UNIVERSIDAD ANDINA SIMÓN BOLÍVAR, SEDE ECUADOR COMITÉ DE INVESTIGACIONES GUIA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA PROFESORES DE PLANTA 2010

Transcripción

1 UNIVERSIDAD ANDINA SIMÓN BOLÍVAR, SEDE ECUADOR COMITÉ DE INVESTIGACIONES GUIA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA PROFESORES DE PLANTA 2010 Esta guía busca apoyar la ejecución de los proyectos de investigación financiados por el Fondo de Investigaciones de la UASB. Dada sus características, esta guía no puede incluir toda la normativa del Fondo, ni todos los procedimientos administrativos que precisa el investigador, por tanto, en caso de requerir mayor información el docente deberá solicitarla a las respectivas instancias administrativas de la universidad. Este documento ha sido revisado y aprobado por el Comité de Investigaciones el 19 de enero de ASPECTOS GENERALES 1. Una vez aprobado el Proyecto el responsable de la investigación solicitará directamente a la Administración las contrataciones y egresos que sean del caso. El investigador será responsable del uso de los recursos y de la organización del trabajo de los ayudantes. 2. Cuando termine la investigación el docente presentará dos copias anilladas y otra copia en soporte magnético (CD) de su trabajo de investigación en Word y PDF y en un sólo cuerpo. El trabajo de investigación se presentarán a más tardar el último día laborable del sexto mes luego del inicio del proyecto. 3. Es obligatorio para la recepción de la investigación concluida, contener la siguiente información en ese mismo orden: Carátula (formato único colgado en el portal web de la UASB, dentro del link convocatoria a investigaciones 2010 Tabla de contenido Resumen (500 caracteres) Palabras claves Datos del Investigador (5 líneas a renglón seguido) Fecha de presentación del Informe Final Fecha de aprobación del Trabajo final (Secretaría del Comité de Investigaciones) Introducción del Trabajo Bibliografía Anexos 4. En caso de requerir una extensión del plazo de entrega del Informe de Investigación, el responsable podrá solicitarla al Comité de Investigaciones, que podrá conceder hasta dos prórrogas de 3 meses cada una. Solo en casos excepcionales el Comité de Investigaciones, previa resolución del Comité de Coordinación Académica, podría otorgar una tercera prórroga de tres meses. 5. Si no se cumpliera con el trabajo, luego de haber transcurrido los respectivos plazos y sus prórrogas, el responsable deberá rembolsar a la universidad todos los gastos en que ésta haya incurrido hasta la fecha para la ejecución del proyecto, 1

2 previo informe de la Dirección Administrativa Financiera y luego de la resolución del Comité de Coordinación Académica. 6. El Trabajo de investigación será revisado por un lector designado por el Comité de Investigaciones. En base de este informe el Comité aprobará o realizará las observaciones pertinentes para que el docente las incluya en una versión final de su trabajo. De ser este el caso el investigador deberá enviar una nueva versión impresa y electrónica de su investigación El Comité de Investigaciones, una vez aceptado el Informe de Investigación, dispondrá que Administración pague la bonificación establecida a los investigadores. 8. La versión final del Informe de Investigación se entregará a Biblioteca para consulta. MANEJO DEL FONDO El Fondo apoya con recursos económicos a las investigaciones de los docentes de planta. Los rubros y montos se establecen anualmente, en el año los montos son: Concepto a) * Contratación de ayudantes Descripción Monto (PP t/c) Monto (PA 1 t/c) Monto (PA 2 t/c) Monto (Instr. t/c) (6 meses/persona a USD 270 mensual) (viáticos y pasajes aéreos) hasta (2 pasajes, 8 viáticos) b) * Movilización y viáticos c) * Materiales y bibliografía (encuestas, suministros) 500,00 500,00 500,00 500,00 (150% de la categoría del docente. Si son dos, 100% d) ** Bonificación c/u) TOTAL POR PROYECTO * Montos fijos ** Varía el monto de acuerdo a la categoría del docente, a la fecha de inicio del proyecto (Referencia: PA 1 t/c) A. Rubros.- 1. Contratación de ayudantes: Esta partida tiene un monto máximo de dólares, que podrá distribuirse en uno o más ayudantes de investigación. Si la contratación del ayudante se establece por un período de 3 meses, el pago se efectuará a través de dos desembolsos, en caso de que su duración fluctúe entre 4 y 6 meses se realizarán tres desembolsos. 2. Movilización y viáticos: Incluye costos de pasajes, movilización y viáticos. Se ha calculado un monto máximo de 1024 dólares. 3. Materiales y Bibliografía: Este rubro incluye costos de materiales, bibliografía, suministros, encuestas, entre otros, es decir cubre gastos de insumos que se precisan para la ejecución de la investigación. El monto es de 500 dólares. 1 El trámite de aprobación del trabajo dura alrededor de 2 meses. 2

3 4. Bonificación investigador: Corresponde a una bonificación que se entrega al docente responsable de la investigación al final del trabajo realizado. Su valor fluctúa de acuerdo con la categoría del docente y el número de responsables del proyecto. Constituye el 150% de la categoría del docente, y si son dos docentes se calcula el 100% por cada uno. El cálculo se realiza en base del monto que el investigador percibía cuando fue aprobado el proyecto. B. Procedimientos.- 1. Contratación de Ayudantes: Un requisito previo para que los ayudantes puedan trabajar es el contar con un contrato. El trámite de contratación comienza con un Memorando dirigido al Rector de la Universidad en el que se indica que la contratación solicitada es con cargo al Fondo de Investigaciones e incluye los siguientes datos: Proyecto de Investigación Responsable del Proyecto Fecha en la que fue aprobado el proyecto Nombre del Ayudante Tiempo por el cual será contratado (fecha de inicio y finalización) Monto y forma de pago (de conformidad con el punto 1 del acápite A) Para realizar el contrato se requieren adicionalmente los siguientes datos: Copia de la Cédula de Identidad del ayudante (pasaporte si es extranjero) Currículum El responsable de la investigación realizará las solicitudes de pago del ayudante de investigación de conformidad con lo establecido en el contrato y deberá adjuntar la factura respectiva. En la solicitud del último pago deberá indicar además, que el ayudante ha cumplido con lo estipulado en el contrato por lo que puede cancelarse el valor adeudado. 2. Movilización y viáticos: Con relación a los viáticos el procedimiento es el siguiente: Enviar un Memo a Mónica Izurieta en calidad de Directora Financiera de la UASB solicitando los viáticos y de ser necesario se solicitarán pasajes para lo cual se debe indicar: Nombre del Proyecto de Investigación Responsable del Proyecto Nombre de la persona que realiza el viaje Lugar al que viajará Las fechas en las que sale y retorna del viaje Y el requerimiento de pasajes. Por cuestiones logísticas, para realizar las respectivas reservaciones, los pasajes de avión se solicitarán una semana antes del viaje. Los viáticos se entregan de acuerdo a una tabla establecida por la Universidad por tanto no se precisa justificar con recibos de hotel o de alimentación. Si se solicitaron 3

4 pasajes de avión o autobús es indispensable entregar los respectivos boletos a través de un memorando. Si se requiere un monto adicional para movilización se deberán exponer las justificaciones del caso para su autorización. Este Fondo debe ser respaldado con un informe al que se adjuntan los recibos del caso. 3. Materiales y Bibliografía: Bibliografía: Se deberá realizar un memo a Enrique Abad Jefe del Centro de Información en el que se indicará el Proyecto de investigación, su responsable, y los textos requeridos. El jefe del Centro de Información realizará el trámite pertinente. Materiales: Si se precisan materiales que la universidad dispone en existencias deberá llenarse el formulario para el efecto y entregar al Señor Hugo Pavón. En el formulario se indicará: Área Administrativa: Comité de Investigaciones. Actividad o evento: nombre del proyecto de investigación. Responsable: nombre del responsable y fecha: especificar día, mes, y año. En caso de requerir otros materiales se puede realizar dos procedimientos: Solicitar un fondo a la Dirección Financiera indicando el proyecto de investigación, el responsable de investigación y los materiales que se precisan. El Fondo será manejado por el responsable de la investigación, una vez gastado se presentará un informe con los recibos anexos. Si existe un saldo remanente, la diferencia deberá justificarse con el recibo de ingreso de Tesorería de esta manera el informe tendrá un saldo en cero. Solicitar reposición del dinero: Si se realizaron compras de materiales con cargo al proyecto se deberán presentar facturas que justifiquen los gastos y solicitar la reposición indicando el proyecto, el responsable, los gastos efectuados. Las facturas serán consideradas por el área contable si reúne las características especificadas por esta instancia en el Anexo N:1. En caso de que el gasto se lo realizara con tarjeta de crédito deberá adjuntarse adicionalmente el baucher y una copia del estado de cuenta resaltando el cobro del gasto efectuado. No se aceptan cobros si los recibos o facturas no están a nombre de la Universidad. 4. Bonificación del Responsable: El requisito previo para efectuar el pago de la bonificación al docente o docentes responsables de la investigación es la aprobación del trabajo e informe de investigación por parte del Comité de Investigaciones, luego de lo cual, el Presidente del Comité solicita a la Dirección Financiera realizar el pago respectivo. Si existen cuentas pendientes de fondos entregados o gastos realizados deberán ser cerradas con un informe. Nota: Cada proyecto es aprobado con un presupuesto determinado, sin embargo se pueden precisar modificaciones y ajustes al presupuesto planteado inicialmente. Considerando esto las Normas Vigentes aceptan cambios entre rubros, previa la autorización del Comité de Investigaciones. Excepto el rubro Bonificación Investigador el cual no es manejado por el investigador, y responde a tablas preestablecidas. 4

5 ANEXO N:1 INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACION DE FACTURAS La Universidad Andina Simón Bolívar presenta en forma mensual el trámite de devolución de IVA. Con el fin de evitar la pérdida del valor por concepto de IVA correspondiente a facturas que no cumplen con los requisitos establecidos por el Servicio de Rentas Internas, agradeceré a ustedes tomar en cuenta los requisitos que deben contener estos documentos: Para recibir una factura se deberá considerar lo siguiente: 1.- Comprobar que en la parte inferior de las facturas conste la autorización de la imprenta 2.- Verificar que la fecha de vencimiento de la factura no esta caducada al momento de la recepción 3.- Que la factura pertenezca al beneficiario por el cual se esta solicitando el pago Para llenar una factura, o verificar el contenido de la factura (cuando ya esta llena) se deberá considerar lo siguiente: De acuerdo al reglamento de facturación del Servicio de Rentas Internas las facturas deben reunir lo siguiente: 1.- Cliente.- Deberá constar el nombre de la Universidad Andina Simón Bolívar 2.- RUC.- El RUC de la UASB es: Dirección:.-Toledo N y Ladrón de Guevara 4.- Fecha.-La fecha de emisión deberá corresponder al mes en curso a la presentación a la Dirección Administrativa Financiera. 5.-Detalle o descripción.-se debe especificar el concepto, evitar poner conceptos generales Ejemplo Por clases dictadas en la materia o módulo... del CE Dirección de Empresas periodo académico Subtotal.- Valor correspondiente al valor sin IVA, en ningún caso incluir el valor con IVA 7.-IVA.- Valor del 12% 8.- Total.- La suma del subtotal más el IVA, en caso que en una factura no alcancen el detalle por el servicio o compra realizada se deberá realizar tantas facturas como sean necesarias, cada una de estas deberán totalizarse. Ver Gráfico Nº1 5

6 Gráfico Nº 1 Evitar 1.- Que las facturas tengan borrones, enmiendas o tachones 2.- Recibir tickets de máquinas registradora; deberá solicitarse una factura que contenga los datos anteriormente señalado. Bajo ningún concepto se receptará tickets para reembolso. 3.- Evitar pasar solicitudes de pago sin la presentación de la factura, debido a que todos sin excepción están obligados a obtener el RUC para realizar cualquier actividad económica. Atentamente, Departamento de Contabilidad UASB 6