DGCG asignará una cuenta contable de banco, digitalizará el Convenio y asignará la fuente de financiamiento para el registro del ingreso y del gasto, estableciendo los criterios para el registro contable. Para el caso de la administración pública paraestatal, y en relación a la Cuenta Bancaria Ejecutora, la solicitud de cuenta contable de banco y fuente de financiamiento a la DGCG, será responsabilidad de la Entidad. Demora en la radicación de las transferencias Artículo 19. En todo caso será responsabilidad de la Dependencia o Entidad gestora de los recursos, determinar la temporalidad con la que se mantendrá vigente la Cuenta Bancaria Origen correspondiente, así como la cobertura de las comisiones respectivas. Para tal efecto, las Dependencias o Entidades deberán remitir comunicaciones mensuales a la Secretaría, en las que manifiesten la pertinencia de mantener en operación la Cuenta Bancaria Origen correspondiente. Capítulo V De la Recepción de los Recursos Expedición del recibo oficial Artículo 20. Una vez que la TESOFE ministre los recursos al Estado, la DGI emitirá el recibo oficial derivado del depósito federal y registrará contablemente el ingreso con orden de trabajo y cuenta origen específica atendiendo a los momentos contables, siempre y cuando cuente con los elementos suficientes para la emisión de dicho recibo. En casos excepcionales y debidamente justificados, aun cuando no se hayan radicado formalmente los recursos federales convenidos, la DGI podrá emitir recibo provisional o carta compromiso respecto a la emisión posterior del recibo oficial correspondiente. 8

79 Asimismo, cuando los convenios, anexos o reglas de operación, señalen la obligatoriedad para el Estado de Guanajuato, de expedir el recibo oficial correspondiente, previo a la radicación de los recursos federales convenidos; a petición de la Dependencia o Entidad ejecutora de los recursos, la DGI podrá emitir el recibo oficial definitivo, registrando el ingreso como devengado y creando una cuenta por cobrar a nombre de la instancia federal que participe en la suscripción del convenio. Dicha cuenta por cobrar se cancelará en el momento que la Federación radique los recursos convenidos, registrándose el ingreso como recaudado. La DGI remitirá el recibo oficial, provisional o la carta compromiso, según corresponda, a la Dependencia o Entidad ejecutora de los recursos, quien a su vez se encargará de enviarlo a la Federación en los plazos establecidos en el Convenio; salvo en los casos en los que el instrumento consensual, reglas de operación o lineamientos respectivos especifiquen otra disposición. Capítulo VI De las Asignaciones de Proyectos y/o Programas, Adecuaciones Presupuestales y Transferencia de Recursos Autorización de la Secretaría Artículo 21. Cuando el recurso transferido sea gasto de inversión, las Dependencias y Entidades deberán de gestionar, mediante oficio ante la DGP, la validación del proyecto y/o programa y metas. Una vez que se cuente con la validación, la DGCySIP, para el caso de obra, solicitará a la DGP el registro presupuestal en la PEI. Para el caso en que los recursos federales transferidos sean gasto de operación, la asignación del proyecto y/o programa, así como su registro presupuestal será a cargo de la Secretaría, a través de la DGP. Una vez realizadas las asignaciones del proyecto y/o programa, la DGP y la DGCySIP, informarán mediante oficio a los ejecutores de gasto sobre las afectaciones presupuestales realizadas. Adecuaciones presupuestarias Artículo 22. Para la administración pública centralizada, las adecuaciones presupuestarias en materia de gasto serán responsabilidad de la DGP y procederán cuando la DGI haya realizado el registro del ingreso recaudado. Cuando los recibos oficiales se expidan con anterioridad al depósito de los recursos federales, en los casos previstos en los presentes Lineamientos, en su carácter de ingreso devengado, la DGI informará a la DGP, a efecto de que la adecuación presupuestaria se realice hasta el momento en que el recurso sea efectivamente abonado en la cuenta bancaria específica. Para la administración pública paraestatal, las adecuaciones presupuestarias en materia de gasto serán responsabilidad del ente público ejecutor del gasto y procederán cuando hayan realizado el registro del ingreso recaudado. 9

80 Dependencia ejecutora del gasto Artículo 23. Cuando el ejecutor del gasto es una Dependencia, ésta deberá registrar en la PEI el gasto que se efectuará, señalando la fuente de financiamiento que le corresponda, indicando la cuenta contable de banco del cual debe tomarse el recurso para su pago y señalar el proyecto y/o programa correspondiente. Cuando se tramite la liberación de recursos a través de la DGCySIP, correspondientes a programas de obras y servicios relacionados con las mismas, deberá ser mediante la solicitud de pago respectiva, indicando el fondo del cual debe tomarse el recurso y señalando la partida presupuestal a afectar. A solicitud de la Dependencia ejecutora, la DGCySIP y la DGRMySG deberán registrar en la PEI el gasto que se efectuará, en términos de lo establecido en el primer párrafo del presente artículo. El registro del gasto se realizará conforme a los momentos contables del egreso establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones aplicables. Entidades ejecutoras del gasto Artículo 24. En el supuesto de que los ejecutores del gasto sean Entidades, la DGP o la DGCySIP de la Secretaría entregarán, previa solicitud, el recurso vía subsidio o transferencia y realizarán los registros contables. Las Entidades deberán apegarse en lo conducente a los procesos establecidos en el artículo anterior. El registro del gasto se realizará conforme a los momentos contables del egreso establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y demás disposiciones aplicables. Emisión de pagos electrónicos Artículo 25. La DGF será la responsable de realizar la transferencia bancaria que corresponda, previo registro en la PEI por las áreas ejecutoras del gasto y notificará a estas últimas los movimientos bancarios el día 20 de cada mes. Para el caso de las Entidades, éstas serán las responsables de realizar la transferencia bancaria que corresponda, previo registro contable. Capítulo VII Del Control y Seguimiento Destino de los recursos convenidos Artículo 26. Las Dependencias y Entidades ejecutoras deberán de aplicar y ejercer los recursos transferidos única y exclusivamente en los destinos previstos en los convenios respectivos que al efecto se hayan suscrito y conforme a las disposiciones federales o estatales aplicables según se establezca. Es de la absoluta responsabilidad de las Dependencias o Entidades ejecutoras, la aplicación de los recursos convenidos a los fines pactados o autorizados por las instancias competentes. 10

81 Términos de ejecución de los recursos Artículo 27. Las Dependencias o Entidades ejecutoras de gasto deberán apegarse y dar seguimiento estrictamente a los términos, plazos y especificaciones pactadas en el Convenio respectivo para la realización de los proyectos y/o programas, obras o acciones objeto del mismo; asumiendo íntegramente, en caso de incumplimiento imputable e injustificado, las responsabilidades y sanciones que procedan. Reportes contables Artículo 28. La DGCG y la DGP, verificarán los registros contables del ingreso y gasto, así como sus productos financieros derivados de los mismos. La DGCG elaborará reportes mensuales del ingreso contable y del presupuesto ejercido de los recursos recibidos. Las Entidades serán las responsables de verificar los registros contables del ingreso y gasto, así como elaborar los reportes mensuales correspondientes. Conciliación ingreso-gasto y bancos Artículo 29. Las áreas de la Secretaría coordinarán los trabajos de la conciliación ingreso- gasto y bancos y ejecutores de gasto. La conciliación ingreso-gasto y bancos, se refiere a la verificación de los movimientos contables que derivan en afectaciones presupuestales y movimientos bancarios, en el formato establecido. Los entes ejecutores deberán realizar, verificar y enviar sus conciliaciones respectivas en el ámbito de su competencia, a la DGF, DGCySIP y DGP, con la finalidad de dar apoyo al seguimiento y validación de la información para el formato único de la SHCP. Informes de avances físicos y financieros Artículo 30. Es responsabilidad de las Dependencias y Entidades, elaborar y enviar los informes de avances físicos y financieros del proyecto y/o programa a la instancia federal competente. Los plazos para la realización y envío de estos informes serán conforme a lo establecido en el Convenio respectivo. Una vez enviados los informes, se deberá notificar mediante oficio a la DGCySIP, en caso de que los informes correspondan a recursos federales para proyectos y/o programas de obra pública y servicios relacionados con la misma, o a la DGP, cuando los recursos tengan un fin distinto al mencionado. Llenado del formato único de SHCP Artículo 31. La DGF será el vínculo de la Secretaría con la SHCP en materia de llenado del formato único y será la responsable de asignar claves de usuario y contraseñas a los ejecutores de gasto. Corresponderá a la DGF gestionar ante la instancia federal la capacitación a las usuarias y usuarios para el llenado del formato único de la SHCP. 11

82 La realización del llenado del formato único de la SHCP es responsabilidad de los ejecutores de gasto, los cuales deberán verificar que los montos e información del formato único coincida con los registros de la PEI, así como de la conciliación ingreso-gasto y bancos en los plazos establecidos en las leyes aplicables, además de conservar evidencia de los folios gestionados. Para el llenado del formato único, la base de datos de información será la PEI. De la transparencia y difusión de la información financiera Artículo 32. La Secretaría, a través de la DGCG, publicará en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, lo relativo a la información del formato único de la SHCP, previa solicitud de las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto, la cual deberá ser remitida a más tardar 3 días hábiles posteriores a la fecha de llenado del formato único y estar a disposición de la población en general a través de la página de internet de la Secretaría. El contenido de la información publicada será responsabilidad de los ejecutores de gasto. La obligación de las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto en relación a la remisión de información para publicar en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, no suple la obligación de proporcionar la información para la integración de la Cuenta Pública del Poder Ejecutivo. La Secretaría, establecerá el proceso de integración y difusión de información financiera, conforme a las normas, formatos y estructuras de información. Cuenta Pública Artículo 33. Las Dependencias y Entidades ejecutoras de gasto deberán de remitir, en los plazos y formatos establecidos por la DGCG, la información referente al resultado del ejercicio de los recursos federales transferidos derivados de la firma de Convenios celebrados con la Federación, para su incorporación en la Cuenta Pública del Poder Ejecutivo. La información remitida deberá coincidir con la conciliación ingreso-gasto y bancos, el llenado del formato único de la SHCP y lo publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato. Capítulo VIII De las Prórrogas Prórrogas Artículo 34. Las Dependencias y Entidades ejecutoras de los recursos federales transferidos, deberán verificar el cumplimiento de los calendarios acordados para el establecimiento de compromisos formales de pago con cargo a los mismos, así como para su ejercicio. En el supuesto de que se adviertan circunstancias que impidan o pongan en riesgo el cumplimiento de tales calendarios, será responsabilidad de dichos ejecutores, gestionar y justificar ante las instancias federales competentes las solicitudes de prórroga que se requieran. 12

83 La Secretaría, en el ámbito de su respectiva competencia, podrá brindar la asesoría que se requiera para la formulación de las solicitudes conducentes, así como coadyuvar en las gestiones que se estimen pertinentes ante las instancias competentes. Registro de los gastos por ejercer Artículo 35. En el caso de obtener respuesta favorable por parte de las instancias competentes a la solicitud de prórroga gestionada en términos del artículo anterior, las Dependencias y Entidades ejecutoras, efectuarán los registros de conformidad con la normativa aplicable, priorizando su total aplicación en ese ejercicio fiscal o hasta el plazo debidamente autorizado. Capítulo IX Del Finiquito y Cierre de los Convenios Finiquito del Convenio Artículo 36. La determinación del finiquito del Convenio es obligación de las Dependencias y Entidades ejecutoras, así como de las áreas competentes de la Secretaría. Informe del cierre del Convenio Artículo 37. Las Dependencias y Entidades ejecutoras deberán de realizar el informe de cierre del Convenio a efecto de integrar el expediente final. La validación del expediente final corresponde a las Dependencias o Entidades ejecutoras, así como a las unidades competentes de la Secretaría. Será responsabilidad de las Dependencias o Entidades ejecutoras del gasto, conservar copia tanto del expediente final debidamente integrado, como de la documentación comprobatoria por el tiempo que determine la naturaleza de la misma. Las Dependencias o Entidades ejecutoras responsables de los recursos, notificarán a la Secretaría el informe de cierre, con la finalidad de cancelar la Cuenta Bancaria Origen correspondiente. Remanentes Artículo 38. Cuando existan remanentes de capital, las Dependencias y Entidades serán las responsables de solicitar la línea de captura ante las instancias federales, una vez verificados los importes con la DGCG; en el caso que se trate proyectos y/o programas de obra se verificará por medio de la DGCySIP. Las Dependencias y Entidades deberán de anexar a su solicitud de reintegro de recursos a las instancias federales las justificaciones del remanente o rendimientos financieros así como el cumplimiento o no de metas. 13

84 Las Entidades, posterior a la solicitud de línea de captura, deberán de realizar el depósito o transferencia bancaria del importe del remanente de capital, especificando el año al que corresponde el recurso original, así como el proyecto, capítulo y partida, a la cuenta bancaria de origen, solicitando a la DGI la emisión del recibo oficial correspondiente. Una vez que se cuente con línea de captura y con los recursos depositados en la Secretaría con la debida emisión de su recibo oficial, las Dependencias y Entidades deberán solicitar mediante oficio el reintegro del remanente en los términos establecidos en el primer párrafo del presente artículo. Forma para reintegrar los importes Artículo 39. La Secretaría por conducto de la DGF, a solicitud por oficio de la DGCG o la DGCySIP, según corresponda, deberá reintegrar a la TESOFE, vía transferencia electrónica a la cuenta CLABE, los remanentes y rendimientos financieros que se determinen, desglosando el importe de capital y el monto de productos financieros para realizar los depósitos en dichas cuentas. La DGF entregará mediante oficio a la DGCG o a la DGCySIP, según corresponda, los comprobantes de los depósitos efectuados a la TESOFE. Cancelación de las cuentas bancarias específica Artículo 40. Una vez agotado el recurso y finiquitado el Convenio, las Dependencias y Entidades ejecutoras, solicitarán de manera formal a la DGF, la cancelación de la Cuenta Bancaria Origen contratada por la Secretaría para la recepción de los recursos. Cuando proceda la cancelación de Cuentas Bancarias Ejecutoras en las Entidades, éstas deberán de informar de dicha cancelación a la Secretaría. Responsabilidad del seguimiento y control Artículo 41. El seguimiento y cumplimiento del Convenio corresponde a las Dependencias y Entidades ejecutoras. A la Secretaría corresponderá el control en el ámbito de su competencia, a efecto de que se verifique permanentemente que el recurso transferido sea ejercido de conformidad a lo estipulado en el Convenio respectivo y demás normativa aplicable. Expediente final Artículo 42. El expediente final deberá estar validado y firmado por las Dependencias y Entidades ejecutoras, a efecto de que se remita en su caso oportunamente a la Federación. 14

85 Capítulo X De las Obligaciones ante los Órganos Fiscalizadores y Contralores Obligaciones de la Secretaría Artículo 43. La Secretaría es la responsable del seguimiento de las auditorías que se realizarán por parte de los entes fiscalizadores y órganos de control. Para tales fines designará un enlace ante éstos. Dicho enlace designará un responsable de coordinar el seguimiento y atención de los procesos de auditoría, desde su planeación hasta su culminación, así como a los entes ejecutores de gasto, respetando los plazos establecidos por los órganos de control y fiscalizadores. Obligaciones de los ejecutores de gasto Artículo 44. Las Dependencias y Entidades en su carácter de ejecutoras del gasto, durante el desarrollo de auditorías practicadas por los órganos competentes tendrán entre otras las siguientes obligaciones: I. Designar mediante oficio a la o el servidor público responsable de coordinar los trabajos de auditorías, desde su planeación hasta su culminación coadyuvando de manera directa con el responsable de coordinarla; II. III. IV. La o el servidor público responsable deberá asistir a la instrumentación del acta de inicio y de cierre de las auditorías practicadas por cada uno de los entes de control y fiscalización; Proporcionar al enlace designado por la Secretaría de manera oportuna y veraz, los informes, documentación, registros, explicaciones verbales y escritas, que soliciten los entes de control y fiscalización; Vigilar que la información y documentación proporcionada a los entes de control y fiscalización corresponda al objetivo de la revisión; V. Solventar, atender y/o justificar en tiempo y forma los resultados, las observaciones, recomendaciones y acciones realizadas por las y los auditores, así como establecer y mantener un proceso de seguimiento del estado de tales acciones para su debida solventación; y VI. Acudir a las reuniones convocadas por los entes revisores, para la presentación y revisión de los resultados de la auditoría, debiendo guardar reserva sobre la información y documentación proporcionada en las mismas. Indebido ejercicio de las transferencias Artículo 45. Las Dependencias y Entidades serán responsables ante las autoridades fiscalizadoras federales o locales, del ejercicio inadecuado de los recursos transferidos regulados en los presentes Lineamientos, pudiendo incurrir en alguna responsabilidad prevista en la ley de la materia. 15

86 Reintegro de recursos derivado de auditorías Artículo 46. En el caso de que las Dependencias o Entidades en el proceso de fiscalización se les determine el reintegro de recursos, estos deberán realizarse con cargo a sus propias asignaciones presupuestales o a sus ingresos propios, incluyendo sus cargas financieras conforme al procedimiento establecido en los artículos 38 y 39 de los presentes Lineamientos. Remisión de copia del Convenio a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas Artículo 47. Las Dependencias y Entidades proporcionarán copia del Convenio suscrito a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, sólo cuando así lo consigne el instrumento respectivo, a fin de que dicho órgano de control estatal conozca el objeto, contenido y destino al que se aplicarán los recursos federales. 16

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88 Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 13, fracción II, 17, primer párrafo, 18, 24, fracciones I, inciso i), IV, inciso d), y IX de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 10 y 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 4 y 5 fracción IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y C O N S I D E R A N D O El Estado de Guanajuato se caracteriza por asumir las prioridades y desafíos que se le plantean, por ello atentos a las necesidades de las y los guanajuatenses se ha constituido el marco estratégico que establece las prioridades de atención y el camino de acción de todas las áreas de Gobierno a través de su Sistema de Planeación orientado a la consecución de los objetivos, estrategias y metas que sirvan de base a las actividades del Poder Ejecutivo. Es así, que mediante la definición de estrategias trasversales, la priorización de proyectos estratégicos y el establecimiento de un adecuado esquema de monitoreo y control, se busca incrementar la capacidad de ejecución de las instituciones de gobierno. Por ello, esta administración pública se orienta al uso eficiente y eficaz de los recursos públicos, utilizándolos para la implementación de obras y acciones que redunden en el mejoramiento de las condiciones de vida de las y los guanajuatenses a través del ejercicio responsable y transparente del gasto. Inmersos en una dinámica de cambio y transformación de la administración orientada hacia un gobierno transparente, eficiente y honesto, donde se respeta el Estado de Derecho y se atienden las necesidades de la ciudadanía, se emiten los presentes lineamientos, con el objetivo irrestricto de potencializar la utilización de los recursos públicos destinados a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo, a través de una racionalizada programación del gasto, a efecto de que toda erogación que se realice en la adquisición de los bienes o servicios, redunde en beneficio de la población. Es así que estas disposiciones administrativas tienen por finalidad, orientar a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo, en los procesos que se llevarán a cabo para el programa operativo de compras, buscando con ello maximizar el ejercicio del gasto, ya que a través de estos lineamientos se establecen las principales directrices que norman a la adquisición de bienes o la contratación para la prestación de servicios. Por tanto, y en atención al programa de gobierno en su punto «PE-VI.8» denominado «Gobierno honesto y transparente», el cual pretende asegurar la integridad y transparencia en el desempeño del servicio público, esta Administración Pública se encuentra orientada a eliminar la opacidad, reduciendo los espacios para la corrupción e instrumentando mecanismos de rendición de cuentas, para lo cual deberá llevar a cabo las modificaciones necesarias para ajustar el marco normativo que regule su actuar. 1

89 Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones legales previamente invocadas, he tenido a bien expedir los siguientes: LINEAMIENTOS DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE COMPRAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Capítulo I Disposiciones Generales Sección I De las Disposiciones Generales Objeto de los Lineamientos Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular el Programa Operativo Anual de Compras de las Dependencias y Entidades. Sujetos de los Lineamientos Artículo 2. Son sujetos de los presentes Lineamientos las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal. Glosario de términos. Artículo 3. Para efectos de los presentes Lineamientos, resultan aplicables los glosarios contenidos en la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal que corresponda, en la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato; así como en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato y su Reglamento para el Poder Ejecutivo; y adicionalmente los siguientes conceptos: I. Bienes: Bienes muebles adquiridos a través de los procedimientos de contrataciones a que se refieren los presentes Lineamientos; II. III. IV. Catálogo de Materiales: Menú de bienes inventariables y no inventariables disponibles en la «Plataforma Estatal de Información (PEI)», para el llenado de las solicitudes de compra del Programa Operativo Anual; Comprobante Fiscal: Son los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), Comprobantes Fiscales con Código de Barras Bidimensional (CBB) y Facturas Originales conforme a la legislación fiscal vigente; DGRMySG: La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; V. Dirección: La Dirección de Adquisiciones y Suministros de la DGRMySG; 2

90 VI. VII. VIII. IX. Gasto Comprometido: Momento contable del gasto que refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras; Gasto Devengado: Momento contable del gasto que refleja el reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes, servicios y obras oportunamente contratados; así como de las obligaciones que derivan de leyes, decretos, resoluciones y sentencias definitivas; Imputación: Origen del recurso económico de las solicitudes de pedido capturadas en la PEI, correspondientes al Programa Operativo Anual de Compras de la DGRMySG; Imputación «H»: Bienes de los capítulos 2000, 3000 y 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto, con recursos del Fondo de Aportaciones para la Seguridad Pública de los Estados y del Distrito Federal (FASP); X. Imputación «K»: Bienes de consumo de los capítulos 2000, 3000 (bienes no inventariables) y 5000 (bienes inventariables) del Clasificador por Objeto del Gasto, capturados por Dependencias que tienen el recurso económico centralizado en la Secretaría, pudiendo ser recurso estatal o federal; XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. Imputación «X»: Bienes de consumo de los capítulos 2000, 3000 y 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto, capturados por Entidades o Dependencias con recurso Federal; Imputación «Z»: Bienes de consumo de los capítulos 2000, 3000 y 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto, capturados por Entidades o Dependencias que cuentan con recursos propios y que no tienen centralizado su recurso en la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; Ley: Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato; Bienes de Fabricación Especial: Aquellos muebles que son adaptados a un espacio físico o a un inmueble; Nuevas Necesidades: Artículos no existentes en el catálogo de materiales respectivo que para su alta requieren de la validación de la DGRMySG; Partida Liberada: Es aquélla que para su ejercicio no requiere del envío del oficio de solicitud de liberación a la DGRMySG, sin que se exima para su ejecución de las demás autorizaciones requeridas por la normatividad administrativa aplicable; XVII. Partida Presupuestal: Se refiere al grupo de artículos que afectan el presupuesto de egresos del ejercicio fiscal correspondiente; 3

91 XVIII. PEI: Plataforma Estatal de Información; XIX. XX. XXI. Recurso Asignado: El presupuesto autorizado a las Dependencias y Entidades para el ejercicio fiscal de que se trate; Reglamento: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato para el Poder Ejecutivo; Secretaría: Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; XXII. Solicitud Anual: Requerimiento que comprende todos los bienes y/o servicios presupuestados en el ejercicio fiscal correspondiente, que se ingresan a la PEI; XXIII. Solicitud de Pedido: Requerimientos de bienes y/o servicios de las Dependencias o Entidades de la Administración Pública Estatal; XXIV. Solicitud Especial: Todas aquéllas que no fueron consideradas en la solicitud anual por diversas causas; y XXV. Solicitud Periódica: Requerimiento que se genera de la solicitud anual, de acuerdo a los periodos que establece la DGRMySG para realizar los procedimientos de contratación que marca la Ley. Normativa aplicable Artículo 4. Todos los procesos deberán estar debidamente soportados en la legislación y normatividad aplicables, por lo que no podrá realizarse acción alguna sin el sustento jurídico correspondiente. Registro de visitas Artículo 5. La DGRMySG, a través de sus Direcciones de Área, deberá llevar un registro de visitas de proveedores y/o solicitantes a las oficinas de esa Dirección General, indicando día, hora de entrada y salida, quien atendió y el asunto tratado. Sección II De la Denominación de los Tipos de Contratación Denominación de los tipos de contratación Artículo 6. La denominación de los tipos de contratación se refiere a la definición del tipo de ejecución a realizar bajo cualquiera de los procedimientos administrativos de contratación que contempla la Ley, los cuales servirán como estrategia por parte de la DGRMySG para el desarrollo de los procesos para el Programa Operativo Anual de Compras del ejercicio fiscal que corresponda, considerando su naturaleza, importe, tipo o uso del bien o servicio a contratar, así como también los factores de mercado o tipo de proveeduría. Dichas contrataciones se clasifican para su ejecución de la siguiente manera: 4

92 I. Contrataciones Periódicas: Contrataciones de bienes y/o servicios de uso continuo e indefinido, ejecutadas normalmente en más de un periodo de compra según el proceso de captura a que se refiere el artículo 23 de estos Lineamientos, y que por su naturaleza existe la posibilidad de caducar o de que sufran afectación por fluctuaciones de precios, por condiciones de mercado o que por su importe a contratar o tipo de programa son contrataciones afectas a calendarización en el transcurso del ejercicio; II. III. IV. Contrataciones Especiales: Contrataciones que no fueron previstas en el Programa Operativo Anual de Compras y se refieren a servicios o bienes no presupuestados en su proyecto original; Contrataciones Liberadas: Contrataciones que corresponden a la adquisición de bienes o contratación de servicios que afectan partidas presupuestarias previstas para solventar gastos necesarios, para mantener la operación diaria y básica de las Dependencias y Entidades o que por su naturaleza y/o uso, tienen un alto grado de necesidad de suministrarse de forma inmediata; y Contrataciones con autorización de Liberación: Contrataciones que derivan de necesidades imprevisibles y urgentes, incompatibles con el proceso de captura a que se refiere el artículo 25 de estos Lineamientos, cuya falta de tratamiento pueda originar un daño o menoscabo al interés público. Integración de la documentación para inicio de procedimientos de contratación Artículo 7. Para iniciar el proceso de contratación correspondiente, las Dependencias y Entidades, deberán remitir a la Dirección, dentro de los 5 cinco días hábiles posteriores al cierre del periodo de captura, la documentación soporte que contempla la normativa aplicable, los presentes Lineamientos y aquellos que para el ejercicio fiscal que corresponda publique la Dirección en la página electrónica En su caso, la Dirección requerirá la información y/o documentación a las Dependencias y Entidades solicitantes para que sea proporcionada en un plazo no mayor a 3 días hábiles, siendo de la absoluta responsabilidad del solicitante su certeza e idoneidad. Las solicitudes de pedido que no se encuentren debidamente integradas por las Dependencias y Entidades, previo requerimiento que realice la Dirección, serán canceladas por ésta a fin de no afectar el suministro oportuno de los bienes requeridos por otras Dependencias y Entidades, pudiendo el área solicitante ingresar su solicitud en el próximo periodo de compras. En ningún caso se podrán iniciar procesos de contratación si no se cuenta con el expediente integrado conforme a la normativa aplicable. 5

93 Capítulo II Del Procedimiento Sección I De la Programación de Compras Programación de compras Artículo 8. Las unidades responsables de cada Dependencia y/o Entidad, programarán con oportunidad sus compras de acuerdo a la forma y tiempos que señalen los presente Lineamientos, respetando las fechas que para el ejercicio fiscal que corresponda publique la Dirección en la página electrónica considerando el tiempo que se requiere para el suministro de los bienes o servicios. Sólo en casos urgentes debidamente justificados, la DGRMySG previa autorización de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría, podrá habilitar fechas de captura distintas a las que publique la Dirección. No se considerarán casos urgentes cuando la captura no se realice en las fechas programadas por la Dirección, por causas directamente imputables a la Dependencia o Entidad. Sección II De los Proveedores Padrón de proveedores Artículo 9. Todos los proveedores de bienes o servicios objeto de la Ley, que se contraten por Entidades o Dependencias de manera directa o a través de la DGRMySG, deberán estar inscritos y actualizados sus registros en el Padrón Estatal de Proveedores. En casos excepcionales, debidamente justificados por las Dependencias y Entidades ante la Subsecretaría de Administración de la Secretaría y previa autorización de ésta, se podrán contratar bienes o servicios con proveedores que no se encuentren inscritos en el Padrón Estatal de Proveedores, mismos que serán registrados con un número temporal para efectos del pago. La Secretaría, a través de la DGRMySG, deberá mantener actualizado el Padrón Estatal de Proveedores, en cuanto al estatus de éstos ante la Secretaría para contratar, así como en la documentación y verificación física a través de revisiones periódicas y aleatorias en los domicilios fiscales respectivos, para cerciorarse de sus instalaciones, existencia y realización de actividades, dejando el sustento documental respectivo, mismo que se integrará a los expedientes correspondientes. 6

94 Sección III De las Responsabilidades de las Dependencias y Entidades Programa Operativo Anual de Compras Artículo 10. Las Dependencias y Entidades deberán entregar debidamente autorizado a la Dirección su Programa Operativo Anual de Compras a más tardar el último día hábil del mes de enero del ejercicio fiscal de que se trate. Procedimiento de compra Artículo 11. Previo al inicio de los procedimientos de contratación respectivos, de conformidad con lo previsto en el artículo 7 de los presentes Lineamientos, la Dependencia o Entidad solicitante entregará a la Dirección una relación de precios comunes o conocidos de los bienes o servicios requeridos. En el procedimiento de contratación intervendrá la Dependencia o Entidad solicitante en la elaboración de la tabla comparativa de aspectos técnicos específicos que servirá como base de la evaluación y de las adjudicaciones que realice la Dirección y el Comité. La tabla comparativa de aspectos técnicos específicos de la Dependencia y/o Entidad deberá contener todas y cada una de las especificaciones solicitadas, así como la valoración cualitativa y cuantitativa de los documentos técnicos solicitados, señalando si el proveedor cumple o no cumple con las mismas; en caso de no cumplirse con ellas deberá indicar la razón. De igual forma, dicha tabla comparativa de aspectos técnicos específicos deberá estar firmada por la persona que lo realice y por el Titular administrativo de la Dependencia o Entidad solicitante; en caso de no ser así, la Dirección devolverá el mismo para su corrección. Las Dependencias o Entidades deberán acreditar a la Dirección la suficiencia presupuestal correspondiente en el plazo que ésta determine. La tabla comparativa de aspectos técnicos específicos deberá ser entregada en los plazos y términos establecidos por el Comité o la Dirección y, en su caso, el Subcomité, según corresponda, entendiéndose que todas las adecuaciones o correcciones deberán realizarse antes de su entrega formal; en caso contrario, se podrá suspender o cancelar el procedimiento respectivo conforme a lo que señale la Ley. Adquisición de productos de los capítulos 2000, 3000 y 5000 Artículo 12. Los bienes adquiridos que correspondan al capítulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto, serán entregados por el proveedor directamente en el almacén de la Dirección, por lo que se deberá señalar al momento de capturar en la PEI el lugar de entrega. 7

95 En el caso de los bienes que por su naturaleza deban ser instalados o entregados en las instalaciones del área solicitante, será responsabilidad de ésta enviar a la Dirección el oficio de justificación respectivo antes de iniciar el procedimiento de contratación correspondiente, de lo contrario no se contemplará lo conducente en el contrato respectivo. Asimismo, los bienes adquiridos que correspondan a los capítulos 2000 y 3000 podrán ser entregados en el citado almacén de la Dirección o bien, en las Dependencias y Entidades solicitantes, según se establezca en el contrato respectivo. Recepción de conformidad de los bienes y/o servicios Artículo 13. La Dependencia o Entidad, una vez suscrito el contrato, es la responsable de realizar la verificación del cumplimiento de los mismos por parte del proveedor, a través de la recepción de los bienes o servicios, para tales efectos, el servidor público que recibe deberá plasmar en la factura o remisión, los siguiente datos: nombre, puesto, fecha de recepción, sello de la institución. Para la verificación del cumplimiento de los contratos de los bienes recibidos en el almacén de la Dirección, las Dependencias y Entidades deberán validar los mismos conforme a lo señalado en el Anexo «D» de los presentes Lineamientos, para garantizar que la entrega se realice en cumplimiento de las características, especificaciones y condiciones solicitadas o adjudicadas, conforme a lo pactado en el contrato, debiendo aceptar aquellos bienes o servicios que previamente se hayan validado en el almacén de la Dirección. Bajo ningún concepto la Dependencia o Entidad podrá aceptar el suministro de bienes o servicios que cuenten con características, especificaciones o condiciones distintas a las establecidas en el contrato respectivo. Rescisión de contratos Artículo 14. Para la rescisión de contratos suscritos por la DGRMySG, la Dependencia o Entidad deberá soportar técnica y jurídicamente el incumplimiento y deberá informarlo a la DGRMySG dentro del término de 5 cinco días hábiles contados a partir de que tenga conocimiento o se imponga del mismo. Sin excepción, los procedimientos de rescisión deberán llevarse a cabo conforme a los plazos y términos que se establecen en la Ley. Cálculo de sanciones Artículo 15. Las Dependencias o Entidades que mantienen liberado el presupuesto, ejecutarán sus pagos de manera directa, debiendo solicitar a la DGRMySG la implementación del procedimiento sancionatorio o el cálculo de la sanción que en su caso proceda, para su aplicación y cobro por parte de la Secretaría o Entidad según corresponda. Para tal efecto, las Dependencias o Entidades deberán remitir a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, la documentación contenida en el Anexo «B» de estos Lineamientos. 8

96 La solicitud anterior, se podrá realizar a través del proceso de firma electrónica en el formato autorizado por la DGRMySG, cuando el procedimiento de contratación sea ejecutado por la Dirección y ésta así lo determine. En la implementación del procedimiento para la aplicación de sanciones, deberán observarse los plazos y términos que se establecen en la Ley. Presencia en licitación pública o restringida Artículo 16. En los procedimientos de contratación bajo la modalidad de licitación pública o restringida, será necesario que participe un representante de cada Dependencia o Entidad, preferentemente con conocimientos técnicos del bien o servicio por adquirir o contratar, quien además deberá identificarse como servidor público. Pago de contrataciones con imputación «K» y «H» Artículo 17. Para efectos del pago de las contrataciones con imputaciones «K» y «H» realizadas por la Dirección, la Dependencia o Entidad, o en su caso el proveedor, deberá enviar el Comprobante Fiscal al almacén de la Dirección, ésta a su vez lo turnará a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, para su trámite correspondiente; en el caso del capítulo 5000, el comprobante se turnará previamente a la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG para la creación de activos. En cualquier caso, el Comprobante Fiscal o su representación impresa deberá estar debidamente sellado y firmado con el nombre completo y puesto de la persona que recibe, señalando la fecha de entrega, acompañada con toda la documentación soporte para la determinación del pago y en su caso, el cálculo de sanciones que resulten procedentes. Cuando se realicen entregas de los bienes en diferentes lugares, el proveedor adjuntará al Comprobante Fiscal o a la representación impresa, las notas de remisión correspondientes, las cuales deberán contener fecha de entrega, sello, nombre completo, puesto y firma de la persona que recibió. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, solicitará a las Dependencias a través de firma electrónica la validación de los comprobantes fiscales a efecto de corroborar la recepción de la entrega de los bienes o servicios por parte de las mismas, las que en su caso deberán confirmar o declinar la solicitud en un plazo de 2 dos días hábiles a partir de su recepción. Para efectos del trámite del pago de todas las compras liberadas, tratándose del capítulo 5000, las Dependencias deberán enviar a la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG los comprobantes fiscales respectivos, señalando los bienes tal y como se contrataron e indicando el número de contrato, tanto en la representación impresa del CFDI como en el XML, así como el oficio de autorización de compra liberada, contrato completo con su clausulado y número de identificación (ID) que otorga la PEI al comprobante. 9

97 Pago de solicitudes con imputaciones «X» o «Z» Artículo 18. En los trámites de pago de solicitudes de bienes o servicios realizados por la Dirección, que correspondan a las imputaciones «X» o «Z», serán directamente las Dependencias o Entidades quienes realizarán lo necesario para la materialización del pago y comprobación del gasto, previa recepción y aceptación de los bienes o servicios en el almacén de la Dirección por parte de las áreas receptoras, de acuerdo al Anexo «D» de los presentes Lineamientos. Tratándose de bienes inventariables, la factura original o su copia certificada, según corresponda, se entregará una vez que la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG realice el trámite correspondiente. Sección IV De las Prórrogas Prórrogas a proveedores Artículo 19. Las prórrogas a proveedores concedidas en la entrega de bienes o servicios de conformidad con la Ley, serán gestionadas ante la DGRMySG a través de la Dirección. Las solicitudes de prórroga presentadas por los proveedores se turnarán por la Dirección a las Dependencias o Entidades respectivas, de forma impresa o a través de firma electrónica en el formato establecido por la Dirección, quienes deberán manifestarse al respecto en el plazo que se les señale y que no excederá de 4 días hábiles, para que la Dirección determine lo procedente. Sección V De los Gastos de Convocatoria Publicación de convocatorias Artículo 20. El gasto inherente a la publicación de las convocatorias de licitaciones públicas para contrataciones de bienes o servicios, será a cargo de la Secretaría, excepto aquellas realizadas para atender contrataciones de Entidades, en cuyo caso, serán éstas las que realicen tales erogaciones con cargo a sus recursos. Capítulo III De la Operación del Programa Anual de Compras Sección I Del Proceso de Captura Inicio del Programa Operativo Anual de Compras Artículo 21. Dado el inicio del Programa Operativo Anual de Compras por parte de las Dependencias o Entidades, éstas considerarán el calendario asignado para el ejercicio de su gasto. 10

98 Del proceso en la PEI Artículo 22. La Dependencia o Entidad deberá llenar todos los campos que indique la PEI, a fin de que respalde o capture la solicitud de compra y permita su ejecución debidamente soportada. Una vez grabada, automáticamente el sistema le asignará un número consecutivo a la solicitud de compra anual o especial. En la captura de solicitudes, la Dependencia o Entidad deberá asegurarse que el material utilizado corresponda a la cuenta de mayor asignada en el sistema, quedando bajo su responsabilidad dicha verificación. En caso de que tales conceptos no correspondan a la cuenta de mayor, no se dará trámite a la solicitud, sin responsabilidad alguna para la Dirección. Captura de solicitudes de compra Artículo 23. Cada Dependencia o Entidad realizará la captura de sus solicitudes de compras anuales utilizando el formato de numeración « », para la generación de sus solicitudes periódicas respectivas se utilizarán los formatos con numeración « ». Las solicitudes con formato de numeración « » no serán tramitadas por la Dirección. El periodo de cambios de solicitudes anuales a periódicas, será dentro de los 4 cuatro días hábiles posteriores a la fecha del cierre de sistema para captura de las solicitudes anuales, de acuerdo a la circular que emita la DGRMySG y que se publique en la página electrónica: La captura de solicitudes especiales será utilizada para aquellos requerimientos no registrados en el periodo inicial de captura determinado para el ejercicio fiscal que corresponda, debiendo sujetarse a los periodos establecidos anualmente por la Dirección y dados a conocer en la página electrónica: Las solicitudes especiales se capturarán en el formato con numeración « ». Al momento de ingresar su requerimiento, las Dependencias y Entidades, deberán señalar el techo presupuestal autorizado, mismo que será considerado para efectos del precio por adjudicar. El techo presupuestal, deberá ser congruente con los precios comunes o conocidos que resulten de la investigación realizada por las mismas. Captura por solicitud de pedido Artículo 24. Las Dependencias o Entidades deberán de capturar en cada solicitud de pedido, únicamente bienes que correspondan a una misma partida presupuestal y a un mismo origen de recursos. Lo anterior para el debido seguimiento durante el procedimiento de contratación. En caso contrario, la Dirección cancelará la solicitud de pedido. 11

99 Sección II De los Procedimientos de Contratación Procedimientos de contratación y consolidación Artículo 25. Cada uno de los procedimientos administrativos de contratación realizados para la ejecución de los requerimientos señalados en las solicitudes de pedido capturadas, serán clasificados y analizados a fin de sujetarlos a la modalidad que les corresponda, con base en el importe por ejecutar como techo presupuestal, conforme a la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal correspondiente. La consolidación se realizará definiendo la estrategia de ejecución según la Partida Presupuestal de que se trate, por lo que para efectos de la recepción de los bienes o servicios, las Dependencias o Entidades deberán considerar al programar su solicitud de compra, que el tiempo promedio de ejecución es de treinta días naturales, más veinticinco días aproximados para la entrega por parte del proveedor; salvo en los casos de bienes de importación o de fabricación especial, los cuales se pueden llevar hasta un mínimo de cuarenta y cinco días. Los periodos de ejecución de las solicitudes ingresadas en el Programa Operativo Anual de Compras para el Ejercicio Fiscal correspondiente, serán considerados con base en el comportamiento histórico, los cuales se proyectarán en los periodos de ingreso de solicitudes que anualmente publique la Dirección en la página electrónica: a) La generación de las solicitudes se realizará de conformidad con el procedimiento establecido en el anexo «A» y se notificará por medio de la circular correspondiente que emita la Dirección y se publique en la página electrónica de la DGRMySG: y por la PEI; b) Todas las Dependencias o Entidades deberán planear sus adquisiciones del año, distribuyendo en su captura anual, la entrega de los bienes o servicios solicitados, para el último día hábil del mes que corresponda; c) La ejecución de los procesos de compras iniciará una vez concluido el periodo de captura, según las fechas señaladas anualmente por la Dirección y de acuerdo a los oficios circulares que emita, publicados para tales efectos en la página electrónica de la DGRMySG: d) Las contrataciones de bienes o servicios se sujetarán a lo previsto en la legislación y demás disposiciones administrativas que resulten aplicables, debiendo contar con las autorizaciones que en su caso procedan, conforme a la normativa vigente; además de realizar todo lo necesario para el pago, comprobación del gasto, etiquetado e inventario respectivo; e) La DGRMySG no será responsable del recurso no ejercido, en caso de presentarse procedimientos de compra iniciados dentro de los tres últimos meses del ejercicio fiscal correspondiente; y 12

100 f) La adquisición de cualquier tipo de bien se sujetará al procedimiento de contratación correspondiente de acuerdo al monto, independientemente de la Partida Presupuestal en la que se clasifique el recurso, debiendo obtener las autorizaciones respectivas atendiendo a la naturaleza de los bienes materia de la compra. Generación de PAM Artículo 26. Será responsabilidad de las Dependencias o Entidades generar los «Procedimientos del Acuerdo Multilateral (PAM)» de autorizaciones y altas de material correspondientes, previo al inicio de los periodos de captura que anualmente determine la Dirección y publicados en la página electrónica: Solicitud de marcas, modelos o empresas específicas y/o excepciones de licitación Artículo 27. De manera excepcional, se podrán autorizar marcas, modelos específicos o una empresa determinada, dentro de las características o especificaciones de los bienes o servicios que se pretenden contratar por las Dependencias o Entidades; así como excepciones a los procedimientos de licitación, siempre y cuando se cumplan para tales efectos con los términos y condiciones establecidos en la Ley y su Reglamento. Asimismo, las Dependencias y Entidades deberán justificar las razones técnicas de acuerdo al Anexo «E», según aplique. Las justificaciones de marca, modelo o empresa, excepciones de licitación, autorizaciones y demás documentación que al efecto se requiera, deberán ser entregadas a la Dirección en los plazos previstos en el artículo 7 de estos Lineamientos, en caso contrario, se cancelará su requerimiento. Procedencia de adjudicaciones directas Artículo 28. Los procedimientos de adjudicación directa, sólo serán procedentes en aquellos casos en que las excepciones de licitación en que se sustenten, se encuentren debidamente fundadas y se acredite suficiente y fehacientemente su procedencia. En los procedimientos de adjudicación directa que se autoricen conforme al presente artículo, deberá cerciorarse que se sustenten en criterios de economía, eficacia, imparcialidad y honradez, privilegiando que el procedimiento de asignación y contratación se lleve a cabo por la Dirección. Investigaciones de mercado Artículo 29. Las investigaciones de mercado que se requieran para sustentar los supuestos de excepción de licitación correspondientes, deberán cumplir con los criterios contenidos en el Anexo «F» y deberán ser entregadas a la Dirección en los plazos previstos en el artículo 7 de estos Lineamientos, en caso contrario, se cancelará su requerimiento. 13

101 Sección III Del Catálogo Requerimiento de artículos no registrados para solicitudes ingresadas en PEI Artículo 30. Sólo podrán ser solicitados los artículos que se encuentren registrados en el «Catálogo de Materiales», los cuales están ligados a la cuenta presupuestal y, en su caso, a la cuenta del activo correspondiente, por lo que se debe considerar en la planeación. Los requerimientos que realicen las Dependencias o Entidades que no se encuentren en el precitado «Catálogo de Materiales», y que se definan como una «Nueva Necesidad», se sujetarán al proceso de validación y políticas de captura de la DGRMySG, según lo señalado en el Anexo «C» y en los términos previstos en el artículo 26 de los presentes Lineamientos. En caso de no cumplir con lo anterior, el área solicitante será responsable de la demora que se cause en el procedimiento administrativo de contratación respectivo. Catálogo de Materiales en la PEI Artículo 31. Las Dependencias y Entidades deberán ingresar sus requerimientos dentro de la PEI considerando los materiales existentes en el «Catálogo de Materiales», debiendo asegurarse que los mismos cumplan con las especificaciones de sus requerimientos. Tratándose de bienes de fabricación especial deberán informar a la Dirección para que ésta determine lo conducente. Sección IV De la Creación de Activos Trámite de creación y etiquetado del activo Artículo 32. Tratándose de compra de bienes inventariables, independientemente del origen de los recursos y de quien ejecute el procedimiento de contratación, será responsabilidad de quien reciba los bienes realizar el trámite de creación y etiquetado del activo respectivo ante la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG, previo al pago correspondiente. En el caso de bienes inventariables de Fideicomisos y Empresas de Participación Estatal Mayoritaria, la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG, deberá llevar a cabo un registro separado hasta en tanto sean endosadas al Estado las facturas respectivas. 14

102 Sección V De las Autorizaciones Uniformes, prendas de protección para seguridad laboral, vehículos, mobiliario, equipo y bienes informáticos Artículo 33. En el caso de solicitudes de pedido para adquirir vestuarios, uniformes y prendas de protección para seguridad laboral, vehículos, muebles de oficina y estantería, otros mobiliarios y equipo de administración, equipos y servicios de tecnologías de la información, se deberá contar con la autorización de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría, la cual se otorgará en su caso por escrito o mediante el proceso de firma electrónica. Para solicitar dicha autorización, se deberá anexar la justificación emitida por el Titular de la Dependencia o Entidad solicitante. En el caso de las Entidades, se deberá contar además con la autorización de su órgano de gobierno. Tratándose de vehículos, se deberán apegar estrictamente al «Catálogo de Vehículos» autorizado por la Dirección y difundido en el portal electrónico respectivo. De no cumplirse con lo anterior en los plazos previstos en el artículo 7 de estos Lineamientos, la Dirección cancelará su requerimiento. Validación técnica Artículo 34. Las solicitudes de pedido para equipo de telecomunicaciones, radiocomunicaciones y bienes informáticos, además de las autorizaciones que en su caso procedan, deberán contar con la validación técnica autorizada por la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría. De no cumplirse con lo anterior en los plazos previstos en el artículo 7 de estos Lineamientos, la Dirección cancelará su requerimiento. Modificación a solicitudes de pedidos Artículo 35. Cualquier modificación que no afecte sustancialmente la naturaleza de los bienes contenidos en las solicitudes de pedidos, deberá enviarse por escrito a la Dirección firmado por el Titular administrativo y el área usuaria de la Dependencia o Entidad respectiva, de manera previa al inicio del procedimiento de contratación y estarán sujetas a la determinación de la Dirección. Sección VI De las Muestras Solicitud de muestras a proveedores Artículo 36. En aquellos casos en los que la Dependencia o Entidad considere necesario proponer muestras o solicitar éstas a los proveedores, se obliga a presentarlas o solicitarlas con todas las especificaciones técnicas necesarias, además proporcionará los criterios que se utilizarán para realizar la evaluación de las mismas, previo al inicio del procedimiento administrativo de contratación; de lo contrario se ejecutará la compra con la información que se haya ingresado en la solicitud de pedido, quedando bajo la absoluta responsabilidad de la Dependencia o Entidad solicitante la adquisición de los bienes o servicios en tales términos y condiciones o bien, deberá solicitar a la Dirección la cancelación del requerimiento respectivo. 15

103 Sección VII De las Imputaciones Requisitos en el uso de imputaciones Artículo 37. En la captura de solicitudes y respecto al uso de las imputaciones en la PEI, deberá atenderse lo siguiente: I. En solicitudes con recursos estatales o federales de Dependencias, se utilizará la Imputación «K» para bienes de consumo, servicios e inventariables (capítulos 2000, 3000 y 5000); II. III. IV. En solicitudes con recursos federales se utilizará la Imputación «X», cuando el recurso no se encuentre etiquetado en la PEI por la Secretaría, independientemente de bienes de consumo o inventariables; En solicitudes de Entidades que cuentan con la administración de su presupuesto, siempre utilizarán en la captura la Imputación «Z», independientemente de que se trate de bienes de consumo o inventariables; y En los requerimientos con recursos del Fondo de Aportaciones para la Seguridad Pública de los Estados y del Distrito Federal (FASP), se deberá utilizar la Imputación «H». Para el caso de la fracción I, cuando se ingresen requerimientos con imputación «K», correspondientes a recursos federales, es responsabilidad de la dependencia informar a la Dirección por medio de oficio dicho supuesto con la finalidad de observar la legislación aplicable en el procedimiento de contratación. En caso contrario, la Dirección no se hará responsable del procedimiento ejecutado para su compra. En los supuestos de las fracciones II y III, las Dependencias o Entidades deberán proporcionar la información soporte que demuestre y garantice que se cuenta con los recursos a ejercer, de conformidad a lo establecido en el formato o por los medios que en su caso determine la Dirección para confirmación de recurso presupuestal. Sección VIII Del Certificado de Firma Electrónica Certificado de Firma Electrónica Artículo 38. Para agilizar los procesos correspondientes ante la DGRMySG, las Áreas Administrativas de las Dependencias o Entidades preferentemente deberán contar con su «Certificado de Firma Electrónica», para cualquier trámite relacionado con sus requerimientos. 16

104 Procesos de autorización mediante firma electrónica Artículo 39. Los procesos de autorización por parte de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría, se podrán realizar por medio de firma electrónica, cuando así lo determine la Dirección. Este supuesto aplica para las partidas presupuestales 2710, 2720, 3330, 5110, 5190, 5150 y 5410 del Clasificador por Objeto del Gasto. Capítulo IV Estrategia para Ejecución de Compras Sección I De la Consolidación de Solicitudes Estrategias de ejecución de contrataciones Artículo 40. La estrategia de ejecución de contrataciones, es la consolidación de solicitudes que afectan a una misma Partida Presupuestal, bienes de la misma naturaleza o afectas a un mismo tipo de proveeduría, atendiendo a los periodos señalados anualmente por la Dirección y publicados en la página electrónica considerando la oportunidad de suministro y condiciones especiales requeridas. Las solicitudes de una Dependencia o Entidad que por necesidades operativas requieran la desconsolidación de bienes de cualquier Partida Presupuestal, podrán ser procesadas por separado o con las de otras Dependencias o Entidades que se encuentren en la misma situación, en la modalidad procedente de acuerdo al importe de dicha consolidación. Lo anterior, previa justificación y petición de las Dependencias y Entidades, lo cual estará sujeto a la respectiva validación de la Dirección. No se considera necesidad operativa cuando el motivo sea la falta de programación y planeación por causas directamente imputables a la Dependencia o Entidad. Puja hacia la baja Artículo 41. Cuando la naturaleza de los bienes o servicios solicitados lo permita, se privilegiará la realización de procedimientos bajo el esquema de puja hacia la baja. Sección II De la Contratación de Partidas Liberadas Requisitos para contratación de partidas liberadas Artículo 42. En el caso de contrataciones de partidas liberadas, se deberá atender lo siguiente: I. La ejecución de tales contrataciones se deberá apegar a los términos que se establecen en la Ley y su Reglamento, debiendo sujetarse a lo previsto para el procedimiento administrativo de adjudicación directa, conforme a la tabla de montos máximos establecida para tales efectos por la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal correspondiente y deberá llevarse a cabo a través de los portales de compras de la Dirección. 17

105 Los portales de compras de la Dirección, serán los publicados en las siguientes páginas: a) b) Lo anterior, considerando las políticas de uso de los mismos y las garantías necesarias para asegurar las mejores condiciones para el Gobierno del Estado. En el portal al que se refiere el inciso a), deberá publicarse la primera invitación de los procedimientos de contratación; y la segunda o sucesivas se publicarán en el portal señalado en el inciso b). En el supuesto de que el procedimiento de contratación no se pueda concluir en el portal previsto en el inciso b), de este artículo, se podrá realizar la contratación con proveedores distintos a los registrados en el Padrón Estatal de Proveedores, debiendo contar para ello, con la autorización a la que se refiere el segundo párrafo del artículo 9 de los presentes Lineamientos. Únicamente en casos excepcionales cuando se justifique a juicio de la DGRMySG se podrá autorizar la variación en el uso de los portales mencionados; II. III. En el caso de contrataciones realizadas bajo el concepto de liberadas, cuando el adjudicado incurra en demora, no sostenga la oferta o cualquier otro incumplimiento del contrato, las Dependencias o Entidades podrán, según proceda, realizar la reasignación o seguimiento de la contratación; en todo caso, se deberá observar en lo conducente lo establecido por el Capítulo V de los presentes Lineamientos, para que se inicien los trámites correspondientes de acuerdo a lo establecido en las disposiciones aplicables; y Las Dependencias y/o Entidades deberán enviar a la Dirección un reporte mensual de las contrataciones realizadas bajo el concepto de liberadas fuera de los portales de compras, comprendidas en los artículos 46 y 48 de los presentes lineamientos, de acuerdo al formato publicado en la página electrónica: Dicho reporte deberá hacerse llegar en forma digital de conformidad al formato establecido para tal efecto por la DGRMySG, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al que se reporta. Partidas liberadas de manera directa Artículo 43. En el ejercicio fiscal que corresponda, las partidas publicadas en la página quedan liberadas para su ejercicio directo por parte de las Dependencias y/o Entidades a través de los portales implementados para tal efecto por la Dirección, obligándose éstas a comprobar su gasto y afectación presupuestal para el pago por la Dirección de Egresos, adscrita a la Dirección General Financiera de la Secretaría. 18

106 Pierden el carácter de liberadas las contrataciones que por su importe a ejercer requieran del procedimiento de contratación en la modalidad de adjudicación directa con cotización de tres proveedores, de licitación restringida o pública. Contratación consolidada Artículo 44. Las Dependencias y Entidades deberán procurar la contratación consolidada de materiales, suministros, productos y servicios con el objetivo de reducir costos. Asimismo, procurarán la consolidación de subastas para la enajenación de bienes que ya no sean adecuados para el servicio o resulte incosteable su uso. Partidas liberadas en porcentajes Artículo 45. Las partidas con monto parcialmente liberado de acuerdo a los porcentajes que se autoricen para el ejercicio fiscal que corresponda, se publicarán en la página electrónica debiendo ejecutarse mediante el acceso a los portales implementados para tal efecto por la Dirección, obligándose las Dependencias o Entidades a realizar la contratación del porcentaje no liberado a través de la propia Dirección, por lo que el restante deberá ingresarse en la PEI como parte del Programa Operativo Anual de Compras. Pierden el carácter de liberadas las contrataciones que por su importe a ejercer requieran del procedimiento de contratación en la modalidad de adjudicación directa con cotización de tres proveedores, de licitación pública o restringida. Excepciones de los portales de compras Artículo 46. Se podrá exceptuar a las Dependencias y Entidades de ejecutar las compras a través de los portales de la Dirección, cuando por el monto corresponda a una adjudicación directa según lo establecido en la Ley del Presupuesto General de Egresos para el Ejercicio Fiscal correspondiente, y en los casos de las partidas que al efecto se publiquen en la página electrónica: Asimismo, cualquier otra Partida Liberada en los artículos 43 y 45 de los presentes Lineamientos, se podrá contratar fuera de los portales, siempre y cuando no excedan el importe mensual por partida presupuestal que determine y publique la Dirección en la página electrónica para el ejercicio fiscal correspondiente. Contrataciones con autorización de liberación Artículo 47. Cualquier bien o servicio que no se contemple en los artículos 43 y 45 de estos Lineamientos o en otro ordenamiento como Partida Liberada, la Dependencia o Entidad respectiva deberá contar de manera previa con el oficio de liberación correspondiente por parte de la DGRMySG, debiendo justificar su solicitud de liberación y realizar la contratación a través de los portales de la Dirección, en términos del artículo 42 de los presentes Lineamientos. No se considera justificada la solicitud de liberación cuando el motivo sea la falta de programación y planeación por causas directamente imputables a la Dependencia o Entidad. 19

107 Autorización para ejercer partidas fuera de los portales de compras Artículo 48. Cuando las adquisiciones no puedan llevarse a cabo a través de los portales de compras señalados en el artículo 42 de estos Lineamientos, al no satisfacer las necesidades de las Dependencias o Entidades, éstas deberán contar, previa justificación, con la autorización respectiva de la DGRMySG. Sección III De los Gastos Devengados y Comprometidos Gastos devengados y comprometidos Artículo 49. Los gastos devengados o comprometidos que al cierre del ejercicio se generen de requerimientos de las Dependencias o Entidades, que tengan descentralizado el ejercicio del presupuesto, así como las imputaciones «X» y «Z», deberán ser registrados por las mismas, conforme a los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal correspondiente. En los demás casos, los gastos devengados o comprometidos, serán registrados por la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, siempre y cuando exista el contrato o pedido así como el Comprobante Fiscal o su representación impresa que acredite la recepción a satisfacción de los bienes, quedando bajo la estricta responsabilidad de las Dependencias o Entidades solicitantes, justificar la permanencia de dichos gastos durante su vigencia y en su momento requerir la cancelación de los mismos en los casos de incumplimiento de los contratos. Capítulo V De la Ejecución y Seguimiento a las Contrataciones Sección I Del Incumplimiento de Proveedores Cambios, anomalías o incumplimiento en las entregas Artículo 50. En los contratos formalizados por la DGRMySG, será responsabilidad de la Dependencia o Entidad notificar por escrito a la Dirección, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la fecha convenida para la recepción de los bienes o servicios, sobre cualquier cambio, anomalía o incumplimiento que presente la entrega de los mismos, respecto a lo contratado, a fin de que se determine su posible rescisión, terminación o aplicación de sanciones. 20

108 Sección II De las Contrataciones Pagos al proveedor Artículo 51. Para efectos del pago correspondiente, el proveedor deberá entregar la totalidad de los bienes o servicios contratados en cada una de las partidas, en estricto apego a las fechas establecidas en el contrato respectivo; será responsabilidad de la Dependencia o Entidad establecer en los contratos que suscriban, los términos, plazos y condiciones de las adquisiciones. Se podrá realizar el pago a proveedores, siempre que exista el contrato debidamente formalizado y en su caso garantizado, además de tener certidumbre sobre su procedencia. Cálculo de sanciones Artículo 52. En todas las contrataciones que realicen las Dependencias o Entidades, el cálculo de las sanciones por incumplimiento en la entrega dentro de la fecha pactada, se realizarán por la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, conforme a los formatos establecidos que se precisan en el Anexo «B» de los presentes Lineamientos. Tratándose de las Entidades, éstas serán responsables de la aplicación y cobro de las sanciones que en su caso impongan. Otorgamiento de anticipos Artículo 53. Sólo en casos debidamente justificados se otorgarán anticipos, conforme a lo establecido en la Ley y su Reglamento. En estos casos, deberá remitirse a la Dirección Administrativa y de Pagos el Comprobante Fiscal, tanto la representación impresa como en el «XML», en los cuales se indicará el número de contrato y el porcentaje de anticipo que corresponda. La representación impresa deberá estar sellada, firmada y con el nombre completo y puesto de quien autoriza, anexando copia del contrato y de la garantía que ampare dicho anticipo. Descuentos por anticipos Artículo 54. Tanto en las bases de licitación como en los procedimientos de adjudicación directa, se podrán establecer descuentos que representen condiciones favorables para el Estado, en función de los porcentajes de anticipo que se otorguen con sujeción a la Ley y su Reglamento. Otorgamiento de garantías Artículo 55. Las garantías de cumplimiento y anticipo, deberán otorgarse por los proveedores a la firma de los contratos correspondientes. Únicamente podrá dispensarse el otorgamiento de garantías de cumplimiento, cuando a la firma del contrato los proveedores entreguen de manera inmediata la totalidad de los bienes o servicios. 21

109 Congruencia de los procesos de licitación y contratación Artículo 56. No deberá llevarse a cabo la modificación de contratos o formalización de instrumentos consensuales que puedan representar facilidades o beneficios a proveedores, por lo que previo a su suscripción deberá verificarse y cerciorarse de la congruencia de los procesos de licitación y contratación correspondientes. Capítulo VI Del Comité y los Subcomités Sección I Del Comité Convocatorias de sesiones Artículo 57. Las convocatorias para las sesiones del Comité derivadas de las solicitudes de compras a que se refieren los presentes Lineamientos, así como la información relacionada con las mismas, deberán enviarse a las y los integrantes de dicho órgano colegiado con una anticipación mínima de mínima de 24 veinticuatro horas. Sólo en casos urgentes y debidamente justificados, se podrá convocar a las y los integrantes del Comité con una anticipación menor a la señalada en el párrafo anterior, sin que en ningún caso pueda ser inferior a 12 doce horas. Revisiones previas Artículo 58. Para facilitar y agilizar el desahogo de las sesiones del Comité, la Dirección y el área técnica de la Dependencia o Entidad solicitante, deberán realizar revisiones previas y acuciosas de las temáticas a abordar y contar con el material relativo debidamente terminado. Sección II De los Subcomités Ejecución de los procedimientos de contratación Artículo 59. Para la ejecución de los procedimientos de contratación que marca la Ley, y que son competencia de los Subcomités (Licitación Pública, Restringida o Adjudicación Directa por excepción), éstos deberán apegarse estrictamente a lo establecido en su «Programa Operativo Anual de Compras», independientemente de los periodos que para el ejercicio fiscal que corresponda publique la Dirección en la página electrónica Los Subcomités deberán enviar de forma inmediata al Comité, las modificaciones a su Programa Operativo Anual de Compras, para su autorización correspondiente. 22

110 Dependencias y Entidades que cuentan con subcomités Artículo 60. Las Dependencias y Entidades que cuenten con Subcomité deberán atender lo establecido en los artículos 42, 43, 44, 45, 46, 47 y 48 de los presentes Lineamientos, en virtud de que no están facultados a ejercer partidas que no se encuentran liberadas, debiendo tramitarlas a través de la Dirección. Disposiciones para los subcomités Artículo 61. En lo conducente, los Subcomités deberán observar las disposiciones que para las convocatorias de sesiones y revisiones previas se establecen en el presente Capítulo para el Comité. Capítulo VII De la equidad y competencia en los procedimientos de contratación. Medidas de equidad y competencia. Artículo 62. Con el objeto de garantizar los principios de equidad y competencia en los procedimientos de contratación que se llevan a cabo conforme a los presentes Lineamientos, las y los servidores públicos que intervengan en los mismos deberán observar las siguientes medidas: I. Bajo ninguna circunstancia podrá otorgarse a los proveedores o licitantes, información que pueda representar ventajas en los procesos de contratación respectivos; II. III. IV. En ningún supuesto se podrá autorizar, modificar o alterar registros electrónicos, así como compartir claves de usuario; Previo a la adjudicación y/o suscripción de contratos, deberá verificarse que el proveedor de que se trate no se encuentre impedido o inhabilitado para contratar conforme a la normatividad aplicable; Abstenerse de solicitar en las bases o invitación, según corresponda, requisitos que restrinjan la participación de licitantes o proveedores; V. No aprobar bases o invitaciones si el expediente respectivo no se encuentra debidamente integrado con las autorizaciones, investigaciones o estudios de mercado, dictámenes o cualquier otro documento que proceda, conforme a la Ley y su Reglamento; y VI. Abstenerse de recibir o sugerir a los proveedores el cambio, sustitución, remplazo o modificación de documentos que fueron presentados por éstos y se encuentran integrados a los expedientes respectivos o formen parte de un procedimiento de contratación. 23

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112 «ANEXO A» CREACIÓN Y LIBERACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO Entrar a la PEI en producción iniciando con su usuario y su contraseña. 1. Una vez que ingrese al sistema aparecerá la pantalla principal en donde ingresará a la transacción ME51N 2. Aparecerá la ventana de captura de solicitudes que es en la que se crearán las mismas: 1

113 Deberá seguir los siguientes pasos: 1) Seleccionar el tipo de solicitud que deberá ser anual (GEG Plan-Anual) o especial (GEG Req-Especial). 2) Seleccionar el tipo de imputación, puede ser K, H, Z, X, dependiendo el tipo de recurso. 3) Capturar el número de material conforme al catalogo de materiales publicado por la Dirección. 4) Capturar cantidad de bienes requeridos. 5) Capturar fecha tentativa de entrega considerando los tiempos plasmados en los lineamientos. 6) Centro: capturar «GSRM». 7) Seleccionar el código del lugar donde serán entregados los bienes solicitados. En el caso de capítulo 5000 deberá capturar «0016». 8) Grupo de compras: capturar «440». 9) Solicitante: indicar el usuario que requiere los bienes. 10) Número de necesidad: Dependiendo del tipo de bien, deberá indicar el número de validación técnica autorizada por la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones o el número de PAM de autorización de la Subsecretaría de Administración. En caso de que la partida no requiera de las autorizaciones señaladas, deberá indicar las iniciales de la Entidad o Dependencia. 11) En la pestaña Imputación, deberá capturar los siguientes datos: i. Para imputaciones K y H: Centro de Coste, Elemento PEP, Fondo, Área funcional y en su caso la Orden. ii. Para imputaciones X y Z: Centro de Coste y en Área funcional capturar «DUMMY» 12) En la pestaña Valoración : En precio valor deberá indicar el valor unitario del bien. En PZA, deberá indicar siempre «1». 2

114 3. Finalmente deberá dar clic en el icono guardar: 4. En la parte inferior de la pantalla, indicará el número correspondiente a su solicitud: 5. Para realizar la liberación de su solicitud de pedido, deberá regresar al menú principal del SAP e ingresar en la transacción ME54N: 6. Aparecerá la ventana de liberación de solicitudes que es en la que procesaran: 3

115 Deberá seguir los siguientes pasos: 1) Dar clic en el botón «liberar y guardar» para liberar las denominaciones: Unidad Responsable (UR), Coord. Adquisiciones (CA) y Dir. Administrativa (DA) 2) Dar clic en el botón «guardar» para conservar los cambios: Es hasta la última liberación de DA, cuando la solicitud pasa a la Dirección de Adquisiciones y Suministros para su tratamiento. 4

116 CREACIÓN DE SOLICITUDES PERIÓDICAS (Sólo aplica para solicitudes anuales) Para la creación de sus solicitudes periódicas, la Dirección de Adquisiciones y Suministros informará mediante circular que emita la DGRMySG y que se publique en la página electrónica: las fechas para cambios de solicitudes anuales a periódicas y deberá seguir los siguientes pasos: 1. Ingresará a la transacción ZM_PERIODICA 2. Señalar centro «GSRM» y dar enter 5

117 3. Capturar el número de solicitud anual 4. Dar clic en el botón «Ejecutar» 6

118 5. Dar clic en el botón «Ejecutar» y de manera automática generará el número de solicitud periódica: 6. Para que la Dirección de seguimiento a sus solicitudes, deberá completar el proceso liberando la solicitud conforme a lo señalado en los puntos 5 y 6 señalados en este documento en la sección CREACIÓN Y LIBERACIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO 7

119 ANEXO «B» PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE FACTURA Y PROGRAMACIÓN DE PAGO a) Bienes entregados en la Dirección de Adquisiciones y Suministros I.- Recepción de factura impresa y programación de pago 1. El almacén de la Dirección, para facilitar el proceso de recepción de bienes e inventario, deberá considerar los siguientes aspectos para la facturación: Facturación por Centro Gestor. Facturación por procedencia de recurso. Facturación por fechas de vencimiento. Los conceptos de la factura en sus características, deberán de ser iguales a los conceptos del contrato o pedido en características. En caso de que obren números de serie y modelo en los artículos entregados, dichos datos deberán ser plasmados en la factura para su correcta validación e inventario. 2. El almacén de la Dirección al momento de recibir la factura del proveedor, deberá asegurarse que contenga los requisitos fiscales que establece el Código Fiscal de la Federación; a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato o en su caso del organismo descentralizado que solicitó los bienes; que contenga las características y especificaciones de los artículos o servicios; así como señalar el número de contrato o número de pedido, partida, centro gestor, números de serie, marca, modelo, color y material (del que está hecho); invariablemente deberá contar con una copia anexa del pedido o contrato. 3. El proveedor deberá entregar contratos completos para proceder a su recepción y posterior pago; no se harán pagos a partidas ni contratos parcialmente entregados. 4. Después de haber efectuado los dos pasos anteriores el encargado del almacén de la Dirección, sellará y firmará al proveedor, la factura con la fecha de recepción de los bienes, en seguida se le comunicará al área usuaria por medio de oficio que sus bienes se encuentran en el almacén para que acuda a validar los mismos. En caso de que los bienes cumplan con las especificaciones técnicas señaladas en el contrato o 1

120 pedido, el almacén de la Dirección entregará las facturas originales a la Dirección de Control Patrimonial para la creación de activos y su etiquetado correspondiente. (En caso de que los bienes no cumplan con las características contratadas, así deberá expresarlo en su validación el área solicitante, para que el almacén de la Dirección proceda con la devolución de los bienes al proveedor). Así mismo la Dirección Administrativa y de Pagos ingresará a la PEI, en la transacción MIGO (Entrada de Mercancía), los bienes que se programan para pago. 5. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG una vez que hayan recibido los documentos respectivos por parte de la Dirección de Control Patrimonial realizará el trámite respectivo para que se registre el pago, previa revisión y validación de que el proveedor haya entregado en tiempo y forma la totalidad de los bienes recibidos. 6. Las Entidades que tienen a la fecha el presupuesto descentralizado podrán proceder a realizar el pago de las facturas, una vez que la Dirección de Control Patrimonial cree el activo y realice el pegado de la etiqueta en el almacén de la Dirección, debiendo considerar las sanciones respectivas en caso de ser procedentes, solicitándole en todos los casos el cálculo a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, para lo anterior la Dirección de Control Patrimonial entregará copia certificada de la (s) factura (s) al Almacén para que éste lo entregue a la Dependencia o Entidad solicitante al momento de recoger sus bienes. 7. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, programará la fecha de pago al proveedor, y en caso del incumplimiento en la entrega de los bienes o servicios calculará las posibles sanciones, considerando las modificaciones que existieran al contrato. 8. En caso de que el proveedor hubiera solicitado previamente una prórroga y ésta haya sido aceptada, su contrato deberá contar con el convenio modificatorio respectivo realizado por parte de la Dirección, y en su caso adjuntar la documentación que sea necesaria, a fin de que no resulte sancionado en su pago. 9. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG enviará la información y documentación respectiva a la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, para la comprobación del pago al proveedor. 2

121 II.- Recepción de factura electrónica y programación de pago 1. Para el caso de facturación electrónica deberá atenderse lo siguiente: Una factura por pedido (imprimir el documento PDF y enviar al correo electrónico correspondiente el archivo XML). La recepción de la mercancía podrá efectuarse con nota de remisión o el mismo documento PDF, para que sean sellados por el área usuaria correspondiente. Contratación y facturación por procedencia de recurso. Contratación y facturación por fechas de vencimiento. Los conceptos de la factura en sus características, deberán de ser iguales a los conceptos del contrato o pedido en características. En el caso de que obren números de serie y modelo en los artículos entregados, dichos datos deberán ser plasmados en un documento anexo a la factura. 2. El almacén de la Dirección al momento de recibir el documento PDF impreso y el archivo XML, este último en el correo electrónico respectivo, deberá asegurarse que contengan los requisitos fiscales que establece el Código Fiscal de la Federación; a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato o en su caso del organismo descentralizado que solicitó los bienes; que contenga las características y/o especificaciones de los artículos o servicios. El documento PDF y XML deberá contener el número de contrato o número de pedido, partida, centro gestor, marca y modelo; así mismo los bienes que contengan números de serie deberán ser entregados en un documento anexo, indicando número de pedido y partida del mismo. 3. El proveedor deberá entregar contratos completos para proceder a su recepción y posterior pago; no se harán pagos a partidas ni contratos parcialmente entregados. 4. Después de haber efectuado los dos pasos anteriores el encargado del almacén de la Dirección, sellará y firmará al proveedor, el documento PDF impreso o notas de remisión con la fecha de recepción de los bienes, en seguida se le comunicará al área usuaria por medio de oficio que sus bienes se encuentran en el almacén para que acuda a validar los mismos. En caso de que los bienes cumplan con las especificaciones técnicas señaladas en el contrato o pedido, el almacén de la Dirección entregará las facturas originales a la Dirección de Control Patrimonial para la creación de activos y su etiquetado correspondiente. (En caso de que los bienes no cumplan con las características contratadas, así deberá expresarlo en su 3

122 validación el área solicitante, para que el almacén de la Dirección proceda con la devolución de los bienes al proveedor). Así mismo la Dirección Administrativa y de Pagos ingresará a la PEI, siguiendo el proceso establecido en WORKFLOW (entrada de mercancías y trámite de pago), de los bienes y servicio. 5. Las Entidades que tienen a la fecha el presupuesto descentralizado podrán realizar el pago de los archivos XML, una vez que la Dirección de Control Patrimonial genere el activo y realice el etiquetado en el almacén de la Dirección, debiendo considerar las sanciones respectivas en caso de ser procedentes, solicitando en todos los casos el cálculo a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG mediante el formato «ANEXO B». Para lo anterior la Dirección entregará copia certificada de los pedidos a la Entidad solicitante. 6. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, programará la fecha de pago al proveedor, calculando las posibles sanciones, considerando las modificaciones que existieran al contrato. 7. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, enviará la información y documentación respectiva a la Dirección General Financiera de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, para la comprobación del gasto. b) Bienes entregados en las Dependencias o Entidades I.- Recepción de factura impresa y programación de pago 1. Las áreas usuarias de Gobierno del Estado, para facilitar el proceso de recepción de artículos, deberán considerar los siguientes aspectos para la facturación: Facturación por centro gestor. Facturación por procedencia de recurso. Facturación por fechas de vencimiento. Los conceptos de la factura en características, deberán de ser iguales a los conceptos del contrato o pedido en sus características. En caso de que obren los números de serie y modelo en los artículos entregados, dichos datos deberán ser plasmados en la factura para su correcta validación. 4

123 2. El área usuaria al momento de recibir la factura del proveedor, deberá asegurarse de que contenga los requisitos fiscales que establece el Código Fiscal de la Federación, que haya sido emitida a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato o, en su caso, del organismo descentralizado solicitante, que contenga las característica y especificaciones de los artículos o servicios, que se establezca en ella el número de contrato o número de pedido, partida, centro gestor, números de serie, marca, modelo, color y material (del que está hecho), e invariablemente deberá contar con copia anexa del pedido o contrato. 3. El proveedor deberá entregar partidas completas para proceder a su pago; no se harán pagos a contratos parcialmente entregados. En el caso de tratarse de contratos con diferentes fechas de entrega, podrá proceder el pago, siempre y cuando todas las partidas con una misma fecha de entrega hayan sido recibidas de conformidad por el área usuaria. 4. Una vez que la Dependencia o Entidad reciba de conformidad los bienes contratados, deberá sellar y firmar las facturas originales correspondientes, entregando únicamente copia simple de las mismas al proveedor, para que a través de su Dirección General Administrativa, se remitan dichas facturas originales al Almacén de la Dirección (en caso de tratarse de bienes del capítulo 2000 y 3000 del Clasificador por Objeto del Gasto) o a la Dirección de Control Patrimonial acompañadas del formato de alta de inventario de bienes muebles e inmuebles (en caso de tratarse de bienes del capítulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto), quien deberá recibir la documentación debidamente sellada, con la fecha nombre y firma de quien recibe para proceder al pago respectivo a través de la Dirección Administrativa y de Pagos, ambas adscritas a la DGRMySG. 5. Las Dependencias y Entidades que tienen a la fecha el presupuesto descentralizado podrán proceder a realizar el pago de las facturas, una vez que la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG, genere el activo y realice el etiquetado, debiendo considerar las sanciones respectivas en caso de ser procedentes, solicitándole en todos los casos el cálculo a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG. 6. En caso de que el proveedor hubiera solicitado previamente una prórroga y ésta haya sido aceptada, su contrato deberá contar con el convenio modificatorio respectivo realizado por parte de la Dirección, y en su caso adjuntar la documentación que sea necesaria, a fin de que no resulte sancionado en su pago. 5

124 7. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, programará la fecha de pago al proveedor, y en caso del incumplimiento en la entrega de los bienes o servicios calculará las posibles sanciones, considerando las modificaciones que existieran al contrato. 8. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG enviará la información y documentación respectiva a la Dirección General Financiera de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, para comprobación del gasto. II.- Recepción de factura electrónica y programación de pago 1. Para el caso de facturación electrónica deberá atenderse lo siguiente: Una factura por pedido (imprimir el documento PDF y enviar al correo electrónico correspondiente el archivo XML). La recepción de la mercancía podrá efectuarse con nota de remisión o el mismo documento PDF, para que sean sellados por el área usuaria correspondiente. Contratación y facturación por procedencia de recurso. Contratación y facturación por fechas de vencimiento. Los conceptos de la factura en características, deberán de ser iguales a los conceptos del contrato o pedido en sus características. En el caso de que obren números de serie y modelo en los artículos entregados, dichos datos deberán ser plasmados en un documento anexo a la factura. 2. El área usuaria al momento de recibir el documento PDF impreso y el archivo XML, este último en el correo electrónico respectivo, deberá asegurarse que contengan los requisitos fiscales que establece el Código Fiscal de la Federación; a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato o en su caso del organismo descentralizado que solicitó los bienes; que contenga las características y/o especificaciones de los artículos o servicios. El documento PDF y XML deberá contener el número de contrato o número de pedido, partida, centro gestor, marca y modelo; así mismo los bienes que contengan número de serie deberán ser entregados en un documento anexo, indicando número de pedido y partida del mismo. 6

125 3. El proveedor deberá entregar partidas completas en una sola fecha para proceder a su pago; no se harán pagos a contratos parcialmente entregados. En el caso de tratarse de contratos con diferentes fechas de entrega, podrá proceder el pago, siempre y cuando todas las partidas con una misma fecha de entrega hayan sido recibidas de conformidad por el área usuaria. 4. Después de haber efectuado los dos pasos anteriores el encargado del almacén de la Dirección, sellará y firmará al proveedor, el documento PDF impreso o notas de remisión con la fecha de recepción de los bienes, en seguida se le comunicará al área usuaria por medio de oficio que sus bienes se encuentran en el almacén para que acuda a validar los mismos. En caso de que los bienes cumplan con las especificaciones técnicas señaladas en el contrato o pedido, el almacén de la Dirección entregará las facturas originales a la Dirección de Control Patrimonial para la creación de activos y su etiquetado correspondiente. (En caso de que los bienes no cumplan con las características contratadas, así deberá expresarlo en su validación el área solicitante). 5. Una vez que la Dependencia o Entidad reciba de conformidad los bienes contratados, sellará y firmará al proveedor el documento PDF impreso o notas de remisión con las fechas de recepción de los bienes en duplicado entregando únicamente un tanto de la misma al proveedor, para que a través de su Dirección General Administrativa, se remita el documento PDF al almacén de la Dirección (en caso de tratarse de bienes del capítulo 2000 y 3000 del Clasificador por Objeto del Gasto) o a la Dirección de Control Patrimonial acompañadas del formato de alta de inventario de bienes muebles e inmuebles para la creación de activos y su etiquetado correspondiente. (En caso de tratarse de bienes del capítulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto), para proceder al pago respectivo a través de la Dirección Administrativa y de Pagos, ambas adscritas a la DGRMySG, quien ingresará a la PEI, siguiendo el proceso establecido en WORKFLOW (entrada de mercancía y trámite de pago), de los bienes y servicio. 6. Las Dependencias y Entidades que tienen a la fecha el presupuesto descentralizado podrán proceder a realizar el pago de su archivo XML, una vez que la Dirección de Control Patrimonial de la DGRMySG genere el activo y realice el etiquetado, debiendo considerar las sanciones respectivas en caso de ser procedentes, solicitándole en todos los casos el cálculo a la Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG. 7

126 7. En caso de que el proveedor hubiera solicitado previamente una prórroga y ésta haya sido aceptada, su contrato deberá contar con el convenio modificatorio respectivo realizado por parte de la Dirección, y en su caso adjuntar la documentación que sea necesaria, a fin de que no resulte sancionado en su pago. 8. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG, programará la fecha de pago al proveedor, y en caso del incumplimiento en la entrega de los bienes o servicios calculará las posibles sanciones, considerando las modificaciones que existieran al contrato. 9. La Dirección Administrativa y de Pagos de la DGRMySG enviará la información y documentación respectiva a la Dirección General Financiera de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, para comprobación del gasto. 8

127 DEPENDENCIA SOLICITANTE: SECRETARÍA DE FINANZAS, INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y DE PAGOS FORMATO SOLICITUD DE SANCIONES NÚMERO DE PEDIDO PARTIDAS NOMBRE DEL PROVEEDOR MONTO A SANCIONAR FECHA DE ENTREGA: PACTADA EN PEDIDO REAL PENA CONVENCIONAL (A), (B) Ó NOTA: FAVOR DE INDICAR EN LA PENA CONVENCIONAL CUAL SE APLICARÁ: NOMBRE DEL TITULAR SOLICITANTE PUESTO DEL TITULAR A).- COSTO PORCENTUAL PROMEDIO B).- 2% SEMANAL DE LO NO SUMINISTRADO C).- OTROS ( ESPECIFICAR) NOTA: 1. EL CÁLCULO DE SANCIÓN SE REALIZARÁ CON BASE EN LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL PRESENTE ANEXO, QUEDANDO BAJO LA RESPONSABILIDAD DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD EL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA. 2. EL FORMATO DEBERÁ IR FIRMADO POR EL DIRECTOR GENERAL ADMINISTRATIVO O COORDINADOR ADMINISTRATIVO. 9

128 ANEXO «C» PROCEDIMIENTO PARA DAR DE ALTA PRODUCTOS EN EL CATÁLOGO DE MATERIALES 1. La Dependencia o Entidad consulta en la PEI el Catálogo Maestro de Materiales, y procede a buscar el artículo de acuerdo a las diferentes posibilidades de búsqueda que ofrece el sistema. 2. En caso de no encontrar el material, deberá de consultar y valorar las posibles opciones de los artículos similares que pudieran satisfacer sus necesidades. 3. Si las opciones no reúnen las características requeridas, se deberá hacer lo siguiente: A través de firma electrónica solicitará, mediante el formato respectivo, el alta de los materiales a la Dirección de Adquisiciones y Suministros como una nueva necesidad (artículo), acompañado del archivo electrónico respectivo. En el caso de adquisición mobiliario y equipo, bienes informáticos y de telecomunicaciones, equipos de radio y comunicación, licencias, softwares y servicios de informática, y uniformes, se deberá acompañar con el número del oficio o validación correspondiente. Sólo podrá darse de alta con dicha autorización. Al tratarse de vehículos, la Dependencia o Entidad deberá apegarse a la tabla de vehículos emitida por la Dirección de Adquisiciones y Suministros. Únicamente en casos técnicamente justificados, procederá la creación de un nuevo material. 4. En caso de no autorizarse, la Dirección realizará la consulta al catálogo de materiales y sugerirá al área usuaria, las posibles opciones que se encontraran en la PEI. 5. En caso de autorizarse, se dará de alta el artículo en el Maestro de Materiales, recabando el respectivo anexo de alta de materiales o artículos: Partida presupuestal a afectar Descripción corta del artículo Descripción larga del artículo Características específicas o particulares Unidad de medida Familia de materiales, etc. 1

129 6. Una vez capturado, se dará aviso a la Dependencia o Entidad, sobre el número de material con que se encuentra dado de alta el nuevo artículo dentro del Maestro de Materiales. 7. Procederá en su caso a realizar la captura respectiva de su solicitud de pedido en la PEI. 8. Lo anterior previa autorización de captura por parte de la DGRMySG, en caso de tratarse de solicitud especial no contemplada en el calendario de estos Lineamientos. 2

130 ANEXO «D» PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DE BIENES ENTREGADOS EN EL ALMACÉN DE LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Una vez que se hayan recibido los bienes y facturas en el almacén, se generará por parte de la Dirección, el PAM correspondiente para solicitar la presencia del personal designado por la dependencia o entidad en el almacén de la Dirección, para la validación física de los bienes, dentro de los dos días hábiles posteriores a la generación del PAM, considerando lo siguiente: 1. Al momento de presentarse a validar deberán traer consigo copia del pedido de los bienes a validar, así como el sello de la dependencia. 2. La persona encargada de la validación deberá corroborar que los datos descritos en la (s) factura (s) sea (n) la (s) correspondiente (s) de acuerdo a su pedido, partida y centro gestor. 3. Una vez sellada y firmada la factura, la dependencia será responsable de lo anteriormente validado, o en su caso, si no acude dentro del tiempo señalado, se procederá a seguir con el trámite dando por aceptados los bienes. 1

131 ANEXO «E» RAZONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE CON MARCA DETERMINADA Antecedentes Se debe realizar una exposición de la necesidad por parte de la Dependencia o Entidad, haciendo mención a la infraestructura con la que se cuenta actualmente, incluyendo fechas, cantidades y datos técnicos, además de previa justificación de las especificaciones y características del bien que se quiere adquirir. Funcionalidad Se deberá señalar una descripción detallada del funcionamiento, características e importancia por adquirir dicho bien, en especifico a la marca o empresa determinada en mención, resaltando la afectación que el Estado u área podría resentir en caso de adquirir marcas similares. Rendimiento Se deberá hacer mención al rendimiento y uso que se le dará al bien requerido, en comparación a marcas o empresas similares. El rendimiento va en función de la generación de economía, sin afectar la funcionalidad de los bienes, por lo que de preferencia deberá señalarse el porcentaje de ahorro que se generaría, en su caso. Relación costo- beneficio Señalar la comparativa de costos con bienes o servicios similares, así como la precisión del aprovechamiento o beneficio social y/o institucional que se generará con la contratación con marca o empresa determinada. Otros aspectos Señalar otros aspectos que justifiquen la contratación con marca o empresa, no contemplados en los apartados anteriores. Conclusiones Debe señalarse de manera ejecutiva, las circunstancias medulares que justifican la contratación de bienes y/o servicios con marca o empresa determinada. Las anteriores razones técnicas se emiten en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 40 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación del Sector Público del Estado de Guanajuato y conforme a lo señalado en artículo 48 de su Reglamento para el Poder Ejecutivo. Se anexan los siguientes documentos: Hacer mención que los documentos soporte de los argumentos correspondientes mismos que formarán parte del presente documento. ATENTAMENTE Titular de la Dependencia o Entidad

132 ANEXO «F» Recomendaciones en la elaboración de Investigación de Mercado para acreditar los distintos supuestos previstos en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato. 1. Diferenciar entre la justificación de la marca y la investigación de mercado. Por regla general no podrá solicitarse una marca específica o una empresa determinada, salvo que existan razones técnicas debidamente justificadas por las áreas solicitantes y normativas. En este sentido, el documento de justificación de una marca específica deberá presentarse por separado ya que tienen objetivos diferentes. Por un lado la justificación de marca reviste elementos técnicos de necesidad, y por otro lado la investigación de mercado un ejercicio de consulta en distintas fuentes sobre las condiciones en el mercado de un bien o servicio. 2. Investigación de mercado. El objetivo de las investigaciones de mercado es proporcionar a la o el funcionario público información para llevar a cabo un proceso de compras que permita obtener el mayor valor por el dinero gastado. Esta investigación debe realizarse previo al inicio de los procedimientos de contratación. Algunos de los contenidos con los que debe contar dicha investigación para cumplir este objetivo son: La existencia de los bienes, arrendamientos o servicios y la identificación de los proveedores a nivel nacional o internacional La identificación de bienes y servicios sustituibles La identificación de procesos alternativos (como renta en lugar de compra) El precio prevaleciente de los bienes y servicios requeridos al momento de llevar a cabo la investigación de mercado Una estimación de qué tan competitivo es el mercado Algunos de los factores que deben tomar en cuenta las unidades usuarias al momento de realizar investigaciones de mercado son: Uso de fuentes de información confiables La principal característica que deben cumplir las investigaciones de mercado es que la fuente que utilicen sea verificable. De esta manera se garantiza que los precios y condiciones encontrados en la investigación estén realmente disponibles en el mercado y pueden ser obtenidos por la dependencia, entidad o unidad administrativa. 1

133 Confidencialidad Las dependencias, entidades o unidades administrativas deben cuidar que las y los participantes no tengan acceso a la información recopilada por medio de las investigaciones de mercado antes de que se lleve a cabo la presentación de ofertas. La divulgación de los datos contenidos en la investigación de mercado puede generar ventajas para unos participantes sobre otros e incrementar el riesgo de colusión y en ambos casos el resultado es una disminución en el nivel de competencia del concurso. Planeación Para que las investigaciones de mercado resulten útiles, es necesario que estén listas antes de que inicie el proceso de compra. Para lograrlo, es indispensable que la unidad requirente planeé con tiempo sus procedimientos de adquisición de tal forma que quede tiempo disponible para analizar y usar los resultados de las investigaciones de mercado. Se debe tomar en cuenta que la elaboración de estudios de mercados no es solamente un requisito, sino una fuente de información relevante para la toma de decisiones. Diferenciación de investigaciones de mercado En todos los casos es deseable que se elabore una investigación de mercado pero no siempre se requieren acreditar los mismos supuestos. Cuando se trata de un bien o servicio estandarizado y/o con amplia competencia en el mercado, la necesidad de investigar será diferente y la investigación de mercado requerirá pocas fuentes de información; en contraste, cuando la compra o contratación se refiera a un bien, servicio o arrendamiento con alto nivel de complejidad, será necesario realizar una investigación de mercado a profundidad para determinar las condiciones óptimas del diseño de la convocatoria. 3. Fuentes para acreditar la Investigación de Mercado Para acreditar la investigación de mercado se deben incorporar en el documento respectivo cuando menos dos de las fuentes siguientes: I. La que se encuentre disponible en CompraNet; (procesos anteriores de compra, compras o adquisiciones realizadas por otras instancias dentro y fuera del Estado, verificación de servicios proporcionados por proveedores similares). Por otra parte, la Secretaría de la Función Pública recomienda que si como resultado de la investigación de mercado se identifica un sólo proveedor potencial, se requerirá presentar el comparativo de los precios actuales cotizados por dicho proveedor y los ofrecidos en la última contratación registrada en CompraNet, o a falta de ésta, en el histórico de la dependencia o entidad, así como presentar la justificación de la elección. Cuando no existan referencias de compras anteriores se puede solicitar al proveedor potencial la entrega de alguno de los siguientes documentos: 2

134 A. Carta de mejor precio; B. Cotizaciones similares si las tuviera; o C. Información relativa de precios al público. II. La obtenida de organismos especializados o fuentes oficiales (CENETEC, IMPI, PROFECO, BANCOMEXT, etc.); de cámaras, asociaciones o agrupaciones industriales, comerciales o de servicios, institutos especializados o de investigación; o bien de fabricantes, proveedores, distribuidores o comercializadores del ramo correspondiente; y III. La obtenida a través de páginas de Internet, por vía telefónica o por algún otro medio, siempre y cuando se lleve registro de los medios y de la información que permita su verificación. Para la debida integración de la investigación de mercado, en todos los casos deberá consultarse la información a que hace referencia la fracción I anterior (CompraNet). En el supuesto de que la información no se encuentre disponible en CompraNet, se deberá consultar la información histórica con la que cuente el área contratante u otras áreas contratantes de la dependencia o entidad de que se trate. 4. Supuestos específicos En todos los casos deberá hacerse mención expresa en el título del documento que se trata una Investigación de Mercado y se deberá acreditar cada una de los elementos que los supuestos señalan a continuación: A. El artículo 53, segundo párrafo, de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato señala, que solamente se efectuarán licitaciones de carácter internacional, cuando previa investigación de mercado realizada por las dependencias, entidades y órganos de administración, se justifique que no existe oferta en cantidad y calidad aceptables de proveedores nacionales; o cuando el precio sea menor, en igual o superior condición de calidad de los bienes. Supuestos que se deben acreditar según se requiera: No existe oferta en cantidad por parte de proveedores nacionales (no hay proveedores que puedan surtir o proporcionar las cantidades requeridas de los bienes o servicios en los plazos necesarios) ü ü ü ü Consultar en Compranet referencias Consulta organismos especializados públicos o privados Cartas o documentos de proveedores Consulta sitios de internet No existe oferta en calidad por parte de proveedores nacionales (no hay proveedores que puedan surtir o proporcionar los bienes o servicios con la calidad requerida) 3

135 ü Consultar en Compranet referencias ü Consulta organismos especializados públicos o privados ü Cartas o documentos de proveedores ü Consulta sitios de internet Precio menor en igual condición (el proveedor internacional proporciona un bien o servicio requerido en menor precio) ü Consultar en Compranet referencias ü Consulta organismos especializados públicos o privados ü Cartas o documentos de proveedores ü Consulta sitios de internet ü Cotizaciones o comparativas de precios Precio menor en mejor condición (el proveedor internacional proporciona un bien o servicio al mismo precio pero de mejor calidad dentro de las requeridas) ü Consultar en Compranet referencias ü Consulta organismos especializados públicos o privados ü Cartas o documentos de proveedores ü Consulta sitios de internet ü Cotizaciones o comparativas de precios B. El artículo 86 segundo párrafo de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato señala en la fracción III que los comités, previo acuerdo de los sujetos de esta Ley, podrán autorizar contratos sin llevar a cabo las licitaciones que establece esta Ley, en los supuestos que a continuación se señalan: III.- Cuando previa investigación de mercado aprobada por el comité, se determine que el contrato sólo pude adjudicarse o celebrarse con una determinada persona, por ser la titular de las patentes, marcas u otros derechos exclusivos de los bienes o servicios de que se trate; Supuestos que se deben acreditar según se requiera: Sólo pude adjudicarse o celebrarse con una determinada persona (solamente existe un proveedor, prestador de servicios o distribuidor) ü Consultar en Compranet referencias ü Consulta organismos especializados públicos o privados ü Cartas o documentos de proveedores ü Consulta sitios de internet Titular de las patentes, marcas u otros derechos exclusivos de los bienes (se debe acreditar que es titular) 4

136 ü ü ü ü Consultar en Compranet referencias Consulta organismos especializados públicos o privados Cartas o documentos de proveedores Consulta sitios de internet C. El artículo 86 segundo párrafo de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato señala en la fracción V que los comités, previo acuerdo de los sujetos de esta Ley, podrán autorizar contratos sin llevar a cabo las licitaciones que establece esta Ley, en los supuestos que a continuación se señalan: V. Cuando no existan por los menos tres proveedores, previa investigación de mercado aprobada por el comité, que al efecto se hubiere realizado; Supuestos que se deben acreditar según se requiera: No existan por los menos tres proveedores (se debe acreditar cuantos son los proveedores que pueden proporcionar los bienes o servicios) ü Consultar en Compranet referencias ü Consulta organismos especializados públicos o privados ü Cartas o documentos de proveedores ü Consulta sitios de internet Es de señalarse que las recomendaciones que aquí se exponen, no sustituyen a los formatos y los Lineamientos del Programa Operativo Anual de Compras de la Administración Pública Estatal, sino que son elementos para complementar y clarificar el contenido de los mismos. (FORMATO) INVESTIGACIÓN DE MERCADO PARA (SEÑALAR EL OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN DE MERCADO) 1. DESCRIPCIÓN DE LA CONTRATACIÓN Señalar brevemente los bienes o servicios que se pretenden contratar, 2. ANTECEDENTES Se deberá incluir una exposición de la necesidad por parte de la dependencia o entidad, haciendo mención a la infraestructura con la que se cuenta actualmente, incluyendo fechas, cantidades y datos técnicos, entre otros. 3. OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN Describir el resultado que se pretende acreditar con la presentación de mercado. 5

137 Ejemplo: Acreditar que el contrato sólo puede adjudicarse o celebrarse con una determinada persona, por ser la titular de las patentes, marcas u otros derechos exclusivos de los bienes o servicios de que se trate, en términos del artículo 86 fracción III. (En este caso, en su solicitud, además deberá adjuntar las razones técnicas para la contratación con marca o empresa determinada, mediante el formato Anexo E de los presentes lineamientos. Acreditar que no existen por lo menos tres proveedores en el mercado con los que pueda adjudicarse el contrato en términos del artículo 86 fracción V. 4. METODOLOGÍA DE INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Señalar la forma y métodos mediante los cuales se recabó la documentación que sirve de soporte para la presente investigación. 5. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN Señalar la razón de ser del proyecto, se deben precisar aquellos objetivos que se pretenden alcanzar con la adquisición de los bienes o contratación de los servicios. 6. PLAZOS Y CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO (SÓLO APLICA PARA SERVICIOS) Señalar las fechas o periodos en las que se pretenden recibir los servicios, puntualizando las condiciones como: condiciones de privacidad, garantías contractuales, definición de entregables, etc. 7. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN DE MERCADO Se deberán plasmar un resumen de las condiciones de mercado que se identificaron, producto de la documentación recabada en el punto anterior, señalando al menos la siguiente información: Nombre de proveedores Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4 Características ofertadas Tiempo de entrega Costo Análisis respecto al cumplimiento de las especificaciones solicitadas 8. DOCUMENTACIÓN SOPORTE Enlistar toda la documentación que acredite la excepción de licitación. 9. CONCLUSIÓN Señalar de manera ejecutiva los resultados de la investigación de mercado. 6

138 Juan Ignacio Martín Solís, Secretario de Finanzas, Inversión y Administración, en ejercicio de las atribuciones que me confieren los artículos 80 y 100 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato; 1, 3, 13, fracción II, 18 y 24, fracción IV, incisos d), f), g) y h), de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; 6, fracciones I y IX, y 62 de la Ley del Patrimonio Inmobiliario del Estado; 4, fracción XVIII, 8, fracciones I, III, V y VII, 9 y 14 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato; así como en observancia a lo dispuesto por los artículos 1, 4 y 5, fracción IV, del Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; y C O N S I D E R A N D O La planeación estratégica es concebida como la ordenación racional y sistemática de las acciones gubernamentales y tiene como propósito impulsar un desarrollo sustentable, equilibrado y equitativo del Estado. Es por ello, que esta Administración Pública busca implementar servicios básicos con miras a reducir los costos y maximizar su disponibilidad y accesibilidad, a través de la presente normativa. Estos Lineamientos se orientan a la sistematización de procedimientos para implementar la contratación de servicios que requieran las Dependencias y Entidades con criterios de sostenibilidad ética, social y ambiental, así como aspectos de transparencia e innovación, con reglas de operación claras, transparentes y consensuadas de los servicios a contratar. Con estos lineamientos, se busca orientar el gasto público mediante instrumentos focalizados que incidan en las necesidades de la Administración Pública, conforme a la legislación y normatividad aplicable a la materia, a través las directrices que habrán de marcar el actuar de las unidades encargadas de las acciones de contratación de servicios generales, regulando lo referente a los servicios básicos, servicios consolidados, así como al mantenimiento de bienes muebles e inmuebles. Por tanto, las disposiciones administrativas que se emiten enmarcan los procesos que las Dependencias y Entidades deberán observar en el quehacer cotidiano a efecto de eficientar sus labores. Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en las disposiciones previamente invocadas, he tenido a bien expedir los siguientes: 1

139 LINEAMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Título I Disposiciones Generales Capítulo Único De las Disposiciones Generales Objeto de los Lineamientos Artículo 1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto regular los procedimientos en materia de servicios generales, conforme a la legislación y normatividad aplicable a la materia. Sujetos de los Lineamientos Artículo 2. Son sujetos de los presentes Lineamientos, las Dependencias y Entidades que integran la Administración Pública Estatal. Los Poderes Legislativo, Judicial y Organismos Autónomos, aplicarán en lo conducente los presentes Lineamientos. Artículo 3. Para efectos de los presentes Lineamientos, se entenderá por: Glosario de términos I. Acta de Entrega de Servicios: Documento oficial mediante el cual la Dependencia o Entidad recibe de conformidad y evalúa los trabajos contratados al Proveedor; II. III. IV. Área Administrativa: Área responsable de la administración de los recursos materiales y servicios generales de cada Dependencia o Entidad; Coordinación del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado: Unidad administrativa adscrita a la Dirección de Servicios Generales de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; Dependencias: Las Secretarías de Estado, la Procuraduría General de Justicia y unidades adscritas directamente al despacho del C. Gobernador, en los términos de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato; V. DGRMySG: Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; VI. Dirección de Servicios Generales: Dirección adscrita a la DGRMySG; 2

140 VII. VIII. IX. Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria, fideicomisos, comisiones, patronatos y comités que de conformidad con las disposiciones legales aplicables integran la Administración Pública Paraestatal; Inmuebles Compartidos: Inmuebles que albergan a dos o más Dependencias o Entidades; PEI: Plataforma Estatal de Información; X. Proveedor: La persona que por virtud de un contrato transmite la propiedad o el uso de bienes muebles o presta servicios a las Dependencias y Entidades; XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. Responsable en Sitio: Es la persona designada por el área usuaria en la Solicitud de Servicio, responsable de evaluar, firmar y sellar los formatos de conformidad de acuerdo a los servicios recibidos; Secretaría: La Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración; SIANA: Sistema de análisis que proporciona información relativa a líneas telefónicas convencionales y servicios contratados a éstas; SIM: Dispositivo de seguridad que guarda características y número de líneas celulares y de radiocomunicación (Chip); Solicitud de Servicio: Formato a través del cual las Dependencias o Entidades solicitan la contratación, mantenimiento o suministro de servicios a la Dirección de Servicios Generales; y Telefonía móvil: Incluye los servicios de radiocomunicación no troncal, telefonía celular y banda ancha móvil, los cuales se cubren con la partida Aplicación e interpretación de los Lineamientos Artículo 4. La Secretaría, en el ámbito de su competencia, aplicará e interpretará las presentes disposiciones para efectos administrativos. Normativa aplicable Artículo 5. Todos los procesos deberán estar debidamente soportados en la legislación y normatividad aplicables, por lo que no podrá realizarse acción alguna sin el sustento jurídico correspondiente. 3

141 Título II Servicios Generales Capítulo I De las Disposiciones Preliminares Requisitos para la contratación de servicios y mantenimiento Artículo 6. Para la contratación de servicios y mantenimiento, las Dependencias y Entidades deberán observar lo siguiente: I. Todas las solicitudes deberán dirigirse a la Dirección de Servicios Generales para su autorización y trámite, en el formato de «solicitud de servicio», debidamente requisitado y firmado por el Titular del Área Administrativa respectiva; asimismo, deberá incluirse un Responsable en Sitio, siendo éste quien firme el Acta de Entrega de Servicio. Lo anterior, con independencia del sello y firma del responsable administrativo; II. III. IV. El horario de recepción de solicitudes de servicio, será de lunes a viernes de 8:30 a 13:30 horas. Aquellas que se presenten después de este horario, se recibirán con fecha del día hábil siguiente; Es responsabilidad del Titular del Área Administrativa, consultar mensualmente en la PEI los reportes de consumo de los servicios o trabajos contratados, para verificar los cargos presupuestales, revisando que las partidas correspondientes cuenten con la suficiencia presupuestal respectiva; En las solicitudes de servicio deberá especificarse de manera clara y completa el código programático a afectar, los trabajos a realizar, el lugar de la prestación del servicio; en caso de que en la solicitud se incluya el presupuesto del servicio, éste deberá presentarse en original y con firma autógrafa; V. Cuando la Dependencia o Entidad no cuente con recursos en la partida para cubrir el pago de consumos ya realizados o servicios por contratar, no se atenderá y/o será devuelta la solicitud de servicio hasta que se otorgue suficiencia presupuestal o se indique otro código programático a afectar; VI. VII. Cualquier información que requieran las Dependencias o Entidades deberá solicitarse por escrito a través del Titular del Área Administrativa correspondiente, de lo contrario no serán atendidas; y La Dirección de Servicios Generales recibirá solicitudes de servicio a más tardar el día 15 de noviembre de la anualidad que corresponda y si éste resulta inhábil, al día siguiente hábil, salvo casos excepcionales debidamente justificados ante dicha Dirección. 4

142 Capítulo II De los Servicios Básicos Sección I De los Servicios de Telefonía Convencional Contratación o cambio de líneas telefónicas Artículo 7. Para la contratación de líneas telefónicas o de cambio de domicilio, es indispensable que el Área Administrativa de las Dependencias y Entidades especifique en la «solicitud de servicio» los datos siguientes: I. Calle y número exterior e interior; II. III. IV. Piso; Colonia; Municipio; V. Ubicación entre calles; VI. VII. VIII. IX. Coordinador de instalación; Teléfono del coordinador; Teléfono de referencia (teléfono más cercano al domicilio de instalación); Croquis de ubicación del bien inmueble donde será instalada la línea telefónica respectiva; y X. Validación técnica por parte de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones adscrita a la Secretaría, en caso de requerir la contratación del servicio de datos. Reporte de fallas en líneas telefónicas Artículo 8. Para reporte de fallas en las líneas telefónicas, es necesario llamar al teléfono « », donde se proporcionará el folio de reporte; en caso de no ser atendida la falla reportada, se deberá informar de ello al Área Administrativa respectiva, misma que notificará vía correo electrónico a la Dirección de Servicios Generales, para el seguimiento correspondiente. Sistema de análisis en línea Artículo 9. Es responsabilidad del Área Administrativa respectiva, supervisar y/o verificar el correcto uso del servicio telefónico. Dicha supervisión y/o verificación, se deberá realizar a través del SIANA; para lo anterior, cada Dependencia o Entidad contará con una clave de acceso proporcionada por la Dirección de Servicios Generales. 5

143 Servicios digitales Artículo 10. Los servicios digitales telefónicos, tales como: «sígueme», «llamada en espera», «tres a la vez», «buzón», «identificador de llamadas» y «remarcado», serán contratados por la DGRMySG, previa solicitud justificada del Titular del Área Administrativa respectiva. Las Áreas Administrativas deberán revisar periódicamente su uso, a fin de solicitar su baja en caso de ya no ser necesarios. Sección II De los Servicios de Telefonía Móvil Contratación de líneas Artículo 11. Para la contratación de líneas de Telefonía Móvil, se requiere la autorización respectiva y ajustarse a lo siguiente: I. Cualquier contratación deberá sujetarse a los modelos y planes autorizados, de conformidad con la tabla que para tales efectos emita y difunda la Dirección de Servicios Generales en la página: II. III. El Área Administrativa respectiva deberá dar seguimiento a los plazos de vencimiento, modelos y características de cada una de sus líneas; y Por ningún motivo se autorizará la compra de accesorios, a excepción de «clips» o fundas para equipos, previa justificación y valoración del Área Administrativa respectiva. Las solicitudes para contratación y/o renovación de estos servicios, se podrán realizar a través de firma electrónica, de acuerdo a lo que al efecto establezca la Dirección de Servicios Generales. Obligaciones para las usuarias y los usuarios Artículo 12. Las usuarias y los usuarios del servicio de Telefonía Móvil en las Dependencias y Entidades, deberán observar lo siguiente: I. No se podrán intercambiar tarjetas SIM de un equipo a otro, a fin de conservar la información que describe las características de los aparatos, misma que debe coincidir con la que tiene el Proveedor y con el resguardo individual. Lo anterior, salvo casos debidamente justificados ante la Dirección de Servicios Generales y previa autorización de la misma; siempre y cuando el equipo sea proporcionado por ésta o por el Área Administrativa respectiva, para tal fin; II. Los equipos que presenten fallas técnicas deberán ser ingresados por la usuaria o el usuario a un centro de atención a clientes de la empresa respectiva, para su diagnóstico correspondiente, mismo que se deberá remitir al Área Administrativa conducente, la cual solicitará a la Dirección de Servicios Generales el trámite de reparación o reemplazo. En caso de que aplique la garantía, el equipo será reparado o sustituido sin costo; en caso contrario, deberá pagarse este último; 6

144 III. IV. Los equipos que se requieran dar de baja, por concepto de cambio o renovación, deberán ingresarse a la brevedad a la Dirección de Servicios Generales, cuando hayan sido contratados por ésta; En el caso de renovación de contrato, es requisito indispensable especificar en la solicitud de Servicio, según aplique, la flota y ID, número de línea, nombre del usuario, nivel y puesto; y V. Cuando algún servidor público viaje al extranjero y requiera tener cobertura internacional, el Área Administrativa respectiva, deberá realizar la Solicitud de Servicio a la Dirección de Servicios Generales con un mínimo de 3 días hábiles de anticipación, indicando el periodo y destino del viaje; esto para validar la disponibilidad del servicio y efectuar los trámites conducentes antes de que el usuario salga del país. Sección III Del Servicio de Internet Solicitud para contratar internet Artículo 13. En las solicitudes para contratación de servicios de «internet», enlace o ampliación de «banda ancha», se deberá anexar la correspondiente validación técnica por parte de la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones de la Secretaría. Sección IV Del Suministro de Combustible y Lubricantes Mecánica en el suministro de combustibles y lubricantes Artículo 14. El suministro de combustible y lubricantes será de la estricta responsabilidad del Área Administrativa, la cual deberá llevar el control respectivo y vigilar que el consumo sea racional y óptimo, conforme al sistema de control implementado por la Dirección de Servicios Generales a efecto de disminuir en lo posible el mismo, debiendo observar y sujetarse además a lo siguiente: I. El Área Administrativa correspondiente, deberá solicitar a la Dirección de Servicios Generales la dotación ordinaria de combustible, informando a ésta cualquier cambio relacionado con el servicio, siendo su responsabilidad llevar el control de los cambios solicitados; II. III. Antes de enviar la Solicitud de Servicio a la Dirección de Servicios Generales, el Área Administrativa procederá a revisar si cuenta con recursos presupuestales suficientes para solventar el gasto; La asignación del crédito de dotación mensual se cancelará el día diez de cada mes, a partir de las 16:00 horas, y una vez cancelado el crédito, no se podrá volver a activar ni se podrá solicitar como dotación extraordinaria; 7

145 IV. Las solicitudes de dotación extraordinaria de combustible, deberán formularse a más tardar los días veinte de cada mes, o en su caso el día hábil siguiente, en el formato que para tal efecto difunda la Dirección de Servicios Generales en la página mismo que deberá anexarse a la solicitud de servicio. En este supuesto, la telecarga de dotación extraordinaria deberá realizarse a más tardar el día 25 del mes en que se autorice a efecto de que se refleje en el crédito respectivo, de lo contrario dicha dotación se cancelará a partir de las 16:00 horas del mismo día; V. Cuando se requiera ajuste a la dotación mensual de combustible, será necesario solicitarla a más tardar el día 20 de cada mes o en su caso el día hábil siguiente, acompañando a la solicitud de Servicio, el formato de ajuste que al efecto determine la Dirección de Servicios Generales. Dicho ajuste será aplicado para el mes siguiente a la fecha de petición; VI. VII. VIII. IX. Cuando se trate de dotaciones para vehículos nuevos o reasignados, el trámite se realizará y aplicará de manera proporcional a los días que resten del mes; En caso de daño de la tarjeta inteligente de combustible, el Proveedor será el responsable de canjearla; en caso de reposición por robo o extravío, la usuaria o el usuario deberá cubrir el costo de la misma, anexando depósito de pago a la cuenta del Proveedor respectivo. Cuando se trate de un vehículo nuevo o reasignado, el costo será con cargo al presupuesto de la Dependencia o Entidad y se entregará en un plazo de 5 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la solicitud; Si una tarjeta es robada o extraviada, deberá reportarse al Proveedor y por escrito a la Dirección de Servicios Generales, a través del Área Administrativa correspondiente, anexando acta de hechos elaborada por la usuaria o el usuario; No se podrán realizar transferencias del crédito que tenga una tarjeta robada o extraviada a la nueva tarjeta que se entregue, por lo que el Titular del Área Administrativa respectiva deberá solicitar como dotación extraordinaria el nuevo saldo para el uso de la misma; X. Cuando se requiera que la usuaria o el usuario cargue combustible fuera del Estado de Guanajuato, es necesario que se dé previo aviso a la Dirección de Servicios Generales, mediante una Solicitud de Servicio debidamente justificada, a fin de que ésta realice el trámite correspondiente; y XI. Se prohíbe efectuar cargas de combustible mayores a la capacidad del tanque registrada ante la Dirección de Servicios Generales. 8

146 Reporte de fallas en tarjetas de combustible Artículo 15. Los reportes de falla en el uso de la tarjeta de combustible deberán notificarse por parte de las usuarias y los usuarios al centro de atención a clientes de la empresa o Proveedor respectivo, quien les proporcionará el número de reporte o incidencia para la solución del problema. Una vez reportada la falla, el Área Administrativa correspondiente deberá informarlo por escrito a la Dirección de Servicios Generales. Uso de tarjeta de combustible Artículo 16. Es responsabilidad de la usuaria o el usuario el uso correcto de la tarjeta de combustible, siendo el único que puede tele-cargar y realizar cargas a su vehículo oficial asignado. Tarjeta comodín Artículo 17. Todas las Dependencias y Entidades podrán contar con una tarjeta comodín o varias, sólo con previa justificación y autorización de la Dirección de Servicios Generales, siendo de la estricta responsabilidad del Área Administrativa, llevar el control respectivo y vigilar que su uso se efectúe de manera racional y óptima, a efecto de disminuir en lo posible el mismo. Tales tarjetas sólo podrán ser usadas en unidades de transporte propiedad de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Guanajuato y/o que se encuentren dadas de alta en el padrón vehicular de éste en los siguientes casos: I. En caso de robo, extravío o daño de la tarjeta; II. III. En casos extraordinarios, cuando se requiera para el cumplimiento de una función o comisión de la Dependencia o Entidad, previa justificación ante el Titular del Área Administrativa respectiva; y Cuando se trate de la adquisición de un vehículo nuevo y la asignación de su tarjeta se encuentre en trámite. Sección V De los Servicios de Energía Eléctrica Servicio de energía eléctrica contratada por las Áreas Administrativas Artículo 18. Las Áreas Administrativas respectivas efectuarán las contrataciones del servicio de energía eléctrica que requieran. Tratándose de Dependencias, las Áreas Administrativas deberán atender lo siguiente: I. Informar a la Dirección de Servicios Generales de las contrataciones que se realicen, enviando la documentación que se detalla a continuación para su alta en el convenio de cobranza centralizada correspondiente: a) Copia de los contratos respectivos; b) Copia del recibo del pago en garantía; y 9

147 c) Solicitud de alta de servicio que especifique el código programático, la oficina que ocupa el inmueble, el domicilio, número de Registro de Propiedad de Usuario «RPU» y número de medidor verificado en el domicilio de ubicación. II. En caso de requerir baja del convenio y/o finiquito del servicio, deberán solicitarlo a la Dirección de Servicios Generales indicando la fecha, el número de RPU y medidor. Sección VI De los Servicios de Agua Potable Servicio de agua potable contratada por las Áreas Administrativas Artículo 19. Las Áreas Administrativas respectivas efectuarán las contrataciones del servicio de agua potable que requieran. En caso de las contrataciones que se realicen en el Municipio de Guanajuato, las Áreas Administrativas de las Dependencias deberán enviar a la Dirección de Servicios Generales para su alta en el convenio de cobranza centralizada del Sistema Municipal de Agua Potable y Alcantarillado del Municipio de Guanajuato, la información que se detalla a continuación: a) Domicilio; b) Código programático; c) Oficina; d) Número de Registro de Propiedad del Usuario «RPU»; y e) Número de medidor verificado en el domicilio de ubicación. En caso de requerir baja del convenio y/o finiquito del servicio contratado en el Municipio de Guanajuato, las Áreas Administrativas de las Dependencias deberán solicitarlo a la Dirección de Servicios Generales indicando el número de RPU, medidor y fecha en que se requiere el trámite. Cancelación del servicio de agua potable Artículo 20. La cancelación del servicio de agua potable deberá ser realizada por el Área Administrativa respectiva. Sección VII Del Arrendamiento de Inmuebles Requisitos para el arrendamiento de inmuebles Artículo 21. El arrendamiento de inmuebles se sujetará a los requisitos que establezca al efecto la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal correspondiente, así como las demás disposiciones aplicables; atendiendo adicionalmente a lo siguiente: 10

148 I. La Dependencia o Entidad que requiera arrendar un inmueble, deberá solicitar a la Subsecretaría de Administración de la Secretaría su autorización respectiva; II. La Dependencia que requiera la firma del contrato de arrendamiento y la creación de la correspondiente reserva del recurso, deberá solicitarlo ante la DGRMySG por conducto del Área Administrativa respectiva, enviando a la Dirección de Servicios Generales Solicitud de Servicio, anexando el contrato firmado y rubricado por el arrendador, el Titular del Área Administrativa y por la persona responsable del uso del inmueble que determine el Área Administrativa. En el caso de Entidades, éstas suscribirán sus contratos de arrendamiento, debiendo contar con las autorizaciones que correspondan; III. Adicionalmente, para nuevas contrataciones o a petición de la Dirección de Servicios Generales, el Área Administrativa de la Dependencia deberá adjuntar en forma electrónica la siguiente documentación: a) Justipreciación de la renta del inmueble; b) Identificación del arrendador; c) Comprobante de domicilio del inmueble; d) Copia de la cédula fiscal del arrendador; e) En su caso, copia del instrumento que faculte al representante o apoderado legal del arrendador para suscribir el contrato respectivo; en aquellos casos en que el arrendador sea persona moral, se deberá anexar copia del instrumento en que se acredite su legal existencia; f) Copia del instrumento legal con que se acredite la propiedad o posesión del inmueble del arrendador; g) Oficio emitido por la Dirección de Control Patrimonial adscrita a la DGRMySG, en donde se acredite que no hay inmuebles disponibles con las características requeridas, propiedad del Gobierno del Estado; y h) Copia del oficio de autorización del arrendamiento emitido por la Subsecretaría de Administración de la Secretaría. El monto correspondiente a las rentas que el Gobierno del Estado deba cubrir, se sujetará a la determinación de la Secretaría, conforme a lo dispuesto por el artículo 140 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato. 11

149 Capítulo III Del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y la Casa del Conde Rul y Valenciana Arrendamiento de espacios Artículo 22. El arrendamiento de espacios del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado y la Casa del Conde Rul y Valenciana, a las Dependencias y Entidades, a los Organismos Autónomos, a los Poderes Legislativo y Judicial, así como a los Gobiernos Federal y Municipal, se sujetará a lo siguiente: I. Se deberá verificar la disponibilidad de espacios; II. III. IV. Si existe disponibilidad, se deberá enviar la petición por escrito a la Coordinación del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado, misma que debe contener: fecha, área a ocupar, nombre del evento, unidad responsable, número aproximado de asistencia, horario, requerimientos, responsable y teléfono; En el oficio en el que se comunique al solicitante la disponibilidad de espacio, se le informará el costo respectivo, de acuerdo a las tarifas establecidas y autorizadas por la Secretaría; Al momento de solicitar el oficio de pago en las oficinas administrativas del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado, se firmará el instrumento jurídico respectivo; V. Los pagos deberán realizarse en efectivo, cheque de caja o cheque certificado, en el Departamento de Recepción de Ingresos de la Secretaría, o por medio de un depósito bancario a la cuenta proporcionada por la Coordinación del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado; VI. VII. En caso de que las condiciones de renta cambien una vez firmado el instrumento jurídico correspondiente, se deberá elaborar un convenio modificatorio estableciendo las nuevas condiciones; y Se deberá entregar una copia de los recibos oficiales de pago a la Coordinación del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado. Cancelación de eventos Artículo 23. Cuando los solicitantes requieran cancelar los eventos en los espacios contratados para tales efectos, se deberá atender a lo siguiente: I. El usuario deberá entregar un oficio a la Coordinación del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado, explicando los motivos por lo que no se llevará a cabo el evento; II. Únicamente procederá el reembolso de los eventos pagados, cuando la cancelación del mismo se solicite a la Coordinación del Centro de Convenciones y Auditorio del Estado, con 6 días hábiles de anticipación a la celebración del evento respectivo. El trámite de reembolso deberá realizarse ante la Secretaría; y 12

150 III. La DGRMySG podrá cancelar un evento sin responsabilidad alguna, por causas de fuerza mayor o caso fortuito, en cuyo supuesto la Secretaría deberá devolver la cantidad y/o documentos de pago al solicitante del servicio. Montos de renta autorizados Artículo 24. Conforme a la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato, los importes dictaminados para el precio de la renta por el uso del Centro de Convenciones, Auditorio del Estado y Casa del Conde Rul y Valenciana, serán los que en cada ejercicio fiscal determine y difunda la Secretaría en la página electrónica: Adicionalmente se podrán dictaminar importes por concepto de renta para un uso similar en eventos de otros inmuebles propiedad estatal, los cuales en su caso serán emitidos por la Secretaría. La Secretaría, por conducto del Subsecretario de Administración o del servidor público que éste designe, podrá excepcionalmente, y para casos individualmente determinados debidamente justificados por el solicitante, modificar los dictámenes respectivos, efectuando la condonación parcial o total o bien, autorizar el pago en parcialidades o diferido, según corresponda. Capítulo IV Del Mantenimiento a Bienes Muebles e Inmuebles Sección I De las Disposiciones Comunes Solicitud de servicio de mantenimiento Artículo 25. En las contrataciones de servicios de mantenimiento para bienes muebles e inmuebles, es indispensable que el Área Administrativa especifique en la «solicitud de servicio» a la Dirección de Servicios Generales, lo siguiente: I. Datos completos de la Dependencia o Entidad solicitante; II. III. IV. Ubicación del inmueble y área específica en la que se prestará el servicio; Indicar de manera clara y precisa el tipo de trabajo o mantenimiento que se requiere; El Titular del Área Administrativa solicitante, designará al responsable en sitio, quien será la persona encargada de supervisar los trabajos contratados; y V. Para la elaboración de proyectos, la Solicitud de Servicio deberá incluir organigrama interno, necesidades de voz y datos, validado por su área informática, y en caso necesario, tipo de muebles a incluir en la propuesta. 13

151 Presupuesto de servicios Artículo 26. Cuando el Área Administrativa anexe a su solicitud algún presupuesto de servicios, éste debe ser original con firma autógrafa. Podrá considerarse para su revisión por la Dirección de Servicios Generales, únicamente cuando el Proveedor esté debidamente inscrito y actualizado en el Padrón Estatal de Proveedores. En casos excepcionales y debidamente justificados por las Dependencias o Entidades ante la Subsecretaría de Administración de la Secretaría y previa autorización de ésta, se podrán contratar tales servicios con Proveedores que no se encuentren inscritos en el referido padrón. En el caso de mantenimiento de inmuebles deberá adjuntarse también: proyecto de intervención de acuerdo a las necesidades del área usuaria, generadores y tarjetas de precios unitarios. De no incluir dicha documental, la solicitud será devuelta a la Dependencia o Entidad para su complementación respectiva. Solicitud de mantenimiento urgente Artículo 27. Excepcionalmente por caso fortuito extraordinario, se podrán atender solicitudes de mantenimiento enviados del correo de la o el Titular del Área Administrativa al correo electrónico de la cuenta mantenimientodsg@guanajuato.gob.mx., así como la justificación a juicio de la Dependencia o Entidad solicitante en dónde se actualice alguno de estos casos de excepción. La Dirección de Servicios Generales por conducto de la o el servidor público que está designe, será la encargada de considerar la procedencia y, en su caso, enviará la confirmación vía correo electrónico. Para efectos del presente artículo, se considera caso fortuito extraordinario, entre otros eventos, al incendio, inundación, terremoto u otro acontecimiento igualmente desacostumbrado y que los solicitantes no hayan podido razonablemente prever, y que además altere el orden social, la prestación del servicio público, la seguridad, la salubridad o el medio ambiente. No se considerarán casos fortuitos extraordinarios los mantenimientos periódicos o que puedan ser programados de acuerdo a fechas de ejecución y/o evento. Además de su envío por correo electrónico, las solicitudes de estos mantenimientos se deberán enviar al día hábil siguiente de que se presente el evento, mediante la Solicitud de Servicio debidamente requisitada y firmada por la o el Titular del Área Administrativa, indicando el caso fortuito extraordinario que se presente, así como el nombre del responsable en sitio que firmará el Acta de Entrega de Servicios, con independencia del sello y firma del responsable administrativo. 14

152 Justificación para supuestos de excepción Artículo 28. En caso de que se considere necesaria la contratación del servicio de mantenimiento respecto a una marca específica o con una empresa determinada, o cuando el conocimiento público de las especificaciones de los bienes o servicios a contratar pudieran afectar la seguridad pública del Estado o comprometer información de índole reservada o confidencial, en términos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato; se deberá presentar la Solicitud de Servicio a la Dirección de Servicios Generales, acompañada de las razones técnicas de acuerdo al Anexo «E» de los Lineamientos del Programa Operativo Anual de Compras de la Administración Pública Estatal. Las razones técnicas que se acompañen a la Solicitud de Servicio, deberán estar suscritas por las áreas solicitantes, Área Administrativa y la o el Titular de la Dependencia o Entidad. Cuando la o el Titular de la Dependencia o Entidad delegue la facultad, se deberá presentar el documento que acredite la delegación de facultades. En caso de que la contratación del servicio de mantenimiento sólo puede adjudicarse o celebrarse con una determinada persona, ya sea por ser el titular de las patentes, marcas u otros derechos exclusivos de los bienes o servicios de que se trate, por razones de seguridad pública o por comprometer información en los términos referidos en el párrafo primero del presente artículo, la Solicitud de Servicio deberá acompañarse para su debida aprobación de la investigación de mercado que determine la persona a quien deba asignarse el contrato. La Dirección de Servicios Generales procederá a la autorización siempre y cuando se presente la documentación antes referida que acredite la actualización de alguno de los supuestos señalados en éste artículo, así como la que a su juicio considere pertinente. Únicamente se atenderán las Solicitudes de Servicio que cumplan con los requisitos antes señalados. Servicios en forma consolidada Artículo 29. Las solicitudes para la contratación de servicios en forma consolidada (vigilancia, limpieza, fumigación y fotocopiado), deberán ser entregadas a la Dirección de Servicios Generales, debidamente validadas por el Área Administrativa a más tardar el último día hábil del mes de agosto del año que corresponda. Las Dependencias y Entidades que contraten estos servicios a través de la Dirección de Servicios Generales, deberán atender los requerimientos adicionales que ésta emita al efecto, mismos que se publicarán en la página electrónica: 15

153 Sección II Del Proceso de Validación, Contratación y Entrega de Servicios Presupuestos de Proveedores Artículo 30. Una vez que la Dirección de Servicios Generales haya realizado la revisión y análisis técnico y económico del presupuesto de los servicios a contratar, lo turnará para validación y firma del Titular del Área Administrativa y en su caso del departamento de informática, así como del responsable del área donde se realizarán los trabajos. Dicha validación deberá remitirse a la propia Dirección en el formato que ésta defina, en un plazo no mayor a 3 días hábiles. En tanto no se reciba la validación, no se iniciará la contratación y ejecución de los servicios. Seguimiento a contratos de servicios Artículo 31. Al realizar la contratación de los servicios solicitados, la Dirección de Servicios Generales enviará el contrato respectivo a la Dependencia o Entidad correspondiente, quien deberá darle el seguimiento respectivo. Convenio modificatorio Artículo 32. En el supuesto de que la Dependencia o Entidad requiera alguna modificación de los trabajos originalmente contratados, lo deberá solicitar por escrito a la Dirección de Servicios Generales, dentro del término de vigencia del contrato, con el objeto de que ésta evalúe la procedencia de dicha solicitud y, en su caso, se formalice el convenio modificatorio correspondiente. Dicha solicitud deberá ir acompañada de la justificación e información correspondiente (altas, bajas, conceptos fuera de catálogo y cualquier otro dato que origine la modificación). En caso de que el prestador del servicio requiera una ampliación en la vigencia del contrato, ésta será requerida directamente por escrito a la Dirección de Servicios Generales, quién determinará mediante el área de supervisión, la procedencia de dicha solicitud y dará aviso al área solicitante por escrito, anexando el convenio modificatorio respectivo. Entrega de servicios Artículo 33. El Área Administrativa y el responsable en sitio, deberán verificar que el Proveedor haya cumplido con la entrega de los servicios en los términos pactados en el contrato, debiendo en su caso evaluar el servicio, firmar y sellar el acta de entrega de servicios que al efecto defina la Dirección de Servicios Generales. Sólo en los casos de mantenimiento a bienes inmuebles, el personal designado por la Dirección de Servicios Generales firmará el acta de entrega de servicio respectiva. 16

154 Sección III De las Solicitudes de Liberación de Servicios Liberación de los servicios de mantenimiento Artículo 34. El Titular del Área Administrativa correspondiente podrá solicitar por escrito a la Dirección de Servicios Generales la liberación de los servicios de mantenimiento, en términos de lo previsto al efecto por los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal correspondiente, anexando la justificación y presupuesto de los trabajos en mención, con el propósito de que la citada Dirección evalúe la procedencia de la autorización. Sección IV Del Servicio de Mantenimiento en Inmuebles Compartidos Mantenimiento de inmuebles compartidos Artículo 35. Las Dependencias o Entidades que compartan espacios en un inmueble, tales como: accesos, fachadas, áreas exteriores, plazas, patios, áreas verdes, baños comunes, áreas de circulación, azoteas, instalaciones hidro-sanitarias o eléctricas o bien áreas de estacionamientos, solicitarán, en lo individual o en conjunto, a la Dirección de Servicios Generales, los servicios de mantenimientos correctivo y preventivo de las mismas, con cargo al Proyecto de Mantenimiento y Dignificación de Inmuebles propiedad de Gobierno del Estado. Asimismo, las Dependencias y Entidades que soliciten dichos servicios facilitaran el acceso a los Proveedores de servicios de mantenimiento a los espacios referidos en el párrafo que antecede. Además deberán firmar y sellar el Acta de Entrega de Servicios como responsables de la recepción de los mismos; no obstante lo anterior, las Dependencias y Entidades que compartan el inmueble intervenido rubricarán el acta de entrega como conocimiento de los trabajos entregados. Capítulo V Del Mantenimiento Vehicular Mantenimiento vehicular Artículo 36. Las Áreas Administrativas que contraten servicio de mantenimiento vehicular lo harán a través de la PEI y deberán atender los requerimientos que emita la Dirección de Servicios Generales al efecto, mismos que se publicarán en la siguiente página electrónica: 17

155 Contratación de servicios mecánicos Artículo 37. Los servicios mecánicos se contratarán por el Área Administrativa respectiva tratándose de adjudicación directa, única y exclusivamente con los talleres inscritos y refrendados en el Padrón Estatal de Proveedores. En casos excepcionales y debidamente justificados por las Dependencias o Entidades ante la Subsecretaría de Administración de la Secretaría y previa autorización de ésta, se podrán contratar tales servicios con Proveedores que no se encuentren inscritos en el padrón. Mantenimiento preventivo y correctivo Artículo 38. Los vehículos oficiales recibirán mantenimiento preventivo y correctivo, de conformidad al kilometraje recorrido, según las especificaciones del fabricante. Responsabilidad de la usuaria o el usuario Artículo 39. Será responsabilidad de la usuaria o el usuario cumplir en tiempo y forma con los servicios de mantenimiento y verificación anti-contaminante del vehículo; en caso contrario, los gastos respectivos correrán por su cuenta, debiendo entregar el comprobante al Área Administrativa respectiva de que se realizó el servicio y/o verificación. Descompostura de vehículo Artículo 40. En caso de descompostura de vehículos oficiales, el usuario correspondiente será responsable de realizar ante el Titular del Área Administrativa respectiva, los trámites necesarios para la realización del servicio de mantenimiento correctivo. Reparación excedente Artículo 41. En caso de que la reparación exceda el 30% del valor comercial del vehículo oficial al momento de la solicitud, las Dependencias o Entidades tramitarán la baja ante la Dirección de Control Patrimonial adscrita a la DGRMySG. Engomado de vehículos Artículo 42. Todo vehículo oficial en uso por las Dependencias y Entidades, deberá portar su engomado de identificación, así como de verificación vehicular. Formatos de solicitud y contratación de servicio mecánico Artículo 43. Las Áreas Administrativas deberán sujetarse a los contratos que al efecto determine la DGRMySG, verificando y supervisando su cumplimento y vigencia, así como la efectividad de la garantía que en su caso se otorgue por los Proveedores respectivos. En caso de incumplimiento por parte de los Proveedores contratados, las Dependencias o Entidades contratantes lo harán del conocimiento inmediato de la DGRMySG, para que ésta proceda a la cuantificación y en su caso imposición de la sanción correspondiente al presunto infractor, en términos de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato; y su Reglamento para el Poder Ejecutivo. 18