FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

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1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de modificaciones del presupuesto 2. Unidad productora Unidad de Programación y Presupuestos 3. Objeto de la gestión administrativa Reasignaciones necesarias o nuevas asignaciones de recursos para la ejecución de actividades fijadas como necesarias para la consecución de objetivos de acuerdo con las prioridades o los reajustes de prioridades aprobados por el Rector, órganos de gobierno de la Universidad o Comunidad de Madrid, de acuerdo con las posibilidades económicas de la Universidad. 4. Años que abarca la serie 1989 a Tipo de soporte Papel Electrónico: incluye base de datos ACCESS 6. Volumen de la serie 9 cajas para todo el período 7. Documentos que integran la serie - Solicitud de modificación de créditos en el presupuesto, a cargo de los Centros de Gestión - Informes y documentos que fundamentan la solicitud de modificación (ésta puede ser por: Suplementos de créditos y créditos extraordinarios, Ampliación de créditos específicamente vinculados a ingresos, Rectificaciones presupuestarias, Transferencias de crédito, Generación de créditos, Incorporaciones de crédito, Redistribuciones de crédito) - Resolución del órgano competente: Resolución del rector Notificación de acuerdo, certificación o copia del acta del órgano de gobierno competente que aprueba las modificaciones presupuestarias - Anexo de la Cuenta Anual 8. Ordenación Cronológico-numérica, por año y número secuencial de expediente de modificación 1

2 9. Legislación - Ley Orgánica 11/1983, de 25 de Agosto, de Reforma Universitaria - Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común - Ley 8/95, de 8 de marzo, de la Asamblea de Madrid sobre normas reguladoras de Subvenciones - Ley 9/90, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid - Ley 24/97, de 26 de diciembre, de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid para Ley de Acompañamiento a los Presupuestos Generales de los diversos años. - Real Decreto Legislativo 1091/88, de 23 de septiembre, texto refundido Ley General Presupuestaria - Decreto 1022/1964, de Patrimonio del Estado - Instrucción del 6 de febrero de 1996, del Ministerio de Economía y Hacienda, sobre contabilidad del Gasto Público - Orden de 29 de abril de 1996 de la Consejería de Hacienda de la CAM que regula la tramitación y documentación de expedientes de modificaciones y otras operaciones sobre créditos presupuestarios. - Reglamento por el que se desarrolla el artº 148 de los Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid, aprobado por Acuerdo de la Junta de Gobierno, en su sesión 3/97 de 17 de junio. - Acuerdos anuales del Consejo Social de la Universidad sobre retribuciones art.46 LRU 10. Procedimiento administrativo El presupuesto está distribuido por Programas de gasto y por Centros de Gestión a través de la clasificación orgánica interna. El presupuesto asignado a cada orgánica está limitado en su cuantía global por capítulos de gasto dentro de cada Programa de gasto. Cualquier necesidad de realización de gastos que excedan dicha limitación, se condiciona a que expresamente se autorice por el órgano competente (previa tramitación de la propuesta razonada a través de la Unidad de Programación y Presupuestos). Los créditos asignados a las distintas unidades funcionales de la Universidad pueden verse alterados como consecuencia de las correspondientes modificaciones presupuestarias, definidas a continuación: - Suplementos de créditos y créditos extraordinarios. Cuando deba realizarse un gasto que no pueda demorarse hasta el ejercicio siguiente, y no exista crédito en el presupuesto o éste sea insuficiente, el Consejo Social de la Universidad podrá autorizar la concesión de un crédito extraordinario en el primer supuesto o un suplemento de crédito en el segundo. - Ampliación de créditos específicamente vinculados a ingresos. Los ingresos que se obtengan destinados a una finalidad específica -tanto aquellos inicialmente previstos como los que se produzcan durante el ejercicio- afectarán al concepto de gasto. Si este crédito ya existiera en el presupuesto, el crédito quedará directamente modificado según el ingreso efectivamente liquidado. Si el concepto no existiese, la liquidación del ingreso generará el crédito de gasto correspondiente. - Generación de créditos. Pueden generar créditos en los estados de gastos de los presupuestos los ingresos efectivamente recaudados, los derechos reconocidos o compromisos de ingresos derivados de las siguientes operaciones: (1) aportaciones de personas naturales o jurídicas para financiar conjuntamente con la Universidad gastos que por su naturaleza esté comprometidos en los fines y objetivos de los mismos, (2) prestación de servicios, (3) créditos para inversiones debidamente autorizados y que se haya dispuesto que sean financiados de este modo, (4) enajenación de bienes propios, y (4) mayores recursos propios resultantes de la liquidación de presupuestos de ejercicios anteriores. Las generaciones de crédito son aprobadas por el Rector. - Rectificaciones presupuestarias. Se aplican a un mismo concepto presupuestario, y son aprobadas por el Rector. - Transferencias de crédito. Consisten en el traslado de la totalidad o parte del crédito de un concepto presupuestario a otro del mismo estado de gastos. Las transferencias de crédito son aprobadas son aprobadas por el Rector (transferencias entre conceptos y subconceptos de un mismo capítulo), la Junta de Gobierno (transferencias entre capítulos de gasto por operaciones corrientes y por operaciones de 2

3 capital), el Consejo Social (transferencias de capítulos de gastos por operaciones corrientes a capítulos de gastos por operaciones de capital), o el Consejo Social previa autorización del Gobierno de la Comunidad de Madrid (transferencia de capítulos de gastos de operaciones de capital a gastos por operaciones corrientes). - Incorporaciones de crédito. Los créditos para gastos pueden incorporarse, hasta justo antes del cierre del ejercicio presupuestario, a los correspondientes créditos del presupuesto de gasto para el ejercicio inmediatamente siguiente si existe superávit en la liquidación del presupuesto. Afecta a créditos para operaciones de capital, créditos que amparen compromisos de gastos adquiridos durante el último mes del ejercicio presupuestario y que no hayan podido realizarse durante el mismo, así como las modificaciones de crédito que hayan sido autorizadas en el último mes del ejercicio presupuestario y que, por causas justificadas, no hayan podido realizarse durante el mismo. Las incorporaciones de crédito deben ser autorizadas por el Rector. - Redistribución de créditos. Son variaciones en la cuantía de los créditos entre conceptos de un mismo capítulo y referidos a un mismo Centro de Gestión, o bien aquellas variaciones de créditos que dentro de un mismo capítulo presupuestario se distribuyen entre distintos Centros como consecuencia de una descentralización operativa del gasto, y consecuentemente no suponen alteración en las cuantías consignadas dentro de la vinculación jurídica presupuestaria. El procedimiento puede iniciarse de dos formas distintas: 1) Con la solicitud de modificación del presupuesto por parte del Centro de Gestión que así lo considere necesario, remitida al Jefe de la unidad de Programación y Presupuestos, quien estudia su viabilidad y elabora una propuesta o borrador de resolución que envía a los distintos órganos de gobierno, en función del tipo de modificación, quienes deciden sobre la autorización de la modificación. En base a esta modificación se produce una resolución por parte del Rector o del órgano de gobierno correspondiente. Si la resolución es fruto de un órgano de gobierno colegiado, ésta se acompaña de la notificación de acuerdo, certificación del secretario o copia del acta de la sesión en la que se adoptó dicha resolución. Este documento es remitido por la unidad de Programación y Presupuestos al Centro de Gasto y al Servicio de Gestión Económica para su contabilización en las aplicaciones SOROLLA y SICAI. En las modificaciones referidas al Capítulo I, y únicamente para personal contratado, es la Dirección de Servicios de Recursos Humanos y organización quien asume las funciones de la Unidad de Programación y presupuestos. 2) Con informe remitido a resolución del Rector u órgano competente para la autorización de la modificación presupuestaria, referente a incorporación del dinero comprometido del ejercicio anterior (incorporación de crédito). Posteriormente la unidad de Programación y Presupuestos procede a la elaboración de un informe con la relación de las modificaciones presupuestarias, como anexo a la Cuenta Anual que se remite a la Intervención General de la Comunidad de Madrid y a la Dirección General de Universidades (con anterioridad al año 1996 al Tribunal de Cuentas del Estado). 11. Ubicación de la serie Unidad de programación y presupuestos Secretarías y miembros de los diferentes órganos por los que atraviesa la serie en su tramitación. 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de contabilización y gestión de ingresos y gastos Expedientes de aprobación de presupuesto Expedientes de sesiones de los órganos de gobierno 3

4 13. Documentos recapitulativos Cuenta Anual 14. Documentos duplicados 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 1 ejercicio fiscal. Valor administrativo-fiscal: 6 ejercicios fiscales, desde la fecha de remisión de la Cuenta Anual al órgano competente Valor histórico: únicamente el informe que figura como anexo a la Cuenta Anual, tipo documental que forma parte de la serie de Expedientes de Contabilización y Gestión de Ingresos y gastos. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión X Libre Restringido 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión X Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión la eliminación de esta serie una vez agotado su valor administrativo-fiscal, por cuanto todas las modificaciones presupuestarias realizadas en el ejercicio fiscal figura como anexo en la Cuenta Anual que se remite a la Intervención General de la Comunidad de Madrid y a la Dirección General de Universidades (con anterioridad al año 1996 al Tribunal de Cuentas del Estado). La Cuenta Anual, estudiada en el exp. 8/97, Expedientes de Contabilización y Gestión de Ingresos y gastos, ha sido considerada de conservación permanente por la Comisión de Valoración y Expurgo de la Documentación en su dictamen de fecha 14 de noviembre de 1997 (sesión 3/97), aprobado a su vez por la Comisión de Gobierno de la Universidad en fecha 20 noviembre 1997 (sesión 17/97). 18. Observaciones B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: 1 ejercicio fiscal. Valor administrativo-fiscal: 6 ejercicios fiscales, desde la fecha de remisión de la Cuenta Anual al órgano competente Valor histórico: únicamente el informe que figura como anexo a la Cuenta Anual, tipo documental que forma parte de la serie de Expedientes de Contabilización y Gestión de Ingresos y gastos. 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios 4

5 X Libre Restringido 21. Resolución de disposición final X Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial La Comisión dictamina la eliminación de esta serie una vez agotado su valor administrativo-fiscal, por cuanto todas las modificaciones presupuestarias realizadas en el ejercicio fiscal figuran como anexo en la Cuenta Anual que se remite a la Intervención General de la Comunidad de Madrid y a la Dirección General de Universidades (con anterioridad al año 1996 al Tribunal de Cuentas del Estado). La Cuenta Anual, tipo documental que forma parte del exp. 8/97, Expedientes de Contabilización y Gestión de Ingresos y gastos, ha sido considerada de conservación permanente por la Comisión de Valoración y Expurgo de la Documentación en su dictamen de fecha 14 de noviembre de 1997 (sesión 3/97), aprobado a su vez por la Comisión de Gobierno de la Universidad en fecha 20 noviembre 1997 (sesión 17/97). Además de la información contenida en el anexo de la Cuenta Anual, la Comisión ha podido constatar que la información de las modificaciones del presupuesto más significativas e importantes se halla contenida en los expedientes de sesiones de los órganos de gobierno de la Universidad, concretamente la Junta de Gobierno y Consejo Social, por lo que queda asegurada su conservación permanente. 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 7/ Sesión 26 de junio de 1998 (2/98) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Enrique Villalba, Rosa Barbeitos, José Furones, José Ramón Cruz Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras y Alberto Palomar, quienes previamente han hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitada: Lola García (Unidad de Programación y Presupuestos). 26. Fecha del dictamen de la Comisión 26 junio Firmas 5

6 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 6

7 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 7

8 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Expediente número 7/98 Serie: Expedientes de Modificaciones del Presupuesto ANEXO 8