FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

Transcripción

1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de matriculación de 1 er y 2º ciclo 2. Unidad productora Administraciones de Campus (Getafe y Leganés) 3. Objeto de la gestión administrativa Indicación de las asignaturas que deberá superar el alumno y del pago de tasas para formalizar la matrícula. 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel Electrónico: existe aplicación informática SIGMA. 6. Volumen de la serie 250 cajas en todo el período 7. Documentos que integran la serie Documentos originales: - Impreso de matriculación (incluye apartado de solicitud de anulación de asignaturas optativas y de libre elección) - Liquidación de tasas - Certificado que acredita la condición de empleado de una Universidad pública. Copias: a) Documentos que justifican la aplicación de exenciones/bonificaciones en las tasas - Copia de carné de familia numerosa - Copia del resguardo de solicitud de beca - Copia del certificado del libro de notas (en caso de matrícula de honor en COU). - Copia del certificado de condición de huérfano de funcionario fallecido en acto de servicio. b) Documentos justificativos de admisión en la titulación por resolución individual - Copia de la admisión por recurso ante el rector para acceder a la carrera (el documento original en el expediente del alumno) - Copia de la admisión por informe favorable de la Comisión de evaluación, firmado por el Decano, compensando la asignatura por agotar la última convocatoria (el documento original en el expediente del alumno). 1

2 c) Documentos justificativos de autorizaciones para la no aplicación de normas de matriculación en casos excepcionales - Copia de la resolución por la que se autoriza, con la firma del Decano o Vicedecano, que el alumno pueda coger asignaturas de tres cursos consecutivos (el documento original en el expediente del alumno). - Copia de la resolución de autorización del Vicedecano para el cambio de asignaturas cuatrimestrales de libre elección (el documento original en el expediente del alumno). 8. Ordenación Curso académico, titulación y nombre del alumno 9. Legislación Real Decreto 1.005/1991, de 14 de junio, por el que se regulan los procedimientos para el ingreso en los Centros Universitarios. Decreto de la Consejería de Educación y Cultura de la Comunidad de Madrid por la que se establecen los precios públicos que han de abonarse por el estudio de titulaciones oficiales en las Universidades de Madrid (antes de la transferencia de competencias a la CAM en materia de universidades, eran órdenes del Ministerio de Educación y Ciencia). Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid. Normas generales del tiempo de permanencia del alumnado en la Universidad Carlos III de Madrid, matriculación, dispensa de convocatoria y anulación de matrícula aprobadas por Resolución de la Comisión Gestora 10/92 de 31 de marzo, modificadas parcialmente por la Resolución de 15 de febrero de Procedimiento administrativo Los alumnos de nuevo ingreso compran el impreso de matriculación la primera quincena de septiembre. Para la matriculación deben acudir a Administración de Campus el día y hora indicados en el sobre de matriculación. En el momento de la matriculación, Administración de Campus da al alumno el impreso de liquidación de tasas. Los alumnos de nuevo ingreso se matriculan del 1er curso completo, y deben presentar: - Impreso de matriculación - Fotocopia del DNI - 3 fotografías (una para el carné de biblioteca, otra para el carné de la Universidad y la tercera se incorpora al expediente del alumno) - Fotocopia del traslado de expediente en el caso de no haber realizado la selectividad en esta Universidad - Aquellos documentos que justifican exenciones o reducciones en las tasas de matriculación (fotocopias del resguardo de solicitud de beca, carné de familia numerosa, certificado del libro de notas, certificado de condición de huérfano de funcionario fallecido en acto de servicio; certificado (original) que acredita la condición de empleado de una Universidad pública). Los alumnos que no son de nuevo ingreso se matriculan del primer cuatrimestre en el mes de octubre, y del segundo cuatrimestre aproximadamente en marzo. Hay dos modalidades de matriculación: - Alumnos que no tienen incidencias: presentan el sobre de matrícula y la liquidación les llega por correo a su domicilio. - Alumnos que tienen alguna incidencia en su proceso de matrícula: deben pedir cita y matricularse personalmente. En ese momento la Administración de Campus introduce los datos de la matrícula y la liquidación se les da en el momento. Las reducciones o exenciones en las tasas de matriculación son las mismas que los alumnos de nuevo ingreso. 2

3 En el plazo de 10 días desde la fecha de recepción de la liquidación debe realizarse el ingreso en las entidades bancarias señaladas. Los alumnos de nuevo ingreso abonan el importe total de la matrícula al inicio del curso. Los alumnos que no son de nuevo ingreso efectúan 2 pagos, uno en cada cuatrimestre. 11. Ubicación de la serie Administraciones de Campus (Getafe y Leganés) 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de alumnos Expedientes de acceso por recurso ante el Rector (Servicio de Gestión Académica) Expedientes de preinscripción a 1er y 2º ciclo 13. Documentos recapitulativos 14. Documentos duplicados Expedientes de alumnos (parcialmente) 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión : 1 curso académico Valor administrativo-fiscal: 6 años Valor histórico: inexistente 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido (mientras dure el valor administrativo) 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión X Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial El Archivo General propone a la Comisión la eliminación completa de esta serie documental, en atención a que los datos de los alumnos están contenidos en la aplicación informática SIGMA y a que existen expedientes de alumnos. 18. Observaciones B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación 3

4 Período de permanencia en los archivos de gestión : 1 curso académico Valor administrativo-fiscal: 6 años Valor histórico: inexistente 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre X Restringido (mientras dure el valor administrativo) 21. Resolución de disposición final X Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial La Comisión dictamina la eliminación completa de esta serie documental, en atención a que los datos de los alumnos están contenidos en la aplicación informática SIGMA y a que existe la serie de expedientes de alumnos. 22. Observaciones La Comisión aprecia que el tipo documental Certificado que acredita la condición de empleado de una universidad pública no debe exigirse en el caso de la Universidad Carlos III de Madrid, puesto que de acuerdo con la normativa actual únicamente los empleados de la propia Universidad pueden acogerse a la exención de tasas, y que de acuerdo con la legislación de procedimiento administrativo en vigor esa información obra ya en poder de la Universidad. C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 2/ Sesión 31 de enero de 1997 (1/97) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Enrique Villalba, Alberto Palomar, José Furones, José Ramón Cruz Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras y Rosa Barbeitos, quienes previamente han hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitada: Piedad Sánchez (Administradora del Campus de Getafe). 26. Fecha del dictamen de la Comisión 31 enero Firmas 4

5 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno: 12 febrero

6 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 6

7 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes de matriculación ANEXO 7