PROMOVIENDO EL DESARROLLO INSTITUCIONAL

Transcripción

1 Universidad Nacional Área de Planificación Económica Boletín electrónico PROMOVIENDO EL DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013 Año 1 Segunda edición

2 Presentación El Área de Planificación de la Universidad Nacional se complace en compartir con la comunidad universitaria la segunda edición de su Boletín Electrónico que incluye los resultados de las principales actividades realizadas durante el Este boletín procura constituirse en un mecanismo complementario a los que tradicionalmente se han empleado para informar sobre los resultados del quehacer de Apeuna (Gestión Estratégica, Gestión Operativa, Gestión de Análisis e Información, y Control Interno). Esperamos que se cumpla con su propósito. Actividades realizadas y resultados obtenidos PLANES ESTRATÉGICOS Y OPERATIVOS Formulación del plan operativo anual Atendiendo la resolución RG (criterios de aplicación de la estructura programática), Apeuna participó en la concreción de acciones orientadas hacia la mejora en la asignación presupuestaria, a fin de que los recursos se reflejen en el programa presupuestario en el que efectivamente se ejecuta la actividad: - Actualización del documento Estructura programática. - Desagregación de los códigos en el ámbito de la inversión institucional, con el objeto de mostrar la asignación de recursos por programa presupuestario, área de inversión, característica de actividad y proyecto específico. Mediante las acciones descritas se generó, al formular los POA 2014, una mejora en la asignación presupuestaria de recursos destinados a la actividad académica, y un registro idóneo por proyecto de inversión. Adicionalmente, se revisaron las directrices presupuestarias y sus procedimientos, cuya presentación ante el Consejo Universitario se ha postergado, por solicitud de la Vicerrectoría de Desarrollo, con la idea de que se homologuen respecto del documento de niveles de aprobación, ratificado por el Consejo Universitario en el año Como resultado de lo anteriormente expuesto, el informe institucional integrado POAI-2014 se presentó ante la Contraloría General de la República el 27 de setiembre. Modificaciones a planes estratégicos y planes operativos. Se realizaron modificaciones en el Sistema de Planificación Presupuesto Institucional con el objeto de realizar los ajustes requeridos en los planes estratégicos y en los planes operativos anuales (POA). 1

3 Respecto de las modificaciones en los planes estratégicos, a partir del 2013 se habilitó un solo periodo al año para realizarlas, el cual en esta ocasión se extendió desde febrero hasta junio. La valoración de los resultados se comunicó a las autoridades superiores, aunque no se observó que afectaran el Plan de Mediano Plazo Institucional (PMPI). En el caso de las modificaciones al POA, se definió que a partir del 2013 se habilitarían dos periodos al año para realizarlas; el primero desde mediados de febrero hasta mediados de marzo, y el segundo durante el mes de octubre. Ambos se hicieron efectivos y, a partir de los informes que remitieron las unidades, se valoró la magnitud de los cambios, y se determinó que no generaban modificaciones al Plan Operativo Anual Institucional (POAI). Seguimiento a los planes estratégicos y operativos. En procura de fortalecer el seguimiento respectivo, se realizaron las siguientes actividades: - Revisión técnica de la totalidad de los planes estratégicos en cuanto a su consistencia metodológica, articulación entre sus niveles (estratégicos, operativos), contenidos, etc., cuyos resultados fueron comunicados a los decanatos; además, se realizaron 14 talleres de trabajo para profundizar en sus hallazgos, e iniciar la implementación de medidas de ajuste. Al respecto, se detectó un vínculo débil entre las planeaciones estratégica y operativa, tanto para el ejercicio 2013 (totalidad de POA), como para el 2014 (únicamente los POA integrados), aunque en este último año se observa una ligera mejoría. - Revisión técnica de 92 planes operativos, cuyos resultados se comunicaron a las unidades respectivas. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLANES Y DEL PLAN DE MEDIANO PLAZO INSTITUCIONAL Plan nacional de la educación superior universitaria estatal (Planes) Se realizaron acciones en el ámbito de la Comisión de directores de planificación en Conare en torno al tema de seguimiento y evaluación del Planes , al amparo de un procedimiento aprobado por ese Consejo y presentado ante la Contraloría General de la República a finales del año 2012; de las cuales los principales productos son los siguientes: - Fichas de cálculo de los indicadores integrados de las universidades constituyentes, a partir de información recabada, analizada y sistematizada por un equipo creado al efecto en el ámbito descrito; con fines de medición del desempeño del sistema contemplado en el Planes. - Avance cercano al 70% en la integración del primer informe sobre el grado de cumplimiento del Planes que incluye información de los años 2011 y

4 Plan de Mediano Plazo Institucional, planes estratégicos (Rectoría, vicerrectorías, facultades, centros y sedes) y planes operativos. En julio del 2013 se realizó la evaluación final del Plan estratégico institucional , y se remitió a la Rectoría para su consideración por parte de la Asamblea de Representantes. Con el propósito de brindar un seguimiento oportuno y pertinente a los planes estratégicos y al PMPI , se procuró un acompañamiento más constante por parte de Apeuna en esta materia. En consecuencia, la Rectoría, las vicerrectorías, las facultades y los centros solicitaron a sus unidades adscritas planes de trabajo detallados; para visualizar con toda claridad las acciones por desarrollar en el próximo quinquenio, las cuales estarían realimentando los objetivos estratégicos propuestos. Al efecto, se prepararon instrumentos complementarios de apoyo a la labor de seguimiento y evaluación: - Planes de trabajo que muestran los compromisos adquiridos por las unidades en sus respectivos planes estratégicos y su programación por plazo, aportando asimismo al alineamiento estratégico con los planes operativos, y por ende a la posibilidad de visualizar eventuales ajustes en los ámbitos operativo o estratégico según corresponda. - Matriz de seguimiento y evaluación que permite visualizar el grado de avance de los compromisos plasmados en los planes estratégicos según plazo, y en consecuencia, identificar alertas tempranas sobre aspectos que eventualmente puedan afectar la concreción de las metas estratégicas, con fines de ajuste oportuno. Con respecto a los planes operativos, se realizaron las dos evaluaciones habituales sobre el grado de cumplimiento de objetivos y metas, cortes diciembre 2012 y junio 2013, y se integraron los respectivos informes. FORTALECIMIENTO Y DESARROLLO ACADÉMICO Asesoría y apoyo técnico en el desarrollo del nuevo proceso de relevo académico denominado como fortalecimiento y estabilidad del sector académico La primera fase de la ejecución de planes de relevo académico en unidades académicas e institutos concluyó con el cierre del proceso de planificación estratégica En vista de lo anterior, Apeuna, en coordinación con la Vicerrectoría Académica y a partir de una evaluación integral de los resultados obtenidos durante las etapas previas diseñó una estrategia, una propuesta metodológica, y acompañó a la Vicerrrectoría Académica en la 3

5 definición de los respectivos lineamientos, para dar continuidad y complementar el ejercicio ejecutado. Como resultado se concretó en el mes de noviembre la formulación del plan de fortalecimiento y desarrollo académico , según calendario propuesto por la Vicerrectoría Académica. SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) En atención a varios acuerdos del Consejo Universitario de los años 2011, 2012 y 2013, así como con fundamento en lo acordado en diversas sesiones de la Comisión Gerencial del Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional (CGSCI-UNA) del 2012 y el 2013, se atendieron los siguientes aspectos fundamentales: replanteamiento, formalización e implementación de las metodologías Sevri-UNA y ASCI-UNA, así como la adecuación de la UNA a las Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO-DFOE) y otras derogadas. Respecto del replanteamiento de las metodologías de Sevri-UNA y ASCI- UNA se consideró el PMPI , así como el desarrollo del proyecto Sigesa; en vista de la futura automatización del proceso de planificación institucional, en cuyo marco se integrarían como subprocesos. Ambas metodologías fueron aprobadas por la CGSCI-UNA en su sesión del 22 de abril del Funcionamiento del Sevri-UNA El Sevri-UNA se gestiona en el ámbito propio de la planificación estratégica institucional, enfocado al quehacer sustantivo (Docencia, Investigación, Extensión, Actividad académica integrada, Gestión académica). Para el efecto, se priorizan los temas estratégicos tomados del PMPI , con base en el riesgo que se quiera gestionar. En el 2013 se seleccionaron dos temas: el sistema de gestión de la calidad y la pertinencia, y el proyecto Sigesa, cuyos resultados se incluyeron en el informe Gestión del Sistema específico de valoración del riesgo institucional, con corte al 30 de noviembre del 2013, el cual se encuentra en la Dirección de Apeuna para su aval y posterior envío a otras instancias de aprobación. Funcionamiento de la ASCI-UNA La ASCI-UNA se enfoca hacia los servicios institucionales seleccionados a partir de temas estratégicos institucionales, según se describe: Académicos y paraacadémicos (becas, matrícula, ayudas económicas, salud, residencias, admisión, automatización, alimentación, etc.). De apoyo a la academia financieros, de recursos humanos, de planificación, de proveeduría, de mantenimiento e infraestructura, y 4

6 otros que se deseen autoevaluar con fines de mejoramiento. En el 2013 se seleccionó el tema de servicios internos que brinda la Proveeduría Institucional, con propósitos de mejora, y sus resultados se incluyeron en el informe Gestión de los servicios internos de la Proveeduría Institucional, año 2013, el cual se encuentra en la Dirección de Apeuna, para su aval y posterior envío a otras instancias de aprobación. Adecuación de la UNA a las Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO-DFOE), y elaboración de un Manual de Mejoramiento Continuo de la Gestión en la Universidad Nacional Se realizó un análisis detallado de la normativa derogada a partir de la promulgación de las NCI-SP 2009 (NCI-SP 2002, Control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, Ejecución de Proyectos de Obras Públicas y Control en la Gestión Pública), a efecto de determinar las normas que interesa a la UNA preservar y el reglamento o la normativa interna en los cuales deben estar contempladas. Adicionalmente, se trabajó en el análisis integral de las NCI-SP 2009 y la normativa interna de la Universidad Nacional. Con los resultados de dicho análisis como insumo, se procedió a elaborar un informe y una propuesta de Normas generales del Sistema de Mejoramiento continuo de la gestión en la UNA, los cuales cuentan con el aval de Apeuna y la Vicerrectoría de Desarrollo. Actualmente está pendiente su aprobación por parte de las autoridades superiores universitarias. Otros conexos - El Consejo Universitario creó una comisión institucional, liderada por Apeuna, para elaborar una propuesta del programa ético de la UNA; la cual deberá constituir un producto concreto a finales del ESTUDIOS DE ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA Estudio de estructura del Programa de Abastecimiento y Apoyo (PAA). En torno a un estudio de estructura, iniciado en el 2002, que asumiera Apeuna en el año 2009, se desarrolló una metodología de trabajo, según detalle: un análisis del marco estratégico (revisión y actualización de la misión, la visión, y los objetivos estratégicos y su vínculo con los institucionales); un análisis funcional (identificación de actividades sustantivas de las unidades que conforman el PAA, levantamiento de los procesos actuales y emergentes); y un análisis de estructura orgánica (estructura actual, benchmarking, relación funciones-procesos, propuesta de estructura organizativa). El estudio fue presentado ante el Consejo 5

7 Universitario y se realizaron sesiones de análisis en ese ámbito, con la participación de los grupos de interés. Paralelamente se aplicó metodología similar en el Área de Planeamiento Espacial. A partir de ambos estudios y sus correspondientes ajustes se generó la creación de los programas de Servicios generales y Desarrollo y mantenimiento de la infraestructura institucional, cuya estructura fue aprobada por el Consejo Universitario (acuerdo SCU del 15 de octubre); respecto de los cuales Apeuna deberá participar en las fases de implementación y evaluación En ambos estudios, el proceso fue participativo y consultivo, con la realización de cerca de 80 talleres de trabajo, que contaron con la presencia tanto de su personal como de autoridades universitarias. En razón de lo anterior se evidenció la necesidad de que la UNA documente una metodología para este tipo de estudio, por lo cual se trabaja en ello con el Programa Desarrollo de Recursos Humanos, con un avance del 60%. En el mes de octubre el Consejo Universitario aprobó la realización de un nuevo estudio de estructura, esta vez para la Oficina de Cooperación Técnica Institucional y la Oficina de Transferencia Tecnológica y Vínculo Externo, el cual ya dio inicio. Adicionalmente, solicitó preparar un plan de trabajo para elaborar un estudio análogo al Programa de Publicaciones e Impresiones. APOYO A LA GESTIÓN UNIVERSITARIA: estudios y propuestas metodológicas Distribución de recursos mediante algoritmos. Actividades conjuntas con unidades pertinentes respecto del proceso de cálculo de algoritmos para asignación de recursos institucionales, con el objeto de identificar y aplicar acciones concretas de mejora: - Cambio en variables para la distribución de recursos del Siduna: se cambió la variable costo promedio del libro (índice determinado en el 2008) que se ajustaba anualmente por concepto de inflación, por la tasa de variación interanual de la mediana del costo de los títulos, por facultad, centro y sede. - Propuesta metodológica para asignar los recursos de operación en unidades administrativas y decanatos: supone un análisis prospectivo que permita determinar los requerimientos operativos de las unidades ejecutoras, considerando el dato histórico de las cantidades consumidas de los diversos bienes y servicios así como de sus precios. Pendiente de aval por parte de las vicerrectorías Académica y de Desarrollo, para su implementación en el año Verificación de información para aplicar los algoritmos: se siguió procedimiento de consulta en el examen de la variable de 6

8 programas, proyectos y actividades académicas (PPAA). - Incorporación de nuevas variables: se realizó una consulta a la Comisión de Carrera Académica sobre la posibilidad de obtener información para generar un indicador de producción académica, a la cual se tendría acceso en el mediano plazo al desarrollarse el Sistema de información de Carrera Académica (SICA). Sostenibilidad del Fondo de becas estudiantiles Participación activa en comisión liderada por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil, a fin de dar continuidad al análisis de la evolución del Fondo de becas institucional, con propósitos de mejora en su conformación y administración. - Informe presentado ante el Gabinete de Rectoría sobre el análisis prospectivo de requerimientos presupuestarios del Fondo de becas para el 2014, que considera pruebas de sensibilidad del fondo respecto del crecimiento en matrícula, ingresos por ese mismo concepto, y patrón en el trámite de solicitudes de beca. - Propuesta de realización de un censo para conocer el estado socioeconómico de estudiantes no becados, con colaboración del Idespo (trabajo de campo), que supondría por parte de Apeuna en conjunto con el Departamento de Registro, el abordaje metodológico, el diseño del instrumento para recopilar la información así como su análisis, y la elaboración del informe final. Actualización del monto de estipendio mensual para becarios en el extranjero - Propuesta aprobada sobre mecanismo metodológico para la actualización del monto de estipendio mensual para becarios en el extranjero. - Propuesta para actualizar las bases de asignación del estipendio, a partir de un censo de becarios en el extranjero, con el fin de identificar la pertinencia de los montos preestablecidos en el contexto de cada país en particular. Proyecto Infoaces. Participación de Apeuna mediante acciones tendientes a la conceptualización y al cálculo de indicadores. - Asistencia al congreso internacional Los indicadores como herramienta estratégica en la universidad: transparencia versus rankings, celebrado en la Universidad Politécnica de Valencia en marzo del 2013; plataforma para el debate, la reflexión y el intercambio de experiencias entre los distintos actores de la educación superior usuarios de indicadores o sistemas de información: gestores universitarios, profesores, técnicos de unidades o agencias de calidad, investigadores provenientes de 7

9 América Latina y Europa principalmente ( Informe de labores de la Rectoría Participación activa en la integración del informe, al discriminar entre insumos e identificar elementos adicionales requeridos, así como determinar las modalidades idóneas de mostrar la información; en el documento entregado a la Rectoría en julio del 2013 para su presentación ante la Asamblea de Representantes. Proyecto de mejoramiento institucional PMI (en el marco del crédito BIRF-Gobierno de la República aprobado mediante Ley N 9144) - Elaboración de escenarios, cálculo de líneas base, estimación de indicadores para la evaluación y el seguimiento del proyecto, así como desarrollo de iniciativas sobre divulgación de información en las facultades, los centros y las sedes. - Aporte institucional en el desarrollo del manual operativo del proyecto que contempla los elementos necesarios para su conducción operativa, administrativa y financiera. - En el corto y mediano plazos Apeuna tendría una participación más relevante en este proyecto ante la necesidad de determinar la relación del PMI con el PMPI, así como la necesidad de desarrollar planes operativos de las iniciativas contempladas en el proyecto, además del cálculo y el análisis de sus indicadores de seguimiento. Negociación salarial Apeuna participó en una comisión, coordinada por la Vicerrectoría de Desarrollo, para discutir y analizar elementos de la política salarial institucional, en la que además se contó con representantes académicos, así como de los programas de Gestión Financiera y Desarrollo de Recursos Humanos. - Informe comisión de política salarial (presentado ante el Gabinete de Rectoría) que versa sobre el comportamiento histórico de la UNA en este tema, y recomendaciones para el establecimiento formal de una política salarial universitaria. Atención de solicitudes de información - Tres actualizaciones de variables seleccionadas para la atención de la Encuesta trimestral sobre la Balanza de Pagos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), cuyos cálculos se realizan a solicitud del Programa de Gestión Financiera. - Actualización de parámetros de asignación de becas estudiantiles por condición socioeconómica, a solicitud del Departamento de Bienestar Estudiantil. 8

10 - Informe sobre variables financieras y académicas de las escuelas de Relaciones Internacionales y de Química, además del Cinat, en el marco de solicitudes de aumentos del presupuesto operativo. - Participación en Conare en el desarrollo de la metodología para recopilar información atinente a la evaluación y el seguimiento del Planes Metodología para el abordaje de la evaluación y el seguimiento del PMPI - Se utilizarán 38 indicadores base, para los cuales ya se cuenta con las respectivas fichas de cálculo; además, se realizarán alrededor de 40 consultas sobre metas concretas que no pueden atenderse mediante indicador. Dictamen de instrumentos de cooperación - Participación en el dictamen de convenios (10 de cooperación, 17 específicos, 2 cartas de entendimiento o intención), y 15 addenda, contratos o acuerdos. Normativa pertinente - En atención a un requerimiento del artículo 62 del Estatuto Orgánico, Apeuna se abocó a elaborar una propuesta de reglamento sobre su accionar como parte del Sistema de planificación institucional, el cual alcanzó un 85% de avance. Sugerencias Para comentarios o sugerencias, dirija sus mensajes a la dirección electrónica apeuna@una.cr 9