FORMULARIO DE INFORME FIN DE GESTIÓN

Transcripción

1 FORMULARIO DE INFORME FIN DE GESTIÓN 1. INFORMACIÓN DE LA FUNCIONARIA Nombre de quien deja el cargo: HERNANDEZ SOLIS MARIELA 1º Apellido 2º Apellido Nombre Número de cédula: Puesto ocupado: Nº Cargo ocupado: Profesional de Servicio Civil 2 Fecha de inicio de la labor: 16 de setiembre 2016 Ubicación: Proveeduría Institucional Fecha de fin de la labor: 31 de enero del 2017 Motivo de separación del cargo: Ascenso a puesto en propiedad dentro de FONABE (Tesorería) 2. CONTENIDO 2.1 Presentación (En este apartado, entre otros asuntos que se consideren pertinentes, se efectuará la presentación del documento al respectivo destinatario, mediante un resumen ejecutivo del contenido del Informe). Mediante el oficio FONABE-DE del 24 de enero del 2017, emitido por la Dirección Ejecutiva del FONABE, se comunica el nombramiento en propiedad como Tesorera, a partir del 01 de febrero Con base en lo anterior, y en acatamiento de lo establecido en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, No del 31 de julio de 2002, y en la resolución No. 61 de 24 de junio de 2005, de la Contraloría General de la República, de seguido presento el informe de fin de gestión correspondiente. 2.2 Resultados de la gestión. (Esta sección del Informe deberá contener, al menos, información relativa a los siguientes aspectos) 1

2 Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado. De manera general, las labores de esta Unidad Administrativa es brindar apoyo técnico a las diversas áreas que componen el FONABE, en el tema de Contratación Administrativa, procurando mejora de los procesos de adquisición de bienes y servicios y en consecuente protección del interés público. Para ello se me fueron asignadas las siguientes funciones: Analizar las diferentes solicitudes de pedido y ofertas que le son remitidas, en contenido y forma, proponiendo los ajustes o cambios que correspondan. Revisar, corregir y crear las solicitudes de pedido en el sistema SAP ERP 6.0, en el Módulo de Compras. Tramitar los procedimientos de contratación administrativa que le son asignados por el Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales, en el sistema automatizado de contratación establecido al efecto; analizando y registrando en el sistema lo correspondiente, por ejemplo, cartel o pliego de condiciones, ofertas cuando corresponda-, análisis y demás documentación referente e importante al proceso. Revisar que el expediente de contratación administrativo (digital y físico), cuente con toda la información descrita en la circular Nº PI , Requisitos previos para los trámites de contratación administrativa que se presentan ante la Proveeduría Institucional. Adecuar, redactar y revisar los carteles o pliegos de condiciones que le proporcione el Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales a su consideración. Confeccionar, incorporar y dar seguimiento al cronograma de los expedientes, según lo establecido en la circular N PI , Procedimiento para elaboración del cronograma con las tareas de la contratación administrativa y los responsables de su ejecución. Atender las audiencias previas al cartel, cuando ello sea necesario. Revisar y verificar que el sistema automatizado de contratación establecido al efecto, realice las diferentes notificaciones a los trámites de contratación administrativa o bien, realizar las notificaciones por el medio legalmente establecido. Dar el debido trámite a las aclaraciones u objeciones al cartel. 2

3 Verificar a lo interno la firmeza o impugnación de los actos finales, así como efectuar las notificaciones a quienes correspondan. Realizar el trámite de solicitud de las especies fiscales y reintegro a los procesos de contratación Generar mediante el debido trámite (en el sistema automatizado de contratación establecido al efecto) la orden de compra, esto únicamente con posterioridad a la formalización contractual. Asimismo, deberá de crearse los pedidos en el sistema SAP ERP 6.0, en el Módulo de Compras. Realizar el trámite de las facturas y el ingreso de las mercancías a través del Sistema SAP ERP 6.0, en el Módulo de Compras. Colaborar junto al Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales, con la implementación y seguimiento del control interno de los procesos de contratación Atender y comprobar la aplicación de las políticas de la Dirección General de Bienes y Contrataciones Administrativas del Ministerio de Hacienda, con la finalidad de optimizar la conducción de los procesos de contratación Atender y resolver consultas que le presente el Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales, compañeros y público en general, con respecto a los procesos de contratación Asistir, por indicación del Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales, a las actividades de capacitación en materia de contratación Comprobar el adecuado cumplimiento de los plazos de los procesos de contratación Analizar el Sistema SAP ERP 6.0, en el Módulo de Compras, a efectos de establecer las acciones de mejora. 3

4 Participar en comisiones y equipos de trabajo establecidos para resolver problemas o desarrollar proyectos Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda. Atender y resolver consultas que le presente el Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales, compañeros y público en general, con respecto a los procesos de contratación Realizar las labores de planeamiento y/o programación que correspondan para el mejor desempeño de sus funciones. Registrar y mantener actualizado la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en el Sistema electrónico de compras gubernamentales (Compr@Red y SICOP), a fin de brindar información oportuna, confiable y transparente a los administrados, respetando los procedimientos emanados por el Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Ejecutar otras tareas que le sean asignadas por el Jefe de la Proveeduría Institucional y Servicios Generales o el ordenamiento jurídico. Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado. Durante el tiempo que estuve en el puesto Analista de Compras, no se registraron cambios normativos que afectaran la operación del FONABE. Sin embargo, a nivel de Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento se realiza la siguiente reforma: 1. En el Alcance Digital Nº 19 a La Gaceta Nº 20 del viernes 27 de enero del 2017, se publicó el Decreto Ejecutivo # H, mediante el cual se realiza una importante reforma al Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, derogando el artículo 115, sobre los Convenios Marco, para introducir nuevos artículos que van del 115 al 123, regulando de modo más amplio esta figura contractual (Convenios Marco). Adicionalmente, se corre la numeración de todos los artículos de ahí en adelante. De este modo, el artículo 116 pasa ahora a ser el 124, e importantes artículos como el 200 y el 201, 4

5 pasaron a ser el 208 y el 209, respectivamente. Es decir, a todos los artículos a partir del 116, hay que sumarles 8 números para corregir la secuencia, de acuerdo con la reforma. Es importante considerar que esta reforma entró en vigencia desde su publicación, el viernes 27 de enero de A nivel de SICOP, se realizaron mejoras al sistema: 1. Circular DGABCA en relación a Mejoras en el sistema SICOP en el estudio de ofertas y validación en línea Estado de la autoevaluación del sistema de control interno institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado al inicio y al final de la gestión. Los temas de control interno eran asumidos por el Jefe Inmediato. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado, al menos durante el último año. Los temas de control interno eran asumidos por el Jefe Inmediato. Principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado. Desde el puesto Analista de Compras, se procuró asesorar en los diversos temas a las direcciones que componen el FONABE; se abrieron espacios para la discusión de temas de interés institucional y se propusieron ajustes a los procedimientos que se llevan a cabo. Se empezó a implementar el proceso sumario en las contrataciones administrativas que incumplieron con los plazos de entrega, en conjunto con la Asesoría Legal. Estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado, existentes al inicio de su gestión y de los que dejó pendientes de concluir. Lamentablemente, no se tuvo la oportunidad de diseñar y poner en ejecución un plan de capacitación interna, ya que se pudo detectar desconocimiento en los aspectos básicos de contratación administrativa y del uso del sistema SICOP, lo que viene a atrasar el proceso de compras, al tener que subsanar los documentos iniciales en varias ocasiones. Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión a la institución o a la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado. 5

6 Sugerencias para la buena marcha de la institución o de la Dirección General, Dirección, División, Departamento, Unidad, Área o Procesos de trabajo, a su cargo, según corresponda al Jerarca o Titular Subordinado, si el funcionario que rinde el Informe lo estima necesario. De acuerdo con la experiencia adquirida en estos tres meses y medio de gestión considero que se puede trabajar en los siguientes ejes para mejorar el desempeño de las compras públicas en FONABE: 1- Fortalecimiento del área con al menos un profesional con experiencia en procedimientos de ejecución contractual, ya que actualmente los administradores de contrato, no llevan un seguimiento minucioso de la contratación, cuando interviene Proveeduría es cuando debe ejecutar. 2- Elaboración y puesta en marcha de un plan de capacitación interna en la que la Proveeduría Institucional lidere los contenidos y la coordinación general. 3- Valoración oportuna (en las sesiones de Junta Directiva), la contratación administrativa se rige por plazos ordenatorios y mandatarios, sin embargo, los mismos casi nunca se cumplen, ya que cualquier acto de resolución debe ser aprobado por la Junta Directiva quienes sesionan dos veces al mes de forma ordinaria. Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario que rinde el Informe a la instancia correspondiente, enfrenta o debería aprovechar, si lo estima necesario.. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo, según la actividad propia de cada administración. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna. 3. Comentarios y observaciones. (Quien presenta el Informe podrá señalar cualquier otra observación o comentario que considere importante). El informe final de casos pendientes se rendirá en documento aparte y se pondrá en conocimiento del Director Ejecutivo. 6

7 Hacemos constar que lo indicado en la información consignada en el presente formulario es correcto. 17/02/ /02/2017 Firma del funcionario Fecha Firma del Jefe Inmediato Fecha que deja el cargo 7