UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA

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2 DIRECTIVA No QUE NORMA LA APERTURA, UTILIZACIÓN y CONTROL DE LAS CUENTAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLlNA, QUE SE ADMINISTRAN A TRAVÉS DE LA FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO AGRARIO (FDA) l. BASE LEGAL o Ley Universitaria N o Estatuto de la UNALM o Reglamento General de la UNALM II. REQUISITOS PARA LA APERTURA Y MANEJO DE FONDOS ADMINISTRADOS POR LA FDA Las unidades operativas administrativas y/o académicas están obligadas a la apertura y manejo de sus fondos en la UNALM, quedando exceptuados sólo en casos excepcionales aquellos que por necesidad requieren manejar su cuenta en la FDA. III. DE LA APERTURA DE LAS CUENTAS La apertura de una cuenta, en caso excepcional, de parte de las unidades operativas administrativas y académicas de la UNALM en la FDA, debe ceñirse, respetar, y estar de acuerdo con las siguientes disposiciones: 1) La solicitud de apertura de la cuenta en la FDA debe ser realizada por el Jefe de la Unidad Operativa al Vicerrector Administrativo de la UNALM, con la opinión favorable del Supervisor nombrado por Resolución No UNALM, en la cual se sustentarán las razones de dicha apertura. 2) Presentar el Plan de Manejo de la cuenta en la FDA y al Vicerrector Administrativo, especificando: actividades, objetivos, metas, indicadores y presupuesto. 3) Asignar a la UNALM un porcentaje de los ingresos que serán contabilizados en la cuenta de la UNALM, depósito que se efectuará trimestralmente y durante el período de vigencia de la cuenta. 4) Asignar a la Facultad, de ser el caso, un porcentaje de los ingresos que constituirán el Fondo de Apoyo e Incentivos a las actividades académicas, de investigación y producción. El cumplimiento de las disposiciones anteriores permitirá otorgar la autorización respectiva de apertura de cuenta en la FDA por el Vicerrector Administrativo de la UNALM. IV. DE LA EVALUACIÓN Y CONTROL DE LAS CUENTAS EN LA FDA El proceso de evaluación y control del manejo de la cuenta en la FDA contempla el cumplimiento de los siguientes aspectos: 1) La evaluación y control del manejo de cuentas en la FDA son de responsabilidad de la Comisión del Manejo de Cuentas en FDA, presidida por el Vicerrector Administrativo y conformada por dos Decanos de la UNALM, de preferencia que no tengan cuentas en FDA, quienes contarán con el apoyo permanente del Departamento de Gestión de los Centros de Producción y Programas de Investigación. 2) El coordinador de cada cuenta deberá presentar Informes Trimestrales y Anuales (Balance Económico) sobre el estado de la cuenta al Vicerrector Administrativo, visados por el Supervisor de la Cuenta, designado por Resolución Nº UNALM.

3 3) La Oficina Administrativa de Economía verificará el cumplimiento del depósito en la cuenta de la UNALM del porcentaje establecido en el capítulo III.3 de la presente Directiva. V. DEL MANTENIMIENTO Y CIERRE DE LAS CUENTAS EN LA FDA El cierre de las cuentas administradas por la FDA estará en función al resultado económico financiero y a la verificación del destino de los fondos y saldos de la Cuenta. Al cierre de la cuenta, el coordinador de la cuenta, con el visado del Supervisor deberá: 1) Presentar un Informe Final de los resultados y el balance económico respectivo al Vicerrector Administrativo. 2) Incorporar a la UNALM los saldos positivos. 3) Transferir los bienes y/o materiales que se encuentren a nombre de la FDA al patrimonio de la UNALM VI. OPERATIVA CONTABLE ADMINISTRATIVA DE LAS CUENTAS ADMINISTRADAS POR LA FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO AGRARIO A. DE SU INCORPORACIÓN A LA FDA - El Departamento Contable de la FDA asignará un número de Cuenta para cada Unidad Operativa, determinando con el Coordinador el tipo de manejo que ésta requiere. - El Coordinador es el responsable de recabar los formatos respectivos de conformidad con los requerimientos de la FDA. Asimismo, deberá mantener estrecha relación con la administración de la FDA y cumplirá permanentemente con la presentación de la información de ingresos y gastos a la FDA en los plazos previstos en la Guía de Procedimientos Administrativos-Contables de la FDA. B. DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS - La FDA deberá permitir que los coordinadores y supervisores nombrados en la Resolución mencionada puedan acceder a observar sus respectivas cuentas para tener un adecuado control de sus movimientos de ingresos y gastos administrados por FDA. - Independientemente de lo mencionado en el acápite anterior, la FDA entregará un reporte contable en forma mensual al Coordinador y al Supervisor, quienes serán los responsables de entregar al Vicerrector Administrativo los informes que se mencionan en el capítulo IV.2 de la presente Directiva C. DE LOS PEDIDOS A LA FDA - La solicitud del pago de bienes y servicios a proveedores, como los requerimientos de gastos con cargo a rendir cuenta y reintegros por gastos efectuados con fondos propios lo realizará el Coordinador de acuerdo al Manual de Procedimientos Administrativo-Contables de la FDA, con la visación respectiva del Supervisor, designado por Resolución Nº UNALM. - El Coordinador deberá mantener, un control correlativo y cronológico de los pedidos que la unidad hace a la FDA, con las copias de los documentos sustentatorios (facturas, boletas, recibos, guías, otros), para las verificaciones que al interior de la Universidad se estimen pertinentes.

4 D. ENTREGAS A RENDIR CUENTA - Los montos a entregar para liquidaciones. con cargo a rendir cuenta, deben estar plenamente justificados. - Cada persona receptora de fondos, deberá proceder a la rendición del monto, antes de solicitar un nuevo fondo. - No efectuar pago de honorarios y la compra de activos fijos con estos fondos. Estos serán solicitados a la FDA de acuerdo al procedimiento establecido. E. LIQUIDACIONES DE GASTOS - Se realiza de acuerdo al Manual de Procedimientos Administrativo-Contables de la FDA para liquidar los gastos de los fondos solicitados con cargo a rendir cuenta o para solicitar reembolso de gastos con fondos propios. - Al término de cada mes, el coordinador de la cuenta debe presentar al Supervisor la relación de personas que no cumplieron con liquidar sus gastos. para que se apliquen las medidas que correspondan. F. ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS - El Coordinador solicitará a la FDA el pedido de giro de cheque a nombre del proveedor designado, contando con la visación del Supervisor. - Para compras que superen los S/. 1,000 (un mil nuevos soles 00/100) el Coordinador mantendrá en sus archivos tres proformas de diferentes proveedores, para fines de control de la UNALM. - Las Guías de Remisión deberán ser presentadas y adjuntarse a las facturas que obran en poder de la FDA. G. ADQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS - La adquisición de activos fijos seguirá los mismos procedimientos que las adquisiciones normales, con la particularidad de que el Coordinador presentará copia de la Factura o Boleta de Venta que sustente la adquisición realizada al Departamento de Control de Bienes de la UNALM, quien efectuará la verificación respectiva e incluirá en sus registros de adquisiciones realizadas a través de la FDA, el Alta valorizada correspondiente. - El Departamento de Control de Bienes de la UNALM deberá mantener actualizada la base de datos de los bienes adquiridos a través de la FDA. H. CONTROL Y BAJA DE ACTIVO FIJO - El Coordinador de la unidad operativa deberá adjuntar las características del bien y los motivos por los que se desea dar de baja. - Si la baja es por causa de robo o siniestro, el Coordinador debe comunicar la contingencia ocurrida a la FDA y al Departamento de Control de Bienes de la UNALM. En caso de robo, hará la denuncia policial respectiva y se debe determinar las responsabilidades, adjuntando para ello el informe de la ocurrencia del Coordinador dirigida al Supervisor y a la Oficina Administrativa de Servicios Generales de la UNALM, en las horas próximas del robo. Una investigación interna oportuna determinará las sanciones en caso existiera negligencia de parte del usuario del bien.

5 I. VIÁTICOS Y MOVILIDAD - Los pedidos para el otorgamiento de viáticos y movilidad deben estar debidamente justificados. - Debe establecerse una escala de viáticos. - Todo usuario de viáticos y movilidad deberá llenar el formato de Declaración Jurada de la FDA J. SUBVENCIONES - La subvención es un fondo destinado a cubrir determinados egresos de carácter asistencial, cultural y social, sin fines de lucro; los pedidos que se realicen como tales deben ceñirse a estos fines. K. COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES PARA VEHICULOS - El Coordinador presentará a la UNALM y a la FDA la relación de vehículos, incluyendo número de placa, que ocasionarán gastos de combustible y lubricantes.

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