...le ayuda en la Administración. Eficiente y Transparente. de los Recursos Financieros de su Organización...

Transcripción

1 ...le ayuda en la Administración Eficiente y Transparente de los Recursos Financieros de su Organización...

2 Resumen Ejecutivo ONG Proyectos es una herramienta de software orientada a Organizaciones No Gubernamentales para ayudar en la administración de los recursos financieros de los proyectos BENEFICIOS > Consolida información por programas, por proyectos, por donantes o institucional > Integración entre el área administrativa y las áreas técnicas de la organización > Información en línea de la ejecución de los proyectos > Facilita las tareas de rendiciones de cuentas a las agencias > Los presupuestos y la ejecución presupuestaria puede realizarse en cualquier moneda > Los reportes puede generarse con cualquier tipo de moneda > Evaluación de sobregiros del presupuesto antes de realizar cualquier operación > Los reportes pueden ser migrados a formatos de MS Excel y HTML > El sistema funciona bajo entorno de red > Es un sistema integrado, seguro y estable > Optimización de recursos a través de la eliminación del reproceso de información El Sistema ONG-Proyectos es una herramienta de software que provee un firme control del ciclo presupuestario y contable de los proyectos de una organización. Este control se alcanza mediante una efectiva integración de las áreas financieras y administrativas que se ven involucradas en la ejecución y seguimiento de los proyectos, logrando fortalecer a las organizaciones en la transparencia del uso de los fondos de proyectos. ONG-Proyectos facilita el seguimiento presupuestario y colabora en la rendición de cuentas a las agencias financiadoras. Proporciona además gran cantidad de información clave para un mayor acertamiento en la toma de decisiones por parte de la Coordinación General de la Organización. Una de las características principales del sistema es que logra integrar de una manera fácil y efectiva la Contabilidad General de la Organización con el Control Presupuestario de los Proyectos, lo que su vez permite fortalecer la conexión entre el equipo administrativo de la organización con los diversos equipos técnicos de los proyectos y crear un ambiente de cooperación entre las diversas áreas de la organización.

3 Funcionalidad General Uno de los aspectos claves del sistema es la creación de la Estructura de los Proyectos, en donde se especifica la relación jerárquica que existe entre los Programas, Proyectos y Donantes de la Organización. La construcción de esta estructura hace posible que no puedan registrarse operaciones erróneas entre proyectos, programas y donantes. El sistema permite definir para sus operaciones los tipos de monedas que se requieran. Tanto la información presupuestaria como cualquiera de los reportes que el sistema genera, pueden obtenerse en cualquiera de las monedas definidas. En conjunto con la definición de las monedas, al sistema se introducen también los tipos de cambios oficiales, de tal forma que las conversiones se efectúan de manera automática en todas las operaciones, sin embargo, el usuario tiene la facilidad de cambiarla para alguna transacción específica. El sistema posee un esquema de seguridad bajo el cual se administra la accesibilidad a las opciones para cada uno de los usuarios. Esto permite autorizar o denegar entrada a un usuario en opciones específicas y evitar que los usuarios no puedan realizar operaciones que no le han sido asignadas. Uno de los elementos fuertes del sistema es la generación de los informes. Los reportes pueden emitirse de manera detallada por proyecto, o consolidados por programas, proyectos y/o donante. Del mismo modo, permite generar los informes Institucionales. Estos reportes a su vez, pueden ser generados en cualquiera de las monedas que han sido configuradas en el sistema, así también pueden ser exportados a archivos con formato Excel. Cuando una operación se registra en el sistema, puede obtenerse un análisis acerca del impacto presupuestario de dicha operación. Es posible de esta manera determinar con anticipación si el presupuesto se sobregirará en alguno de los rubros y poder tomar las acciones más convenientes. Si una transacción en el sistema produce un sobregiro en el presupuesto, el sistema es capaz de crear una Solicitud de Sobregiro, que deberá ser aprobada por el usuario responsable del presupuesto, para así poder proceder al registro de la transacción. Al momento de realizar las transacciones en el sistema, se tiene la opción de ingresar los soportes de gastos a cada uno de los rubros presupuestarios, con el fin de obtener el reporte con el detalle de facturas para efectos de rendición de cuentas a los financiadores. > Definición de Programas, Proyectos y Donantes > Las operaciones pueden ser registradas en diversas monedas > Conversiones entre monedas se realizan de manera automáticas > Esquema de seguridad para el acceso a las opciones > Informes consolidados por programas, proyectos, donantes o institucionales > Los informes se generan en cualquier moneda > Todos los reportes pueden ser exportados a MS Excel > Al ingresar una operación, el sistema analiza el impacto en el presupuesto > Esquema de autorización de sobregiros presupuestarios > Ingreso de los soportes de gastos para efectos de rendiciones de cuentas a las agencias Vista general del Sistema ONG Proyectos. Generación de reportes

4 Contabilidad El sistema ONG Proyectos permite crear para cada uno de los proyectos, su propio Catálogo de Cuentas Contable, a partir del Catálogo de Cuentas Contable Institucional, logrando evitar aplicaciones a cuentas contables que no estén definidas para un determinado proyecto. Cuando se introducen comprobantes contables en el sistema, éste pregunta por el proyecto que será afectado. De esta manera es posible llevar la contabilidad para cada uno de los proyectos definidos, afectando de manera inmediata y automática la ejecución presupuestaria del proyecto, y obteniendo información consistente entre la contabilidad del proyecto y su ejecución presupuestaria. El sistema permite realizar el proceso de cierre contable de una manera especialmente sencilla. Para este proceso genera automáticamente las partidas de cierre y apertura por cada uno de los proyectos, liquidando las cuentas contables de resultados y cerrando las cuentas de balance. Esta operación no afecta los registros de gastos de la ejecución presupuestaria. El cierre aplicará para el período que haya sido definido en el año fiscal, ya sea año calendario u otro tipo de período definido por la organización. Entre los reportes que el sistema de contabilidad genera se encuentra el Balance General, Estado de Resultados, Balance de Comprobación, Libro Auxiliar. Todos ellos pueden ser generados en diversas monedas, así también de manera específica para un proyecto determinado o de manera consolidada por programas o Institucionales. > Catálogo de cuentas contable por proyectos a partir del catálogo de cuentas institucional > Comprobantes contables por proyectos > Registros contables y ejecución presupuestaria de manera simultánea > El sistema genera el cierre contable > El cierre contable no afecta el registro de la ejecución presupuestaria > Reportes financieros en diversas monedas y por programas, proyectos, donantes e institucionales Ingreso de comprobantes contables, afectando el presupuesto de proyectos

5 Bancos En la configuración del Sistema ONG-Proyectos es posible especificar las cuentas bancarias que podrán ser utilizadas por cada uno de los proyectos, evitando de esta manera que se efectúen operaciones bancarias o generación de cheques para un proyecto para el cual no se haya destinado la cuenta bancaria. Dentro del sistema de bancos, se pueden realizar diversos tipos de movimientos bancarios, tales como Depósitos, Retiros de Cuentas de Ahorro, Notas de Débitos o Créditos, entre otros que necesiten ser definidos por la organización Al generarse cualquier cheque, así como cualquier transacción bancaria, el sistema registra automáticamente la ejecución presupuestaria del proyecto afectado, logrando de esta manera evitar la duplicidad de información y obtener la información de la ejecución de manera inmediata. Con el sistema pueden efectuarse las conciliaciones bancarias de las cuentas de bancos de una manera fácil, y obtener automáticamente los reportes de conciliaciones bancarias. Entre los reportes que se pueden generar desde el modulo de bancos son el Reportes de Saldos Bancarios, Movimientos Bancarios ya sea por orden cronológico o por tipos de movimiento, y Reportes de Conciliaciones Bancarias. > Los movimientos bancarios de cada proyecto se efectúan únicamente en las cuentas bancarias que le corresponde > Registro de depósitos, retiros, notas de débito, notas de crédito, emisión de cheques > Registro de la ejecución presupuestaria al emitirse cualquier cheque > Registro de lo desembolsos realizados por las agencias donantes > Conciliaciones bancarias > Reportes de saldos y movimientos bancarios El sistema permite llevar el registro de los desembolsos realizados por los donantes, logrando dar seguimiento a los montos recibidos por los donantes en comparación con los montos esperados. Impresión de solicitudes de cheques

6 Presupuestos En el Sistema ONG-Proyectos se ingresan las Asignaciones Presupuestarias para cada uno de los proyectos que ejecuta la Organización. Los presupuestos de los proyectos son definidos respetando las líneas o rubros presupuestarios requeridos por los financiadores. Así también, para cada proyecto es posible definir la estructura con la que se formulará el presupuesto, es decir, si sus períodos serán mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, así como la moneda base con la que operará el presupuesto. El presupuesto se define en una moneda determinada. Sin embargo, las operaciones pueden efectuarse en cualquier otra moneda. El sistema automáticamente hará las conversiones que se necesita para registrar la información de estas operaciones en las monedas definidas en el presupuesto y en la contabilidad del sistema. En el caso de aquellos proyectos que necesitan prolongarse en el tiempo, existen las opciones correspondientes para modificar la estructura presupuestaria que permitan con facilidad poder extender el tiempo del proyecto. A través de las opciones de Reasignaciones, Refuerzos o Recortes presupuestarios, pueden efectuarse modificaciones a las Asignaciones Presupuestarias de los Presupuestos de los Proyectos, requiriendo autorización previa del responsable de los Presupuestos. Cuando alguna operación requiera que se exceda el presupuesto asignado para algún rubro presupuestario, se podrá autorizar el sobregiro por el usuario. El Sistema de Presupuestos genera una serie de reportes de Asignaciones Presupuestarias, Seguimiento y Ejecución Presupuestaria por períodos mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, Reporte de Disponibilidad presupuestaria, Reportes de seguimiento de los desembolsos, entre otros. Todos ellos, siendo específicos para un Proyecto, o Consolidados por Programas o Consolidado Institucional > Se definen los presupuestos para cada uno de los proyectos > Cada presupuesto respeta las líneas presupuestarias que exigen las agencias > El presupuesto de cada proyecto posee su propia estructura > Los presupuestos pueden definirse en cualquier moneda > La ejecución presupuestaria puede realizarse en cualquier moneda y diferente a la del presupuesto > Se puede extender el tiempo de los presupuestos > Reasignaciones, refuerzos y recortes presupuestarios > Solicitudes y autorizaciones de sobregiros > Reportes presupuestarios consolidados por programas, proyectos, donantes e institucionales > Reportes en diversas monedas Formulación del Presupuesto de Proyectos

7 Beneficios del Sistema ONG Proyectos...ONG Proyectos ha sido un aporte trascendental al fortalecimiento institucional de nuestra organización el cual tiene a su vez un impacto positivo en la efectividad de los programas y proyectos que desarrollamos en las comunidades rurales Rita Muckenhirn Coordinadora Ejecutiva Asociación de Educación y Comunicación La Cuculmeca Jinotega, Nicaragua El sistema logra integrar a las áreas administrativas de la organización, con las áreas técnicas de los proyectos, a partir de la información compartida de los proyectos. La ejecución presupuestaria de los proyectos es afectada automáticamente a medida que se ingresan las diversas transacciones. A partir de ello se obtiene oportuna información sobre la contabilidad así como sobre la Ejecución de los Proyectos. Debido a las herramientas utilizadas para desarrollar la aplicación, ONG-Proyectos es un sistema altamente seguro, integrado y estable. Es un sistema que funciona bajo un entorno de Red, logrando optimizar los recursos, agilizando los procesos y obteniendo información actualizada en línea. Es capaz de anticipar el impacto de cualquier operación en el presupuesto, permitiendo tomar oportunas decisiones y corregir inconsistencias en la ejecución de cualquier proyecto. El sistema funciona con cualquier moneda que haya sido definida, permitiendo crear los presupuestos en determinada moneda, efectuar las operaciones en diversas monedas y emitir los informes también en la moneda que se desee. Facilidad y rapidez para consolidar información por programas, por proyectos, por donantes e información Institucional. Debido a la estructura integrada bajo la cual fue construido, es posible evitar el reproceso de la información entre las diversas áreas, optimizando los recursos de la organización. Facilita enormemente las tareas de Rendiciones de Cuentas a los financiadores. Todos los reportes pueden ser migrados a otros formatos, como Excel y HTML.

8 Acerca de Merak Merak es una empresa especializada en el diseño, construcción e implementación de Sistemas de Bases de Datos. Contamos con varios años de experiencia a través de los cuales nos caracteriza la eficacia de nuestras soluciones, no dejando de lado la buena atención y un elevado sentido de responsabilidad y honestidad con nuestros clientes. Merak domina la capacidad de formular alternativas de solución para cada requerimiento de control administrativo y para cada uno de los sectores de mercado tales como Industria, Comercio, Servicios, Organizaciones no Gubernamentales, Gobierno Central, Municipalidades. Nuestros métodos de implementación se adaptan perfectamente a múltiples contextos laborales y garantiza un proyecto exitoso, en el que el orden de los pasos y la comunicación con el cliente constituyen una base fundamental. Merak desea convertirse en la mejor alternativa estratégica para quienes buscan calidad, conocimiento y destreza en la construcción de sistemas informáticos. info@meraksoftware.com +(503) w w w. m e r a k s o f t w a r e. c o m