PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DESTINADOS A LA EJECUCIÓN DE LAS AYUDAS DE INVESTIGACIÓN.

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1 PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DESTINADOS A LA EJECUCIÓN DE LAS AYUDAS DE INVESTIGACIÓN. El presente documento contiene unas normas básicas para llevar a cabo la ejecución del gasto correspondiente a los proyectos y redes temáticas subvencionadas por fondos ajenos (ISCIII, etc) que en la actualidad son gestionados por el Área de Investigación de la Agencia Laín Entralgo. Los gastos admisibles en un proyecto serán los que estén comprendidos dentro del presupuesto financiable, es decir, las distintas partidas aprobadas para cada anualidad y que se realicen dentro del plazo de ejecución aprobado en la resolución del mismo (fecha de inicio y fecha fin del proyecto). En este apartado se contemplará la concesión de cambios por parte del organismo financiador en respuesta a posibles solicitudes de uso de remanentes, cambios de partida, etc. Obligatoriamente, cualquier cambio en el proyecto deberá ser solicitado por el Investigador Principal ante el organismo financiador, con el visto bueno del perceptor (Agencia), antes de que finalice el plazo de ejecución del proyecto y sólo tendrá efecto cuando el financiador resuelva expresamente aceptándolo. En general, y siempre teniendo en cuenta lo descrito anteriormente, en cuanto a los gastos admisibles, los tipos de gastos que podrían solicitarse se referirán a: Material inventariable: Material fungible Viajes y dietas Otros gastos %&'

2 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 REQUISITOS DE LAS FACTURAS Como regla general para que una factura pueda ser pagada por la Agencia tiene que cumplir estos requisitos: 1. Datos del pagador, en este caso la Agencia a. Nombre completo: Agencia para la Formación, la Investigación y los Estudios Sanitarios Pedro Laín Entralgo b. Dirección: C/ Gran Vía, 27. Madrid c. CIF: Q E Nunca se admitirán facturas personales, sino que deberán estar siempre a nombre de la Agencia. 2. Datos del proveedor (quién emite la factura) a. Nombre de la empresa o Nombre y dos apellidos si es persona física b. CIF y/o NIF c. Dirección d. Cuenta bancaria (20 dígitos si es español) (Todos los datos imprescindible el IBAN si es extranjero) 3. Concepto por el que se emite la factura (especificar claramente) 4. Importe a percibir (neto y líquido) especificando los impuestos correspondientes (IVA, IRPF). Cuando el impuesto aplicable correspondiente sea el IRPF, deberá adjuntarse fotocopia del NIF de la persona objeto de retención. 5. En el caso de los proyectos y redes, en todos los casos, deberá reflejarse el nº de expediente del proyecto y título. 6. Con la factura se adjuntará una memoria explicativa (modelo 01) con la firma del investigador principal. Aclaración: Como regla general, siempre que haya un gasto se necesita una factura que cumpla con los requisitos expuestos en este epígrafe. Únicamente, en los casos de taxis, tickets de aparcamiento y peajes, se admitirán los tickets o justificantes que habitualmente proporcionan estos servicios en lugar de una factura en regla. Con el fin de que el Investigador Principal pueda cumplimentar debidamente el Modelo 01, éste debería solicitar al proveedor una copia de la factura. %"'

3 PETICIÓN DE ANTICIPOS Anticipos con cargo a las diferentes partidas del proyecto (bienes y servicios/dietas) realizado por la Agencia al Investigador Principal 1ª Fase: Solicitud del anticipo - Para solicitar un anticipo, el investigador principal (IP) presentará el Modelo 10 debidamente cumplimentado. 2ª Fase: Justificación del anticipo - El investigador principal enviará el Modelo 11 a la Agencia en el plazo de 15 días, adjuntado a dicho modelo las facturas correspondientes al gasto realizado. Cada factura irá acompañada de su correspondiente Modelo 01, y sólo se admitirán aquellas cumplimentadas de acuerdo a los requisitos del epígrafe 1.1 de este documento. 1.2 PERTINENCIA DE LOS GASTOS En caso de que exista alguna duda acerca de la pertinencia de un gasto (adecuación del mismo a las partidas o al presupuesto de su proyecto), antes de ejecutar el gasto el Investigador Principal deberá consultar con los técnicos encargados de la Agencia Laín Entralgo. La Agencia no se considerará responsable, ni tendrá la obligación de pagar gastos que la entidad financiadora considere no pertinentes, si no ha dado previamente su visto bueno. En esos casos la responsabilidad será del Investigador Principal. 1.3 RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Se recibirá toda la documentación referente a la ejecución del gasto del proyecto en el Área de Investigación de la Agencia Lain Entralgo donde se registrará y se dará comienzo al proceso de gestión. Toda documentación considerada incorrecta y/o incompleta de acuerdo con estos procedimientos será devuelta al Investigador Principal sin dar comienzo al proceso de gestión. Se dará al Investigador, oralmente o por escrito, una explicación de los defectos a subsanar. %('

4 2. PARTIDAS PRESUPUESTARIAS EN DETALLE A continuación se describen las diferentes partidas en las que generalmente, se ejecutan los gastos correspondientes a las memorias de solicitud dentro del proyecto. 2.1 PARTIDA BIENES Y SERVICIOS Cualquier material imputado al proyecto en esta partida deberá acogerse a las normas establecidas en la normativa general aplicable a la convocatoria, así como a la que esta Agencia está obligada a aplicar para el procedimiento de compras en virtud de su carácter de ente público. En esta línea se recuerda la obligatoriedad de inventariar en los centros de desarrollo de la investigación, aquellas adquisiciones que por su naturaleza así lo requiera ADQUISICIÓN DE MATERIAL Y BIENES - FUNGIBLE O INVENTARIABLE - Memoria explicativa, firmada por el investigador principal y con fecha anterior a la de la factura, en la que se justifique detalladamente la necesidad de contraer el gasto (Modelo 01). - Factura que, en todos los casos, ha de reunir los requisitos detallados en estos procedimientos (no se admitirán facturas que no cumplan con los requisitos especificados en dicho apartado debido a las normas de auditoría e intervención vigentes en esta Agencia) - Certificado de recepción del material (Modelo 08) firmado por el investigador principal. - El material inventariable siempre constará y será inventariado en el centro al que pertenezca el IP PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO Se trata de servicios que deban ser contratados con cargo a esta partida (ejemplo: técnicas de laboratorio, traducciones, explotación de bases de datos ) %)'

5 - Memoria explicativa, firmada por el investigador principal y con fecha anterior a la realización del servicio, en la que se justifique detalladamente la necesidad de contraer el gasto (Modelo 01) - Modelo 06 debidamente cumplimentado acompañado de una memoria en la que se detalle los trabajos realizados por el prestador de servicios. 2.2 PARTIDA DE PERSONAL BECARIOS NOMBRAMIENTO - El investigador principal a quien le haya sido concedida la dotación de becarios con cargo a su proyecto por el órgano financiador del mismo, enviará a la Agencia los siguientes datos en el momento de recibir la resolución del financiador o la comunicación de este hecho por parte de la Agencia: o Número de becarios o Perfil de cada uno de los becarios que necesita o Tareas a realizar o Duración de la colaboración o Horario y Cuantía Se recomienda consultar el modelo 03 que presenta un ejemplo de convocatoria. - El investigador principal conjuntamente con la comisión de selección realizará el análisis de los solicitantes y realizará la selección de los becarios. - La Agencia será la encargada de: o Elaborar y divulgar la convocatoria (Modelo 03) o Recepcionar las solicitudes presentadas, abriendo expediente por cada una o Contactar con el IP para comunicarle el término de los plazos estipulados para que analice las solicitudes o Convocará la reunión de la Comisión de Selección para otorgar las becas o Comunicación al Gerente del centro correspondiente para realizar la formalización de la beca (Modelo 04) o Credencial para el becario (Modelo 05) %*'

6 PAGO A LOS BECARIOS: - Memoria explicativa, firmada por el investigador principal del proyecto, detallando las horas trabajadas y las actividades desarrolladas (Modelo 01). - Modelo 02 debidamente cumplimentado. PRÓRROGAS DE BECARIOS El Investigador Principal del proyecto o red, a través de la resolución favorable de la evaluación anual del Proyecto, remitirá a la Agencia el Modelo 07 con el fin de dar el visto bueno a la continuidad del becario adscrito con anterioridad a su proyecto CONTRATOS DE TRABAJO ASOCIADOS A PROYECTOS (PARTIDA DE PERSONAL DEL PRESUPUESTO FINANCIADO) CONTRATO - Solicitud y autorización del gasto, firmada por el investigador principal, en la que se justifique detalladamente la contratación y las razones que aconsejan la elección del colaborador. En dicha solicitud deberá constar el importe bruto que se propone y las condiciones de dedicación horaria. (Utilizar el Modelo 09) - Fotocopia compulsada de la titulación que se acredita, de conformidad con la categoría laboral en la que se incluye el contratado. - Documento que acredite estar dado de alta en el desempleo - Fotocopia del DNI - Contrato firmado por el contratado y el responsable legal de la Agencia. - En caso de que existiera, fotocopia del contrato anterior del que disfrutara con el centro de prestación del servicio en el caso de proyectos de continuación. SEGUIMIENTO DE LA ACTIVIDAD DEL PERSONAL CONTRATADO El Investigador Principal remitirá un informe semestral de seguimiento de la labor del contratado, haciendo mención al contrato, detallando las horas trabajadas y las actividades desarrolladas. El contrato tendrá un periodo de vigencia igual al periodo reflejado en la partida presupuestaria del proyecto. %+'

7 PARTIDA VIAJES Y DIETAS La justificación de los gastos en esta partida se hace de esta manera: Memoria explicativa, firmada por el investigador principal y con fecha anterior a la de la factura, en la que se justifique detalladamente la necesidad de contraer el gasto (Modelo 01). Factura que ha de reunir los requisitos detallados en el epígrafe 1.1 de este documento (no se admitirán facturas que no cumplan con los requisitos especificados) Algunos aspectos particulares de esta partida son: En el caso de Dietas únicamente se admitirá este tipo de gastos referidos a personas dedicadas al proyecto, siempre que aparezcan nominativamente identificadas. En la justificación del gasto con cargo a la partida de viajes y dietas hay que especificar: el nombre de la persona del equipo investigador que hace el viaje, la fecha, el lugar y el tipo de evento al que acude. Por supuesto este viaje tiene que estar relacionado con el desarrollo del proyecto. Debiendo presentar la documentación justificativa de que realizó el viaje (billetes u otro documento válido), así como certificados de aistencia Sólo se justificarán a través de tiques, y siempre como casos excepcionales, los gastos de taxis, parking y peajes. (Nota informativa: en el caso de dietas, la Agencia se rige por el RD 462/2002 que es específico para funcionarios y laborales de la Comunidad de Madrid. El Kilómetro está a 0,19 euros.) 2.3 PARTIDA COSTES INDIRECTOS La ejecución del gasto en esta partida presupuestaria de todos los proyectos deberá acogerse a la normativa al respecto reflejada en la convocatoria correspondiente al caso. Los costes indirectos siempre deben redundar en beneficio del centro al que pertenezca el investigador, y cualquier gasto con cargo a dichos costes requerirá el uso del Modelo 01, debe tener el visto bueno del Gerente del Centro de desarrollo y adjuntar la factura original correspondiente. %''