UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA

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1 UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A CAJA CHICA Versión de octubre de 2018 Dirección de Finanzas

2 Índice 1. Introducción Antecedentes generales Objetivo Procedimiento para asignación de una caja chica Creación de cargo en cuenta corriente funcionario (TVAAREV) Creación de compromiso presupuestario (FGAENCB) Emisión de pago a funcionario (FVAINVE) Procedimiento para rendición caja chica y renovación Ajustar compromiso presupuestario (FGAENCB) Registro de documentos Registro de documentos vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE) Regularización banco control caja chica (FVAJVCQ) Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAJVCQ) Ajustar compromiso presupuestario de caja chica (FGAENCB) Emisión de pago a funcionario (FVAINVE) Procedimiento para cierre definitivo de caja chica Revisión en cuenta corriente funcionario (TVAAREV) Sin información en cuenta corriente de funcionario En caso de existir el cargo en la cuenta corriente de funcionario Reconocimiento de la devolución del dinero (FVAJVCQ) Cierre del compromiso (FGAENCB)

3 1. Introducción El presente documento indica el procedimiento para el correcto registro contable y financiero en el otorgamiento, rendición, restitución y cierre de cajas chicas, detallando de qué forma deben ser utilizadas las formas del sistema administrativo contable y los datos que deben ser completados para su registro. Para esto, el procedimiento cuenta con las siguientes etapas y sub-etapas: 1. Procedimiento para asignación caja chica Creación de cargo en cuenta corriente del funcionario (TVAAREV) Creación de compromiso presupuestario (FGAENCB) Emisión de pago al Funcionario (FVAINVE) 2. Procedimiento para rendición de caja chica Ajustar compromiso presupuestario (FGAENCB) Registro de documento vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE), con banco de control Regularización banco de control (FVAJVCQ) Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAJVCQ) Ajustar compromiso presupuestario Emisión de pago al funcionario (FVAINVE) 3. Procedimiento para cierre definitivo de caja chica Revisión del cargo en cuenta corriente de funcionario (TVAAREV) Reconocimiento contable de la devolución del dinero (FVAJVCQ) Cierre de compromiso presupuestario (FGAENCB) 3

4 2. Antecedentes generales El presento procedimiento se encuentra sustentado en el pronunciamiento que ha realizado la Contraloría General de la Universidad, donde conceptualmente señala los siguiente; Se entiende por Caja Chica asignar mensualmente, semanalmente o diariamente determinadas sumas de dinero para solventar gastos pequeños pero necesarios para continuar con todo aquello que requiera la actividad del Departamento o Unidad y no se vea interrumpida. Del mismo modo, el funcionario responsable de la caja chica debe justificar todos los gastos realizados a diario, por menor que haya sido, debe justificarse con un comprobante de pago o boleta y dichos documentos deben contar con la aprobación del Superior correspondiente quien se encargará de hacer un balance general de los gastos del mes. Ahora bien, el nivel monetario de la caja chica, estará dado por la envergadura de las operaciones y necesidades del Departamento o Unidad de la que se trate, pero sin menoscabar el concepto de lo se entiende por Caja Chica definido en el párrafo anterior. 3. Objetivo El presente documento tiene el objetivo de establecer el procedimiento para el registro en el sistema contable/financiero de las operaciones asociadas a dinero entregados a trabajadores con contrato vigente en la Universidad Técnica Federico Santa María para el desarrollo de actividades y operaciones de la Universidad, y en beneficio de esta última. 4

5 4. Procedimiento para asignación de una caja chica Instancia en la cual se decide asignar un determinado fondo de dinero a un funcionario con contrato vigente, con el fin de solventar gastos menores en beneficio y operaciones propias de la Universidad, para lo se realizarán los siguientes pasos: Creación de cargo en la cuenta corriente del funcionario Creación de compromiso presupuestario Emisión de pago a funcionario 4.1 Creación de cargo en cuenta corriente funcionario (TVAAREV) Reconocimiento de deuda en cuenta corriente del funcionario por el concepto de caja chica, por parte del Director de Administración y Finanza. Para esto, se debe efectuar el registro de dicho cargo en la forma TVAAREV, como muestra la siguiente ilustración. Campo Campo Observación (*) ID Digitar el Rut del funcionario con contrato vigente al que se otorgará el dinero por concepto de caja chica (*) Divisa Automáticamente el sistema asignará el código CLP, la que para estos casos no debe ser modificado (*) Código detalle Ingresar el código CCCH Caja chica (*) Período Digitar el período en el que se otorga la caja chica (*) Cargo Ingresar el monto asignado por concepto de caja chica 5

6 4.2 Creación de compromiso presupuestario (FGAENCB) Con el fin de reservar presupuestariamente los recursos asociados a la solicitud de caja chica, se deberá crear un Compromiso Presupuestario, a través de la forma FGAENCB, indicando el FOCPAU respectivo. Campo Campo Observación (*) Núm Compromiso Digitar la palabra SIGUIENT, para generar el consecutivo interno de sistema financiero contable de la Universidad (*) Digitar pequeña descripción relacionada a la asignación de caja Descripción compromiso chica Deberá asignarse el RUT del funcionario responsable de la (*) Id proveedor caja chica, el cual, como condición inicial debe poseer contrato vigente con la Universidad 6

7 Campo (*) Tipo póliza E100 Para la creación del compromiso el usuario deberá digitar la regla E100 (*) Índice El usuario deberá digitar la organización a la cual efectuará el cargo presupuestario (*) Cuenta 6BF008 Seleccionar la cuenta asociada a caja chica (*) Actividad 350 El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a cajas chicas (*) Monto Digitar el valor por el cual se pretende crear el compromiso presupuestario, relacionado a la caja chica 7

8 4.3 Emisión de pago a funcionario (FVAINVE) Para asignar el dinero por concepto de Caja chica, en primer lugar, se debe generar el documento asociado a través de la forma FVAINVE, lo que permitirá generar el pago al funcionario. Al ingresar el FOCPAU se debe asignar la cuenta 11A003, asociada a Cajas Chicas USM consolidados. Campo (*) Proveedor (*) Banco DC (*) Tipo de documento CCH (*) Factura proveedor E00000XX 8 Deberá digitarse el Rut, de la persona a la cual se otorgará el dinero por de caja chica El usuario creador del documento de pago deberá seleccionar el Banco Institucional (DC) Siempre deberá seleccionarse el tipo de documento CCH (Caja chica) Debemos insertar en este campo el número del documento asociado a la caja chica, seguido por el número de compromiso que otorga el sistema financiero contable (EX), omitiendo los 0

9 Campo (*) Bien (*) Aprobado No se deberá seleccionar código del bien, si no que en la glosa el creador del documento deberá describir a que corresponde la caja chica, incorporando la Sede o Campus En este campo deberá insertarse el mismo monto que se reservó anteriormente en el compromiso presupuestario (*) Retención bien El usuario deberá retener el pago del bien 9

10 Campo (*) Índice (*) Cuenta 11A003 El usuario deberá digitar el código de la organización a la cual efectuará el cargo presupuestario Para efectuar el pago al funcionario, el creador de este documento deberá seleccionar la cuenta contable Cajas chicas USM consolidado (11A003) (*) Actividad 350 El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a cajas chicas El proceso de pago es realizado por Tesorería. 10

11 5. Procedimiento para rendición caja chica y renovación Una vez que se efectúa la rendición de caja chica, con sus respectivos documentos de respaldos, se deberá proceder a realizar de los siguientes pasos. Ajustar compromiso presupuestario Registro de documentos, para el cual existen dos formas de ingreso dependiendo si estos deben ser o no ingresados al libro de compras y/u honorarios, estos pasos son: Procedimiento para documentos vinculados al libro de compras y/u honorarios Procedimiento para documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios Ajustar compromiso presupuestario Emisión de pago a funcionario 5.1 Ajustar compromiso presupuestario (FGAENCB) El primer paso consiste en el ajuste del compromiso presupuestario, el cual se realizará cuando se tengan los documentos que respalden el gasto. 11

12 La información viene definida inicialmente por el compromiso creado inicialmente. Campo (*) Numero de compromiso E00000XX Deberá digitarse el número de aquel documento que se pretende ajustar (*) Id Proveedor El usuario deberá seleccionar el Rut del funcionario que se otorgó la caja chica (*) Cambio compromiso E-XX0001 El usuario deberá digitar el número del cambio que se está realizando. Como lo muestra el ejemplo (*) Titulo Se debe digitar una pequeña descripción asociada a la caja chica (*) Total documento (-) Debe insertarse el monto de los gastos que fueron imputados con signo negativo, como muestra el ejemplo Campo (*) Tipo de póliza E020 (*) Monto (-) Para ajustar el compromiso el usuario deberá digitar el tipo de póliza E020, restituyendo la disponibilidad presupuestaria, con el propósito de efectuar el reconocimiento de los gastos con el documento físico que acredite el gasto, detallados en el punto y El monto debe ser aquel se rendirá y por lo tanto debe incorporase con signo negativo 12

13 5.2 Registro de documentos Efectuado el ajuste presupuestario, se procederá al registro de los documentos que acreditan el gasto incurrido. Para esto es importante efectuar una distinción entre los documentos que se registrarán en el sistema de información financiera, considerando para el ingreso de comprobantes relacionados al libro de compras y/u honorarios el punto y aquellos documentos no vinculados a los libros antes mencionados el paso Registro de documentos vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE) Cuando la rendición de Caja Chica considera documentos tributarios que deben ser incorporados al Libro de Compras (facturas afectas, exentas, notas de crédito y notas de débitos) y/u libro de honorarios (boletas de honorarios manuales o electrónicas), se debe considerar lo siguiente: El banco asociado al documento debe corresponder única y exclusivamente al Banco código 4A CAJAS CHICAS USM CONSOLIDADO. El banco indicado no generará un flujo efectivo de dinero, por lo que sólo servirá para realizar el registro del documento. El FOCPAU debe corresponder a aquel en el que se debe ver reflejado el gasto respectivo. 13

14 Campo (*) Proveedor Se debe digitar el Rut del proveedor quien emitió el documento tributario, para registrarlo en el libro de compras (*) Banco 4A Se debe seleccionar el banco control caja chica, ya que no debe generar transacción, dado que el pago fue realizado por funcionario (*) Tipo de documento Se debe seleccionar el tipo de factura que emitió el proveedor, para ser registrado en el libro de compras (*) Factura proveedor XX Deberá digitar el número del documento tributario Campo (*) Bien C00000XX Deberá seleccionar aquellos bienes que estén contenidos en la factura del proveedor (*) Aprobado Se seleccionará el monto asociado al bien que se está registrando (*) Retención bien El usuario deberá retener el pago del bien 14

15 Campo (*) Índice (*) Cuenta (*) Actividad 350 (*) Banco 4A Deberá seleccionarse aquella organización a la cual se efectuará la imputación presupuestaria Al seleccionar el bien, de forma automática se asignará la cuenta El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a caja chica Definido de forma automática, en caso que tenga otro banco debe ser modificado en la primera pestaña 15

16 Regularización banco control caja chica (FVAJVCQ) El movimiento contable realizado en el paso 4.2.1, lleva consigo la realización de una póliza contable que regulariza el banco de control. Cabe precisar que dicho paso tiene por finalidad registrar los documentos en libro de compras y/u honorarios. Campo Campo (*) Núm documento (*) Total documento Observación Se debe digitar la palabra SIGUIENT, para generar el consecutivo interno del sistema financiero contable de la Universidad Puede ser dejado en blanco o colocar el monto por el cual se pretende regularizar el banco control caja chica (*) Todos libros En todos los casos, deberá seleccionarse el campo en todos los libros 16

17 Campo (*) Tipo de póliza CR05 Para regularizar el banco control caja chica, se debe utilizar la póliza CR05 (*) Cuenta 11A003 Con el objetivo de regularizar el banco control caja chica, se debe seleccionar la cuenta Cajas chicas USM consolidado (*) Actividad 350 El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a cajas chicas (*) Monto Se debe digitar, el monto total de todos aquellos documentos que ingresaron por la forma FVAINVE (*) Débito/Crédito Más Se debe seleccionar el indicador MÁS, ya que el sistema al utilizar este tipo de póliza automáticamente genera el asiento contable (*) Descripción Deberá señalar en esta glosa la regularización del banco (*) Periodo Presup. Se debe inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción (*) Banco 4A El usuario deberá seleccionar el banco control cajas chicas para que el sistema lo asocie a su respectiva cuenta contable (*) Proveedor Se deberá digitar el número del Rut del funcionario que debe rendir la caja chica (Con contrato vigente) 17

18 5.2.2 Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAJVCQ) Para el registro de documentos vinculados a boletas o documentos de gastos que no se asocian al Libro de Compras y/o libro de honorarios, se utilizarán POLIZAS. Para ello, se utilizarán las formas vinculadas al registro de pólizas contables y presupuestarias, reflejando el gasto correspondiente en el FOCPAU. Campo Campo Observación (*) Núm documento Se debe digitar la palabra SIGUIENT, para generar el consecutivo interno de sistema financiero contable de la Universidad (*) Total documento Se debe colocar el monto de la transacción, considerar que este monto contempla la suma de los débitos más los créditos (*) Todos libros En todos los casos, deberá seleccionarse el campo en todos los libros 18

19 Campo (*) Tipo de póliza FT01 Para el registro de documentos que no deben ser ingresados al libro de compras, se deberá seleccionar el tipo de póliza FT01 (*) Índice El usuario deberá seleccionar la organización a la que efectuará la imputación de dicho gasto (*) Cuenta 6AXXX Se deberá seleccionar la cuenta contable a la que efectuará el cargo presupuestario (*) Actividad 350 El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a cajas chicas (*) Monto Deberá digitarse el monto que se imputa al gasto (*) Débito/Crédito DEBITO Se debe seleccionar el indicador débito, para este caso (*) Descripción Deberá señalar en esta glosa el N CCH, asociado (*) Periodo Presup. Se debe inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción (*) Proveedor Se deberá digitar el número del Rut del funcionario que debe rendir la caja chica 19

20 Campo (*) Cuenta 11A003 Debemos seleccionar para esta situación la cuenta contable Cajas chicas USM consolidado (*) Actividad 350 El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a cajas chicas (*) Monto Deberá digitar el monto que se imputa al gasto (*) Débito/Crédito CREDITO Se debe seleccionar el indicador crédito, para este caso. (*) Descripción Deberá señalar en esta glosa el N CCH, asociado. (*) Periodo Presup. Debe inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción. (*) Proveedor Deberá digitar el número del Rut del funcionario que debe rendir la caja chica 20

21 5.3 Ajustar compromiso presupuestario de caja chica (FGAENCB). Con el objetivo de afectar presupuestariamente la organización con el monto que se debe reasignar por concepto de caja chica, es necesario realizar un ajuste en el compromiso inicial, reflejando dicha afectación. Campo (*) Núm Compromiso Digitar el número del compromiso que se desea ajustar (*) Total documento Digitar el monto que se desea reasignar a la caja chica (*) Cambio compromiso E11000X Digitar el número del cambio que se está realizando. Como lo muestra el ejemplo (*) Titulo Describir la acción que se está ejecutando 21

22 Campo (*) Tipo de póliza E020 (*) Monto Ajustar el compromiso el usuario deberá digitar el tipo de póliza E020, con el objetivo de cuadrarse efectivamente al gasto Se debe digitar el monto que se desea reasignar a la caja chica, relacionado al correspondiente FOCPAU 22

23 5.4 Emisión de pago a funcionario (FVAINVE) Con el objetivo de restituir el dinero inicial a la caja chica se deberá emitir un pago con cargo a la cuenta 11A003 Cajas chicas USM Consolidado Campo (*) Proveedor Digitar el Rut del responsable de caja chica (*) Banco DC Seleccionar el Banco Institucional (DC) (*) Tipo de documento CCH Siempre se deberá seleccionar el tipo de documento CCH (Caja chica) (*) Factura proveedor Insertar el número de compromiso 23

24 Campo (*) Bien No se deberá seleccionar código del bien, si no que en la glosa el creador del documento deberá describir a que corresponde la caja chica, incorporando la Sede o Campus (*) Aprobado Insertar el mismo monto que se debe restituir a la caja chica (*) Retención bien El usuario deberá retener el pago del bien 24

25 Campo (*) Índice (*) Cuenta 11A003 (*) Actividad 350 Digitar la organización a la cual se otorgará este dicho monto Seleccionar la cuenta contable Cajas chicas USM consolidado (11A003) El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a cajas chicas El proceso de pago es realizado por Tesorería. 25

26 6. Procedimiento para cierre definitivo de caja chica Para aquellas situaciones en la que se requiera realizar un cierre definitivo de caja chica, el funcionario a cargo de este fondo, deberá efectuar la rendición de caja chica si corresponde, basándose en el punto y sus respectivas sub-etapas, para posteriormente reintegrar el dinero adeudado a la Universidad. En el caso que el funcionario no tenga documentos que acrediten algún gasto asociado a la caja chica, deberá efectuar la devolución por total del fondo otorgado por la Universidad. 6.1 Revisión en cuenta corriente funcionario (TVAAREV) Sin información en cuenta corriente de funcionario En caso de no existir un cargo por concepto de caja chica en la cuenta corriente del funcionario, deberá ingresarse el código de detalle caja chica (CCCH), considerando los parámetros que se detallan a continuación 26

27 Campo Campo Observación (*) ID Digitar el Rut del funcionario al cual se realizará el cargo por concepto de Caja Chica (*) Divisa Por defecto el sistema inserta la sigla CLP, la cual no debe ser modificada (*) Código Detalle Insertar para este caso el código CCCH (Caja Chica), tal como muestra la ilustración (*) Periodo Seleccionar el año en el cual se realiza el cargo (ver ilustración) (*) Cargo Digitar el monto asignado al funcionario por concepto de caja chica (*) En caso de existir dicho cargo en la cuenta corriente, no efectuar ningún movimiento en la cuenta corriente En caso de existir el cargo en la cuenta corriente de funcionario En caso de existir un cargo por concepto de caja chica en la cuenta corriente del funcionario, se deberá ingresar el código de detalle caja chica (CCCH), considerando los parámetros que se detallan a continuación; 27

28 Campo Campo Observación (*) ID Digitar el Rut del funcionario al cual se realizará el cargo por concepto de Caja Chica (*) Divisa Por defecto el sistema inserta la sigla CLP, la cual no debe ser modificada (*) Código Detalle Insertar para este caso el código CCCH (Caja Chica), tal como muestra la ilustración (*) Periodo Seleccionar el año en el cual se realiza el cargo (ver ilustración) (*) Cargo Digitar el monto con signo negativo asignado al funcionario por concepto de caja chica 6.2 Reconocimiento de la devolución del dinero (FVAJVCQ) Una vez que se efectúa la rebaja en la cuenta corriente del funcionario por la devolución del dinero, se deberá contabilizar este movimiento, mediante una póliza contable considerando los siguientes parámetros. Campo Campo Observación (*) Libro Digitar la sigla FINANC (*) Núm Documento Digitar la sigla SIGUIENT o en su defecto dejar el campo en blanco (*) Todos Libros En todos los casos, seleccionar el campo todos los libros (*) Fecha de transacción Insertar la fecha en la cual se desea contabilizar la operación 28

29 Campo (*) Tipo de póliza CR05 Reconocimiento del pago en el banco institucional, se debe utilizar la póliza CR05 (*) Índice Digitar la organización la cual se realizó la imputación presupuestaria (*) Fondo Al seleccionar el índice por defecto esta información será completada (*) Cuenta 11A003 Con el propósito de reconocer el pago por parte del funcionario, se debe seleccionar la cuenta Cajas chicas USM consolidado. (*) Programa Al seleccionar el índice por defecto será completada esta información (*) Actividad 350 El usuario deberá digitar el código 350, relacionado a cajas chicas (*) Monto Digitar el monto devuelto por el funcionario, el cual debe ser concordante con la información registrada en cuentas corrientes (*) Débito/Crédito Más Se debe seleccionar el indicador MÁS, ya que el sistema al utilizar este tipo de póliza automáticamente genera el asiento contable (*) Descripción Breve descripción asociada al cierre definitivo de la caja chica (*) Periodo Presup. Insertar el número del mes en el cual está ejecutando la transacción. (*) Banco Ingresar el código del banco al cual se está efectuando el deposito (*) Proveedor Digitar el número del Rut del funcionario 29

30 6.3 Cierre del compromiso (FGAENCB) El proceso de cierre definitivo de caja chica, finaliza con el cierre del compromiso presupuestario, para lo cual se debe considerar el compromiso en el que se realizó la reserva presupuestaria. Campo (*) Núm Compromiso Digitar el número del compromiso que se desea cerrar. Para el caso el compromiso es el E No es necesario modificar el monto que el documento (*) Total documento contempla, el sistema liquida el compromiso por su totalidad (*) Cambio compromiso E11000XX Digitar el número del cambio que se está realizando. Como lo muestra el ejemplo (*) Titulo Describir la acción que se está ejecutando 30

31 Campo (*) Tipo de póliza E032 Para cerrar el compromiso el usuario deberá digitar el tipo de póliza E032, con propósito de liquidar el compromiso y realizar la restitución del saldo presupuestario (*) Monto Digitar el monto considerado en el campo total del documento 31