EXPEDICIÓN DEL TÍTULO OFICIAL Y EL SUPLEMENTO EUROPEO AL TÍTULO

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1 Página: 1 de 12 EXPEDICIÓN DEL TÍTULO OFICIAL Y EL EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN 1 22/07/2011 Edición inicial 2 15/01/2015 Revisión procedimiento y actualización documentos y normativa 3 10/02/2016 Cambio de codificación de PRC-7228 Expedición del título oficial y el suplemento europeo al título a PRC-019. Añadir un punto nuevo (12 GESTIÓN DEL RIESGO) 4 8/09/2017 Revisión y actualización procesos. Cambios encargados de elaboración, revisión y aprobación. Cambio responsables procedimiento Elaboración: 22/08/2017 Mercedes Rincón Lafuente Jefa de Negociado Académico Revisión: 29/08/2017 Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Aprobación: 8/09/2017 Francisco Javier García Ramos Director de la EPS Las fechas de elaboración, revisión y aprobación son las consignadas en la fila superior de esta tabla. Con motivo de la revisión global del SGIC, en la que todos los documentos serán firmados electrónicamente, las fechas de firma electrónica se han realizado posteriormente, de ahí la no coincidencia. Firmado electrónicamente y con autenticidad contrastable según el art.27.3c de la Ley 39/2015 CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 1 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

2 Página: 2 de 12 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 AGENTES Y RESPONSABLE PRINCIPAL 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 GESTIÓN DEL RIESGO 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 2 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

3 Página: 3 de 12 1 OBJETO El objeto de este procedimiento es describir las actuaciones a seguir para la expedición del título y del Suplemento Europeo al Título (SET) de los estudiantes que hayan superado todas las asignaturas del plan de estudios que hayan cursado. De esta forma se asegura que las actuaciones seguidas en la gestión administrativa del Centro, en particular lo referente a la expedición del título y SET, no se realizan de forma arbitraria sino siguiendo los requisitos de calidad establecidos tanto por la propia Universidad de Zaragoza (UZ) como por el Centro, garantizando así la calidad de todos los servicios prestados. Clasificación del procedimiento: Clave 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento se aplica a todos los estudiantes que hayan superado todas las asignaturas del plan de estudios que hayan cursado. 3 RESPONSABILIDADES La responsabilidad principal corresponde a la Administradora del Centro Los agentes del procedimiento son: Profesor Secretario Negociado Académico 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO FRA Listado de documentos del SGIC de la EPS. Expediente académico: 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Expediente académico: Título universitario. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 3 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

4 Página: 4 de 12 6 DESARROLLO En todo el proceso del expediente de solicitud de título y SET se utilizará la herramienta informática SIGMA, siguiendo las instrucciones de los manuales de la Vicegerencia Académica de la UZ que se pueden consultar en las siguientes páginas web: Manuales de Módulos SIGMA de Gestión Académica Manual de TIS_Gestión de títulos oficiales). Los títulos universitarios oficiales tienen validez en todo el territorio nacional y se inscriben en el Registro de Universidades, centros y títulos: Este procedimiento también se aplicará a las titulaciones en extinción que se han impartido en el Centro (Ingeniería Técnica Agrícola e Ingeniero Agrónomo), con la diferencia de que sólo si el estudiante lo desea, se solicitará el SET junto con el título oficial, con el pago adicional de su expedición, para estas titulaciones, de acuerdo con lo establecido en el Decreto de Precios Públicos. 1 El estudiante solicita el título oficial y el SET en la Secretaría del Centro (este trámite es único en el caso de las titulaciones de EEES), aportando la siguiente documentación: Original y fotocopia para su autentificación del DNI/NIE/Pasaporte en vigor. No siempre figura el lugar de nacimiento en la tarjeta de residencia, por lo que deberá presentar el pasaporte u otro documento oficial en el que figuren todos los datos. En caso de que la solicitud se realice a través de terceros, deberá aportar autorización del interesado junto con una fotocopia del DNI/Pasaporte/NIE de la persona autorizada. Dicho documento se puede obtener en la siguiente dirección web: Justificante (original y copia para su autentificación) de gratuidad o reducción de tasas en su caso: familia numerosa categoría general o especial, premio extraordinario carrera, discapacidad... 2 Se comprueba que el expediente del estudiante se encuentra en disposición de obtener el título, es decir que haya superado la totalidad de los créditos previstos en el plan de estudios conducentes a la obtención del título que se solicita), y que no tenga pagos pendientes, a través de la aplicación SIGMA-TIS (sia.unizar.es), siguiendo las indicaciones del Manual. Se informa al estudiante sobre el precio de las tasas de expedición del título, según Decreto de precios públicos anual, y de las modalidades de pago. El alumno elegirá una modalidad de pago entre las siguientes: CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 4 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

5 Página: 5 de 12 Con tarjeta de crédito Por entidad financiera En caso de pago por entidad financiera, se le entrega el impreso de abono indicando en el mismo el importe de la tasa y el concepto Título de Graduado/a/Máster en [titulación que proceda] y se le pide que realice el ingreso, presentando justificante en la Secretaría del Centro para poder continuar con el procedimiento 3 Una vez justificado el pago de las tasas correspondientes, se introducen los datos del estudiante en la aplicación informática SIGMA, siguiendo las instrucciones de los Manuales de módulos de gestión académica. 4 La aplicación informática SIGMA genera la siguiente documentación, advirtiendo al estudiante que los datos que figuran en dichos documentos figurarán en su título de la misma forma. Si la solicitud y los datos son correctos, se imprimen los siguientes documentos: Instancia de solicitud del título. Si el alumno está conforme, debe firmar un total de tres copias de la instancia de solicitud (para el interesado, para el expediente del alumno y para el expediente de solicitud de título). Si no está conforme se revisarán los datos para su corrección. Certificación académica del Centro universitario (dos ejemplares: para el expediente del alumno y para el expediente de solicitud de título), con las asignaturas; fecha del plan de estudios, fecha de finalización, total de asignaturas o créditos, que deberán firmar electrónicamente el Secretario del Centro y la Administradora, con el visto bueno del Director. Resguardo del título (tres ejemplares: para el interesado, para el expediente del alumno y para el expediente de solicitud de título), en el que se indica que el interesado ha satisfecho los derechos de expedición del título. Se firmará electrónicamente por el Secretario y la Administradora, o funcionario que gestione la tramitación en ausencia de ésta. Resguardo del SET (dos ejemplares: uno para el alumno y otro para su expediente). Se firmará electrónicamente por el Secretario y la Administradora, o funcionario que gestione la tramitación en ausencia de ésta. 5 Se entrega al estudiante copia de la solicitud. Una vez firmados los resguardos de los títulos por los responsables, se envían por correo electrónico al estudiante, junto con el oficio de remisión. 6 Se prepara el expediente de solicitud de título con los siguientes documentos, debidamente sellados y firmados, para su posterior envío a la Sección de Formación Permanente y Títulos de la UZ: Instancia de solicitud del título Certificación académica Resguardo del título oficial (el resguardo del SET no se envía) Fotocopia autentificada del documento nacional de identidad o pasaporte (y fotocopia de documento del Registro Civil o libro de familia en caso de discrepancia con los datos del DNI) CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 5 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

6 Página: 6 de 12 En caso de reducción de tasas, copia autentificada del documento que lo acredite En caso de concesión de premio extraordinario fin de carrera, fotocopia de documento que lo acredite 7 Una copia de toda la documentación se archivará en el expediente personal del estudiante. 8 Los expedientes de los títulos solicitados de cada titulación se enviarán mensualmente a la Sección de Formación Permanente y Títulos (UZ), preferentemente, durante la primera semana del mes. Para ello se seguirá el Manual de TIS_Gestión de títulos oficiales, y las indicaciones de los siguientes puntos. Se validan las solicitudes (del título y del SET) por titulación del tramo y titulaciones que corresponda y se generan los certificados de validación por triplicado, que firmarán electrónicamente el Secretario y el Administrador. Se envían dos ejemplares de estos certificados de validación (título y SET) a la Sección de Formación Permanente y Títulos con los expedientes de solicitud de cada estudiante, debidamente ordenados en la carpeta del color correspondiente, siguiendo las siguientes pautas, y en las que se habrá colocado previamente la etiqueta que generará SIGMA: Grado... blanco Máster... naranja El tercer ejemplar del certificado de validación se archiva provisionalmente en la Secretaría del Centro hasta que la Sección de Formación Permanente y Títulos devuelva un ejemplar de los certificados de validación firmados, como acuse de recibo (*). 9 Una vez emitidos los títulos, la Sección de Formación Permanente y Títulos envía al Centro: Con los títulos oficiales: Original y copia del título Carta del Rector Carta que debe enviar al Centro al estudiante Con los SET Original y copia del SET Carta que debe enviar el Centro al estudiante. 10 El Centro, una vez comprobada toda la documentación recibida, devuelve el oficio de remisión con el acuse de recibo a la Sección de Formación Permanente y Títulos. 11 Para el título oficial, se remite al estudiante la notificación, en la que se le comunica que tiene a su disposición el título solicitado, así como las modalidades posibles para retirarlo, que serán las siguientes: 11.1 Personalmente CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 6 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

7 Página: 7 de 12 o o El interesado se identifica mediante DNI, pasaporte, documento de identificación de extranjeros o permiso de conducir El funcionario le muestra su título y le pide que compruebe cuidadosamente el mismo, especialmente en lo relativo a sus datos personales y estudios realizados. o Si el interesado encuentra el título conforme, debe firmarlo en presencia del funcionario, con bolígrafo negro de punta fina. o En la copia del título, el funcionario marca la entrega al interesado, así como la fecha de entrega y firma en la casilla correspondiente. o El interesado firma el recibí en la copia. o Se le entrega al interesado el original del título y la carta de felicitación del Rector, dentro del carpetón adecuado al tamaño del título. (Los carpetones azules, únicos para todas las titulaciones, se solicitan anualmente a la Sección de Formación Permanente y Títulos) A persona autorizada mediante poder notarial. o La persona autorizada presenta el poder notarial y se identifica mediante su DNI, pasaporte, documento de identificación de extranjeros o permiso de conducir. o El funcionario comprueba que el poder notarial autoriza a recibir el título y realiza una copia autentificada de dicha escritura de apoderamiento y del DNI de la persona autorizada, para su archivo en el expediente del alumno. o En la copia del título, el funcionario marca la entrega a la persona autorizada ante Notario, así como la fecha y lo firma. o La persona autorizada firma el recibí en la copia. No debe firmar el original del título, cuya firma le corresponde únicamente al interesado. o Se le entrega el original del título y la carta de felicitación del Rector, dentro del carpetón correspondiente Envío a otras administraciones en España, Embajada u Oficina Consular en el extranjero. o El interesado debe solicitar, mediante escrito dirigido a la Secretaría del Centro, el envío de su título a la Delegación o Subdelegación del Gobierno de la provincia que desee, si es en España, o a la Embajada u Oficina Consular más próxima a su localidad de residencia en el extranjero. La relación de Embajadas y Consulados se pueden consultar en la siguiente página web: En este caso el estudiante deberá abonar, previamente, la tasa establecida en el Decreto de precios públicos del año que corresponda, por envío de título oficial. o El Centro enviará el título y su copia a la dependencia u organismo correspondiente, acompañados de un oficio de remisión en el que solicitará que le sea devuelta la copia del título una vez firmada por el interesado. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 7 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

8 Página: 8 de 12 o o El Centro enviará una carta al interesado notificándole el envío de su título y recordándole que puede pasar a recogerlo en el lugar solicitado Cuando se reciba el oficio de la administración correspondiente y se reciba la copia del título firmada con el recibí del interesado, se continúa con el procedimiento. Situaciones especiales: 11.4 Entrega de títulos cuyo titular ha fallecido. o Solo se podrá entregar a los familiares con la autorización del Rector. El proceso de la entrega será igual que el de la recepción, por persona autorizada, retirando la carta de felicitación del Rector del expediente, para evitar mayor dolor a las familias. o Si no existiera solicitud de entrega a los familiares y autorización del Rector deberá registrarse en la aplicación informática el siguiente texto, siguiendo el Manual, para invalidar el título: Este título queda invalidado por fallecimiento del titular. 12 Una vez entregado el título personalmente, se debe registrar esta circunstancia en la aplicación informática de títulos, siguiendo las instrucciones del Manual. Cuando se envía a otra administración nacional o en el extranjero, se registra esta circunstancia en la aplicación informática (fecha envío) y cuando se recibe la copia del título, debidamente firmada por el interesado o persona autorizada, se registra esta circunstancia en la aplicación informática (fecha de recepción). La copia del título se archiva junto con todo la documentación de este trámite en el expediente del estudiante y finaliza el expediente. 13 Respecto al SET, cuando se reciben los títulos desde la Sección Permanente y Títulos y una vez firmados por la Administradora del Centro, el Negociado Académico remite al estudiante la notificación, en la que se le comunica que tiene a su disposición el SET, así como las modalidades posibles para retirarlo, que serán las siguientes: o 13.1 Personalmente, siguiendo las mismas pautas que en el caso de la entrega del título oficial a efectos de identificación de la persona que lo recibe (autorización del interesado) y firmando la copia con la fecha de recepción, que se archivará en el expediente del estudiante. o 13.2 Envío por correo certificado a la dirección postal que nos indique el interesado. En este caso el estudiante deberá abonar, previamente, la tasa establecida en el Decreto de precios públicos del año que corresponda, por envío de SET. 14 Una vez entregado el SET, personalmente o enviado por correo certificado, se debe registrar esta circunstancia en la aplicación informática de títulos, siguiendo las instrucciones del Manual. La copia del SET se archiva junto con todo la documentación de este trámite en el expediente del estudiante y finaliza el expediente. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 8 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

9 Página: 9 de 12 Situaciones especiales: extravío, deterioro o duplicado por otras causas 15 Cuando hay errores en el título oficial, se procede de oficio a solicitar un nuevo título con la corrección de los datos y se repite el proceso siguiendo el Manual y este procedimiento. 16 Cuando el estudiante solicita un título por extravío del original, deberá procederse de la siguiente manera: o 16.1 Publicación en el BOE de un anuncio de aviso dando un plazo de un mes para propiciar, en su caso, las oportunas reclamaciones. El procedimiento para la inserción del anuncio viene recogido en el Manual de Títulos al que se ha hecho referencia en este procedimiento. o 16.2 Una vez cumplidos los plazos, se genera un Duplicado en la aplicación SIGMA siguiendo los pasos del Manual y los que se indican en este procedimiento, desde la solicitud hasta la entrega. 17 Cuando el estudiante solicita un título por deterioro del original, se debe aportar el título deteriorado o la parte del mismo que permita su identificación. Si no es posible identificar el título, el duplicado, se tramitará por extravío. 18 La tramitación, tanto por deterioro como por corrección de errores o inclusión de datos nuevos (premio extraordinario), se realizará siguiendo las siguientes pautas: o 18.1 El estudiante deberá entregar el título a duplicar, si ya estuviera en su poder. o 18.2 Se incorpora en el expediente una copia del documento que justifique el duplicado (acta de concesión de Premio Extraordinario, acta de Registro Civil que acredite cambio de apellido y nombre ) y señalar que se trata de la solicitud de un duplicado. o 18.3 Hay que indicar claramente en la aplicación el motivo del Duplicado, texto que aparecerá en el título. o 18.4 Si el título no está impreso y las modificaciones son errores tipográficos, no es necesario tramitar un duplicado, ya que únicamente se reimprime el título y no se remite al MEC. Se enviará un oficio a la Sección de Formación Permanente y Títulos, solicitando la reimpresión y los datos erróneos. La entrega del título original es imprescindible para la tramitación de la reimpresión. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 9 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

10 Página: 10 de 12 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES No hay fechas determinadas para solicitar la expedición de un título. 9 INDICADORES 1: Número de títulos solicitados, por titulación 2: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Administrador del Un curso IC Planificar correctamente las Contabilizar / Evolución Centro académico FIC actuaciones de este procedimiento Asegurar la aplicación del Responsable principal Contabilizar / Analizar la Un curso IC procedimiento y garantizar su del procedimiento evolución académico FIC mejora CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 10 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

11 Página: 11 de ACTUACIONES PARA LA MEJORA El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento. Del mismo modo, ayudará a la planificación de los recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA La información resumida de las actuaciones que debe realizar un estudiante para solicitar la expedición del título está publicada en Asimismo, este procedimiento está publicado en la web de la EPS. 12 GESTIÓN DEL RIESGO El responsable principal del procedimiento, con el asesoramiento del Comité de la Calidad, realizará un análisis de riesgos derivado de la aplicación del procedimiento, consignando todas las incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. (FRC Incidencias del procedimiento) que garanticen tanto su eficiencia como su mejora, y cuyo estudio y evolución (FIC ) serán realizados por el RSGIC y presentados en las reuniones del Comité de Calidad. 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: No hay. Formatos de los registros: Los documentos utilizados en este procedimiento son los generados por la aplicación informática SIGMA. FRC Incidencias (en la aplicación del procedimiento). Formatos de los registros de indicadores: FIC : ficha del indicador IC FIC : ficha del indicador IC DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 11 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31

12 Página: 12 de 12 Toda la información actualizada sobre la emisión de título universitarios se recoge en la siguiente página web: Manuales de Módulos SIGMA de Gestión Académica: ITC Análisis de riesgos CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 12 / 12 MARÍA DE LAS MERCEDES GARCÍA DOMÍNGUEZ Administradora de la Escuela Politecnica 17/03/ :29 FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMOS Director de la Escuela Politécnica 17/03/ :31