No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de

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3 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos INSTRUCTIVO PARA LA FORMALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL FORMULARIO DE ASIGNACIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA SEGUNDA VERSIÓN Febrero de 2016

4 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS JOSÉ A. CASTILLO Jefe Encargado ROMELIO NÚÑEZ LETICIA DE RODRÍGUEZ Supervisores DAYRA D. VEGA V. ZAIDA GONZÁLEZ Analistas LORENA GONZÁLEZ R. Corrección y Estilos

5 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL MARIBEL DE RODRÍGUEZ Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA JORGE PEREA Director DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAIME FRANCO PÉREZ Director VÍCTOR M. MENESES S. Asesor

6 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS LUIS A. BROCE C. Director DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES ROXANA VILLARREAL Jefa ELIZABETH ESPINOSA Subjefa

7 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Nacional de Administración y Finanzas, han confeccionado el documento titulado Instructivo para la Formalización e Implementación del Formulario de Asignación de Bienes de Activos Fijos, Segunda Versión, a fin de formalizar e implementar su uso a nivel institucional. El documento tiene como objetivo, contribuir al establecimiento de los controles para la asignación e inventario de bienes de activos fijos en la Contraloría General de la República. El propósito es fortalecer los mecanismos de control interno, relacionados con la salvaguarda y custodia de los recursos de la Entidad, y que todos los meses del año, se realice un inventario de los Activos Fijos, asignados en las oficinas que conforman cada Dirección; en particular, aquellos que son de fácil portabilidad. Como práctica establecida en nuestra Dirección, este proceso no pretende fijar pautas inflexibles, por consiguiente estamos anuentes a considerar las recomendaciones que nuevamente surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

8 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de NORMAS PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DEL FORMULARIO 1. Al asignarse los bienes a los funcionarios de la Contraloría General de la República, debe de generarse el formulario denominado Asignación de Bienes de Activos Fijos, lo cual se hará a nivel nacional y deberá estar firmado por el Emisor (avala la entrega del bien), el Receptor (acepta el bien en custodia) y Autoridad (sede o regional) que autoriza la acción, para así dar respuesta a la hora de la toma de inventarios. 2. La Unidad Gestora (Dirección y las Oficina Regional), establecerá por escrito, una vez firmado el documento, la responsabilidad de custodia de los bienes de activos fijos asignados a cada funcionario, quien deberá documentar cada movimiento o traslado con las Unidades de Servicios Administrativos instituidas, a efecto de facilitar el proceso de resarcimiento a la Entidad y la aplicación de las medidas disciplinarias, dependiendo en gran medida de la particularidad y circunstancia de cada caso y la previa evaluación que realice el superior del servidor, en caso de daño o pérdida. La Dirección Nacional de Administración y Finanzas establecerá el procedimiento y los formularios correspondientes. 3. En caso de ausencia temporal (vacaciones, licencias, incapacidad extendida, entre otras) del funcionario, cuando tenga la responsabilidad de bienes asignados, las Unidades Ejecutoras deben notificar mediante el formulario de Asignación de Bienes de Activos Fijos, ante el Departamento de Bienes Patrimoniales de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas, a través de la Unidad de Enlace Administrativo, para indicar dónde reposará el mismo y bajo quién está la responsabilidad. 4. Las Unidades Gestoras (Direcciones y las Oficinas Regionales), realizarán en forma anual y obligatoria, el Inventario Físico de los bienes de activos fijos con el objeto de verificar su existencia física, estado de conservación y entregar el informe al Departamento de Bienes Patrimoniales de la Institución, para que les sirva como referencia al que por ley les corresponde remitir al Ministerio de Economía y Finanzas. 5. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del Jefe de la dependencia, definir los aspectos relativos a su custodia y verificación, de manera que éstos sean utilizados correctamente y para los fines de la Institución. En ausencia temporal o prolongada del Jefe responsable de la Unidad Administrativa, le corresponde al Director o quien ejerza estas funciones, definir a quien se le asignará la responsabilidad.

9 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de El servidor público debe reportar inmediatamente por escrito al superior inmediato de la pérdida o daño de un bien, a cuyo cargo y custodia estaba el mismo, quien canalizará esta comunicación al Director, que a su vez lo notificará a la Dirección Nacional de Administración y Finanzas. 7. El servidor o servidores que conozcan de la pérdida o daño de un bien de la Institución, igualmente estarán en la ineludible e inmediata obligación de reportarlo al Director y a la Unidad a la que pertenece el bien, a efectos de facilitar el proceso de resarcimiento a la Entidad y a la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes o bien para hacer efectivas las garantías. 8. De tratarse de pérdida de un bien, un hurto o robo, la Dirección Nacional de Administración y Finanzas, le corresponde hacer la denuncia ante la Dirección de Investigación Judicial (DIJ) más cercana, dentro de las 24 horas, contadas desde el momento en que se da la desaparición del bien o desde (investigación previa, realizada por el personal de Auditoría Interna) el momento que se tuvo conocimiento del mismo. El incumplimiento de esta disposición se constituye en agravante de responsabilidad por parte de los servidores públicos. 9. Una vez que la Dirección correspondiente y la Dirección Nacional de Administración y Finanzas, de acuerdo a la valorización realizada a la documentación, soporte del daño o la pérdida de uno o más bienes, hayan identificado quien o quienes son los servidores públicos custodios, se deberá proceder con la recuperación monetaria del valor del Bien o Bienes al valor del mercado (entiéndase lo que costaría a la Entidad, reponerlo por sí misma), u opcionalmente a la reposición por otro u otros Bienes de igual o mejor especificación, con su respectiva factura de compra a nombre de la Institución, para incorporarlo al inventario de bienes patrimoniales. En otros casos, la Administración podrá evaluar otras alternativas de reposición física y monetaria, conforme al tipo de bien que se trate y a circunstancias específicas. 10. Se aplicará la sanción de acuerdo al Reglamento Interno, en caso de suspensión temporal y la destitución serán decretadas por el Contralor General, a solicitud escrita del Director correspondiente, una vez comprobada la culpabilidad del servidor público, a juicio del Contralor General. 11. Si agotados todos los procedimientos antes descritos, no es posible la reposición del Bien y la aplicación de la medida disciplinaria, se deberán remitir todos los antecedentes a la Dirección Nacional de Auditoría Interna.

10 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de La Dirección Nacional de Auditoría Interna realizará verificaciones selectivas y sorpresivas cuando lo estime necesario. 13. Las copias que reposarán en los Servicios Administrativos y en los Departamentos o dependencias se realizarán de manera digital, para cooperar con las políticas institucionales de ahorro de papel.

11 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de DIA MES AÑO REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES NÚM: (se asigna por Departamentos) ASIGNACIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS Dirección: Departamento: Sección: Funcionario a quien se le asigna el bien: Núm. Placa de Inventario Descripción del bien Marca Modelo Serie Estado Físico Ubicación Observaciones Asignación del bien: Temporal Permanente Entregado: Unidad de Enlace: Jefe de Departamento Nombre Firma del Funcionario Recibido: Nombre Firma del Funcionario

12 No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de INSTRUCTIVO ASIGNACIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS A. OBJETIVO: Llevar un registro y control del uso de los Bienes de Activos Fijos, asignados a los funcionarios de la institución. B. ORIGEN: Unidad de Servicios Administrativos de cada Dirección. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Núm.: Secuencia numérica de los formularios de la Unidad Administrativa. De igual forma, iniciar el próximo año con una nueva numeración. 3. Dirección: Colocar el nombre de la Dirección en donde está asignado el bien. 4. Departamento: Indicar el nombre del Departamento perteneciente a la Dirección. 5. Sección: Indicar el nombre de la Sección perteneciente al Departamento. 6. Funcionario a quien se le asigna el bien: Nombre del funcionario a quien se le asigna el bien. 7. Núm.: Numeración secuencial del o los equipos asignados. 8. Placa de Inventario: Numeración de la placa de inventario (marbete) del equipo. 9. Descripción del Bien: Indicar a qué tipo de bien se refiere. 10. Marca: Nombre de la compañía fabricante del bien. 11. Modelo: Nombre del modelo del bien. 12. Serie: Indicar el número de serie del bien.

13 Powered by TCPDF ( No A Gaceta Oficial Digital, martes 08 de marzo de Estado Físico: Indicar en qué estado se encuentra el bien, si es bueno, regular o malo. 14. Ubicación: Indicar el lugar en donde se encuentra ubicado el bien. 15. Observaciones: Indicar las observaciones pertinentes. 16. Asignación del Bien: Indicar si la asignación es temporal o permanente. En el caso de ser temporal se indica la razón por la cual el uso es provisional, en la columna de observaciones. 17. Entregado: Firma del Jefe de Departamento que entrega el bien. 18. Unidad de Enlace: Nombre y firma del funcionario de enlace (Servicios Administrativos). 19. Recibido: Nombre y firma del funcionario que recibe el bien. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia: Copia: Copia: Departamento de Bienes Patrimoniales Departamento de Servicios Administrativos de cada Dirección. Departamento que genera el Formulario. Funcionario a quien se le asigna el bien.