FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES. Expediente Registro de Títulos Oficiales de Primer y Segundo Ciclo y Tercer Ciclo.

Transcripción

1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expediente Registro de Títulos Oficiales de Primer y Segundo Ciclo y Tercer Ciclo. 2. Unidad productora Administración de Campus (Getafe, Leganés) y Servicio de Tercer Ciclo Servicio de Gestión Académica Secretaría General 3. Objeto de la gestión administrativa Tramitación y entrega a sus titulares de los títulos oficiales de primer, segundo y tercer ciclo (títulos de doctorado) de la Universidad Carlos III de Madrid que expide el Ministerio de Educación y Cultura al término de los estudios universitarios. 4. Años que abarca la serie para los títulos de Tercer Ciclo para los títulos de Primer y Segundo Ciclo. 5. Tipo de soporte Papel Electrónico; existe una aplicación informática. 6. Volumen de la serie Administración de Campus de Leganés, 3 metros lineales de expedientes de títulos Administración de Campus de Getafe, 4 metros lineales de expedientes de títulos Gestión Académica, aprox. 10 metros lineales de expedientes Servicio de Tercer Ciclo, 2 metros lineales de expedientes 7. Documentos que integran la serie - Solicitud de Títulos Oficiales (acompañado de fotocopia del DNI; en el caso de los Títulos de Tercer Ciclo se acompaña también de una copia del título de licenciatura y del libro de familia). - Resguardo de la liquidación de tasas correspondientes a la expedición de Títulos Oficiales. - Nota Interior de la Sección de Tercer Ciclo a la Sección de Títulos. - Relación de Títulos oficiales que se envía al Ministerio de Educación y Cultura para adjudicación de número e incorporación al Registro Nacional de Títulos (+ disquete). - Relación de Títulos incorporados al Registro Nacional con número adjudicado por el Ministerio. - Relación de Títulos rechazados por el Ministerio de Educación y Cultura por error u omisión. - Libro Registro de títulos. - Comunicación al interesado con la fecha y lugar de recogida del Título. - Libro Registro de Entrega. 1

2 8. Ordenación Gestión Académica; ordenación numérica de los expedientes por el número de identificación del alumno (NIA) Administración de Campus; ordenación alfabética por titulación y nombre de alumno Sección de Tercer Ciclo; orden secuencial por el número de expediente 9. Legislación Orden de 8 de julio de 1988 del Ministerio de Educación y Ciencia para la aplicación de los Reales Decretos 185/1985, de 23 de enero y 1496/1987, de 6 de noviembre, en materia de expedición de títulos universitarios oficiales. Decreto 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el Tercer Ciclo de estudios universitarios, la obtención y expedición del Título de doctor y otros estudios de postgrado. Acuerdo de la Comisión de Gobierno Nº 14/96 celebrada el día 17 de Junio de 1996, en el que se aprueba el procedimiento de entrega de títulos oficiales y títulos propio de la Universidad. 10. Procedimiento administrativo Los alumnos que hayan finalizado sus estudios en la Universidad Carlos III de Madrid o hayan realizado en ella la lectura de su tesis (caso de los alumnos de Tercer Ciclo), pueden solicitar la expedición del título oficial. Los títulos universitarios oficiales, con validez en todo el territorio nacional y establecidos por el Gobierno mediante Real Decreto a propuesta del Consejo de Universidades, se expiden en nombre del Rey por el Rector de la Universidad, y surten plenos efectos académicos y habilitan para el ejercicio profesional de acuerdo con la normativa vigente. Los títulos oficiales son los de Diplomado, Arquitecto o Ingeniero Técnico, Licenciado, Arquitecto o Ingeniero Superior y Doctor. Para ello, deben presentar la correspondiente solicitud en las Administraciones de los Campus y abonar el importe de las tasas económicas establecidas, que se tramitan al servicio de Gestión Académica. Esta documentación junto con una fotocopia del DNI conforman un nuevo expediente del alumno al que se le asigna un número de registro de expediente universitario y se incluye dentro de la aplicación informática que Gestión Académica lleva al respecto. Una vez que se tiene un número considerable de expedientes (normalmente 1 vez al año), se edita una relación de los Títulos Oficiales que se envía al Ministerio de Educación y Cultura para adjudicación de número e incorporación al Registro Nacional de Título. El Ministerio devuelve dos relaciones de Títulos; una con los incorporados al Registro Nacional de Títulos e incorporados a su Banco de Datos; y otra con los rechazados por error u omisión. Cuando llega la relación del Ministerio se corrigen los posibles errores detectados y se envía a la imprenta. Una vez recibidos de la imprenta se procede a la comprobación y firma por parte del Jefe de Sección de Títulos y se editan las actualizaciones del libro registro de títulos y de los libros registros. Un vez finalizado este proceso se envían los Títulos a las distintas Administraciones de Campus para su entrega. a) Procedimiento de entrega de los títulos oficiales de primer y segundo ciclo por los Decanatos y la Escuela Politécnica Superior; 1º La entrega a sus titulares de los títulos oficiales de primer y segundo ciclo de la Universidad Carlos III de Madrid corresponde a la Secretaría General. Por delegación de ésta y conforme a sus instrucciones se realiza por las Secretarías de la Facultad y de la Escuela Politécnica Superior a través de las Administraciones de cada Campus, según el siguiente procedimiento: 2º La Secretaría General de la Universidad recibe, custodia y, cuando proceda, remite a las Secretarías de las Facultades y de la Escuela Politécnica Superior los títulos oficiales de los estudios de primer y segundo ciclo cursados en las mismas para su entrega. 2

3 De las entregas de los títulos por la Secretaría General a las Secretarías de las Facultades y a la Escuela se levanta la correspondiente diligencia para su constancia. 3º Por las Secretarías de las Facultades y de la Escuela Politécnica Superior se notifica a los alumnos que los títulos oficiales están a su disposición para su recogida, el lugar y fecha en que se puede efectuar la misma, así como que el título puede recogerse personalmente por el interesado o por la persona debidamente facultada al efecto mediante un poder notarial. 4º De la entrega de cada título se levanta una diligencia, que debe contener, al menos, los siguientes extremos: Descripción del título y número del mismo; nombre completo y número de DNI del alumno a cuyo favor se expide el título; firma de acuse de recepción del título y fecha de la entrega; nombre y número del DNI de la persona que recoge el título (en caso de que se trate de un apoderado, se hará constar el nombre del Notario ante el que se otorgó el poder, la fecha de otorgamiento y el número de protocolo, y se archivará la copia del poder). Las entregas de los títulos se deben efectuar por un funcionario que firma cada diligencia de entrega, dando fe de la misma. La Secretaría General facilita a las Secretarías de las Facultades y la Escuela un libro-registro de diligencias de entrega, que una vez cumplimentado es devuelto a la Secretaría General para su archivo y custodia. 5º Durante el proceso de entrega de los títulos, éstos están bajo la custodia y responsabilidad del funcionario encargado de levantar las diligencias de entrega. b) Procedimiento de entrega de los Títulos oficiales de Tercer Ciclo de la Universidad Carlos III de Madrid (Títulos de Doctorado) 1º La entrega a los titulares de los títulos oficiales de tercer ciclo de la Universidad Carlos III de Madrid corresponde a la Secretaría General. Por delegación de ésta y conforme a sus instrucciones se realiza por el Servicio de Tercer Ciclo, observando el siguiente procedimiento: 2º La Secretaría General de la Universidad recibe, custodia y, cuando proceda, remite al Servicio de Tercer Ciclo los títulos oficiales de los estudios de tercer ciclo para su entrega. De las entregas del Libro de Entrega de Títulos por la Secretaría General al Servicio de Tercer Ciclo se levanta la correspondiente diligencia para su constancia. 3º Por el Servicio de Tercer Ciclo se notifica a los doctorados que los títulos oficiales están a su disposición para su recogida, el lugar y fecha en que se puede efectuar la misma, así como que el título podrá recogerse personalmente por el interesado o por persona debidamente facultada al efecto mediante un poder notarial o consular. Habitualmente esta notificación se viene haciendo por correo electrónico. 4º De la entrega de cada título se levanta una diligencia, que debe contener, al menos, los siguientes extremos: Descripción del título y número del mismo; nombre completo y número de DNI del alumno a cuyo favor se expide el título; firma de acuse de recepción del título y fecha de la entrega; nombre y número del DNI de la persona que recoge el título (en caso de que se trate de un apoderado, se hará constar el nombre del Notario ante el que se otorgó el poder, la fecha de otorgamiento y el número de protocolo, y se archivará la copia del poder). Las entregas de los títulos se deben efectuar por un funcionario que firma cada diligencia de entrega, dando fe de la misma. 11. Ubicación de la serie Administración de Campus (Getafe, Leganés) y Servicio de Tercer Ciclo Gestión Académica Secretaría General 3

4 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de alumnos de primer y segundo ciclo Expedientes de doctorandos 13. Documentos recapitulativos Informe de Administración de Campus de los títulos recibidos y entregados por titulación 14. Documentos duplicados 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 5 cursos académicos para toda la documentación, desde el momento en que se emite la diligencia de remisión del libro de Registro de Entrega desde Secretaría General a las Secretarías de las Facultades y Dirección de la Escuela Politécnica Superior. Valor administrativo: 7 años desde la fecha de abono de las tasas para la expedición del título, para toda la documentación, salvo el Libro Registro de Títulos, el Libro Registro de Entrega y los títulos no entregados, cuyo valor perdura a lo largo de la vida del alumno (plazo de 50 años) Valor histórico: una vez agotado el valor administrativo, el Libro Registro de Títulos 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido, para toda la serie, mientras perdure su valor administrativo 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión conservar únicamente el Libro Registro de Títulos 18. Observaciones Las solicitudes de título y el resguardo de abono de las tasas correspondientes a su expedición se incorporan al expediente del alumno en el Servicio de Gestión Académica. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: 5 cursos académicos para toda la documentación, desde el momento en que se emite la diligencia de remisión del libro de Registro de Entrega desde Secretaría General a las Secretarías de las Facultades y Dirección de la Escuela Politécnica Superior. 4

5 Valor administrativo: 7 años desde la fecha de abono de las tasas para la expedición del título, para toda la documentación, salvo el Libro Registro de Títulos, el Libro Registro de Entrega y los títulos no entregados, cuyo valor perdura a lo largo de la vida del alumno (plazo de 50 años) Valor histórico: una vez agotado el valor administrativo, el Libro Registro de Títulos 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre X Restringido: para toda la serie mientras perdure su valor administrativo 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial La Comisión dictamina conservar indefinidamente los siguientes tipos documentales: - Libro de Registro de Títulos 22. Observaciones La Comisión asume las observaciones formuladas por el Archivo General C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 6/ Sesión 22 de junio de 1999 (2/99) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó Sanjuan, que actúa como Presidente Vocales: Antonio Rodríguez de las Heras, Enrique Villalba, Rosa Barbeitos, Alberto Palomar, José Ramón Cruz Mundet, José Furones Invitados: Piedad Sánchez (Administradora del Campus de Getafe), Carmen Martínez-Ráez (Jefa de la Sección de Retribuciones y Seguridad Social), Isabel Sánchez (Responsable del Área Administrativa de la OTRI), Alfonso González (Tercer Ciclo), Marta Peña (Archivo General) 26. Fecha del dictamen de la Comisión 22 de junio de Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno D. DATOS COMPLEMENTARIOS 5

6 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 6

7 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Expediente número 3/99 Serie: Expedientes Registro de Títulos Oficiales de Primer, Segundo Ciclo y Tercer Ciclo ANEXO 7

8 ÍNDICE - Solicitud de Título Oficial 1 - Documentación complementaria (Fotocopia del Documento 2 Nacional de Identidad) - Resguardo de la liquidación Tasas correpondientes a la 3 expedición de Títulos Oficiales - Relación de Títulos oficiales que se envía al Ministerio de 4-6 Educación y Cultura para adjudicación de número e incorporación al Registro Nacional de Título - Relación de Títulos incorporados al Registro Nacional 7-9 con número adjudicado por el Ministerio - Relación de Títulos rechazados por el Ministerio de Educación y Cultura por error u omisión - Libro Registro de títulos Comunicación al interesado con la fecha y lugar de recogida del 14 Título - Libro Registro de Entrega 15 8

9 ÍNDICE - Solicitud de Título Oficial 1 - Nota Interior de la Sección de Tercer Ciclo al Jefe de la Sección 2 de Títulos - Documentación complementaria: Certificado de reunión de los requisitos exigidos 3 para la expedición del título Fotocopia del Documento Nacional de Identidad 4 Fotocopia Libro de Familia 5 Fotocopia Título de Licenciado 6 - Resguardo de la liquidación Tasas correpondientes a la 7 expedición de Títulos Oficiales - Relación de Títulos oficiales que se envía al Ministerio de 8-10 Educación y Cultura para adjudicación de número e incorporación al Registro Nacional de Título - Relación de Títulos incorporados al Registro Nacional con número adjudicado por el Ministerio - Relación de Títulos rechazados por el Ministerio de Educación y Cultura por error u omisión - Libro Registro de títulos Libro Registro de Entrega 18 9