INVITACIÓN A PROPONENTES TERMINOS DE REFERENCIA

Transcripción

1 INVITACIÓN A PROPONENTES TERMINOS DE REFERENCIA CONCESIÓN DE AREA DESTINADA EXCLUSIVAMENTE PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE EQUIPOS, IMPLEMENTOS Y SERVICIOS PARA LA PRÁCTICA DEL TENIS ENERO 2015

2 INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES 1. INVITACIÓN A PROPONENTES: La Corporación Country Club de Barranquilla, en adelante EL CLUB, está interesada en recibir propuestas con el fin de seleccionar al contratista al cual le sería entregada en concesión el área denominada Proshop de Tenis ubicado en la sede principal del club, y destinada exclusivamente para la comercialización de equipos, implementos y prestación de servicios para la práctica del tenis, de conformidad con lo dispuesto en los términos de referencia definidos en el presente documento. 2. OBJETO En desarrollo de lo señalado en el numeral anterior, la Corporación Country Club de Barranquilla, identificada con el NIT , se permite invitar a participar en el proceso de selección de contratista mediante la modalidad de invitación a proponentes con el objeto de seleccionar la persona jurídica que presente la propuesta más favorable y así entregarle en concesión, mediante contrato y a cambio de una remuneración económica a favor de EL CLUB, el área denominada Proshop de Tenis destinado para la comercialización de equipos e implementos para la práctica del Tenis, con el objetivo de satisfacer las necesidades, expectativas, gustos y requisitos de los socios del Club y sus familiares. Los servicios y/o actividades de comercialización se efectuarán a favor de los socios del Country Club y/o familiares cumpliendo siempre con las normas y reglamentos del club y las normas y leyes fiscales que reglamentan la actividad de comercialización al por mayor y detal cualquier tipo de mercancía vigentes en Colombia. La entrega del área objeto de concesión no implica contrato de arrendamiento y/o comodato, sino la modalidad de concesión, entendida como la posibilidad de explotar económicamente un espacio físico determinado, reconociendo dominio y posesión por parte de EL CLUB. El proponente renuncia desde ahora a cualquier requerimiento judicial y/o extrajudicial para constituirlo en mora. El incumplimiento de cualquier obligación derivada del contrato, a cargo del proponente, dará derecho a EL CLUB para dar por terminado el contrato, solicitando la restitución del área objeto del contrato, obligándose el proponente a entregar el área dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación de EL CLUB. En general podrá EL CLUB dar por terminado el contrato con por lo menos un (1) mes de anticipación, sin justa causa, y sin lugar a indemnización.

3 3. RECURSOS OBJETO DE CONCESIÓN La Corporación Country Club de Barranquilla entregará al proponente seleccionado y contratado un espacio ubicado en la entrada del Estado de Tenis en la sede principal con un área de M 2 al momento de formalizarse el respectivo contrato. Será responsabilidad del proponente seleccionado el cuidado y manejo del área entregada, la cual deberá restituir al club al momento de la terminación del contrato, en iguales condiciones que las recibidas. El proponente contratado deberá colocar los equipos, muebles y accesorios que hicieran falta para la eficiente prestación del servicio y/o comercialización de los productos. Todo ingreso de elementos necesarios para el normal funcionamiento de la actividad contratada deberá ser registrado mediante acta de recibo o de retiro y debe estar firmada por ambas partes. Los elementos ingresados deberán ser retirados de las instalaciones del club al momento de la terminación del contrato. CONDICIONES GENERALES El proponente seleccionado y contratado deberá asumir las siguientes obligaciones generales: Toda mercancía que ingrese para su comercialización debe estar amparada con su respectiva factura de compra o manifiesto de importación y cumpliendo con todos los requisitos exigidos en la normatividad fiscal vigente en Colombia. Suministrar a sus empleados la dotación de uniformes de acuerdo con lo establecido en las leyes laborales. En todo caso, el diseño y calidad de los uniformes del personal deberá ser aprobado en común acuerdo con el Club. No se permitirá el uso de prendas de vestir con publicidad, logo o cualquier otro emblema diferente al nombre del proponente seleccionado. El Club asume el pago de los servicios públicos domiciliarios requeridos para la prestación eficiente de los servicios materia de esta propuesta (energía eléctrica y teléfono para llamadas locales a través del conmutador telefónico del club). Sin embargo, el proponente deberá mantener, en caso de ser elegido, un programa de ahorro y control de consumo para estos servicios. Serán de su cargo y cuenta exclusiva los salarios, y prestaciones sociales legales y extralegales, indemnizaciones y/o cualquier otra obligación laboral que tenga o llegaré a tener con el personal utilizado por ésta para la ejecución de los servicios ofrecidos.

4 DEFINICIONES Los siguientes términos empleados en el presente documento, tienen el significado que se expresa a continuación: EL CLUB: Entidad sin ánimo de lucro cuyo objeto social es ofrecerles a sus socios los medios para realizar sus actividades recreativas, sociales, deportivas, culturales y de esparcimiento en los términos establecidos en el artículo quinto de los estatutos. PROSHOP DE TENIS: Espacio situado dentro de las instalaciones del Club en su sede principal de quince punto ochenta y cuatro metros cuadrados (15.84 M 2 ). El proponente escogido podrá identificarse con su propia marca dentro del espacio asignado. SOCIOS DEL CLUB: Son las personas definidas como tales por los artículos 8 al 14 de los Estatutos del Club, cuyos derechos se hacen extensivos a los miembros de sus familias en los términos de dichos Estatutos. SUPERVISIÓN: Control que ejercerá el Club por medio de su personal y/o intermediario, con el objeto de vigilar el desarrollo del contrato en sus aspectos técnicos, administrativos y operativos y practicar auditoria en cualquier momento sobre estados financieros y fiscales. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR O MEDIO Publicación de los términos de referencia 13 de enero de 2015 Página web del Country Club Carteleras Envío de invitaciones a potenciales proponentes. Aclaraciones al pliego de condiciones. 16 de enero de 2015 Domicilio de cada proponente potencial. 19 de enero de 2015 Correo electrónico: audexterno@country.com.co Entrega de propuestas 22 de enero de 2015 hasta las 5:00 PM Oficina de Auditoría del Country Club Evaluación de propuestas 26 de enero de 2015 Gerencia Country Club Adjudicación contrato 28 de enero de 2015 Gerencia Country Club

5 Formalización del contrato 30 de enero de 2015 Gerencia Country Club Inicio de operaciones 02 de Febrero de 2015 Country Club CONTRATISTA INDEPENDIENTE El proponente seleccionado se compromete a asumir todos los riesgos inherentes al servicio que ofrece y a ejecutar los servicios materia de esta propuesta, con sus propios medios y absoluta autonomía técnica, financiera y directiva. Por tanto, serán de su cargo y cuenta exclusiva los salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, indemnizaciones y/o cualquier otra obligación laboral que tenga o llegare a tener con el personal utilizado por ésta para la ejecución de los servicios ofrecidos. Igualmente, serán a su cargo las demás obligaciones legales de tipo fiscal, las cuales deben cumplir de manera oportuna, así como cualquier otra erogación que demande la ejecución del objeto contractual, de cualquier naturaleza DURACIÓN. La duración inicial del contrato será de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio El contrato a celebrar entre el Country Club y el proponente escogido, se considerará intuito personae, es decir que el proponente ha sido seleccionado en razón de su experiencia, prestigio y competencias, debidamente soportadas en el documento de la propuesta presentada al club. Por tal razón, el proponente seleccionado, una vez perfeccionado el contrato, no podrá ceder ni subcontratar los servicios contratados, sin previa autorización escrita por parte del Country Club CONFIDENCIALIDAD. El Club garantiza que las propuestas presentadas, así como el desarrollo del proceso de evaluación y comparación de las mismas, solo serán conocidas por el Comité Evaluador designado para tal fin, la Gerencia General y la Junta Directiva. Por tanto, se considera que cualquier intento, insinuación, presión o influencia ejercida por alguno de los proponentes para enterarse de la información presentada por otro u otros proponentes o para conocer el avance del proceso de evaluación de las propuestas, será causa suficiente para el rechazo de la propuesta del proponente implicado.

6 2. PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA 2.1. ASPECTOS GENERALES La propuesta deberá ser presentada por escrito y entregada en sobre cerrado en la Oficina de Auditoría del Country Club, acompañada de una carta de remisión que deberá ser radicada en la Sección de Archivo del Club, en el plazo establecido, junto con todos los documentos que la acompañen. La relación de los productos a vender y demás documentos que se incluyan en la propuesta como información adicional, deberán referirse al objeto de la licitación y estar en idioma español. El proponente asume la responsabilidad de la entrega total de los documentos indicados en el numeral 2.2. de este capítulo, los cuales se deberán incluir con el fin de evaluar objetivamente las propuestas. No se admiten enmendaduras ni tachaduras en la propuesta o en los documentos que la acompañan. En caso de presentarse, la propuesta no se tendrá en cuenta y será rechazada. No se aceptan propuestas enviadas por correo electrónico, ni por correo certificado. Las propuestas que lleguen después del plazo fijado para la entrega serán rechazadas por extemporaneidad y devueltas a los proponentes en las mismas condiciones en que fueron recibidas (sin abrir). Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la carta remisoria por el encargado de la Sección de Archivo del Club, en el momento de su entrega en esta dependencia. No se aceptarán propuestas que sean entregadas en una oficina diferente a la indicada anteriormente, así sea recepcionada dentro del plazo señalado para la entrega de propuestas DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA. Todos los documentos que se relacionan a continuación y aquellos con los que se pretenda demostrar algún o algunos de los factores para la evaluación de la propuesta deben ser presentados en original o fotocopia según el caso y en el siguiente orden: (1) Documentos jurídicos: Carta de presentación de la oferta firmada por el representante legal, quien debe estar debidamente facultado para ello, indicando el nombre, cargo y documento de identidad.

7 Certificado del pago de parafiscales y aportes a la seguridad social de los empleados. Deberá certificarse que está a paz y salvo en el pago de los aportes, a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de conformidad con lo establecido en la Ley y expedida por el Revisor Fiscal de la persona jurídica, o por el Representante Legal, cuando de conformidad con la Ley no se requiera Revisor Fiscal. La certificación requerida deberá tener una expedición no superior a un (1) mes. Para el caso de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma asociativa que se presente, cada uno de sus integrantes deberá aportar la respectiva certificación. Certificado o constancia de pago del IVA, Rete fuente, Impuesto de renta y complementarios, causados a la fecha de presentación de la propuesta Certificado de existencia y representación legal: Se debe aportar el certificado de existencia y representación legal, el cual no podrá tener una anterioridad superior a un (1) mes, contado a partir de la fecha de entrega de los documentos.. El objeto social de la persona jurídica deberá ser acorde y/o similar a lo requerido por el Country Club. Registro Único Tributario RUT: Fotocopia del Registro Único Tributario -RUT-, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN-. En caso de ser una sociedad en trámite de constitución tendrá a partir de la adjudicación del contrato treinta (30) días calendario para legalizar su formación, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por el código de comercio y dando cumplimiento a las disposiciones fiscales existentes a la fecha, sin perjuicio de la solidaridad que asumirían los socios de manera personal. (2) Documentos de contenido técnico: Especificaciones detalladas de los productos ofrecidos que cubran las condiciones de este Pliego de Condiciones. (Incluye nombre del producto, marca, precio de venta). 3. REQUERIMIENTOS Y FORMALIDADES 3.1 HORARIO DE SERVICIO El horario de servicio del almacén de Tenis es el siguiente: Lunes a Jueves 7:00 a.m. a 12:00 p.m. y 3:00 p.m. a 7:00 p.m. Viernes, sábado y domingo 7:00 a.m. a 12:00 p.m. y 3:00 p.m. a 6:00 p.m.

8 Este horario se presenta como guía para que el proponente pueda determinar los requerimientos técnicos y económicos necesarios para la prestación de los servicios y/o comercialización de los productos. Sin embargo, el proponente podrá presentar las variaciones que considere convenientes para la mayor satisfacción de los usuarios y el mejor volumen de ventas. En temporadas de vacaciones y para torneos deportivos se podrá requerir la ampliación del horario de servicio. El proponente deberá establecer de manera clara y explícita en su propuesta los días y horarios en los que prestará servicio en cada una de las áreas mencionadas. 3.2 SERVICIOS A SUMINISTRAR. Venta de equipos e implementos para la práctica del Tenis. 3.3 PRECIOS DE LOS PRODUCTOS Los precios de los productos ofrecidos a los socios deberán ser previamente aprobados por el Club, siendo causal de terminación unilateral del contrato el cobro de tarifas que sean superiores a las autorizadas por el Club. El proponente deberá presentar la lista de productos que pretende ofrecer junto con los precios de estos. 3.4 FORMAS DE PAGO POR PARTE DE LOS USUARIOS. El proponente seleccionado se obliga a facturar sus ventas directamente a los socios, familiares, invitados y demás usuarios, para lo cual estos podrán utilizar como medio de pago, además del dinero en efectivo, el cargo a su tarjeta de crédito marca privada Diners - Banco Davivienda o mediante cualquier otra tarjeta de crédito o débito aceptada en Colombia. 4. CAPACIDAD FINANCIERA Con el fin de demostrar su capacidad financiera, el proponente deberá presentar la siguiente información institucional: Estructura organizacional y operativa. Software de inventario, contabilidad, nomina, costos y otros sistemas computarizados a utilizar en la operación en la sede Principal Balances Generales y Estados de Resultados de los últimos dos (2) años.. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador que firma los estados financieros.

9 Una (1) referencia bancaria con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha de presentación de la propuesta, informando para cada caso, el cupo de crédito otorgado, el plazo otorgado para el pago, el comportamiento de pago del cliente, y la antigüedad del crédito. Dos (2) referencias comerciales con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días a la fecha de presentación de la propuesta, informando para cada caso, el cupo de crédito otorgado, el plazo otorgado para el pago, el comportamiento de pago del cliente, y la antigüedad del crédito. Certificado de pago de impuestos parafiscales y seguridad social de los empleados. Certificado o constancia de pago del IVA, Rete fuente, Impuesto de renta y complementarios. 5. PROPUESTA ECONÓMICA Actuando con plena libertad, de acuerdo con su experiencia y capacidad técnica, administrativa y financiera; luego de calcular los costos y gastos fijos y variables en que incurrirá para la prestación de los servicios ofrecidos y/o comercialización de los productos, el proponente deberá presentar su oferta económica, consistente en la remuneración ofrecida como contraprestación al Country Club por la cesión de los derechos de explotación de un espacio ubicado dentro su instalaciones. En todo caso, se establece como punto de partida que la remuneración mínima esperada por el Country Club de Barranquilla, será el equivalente al Quince (15%) por ciento de las ventas brutas del área concesionada, la cual deberá ser cancelada máximo a los cinco (5) días siguientes de presentación de la factura por parte del Club.

10 6. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS, ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN DEL CONTRATO Cumplidas la fecha y hora límite para la presentación de las propuestas, el Club dispondrá de un plazo máximo de veinte (20) días para la evaluación de las mismas y la escogencia del proponente que prestará los servicios. En todo caso, las propuestas presentadas tendrán una validez de cuarenta y cinco (45) días contados a partir de la fecha y hora límites para la presentación de las propuestas. Para tal fin, el Club hará los estudios que considere necesarios y comparará las diferentes propuestas presentadas, y adjudicará el contrato al proponente cuya oferta sea considerada la más favorable para el Club. Se hace la salvedad que dicha evaluación será hecha en forma integral para cada propuesta, considerando los aspectos técnicos, administrativos, financieros y legales presentados por cada proponente, y en ningún caso, se tendrá como único factor de calificación los precios de los productos y servicios ofrecidos o la remuneración económica ofrecida al club ya que estos solo constituyen uno más de los aspectos a evaluar. El Club se reserva el derecho de rechazar las propuestas que no cumplan con TODOS los requisitos establecidos en este documento, o que presenten errores, tachaduras, enmendaduras o cualquier otra irregularidad. Así mismo, el Club se reserva el derecho de verificar TODA información, referencias, certificaciones y demás documentos presentados por el proponente como respaldo de la propuesta hecha. Todas las propuestas se evaluarán de manera integral sobre la base de una calificación máxima de CIEN (100) puntos, distribuidos de la siguiente manera y ponderación: FACTOR PONDERACIÓN PUNTAJE MÁXIMO Presentación de la propuesta 10% Diez (10) puntos Requerimientos y Formalidades 10% Diez (10) puntos Capacidad financiera 50% Cincuenta (50) puntos Propuesta económica 30% Treinta (30%) puntos Totales 100% Cien (100) puntos El proponente asume los riesgos derivados de cualquier fluctuación en la tasa de cambio de monedas extranjeras y/o en general de cualquier modificación en los precios de adquisición de los productos que comercializaría en el área objeto del contrato.