FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

Transcripción

1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de Preinscripción - Subserie expedientes de Preinscripción del Distrito de Madrid - Subserie expedientes de Preinscripción de Distrito Compartido - Subserie expedientes de Preinscripción a Segundo Ciclo 2. Unidad productora Servicio de Gestión Académica 3. Objeto de la gestión administrativa Regular el proceso de preinscripción en la Universidad de los alumnos para el Distrito de Madrid (procedentes de los grupos de Selectividad, FP Módulos, Extranjeros y Titulados), Distrito Compartido (grupos de Selectividad y FP Módulos) y Segundo Ciclo (procedentes de las titulaciones o primeros ciclos en que se permite el acceso). 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel (en todas las subseries) Magnético (en las subseries de Distrito de Madrid y Distrito Compartido). 6. Volumen de la serie 40 cajas anuales (5 m.l.). 7. Documentos que integran la serie Subserie de expedientes de Preinscripción del Distrito de Madrid: - Solicitudes de preinscripción - Listado de preinscritos - Listado de las notas de corte (es el mismo listado para el Distrito Compartido) - Comunicaciones de admisión - Recursos o reclamaciones contra la no admisión - Informe de criterios de estimación de los recursos o reclamaciones - Listados informáticos - Comunicaciones de estimación y desestimación de recursos o reclamaciones. Subserie expedientes de Preinscripción de Distrito Compartido: - Solicitudes de preinscripción - Listados de admitidos 1

2 - Listado con notas de corte (es el mismo listado para el Distrito de Madrid) - Comunicaciones de admisión - Recursos o reclamaciones que puedan producirse: solicitudes, criterios, estimación o desestimación. Subserie expedientes de Preinscripción a Segundo Ciclo: - Normas para el acceso - Solicitudes de acceso - Relación alfabética de alumnos admitidos - Listado de alumnos admitidos según procedencia - Recursos o reclamaciones que puedan producirse: solicitudes, criterios, estimación o desestimación. 8. Ordenación Cronológica por cursos académicos y alfabética por nombre del alumno. 9. Legislación - Real Decreto 1005/91, de 14 de junio, que regula los procedimientos para ingreso en los centros universitarios. - Orden de 28 de septiembre de 1984, sobre simultaneidad de estudios en distintos centros. - Orden de 5 de junio de 1986, que regula el ingreso en las Universidades de Madrid. - Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid. 10. Procedimiento administrativo La Universidad Complutense de Madrid coordina el proceso de preinscripción de Distrito de Madrid y Distrito Compartido. Durante el plazo de preinscripción una única empresa grabadora recoge en cada universidad de Madrid las solicitudes de preinscripción, las mecaniza y devuelve a la Universidad de origen. Subserie expedientes de Preinscripción del Distrito de Madrid: La Comisión Interuniversitaria da el visto bueno a la adjudicación de plazas la primera quincena de agosto. Hacia el 20 de agosto la empresa grabadora envía las cartas de admisión a los alumnos (el procedimiento debe estar concluido antes del inicio de la matriculación de los alumnos). La Universidad Complutense, en su papel de coordinadora del proceso, remite al Servicio de Gestión Académica la cinta de preinscripción, los listados de preinscritos, los listados de admitidos y los duplicados de las cartas de admisión como precaución ante la pérdida del original. El Servicio de Gestión Académica publica un listado de admitidos. Los no admitidos pueden recurrir o reclamar contra su no admisión. El Servicio de Gestión Académica comunica finalmente la estimación o desestimación del recurso. Subserie expedientes de Preinscripción de Distrito Compartido: Entre finales de agosto y principios de septiembre, el Consejo de Universidades se reúne para dar el visto bueno al procedimiento de admisión. El Consejo de Universidades remite un disquete al Servicio de Gestión Académica, del que se obtienen listados de preinscritos, admitidos y en reserva. Este Servicio comunica la admisión a los alumnos. Éstos pueden, en su caso, recurrir o reclamar contra la no admisión. Subserie expedientes de Preinscripción a Segundo Ciclo: De acuerdo con la normativa específica sobre acceso a titulaciones de Segundo Ciclo (sólo pueden solicitarlo los alumnos procedentes de las titulaciones o primeros ciclos en que se permite el acceso), los interesados formulan su solicitud ante el Servicio de Gestión Académica, el cual produce una relación 2

3 alfabética de alumnos admitidos y un listado de alumnos admitidos según su procedencia. Los alumnos pueden, en su caso, recurrir o reclamar contra su no admisión. 11. Ubicación de la serie Servicio de Gestión Académica 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de Pruebas para el Acceso Universitario 13. Documentos recapitulativos 14. Documentos duplicados 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión 1 curso académico Valor administrativo 5 años Valor histórico Sólo determinados tipos documentales merecen una conservación permanente. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión X Libre X Restringido (5 años para los tipos documentales de recursos o reclamaciones) El acceso a la documentación es libre, a excepción de los tipos documentales de recursos o reclamaciones. Si el recurso entra en la vía contencioso-administrativa, constituye una serie distinta a la analizada en este formulario de valoración y expurgo. 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone conservar indefinidamente los siguientes tipos documentales: - Listados de preinscritos - Listados de notas de corte - Normas de acceso 18. Observaciones B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 3

4 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión 1 curso académico Valor administrativo 5 años Valor histórico Sólo determinados tipos documentales merecen una conservación permanente. 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios X Libre X Restringido (5 años para los tipos documentales de recursos o reclamaciones) El acceso a la documentación es libre, a excepción de los tipos documentales de recursos o reclamaciones. 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial La Comisión dictamina conservar indefinidamente los siguientes tipos documentales: - Listados de preinscritos - Listados de notas de corte - Normas de acceso 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 4/ Sesión 15 de noviembre de 1996 (sesión 3/96) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Enrique Villalba, Rosa Barbeitos. Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras, Alberto Palomar, José Ramón Cruz y José Furones, quienes previamente han hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitados: Celia Gavilán Marfé (Jefa de Servicio de Gestión Académica), Carmen Jover Gómez-Ferrer (Directora de Servicios de Recursos Humanos y Organización), Carmen Martínez Raez (Jefa de Sección de Retribuciones y Seguridad Social) 4

5 26. Fecha del dictamen de la Comisión 15 de noviembre de Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 5

6 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 6

7 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes de preinscripción ANEXO 7