SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE NICSP...

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1 Indice SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE NICSP INTRODUCCION SISTEMA DE VENTAS y FACTURACION Tablas Ventas Facturación Electrónica Informes... 9 Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 1/10

2 SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE NICSP 1. INTRODUCCION La nueva Versión Management 2000, el cual considera la incorporación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) y todas las actualizaciones necesarias para lograr la modernidad del Sistema. A continuación se destacan algunas de las nuevas funciones y aplicaciones que contiene esta nueva versión: Cambio de emulación de ambiente carácter al ambiente gráfico para todos los Módulos Nueva Versión Contabilidad Gubernamental NICSP Nueva Versión Sistema Abastecimientos Nueva Versión Sistema Activo NICPSP Nueva Versión Sistema Gestión Datawahuarehouse Nueva Versión Productos Estratégicos Considera la nueva instancia del preobligado en los gastos Considera la incorporación de la instancia de preventa en los ingresos Worflow de autorizaciones departamentales, para fondos por rendir cuenta, Viáticos, Compras, Considera Rendiciones de Cuentas Automáticas del personal Considera proceso de Conciliación Bancaria Considera Rendición de Cuenta Bancaria para la Contraloría Armada Considera pagos masivos, Proveedores, Fondos por Rendir, Viáticos Generación automática de asientos de Ingresos y Gastos en la instancia del devengo, pago y percibido Incorporación de Centros de Costos al proceso de ingreso de información Consultas a nivel de Jefaturas en línea de la ejecución presupuestaria de su Centro de Costos Generación automática de cálculos de Viáticos Nacionales e Internacionales Proceso de evaluación del personal Auto-atención personal de vía web En el nuevo Sistema Administrativo Contable Presupuestariol, el usuario autorizado deberá ingresar su identificación y respectiva palabra clave: Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 2/10

3 Si el usuario se encuentra efectivamente autorizado para su ingreso, el sistema le mostrará la siguiente ventana: En esta ventana, el usuario podrá seleccionar uno de los siguientes sistemas: Sistema de Contabilidad Gubernamental NICSP Sistema de Abastecimiento y Existencias Sistema de Ventas y Facturación Sistema de Activo Fijo NICSP Sistema de Gestión Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 3/10

4 El Sistema de Contabilidad Gubernamental NICSP incluye todas las funcionalidades relacionadas con Presupuesto, Cuentas de Mayor y Auxiliares, donde se generan y procesan las transacciones de naturaleza financiera en el El Sistema de Abastecimiento y Existencias cubre la administración del ciclo de Compras, así como los movimientos detallados de artículos en Almacenes, que incluye su respectivo costeo. El Sistema de Ventas y Facturación tiene relación con la comercialización de Productos y otros Servicios que dependen de Como parte de este Sistema, se integra del módulo de Facturación Electrónica. El Sistema de Activo Fijo NICSP, como su nombre lo indica, se encuentra asociado la registro y control de los Activos Fijos incluyendo los procesos de depreciación y corrección monetaria. Finalmente, el Sistema de Gestión está formado por un DataWareHouse dotado de un conjunto de funciones de Consulta de Información, destinado a la Dirección Superior. A continuación se describirá brevemente la funcionalidad de cada uno de los sistemas antes mencionados. Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 4/10

5 Sistema de Ventas y Facturación Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 5/10

6 2. SISTEMA DE VENTAS y FACTURACION Cuando el usuario selecciona del menú principal la opción del Sistema de Ventas y Facturación, se presentará la siguiente ventana: Esta ventana está formada por el siguiente menú: Tablas, donde es factible el ingreso y actualización del contenido de los Archivos y las Tablas de Referencia empleadas por el Sistema de Ventas y Facturación. Ventas, donde se encuentra todas aquellas funciones relacionadas con los procesos de Ventas del Sistema. Facturación Electrónica, que incluye todos las posibles funciones relacionadas con la Emisión y gestión de los Documentos Electrónicos. Informes, cuyo objetivo es brindar al usuario un amplio conjunto de Consultas interactivas, en la forma de listados que pueden visualizarse en pantalla, e incluso, pueden ser impresos si el usuario así lo desea. Cierre, se refiere al proceso de Cierre Diario de Ventas, cuyo objetivo es incorporar los movimientos de Existencias registrados temporalmente, para su transferencia definitiva. A continuación se describirá las funcionalidades asociadas a este menú. 2.1 Tablas Cuando el usuario selecciona la opción TABLAS del menú, se mostrará la siguiente ventana Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 6/10

7 Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes: Actualiza Valores Diarios de Conversión, dado que las ventas pueden ser realizadas en moneda extranjera, es necesario contar con el valor diario de conversión. Actualiza Lista de Precios, con el objeto de identificar los precios asociados a cada artículo a vender, pudiendo diferenciar listas de precios por agrupación de clientes. Actualiza Relación País/Zona, con el objeto de aplicar valores de envío clasificados por país, según la zona de envío. Actualiza Tarifas de Envío por Zona, para aplicar la tarifa apropiada de envío, según el país de destino. Actualiza Líneas de Productos, con el objeto de clasificar el tipo de producto vendido, tal como Cartas Papel, Cartas Electrónicas, etc. Actualiza Familias de Productos, con el objeto de clasificar la familia a la cual pertenece cada producto, tales como Vértices Geodésicos, Cotas de Marea, etc. Actualiza Formas de Pago, con el objeto de identificar las distintas formas de Pago, tal como el caso de Contado, Cheque, Crédito Armada, etc. Actualización de Clientes, donde se ingresa o modifica los Clientes, formando parte del Archivo Maestro de Clientes. Actualización de Itemes de Existencia, que corresponde al Archivo Maestro de Existencias, donde se identifica cada item. Actualización de Parámetros, donde se especifica la aplicación de Cuentas Contables a las diferentes transacciones relacionadas con Ventas, tal como Cuenta de IVA, Cuenta de Ingresos por Venta, etc. Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 7/10

8 Actualización de Usuarios por Bodega, con el objeto de establecer los niveles de seguridad apropiados para proteger los movimientos de Existencias generados por las Ventas. 2.2 Ventas Cuando el usuario selecciona la opción VENTAS del menú, se mostrará la siguiente ventana: Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes: Emisión de Guía, donde se incluye el ingreso de los datos de una Guía de Venta, cuya factura aún no se encuentra aprobada para su emisión. Emisión de Factura desde Guía, que acontece cuando a partir de una Guía de Venta anteriormente ingresada, se procede a su transformación en una factura. Emisión Normal de Factura, que constituye el proceso cotidiano de Ventas, emitiendo una Factura sin la generación de una Guía de Venta previa. Emisión de Nota de Crédito y emisión de Nota de Débito, que tal como su nombre lo indica, permiten la generación de estos documentos. 2.3 Facturación Electrónica Todos los documentos generados en el punto de menú anteriormente descrito, deben ser emitidos electrónicamente, lo cual es realizado en el presente menú: Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 8/10

9 Las funcionalidades específicas de este menú, se describen en forma resumida a continuación: Configuración, donde se encuentra las funciones de Administración de Seguridad, la Configuración de Recepción de Documentos Electrónicos y la definición de los Parámetros del Módulo de Facturación Electrónica. Emisión de Documentos, que cubre aquellas funciones con la Emisión propiamente tal de los Documentos Electrónicos, ya sea Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito. Recepción de Documentos, que se refiere a la captura de Documentos Electrónicos emitidos por Proveedores, para su ingreso automático al Sistema. Libros de Compra/Venta, donde se genera automáticamente los Libros de Compra y los Libros de Venta, en su formato electrónico. Envío de DTE s. que corresponde a la función de transferencia de los Documentos Electrónicos generados, al Servicio de Impuestos Internos. Consultas de DTE s, donde es factible visualizar y/o imprimir la información contenida en el Sistema de Facturación Electrónica. Ingreso de CAF, se refiere a los Códigos de Autorización de Folios, que corresponde a la numeración de los Documentos Electrónicos que son entregados por el Servicio de Impuestos Internos para la generación de los documentos. 2.4 Informes Cuando el usuario selecciona la opción INFORMES del menú, se mostrará la siguiente ventana: Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 9/10

10 Las funciones soportadas por este sub-menú son las siguientes: Informe de Existencias, que permite visualizar o imprimir la situación actual de existencias en Bodega. Informe de Ventas, que permite visualizar o imprimir la información de las Ventas realizadas, incluyendo Facturas, Notas de Crédito y Débito. Informe de Clientes, que permite visualizar o imprimir los detalles de las Ventas realizadas a los Clientes. Informe de Estadísticas de Venta, que permite visualizar o imprimir los resúmenes de Ventas por diferentes conceptos: por artículo, por cliente, incluyendo la definición de fechas de la consulta. Sistema de Ventas y Facturación Electrónica 10/10