No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de

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3 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE EQUIPO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO POR LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA AL SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICAS CRIMINALES ENERO DE 2011

4 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE EQUIPO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO POR LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA AL SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICAS CRIMINALES ENERO DE 2011

5 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD HARMODIO MADRID Director CÉSAR CASTRO Subdirector GEONIS BORREO Asistente Ejecutivo PROSPERO ROSAS CARRION Jefe del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos ROMELIO A. NÚÑEZ S. Analista SERVIO O. MENDOZA Analista Coordinador

6 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de República de Panamá MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA Despacho del Ministro JOSÉ RAÚL MULINO Ministro ALEJANDRO GARÚZ Viceministro VIRNA C. LUQUE F. Secretaria General SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICAS CRIMINALES ARACELLY DE CASANOVA Directora ILEANA DE LIGUAS Supervisora Nacional OFICINA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL NODIER GUERRA Jefe ELÍAS ULLOA Analista

7 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de ÍNDICE INTRODUCCIÓN I GENERALIDADES A. Base Legal B. Objetivo del Documento C. Ámbito de Aplicación II CONTROLES INTERNOS APLICABLE III PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE EQUIPO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO POR LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA AL SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICAS CRIMINALES Mapa de Proceso IV RÉGIMEN DE FORMULARIOS Formulario Núm.1: Listado de Entrega de Equipo a la Oficina de Informática. Formulario Núm.2: Control de Entrega de Equipo a las Unidades Administrativas del SIEC o Dependencias de Seguridad Pública. Formulario Núm.3: Listado de Equipo Informático Entregados por la Embajada de los Estados Unidos de América. V ANEXO Memorando de Entendimiento entre el Ministerio de Gobierno y Justicia, la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, la Universidad Tecnológica de Panamá y el Gobierno de los Estados Unidos de América.

8 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de INTRODUCCIÓN La Contraloría General, en el uso de las atribuciones conferidas por la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes, ha desarrollado en coordinación con las Unidades Administrativas responsables del Ministerio de Gobierno y Justicia, la herramienta de instrucción denominada, PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE EQUIPO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO POR LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, AL SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICAS CRIMINALES en el que se establece el trámite que se debe seguir con los equipos que son entregados a esta dependencia en calidad de préstamo. En consecuencia, la misma presenta debidamente delimitado el proceso claramente definido, los controles internos generales y específicos que lo sustentan, con la finalidad de propiciar un nivel de comprensión expedito sobre las responsabilidades ejecutivas y las acciones administrativas que deberán ejecutarse para lograr el objetivo requerido. El apropiado y oportuno cumplimiento de las pautas presentadas, permitirá garantizar resultados óptimos, así como transparencia en este proceso de manejo de bienes. No obstante, se deja plasmado que los cambios en el quehacer gubernamental obligan a que los diferentes entes se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas, procesos, procedimientos y controles contenidos en este producto. Por consiguiente, valoramos el interés de los usuarios, en presentar a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General, recomendaciones que luego de ser debidamente analizadas y aprobadas, conlleven a modificaciones que lo fortalezcan. Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

9 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de I. GENERALIDADES A. Base Legal Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, (Artículos Núm. 1, 2, 5, 6, 11, acápite 2 y los artículos Núm. 36 y 60). Ley Núm.15 de 14 de abril de 2010, Que dicta el Régimen de Organización del Ministerio de Seguridad Pública. Decreto Núm. 214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Decreto Núm DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimiento de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Decreto Ejecutivo No. 471 de 27 de agosto de Por el cual se crea la Dirección del Sistema Nacional Integrado de Estadísticas Criminales (SIEC), en la República de Panamá y se le asignan funciones. Memorando de Entendimiento entre el Ministerio de Gobierno y Justicia, La Procuraduría General de la Nación, La Contraloría General de la República, La Universidad Tecnológica de Panamá y el Gobierno de Los Estados Unidos de América, de 10 de agosto de B. Objetivo del Documento Establecer lineamientos y regulaciones que garanticen la custodia y buen funcionamiento de los bienes entregados por el Gobierno de los Estados Unidos, en concepto de préstamo para ser utilizados por dependencias del Ministerio de Gobierno y Justicia y otros entes de Seguridad Nacional. C. Ámbito de Aplicación Dependencias del Ministerio de Gobierno y Justicia y otros entes de Seguridad Pública del Estado Panameño. II. CONTROLES INTERNOS APLICABLES Anualmente se debe efectuar inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación de los mismos. Los bienes de activo fijo enmarcados dentro del Memorando de Entendimiento, que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser descartados oportunamente ya sea por obsolescencia, daño, deterioro, pérdida o destrucción, entre otros, en coordinación con la Embajada de los Estados Unidos de América y la Dirección de Auditoría Interna de dicha dependencia, sin menoscabo de las acciones de control previo y posterior que ejecute la Contraloría General de la República.

10 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de La administración debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil. En caso de que algún equipo sufra deterioro o daño durante su periodo de garantía, se procederá a llamar a la empresa, para que retire el equipo y proceda a repararlo o sustituirlo. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes enmarcados dentro del Memorando de Entendimiento, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso. Una vez recibido el Equipo Informático por parte de la Embajada de los Estados Unidos, se completa el formulario Listado de Equipo Recibido. Los bienes serán custodiados en un área con seguridad, ubicado en la Oficina de Informática y solamente tendrá acceso el funcionario responsable de ésta. III. PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE EQUIPO EN CALIDAD DE PRÉSTAMO POR LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA AL SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICAS CRIMINALES 1. Sistema Nacional Integrado de Estadísticas Criminales Oficina de Informática Confecciona nota dirigida a la Embajada de los Estados Unidos de América donde incluye las necesidades de Equipo Informático, tramita la autorización con la Jefa de esta Dependencia. Envía a la Embajada de los Estados Unidos de América. 2. Embajada de Estados Unidos de América Recibe nota de Solicitud de Equipo Informático debidamente autorizada por la máxima autoridad de la Dependencia. Analiza la solicitud, si está de acuerdo procede a realizar la compra del equipo informático solicitado. Entrega el Equipo Informático en las Oficinas del Sistema Nacional Integrado de Estadísticas Criminales, en la Oficina de Administración y Finanzas, adjunto con los códigos de barra que deben ser colocados a cada uno.

11 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de Sistema Nacional Integrado de Estadísticas Criminales (SIEC) Oficina de Administración y Finanzas Recibe el equipo entregado por la Embajada de los Estados Unidos de América, coordina con el funcionario de la Oficina de Informática, para verificar el equipo. Procede a verificar el equipo informático recibido, contra la factura. Coteja con la factura recibida, original como constancia de lo recibido, y recibe una copia. Lo integra en el inventario físico de la oficina, separado del inventario del Ministerio. Habilita un tarjetario manual y por medio informático, para mantener separada la información del equipo recibido en concepto de préstamo de la Embajada de los Estados Unidos y del equipo propio de la entidad. Procede a confeccionar el Formulario Núm.1 Listado de Entrega de Equipo a la Oficina de Informática. Entrega al funcionario responsable de la Oficina de Informática. 4. Oficina de Informática Recibe equipo de la administración, con el Listado de Equipo Recibido, adjunto. Verifica el Equipo Informático recibido, de estar de acuerdo firma el formulario Listado de Equipo Recibido. Evalúa las necesidades del equipo informático de las diferentes Oficinas del Sistema Nacional Integrado de Estadísticas Criminales, Oficinas Regionales y otras Dependencias que forman parte del Sistema de Seguridad. Procede en coordinación con la Unidad de Administración y Finanzas a colocarle las Placas de Inventario al Equipo Informático (código de identificación, código de barra según instrucciones de la Embajada de los Estados Unidos). Al entregar el equipo a cada Oficina o Dependencia, procede a llenar el Formulario Núm.2 Control de Entrega de Equipo a las Unidades Administrativas del SIEC o Dependencias de Seguridad Pública, donde se coloca la serie y las características del equipo, a entregar. Una vez entregado el equipo informático a cada una de las áreas correspondientes procede a confeccionar el Formulario Núm.3 Listado de Equipo Informático Entregado por la Embajada de los Estados Unidos de América.

12 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de Envía el formulario Listado de Equipo Informático entregado por la Embajada de los Estados Unidos de América y se queda con una copia para sus archivos. 5. Oficinas Regionales del SIEC u otras Dependencias De Seguridad Pública Recibe el Equipo Informático debidamente identificado con su Placa de Inventario. Levantan un listado del equipo recibido, colocando la clase de equipo con su número de serie y de inventario. Nota: La Unida de Informática prepara semestralmente el Informe de Rendición de Cuentas, dirigido a la Contraloría General de la República, que incluye el equipo que ha sido distribuido a las Unidades Administrativas del SIEC o Dependencias de Seguridad Pública, en las condiciones que se encuentran, ya que es responsabilidad de esta unidad, el mantenimiento y control de las mismas. B. MAPA DE PROCESO

13 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de REGIMEN DE FORMULARIOS.

14 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de Formulario Núm. 1 MINSITERIO DE GOBIERNO SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICA CRIMINALES LISTADO DE ENTREGA DE EQUIPO A LA OFICINA DE INFORMÁTICA Fecha de Entrega: NÚMERO DESCRIPCIÓN SERIE MODELO Recibido por: Fecha: Nombre Cédula Firma

15 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de MINSITERIO DE GOBIERNO SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICA CRIMINALES LISTADO DE ENTREGA DE EQUIPO A LA OFICINA DE INFORMÁTICA A. ORIGEN: Unidad de Administración y Finanzas B. OBJETIVO: Llevar un control de la entrega de los equipos Informáticos a la Unidad de Informática. C. CONTENIDO: 1. Fecha de Entrega: Día, mes y año cuando se entrega el Equipo Informático. 2. Número: Cantidad de Equipo entregado. 3. Descripción: Describir el Equipo que se entrega 4. Serie: Serie del Equipo entregado. 5. Modelo Número del modelo del equipo informático. 8. Recibido por: Nombre del funcionario que recibe el Equipo. 9. Nombre: Nombre del funcionario que recibe el Equipo Informático. 10. Fecha: Día, mes y año en que se recibe el Equipo Informático. 11. Firma: Firma del funcionario que recibe el Equipo Informático. 12. Cédula: Número de cédula del funcionario que recibe el equipo informático. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia: Oficina de Administración y Finanzas. Oficina de Informática del SIEC.

16 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de Formulario Núm. 2 MINISTERIO DE GOBIERNO Y JUSTICIA SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICAS CRIMINALES CONTROL DE ENTREGA DE EQUIPO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SIEC O DEPENDENCIAS DE SEGURIDAD PÚBLICA FECHA: UNIDAD ADMINSITRATIVA O DEPENDENCIA NÚMERO DESCRIPCIÓN SERIE NÚM. CONTROL DE LA EMBAJADA RECIBE. TELÉFONO: CARGO: CELULAR: RESPONSABLE: ENTREGA TELÉFONOS SIEC FAX

17 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de MINSITERIO DE GOBIERNO SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICA CRIMINALES CONTROL DE ENTREGA DE EQUIPO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SIEC O DEPENDENCIAS DE SEGURIDAD PÚBLICA A. ORIGEN: Unidad de Informática. B. OBJETIVO: Llevar un control de la entrega de los equipos Informáticos. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Unidad Administrativa o Dependencia: Indicar el nombre de la Unidad Administrativa del SIEC o la Dependencia a que se le entrega el Equipo Informático. 3. Número: Cantidad de Equipo entregado. 4. Descripción: Describir el Equipo que se entrega 5. Serie: Serie del Equipo entregado. 6. Núm. Control de la Embajada: Número que le coloca la Embajada de los Estados Unidos, para su control de Inventario. 7. Recibe: Nombre del funcionario que recibe el Equipo. 9. Teléfono: Número de teléfono de quien recibe el equipo. 10. Cargo: Cargo del funcionario que recibe el Equipo. 11. Celular: Número de teléfono celular de quien recibe el equipo. 12. Responsable: Funcionario responsable en la Oficina o Dependencia del Equipo recibido. 13. Entrega: Nombre del Funcionario de la Oficina de Informática que entrega el equipo. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia: Copia: Oficina de Informática. Oficina de Administración y Finanzas. Unidad Administrativa o Dependencia.

18 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de Formulario Núm. 3 MINSITERIO DE GOBIERNO SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICA CRIMINALES LISTADO DE EQUIPO INFORMÁTICO ENTREGADOS POR LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA FECHA: NÚM. DE CAJA DESCRIPCIÓN SERIE CONTROL DE LA EMBAJADA UBICACIÓN RESPONSABLE: Nombre Firma

19 No Gaceta Oficial Digital, viernes 25 de febrero de MINSITERIO DE GOBIERNO SISTEMA NACIONAL INTEGRADO DE ESTADÍSTICA CRIMINALES LISTADO DE EQUIPO INFORMÁTICO ENTREGADOS POR LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA A. ORIGEN: Unidad de Informática. B. OBJETIVO: Validar información con la Embajada de los Estados Unidos de América sobre el equipo Informático recibido. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario. 2. Núm. De Caja: Indicar el número que aparece en la caja donde viene el equipo informático. 3. Descripción: Describir el Equipo que se entrega 4. Serie: Serie del Equipo entregado. 5. Núm. Control de la Embajada: Número que le coloca la Embajada de los Estados Unidos de América, para su control de Inventario. 6 Ubicación: Unidad Administrativa o Dependencia a quien se le asignó el equipo informático. 7. Responsable: 8. Nombre: Nombre del funcionario responsable en la Oficina de Informática. 9. Firma: Firma del funcionario responsable en la Oficina de Informática. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia: Copia: Embajada de los Estados Unidos de América. Oficina de Administración y Finanzas. Unidad de Informática.

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