RESUMEN DE REVISIONES Número Fecha Modificaciones 00 11/02/2008 Aprobación Junta de Centro 01 25/02/2008 Inserción apartado 11.2 x recomendación ANECA

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1 . ÍNDICE 1. OBJETO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4. DEFINICIONES 5. RESPONSABILIDADES 6. DESARROLLO 6.1. Generalidades Gestión de expedientes Gestión de títulos oficiales de 1º, 2º y 3 er Ciclo Gestión y tramitación de duplicados Gestión de títulos oficiales de 1º, 2º y 3 er Ciclo cuya expedición corresponde al MEC. 7. MEDIDAS, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA 8. RELACIÓN DE FORMATOS ASOCIADOS 9. EVIDENCIAS 10. RENDICIÓN DE CUENTAS 11. RESUMEN DEL PROCESO 11.1 Diagrama de flujo del proceso Ficha resumen. Anexo 1. Fichas de los indicadores IN01-PA08, IN02-PA08, e IN03-PA08. Anexo 2. Formato F01-PA08 para el registro de los indicadores IN01-PA08, IN02-PA08, e IN03-PA08. RESUMEN DE REVISIONES Número Fecha Modificaciones 00 11/02/2008 Aprobación Junta de Centro 01 25/02/2008 Inserción apartado 11.2 x recomendación ANECA Elaborado/Revisado por: Aprobado por: Fdº. Francisco Javier Martínez Méndez Vicedecano y Coordinador de Calidad Facultad Comunicación y Fecha: Fdº. José Vicente Rodríguez Muñoz Decano Facultad Comunicación y Fecha: PA08 01 de 25/05/08 Página 1 de 11

2 . 1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es garantizar la correcta gestión de los expedientes y la tramitación administrativa de los títulos que se imparten en la. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Este documento es de aplicación a todas las titulaciones oficiales impartidas en el Centro. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA R.D. 1496/1987, de 6 de noviembre, sobre obtención, expedición y homologación de títulos universitarios. Orden de 8 de julio de 1988, del Ministerio de Educación y Ciencia, para la aplicación de los Reales Decretos 185/1985 y 1496/1987 en materia de expedición de títulos universitarios oficiales (BOE de 13 de julio) Orden de 24 de diciembre de 1988, del Ministerio de Educación y Ciencia, para la aplicación de los Reales Decretos 185/1985 y 1496/1987 en materia de expedición de títulos universitarios oficiales (BOE de 7 de enero de 1989). Resolución de 26/06/1989, de la Secretaría de Estado de Universidades e Investigación, para la aplicación de las Ordenes 08/07/1988 y 24/12/1988, en materia de títulos universitarios (BOE de18 de julio). Resolución de 14/10/1994, de la Secretaría de Estado de Universidades e Investigación, por la que se modifica la de 26/06/1989 dictada para la aplicación de lo dispuesto en las Órdenes de 08/07/1988 y 24/12/1988, en materia de títulos universitarios (BOE de 25 de octubre). Orden de 22 de marzo de 1995, del Ministerio de Educación y Ciencia, su adecuación a la condición masculina y femenina de quienes obtengan títulos oficiales (BOE de 28 de marzo). R.D. 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de estudios universitarios, la obtención y expedición del título de doctor y otros estudios de postgrado. R.D. 1044/2003 de 1 de agosto, por el que se establece el procedimiento para la expedición por las universidades del Suplemento Europeo al Título. Orden de 30 de abril de 1990, por la que se regula el procedimiento de expedición de determinados títulos y diplomas oficiales de Educación Superior y de Postgrado. Orden ECI/2514/2007, de 13 de agosto, sobre expedición de títulos universitarios oficiales de Máster y Doctor. Información del Ministerio de Educación y Ciencia sobre expedición de títulos. MSGIC-06 Orientación al aprendizaje PA08 01 de 25/05/08 Página 2 de 11

3 . 4. DEFINICIONES No se considera necesaria su inclusión. 5. RESPONSABILIDADES Secretaría del Centro: informar a los interesados. Recibir las peticiones para el Depósito de Título, emitir resguardo de expedición de Título Oficial de 1º y 2º ciclo y la Certificación Supletoria de Título Oficial. Gestionar expedientes. Área de Gestión Académica. Sección de Postgrado: recibir las peticiones para el Depósito de Título Doctor, emitir resguardo de expedición de Título Oficial y la Certificación Supletoria de Título Oficial. Gestionar expedientes. Sección de Títulos: facilitar a Secretarías de Centro y Sección de Postgrado la aplicación informática para la gestión de expedientes y tramitación de títulos. Recibir de las Secretarias de Centro y Postgrado las peticiones, gestionarlas hasta obtener el título. Firmar los títulos y enviarlos a la Secretaría del Centro y Sección de Postgrado para su entrega a los interesados. Rector: firmar las Certificaciones Supletorias de los Títulos. Comisión de Calidad (CGC): analizar los resultados del proceso. Coordinador de Calidad del Centro (CC): recoger indicadores de satisfacción e incidencias, así como los de proceso y presentarlos a la CGC 6. DESARROLLO 6.1. Generalidades. Este documento es de desarrollo generalizado para todos los Centros de la UMU, pues las actuaciones están centralizadas básicamente desde el Área de Gestión Académica que, en contenido del expediente y personalización del Título, tienen normativa aplicable Gestión de expedientes. La Universidad de Murcia dispone de una aplicación informática para la consulta y correcta gestión de expedientes. El programa denominado SIVA, permite conocer y gestionar todos los aspectos relacionados con el expediente de los alumnos, desde los datos de acceso (inicio del expediente, forma de acceso al título, reconocimientos, traslado de expediente, etc.) hasta la finalización de los estudios. Las Secretarías de los Centros llevan al día y atienden las peticiones de información respecto a los expedientes académicos de los estudiantes Gestión de Títulos Oficiales de 1º, 2º y 3 er Ciclo. El acto por el que solicita la expedición de Título Oficial se denomina Depósito de Título. Se realiza en la Secretaría del Centro donde se han terminado de cursar los estudios que dan lugar al mismo, salvo en el caso de los estudios de Doctorado, que se efectúa en la Sección de Postgrado. PA08 01 de 25/05/08 Página 3 de 11

4 . El interesado debe presentar la siguiente documentación: Primer y Segundo Ciclo. Fotocopia del Documento Nacional de Identidad en vigor (o documento que permita su identificación, por ejemplo el pasaporte). Resguardo del abono de Precios de expedición. Fotocopia del carné de Familia Numerosa, en su caso. Tercer Ciclo. Certificación del registro civil de nacimiento de los estudios previos que le dan acceso al doctorado, (por ejemplo una fotocopia del título previo de licenciado). Resguardo del abono de Precios de expedición Fotocopia del carné de Familia Numerosa, en su caso. Tras las necesarias comprobaciones para tener la seguridad de que el interesado ha concluido sus estudios y pagado los derechos correspondientes, se mecaniza su solicitud y se le facilita un Resguardo de Expedición de Título Oficial. Tras la realización del Depósito de Título, el interesado podrá recoger en ese mismo lugar, la "Certificación Supletoria de Título Oficial". Este documento sustituye al Título en tanto no se obtenga el mismo. Una vez se encuentre el Título en el Centro o Sección de Postgrado, se notifica al interesado, que puede ir a retirarlo. Conformado el expediente, se envía a la Sección de Títulos para continuar con las distintas fases (asignación de número de registro universitario, obtención de número de registro nacional, personalización, etc.) hasta finalizar con el Título físico, que será remitido a los Centros y Sección de Postgrado para su entrega al interesado Gestión y tramitación de duplicados. La expedición de duplicados de un título original, puede ser debida a diversos motivos: deterioro, cambios en nombre y/o apellidos, errores diversos, extravío, etc. La forma de solicitarlos es igual a la del original, el depósito de duplicado es el acto por el que solicita se expida de nuevo el título, en la impresión del mismo figura una diligencia que explica el motivo indica la fecha de expedición del original. Los lugares donde se realizan son para primer y segundo ciclos la Secretaría del Centro donde figure el expediente del título original, y en los casos de Doctor en la Secretaría del Centro o en la Sección de Postgrado. Salvo en el caso de extravío, en el resto de situaciones, hay que entregar el original al efectuar el depósito, esté en las condiciones en las que se encuentre. Para el caso de extravío se tiene que entregar una fotocopia del anuncio que hay que publicar en el Boletín Oficial del Estado. Los anuncios de esta Universidad se gestionan en la Sección de Títulos, quien se responsabiliza del anuncio y facilita la hoja de autoliquidación de pago. El interesado debe presentar la siguiente documentación: Primer y Segundo Ciclo. Título original, salvo en el caso de extravío del mismo. Copia del anuncio de extravío publicado en el B.O.E, para los casos de extravío. PA08 01 de 25/05/08 Página 4 de 11

5 . Fotocopia del Documento Nacional de Identidad en vigor (o documento que permita su identificación). Resguardo del abono de Precios de expedición Fotocopia del carné de Familia Numerosa, en su caso. Tercer Ciclo. Título original, salvo en el caso de extravío del mismo. Copia del anuncio de extravío publicado en el B.O.E., para los casos de extravío. Certificación del registro civil de nacimiento Resguardo del abono de Precios de expedición Fotocopia del carné de Familia Numerosa, en su caso. En este caso las comprobaciones que se realizan son de los motivos que dan lugar al duplicado y del pago de derechos, puesto que al tratarse de un duplicado anteriormente se ha constatado que cumple el resto de condiciones para la expedición del título, los siguientes trámites son iguales: se mecaniza la solicitud y se facilita un Resguardo de Expedición de Título Oficial. El interesado podrá recoger en ese mismo lugar, la "Certificación Supletoria de Título Oficial", este documento sustituye al Título en tanto no se obtenga el mismo. Una vez se encuentre el Título en el Centro ó Sección de Postgrado, se notifica al interesado que puede ir a retirarlo Gestión de Títulos Oficiales de 1º, 2º y 3 er ciclo cuya expedición corresponde al MEC. Los Títulos Oficiales de primer y segundo ciclo anteriores a la entrada en vigor del R.D. 1496/1987, de 6 de noviembre, sobre obtención, expedición y homologación de títulos universitarios, eran expedidos en nombre del Rey por el correspondiente Ministro. A partir de enero de 1988 para los títulos de primer y segundo ciclo y de agosto del 89 para los de Doctor, son los Rectores de las distintas Universidades los que expiden el título en nombre del Rey. Este hecho modifica la tramitación del expediente en diversas circunstancias: las tasas se abonan al Ministerio no a la Universidad de Murcia, la forma material de ingresarlas debido a la obligatoriedad de utilizar un documento determinado modelo 790 que el Ministerio proporciona, los interesados lo pueden encontrar en las Secretarias de los Centros donde debe realizar el Depósito o en la Sección de Títulos, los importes se determinan por la Ley de Presupuestos para cada año. La documentación a entregar en los Centros es idéntica que en los casos descritos con anterioridad, las fases de comprobación antes de entregar el correspondiente Resguardo de Título Oficial también, como diferencia, no se mecaniza informáticamente, se envía el expediente completo a la Sección de Títulos para su tramitación, posteriormente ésta remite el Título físico a la Facultad para su entrega al interesado PA08 01 de 25/05/08 Página 5 de 11

6 . 7. MEDIDAS, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA Es interesante conocer los tiempos de tramitación que las Secretarías de los Centros emplean en la gestión de expedientes y tramitación de títulos, con el fin de poder reducir estos tiempos si fuera posible, acelerando los trámites. Los indicadores definidos son: Tiempo total en la tramitación de títulos (IN01-PA08) Tiempo en Secretaría desde la emisión de resguardo hasta envío a la sección de títulos (IN02-PA08) Tiempo en Secretaría desde que recibe de la sección de títulos hasta que notifica al interesado (IN03-PA08). 8. RELACIÓN DE FORMATOS ASOCIADOS Formato F01-PA08 para el registro de los indicadores IN01-PA08, IN02-PA08, e IN03-PA08 9. EVIDENCIAS Identificación de la evidencia Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Resguardo de hojas de solicitud y pago Papel y/o informático Punto de Calidad Permanente Certificación académica (SIVA) Informático Punto de Calidad Permanente Resguardo expedición de títulos (SIVA) Informático Punto de Calidad Permanente Certificación supletoria del título (SIVA) Informático Punto de Calidad Permanente Registro de indicadores (F01-PA08) Papel y/o informático Punto de Calidad 6 años 10. RENDICIÓN DE CUENTAS. De forma anual, el Coordinador de Calidad del Centro recogerá la información necesaria para que la CGC proceda al análisis del proceso de gestión de expedientes y tramitación de títulos de las titulaciones que el Centro es responsable e informará a la Junta de Centro de los resultados de dicho análisis. Además, por medio del proceso PC12 Información pública, se procederá a informar a los grupos de interés internos y externos de forma global. PA08 01 de 25/05/08 Página 6 de 11

7 . 11. RESUMEN DEL PROCESO 11.1 Diagrama de flujo del proceso. ETAPAS DEL PROCESO ENTRADAS Y RESPONSABLES SALIDAS PA08 01 de 25/05/08 Página 7 de 11

8 Ficha resumen. GRUPOS DE INTERÉS ÓRGANO RESPONSABLE IMPLICADOS Y MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS Área de Gestión Académica Comisión de Calidad PAS Estudiantes: A través de sus representantes en Junta de Centro y Comisión de Calidad, además de la participación a nivel personal suministrando información mediante encuestas, reuniones Equipo Decanal: Además de su participación en Junta de Centro y CGC, mediante sus propias reuniones, comunicados Anualmente, el Coordinador de Calidad recogerá la información necesaria para que la Comisión de Calidad proceda al análisis del proceso de gestión de expedientes y tramitación de títulos de las titulaciones que el Centro es responsable e informará a la Junta de Centro de los resultados de dicho análisis. Además, por medio del proceso PC12 Información pública, se informa a los grupos de interés internos y externos de forma global. MECANISMOS TOMA DE DECISIONES RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO, REVISIÓN Y MEJORA Ver apartado 6 del procedimiento. El Coordinador de Calidad recoge información a cerca de los indicadores definidos en el procedimiento y la presenta a la Comisión de Calidad para su consideración y análisis. Además del seguimiento y mejora propio del Área de Gestión Académica, la Comisión de Calidad, de forma anual, analiza el resultado de las actividades relativas a este proceso, y propone medidas correctoras o de mejora según el PM01. PA08 01 de 25/05/08 Página 8 de 11

9 . Anexo 1. Fichas de los indicadores IN01-PA08, IN02-PA08, e IN03-PA08. FICHA PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR IN01-PA08, TIEMPO TOTAL EN LA TRAMITACIÓN DE TÍTULOS, REGISTRADO EN F01-PA08 DEFINICIÓN Tiempo total empleado en la tramitación de títulos MOMENTO DE CÁLCULO Al finalizar el curso académico OBJETIVO Conocer el tiempo que se emplea en la tramitación de títulos, para poder reducirlo en la medida de los posible OBTENCIÓN Tiempo transcurrido desde que el interesado presenta la solicitud (con pago y documentación necesaria) y se expide el resguardo, hasta que se notifica al interesado que el título está en la Secretaría de Centro/Sección de Postgrado. RESPONSABLE DEL INDICADOR Coordinador de Calidad del Centro OBSERVACIONES Se obtendrá un indicador anual, por Secretaría de Centro. Siempre que no se pueda conseguir automáticamente, el indicador se obtendrá por muestreo. PA08 01 de 25/05/08 Página 9 de 11

10 . FICHA PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR IN02-PA08 TIEMPO EN SECRETARÍA DESDE EMISIÓN DE RESGUARDO HASTA ENVÍO A SECCIÓN DE TÍTULOS, REGISTRADO EN F01-PA08 DEFINICIÓN Tiempo en Secretaría desde la emisión del resguardo hasta envío a sección de títulos. MOMENTO DE CÁLCULO Al finalizar el curso académico OBJETIVO Conocer el tiempo que transcurre desde que la Secretaría emite el resguardo hasta que hace el envío a la Sección de Títulos, para poder reducirlo en la medida de lo posible OBTENCIÓN Calcular el tiempo transcurrido desde la emisión del resguardo hasta que se envía a la sección de títulos RESPONSABLE DEL INDICADOR Coordinador de Calidad del Centro OBSERVACIONES Se obtendrá un indicador anual, por Secretaría de Centro. Siempre que no se pueda conseguir automáticamente, el indicador se obtendrá por muestreo. FICHA PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR IN03-PA08 TIEMPO EN SECRETARÍA DESDE QUE RECIBE DE LA SECCIÓN DE TÍTULOS HASTA QUE NOTIFICA AL INTERESADO, REGISTRADO EN F01-PA08 DEFINICIÓN Tiempo en Secretaría desde que recibe de la Sección de títulos hasta que notifica al interesado. MOMENTO DE CÁLCULO Al finalizar el curso académico OBJETIVO Conocer el tiempo que transcurre desde que la Secretaría recibe el Título hasta que envía la notificación al interesado, para poder reducirlo en lo posible OBTENCIÓN Calcular el tiempo transcurrido desde la recepción del título hasta que se notifica al interesado. RESPONSABLE DEL INDICADOR Coordinador de Calidad del Centro OBSERVACIONES Se obtendrá un indicador anual, por Secretaría de Centro. Siempre que no se pueda conseguir automáticamente, el indicador se obtendrá por muestreo. PA08 01 de 25/05/08 Página 10 de 11

11 . Anexo 2. Formato F01-PA08 para el registro de los indicadores IN01-PA08, IN02-PA08, e IN03-PA08. CURSO Tiempo en Secretaría desde emisión del resguardo hasta envío a la sección de títulos (IN02-PA08) Tiempo en Secretaría desde que se recibe documentación de la sección de títulos hasta que se notifica al interesado (IN03-PA08) Tiempo total, desde expedición del resguardo hasta notificación al interesado (IN01-PA08) PA08 01 de 25/05/08 Página 11 de 11