MATRÍCULA DE ESTUDIANTES

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1 Página: 1 de 10 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN Edición inicial Actualización procedimiento según normativa y revisión texto Cambio de codificación de PRC-7202 a PRC-003. Añadir un punto nuevo (12 GESTIÓN DEL RIESGO) Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

2 Página: 2 de 10 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 GESTIÓN DEL RIESGO 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3 Página: 3 de 10 1 OBJETO El objeto de este procedimiento es el describir el proceso de matriculación de los estudiantes de la Escuela Politécnica Superior realizado en la Secretaría del Centro Y MEDIANTE AUTOMATRÍCULA y describir las actividades necesarias para que los estudiantes se conviertan en alumnos de la EPS. De esta forma se asegura que los estudiantes matriculados disponen de todas las garantías administrativas y que pueden optar a todos los servicios ofertados tanto por el Centro como por la Universidad de Zaragoza. Así mismo el Centro conoce a sus estudiantes y puede diseñar y adecuar en mayor medida su oferta formativa y la realización de actividades formativas complementarias (por ejemplo Cursos 0, conferencias, seminarios) que garanticen una mejora de los servicios ofertados, tanto académicos como administrativos. Clasificación del procedimiento: Clave 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento se aplica a todos los alumnos que desean iniciar o continuar estudios en la EPS. Para los estudiantes de nuevo ingreso, este procedimiento es continuación del PR-7201 Admisión de estudiantes. 3 RESPONSABILIDADES procedimiento. La responsabilidad principal corresponde a la Administradora del Centro, propietaria del EPS. La responsabilidad secundaria corresponde a la Jefa de Negociado de Asuntos Académicos de la 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO FRA Listado de documentos del SGIC de la EPS. 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Expediente académico: Será usado por todos los procedimientos que involucren al historial académico del estudiante. En concreto: PRC-004 Prácticas externas PRC-005 Movilidad de estudiantes.

4 Página: 4 de 10 PRC-006 Calificación de estudiantes. PRC-010 Reconocimiento y transferencia de créditos. PRC-022 Seguimiento de la inserción laboral (de los estudiantes egresados). 6 DESARROLLO Este procedimiento genera los siguientes documentos: Son documentos de la UZ: Secretaría Virtual: automatrícula en: Impreso de matrícula (realizada on line o directamente en la Secretaría 4.3: Documento para solicitar el carnet universitario (que facilita la entidad bancaria que colabora con la UZ para su emisión). 4.5: Si el estudiante accede desde otro distrito universitario, resguardo del abono de los derechos de traslado en su Universidad de origen. (lo aporta el interesado). 4.6: Documento que acredite el derecho a reducción o exención de tasas. (lo aporta el interesado). 4.7: Impreso solicitud de matrícula a tiempo parcial. Para estudiantes de nuevo ingreso 1 Si el alumno es de primera fase o segunda fase de admisión de enseñanzas de Grado, tendrá ya la autorización de acceso realizada desde los servicios centrales. 2 Si el alumno se matricula en enseñanza que no tiene segunda fase de preinscripción, se verifica que la resolución de admisión del centro es favorable y se da acceso al estudiante en la aplicación informática. 3 Si el estudiante accede desde otro distrito universitario, se comprueba que ha solicitado el traslado de expediente, mediante el justificante de pago de los derechos de traslado en la Universidad de origen. 4 Si previamente tiene reconocidos créditos en la enseñanza en que se matricula, se verifica la resolución de la Comisión de Garantía de Calidad que corresponda y se procede a la actualización del expediente según procedimiento PRC-010 Reconocimiento y transferencia de créditos. 5 Si simultanea estudios, se verifica que cumple los requisitos y se autoriza la simultaneidad. Para estudiantes que acceden mediante traslado o cambio de estudios 6 Se verifica que existe resolución favorable del Centro. Se autoriza el acceso en la aplicación informática mediante la introducción del reconocimiento de créditos en el expediente.

5 Página: 5 de 10 7 Si el estudiante accede desde otro distrito universitario, se comprueba que ha solicitado el traslado de expediente, mediante el justificante de pago de los derechos de traslado en la Universidad de origen. Para todos los estudiantes matriculados on line 8 Cuando se recibe la documentación se verifican datos y documentación presentados. Si la documentación no es correcta se informa al estudiante, mediante el documento FRC Notificación de documentación pendiente de aportar y se le indica que dispone de 10 días para presentarla. Se continúa con el procedimiento. 9 El funcionario que realice la revisión firmará al margen del documento de matrícula para dejar constancia de la revisión realizada. 10 Si el estudiante es de nuevo ingreso se abre carpetilla y se archiva documentación de acceso y admisión y primera matricula, con la carátula del curso que corresponda. Si no es de nuevo ingreso se abre carpetilla con la carátula del curso que corresponda y se archiva en expediente. Los documentos que se archivan en el expediente se ordenan cronológicamente y por curso académico, con caratula inicial del curso que corresponda, según modelo que se incorpora a este procedimiento FRC Carátula expediente académico por curso. Para todos los estudiantes matriculados en secretaría 11 Se comprueba la documentación que debe aportar el estudiante. 12 Se introducen los datos en Sigma@. 13 Se informa al estudiante de las opciones de pago, pudiendo optar por: Domiciliación: en este caso puede aplazar el pago. Por entidad financiera: dispone de tres días. Se imprimen dos ejemplares de la matrícula y uno de la orden de pago. Por TPV (terminal de punto de venta: los alumnos pagan mediante tarjeta de crédito). 14 Una vez realizada la matricula, se imprime y entrega al interesado para que proceda a la firma del impreso de matrícula por el estudiante. Si es de nuevo ingreso y opta por domiciliación bancaria, debe firmar el impreso el titular de la cuenta. Igualmente deberá firmar el titular en el caso de cambio de número de cuenta. Para el resto de estudiantes, si realizan cambio de cuenta, se deberá proceder de la misma manera que en el punto anterior. 15 El funcionario que realiza la matrícula firmará al margen.

6 Página: 6 de 10 Se le entrega un ejemplar con el sello del Centro y la firma del funcionario. 16 Se archivara en el expediente del estudiante. Si es de nuevo ingreso, se le abrirá expediente. 17 Los documentos que se archivan en el expediente se ordenan cronológicamente y por curso académico, con caratula inicial del curso que corresponda, según modelo que se incorpora a este procedimiento. Para los estudiantes que se automatriculan Se recibe la documentación enviada por el estudiante Se comprueban datos Se comprueba que la matrícula está grabada en la aplicación informática de matrícula de la UZ Si falta documentación se solicita al estudiante mediante correo electrónico o el medio que se considere más eficiente Se archiva la documentación e el expediente por orden cronológico, curso IDEM CASO ANTERIOR

7 Página: 7 de 10 7 FLUJOGRAMA INICIO MATRICULAR A UN ESTUDIANTE PARA ESTUDIANTES DE NUEVO INGRESO PARA ESTUDIANTES QUE ACCEDEN MEDIANTE TRASLADO O CAMBIO DE ESTUDIOS 1 SE VERIFICA QUE EL ESTUDIANTE ESTÁ EN LA LISTA DE ADMITIDOS EN FASE 1 O 2 2 LA ENSEÑANZA NO TIENE 2ª FASE DE INSCRIPCIÓN 6 VERIFICAR QUE LA RESOLUCIÓN DE ADMISIÓN DEL CENTRO ES ADMISIBLE 3 SE ACCEDE DESDE OTRO DISTRITO UNIVERSITARIO VERIFICAR QUE LA RESOLUCIÓN DE ADMISIÓN DEL CENTRO ES FAVORABLE 7 SE ACCEDE DESDE OTRO DISTRITO UNIVERSITARIO COMPROBAR QUE SE HA SOLICITADO EL TRASLADO DE EXPEDIENTE (VER JUSTIFICANTE DE PAGO DE TRASLADO) COMPROBAR QUE SE HA SOLICITADO EL TRASLADO DE EXPEDIENTE (VER JUSTIFICANTE DE PAGO DE TRASLADO) 4 EL ESTUDIANTE TIENE RECONOCIDOS CRÉDITOS EN LA ENSEÑANZA EN QUE SE MATRICULA VERIFICAR LA RESOLUCIÓN DE LA COMISIÓN DE DE GARANTÍA DE CALIDAD 5 EL ESTUDIANTE SIMULTANEA ESTUDIOS VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS A

8 Página: 8 de 10 A PARA TODOS LOS ESTUDIANTES MATRICULADOS "ON LINE" PARA TODOS LOS ESTUDIANTES MATRICULADOS EN SECRETARÍA 8 VERIFICAR DOCUMENTACIÓN VERIFICAR DOCUMENTACIÓN 11 ES CORRECTA? NO INFORMAR AL ESTUDIANTE INTRODUCIR DATOS EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA SIGMA@ 12 9 SÍ EL FUNCIONARIO FIRMA DOCUMENTACIÓN REVISADA SE ABRE PLAZO PARA PRESENTAR DOCUMENTACIÓN INFORMAR AL ESTUDIANTE DE LAS OPCIONES DE PAGO ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN DEL ESTUDIANTE DOMICILIACIÓN DEL PAGO ENTIDAD FINANCIERA TPV (TERMINAL DE PUNTO DE VENTA) POSIBILIDAD DE APLAZAR EL PAGO IMPRIMIR 2 EJEMPLARES DE LA MATRÍCULA Y 1 DE LA ORDEN DE PAGO COBRAR MATRÍCULA 14 ENTREGAR AL ESTUDIANTE UN EJEMPLAR DEL IMPRESO DE MATRÍCULA FIRMADO POR EL ESTUDIANTE, CON SELLO Y FIRMA DEL CENTRO 15 EL FUNCIONARIO DEBE FIRMAR EL IMPRESO DE MATRÍCULA 16 ARCHIVAR EL EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE (SI ES NUEVO: ABRIR EXPEDIENTE) 17 ORDENAR DOCUMENTOS CRONOLÓGICAMENTE Y POR CURSO FIN 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES El calendario de actuaciones de las actividades que componen este procedimiento es una referencia temporal respecto de la cual deben desarrollarse las mismas, por tanto las fechas deben entenderse en términos aproximados. El calendario concreto se fija anualmente mediante Acuerdo del Consejo de Gobierno de la UZ cuando se aprueba el calendario académico de cada año. Periodo de matrícula para estudiantes de nuevo ingreso admitidos en primera fase de preinscripción:

9 Página: 9 de 10 Última semana de julio Periodo de matrícula para estudiantes de nuevo ingreso admitidos en segunda fase de preinscripción: Última semana de septiembre o primera de octubre. Estudiantes de nuevo ingreso que se matriculan en enseñanzas sin segunda fase de preinscripción Desde agosto hasta final plazo de matrícula. Se podrá ampliar si hay plazas vacantes. Estudiantes de la EPS que han aprobado todas las asignaturas del curso anterior en convocatoria junio, julio o anteriores. Primera semana de septiembre. Resto de estudiantes Segunda quince septiembre- primera semana de octubre. 9 INDICADORES 1: Número de estudiantes matriculados mediante este procedimiento on line y en Secretaría. 2: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Administradora del Un curso IC Planificar correctamente las Contabilizar / Evolución Centro académico FIC actuaciones de este procedimiento Asegurar la aplicación del Propietario del Contabilizar / Analizar la Un curso IC procedimiento y garantizar su procedimiento evolución académico FIC mejora 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento de matrícula. Del mismo modo, ayudará a la planificación de los recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA Este procedimiento es publicado en la web de la EPS. Del mismo modo, son públicos los procedimientos relacionados de admisión y de reconocimiento de créditos. 12 GESTIÓN DEL RIESGO El propietario del procedimiento, bien de modo propio o a instancias de cualquiera de los usuarios del mismo, realizará un análisis de riesgos derivado de la aplicación del procedimiento, consignando todas las incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. (FRC Incidencias del

10 Página: 10 de 10 procedimiento) que garanticen tanto su eficiencia como su mejora y cuyo estudio y evolución (FIC ) serán realizados por el propietarios del procedimiento y presentados en las reuniones del Comité de la Calidad del Centro. 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: No hay. Formatos de los registros: FRC Notificación de documentación pendiente de aportar. FRC Carátula expediente académico por curso. FRC Incidencias (en la aplicación del procedimiento). Formatos de los registros de indicadores: FIC : ficha del indicador IC FIC : ficha del indicador IC DOCUMENTOS DE REFERENCIA Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales (BOE núm. 260 de 30 de octubre de 2007) y modificaciones posteriores. Resolución del 11 de abril del 2008, de la Secretaría General de Educación, por la que se establecen las normas para la conversión de las calificaciones cualitativas en calificaciones numéricas del expediente académico del alumnado de Bachillerato y cursos de acceso a la Universidad de Planes anteriores a la LOGSE (BOE 24 de abril). Acuerdo de 18 de abril de 2008 del Consejo de Gobierno de la UZ, por el que se aprueba la normativa de reconocimiento y transferencia de créditos en los estudios de Grado. Acuerdo del Consejo Social, de 28 de octubre de 2014, por el que se aprueban las Normas de Permanencia de la Universidad de Zaragoza. Manual Proceso Matrícula. Se facilita anualmente desde los servicios centrales de la UZ con todas las novedades incorporadas. ITC Análisis de riesgos

11 NOTIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PENDIENTE DE APORTAR PRC-003 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES Código: FRC Página: 1 de 1 Una vez revisada la documentación de su matrícula en la Escuela Politécnica Superior, durante el curso académico XXXX/XX en los estudios oficiales de:..., se ha detectado que NO ha presentado toda la documentación requerida en este proceso. Por tal motivo se le informa que en el plazo de DIEZ DÍAS CONTADOS a partir de la fecha de recepción de la presente notificación, deberá hacer llegar a la Secretaría de este Centro la documentación que se indica a continuación: Original y copia para su cotejo del D.N.I. Original y copia para su cotejo de la documentación que acredite el acceso a la Universidad y que se indica a continuación (sólo para alumnos de nuevo ingreso)... Original y copia para su cotejo del justificante que acredite formar parte de familia numerosa. Documento que acredite tener derecho a matrícula gratuita o reducción del importa a pagar por tasas académicas.... Una fotografía tamaño carnet. Impreso matrícula debidamente cumplimentado y firmado por el estudiante Orden de domiciliación de adeudo directo SEPA (mandato), firmado por el titular de la cuenta Copia del seguro de accidentes (para mayores de 28 años) Otros: Huesca, a El funcionario Recibí El estudiante... NIP... EPS Carretera de Cuarte s/n Huesca. Telf..: Fax: unizar.es/eps Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

12 CARÁTULA EXPEDIENTE ACADÉMICO POR CURSO PRC-003 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES Código: FRC Página: 1 de 1 Revisión: 2 Escuela Politécnica Superior de Huesca Curso Académico 20xx-xx «NOMBRE» D.N.I. «DNI» N.I.A.: «NIP» «PLAN» Curso Académico 20xx/xx *********** Domicilio Familiar: «Domicilio_familiar» «Cod_Postal_familiar» «Localidad_familiar» «Telefono» Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

13 INCIDENCIAS PRC-003 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES Código: FRC Página: 1 de 1 Revisión: 1 Consignar incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS Fecha:

14 INDICADOR IC PRC-003 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES Código: FIC Fecha: Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 1: Nombre: Número de estudiantes matriculados mediante este procedimiento Fórmula: Contabilizar. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administrador del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

15 INDICADOR IC PRC-003 MATRÍCULA DE ESTUDIANTES Código: FIC Página: 1 de 1 Revisión: 1 Indicador 2 Nombre: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Fórmula: Número Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución Responsable: propietario del procedimiento Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS Fecha: