GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE EXPEDIENTES DE RESERVA DE NÓMINAS (CONTRATADOS Y BECARIOS) Sección de Gestión del Presupuesto Servicio de Presupuesto

Transcripción

1 GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE EXPEDIENTES DE RESERVA DE NÓMINAS (CONTRATADOS Y BECARIOS) Sección de Gestión del Presupuesto

2 Introducción. En la Universidad de Sevilla la gestión presupuestaria de los gastos de personal contratado o de becarios, excepto los imputables al Capítulo I del presupuesto que se aplican directamente al concepto de gasto correspondiente según su naturaleza, se realiza mediante los expedientes de reserva (personal contratado y becarios), a través de los cuales se imputan las nóminas de la Universidad de Sevilla a las distintas aplicaciones presupuestarias de gasto, según la unidad administrativa (orgánica) que gasta y la relación existente entre la Universidad y el perceptor (contrato o nombramiento de becario). Los centros gestores deben realizar una gestión completa y correcta de los expedientes de reserva como requisito necesario para que el tramite, impute al presupuesto y gestione el pago de los gastos de personal de la Universidad de Sevilla mensualmente sin incidencias. El presente documento establece los requisitos (Apartado I) que debe reunir un expediente de reserva de personal y las actuaciones (Apartado II) que, durante el ejercicio presupuestario, deben llevar a cabo los gestores de los expedientes para adecuar los expedientes de reserva que figuran en la aplicación UXXI Económico a los cambios que se produzcan en los contratos o nombramientos. Por último, establece las gestiones (Apartado III) a realizar por los gestores con los expedientes entre la finalización de un ejercicio y el inicio del siguiente, en función de la naturaleza de la orgánica que financia el gasto como de la fecha de inicio y fin de la contratación y/o del nombramiento. Gestión presupuestaria expedientes de reserva gastos de personal 3

3 Apartado I. Requisitos de los expedientes de reserva. Todos los expedientes por reserva de personal, tanto iniciales como complementarios, deben contener: FICHA EXPEDIENTE: Referencia Interna. Primer apellido del becario o del contratado, en mayúsculas y sin acentos. Descripción. Apellidos y Nombre del contratado o nombrado becario, en mayúsculas y sin acentos. Expediente Anterior. Sólo se cumplimentará con el número del expediente inicial cuando se realice un expediente complementario. Observaciones. Espacio reservado para reseñar cualquier información relevante para la adecuada gestión del expediente. Fecha Inicio. Indicar la fecha en que comienza el contrato o el nombramiento. Fecha Fin. Indicar la fecha en que finaliza realmente el contrato o el nombramiento, con independencia del ejercicio en que se realice el expediente, de la duración del mismo y de los ejercicios que abarque. Por ejemplo, si el contrato o nombramiento termina el 31/12/2012, esta fecha debe figurar en el campo Fecha Fin. NIF del Proveedor. Tipo de expediente. Cumplimentar con el código 001, que identifica los expedientes de reserva que gestionan las nóminas de la Universidad. Tramitado por. Identifica la persona y la unidad administrativa que está gestionando el expediente, para tener un contacto en caso de incidencias en el expediente. FICHA DATOS PRESUPUESTARIOS: Aplicaciones: Orgánica Funcional Económica Importe Se debe tener en cuenta, para determinar la cuantía de la reserva del expediente (Campo Importe ), la naturaleza del crédito: Orgánica AFECTADA: se reservará el coste total del contrato o nombramiento, con independencia de los ejercicios que abarque. Orgánica NO AFECTADA: se reservará sólo el coste del contrato o nombramiento imputable al ejercicio vigente, teniendo que volver a reservar las cantidades futuras con cargo a sus presupuestos respectivos. Gestión presupuestaria expedientes de reserva gastos de personal 5

4 Apartado II. Actuaciones a realizar con los expedientes de reserva durante el ejercicio presupuestario. Los gestores de los expedientes de reserva, para adecuar los datos de los expedientes de reserva que figuran en la aplicación UXXI Económico a los cambios que se produzcan en los contratos o nombramientos durante el ejercicio presupuestario, deben realizar una de las siguientes gestiones: Contrato o Beca Gestión del expediente Actuación sobre el expediente inicial Nuevo contrato o beca (aunque tenga otro anterior, si no existe relación entre los expedientes debe entenderse que es nuevo). Incremento del importe del contrato o de la beca sin cambio de período. Alta de expediente de reserva en UXXI Económico (sería un expediente inicial). Expediente complementario (indicar en el campo observaciones que se está modificando el importe de la reserva por cambio de retribuciones). Ninguna Ninguna Minoración del importe del contrato o de la beca sin cambio de período. Expediente negativo del expediente inicial. Indicar en campo observaciones que se está modificando, con el expediente negativo, el importe de la reserva por menor retribución. Ampliación del período de contrato o nombramiento (no sería una nueva contratación, sería una ampliación del período de la existente y, consecuentemente, de las cuantías de la reserva). Expediente complementario (indicar en el campo observaciones que se modifica el expediente por ampliación del período de contrato o nombramiento, cambio de retribuciones y las fechas del nuevo período). Modificar el campo fecha fin, poniendo la fecha nueva de terminación del contrato o de la beca e indicar, en el campo observaciones, el número de expediente complementario. Finalizado el contrato o la beca, se procederá a liberar (centro gestor) o solicitar la liberación (al ) del sobrante existente en el expediente de reserva, una vez confirmado que no existen gastos pendientes (atrasos, costes patronales, etc.) que imputar al mismo. Gestión presupuestaria expedientes de reserva gastos de personal 7

5 Apartado III. Actuaciones a realizar con los expedientes de reserva entre ejercicios presupuestarios. A. Expedientes CON GESTIÓN ORDINARIA. Aquellos que se gestionan aplicando los criterios generales según su naturaleza y período de vigencia. Fecha Inicio EXP Ejercicio vigente o anteriores Fecha Fin EXP Tipo Nómina Naturaleza Hasta el 31 de octubre Hasta el 31 de diciembre Posterior al 01 de enero del siguiente ejercicio REMANENTES RESERVADOS DEL EJERCICIO ANTERIOR Costes Patronales No Afectada GESTIÓN EXPEDIENTE EJERCICIO SIGUIENTE UNIDAD QUE REALIZA LA GESTIÓN DEL EXPEDIENTE SE ABRE EXPEDIENTE POR COSTES PATRONALES SE ABRE EXPEDIENTE POR COSTES PATRONALES SE ABRE EXPEDIENTE POR RETRIBUCIONES SE ABRE EXPEDIENTE POR RETRIBUCIONES Y COSTES PATRONALES SE ABRE EXPEDIENTE POR RETRIBUCIONES CONTRA EL INICIAL SE ABRE EXPEDIENTE POR RETRIBUCIONES Y COSTES PATRONALES CONTRA EL INICIAL SE COMPLEMENTA ESTE EXPEDIENTE POR COSTES PATRONALES (SALDO RESERVADO EJERCICIO ANTERIOR) CENTRO GESTOR CENTRO GESTOR COMPLEMENTA 8 Gestión presupuestaria expedientes de reserva gastos de personal

6 B. Expedientes CON GESTIÓN EXTRAORDINARIA. Los expedientes financiados por orgánicas de Contratos 68/83, Máster (Enseñanzas Propias) y los financiados por más de una orgánica (cofinanciados). CONTRATOS 68/83 IV PLAN PROPIO DE INVESTIGACIÓN ENSEÑANZAS PROPIAS No Afectada naturaleza Afectada, según la fecha de finalización del expediente. COFINANCIADOS Todas las orgánicas son naturaleza Afectada, según la fecha de finalización del expediente. Todas las orgánicas son (1) No naturaleza No Afectada, según la fecha de finalización del expediente. Se combinan orgánicas (1) No naturaleza Afectada, según la fecha de finalización del expediente. (1) Si una de las orgánicas incluidas en la cofinanciación es de Contratos 68/83, de Enseñanzas Propias o IV Plan Propio de Investigación, deben esperar a la incorporación de los remanentes para abrir el expediente de reserva completo. Gestión presupuestaria expedientes de reserva gastos de personal 9