Normas administrativas contable N 1 Sumas a rendir

Transcripción

1 Contenidos 1. Objetivo 2. Definición 3. De la solicitud 4. Contabilización de sumas a rendir 5. Del plazo para su rendición 6. Da la rendición de las suma a rendir 7. Rendición de facturas 8. Las sumas a rendir no podrán ser destinadas para 9. Saldo a favor de la institución 10. Saldo a favor del colaborador 11. Compensación de partidas 1 Dirección de administración y finanzas

2 1. Objetivo La presente norma tiene por objeto regular el otorgamiento y la rendición de estos fondos, entregados a los colaboradores de DuocUC. 2. Definición Se entiende por Suma a rendir, aquellos montos de dinero puestos a disposición de un colaborador del Instituto Profesional DuocUC, Centro de Formación Técnica DuocUC o Fundación DuocUC, en forma excepcional para afrontar gastos de naturaleza específico y que no es posible canalizar en el proceso normal de compras. 3. De la solicitud 3.1. Solo se podrá cursar Sumas a Rendir a aquellos colaboradores que posean contrato vigente con el Instituto Profesional DuocUC, Centro de Formación Técnica DuocUC o Fundación DuocUC Aquellos funcionario que mantengan una suma a rendir pendiente, NO podrán generar una nueva solicitud hasta la rendición de la partida pendiente. 4. Contabilización de sumas por Rendir 4.1. La sumas a rendir, serán contabilizadas según instructivos BPP y con Cme Y La forma de entrega de la suma a rendir será a través de cheque nominativo Su liberación será de responsabilidad del subdirector administrativo de cada sede y unidades centrales En cada suma a rendir, se deberá indicar en forma explícita y clara el motivo de la asignación y su plazo máximo de su rendición. 2 Dirección de administración y finanzas

3 5. Del plazo para su rendición 5.1. El plazo máximo de rendición, no podrá exceder de 45 días corridos desde la emisión del cheque Transcurrido el plazo señalado en el punto anterior y habiendo dado aviso al colaborador de la obligación pendiente de rendición y no habiendo respuesta, se facultara a Instituto Profesional DuocUC, Centro de Formación Técnica DuocUC o Fundación DuocUC, según sea el caso, para proceder a descontar de su remuneración mensual la suma pendiente de rendición Aquellas rendiciones donde el plazo haya expirado y existiendo un saldo a favor del funcionario, está diferencia no será reembolsada por no haber cumplido en plazo señalado en punto De la rendición de la sumas por rendir 6.1. Los gastos que se efectúen con estos fondos, deben acreditarse siempre con respectiva Facturas, las que deberán venir a nombre de Instituto Profesional DuocUC, Centro de Formación Técnica DuocUC o Fundación DuocUC, según la sociedad, de acuerdo a lo siguiente Para el caso de la Facturas deberán venir a nombre de : a. Instituto Profesional DuocUC, RUT , Giro: Institutos profesionales, Dirección: Sede respectiva b. Centro de formación técnica DuocUC RUT , Giro: Institutos profesionales, Dirección: Sede respectiva c. Fundación DuocUC RUT , Giro: 6.3. Las facturas deberán venir con el timbre de cancelada o pagada Las facturas o boletas no podrán ser con fecha anterior a la fecha de otorgamiento de la Suma a rendir Para aquellos gastos menores se aceptaran boletas de compras, que deberán ser llenadas al dorso con la descripción del articulo o servicio cancelado y con V B de la subdirección administrativa. 3 Dirección de administración y finanzas

4 6.6. Aquellos pagos por compras o servicios en donde no se extienda un documento tributario, se deber confeccionar planilla con el siguiente detalle; fecha, concepto y monto, que deberá estar con V B y firma de la subdirección administrativa 7. Rendición de facturas 7.1. Las facturas para ser registradas en libro de compra deberán ser contabilización a través del proceso de Migo y Miro (cockpit) sin liberador y con bloqueo de pago 7.2. Contabilizada la factura, se debe proceder a compensar este proveedor con la parte de la Suma a rendir. 8. Las sumas por rendir no podrán ser destinada para: 8.1. Pago de servicios profesionales Boletas de honorarios Compras de activo fijo. 9. Saldo a favor de la Institución Habiendo un saldo a favor de la Institución, será obligación del colaborador al momento de rendir, realizar el depósito en la cuenta corriente del banco Santander o entregar el dinero en efectivo al jefe administrativo de la sede o unidad central, quien deberá depositarlo previa revisión de la cuadratura entre documentos de respaldo más el depósito o el efectivo. Con el fin de proceder a su contabilización y compensación de partidas. 10. Saldo a favor del colaborador Una vez efectuada la revisión de la cuadratura y habiéndose determinado un saldo a favor del colaborador, este será reembolsado por caja chica, solo para aquellas monto menores a $ y superiores por cheque nominativo. 4 Dirección de administración y finanzas

5 11. Compensación de las partidas Sera de responsabilidad del jefe administrativo la compensación de estas sumas a rendir. 5 Dirección de administración y finanzas