RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES DE LLENADO DEL COMPROBANTE DE ENTREGA DE MADERAS POR VENTAS (Septiembre de 2001)

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1 1 RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES DE LLENADO DEL COMPROBANTE DE ENTREGA DE MADERAS POR VENTAS (Septiembre de 2001) Indice Página A.- ANTECEDENTES E INSTRUCCIONES GENERALES Objetivos del Comprobante de Entrega Distribución de los Ejemplares del Comprobante de Entrega Cuándo debe emitirse el Comprobante de Entrega? Cuándo debe haber más de un Comprobante de Entrega por cada Viaje de Camión y Acoplado? Carguíos Parciales en distintas Canchas de Entrega Registro de Enteros y Decimales en el Comprobante de Entrega Registro de Fecha y Hora en el Comprobante de Entrega Claridad de la Escritura en ambos Ejemplares del Comprobante de Entrega Anulación, Destrucción y Pérdida o Extravío del Comprobante de Entrega Modificación del Comprobante de Entrega Otro Aspecto General... 3 B.- INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON AREAS, CUADROS, CASILLE- ROS, COLUMNAS Y LINEAS DEL COMPROBANTE DE ENTREGA Casillero Guía de Despacho FORMIN Casillero Cancha de Entrega (Código y Nombre) Casillero Cancha de Acopio Madera (Camino y Nº Cancha) Casillero CR y Sector Casillero Fecha / Hora Despacho Casilleros RUT y Nombre (Cliente) Casilleros Número Contrato e Identificador Línea Contrato Venta Cuadro Especie y Producto Casillero Tipo Venta Casillero Guía de Despacho Cliente Cuadro Patentes Area Producto Pulpable o Similar Area Producto Aserrable o Similar Area Firmas Casillero Total Volumen Despachado (Volumen y Unidad)... 6 IEV6

2 2 A.- ANTECEDENTES E INSTRUCCIONES GENERALES 1.- Objetivos del Comprobante de Entrega: Automatizar la generación de los Avances de Venta, automatizar la revisión del cumplimiento de los Contratos de Venta, respaldar los antecedentes registrados en la Guía de Despacho, certificar el retiro de la madera por parte del Cliente y rebajar, en forma indirecta, la existencia de madera en la Cancha de Entrega. 2.- Distribución de los Ejemplares del Comprobante de Entrega: El Despachador debe emitir el Comprobante de Entrega en 2 ejemplares (debe mantener suficiente stock de Comprobantes, a fin de tener autonomía de trabajo por un tiempo prudencial). Una vez emitido, debe obtener la firmar, en ambos ejemplares, del Responsable de la Recepción por parte del Cliente (puede ser el Chofer del Camión). Luego, debe firmarlo como Responsable de la entrega por parte de Forestal Mininco S.A. El original del Comprobante es para el Responsable de la Recepción por parte del Cliente (puede ser el Chofer del Camión). La copia del Comprobante se envía a la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro (donde se digita y se registra en la Guía de Despacho FORMIN de uso mensual). Los Comprobantes de Entrega emitidos en un mes calendario, deben ser enviados el día 20 del mes siguiente, al Dpto. Control Producción de Forestal Mininco S.A., donde se archivarán durante 3 años y luego, se eliminarán. Si el área de Patrimonio fuera la responsable de entregar la madera, las funciones de despacho debe realizarlas el Mayordomo del Fundo (o, en su defecto, el Supervisor de Patrimonio correspondiente) y las funciones de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro debe realizarlas el área de Patrimonio, donde el Comprobante de Entrega se archivará durante 3 años y luego, se eliminará. Los Comprobantes de Entrega y las Guías de Despacho FORMIN en blanco, deben solicitarse al área de Producción. 3.- Cuándo debe emitirse el Comprobante de Entrega?: Cada vez que Forestal Mininco S.A. vende madera puesta en una de sus Canchas (o sea, no entregada en el domicilio del Cliente). La Guía de Despacho FORMIN de uso mensual sólo sirve para respaldar la venta (no para trasladar la madera). El Cliente emite la Guía de Despacho para trasladar la madera. Si la madera se entregara puesta sobre Camión o Acoplado, a la Grúa se le pagaría en forma manual (no por intermedio de un Anexo de Guía). 4.- Cuándo debe haber más de un Comprobante de Entrega por cada Viaje de Camión y Acoplado?: Cada vez que, para un mismo Código de Producto Pulpable o similar, exista más de 1 largo de Rollizo por Camión o por Acoplado, por cada forma de carga. O bien, cuando para un mismo Código de Producto Aserrable o similar, exista más de 2 largos de Rollizo. También, cuando exista más de una Especie o Producto, más de un Contrato o Línea de Contrato o si la madera se haya obtenido de más de una Cancha de Acopio de Madera correspondiente a la misma Cancha de Entrega. 5.- Carguíos Parciales en distintas Canchas de Entrega: Si el carguío de un Camión y Acoplado se iniciara en un Fundo y se completara en otro Fundo, debe considerarse 2 viajes independientes entre sí. Un viaje desde la Cancha donde se inicia el carguío y el otro viaje, desde la Cancha donde se completó el carguío. Ambos viajes deben tener su propia Guía de Despacho FORMIN (de uso mensual). Distinta es la situación si los carguíos parciales se realizan en diferentes Canchas de Acopio (Bodegas Operativas) correspondientes todas a la misma Cancha de Entrega. En este caso, la Guía de Despacho FORMIN sirve para todas las Canchas de Acopio (siempre que se trate de la misma Especie y Producto). 6.- Registro de Enteros y Decimales en el Comprobante de Entrega: La información que contempla decimales, debe ir con todos los decimales registrados aunque su valor sea 0 (cero). Si la información no tiene enteros, debe registrarse cero entero (0). Los M3 tienen 3 decimales y los MR tienen 2 decimales.

3 3 7.- Registro de Fecha y Hora en el Comprobante de Entrega: Siempre debe registrarse 2 dígitos para el Día, 2 para el Mes, 4 para el Año, 2 para la Hora y 2 para los Minutos. Para indicar una hora exacta, debe registrarse 00 minutos. Para indicar las 12,10 de la noche, debe indicarse 00,10 hr. 8.- Claridad de la Escritura en ambos Ejemplares del Comprobante de Entrega: Debe escribirse en forma clara y legible. Si la copia no saliera legible, debe anularse todos los Comprobantes, cuyas copias no van a ser legibles y deben devolverse a la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Si se hubiera emitido Comprobantes con copia ilegible, debe tratar de recuperarse el original, anularse los 2 ejemplares y volverse a emitir los Comprobantes de Entrega. 9.- Anulación, Destrucción y Pérdida o Extravío del Comprobante de Entrega: Sólo debe anularse un Comprobante de Entrega si hubiera un error en el RUT del Cliente, en el Nº del Contrato de Venta o en el Identificador de Línea del Contrato de Venta, además, si la copia del Comprobante de Entrega no fuera legible o si el original del Comprobante de Entrega se perdiera o extraviara. Si se anulara un Comprobante de Entrega, debe registrarse 2 líneas paralelas y la leyenda Nula. Los 2 ejemplares del Comprobante de Entrega nulo deben enviarse a la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro, conjuntamente con los Comprobantes de Entrega válidos. Si un Comprobante de Entrega se destruyera, debe anularse. Si el original de un Comprobante de Entrega se perdiera, debe recuperarse la copia, anularse el Comprobante y emitirse uno nuevo. Si ambos ejemplares del Comprobante de Entrega se perdieran, debe dejarse constancia por escrito en una libreta, la que debe ser firmada por el Supervisor de la Empresa de Control y Registro Modificación del Comprobante de Entrega: Si se debe modificar una información del Comprobante de Entrega, debe tarjarse la información, con 2 líneas paralelas horizontales, de tal manera que la información tarjada quede legible. Luego, debe registrarse la información reemplazante al lado de la información tarjada o en el reverso del Comprobante de Entrega Otro Aspecto General: La siguiente información numérica debe apegarse a la derecha de los casilleros o columnas que le corresponde y los espacios libres que quedan a la izquierda, no deben rellenarse de 0 (ceros): Guía de Despacho FORMIN (sin considerar el dígito verificador); Código Cancha de Entrega; Camino y Nº Cancha (de la Cancha de Acopio Madera); CR; Sector; RUT Cliente, Número Contrato Venta e Identificador Línea Contrato Venta (sin considerar los respectivos dígitos verificadores); Código Especie; Código Producto y Guía de Despacho Cliente. B.- INSTRUCCIONES RELACIONADAS CON AREAS, CUADROS, CASILLEROS, COLUM- NAS Y LINEAS DEL COMPROBANTE DE ENTREGA DE MADERAS POR VENTAS 1.- Casillero Guía de Despacho FORMIN: Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. 2.- Casillero Cancha de Entrega (Código y Nombre): Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Debe controlarse con la fotocopia del Contrato de Venta. 3.- Casillero Cancha de Acopio Madera (Camino y Nº Cancha): Sólo debe registrarse si la Cancha de Entrega corresponde a un Fundo y la madera a despachar se cosechó en el mismo Fundo. En caso contrario, el casillero debe quedar en blanco. La información se puede obtener de Cartolas de Producción, de Anexos de Guías Despacho Camiones, solicitándola al Supervisor de la Empresa de Control y Registro o de Comprobantes de Entrega anteriores.

4 4 4.- Casilleros CR y Sector: Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Si el área de Producción es la responsable de entregar la madera, el CR que debe registrarse es el 1 y los posibles Sectores, son los siguientes: 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25 y Casillero Fecha / Hora Despacho: Corresponde a la salida del Lugar de Carguío. Si un Camión y Acoplado tuviera varios Comprobantes de Entrega, en todos ellos, debe registrarse la misma Fecha y Hora de despacho. 6.- Casilleros RUT y Nombre (Cliente): Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Debe controlarse con la fotocopia del Contrato de Venta. 7.- Casilleros Número Contrato Venta e Identificador Línea Contrato Venta: Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Debe controlarse con la fotocopia del Contrato de Venta. 8.- Cuadro Especie y Producto: - Línea Especie (Código y Nombre): Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Debe controlarse con la fotocopia del Contrato de Venta. Los Códigos de Especie más usuales son el 1, 32 y Línea Producto (Código y Nombre): Previo al registro, debe conocerse el largo de los Rollizos. Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Debe controlarse con la fotocopia del Contrato de Venta. Los Códigos de Producto más usuales, en productos pulpables o similar son el 1, 3, 9, 21, 22, 32 y 33 y en productos aserrables o similar, son el 5, 6, 19, 27, 45, 49 y Casillero Tipo Venta: Debe informarse si la madera se entrega sobre Camión (Tipo Venta 1) o en Piso (Tipo Venta 2). El Derecho a Puerta (Tipo Venta 3), normalmente, no se usa. Se obtiene de la Oficina Central de la Empresa de Control y Registro. Debe controlarse con la fotocopia del Contrato de Venta Casillero Guía de Despacho Cliente: Debe solicitarse la Guía al Chofer del Camión Cuadro Patentes: - Casillero Patente Camión: Siempre debe registrarse la Patente del Camión, incluso si el Comprobante de Entrega se emitiera para informar la madera transportada sólo en el Acoplado. Debe leerse la Patente del Camión. La Patente debe apegarse al margen izquierdo del Casillero. - Casillero Patente Acoplado: Debe registrarse si el Comprobante de Entrega se emite para informar la madera transportada en el Camión y Acoplado. No debe registrarse si el Comprobante de Entrega se emitiera para informar la madera transportada sólo en el Camión o sólo en el Acoplado. Debe leerse la Patente del Acoplado. La Patente debe apegarse al margen izquierdo del casillero Area Producto Pulpable o Similar: - Cuadro Carga Tradicional: + Columnas Alturas (cm): Deben expresarse en centímetros (cm), sin decimales. Debe medirse hasta 6 alturas por cada lado del Camión y del Acoplado. + Columna Largo Vehículo (m): Debe medirse el largo del Camión y del Acoplado, el cual debe expresarse en metros (m) con 2 decimales. + Columna Largo Rollizo (m): Debe confirmarse el largo del Rollizo. Debe controlarse con la fotocopia del Contrato de Venta. Debe registrarse el Largo a Cubicar o Largo Nominal (no el Largo Real). El Largo debe expresarse en metros (m) con 2 decimales. Debe revisarse que en un mismo lote de madera no existan Rollizos de distintos largos.

5 5 + Columnas Volumen y Unidad: Debe calcularse el Volumen, que contempla 2 decimales. Para calcular el Volumen debe seguirse los procedimientos e instrucciones existentes. La Unidad debe corresponder con la Unidad indicada en la fotocopia del Contrato de Venta, por lo general, se expresa en Metro Ruma (MR). - Cuadro Carga en Atril: + Columnas Alturas (cm): Deben expresarse en centímetros (cm) sin decimales. Debe medirse 2 alturas por cada Banco para el Camión y para el Acoplado. Puede haber hasta 4 bancos. + Columna Ancho Vehículo (m): Debe medirse el ancho del Camión y del Acoplado, el cual debe expresarse en metros (m) con 2 decimales. + Columna Largo Rollizo (m): Ver instrucciones de la misma columna del cuadro Carga Tradicional. + Columnas Volumen y Unidad: Ver instrucciones de la misma columna del cuadro Carga Tradicional Area Producto Aserrable o Similar: - Casillero Largo (m): Debe confirmarse el largo del Rollizo. El largo debe corresponder con el indicado en el Contrato de Venta. Debe registrarse el Largo a Cubicar o Largo Nominal (no el Largo Real). El largo debe expresarse en metros (m) con 2 decimales. Si se carga Rollizos de más de 2 largos, correspondientes a la misma Especie y al mismo Producto, debe emitirse un nuevo Comprobante de Entrega. Si se debe abrir un nuevo Comprobante, debe volver a registrarse toda la información inicial. Debe revisarse que en el mismo lote de madera no existan Rollizos de distintos largos. - Columna Diámetro: Si en la columna Diámetro faltan clases diamétricas pre-impresas, debe utilizarse las líneas en blanco, registrando números pares (en cm.) sin decimales. Si las líneas no fueran suficientes, debe tarjarse clases diamétricas que no se utilizan. - Columna Cantidad Rollizos: Cada vez que se carga un Rollizo, debe leerse el diámetro y registrarse una tarja en una hoja o cuaderno adicional, frente a la clase diamétrica que corresponda. El diámetro del Rollizo debe corresponder al Rango Diamétrico indicado en la fotocopia del Contrato de Venta. Se debe sumar todas las tarjas por clase diamétrica y registrar la suma en la columna correspondiente. - Casillero Total Trozos: Debe registrarse la suma de la columna Cantidad de Rollizos. - Casillero Volumen (M3): Previo al registro, se debe calcular el Volumen por cada Clase Diamétrica y luego, se debe sumar los volúmenes de todas las Clases Diamétricas. Dicha suma se registra en el casillero. Debe calcularse el volumen según la forma indicada en el Contrato de Venta (por lo general, fórmula JAS). Para calcular el Volumen debe seguirse los procedimientos e instrucciones existentes. El Volumen debe expresarse en la Unidad indicada en la fotocopia del Contrato de Venta; generalmente, en Metro Cúbico (M3) con 3 decimales Area Firmas: - Cuadro Nombre, Firma y RUT Responsable Recepción Cliente: Por lo general, el Responsable es el Chofer del Camión (no la Empresa o Persona que representa). Si lo reemplaza una persona suplente, debe registrarse la información de la persona suplente. Debe registrarse la firma oficial (no la mosca) - Cuadro Nombre, Firma y RUT Responsable Entrega FORMIN: Por lo general, el Responsable es el Despachador (no Forestal Mininco S.A. ni la Empresa de Control y Registro). Si lo reemplaza una persona suplente, debe registrarse la información de la persona suplente. Debe registrarse la firma oficial (no la mosca).

6 15.- Casillero Total Volumen Despachado (Volumen y Unidad): Debe registrarse el volumen total despachado. Si se trata de Producto Pulpable o similar, debe registrarse la suma de la columna Volumen del cuadro Carga Tradicional o Carga en Atril. Si se trata de Producto Aserrable o similar, debe registrarse la suma de los casilleros Volumen. Si existiera más de un Comprobante de Entrega, cada Comprobante debe tener su propio Total. Por lo general, el Total Volumen debe expresarse en M3 o en MR. El casillero contempla 5 dígitos (2 enteros y hasta 3 decimales). 6