SISTEMA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA...

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1 Indice SISTEMA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Menú Emisión de Documentos Generar Borradores Asignar Folios a Borradores Impresión Masiva Generación XSL Consultas de DTEs Listado por Folios Listado por Cliente Listado por Rango de Fechas... 9 RECEPCIÓN DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRÓNICOS Menú Recepción de Documentos Recepción Automática de DTEs Recepción Manual de Documentos Consultar Documentos Recepcionados Traspaso de Documentos Electrónicos Recepcionados Distribución de Documentos Recepcionados Generación Acuse Recibo Anexo USUARIO ADMINISTRADOR Menú Configuración Administración de Seguridad Usuarios del Sistema Incorporación de Receptores Listado de Receptores Electrónicos Configuración de Recepción de DTEs Configurar Conexión Base de Datos/ Servidor (Nuevo Cliente) Conexión Traspaso Libro Compra/Venta Tipo Documentos Parámetros del Sistema Consulta Libros Compra/Venta Generar Libros Firma Libros Envío DTEs al SII Envío DTEs a Clientes Verifica envío de DTEs Verifica Documentos no enviados al SII Verifica Ingreso Código de Autorización de Folios Listado de Código de Autorización de Folios Sistema de Facturación Electrónica 1/40

2 SISTEMA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 1. Menú Emisión de Documentos En este menú se administran los DTEs (Documentos Tributarios Electrónicos) que el usuario ha generado por el sistema tradicional de facturación. En este menú existen opciones para la generación de borradores, asignar folios a sus borradores, un listado de los borradores existentes, impresión masiva que permite seleccionar un grupo de documentos para su impresión y la generación de XSL que permite generar la copia visual (xml asociado a la hoja de estilo) en caso de que dicha copia no se haya generado por problemas de comunicación con el servidor. Sistema de Facturación Electrónica 2/40

3 2. Generar Borradores Esta opción permite al usuario tomar todos los documentos que ha generado en su sistema tradicional de ventas y generar estos documentos en forma electrónica, pero solo como borrador; esto significa que los documentos que se generen en estado de borrador no son documentos válidos, pues no tienen un folio asignado y solo sirven de referencia para que el usuario revise y verifique sus documentos antes de asignarles el folio definitivo. Sistema de Facturación Electrónica 3/40

4 3. Asignar Folios a Borradores Al ingresar a esta opción, el Sistema de Facturación Electrónica lista todos los documentos del usuario que se encuentran en estado de borrador. El usuario debe seleccionar el o los documentos que desea Foliar haciendo clic en el casillero Asigna Folio de cada columna, luego debe hacer clic en el botón Emitir Documentos. Al ejecutar este proceso el sistema se encarga de asignar el folio definitivo al documento, por lo que el documento pasa a ser un DTE generado con la normativa y formatos establecido por el SII, por lo tanto es un documento legal por lo cual se deben tomar los resguardos y precauciones de parte de los usuarios para hacer buen uso de este documento. Sistema de Facturación Electrónica 4/40

5 4. Impresión Masiva Permite la impresión de los documentos electrónicos del Usuario que se encuentra en un determinado rango de folios, seleccionando la impresora en la cual se desee imprimir dicho documentos. Sistema de Facturación Electrónica 5/40

6 5. Generación XSL Permite generar la copia visual (xml asociado a la hoja de estilo) en caso de que dicha copia no se haya generado por problemas técnicos tales como problemas de comunicación con el servidor. Cabe señalar que esta opción no asigna nuevamente un número de folio al documento, sólo genera la copia visual del documento requerido. Sistema de Facturación Electrónica 6/40

7 6. Consultas de DTEs Listado por Folios Esta opción permite al usuario consultar sus documentos ingresando el Rango de Folios que desea visualizar. Para esto debe seleccionar el tipo de documento que desea consultar (Factura Afecta, Factura Exenta, Nota de Crédito, Nota de Debito), posteriormente debe ingresar el folio inicial para consultar y el folio final, para que el sistema busque en sus bases de datos estos documentos. Para ejecutar estas consultas el usuario debe hacer clic en el botón Buscar. Al hacer doble clic en la fila seleccionada el usuario puede visualizar sus documentos. Sistema de Facturación Electrónica 7/40

8 7. Listado por Cliente Esta opción permite al usuario consultar los documentos de un determinado cliente. Para esto el usuario debe ingresar el RUT del cliente (Ej ), luego seleccionar el tipo de DTE que desea consultar (Factura Afecta, Factura Exenta, Nota de Crédito, Nota de Debito) y posteriormente seleccionar el rango de fechas que desea incluir en la búsqueda de los documentos del cliente. Para ejecutar estas consultas el usuario debe hacer clic en el botón Buscar. Al hacer doble clic en la fila seleccionada el usuario puede visualizar sus documentos. Sistema de Facturación Electrónica 8/40

9 8. Listado por Rango de Fechas Esta opción permite al usuario consultar los documentos en un determinado rango de fechas. Para esto el usuario debe seleccionar el tipo de DTE que desea consultar (Factura Afecta, Factura Exenta, Nota de Crédito, Nota de Debito) y posteriormente seleccionar el rango de fechas que desea incluir en la búsqueda de los documentos. Para ejecutar estas consultas el usuario debe hacer clic en el botón Buscar. Al hacer doble clic en la fila seleccionada el usuario puede visualizar sus documentos. Sistema de Facturación Electrónica 9/40

10 RECEPCIÓN DOCUMENTOS TRIBUTARIOS ELECTRÓNICOS Sistema de Facturación Electrónica 10/40

11 9. Menú Recepción de Documentos En este menú se administran los DTEs que el usuario a recepcionado por parte de sus proveedores que son emisores electrónicos. En este menú existen opciones de Recepción Automática de DTEs, Recepción Manual de DTEs, Listado, Distribución, Generación de Acuse Recibo y generación de archivo de transferencias DTEs Recepcionados, que permite generar un archivo con los documentos recepcionados para ser cargados en su sistema tradicional. Sistema de Facturación Electrónica 11/40

12 10. Recepción Automática de DTEs Esta opción, permite la recepción de Documentos mediante la lectura de la cuenta de Correo que se encuentra activa en ese momento en el equipo, y mediante la lectura de una carpeta definida en la configuración de la recepción. Para efectuar esta operación, se debe presionar el botón Iniciar Proceso. Si en la configuración de la recepción esta habilitada la opción de generar acuse de forma automática, el acuse de recibo se generara y será enviado, vía , a la empresa emisora del documento recepcionado. Para visualizar el documento en el browser de internet, debe presionar dos veces el botón izquierdo del mouse sobre posición en que este el documento dentro del listado. Sistema de Facturación Electrónica 12/40

13 11. Recepción Manual de Documentos Esta opción, permite la recepción de un Documentos a la vez, ya que mediante el examinador de Windows, se elegí el documento a procesar, y luego se presiona el botón Iniciar Proceso. Si en la configuración de la recepción esta habilitada la opción de generar acuse de forma automática, el acuse de recibo se generara y será enviado, vía , a la empresa emisora del documento recepcionado. Para visualizar el documento en el browser de Internet, debe presionar dos veces el botón izquierdo del mouse sobre posición en que este el documento dentro del listado. Sistema de Facturación Electrónica 13/40

14 12. Consultar Documentos Recepcionados Entrega un listado de los documentos que han sido recepcionados. Este listado se genera según el período que se seleccione ( mes año) y el estado del documento que puede ser: Aceptada (sin errores de validación). Transferidas (que ya fue enviada mediante un archivo de transferencia, al sistema propio de la empresa). Rechazada (con errores de validación). Para transferir el documento recepcionado, se debe presionar en la primera columna del listado desplegado. Sistema de Facturación Electrónica 14/40

15 13. Traspaso de Documentos Electrónicos Recepcionados Esta opción permite traspasar los datos principales de los documentos electrónicos recepcionados directamente como documento preliminar. Mediante el despliegue del detalle del documento, cada ítem se puede asociar al time correspondiente, a través del evento click en la columna del ítem seleccionado, para luego indicar el ítem correspondiente. Si el documento trae asociado una Orden de Compra, el sistema automáticamente restringe los ítems correspondiente, de acuerdo a la orden de compra referenciada. Sistema de Facturación Electrónica 15/40

16 14. Distribución de Documentos Recepcionados Entrega un listado de los documentos que han sido recepcionados. Este listado se genera según el período que se seleccione ( mes año) y el estado del documento que puede ser: Aceptada (sin errores de validación). Transferidas (que ya fue enviada mediante un archivo de transferencia, al sistema propio de la empresa). Rechazada (con errores de validación). Además permite la distribución vía de los DTEs que se encuentran en el listado. Se debe seleccionar con el botón derecho del mouse, la casilla , del documento que se desea distribuir. Al efectuar la selección, la casilla quedara activada para ingresar una dirección de correo, el cual, será el destinatario del documento que queremos enviar. Luego debe presionar el botón Enviar. Sistema de Facturación Electrónica 16/40

17 15. Generación Acuse Recibo Esta opción permite generar el Acuse de Recibo de un Documento que al momento de ser recepcionado, efectuó el proceso de generación del acuse, y éste no pudo ser generado. Este evento por lo general ocurre debido a problemas de congestión del Servidor del SII. Para generar el acuse se debe presionar el botón Iniciar Proceso. Sistema de Facturación Electrónica 17/40

18 16. Anexo Al momento de efectuar la recepción se recomienda, dejar en ejecución la aplicación del correo electrónico, en este caso Microsoft Outlook, además esta aplicación debe estar como predeterminada para el manejo de correos electrónicos. Esto se hace marcando seleccionando Microsoft Outlook en opciones de internet del navegador Internet Explorer. Sistema de Facturación Electrónica 18/40

19 USUARIO ADMINISTRADOR Sistema de Facturación Electrónica 19/40

20 17. Menú Configuración Este menú del sistema se encarga de la configuración global del sistema, esto quiere decir, la mantención de los usuarios (creación de usuarios con sus respectivos perfiles), configuración de la recepción de DTE (documentos tributarios electrónicos), conexión a la Base de Datos y por último la definición de los parámetros que el sistema ocupara en su funcionamiento. Sistema de Facturación Electrónica 20/40

21 18. Administración de Seguridad Esta opción permite al usuario administrador, la mantención de los usuarios del sistema. Esta mantención implica la creación de nuevos usuarios como la modificación de sus atributos, y la eliminación de estos. Existen dos tipos de usuarios: Usuario Administrador Encargado de la configuración del sistema, además de generar nuevos usuarios y darle los atributos que necesiten para efectuar sus tareas dentro del sistema. Estos atributos, son los permisos que tendrán los usuarios, por ejemplo, un usuario que sólo va a realizar la tarea de recepcionar DTEs., se le debería dar los permisos de Accesos a Menú Recibo DTEs. Cabe señalar que este usuario también puede generar otro usuario del tipo administrador. Usuario Operativo Encargado de efectuar ciertas operaciones que el usuario administrador determinara al momento de crear el perfil de este usuario. Sistema de Facturación Electrónica 21/40

22 19. Usuarios del Sistema Visualiza, a través de un listado, los usuarios registrados en el sistema junto con los atributos que poseen. 20. Incorporación de Receptores Para que el sistema almacene las empresas que están autorizadas como receptores electrónicos, se define el proceso de incorporación de receptores. Este proceso se puede realizar de dos maneras. Ingreso Manual Mediante la interfaz Ingreso de Receptores Electrónicos, se puede ingresar de manera manual (digitando) los datos, como a su vez modificar o eliminar una vez ingresados Sistema de Facturación Electrónica 22/40

23 Ingreso mediante Carga de Archivo del SII Los datos son ingresados al sistema mediante la carga de un archivo que se debe descargar de la web site del Servicio de Impuestos Internos ( Este archivo se selecciona mediante el incono de búsqueda, y se procede a procesarlo para su lectura finalizando con la opción grabar. Descarga del archivo desde web site del SII. Sistema de Facturación Electrónica 23/40

24 Seleccionar el link Factura Electrónica, luego seleccionar, Consulta entre Contribuyentes Autorizados Luego de desplegará una pantalla en que se deberá autentificar ante el SII con un certificado digital. Una vez autentificado, debe Seleccionar Descargar Listado de Contribuyentes autorizados, y grabar el documento. Sistema de Facturación Electrónica 24/40

25 Sistema de Facturación Electrónica 25/40

26 21. Listado de Receptores Electrónicos Proporciona un listado de los receptores ingresados en el sistema, visualizando el Rut, razón social, el tipo de envío, la casilla de correo de intercambio de DTEs, fecha resolución y número de resolución. Estos datos van a permitir que al momento de generar nuestros DTEs, el sistema pueda ver si nuestro cliente es un receptor electrónico con el fin de generar una copia en formato XML, que es enviado al cliente para que este pueda procesar este archivo en su sistema de recepción de documentos electrónicos. 22. Configuración de Recepción de DTEs El sistema consta de 2 opciones para generar la recepción automática de DTEs, estos son por Correo Electrónico, el cual chequea la cuenta de correo definida por la empresa para realizar el intercambio de DTEs, y la otra opción es mediante la lectura de una carpeta en donde se almacenen los documentos recepcionados. En ambos casos el sistema lee dichos documentos y almacena los datos relevantes de estos documentos. Sistema de Facturación Electrónica 26/40

27 La distribución Automática de DTEs, se refiere al envío, por , de los documentos recepcionados que han sido procesados. El sistema procesa los datos y si encuentra la información de alguna cuenta de correo definida como contacto dentro del documento, reenvía a esa cuenta de correo dicho documento, con el fin de ser visualizado por la persona dueña de esta cuenta de correo. Otro punto es la generación de Acuse de Recibo en forma Automática. Este proceso significa que por cada documento recepcionado, el sistema validara la información de dichos documentos en el SII. Al validar se genera un documento de acuse de recibo que indica sí dicho documento esta de acuerdo con lo informado al SII, por parte de la empresa emisora. Este documento es enviado de manera automática vía al emisor del DTEs recepcionado informando la validación del documento. Sistema de Facturación Electrónica 27/40

28 23. Configurar Conexión Base de Datos/ Servidor (Nuevo Enlace de Cliente) Este punto es esencial para el buen funcionamiento del Sistema, ya que indica la conexión a la Base de Datos y en que Servidor se encuentra dicha Base de Datos, además de indicar con que usuario el sistema se conectara a dicha Base de Datos, validando dicha conexión mediante el ingreso de una password de usuario. 24. Conexión Enlaza al sistema de facturación electrónica. Sistema de Facturación Electrónica 28/40

29 25. Traspaso Libro Compra/Venta Se debe seleccionar el periodo tributario que se desea informar. 26. Tipo Documentos Permite asociar los tipos de documentos reconocidos por el SII con los tipos de documentos. La asociación ocurre al efectuar el evento doble click sobre la columna Tipo Documento. Al realizar esta operación, se mostrara un drop con los tipos de documentos existentes. Sistema de Facturación Electrónica 29/40

30 27. Parámetros del Sistema Los parámetros del sistema, son los datos relacionados con la empresa, como son el Rut del emisor, la razón social, la fecha de resolución, etc. Estos datos deben ser cuidadosamente ingresados y actualizados, ya que estos, serán parte de los DTE que se generen. También hay parámetros que hacen relación con la funcionalidad del sistema, como por ejemplo el parámetro MemoriaRam, que permite reservar memoria ram para efectuar las firmas de los libros de compra y venta. En la interfaz aparece un listado con los parámetros existentes. Para editar la información que poseen, se debe seleccionar el parámetro con el cursor del mouse. La información será desplegada en los siguientes casilleros: Código, indica el nombre del parámetro. Descripción, indica la función de dicho parámetro. Parámetro Critico, indica que dicho parámetro, es esencial para el funcionamiento del sistema. Valor Numérico: Para los parámetros que necesiten que sus datos sean numéricos Ejemplo MEMORIARAM. Valor Literal: Para los parámetros que necesiten que sus datos sean texto Sistema de Facturación Electrónica 30/40

31 Ejemplo GIROEMISOR. Valor Numérico: Para los parámetros que necesiten que sus datos sean tipo Fecha Ejemplo FECHRESOL. Por último el botón Actualizar permite almacenar los cambios realizados o grabar nuevos parámetros. El botón Nuevo, permite limpiar los casilleros Código, Parámetro Crítico Descripción, Valor Numérico, valor Literal, Valor Fecha. 28. Consulta Libros Compra/Venta Mediante la selección del tipo de Libro (compra o venta) y el periodo ( mes año), se procede a visualizar un pequeño reporte que indica dos cosas. Primero si el libro de en cuestión ha sido generado, y en segundo lugar, si éste, ha sido firmado electrónicamente. El documento puede ser visualizado si ha sido creado, sin importar si esta Firmado Electrónicamente, al realizar doble click sobre el reporte. Además incluye la opción de eliminar los documentos sin ningún tipo de restricciones. Sistema de Facturación Electrónica 31/40

32 29. Generar Libros Permite generar el documento XML del libro que se ha seleccionado en el Período ( mes año). Al iniciar Proceso, el sistema crea el documento XML el cual, una vez finalizado el proceso, puede ser visualizado al efectuar doble click sobre el reporte. Sistema de Facturación Electrónica 32/40

33 30. Firma Libros Permite Firmar electrónicamente el Libro. Se debe ingresar la clave del certificado digital que el sistema esta ocupando para firmar los DTEs. En la sección Documentos a Firmar, se listan los libros que se van a Firmar. Cuando se presione el botón Firmar, el proceso comenzará a Firmar el libro, y generara un reporte sobre la firma efectuada. Dicho reporte se visualiza en la sección Los de Transacciones. Una vez firmado el libro electrónico, este queda listo para ser enviado al SII. Si el envío es manual se debe ir a la opción Envió de DTEs, si el envío es automático, el libro se enviara al SII en el próximo envío programado. Sistema de Facturación Electrónica 33/40

34 31. Envío DTEs al SII Permite el envío de los DTEs generados y firmados, al SII, para ser recepcionados por éste. En la sección Documentos a Enviar se encuentran los DTEs que se deben enviar. Se seleccionan los documentos, luego se ingresa la clave del certificado digital que el sistema esta ocupando para firmar los DTEs, y se inicia el proceso de envío mediante el botón Enviar. Una vez finalizado el proceso, en la sección Log de Transacciones, se generan un reporte que indica el Numero del documento con un identificador de Envío. Este identificador es un número que entrega el SII como comprobante de que el Documento ha sido recepcionado. Cuando enviamos un DTEs al SII, el SII envía un a la casilla de administrador, que ah sido definido en el SII, indicando el identificador de Envío con esto podemos revisar el y ver el detalle de este que indica si el DTEs ha sido aceptado sin problemas, o con reparos, o ha sido rechazado. Si un documento no pudo ser recepcionado por el SII, éste, nuevamente aparecerá en el listado de documentos a enviar. Sistema de Facturación Electrónica 34/40

35 32. Envío DTEs a Clientes Permite el envío de los DTEs generados y firmados, a los Cliente. Los documentos se transmiten primero al SII y posteriormente el sistema genera una copia para enviarlo a los clientes. Los clientes son obtenidos de los datos ingresados en la opción de ingreso de receptores electrónicos. Se muestra un listado de los Documentos que se han generado y que deben ser enviados al cliente electrónico para que éste los pueda procesar en su sistema. Se seleccionan los documentos a enviar y se procede a iniciar el proceso de envío, al presionar el botón Envío a Clientes. Este envío es vía . Sistema de Facturación Electrónica 35/40

36 33. Verifica envío de DTEs Mediante la selección del tipo DTE indicando un rango de folios, se puede visualizar el estado de los documentos enviados al SII. Se genera un listado y en la casilla Estado de Envío, indica si el documento efectivamente fue enviado o no por el SII. Sistema de Facturación Electrónica 36/40

37 34. Verifica Documentos no enviados al SII Mediante la selección del tipo DTE indicando un rango de folios, se puede visualizar el estado de los documentos que no han sido enviados al SII. Se genera un listado y en la casilla Estado de Envío, indica el estado del Envío. En estas dos ultimas opciones se pueden Reenviar documentos al SII, para esto al hacer Clic en el botón Buscar, se habilita un Botón de Reenvío. Sistema de Facturación Electrónica 37/40

38 35. Verifica Ingreso Código de Autorización de Folios Los Códigos de Autorización de Folios (CAF), son los archivos en formato XML que nos permitirán cargar en nuestro sistema los folios que el SII ha dispuesto para que podamos ocuparlos en nuestro DTEs. Esto se hace mediante la selección del archivo XML, para luego, presionar el botón Cargar CAF. A continuación se desplegará un mensaje en que se informa el detalle del Proceso de Carga. Cómo se obtienen los CAF? Este archivo se debe descargar de la web site del SII ( de la siguiente manera Sistema de Facturación Electrónica 38/40

39 Seleccionar el link Factura Electrónica, luego seleccionar, Solicitud de Timbraje Electrónico Luego de desplegará una pantalla en que se deberá autentificar ante el SII con un certificado digital. Luego se le indicara ingresar el Rut de la empresa, el tipo de documentos que desea timbrar y luego solicitar la cantidad de documentos a timbrar. Cuando se solicita por primera vez, además de estos datos, también se debe indicar desde que folio se desea comenzar. Una vez realizada esta etapa debe guardar en su PC los folios que el SII le entregara. Sistema de Facturación Electrónica 39/40

40 36. Listado de Código de Autorización de Folios Genera un listado de los CAF existentes en el sistema. Estos se dividen en CAF activos y CAF Ocupados. Los activos, son los que el sistema está utilizando para asignar los folios a los DTEs que son generados por el sistema. Los ocupados, son los CAF cuyo rango de folios, ha sido ocupado en su totalidad. En el listado visualiza el tipo de documento, la fecha sé solicitud, Rango Desde (indica el folio inicial), Rango Hasta (indica el folio final), Ultimo Folio Ocupado (el último folio que el sistema asigno a un DTEs que solicito la asignación de folios) y por último el estado que indica activo u ocupado. Sistema de Facturación Electrónica 40/40