Procedimientos Ministerio de Hacienda. Modulo MM : Contratacion. Procedimiento: Emisión, Aprobación del Pedido PROCEDIMIENTO: MM-01-06

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO: MM Emisión y Aprobación del Pedido 1. Descripción 1. a. Objetivo Describir las acciones a realizar para emitir el Pedido una vez seleccionada la oferta más conveniente, ratificada la firmeza de la adjudicación, recibida la garantía de cumplimiento, en los casos que proceda y otorgada la aprobación interna o refrendo cuando así corresponda. Así como las acciones necesarias para aprobar el contrato de compra (Pedido), delimitando las responsabilidades que tiene cada funcionario dentro del proceso. 1. b. Alcance El procedimiento será de aplicación en toda oportunidad en la cual se deba aprobar un Pedido por parte de la Proveeduría durante el proceso de Contratación Administrativa en el Gobierno Central, una vez que esté en firme la adjudicación de la contratación y posteriormente proceder aprobar (refrendar) el Pedido, por parte del Proveedor, siendo que el procedimiento excluye la participación de la Unidad Financiera de conformidad con circular técnica número 737 del 18 diciembre del 2003 por parte de la Dirección General de Presupuesto Nacional, remitida a las Unidades Financieras con conocimiento a las Proveedurías es entre otras. 2. Documentación 2. a. Definiciones Manuales de Procedimiento Asociados: son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo ó posteriores. 2. b. Referencias Tabla de Términos Equivalentes Acorde a la Legislación Terminología Técnica Solicitud de Pedido: se utiliza para realizar una separación Solicitud de Pedido presupuestaria de fondos, permitiéndole al órgano ejecutor el desarrollo de procesos de contratación administrativa. Para efectos de la contabilidad presupuestaria, afecta el Solicitado. Visado Aprobación Registro de Ofertas Registro de Ofertas Pedido: se utiliza para comprometer el pago con los proveedores de Contrato. Para contrato mercancías o servicios. Para efectos de la contabilidad marco o convenio marco presupuestaria, afecta el Comprometido. continua llamándose pedido Registro de Proveedores Registro de proveedores Catálogo de Mercancías Catálogo de bienes y servicios Devengado Cuenta por Pagar Ordenado Emisión de Pago Verificación de Facturas Migo-Miro

2 3. Desarrollo La creación, la modificación, eliminación y visualización de Contratos (Pedidos), son actividades que realizará el personal de la Proveeduría, la visualización la podrán realizar también el personal de la Unidad Financiera o Contable, el personal de Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, Auditoría interna y Contraloría General de la República. El borrado de Contratos (Pedidos), será una actividad exclusiva del Proveedor o en su defecto, por la persona que éste designe. El monto de un Contrato (Pedido), estará siempre respaldado por una solicitud de contratación ó una reserva de presupuesto adicional (Unidad Financiera o Contable) y la diferencia que exista entre el monto solicitado menos el monto comprometido se reintegrara automáticamente al saldo disponible de la partida presupuestaria correspondiente. En caso que la afectación automática de presupuesto solicitado realizada al momento de emitir la solicitud de contratación resulte insuficiente cuando se deba emitir el Contrato (Pedido), existe la posibilidad de disminuir la cantidad comprada o realizar una modificación de la solicitud de contratación aumentando la afectación de presupuesto solicitado (si existe disponible de cuota presupuestaria en la partida afectada), en forma previa se debe reversar las aprobaciones efectuadas en la solicitud de contratación y luego de modificarse, deberá ser aprobada nuevamente por el Proveedor y el Jefe de la Unidad Financiera. Una vez grabado el Contrato (Pedido), automáticamente se actualiza la previsión de tesorería, permitiendo planificar los desembolsos que deberán efectuarse según las fechas de entregas acordadas con el proveedor. Esto para los casos de contratos con entregas parciales. Un Contrato (Pedido) no puede entregarse a un proveedor comercial, si éste no ha presentado la garantía de cumplimiento correspondiente, (en aquellos casos que se requiera garantía), cuando la contratación requiera de formalización contractual no se podrá generar el pedido hasta tanto no se haya refrendado el contrato (Pedido), por parte de la Contraloría General de la República o se tenga la aprobación interna del Ministerio, según corresponda. Una vez entregado el Contrato (Pedido) original al proveedor comercial, debe actualizarse la fecha de entrega del material o servicio en el sistema. Esto debe realizarlo el funcionario asignado en la Proveeduría. Además, éste dato será un parámetro indispensable para el control del proceso de evaluación de proveedores. Cuando se estén tramitando compras al exterior, se realizará de conformidad con lo indicado en la Circular CCAF de fecha 1 de junio del El sistema permitirá efectuar el pago con instrumentos como cartas de crédito, mediante transferencia de fondos utilizando los sistemas de pago internacionales. Además el documento físico del Contrato (Pedido), es la base para realizar posteriormente los trámites para aplicar el pago al exterior. En caso de compras al exterior en moneda extranjera se debe adicionar en el pedido de compra un 20% de diferencial cambiario esto a efectos de cubrir cualquier variación de tipo de cambio futuro, al momento de recibir el bien o servicio y cargarse la factura, se ajustará automáticamente el presupuesto devengado al tipo de cambio del día y el sobrante en caso que se reintegre al disponible en forma automática. Las compras locales en moneda extranjera deberán de considerar un 10% de diferencial cambiario. (ver oficio DGABCA-NP I). Materiales, Obras o Servicios Contratados durante varios ejercicios económicos (Contrato o convenio Marco) En el caso de servicios contratados por periodos de tiempo que involucran varios ejercicios económicos, se cargan los datos del contrato de servicios en el Contrato (Pedido) por parte de Proveeduría y se emite el Contrato (Pedido), por los bienes, obras o servicios a devengarse durante el presente ejercicio presupuestal, donde se compromete el presupuesto, siguiendo el procedimiento establecido en el manual de contrato marco.

3 Al iniciar el próximo ejercicio presupuestal se deben analizar los contratos marcos vigentes por parte de Proveeduría, determinar los bienes, obras y servicios a recibirse en el nuevo ejercicio - (Se afecta el momento Contable del Solicitado) por el Jefe de la Unidad Financiera o Contable- y se emitirá nuevamente un Contrato (Pedido) (Proveedor ) por el periodo de vigencia del contrato dentro del ejercicio presupuestario, y así sucesivamente. Los contratos de alquileres de inmuebles y servicios de transporte están incluidos en este procedimiento, en el primer caso es necesario que el propietario del inmueble emita factura comercial (si es persona jurídica) o recibo de dinero (si es persona física); con los pagos estipulados según contrato y posteriormente se ingresará la entrada de mercancía. Los ajustes de precio previstos en la formalización contractual se realizan de conformidad con el Decreto Normas y Criterios Operativos para la Utilización de los Clasificadores Presupuestarios del Sector Público No de fecha 25 de agosto del 2008, apartado A Aspectos Mínimos a Considerar sobre el Proceso de Visado en la Creación y Aprobación del Pedido Del Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado - Contraloría General de la República M CO-DFOE-3 diciembre del 2003 y modificado mediante Resolución R-CO del de la Contraloría General de la República, se debe cumplir con lo siguiente: Pedido de compra: Para el trámite del documento presupuestario denominado Contrato (Pedido), se debe revisar lo siguiente: 1. Que en el Contrato (Pedido) conste el número de solicitud de pedido correspondiente. 2. Que el código presupuestario coincida con el de la solicitud de contratación. 3. Que la información del proveedor sea la correcta de acuerdo con la documentación que respalda el proceso de contratación. 4. Que se indique el procedimiento de contratación que corresponda: licitación pública, Licitación Internacional, Licitación abreviada o Contratación directa u otros. 5. Que se especifique el número de oficio y la fecha en que la Contraloría General refrendó el contrato respectivo, o en que la Administración dio su aprobación al mismo, según corresponda. 6. Que la formalización contractual esté vigente, la periodicidad de los pagos y el lapso al cual corresponde la gestión de pago. 3. a. Responsabilidades Sector: Proveeduría Puesto de trabajo: Analista de Compras de la Proveeduría Verificar, antes de generar el Pedido, si se requiere de formalización contractual. Crear en sistema el Pedido a nombre del Proveedor Comercial adjudicatario e incluir el porcentaje de garantía de cumplimiento que corresponde y vigencia de garantía. Revisar Pedidos no liberados y proceder a realizar los ajustes necesarios, si fuera el caso. Comunicar al Proveedor la creación del Pedido. Imprimir Pedidos aprobados por el Proveedor. Nota: En caso de contratos marco: Emitir el primer Pedido del contrato marco y posteriormente en el nuevo ejercicio generar nuevo Pedido contra el contrato marco al iniciar nuevo ejercicio económico previo a la autorización correspondiente. Sector: Proveeduría

4 Puesto de trabajo: Encargado de Garantías Recibe Pedidos y firma de conformidad. Verificar que el Pedido contenga todas las fechas de aprobación, así como el porcentaje de la garantía de cumplimiento y fecha de vencimiento. Sector: Proveeduría Puesto de trabajo: Proveedor Visualizar diariamente en sistema Pedidos pendientes de liberación o refrendo. Revisar los datos del Pedido en el sistema contra documento de adjudicación, antes de aprobar. Revisar antes de su aprobación, si requieren de formalización contractual. Aprobar los Pedidos que no requieran de formalización Contractual. Proceder a modificar fecha de entrega en sistema, una vez que se envíe pedido al Proveedor Comercial. En el caso cuando se amerite exoneración de impuestos, la fecha de entrega se modificará a partir de la entrega de la exoneración en el sistema. 3. b. Actividades Se describe brevemente las acciones a seguir en forma secuencial, a todos los responsables y las actividades consecuentes para la ejecución del procedimiento de referencia. N Responsable Paso 10 Analista de Compras de la Proveeduría 20 Proveedor Acción Transacción de referencia Sistema a utilizar Verificar, antes de generar el Pedido, si se requiere de formalización contractual. Sistema Crear en Sistema Pedido a nombre del Proveedor Comercial adjudicatario e incluir el porcentaje de Modulo Pedido garantía de cumplimiento que corresponde y vigencia de garantía. Revisar los Pedidos no liberados y proceder a realizar los ajustes necesarios, si fuera el caso. Comunicar al Proveedor la creación del Pedido. Nota: En caso de contratos marco: Emitir el primer pedido del contrato marco y posteriormente en el nuevo ejercicio generar nuevo pedido contra el contrato marco al iniciar nuevo ejercicio económico. Visualizar diariamente en el Sistema Pedidos Sistema pendientes de liberación o refrendo. Revisar los datos del Pedido en el Sistema contra documento de adjudicación, antes de aprobar. Modulo Pedido Revisar antes de su aprobación, si requieren de formalización contractual. Aprobar Pedidos que no requieran de formalización Contractual. Interfaz Document os Asociados Ley 8292, Control Interno. Ley de Contrataci ón Administr ativas y su Reglamen to

5 30 Encargado de Garantías Recibe los Pedidos y firma de conformidad. Sistema Verificar que el Pedido contenga todas las fechas de aprobación, así como el porcentaje de la garantía de cumplimiento y fecha de vencimiento. Modulo Pedido 40 Proveedor 50 Analista de Compras de la Proveeduría Proceder a modificar la fecha de entrega en el sistema, una vez que se envié el pedido al Proveedor Comercial. En el caso cuando se amerite exoneración de impuestos la fecha de entrega, se modificará a partir de la entrega de la exoneración en el sistema. Verificar la afectación del pedido en el momento contable del comprometido en SIGAF. Entregar el Pedido al Proveedor Comercial. Nota: Continúa procedimiento MM Recepción de Mercancía por Consumo, Obras y Servicios 70 Fin del Procedimiento. Sistema SIGAF ROLES: ZZ_AP_INFORMES_FI _XXX, ZZ_AP_INFORMACIO N_REPORTES_TR, ZZ_FM_REPORTES_U F