MANUAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE PROYECTOS DE CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD PÚBLICA

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1 MANUAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE PROYECTOS DE CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD PÚBLICA FONDO NACIONAL DE DESARROLLO REGIONAL (F.N.D.R.) GOBIERNO REGIONAL DEL LIBERTADOR GENERAL BERNARDO O HIGGINS 1

2 1. MANUAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS 1.1 Instrucciones Generales Las siguientes instrucciones son de carácter obligatorio, haciendo presente que los fondos transferidos deben ser gastados exclusivamente, en los fines para los cuales fueron solicitados por el beneficiario y aprobados por Resolución Exenta del (la) Sr.(a) Intendente de acuerdo a las bases respectivas y Reglamentos, que rigen estos fondos de subvención para Deportes, Cultura y Seguridad Pública de la Región de O Higgins. Esta rendición de cuentas será enviada por la institución privada, Municipalidad o institución pública respectiva al Sr. Intendente de la Región del Libertador General Bernardo O Higgins, de acuerdo a lo establecido en el respectivo convenio y en este Manual de Rendiciones, sustentándose además, en las siguientes bases legales; Resolución Nº 759, de 23 de diciembre de 2003, de la Contraloría General de la República, Lo dispuesto en la Resolución N 1600/2008 de la Contraloría General de la República, Decreto Ley Nº830, Decreto Ley Nº825, Reglamento de la Ley Sobre Impuestos a las Ventas y Servicios, y toda legislación tributaria vigente. Dicha rendición de cuentas se entregará en dos copias anilladas, una original y una copia, ambas con su correspondiente documentación de respaldo y el formulario de rendiciones para estos efectos, la copia quedará en poder de la institución con el timbre de recepción de oficina de partes del Gobierno Regional. Una vez finalizada la ejecución del proyecto, las organizaciones tendrán como plazo máximo para efectuar la rendición de cuentas, hasta el quinto día hábil del mes siguiente al término de la ejecución del Proyecto. Estas rendiciones deben hacerse en conformidad al desglose del presupuesto detallado presentado y aprobado en el proyecto. En el caso que el proyecto no sea ejecutado, la institución deberá devolver los fondos al Gobierno Regional, con una carta dirigida al (la) Sr. (a) Intendente, dentro de los treinta días siguientes de ser retirados por la institución. A su vez, si la institución por diversos motivos justificados no gasta todos los fondos solicitados, estos deben ser devueltos junto con la rendición correspondiente. Se recuerda que el gasto y la rendición, deben realizarse estrictamente de acuerdo al presupuesto aprobado, en caso contrario el gasto debe ser asumido por la Institución pública u Organización Privada que se adjudicó los recursos. Además se debe rendir el 100% del aporte propio o de terceros incorporado en el proyecto. Estos aportes deben ser certificados con un documento firmado por el representante legal de la institución pública o privada que se adjudicó los recursos. 2

3 2. Rendición de Cuentas. 2.1 Se entenderá por Rendición de Cuentas, el informe de gestión de las actividades realizadas y documentos (factura y/o boletas de honorarios) que respalden los gastos f i nanc i er o s que efectúen las entidades a cargo de los proyectos financiados a través del Fondo Regional de Deporte, Cultura y Seguridad Pública, previamente aprobados por Resolución del (la) Sr.(a) Intendente Región Libertador General Bernardo O Higgins. a) Todos los Ejecutores deberán ajustar sus rendiciones a los formatos que se establecen en la presente normativa y publicada en la página o b) Los Ejecutores deberán enviar sus Rendiciones al (la) Sr.(a) Intendente y Presidente del Gobierno Regional Región Libertador General Bernardo O Higgins, quien tiene por designado a la Unidad FNDR Cultura, Deporte y Seguridad Pública, para comunicar a los Ejecutores las observaciones, objeciones u otros aspectos relacionados con las rendiciones de gastos, que se presenten durante el proceso de revisión; siendo esta Unidad, el único interlocutor válido para todos los aspectos relacionados con las rendiciones de cuentas de los ejecutores. c) Dicha Unidad está facultado p a ra no aceptar y descontar el monto de aquellos documentos que no cumplan con las exigencias establecidas; siendo responsabilidad exclusiva del Ejecutor los atrasos que se produzcan por estos incumplimientos. Todas las instituciones Públicas, Municipalidades y organizaciones Privadas, deberán rendir todos los ítems descritos y aprobados en el cuadro presupuestario, tanto de los recursos solicitados al GORE, como también de los aportes propios o de terceros. El Gobierno Regional no entregará nuevos fondos a las instituciones Públicas y Privadas que no cumplan formalmente con su obligación de rendir cuentas de acuerdo a las bases, manual y normativa tributaria vigente, hasta que estas sean aprobadas por la Unidad FNDR Deporte, Cultura y Seguridad Pública. Nota: Será responsabilidad exclusiva de los Ejecutores rendir l a s cuentas en los plazos establecidos. 3

4 3. Documentos aceptados en la rendición de cuentas Se deberá adjuntar a cada Rendición los Originales o fotocopia (sólo para las instituciones Públicas) de todos los documentos que justifiquen los gastos, sólo se aceptarán como válidos los siguientes respaldos: Facturas, boletas de venta, boletas de honorarios y otros documentos en casos justificados (pasajes urbanos, interurbanos, locomoción colectiva, etc.) SÓLO SE ACEPTARÁN BOLETAS EN CASOS MUY JUSTIFICADOS Y QUE TENGAN EL DETALLE DE LA ADQUISICIÓN IMPRESO. (EJ. BOLETAS DE SUPERMERCADO) 3.2. En el caso de las FACTURAS, éstas deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: A. Debe ser extendida a Nombre de la entidad beneficiaria. B. La fecha de emisión de la Factura debe encontrarse dentro del período de vigencia (Se entenderá desde el día siguiente a la fecha de aprobación por el CORE ) C. El gasto debe encontrarse dentro de los Objetivos del Proyecto, de los montos autorizados y por valores de mercado razonables. D. El girador de la factura debe corresponder al giro por el cual se está emitiendo la factura (Ejemplo de un giro que no corresponde: Instalador eléctrico girando como administrador de proyectos). E. Debe estar en condiciones de legibilidad e integridad para ser revisada. F. La factura debe venir detallada. G. Se debe adjuntar la factura original con todas sus copias, incluida la de COBRO EJECUTIVO, que es la que evidencia que el servicio o bien fue cancelado Los gastos de alojamiento (Hotel, Residencial, Hostal, entre otros) deberán acreditarse con la factura o boleta de venta respectiva respectiva, indicando el nombre de los beneficiarios acompañando el detalle o listado emitido por la Institución Los gastos de alimentación, deberán acreditarse con la factura o boleta de venta respectiva, indicando la actividad o evento en que fue ejecutado, incluyendo todo el detalle de la compra En aquellos casos que se adjunte documentación de gastos en moneda extranjera, se deberá indicar la equivalencia en moneda nacional a la fecha de la operación adjuntando la boleta de compra de la correspondiente moneda entregada por la casa de cambio o Banc 4

5 4. Gastos en movilización, traslados y transportes. Se aceptarán como válidos los gastos por este concepto siempre y cuando se encuentren aprobados en el proyecto, dentro de la fecha de vigencia y el respaldo que se pasa a detallar: 4.1 Movilización Urbana, Interurbana, interprovincial e internacional: Para estos efectos será el talón del pasaje, factura de la aerolínea, boletos de taxis etc. el respaldo válido para este tipo de gasto, siempre y cuando se encuentren aprobados en el proyecto y se encuentre dentro de la fecha de vigencia del mismo. 4.2 Bencina, Petróleo y otros Combustibles: Se aceptaran como válidas s o lo las facturas emitidas, siempre y cuando se encuentren aprobados en el proyecto y se encuentren dentro de la fecha de vigencia del mismo Fletes Menores: Se aceptarán como válidos los gastos por este concepto siempre y cuando se encuentren aprobados en el proyecto, estén dentro de la fecha de vigencia del mismo y estén facturados. NO SE ACEPTAN GASTOS POR ARRIENDO DE VEHÍCULOS. 5. Gastos en Honorarios. 5.1 Solo se aceptarán boletas de honorarios por concepto de actividades catalogadas como segunda categoría por Impuestos Internos, estas solo se podrán colocar en el ítem HONORARIOS. Los demás ítems considerados en el proyecto deberán estar respaldados por facturas de compras y ventas. La producción de eventos, los arriendos, alimentación, transportes, implementación, equipamiento, obras civiles, gastos de operación, gastos generales etc. solo se aceptará FACTURAS, boletas de venta detalladas. LAS INSTITUCIONES QUE RECIBAN BOLETAS DE HONORARIOS CON RETENCIÓN, DEBERÁN PRESENTAR EL FORMULARIO 29 DE IMPUESTOS INTERNOS CON EL PAGO DE LA RETENCIÓN EFECTUADA. 5

6 6. De la Fiscalización de los Proyectos 2% Los funcionarios de la Unidad FNDR Cultura, Deporte y Seguridad Pública y de Fiscalización del GORE, tendrán la facultad de fiscalizar los proyectos en terreno, sin perjuicio de las facultades que la ley, en esta materia, entrega al H. Consejo Regional y a los Consejeros Regionales. En el caso de que existan obras civiles, instalación de equipos en general, será el (los) funcionarios designados para esa función, los encargados de supervisar la correcta ejecución de las obras y solo una vez aprobadas estas se podrá cancelar el saldo por el trabajo ejecutado por el contratista o empresa contratada para esos efectos. El (los) funcionarios, entregará los antecedentes de la fiscalización para ser anexada a los antecedentes de la carpeta del proyecto. 7. Formato de presentación de la rendición de cuentas. 7.1 Los ejecutores(as), deberán remitir un resumen de Rendición de Cuentas junto con el detalle de los gastos efectuados durante la ejecución del proyecto de acuerdo a cada ítem. (Ver anexo formato de rendición de cuentas en planilla Excel). 7.2 Forma de entregar la Rendición de Cuentas: Debe presentarse en dos copias anilladas, 01 original y 01 copia idéntica, quedando la copia en poder de la institución con el timbre de la oficina de partes como respaldo de que se entregó la Rendición de cuentas en los plazos estipulados. 7.3 Además de la Rendición Financiera del proyecto y conjuntamente con esta, se debe adjuntar como anexo un Informe Final de Gestión, que incluya medios de verificación, tales como: fotografías de las actividades, fotografías de los medios publicitarios y de difusión impresos (folletería, pendones, pasa calles etc.), videos, merchandising (artículos con el logo del gobierno impreso tales como poleras, gorros, tazones etc.), libros, CD, DVD etc. 7.4 Se debe adjuntar obligatoriamente el cuadro presupuestario original aprobado y nuevo cuadro presupuestario en el caso de rebaja de asignación de montos por este Gobierno Regional al momento de aprobar la iniciativa, en este caso, si hubiese procedido a dicha rebaja. 6

7 Cuando se entregue implementación, se dicten clases, talleres, charlas, capacitaciones, muestras, se realicen viajes, etc., se deberá adjuntar un listado de con Nombre, RUT y firma de quien recibe el beneficio o asistentes, esto se adjuntará en la misma rendición. 8. Prohibiciones y sanciones. 1. No se aceptará el pago de honorarios o remuneraciones a los directivos de la entidad ni a familiares directos consanguíneos o por afinidad de estos. 2. No se aceptará en la rendición, la auto facturación de la entidad beneficiaria o entidades asociadas, por los bienes y servicios que pone a disposición del proyecto, como tampoco la facturación al Gobierno Regional. 3. No se aceptarán compras por bebidas alcohólicas a cuenta de los recursos solicitados al GORE. 4. Se sancionara, la entrega de documentación falsa, no autorizada por el SII y/o adulteradas, quedando fuera del proceso de postulación actual y de futuras postulación, esto sin perjuicio de las acciones legales que se realicen a la organización (se incluye toda la documentación entregada, cotizaciones y documentación tributaria). La rendición de cuentas deben hacerse en conformidad al desglose del presupuesto detallado presentado en el proyecto y aprobado, en caso contrario el gasto debe ser asumido por la Institución Pública o Privada, según corresponda. 9. Plazo de la Rendición. Una vez finalizada la ejecución del proyecto, las organizaciones tendrán como plazo máximo para efectuar la rendición de cuentas, hasta el quinto día hábil del mes siguiente al término de la ejecución del Proyecto. Estas rendiciones deben hacerse en conformidad al desglose del presupuesto detallado presentado en el proyecto. TODAS LAS RENDICIONES NO PUEDEN PASAR DE SU ENTREGA, EL 20 DE DICIEMBRE DEL AÑO EN CURSO. 7

8 10.-Reembolso por no ejecución o saldo a favor del GORE. 1. Si se genera saldo a favor, se debe realizar u n depósito en cuenta corriente N del BancoEstado a nombre de Gobierno Regional Región Libertador General Bernardo O Higgins Rut N Además deberá enviar el comprobante respectivo el mismo día del depósito o transferencia del dinero devuelto, mediante un correo electrónico o en forma presencial a la Unidad Dos porciento. 2. Además deberá adjuntar a la respectiva rendición, el comprobante de depósito o transferencia efectuada. NO SE ACEPTARÁ DEVOLUCIÓN DE DINEROS EN CHEQUE NI EN DINERO EN EFECTIVO, SOLO COMPROBANTE DE DEPOSITO O DE TRANSFERENCIA BANCARIA. Nota: El f ormulario de la rendición de cuentas de cada fondo, se e nc ue nt r a publicada en la página Web del Gobierno Regional Ante cualquier consulta antes de rendir, durante la ejecución del proyecto o antes de presentar la rendición, hacerla al fono Anexo 5801, Encargado de Rendiciones Unidad FNDR Cultura, Deporte y Seguridad Pública wilson.rojas@dellibertador.gob.cl 8