PROCEDIMIENTOS - Ministerio de Hacienda Módulo : GL Procedimiento: Procedimiento para la confección de Asientos. PROCEDIMIENTO:

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO: Registro de los Asientos Contables Número: GL Descripción 1.a. Objetivo Describir las acciones que prioritariamente debe desarrollar la Unidad de Registro Contable, de la Dirección de Nacional, para proceder al registro de los diferentes asientos a afectar tanto en la sección de Cuentas es, como en las cuentas del Ingreso y de los Fondos Especiales, minimizando el riesgo de error en el momento del registro de las mismas. 1.b. Alcance El procedimiento será de aplicación en forma diaria, toda vez que las Unidades de la Dirección de Nacional realicen en el Sistema SIGAF las funciones y atribuciones correspondientes al análisis y validación de los registros de las operaciones Contables generados por los diferentes módulos (MM- Contratación Administrativa, AP- Acuerdos de Pago). 2. Documentación 2.a. Definiciones Los Manuales de Usuario SIGAF son preparados por los Órganos Rectores de ; los mismos incluyen todas las instrucciones necesarias para operar el sistema SIGAF en la función de referencia. Manuales de Procedimientos Vinculados: son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo ó posteriores. Página 1

2 2.b. Referencias Manual de Usuario: Manual de Procedimientos Vinculados: 3. Desarrollo El Sistema SIGAF permite realizar el registro diario de la Operaciones contables; toda operación que se realice en cualquier módulo del sistema generará en forma automática si corresponde- una operación contable. Precisamente allí es donde radica la importancia de la integración del módulo financiero con el resto de los módulos del sistema. Esta integración permite tener actualizado constantemente el Libro Mayor con relación a los demás libros auxiliares de la contabilidad, evitándose así los descuadres contables, así como los rubros presupuéstales y de flujo de tesorería. Todas las operaciones se registran en el SIGAF como un asiento contable, dando origen a un documento interno dentro del sistema el cual permitirá al usuario llevar un control de cada operación realizada. A partir de un número de documento puede verificarse y/o ajustarse cualquier asiento contable. Los valores introducidos (centro gestor, posición financiera, Fondos y todas las operaciones contables en Libro Mayor) serán analizadas y validadas por la Dirección de Nacional, como también otras dependencias dentro del alcance del proyecto SIGAF, puedan registrar dentro del sistema las operaciones contables que les correspondan; permitiendo al Gobierno Central, a través de la Dirección de Nacional mantener una contabilidad actualizada en tiempo real. Este proceso incluye la coordinación con Tesorería Nacional de los ajustes contables que correspondan para depurar las partidas pendientes luego de ejecutarse en SIGAF la conciliación de bancos automática por parte de Tesorería Nacional. Página 2

3 Corresponde analizar la variación de saldos de un rubro en un determinado periodo de tiempo, para detectar variaciones significativas fruto de errores de imputación contable que requieran efectuar ajustes contables a efectos que los saldos reflejen fielmente la información para lo cual fueron creados según el manual de cuentas correspondiente. 3.a. Responsabilidades Las acciones a realizar en este procedimiento implican las siguientes responsabilidades: Sector: Nacional Puesto de trabajo: Unidad Revisar y analizar la documentación que ingresa a la Nacional por medio del Sistema SINPE (Sistema interbancario negociación de pagos electrónicos). Revisar y analizar la documentación que ingresa por medio de los diferentes bancos comerciales y estatales y cooperativas. Clasificar de acuerdo al Manual de Codificación del Ingreso los diferentes documentos por concepto de impuestos. Verificar que la cuenta contable a utilizar, esté de de acuerdo a los formatos predefinidos en el Plan Contable (Partida presupuestaria y Cuenta de Mayor). Analizar y verificar la documentación recibida antes de registrar el asiento. Proceder a realizar los asientos correspondientes. o Ingresos o Ordenes de Pago o Deuda Interna o Deuda Externa o Fondos Especiales Página 3

4 Elaborar las Notas de Cargo y/o Abono, en los casos que correspondan (Deuda Externa, Deuda Interna, Comisiones, y otros. Verificar en caso de ajustes para notas de abono o de cargo, el registro contable contra la ley de Presupuesto CATS, CAFS y otros). Verificar contra el documento fuente en los casos que se cuente con ella y de existir diferencias se deben realizar los asientos de ajuste necesarios para corregir las inconsistencias detectadas. Realiza los ajustes y valoraciones por Tipo de Cambio. 3. b. Actividades Describe brevemente y en forma de cuadro sinóptico las acciones a seguir, con su secuencia de pasos, responsable y manual de procedimientos o documentación de apoyo asociados, para la ejecución del procedimiento de referencia. ANÁLISIS Y VALIDACIÓN EN EL REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES N Paso Responsable Acción Transacción de Referencia Documentos Asociados 10 Dirección de 20 Dirección de Revisar y analizar la documentación que ingresa a la Nacional por medio del Sistema SINPE (Sistema interbancario negociación de pagos electrónicos). Revisar y analizar la documentación que ingresa por medio de los diferentes bancos comerciales y estatales y SIGAF Sinpe Documentos externos Página 4

5 cooperativas. 30 Dirección de 40 Dirección de Clasificar de acuerdo al Manual de Codificación del Ingreso los diferentes documentos por concepto de impuestos. Verificar que la cuenta contable a utilizar, esté de de acuerdo a los formatos predefinidos en el Plan Contable (Partida presupuestaria y Cuenta de Mayor). Manual de Codificación del Ingreso Plan Contable 50 Dirección de 60 Dirección de Analizar y verificar la documentación recibida antes de registrar el asiento Proceder a realizar los asientos correspondientes. Ingresos Ordenes de Pago Deuda Interna Deuda Externa Fondos Especiales FB50 F-02 FB50 Elaborar las Notas de Cargo y/o Abono, en los Página 5

6 casos que correspondan (Deuda Externa, Deuda Interna, Comisiones, y otros. 70 Dirección de Verificar en caso de ajustes para notas de abono o de cargo, el registro contable contra la ley de Presupuesto CATS, CAFS y otros). Verificar contra el documento fuente en los casos que se cuente con ella y de existir diferencias se deben realizar los asientos de ajuste necesarios para corregir las inconsistencias detectadas. FB50 F-02 FBU8 FB08 80 Dirección de Realiza los ajustes y valoraciones por Tipo de Cambio. 90 Fin del procedimiento FBB1 F.05 Página 6