EDUCACION FUNDAMENTAL Y TECNICO ELEMENTAL DE ADULTOS

Transcripción

1 EDUCACION FUNDAMENTAL Y TECNICO ELEMENTAL DE ADULTOS GOBIERNO DE CHILE AÑO 2003 MINISTERIO DE EDUCACION Departamento Administración General - Oficina Pago de Subvenciones

2 BOLETIN MENSUAL DE SUBVENCIONES DE EDUCACION FUNDAMENTAL Y TECNICO ELEMENTAL DE ADULTOS El boletín mensual de subvenciones de educación fundamental y técnico elemental de adultos (EFA y ETEA), es el formulario de entrada al sistema de cálculo y liquidación de la subvención para este tipo de enseñanza. Se debe por tanto anotar los datos y cantidades en los casilleros correspondientes, teniendo especial cuidado en su confección, en atención a que cualquier error puede significar un reparo al documento que postergue para el siguiente mes el pago del beneficio. Existen dos documentos que deben ser confeccionados por el sostenedor y presentados en la fecha que el respectivo Departamento Provincial indique - Anexo al boletín óptico de educación fundamental; que contiene la información diaria por curso, sobre asistencias, horas realizadas y días de clases, que se totalizan una vez terminado el último día lectivo del mes. - Boletín óptico de subvenciones de educación fundamental; que debe ser confeccionado en un solo ejemplar y corresponde al resumen de los antecedentes registrados en el formulario Anexo. CONSIDERACIONES SOBRE EL BOLETIN DE EDUCACION FUNDAMENTAL: 1. En un boletín no se puede informar cursos de distintas resoluciones, debido a que el número de la resolución figura una sola vez en el formulario. De lo anterior se infiere que si se tiene información de cursos de distintas resoluciones, éstos deben ser informados en diferentes boletines. 2. El boletín no debe presentar borrones, enmendaduras, doble marca o cualquier otra alteración que cause un error en la lectura óptica. Si ello ocurriera y no fuere detectado en las instancias de validación de los datos, la distorsión en el pago es de exclusiva responsabilidad del sostenedor. 3. El boletín lleva impreso tanto el código del tipo de enseñanza (código EFA y ETEA corresponde a 960), como el año del proceso actual (en este período corresponde año 2003). De lo anterior se desprende que el boletín que lleva impreso un año determinado, deja de ser válido el año siguiente, no debiendo por tanto ser utilizado.

3 CODIFICACION DEL BOLETIN OPTICO DE EFA Y ETEA ANVERSO DEL BOLETIN (parte superior) Contiene una descripción general del establecimiento: - Ubicación geográfica. - Nombre del establecimiento. - Dirección del establecimiento. ANVERSO DEL BOLETIN (parte inferior) Se indican los antecedentes de: - Fecha de entrega del boletín - Firma del sostenedor del establecimiento - Fecha de recepción del boletín en la Provincial - Firma del Jefe del Departamento Provincial

4 CODIFICACION DEL BOLETIN OPTICO DE EFA Y ETEA REVERSO DEL BOLETIN El reverso del boletín, es la parte del formulario que será leído por la lectora óptica, conteniendo los antecedentes codificados de: - Mes de la información. - Rol base de datos. - Número de la resolución y año que autorizó la realización del curso. - Secuencia del boletín. - Antecedentes de internado (si corresponde). Contiene ocho recuadros con información especifica para cada curso: - Número asignado al curso según la resolución respectiva. - Matrícula final. - Horas autorizadas. - Horas efectuadas en el mes. - Total asistencia del mes. - Número de días de clases - Tipo de Educación EFA, SILVOAGROPECUARIO, ETEA.

5 METODOLOGIA PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO INSTRUCCIONES GENERALES: El boletín óptico tiene en su anverso, algunas instrucciones generales para su codificación las que deben ser consideradas en su totalidad por el sostenedor del establecimiento, siendo algunas de ellas las siguientes: - Usar solamente lápiz de pasta azul o negro - No corchetear, doblar ni cortar el formulario - Tratar de no usar timbres o lápices tinta que traspasen el papel - No usar corrector evitando manchar el formulario - No utilizar formularios que presenten defectos (mal impresos, perforados) COMO DEBE REGISTRARSE LA INFORMACION EN EL BOLETIN: El boletín esta compuesto por diferentes columnas que corresponden a CAMPOS DE INFORMACION; a saber el rol base de datos, mes de información, matrícula, horas del mes y en general todos los antecedentes que identifican a un curso dentro del boletín. Debiendo codificarse de la siguiente manera: - El llenado del boletín se debe hacer OSCURECIENDO COMPLETAMENTE EL O LOS CIRCULOS correspondientes al antecedente que se está codificando. - En cada columna se debe registrar UNA SOLA MARCA. - Existen campos de CARACTER OBLIGATORIO (que se indican más adelante) que implica que los círculos respectivos NUNCA DEBEN SER DEJADOS EN BLANCO. - Los distintos círculos que componen un determinado campo, (por ejemplo el rol base de datos; compuesto por 5 círculos para el RBD, más 1 círculo del Dígito Verificador) deben ser llenados en su TOTALIDAD, completando con CEROS aquellos círculos en que no exista información. - En los recuadros inferiores se debe escribir la cifra con números arábigos.

6 SE DEBEN COMPLETAR TODOS LOS CIRCULOS DEL CAMPO (RBD) DESCRIPCION DE CAMPOS QUE COMPONEN EL BOLETIN OPTICO DE EDUCACION FUNDAMENTAL A continuación se detalla cada uno de los campos que contiene el boletín óptico de educación fundamental, comenzando en la parte superior de izquierda a derecha: 1. MES : Campo de registro obligatorio de dos posiciones para indicar el mes de la información. 2. AÑO : Campo de registro obligatorio de cuatro posiciones (viene codificado). 3. ROL BASE DE DATOS : Campo de registro obligatorio de seis posiciones, cinco para señalar el RBD y una para el dígito verificador (DV). 4. TIPO DE EDUCACION : Corresponde al código que actualmente se utiliza para identificar la Educación Fundamental y Técnico Elemental de Adultos 960 (viene codificado).

7 5. N DE RESOLUCION : Campo de registro obligatorio de cuatro posiciones que indica el número de la resolución que autoriza la realización del o los cursos que se informan. 6. AÑO RESOLUCION : Campo de registro obligatorio de dos posiciones que indica los dos últimos dígitos del año de la resolución. Si se trata del año 2002, corresponde indicar cero y uno (02). 7. SECUENCIA BOLETIN : Campo de registro obligatorio de dos posiciones que sirve para indicar que el establecimiento esta presentando uno o más boletines con el mismo mes de información. Se utilizará cuando los cursos informados correspondan a distintas resoluciones o se estén informando más de ocho cursos de una misma resolución, en cualquiera de estos casos uno de los boletines indicará secuencia 01 y el otro la secuencia 02 y así sucesivamente. 8. MATRICULA INTERNADO : Campo de tres posiciones que indica el número total de alumnos internos autorizados por la Secretaría Regional Ministerial de Educación respectiva, para brindar el servicio de alimentación y alojamiento con derecho a subvención. En el evento que el establecimiento confeccione más de un boletín la matrícula sólo debe informarse en uno de ellos. 9. ASISTENCIA INTERNADO : Campo de cuatro posiciones que indica el número total de asistencia de alumnos que fueron atendidos en el mes. En el evento que el establecimiento confeccione más de un boletín este total sólo debe informarse en uno de ellos. 10. DIAS : Campo de dos posiciones que indica el número de días en que se atendió alumnos internos subvencionados. En el evento que el establecimiento confeccione más de un boletín este total sólo debe informarse en uno de ellos.

8 11. NOMBRE CURSO : En cima de cada recuadro existe un espacio en el cual se puede identificar el nombre del curso que se informa. Al registrar el nombre se debe tener cuidado de no escribir sobre otros campos. 12. NUMERO CURSOS : Campo de registro obligatorio de tres posiciones que indica el número de orden que se le asignó al curso en la resolución que lo autoriza. Es importante destacar que el número de curso debe mantenerse desde el inicio y hasta la finalización del curso. El número del curso debe coincidir con el señalado en el anexo al boletín. 13. MATRICULA : Campo de registro obligatorio de dos posiciones que indica la matrícula final del curso, registrada al último día del mes que se está informando. La matrícula que se registre debe coincidir con la señalada como matrícula final en el anexo al boletín, no debiendo superar los 45 alumnos.

9 14. HORAS AUTORIZADAS : Campo de registro obligatorio de tres posiciones que indica el número de horas autorizadas para un curso en particular. 15. HORAS MES : Campo de registro obligatorio de tres posiciones que indica las horas realizadas en el mes que se está informando, las que deben coincidir con la señalada en el recuadro total horas del anexo al boletín. 16. TOTAL ASISTENCIA : Campo de registro obligatorio de cuatro posiciones que indica la suma de las asistencias ocurridas en los días en que se realizó clases. La información que se registre debe coincidir con la señalada en el recuadro total horas del anexo al boletín. 17. DIAS : Campo de registro obligatorio de dos posiciones que indica el número de días en que efectivamente se realizó clases en el mes que se informa. Esta información debe ser coincidente con la registrada en el recuadro N días del anexo al boletín. 18. TIPO : Campo de registro obligatorio de una posición, que indica de acuerdo a un código numérico, el tipo de enseñanza del curso que se está impartiendo. Este antecedente debe coincidir con lo indicado en el recuadro tipo del anexo al boletín. Los tipos de enseñanza definidos son: 1 EFA hasta 250 horas 2 EFA de 300 horas 3 Silvoagropecuarios 4 ETEA de 600 o 680 horas 5 ETEA de 800 horas.

10 ANEXO AL BOLETIN DE EDUCACION FUNDAMENTAL Y TECNICO ELEMENTAL DE ADULTOS El Anexo al boletín de educación fundamental, es el formulario que debe llevar el establecimiento día a día, registrando los antecedentes que serán traspasados al boletín óptico, una vez terminado el mes. Destacándose en este formulario cuatro grupos de recuadros que lo componen: PRIMER GRUPO DE RECUADROS: Identifica al establecimiento; nombre, letra, número y código geográfico, se indica el mes y año en que se efectúan las clases, el rol base de datos del establecimiento, número de resolución y el número de secuencia que se debe indicar en el boletín óptico.

11 SEGUNDO GRUPO DE RECUADROS: Registra antecedentes de ocho cursos y un recuadro para totalizar la suma horizontal de los datos de matrícula. Por cada curso se debe registrar el número que tiene asignado según la resolución, el tipo de curso, matrícula inicial, altas, bajas y la matrícula final al último día del mes. TERCER GRUPO DE RECUADROS: Corresponde al cuerpo del formulario, cuenta con nueve campos de dos columnas cada uno y treinta y un líneas para informar día a día; asistencia y horas realizadas por curso: - Asistencia efectiva diaria, según curso y número de horas que se impartieron ese día. Existen casilleros para registrar hasta ocho cursos. - Total asistencia; que corresponde a la suma horizontal, según el día de las asistencias de todos los cursos informados en dicho día. - Horas realizadas; que corresponde a la suma horizontal, según el día de las horas de clases desarrolladas a todos los cursos informados en dicho día.

12 CUARTO GRUPO DE RECUADROS: Corresponde a los totales de lo registrado, en las diferentes columnas y la indicación del número de días de clases. - En los recuadros de TOTALES se sumarán verticalmente las diferentes cifras registradas entre los días 1 a 31 del mes, en las columnas de asistencia y horas realizadas. - En los recuadros N DIAS, se señalará el número de días de clases del mes en que efectivamente se impartieron estos cursos.

13 Se debe destacar que los registros de este cuarto grupo de recuadros son fundamentales, porque lo indicado en ellos, se traspasa al boletín óptico para su proceso y liquidación respectiva. CONSIDERACIONES GENERALES - Cada boletín debe contar con su anexo, siendo la secuencia del boletín la misma de su anexo. - Los datos traspasados al boletín desde su anexo deben ser coincidentes, debiendo registrarlos con sumo cuidado. - Los campos que no sean obligatorios y no tengan datos, deben dejarse en blanco. - Frente a curso autorizados por distintas resoluciones, se debe confeccionar tantos boletines y anexos como número de resoluciones hayan, usando el número de secuencia. - En el campo NUMERO CURSOS del boletín óptico, se debe indicar el número asignado al curso por la resolución respectiva y no debe ser alterado hasta la finalización del mismo. De igual forma, no es correcto informar en este campo, la cantidad de cursos aprobados, ni menos combinar cursos de otras resoluciones en el mismo boletín o0o0o0o------